Excel 2003

Microsoft Excel
2003
Módulo
- Teórico y Práctico -
Microsoft Excel
2
Microsoft Excel
¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática!
En este Módulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft Excel.
Microsoft Excel es una planilla de cálculo que se utiliza para desarrollar tareas donde
podrá resolver ecuaciones matemáticas, estadísticas y hasta científicas, entre otras. Los
archivos de este programa se presentan en hojas divididas horizontalmente y verticalmente,
similar a una hoja de trabajo contable, donde podrá ingresar tanto números como texto, pero
a diferencia de estas planillas contables, el programa es quien realiza los cálculos en forma
electrónica.
Este Módulo ha sido pensado para que puedan aplicar los conocimientos que
expresa, fundamentalmente en el Ámbito Laboral, destinados a cubrir las necesidades que
se presentan para desarrollar las tareas laborales más comunes.
Esperamos que disfruten este Módulo, como nosotros lo hicimos al redactarlo, y que
les sea de utilidad en el desempeño de sus tareas en el ámbito laboral.
Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.
3
Microsoft Excel
Metodología de Trabajo
Les presentamos la Metodología de Trabajo de este Módulo, con el fin de orientarlos

en su correcto uso y aprovechamiento.
Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas páginas:
ATENCIÓN
Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema.
SUGERENCIA
Plantea otras formas de aplicar las herramientas.
ACTIVIDAD
Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el Software

Educativo “New Sapiens”.
TRUCO
Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de las

herramientas.
Al finalizar cada Capítulo encontrarán:
 Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas aprendidas en

actividades concretas e integradoras.
 Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y adquisición de los

conceptos más importantes.
4
Microsoft Excel
Capítulo 1
Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:
 Conocer la utilidad de esta importante planilla de cálculos y sus características

principales.
 Conocer las partes de la ventana de Microsoft Excel y cómo desplazarse por la
misma.
 Aprender a seleccionar rangos y realizar distintos cambios en cuanto a su formato.
 Aprender a guardar y abrir libros nuevos, como así también a cambiar el tamaño de las
filas y columnas de la planilla.
 Asimilar los conceptos de los temas que trata este capítulo y realizar las actividades
para la integración de conocimientos.
Organización de Contenidos
Capítulos Temas de Aprendizaje Contenidos Mínimos
Microsoft Excel. Ingreso a Excel.

Partes de la ventana. Archivos
Introducción nuevos. Formas de selección.
Rango. Ingreso de información.
Capítulo 1 Tamaño de las filas y columnas.
Formato de celdas.
Guardar y abrir libros Guardar archivos. Actualizar

archivos. Cerrar archivos. Abrir
libros.
5
Microsoft Excel
Introducción
Microsoft Excel
Microsoft Excel es una planilla de cálculos en el paquete de aplicaciones Office.

Excel está conformado por planillas de cálculos, lo que quiere decir, que en sus hojas de
trabajo se pueden desarrollar tareas donde podrá resolver ecuaciones matemáticas,
financieras, estadísticas y hasta científicas, entre otras. La disposición de las hojas facilita
este tipo de trabajo ya que se encuentra dividida horizontal y verticalmente, similar a una hoja
de trabajo contable, donde podrá ingresar tanto números como texto, pero a diferencia de
estas planillas contables, este programa es quien realiza los cálculos en forma electrónica.
Ingresar a Excel
Existen varias formas de ejecutar o iniciar Microsoft Excel, pero la más utilizada es desde
el menú inicio, para lo cual debe realizar el siguiente camino:
- Desde la barra de tareas, haga clic en el menú Inicio – Todos los programas – Microsoft
Excel.
ATENCIÓN: Dependiendo de la instalación del programa, es posible encontrar

en algunas computadoras que se haya creado un ícono de grupo para los
programas del paquete Office, encontrando el ícono de Microsoft Excel dentro
de un submenú como se observa en la siguiente imagen:
6
Microsoft Excel
SUGERENCIA
En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:
- Crear un acceso directo para Microsoft Excel, en el escritorio.

- Ingresar utilizando la barra de herramientas de Office, haciendo clic sobre el ícono
de Excel ingresará en forma rápida.
7
Microsoft Excel
Partes de la ventana
Ventana de Microsoft Excel xp

Botones de control
Barra de título
Barra de menú
Barras de
herramientas
Planilla
de cálculo
Barra de estado
Panel de tareas
Partes de una Planilla de cálculo
Columna
Celda
Fila
Cada libro inicia con tres hojas de cálculo. Estas hojas pueden:
-Cambiar su nombre. -Moverse. -Eliminarse. -Y además se pueden insertar nuevas hojas.
Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran con las

letras del abecedario.
Filas: Es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se nombran con
números.
8
Microsoft Excel
ATENCIÓN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.
Archivos nuevos
Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1ª Opción desde la Barra de herramientas «Estándar»
- Haga clic en este botón:
2ª Opción desde el Teclado

- Presione las teclas: y
3ª Opción desde la Barra de menú

a- b-
Primer clic
Segundo clic
Tercer clic
Formas de selección
Al seleccionar una celda podrá escribir datos, aplicar formatos como color de fuente, color
de borde, color de relleno entre otros.
A continuación aprenderá a seleccionar una celda, varias celdas, una fila, o una columna y a
seleccionar celdas, columnas y filas en forma continúa y discontinúa.
9
Microsoft Excel
Selección de una celda:
1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar.

