Clasificacin documental

Labor intelectual de identificar y estructurar de manera lgica, en consecuencia con normas y

estndares, la informacin referente a las instituciones, a travs de un sistema de clasificacin.
Criterios de clasificacin
La clasificacin es anterior a la ordenacin.
Una clasificacin debe ser consistente: es muy importante que los niveles sucesivos sean
consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de incluir slo funciones o actividades o
materias. As si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mezclar con funciones o
actividades o con rganos que corresponderan a las secciones y subsecciones.

En un cuadro de clasificacin debe huirse de encabezados como: miscelneo o varios.

Los cuadros que reflejen una clasificacin no deben ser excesivamente desarrollados con
innecesarias subdivisiones.
Los documentos se pueden clasificar por funciones:
a) En los archivos administrativos tal clasificacin ser establecida a posteriori y no a priori, es
decir, la funcin determinar la clase y no a la inversa. Las clases se crearn segn la
experiencia pruebe su necesidad, o sea, a medida que se produzcan los documentos en el
desarrollo de las funciones. A medida que la funcin se despliegue en actividades, la
clasificacin se dividir en igual nmero de subclases (secciones y subsecciones funcionales).
b) En los archivos histricos la clasificacin suele venirnos dada, pero puede rehacerse si
existen defectos, despus de un estudio concienzudo de las funciones de la entidad. Pero la
reclasificacin se adoptar en un cuadro aparte, sin alterar la ordenacin numrica que de
antiguo tengan las unidades de instalacin.
Los documentos tambin pueden clasificarse con relacin a los rganos de una entidad
(organigrama), (secciones y subsecciones orgnicas).
Los documentos deben clasificarse slo en casos excepcionales por materias o asuntos.
Sistemas de clasificacin
A la hora de clasificar un fondo documental o fondo de archivo se deben tomar en consideracin tres
aspectos o elementos importantes a decir Theodore Roosevelt Schellenberg:
Las acciones a las que se refieren los documentos en su contenido, en correspondencia con las
atribuciones de la organizacin. Tales acciones pueden manifestarse de tres formas: las funciones
que son las atribuciones encomendadas o sealadas a la institucin para que realice y cumpla los
fines para los que fue creada, el conjunto de actividades que se originan a partir de dichas funciones
y cuya puesta en marcha dan paso a la realizacin de unos servicios en aras de cumplimentar la

finalidad de las primeras y por ltimo el conjunto de trmites o negociaciones relativas a poner en
marcha la actividad correspondiente y que constituyen lo que se conoce como series documentales.
La estructura orgnica de la institucin. Los documentos se producen y generalmente se agrupan
de tal manera que reflejan el entramado de la organizacin. La entidad normalmente se subdivide en
dependencias (secciones administrativas, negociados, oficinas) a cada una de las cuales les
corresponde una actividad para el cumplimiento de la funcin.
Los asuntos concretos o materias que testimonian los documentos. Este elemento no se deriva
directamente de la institucin, sino de la percepcin que se tenga de la misma.
A partir de las aspectos previos se determinan, en correspondencia con cada uno de ellos, los
siguientes sistemas de clasificacin:
Clasificacin Funcional: se agrupan los documentos de acuerdo con las actividades de las que son
resultado. Se analizan las actividades o funciones que realiza la institucin.
Clasificacin Orgnica: las series se agrupan correspondientemente con las diferentes divisiones
administrativas o estructura orgnica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades
u otros. Se alude a las series, porque en este caso tambin los expedientes se agrupan segn la
actividad de la que son resultado. Slo a partir de este nivel es posible establecer una clasificacin
orgnica, la cual se realizar jerrquicamente desde las unidades administrativas bsicas hasta las
divisiones ms amplias. Los documentos no surgen en cualquier lugar de la institucin sino dentro de
cada una de las estructuras organizativas en las que se distribuyen las funciones y actividades.
Clasificacin por materias: resultado del anlisis del contenido o temtica de los documentos.
Segn la Norma ISO 15489-1 los sistemas de clasificacin son aquellos sistemas que se encargan o
posibilitan la identificacin sistemtica y organizacin de las actividades de una organizacin y/o de
los documentos en categoras, que se representan en un sistema de clasificacin de acuerdo con
convenciones lgicamente estructuradas, mtodos y reglas. Consecuentemente son sistemas que
dividen un dominio de la realidad en una serie ordenada de clases y subclases, partiendo de la
general a lo particular, facilitando la recuperacin de informacin.
Para una adecuada Clasificacin documental se debe seleccionar el sistema de clasificacin que ms
se ajuste a las necesidades e intereses de la entidad u organizacin correspondiente. Tal seleccin
est condicionada por la necesidad imperativa en cada institucin en particular, as como tambin por
el anlisis que se realice a la documentacin que se gestiona en la misma. No obstante para un
correcto proceso de clasificacin en la entidad antes de aplicar uno u otro sistema se deben tomar en
consideracin ciertos criterios que propone Theodore Roosevelt Schellenberg:
Debe ser un sistema lo ms estable posible de modo que la clasificacin dada al fondo perdure en el
tiempo.

Debe ser objetivo, o sea, que la clasificacin no dependa tanto de la percepcin que el archivero
pueda tener cuanto de aspectos inequvocos.
Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso
administrativo del cual son resultado.
Qu es y cmo elaborar un cuadro de clasificacin
Las principales herramientas sobre las que pivota la actividad archivstica son las siguientes:

Cuadro de clasificacin. Es una estructura jerrquica y lgica de los expedientes que refleja las
funciones que generan la creacin o la recepcin de documentos.