2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic con el botón izquierdo
del mouse.
Puntero del mouse

transformado en
una cruz blanca
Celda
seleccionada
ATENCIÓN: Para desplazar la selección de una celda a otras, utilice

cualquiera de las siguientes opciones:
Desde el Teclado
1ª Opción
- Presione la tecla: /
2ª Opción
Teclas de desplazamiento
- Presione las siguientes teclas:
Superior
Izquierda Derecha
Inferior
10
Microsoft Excel
Selección de una fila:
1- Ubique el puntero del mouse sobre el número de fila que desea seleccionar de una sola
vez.
2- Cuando se transforme en una flecha negra que apunta hacia la derecha, haga clic.
Puntero del mouse

transformado en
una flecha negra
apuntando hacia la
derecha.
Fila seleccionada
Selección de una columna:
1- Ubique el puntero del mouse sobre la letra que corresponda a la columna que desea
seleccionar de una sola vez.
2- Cuando el puntero se transforme en una flecha negra que apunta hacia abajo, haga clic.
Puntero del mouse

transformado en una
flecha negra apuntando
hacia abajo.
11
Microsoft Excel
Columna seleccionada
Selección de celdas, columnas o filas en forma continúa:
1- Ubique el puntero del mouse sobre la primer celda del grupo a seleccionar.
2- Cuando el puntero se transforme en una cruz blanca, haga clic y sin soltar arrastre el
puntero hasta seleccionar la cantidad de celdas, columnas o filas que desee.
Puntero del mouse

transformado en
una cruz blanca
Varias celdas
seleccionadas
Selección de celdas, columnas o filas en forma discontinúa:
1- Seleccione un grupo de celdas.

2- Presione la tecla:
3- Sin soltar la tecla control, seleccione otro grupo de celdas.
12
Microsoft Excel
1er Grupo de celdas

seleccionadas
1er Grupo de celdas

seleccionadas
2do Grupo de celdas

seleccionadas
Rango
Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre com-

puesto por el nombre de la primera celda que comprende la selección, dos puntos (:) y, a
continuación, el nombre de la última celda seleccionada.
Rango Desde hasta
A2:C3 A2:C3
Primer celda Segunda celda
del rango del rango
seleccionado seleccionado
Ejemplo: La selección de celdas que se

ve a continuación, corresponde al rango
A2:C3
13
Microsoft Excel
Ingreso de información
Para cargar datos en una celda haga clic sobre la celda que tendrá la información y luego
ingrese los datos que desee.
Si los datos ingresados son sólo palabras éstas se alinearán automáticamente a la
izquierda de la celda y si los datos son numéricos se alinearán a la derecha de la celda.
Barra de fórmula Barra de fórmula
Tipo de dato: Texto Tipo de dato: Numérico

Se ubica a la izquierda de la celda. Se ubica a la derecha de la celda.
ATENCIÓN: Si usted desea modificar o cambiar los datos de una celda,

puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
1ª Opción desde la Barra de fórmula
- Seleccione con un Barra de fórmula
clic la celda que desea
modificar.
- Desde la barra de Contenido de
fórmula, haga clic, y la celda A1
comience a modificar Celda
el contenido. seleccionada
- Presione la tecla:
- Seleccione la celda
que desea modificar.
- Presione la tecla: Cursor
titilando
- Aparecerá el cursor
(se ubica
titilando para que pueda dentro de la
comenzar a modificar el celda).
texto.
- Finalmente presione la
tecla :
14
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso desde el Asistente , que se ubica en el Capítu-

lo 1, Tema: Introducción, Subtema: Ingreso de información, por ejemplo.
Tamaño de filas y columnas
Filas:
Para cambiar el tamaño de las filas, puede utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
- Seleccione la/s fila/s que

desee.
Fila seleccionada
- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Fila - Alto...

- Aparecerá este cuadro:
1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2ª Opción desde la Fila
- Ubique el puntero del mouse entre la numeración de las filas.

- Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre
hacia abajo o hacia arriba hasta encontrar el tamaño deseado.
Puntero del mouse

transformado en
una doble flecha
15
Microsoft Excel
Columnas:
Para cambiar el tamaño de las columnas, puede utilizar cualquiera de las siguientes
opciones:
- Seleccione la/s columna/s

que desee.
Fila seleccionada
- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Columnas - Ancho...

1) Coloque un valor
2) Acepte el cuadro
2ª Opción desde la Columna
- Ubique el puntero del mouse entre la numeración alfabetica de las columnas.

- Cuando el puntero se transforme en una doble flecha, haga clic y sin soltar arrastre
hacia abajo.
Puntero del mouse
transformado en una doble flecha
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Capítu-

lo 1, Tema: Introducción, Subtema: Tamaño de filas y columnas, Por
ejemplo.
16
Microsoft Excel
Formato de celdas
Para aplicar formato a una o más celdas seleccionadas, utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
1ª Opción desde la Barra de Herramientas «Formato»
- Utilice cualquiera de las siguientes herramientas:
Herramientas de la Barra de formato

Herramienta Descripción
Proporciona tipografías.
Cambia el tamaño de las fuentes.
Da grosor al tipo de fuente.

Estilos Inclina la fuente hacia la derecha.
Subraya el texto.
Alinea el texto a la izquierda de la celda.

Alineación Alinea el texto, centrándolo en la celda.
Alinea el texto a la derecha de la celda.
Transforma varias celdas en una y alinea el

contenido en el centro de la celda.
Para utilizar esta herramienta:
- Seleccione las celdas que desea combinar.
- Haga clic sobre este botón:
Celdas
seleccionadas
Celdas
combinadas
17
Microsoft Excel
Aplica el símbolo de moneda internacional a las

celdas seleccionadas.
Inserta funciones.
Aplica el estilo porcentual.

Aplica la separación de mil a la celda
seleccionada.
Decimales Aumenta o disminuye la cantidad de decimales

de la celda seleccionada.
Aumenta o reduce las sangrías del texto

Subraya el texto.
Sangrías
seleccionado dentro de la celda.
Aplica colores sólidos ó texturas a objetos o

celdas seleccionadas.
Aplica o quita bordes a las celdas seleccionadas.
Aplica colores a las fuentes de la celda

seleccionada.

- Haga clic en Formato - Celdas...
Solapas
«
Formato de celdas»
18
Microsoft Excel
Solapa « Número»
General
Número
Aquí se determina la apariencia de los números negativos.

Aquí se selecciona la cantidad de decimales
para los números de las celdas seleccionadas.
Moneda
Aquí se selecciona el tipo de símbolo en monedas.

Aquí se selecciona la cantidad de
decimales para las celdas seleccionadas.
El tipo de número Moneda y Contabilidad aplican el mismo

formato, la diferencia entre ellos es el tipo de alineación.
Contabilidad
Observe el ejemplo:
Moneda Contabilidad
19
Microsoft Excel
Fecha
Hora
Solapa «Alineación»
Alineación Horizontal Alineación Vertical
Alineaciones del texto
Ajusta los renglones del texto en base al ancho y alto de

Control
la celda.
del Reduce el tamaño de la fuente en base al tamaño de la
texto celda.
Transforma varias celdas en una.
Orientación Cambia la orientación del texto dentro de la celda.
20
Microsoft Excel
Solapa «Fuente»
Como ha estudiado en los módulos anteriores, la solapa fuente, le ofrece formatos

para los textos como tipo de fuente, color, estilos, tamaño de fuente entre otras.
Solapa «Bordes»
3) Seleccione la 1) Elija el tipo

ubicación de de línea para
las líneas los bordes de
seleccionadas. las celdas.
4) Observe que
las líneas 2) Elija el color
seleccionadas para el tipo de
estén en la vista línea.
preliminar.
Solapa «Tramas»
1) Seleccione
un color
2) Seleccione
una trama

lo 1, Tema: Introducción, Subtema: Formato de Celdas, Por ejemplo.
21
Microsoft Excel
Guardar y abrir libros
Guardar archivos
Para almacenar sus trabajos deberá recurrir al cuadro de diálogo «Guardar como...»
Para ingresar a esté cuadro, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Guardar como...

2- Aparecerá este cuadro
1) Seleccione
la unidad de
almacenamiento
en el cual se
ubicará el archivo
a guardar.
2) Escriba un
nombre para
el archivo.
3) Acepte el cuadro
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el Ca-

pítulo 1, Tema: Guardar y Abrir Libros, Subtema: Guardar Archivos, Por
ejemplo.
Actualizar archivos
Para actualizar los cambios de un archivo (libro), utilice cualquiera de las siguientes
opciones:
- Haga clic en el botón:
22
Microsoft Excel
- Haga clic en Archivo - Guardar...
TRUCO
Para abrir el cuadro Guardar como... rápidamente, presione la tecla:
Cerrar archivos
Para cerrar un archivo de Excel, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Archivo - Cerrar.