Calendario de conservacin. Recoge los plazos de transferencia, de eliminacin o conservacin y de

acceso a los documentos generados por una entidad administrativa.
Instrumentos de descripcin. Tienen como objeto el establecimiento de los pasos a seguir para
la clasificacin de los documentos en los archivos de gestin desde el momento de la creacin o
recepcin de los documentos aplicando el cuadro de clasificacin correspondiente.
En esta entrada procederemos a describir qu es un cuadro de clasificacin y cmo se elabora.
Caractersticas
El cuadro de clasificacin se basa en los principios tericos de la archivstica (procedencia y respeto
al orden original) y para ello se basa en las siguientes mximas:

1.Delimitacin. Cada fondo debe estar asignado a una nica entidad de procedencia, de manera que
quede claramente delimitada del resto de la documentacin del archivo.

2.Unicidad. La edad de los documentos no debe considerarse como criterio de clasificacin, los
documentos debern estructurarse independientemente de la fecha de creacin.

3.Estabilidad. El cuadro de clasificacin debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo
que refleje las funciones de la entidad de procedencia y que permita la suficiente flexibilidad como
para albergar futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad.

4.Simpificacin. Par mantener una estructura flexible y permanente, el cuadro de clasificacin debe
estar regido por su simplicidad.
Tipologas
Existen cuatro modelos diferentes de cuadros de clasificacin dependiendo de las caractersticas y
necesidades de la institucin de la que dependa el archivo. stas son:

Cuadro de clasificacin orgnico. Sigue la la estructura orgnica y el orden jerrquico preestablecido

para la organizacin. El inconveniente de este tipo de cuadro es que las organizaciones no son
estticas en el tiempo, esto supone una modificacin y/o actualizacin constante del cuadro de
clasificacin.

Cuadro de clasificacin funcional. Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores

(secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo especfico . Se considera uno de

los modelos ms estables en el tiempo, ya que los cuadros funcionales no varan tan rpidamente
como los orgnicos.

Cuadro de clasificacin orgnico-funcional. Supone combinar las ventajas de los dos modelos
anteriores, convergiendo caractersticas de ambos. As, las unidades mayores vienen definidas por la
estructura orgnica de la institucin mientras que las unidades intermedias tienen un carcter
funcional.

Cuadro de clasificacin uniforme-integral de documentos. Este modelo es una variacin del modelo
funcional. Permite una mayor interaccin entre todas las unidades administrativas. Su principal
debilidad radica en su lenta implementacin ya que supone contrastar la informacin de la
documentacin con el personal directivo de la organizacin.
Estructura
Los archivos se organizan en distintos niveles jerrquicos y por tanto, estos niveles deben verse
reflejados en el cuadro de clasificacin. Estos son:

Fondo. Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma entidad creadora, ya sea

institucional, familiar o individual. Viene definida por el principio de procedencia.

Seccin. Es la primera divisin en que se ordena un fondo documental, las cuales se organizan de
acuerdo a la estructura orgnica o por la funcin de la institucin u organismo, siguiendo los principios
de procedencia y respeto al orden original.

Serie. Es la divisin de una seccin, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el

desarrollo de una misma funcin o actividad administrativa. Suelen ser temticas.

Unidad documental. Elemento indivisible de una serie documental. Los hay de dos
tipos: simples (documento) o compuestos (expedientes).

Elaboracin del cuadro de clasificacin

Tipos de ordenacin
Una vez que se ha elaborado el cuadro de clasificacin con sus respectivas series o tipos
documentales, es necesario definir el sistema de ordenacin ms adecuado para cada serie, a partir
de las caractersticas que la definen. La ordenacin va a indicar qu lugar exacto ocupa un
expediente o documento concreto dentro de la serie a la que pertenece.
Los diferentes tipos de ordenacin permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o
documentos sern situados de manera correlativa: segn la fecha (ordenacin cronolgica), segn el
nombre (ordenacin alfabtica), segn el cdigo (ordenacin numrica), segn la divisin territorial o
geogrfica (ordenacin topogrfica) o segn la temtica (ordenacin por materias):
La ordenacin cronolgica se basa en un elemento presente en prcticamente cualquier
documento, su fecha, y se concreta en la secuencia ao, mes, da. Comenzando por el ao ms
remoto, los documentos se suceden hasta la fecha ms reciente, dentro de cada ao por meses y
dentro de stos por das. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo
de documentos que se deben ordenar cronolgicamente por perodos anuales.
La ordenacin alfabtica suele tener como referente principal los apellidos de una persona o la
razn social de una empresa y utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenacin. Es el
idneo, por ejemplo, para series de expedientes personales, como es el caso del personal contratado

de una empresa.
La ordenacin numrica responde habitualmente a un sistema de cdigos que permiten identificar
inequvocamente un documento concreto. Por ejemplo, el nmero asignado a una factura o un recibo,
el nmero de un expediente, el nmero de registro de entrada o salida de la correspondencia, etc. Es
el sistema ms utilizado en las tareas ms vinculadas a la contabilidad y las tareas administrativas
comunes.
La ordenacin geogrfica o topogrfica permite la ordenacin de elementos en funcin de su
situacin en una zona o territorio; sera el sistema empleado por un agente de la propiedad
inmobiliaria para ordenar los inmuebles de una zona ya que empleara la secuencia localidad, barrio o
distrito, calle, etc.
La ordenacin por materias parte del contenido de los documentos y refleja los asuntos o temas
tratados por ellos. Si existe abundante documentacin es preciso elaborar listas alfabticas de
materias. Es un sistema adecuado para ordenar estudios, informes, dossieres y memorias tcnicas,
agrupndolos por reas temticas.