2ª Opción desde los Botones de control
Haga clic en el botón «Cerrar»
Abrir archivos
Para cerrar un archivo de Excel, siga estos pasos:
1- Utilice cualquiera de las siguientes opciones:

- Haga clic en Archivo - Abrir.
23
Microsoft Excel
2- Aparecerá este cuadro:
1) Busque la
ubicación del
archivo que
desea abrir.
2) Haga clic
sobre el
archivo
3) Haga clic aquí
Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo1,

Tema: Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.
24
Microsoft Excel
Actividad 1
1- Abra un nuevo libro.

2- Seleccione el rango A1:F13.
3- Aplique este formato, para el rango seleccionado.
Bordes
Estilo: Doble línea
Color: Rojo
Borde: Contorno e interno
4- Guarde el libro en un disquete, con el nombre Capítulo de Excel 1.

5- Seleccione el rango A1:F1 y combine las celdas.
6- Actualice los cambios del archivo.
7- Cierre el libro.
8- Abra el libro nuevamente y en las celdas combinadas ingrese: Planilla de Stock.
9- Aplique este formato para el texto y la celda:
Fuente Trama
Fuente: Century Gothic Color: Amarillo
Color: Azul Trama: Atenuado al 6,25%
Estilo: Negrita
Tamaño: 20
10- Guarde los cambios.

11- Cierre el programa.
25
Microsoft Excel
Repaso del capítulo 1
1- ¿Qué es un rango?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cómo se denominan los archivos de Excel?

.........................................................................................................................................
3- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas en forma no consecutiva.
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- Explique los pasos que debe seguir para seleccionar celdas continúas.
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5- Explique la diferencia entre Guardar y Guardar como...

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
6- Explique las características de estos comandos:
Ajustar texto: .....................................................................................................................

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Reducir hasta ajustar: .......................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Combinar celdas: .............................................................................................................
.........................................................................................................................................
26
Microsoft Excel
Capítulo 2
 Comprender la utilidad de las series de datos en Microsoft Excel y aprender a crearlas.

 Conocer las fórmulas básicas para realizar cálculos sencillos y aprender a ingresarlas.
 Aprender a aplicar las fórmulas en determinada planilla que se le presente.
 Diferenciar las fórmulas de las funciones, comprender la utilidad de las funciones y la
sintaxis de las mismas.
 Aprender a aplicar y realizar las funciones en determinada planilla de cálculo que se
presente
Series Serie. Crear series de datos

personalizados.
Fórmulas básicas. Algunas

Fórmulas básicas fórmulas básicas. Suma. Resta.
Capítulo 2 Multiplicación. División. Porcentaje.
Funciones.
- Funciones matemáticas y
trigonometricas (Suma,Sumar.si,
Producto, Raíz y Potencia)
Funciones - Funciones estadísticas
(Promedio, Máximo, Mínimo,
Contar, Contar.si, Contar.blanco,
Contará y Moda)
- Fecha y hora (Ahora, Hoy, Día y
Mes)
27
Microsoft Excel
Series
Serie
Una serie es un conjunto de datos consecutivos que se utilizan para colocar determinada
información de una manera rápida y sencilla. En Excel se pueden introducir series de datos,
numéricas o de textos.
Para trabajar con la herramienta series, utilice cualquiera de las siguientes

opciones:
- Seleccione una celda y coloque el primer número de la serie.
Primer número de la
serie, seleccionado.
- Desde la barra de menú, haga clic en Edición - Rellenar - Series...

1) Seleccione la
orientación de la serie 2) Seleccione el tipo de serie.
4) Ingrese el
3) Ingrese el número que
número de indicará el fin de la
incremento para serie.
la serie.
5) Acepte el cuadro.
28
Microsoft Excel
Resultado de la serie
2ª Opción desde el Controlador de Relleno.

- Coloque correlativamente los dos primerros números de la serie.
- Seleccione los números para que Excel identifique la incrementación entre los
números.
Selección de los dos

primeros números para
identificar el incremento
de los números.
- Coloque el puntero del mouse en el «controlador de relleno».

Controlador de relleno.
- Cuando el puntero del mouse se transforme en una cruz negra, haga clic y sin
soltar arrastre hasta que obtenga la cantidad de números a ingresar.
Puntero del mouse Serie terminada

transformado en una cruz negra
29
Microsoft Excel
Crear series de datos personalizados
Para crear una serie de datos, siga estos pasos:
1- Haga clic en el menú Herramientas - Opciones...

2- Aparecerá este cuadro: 1) Seleccione esta solapa
2) Ingrese los datos uno debajo del otro. 4) Haga clic aquí 3) Haga clic aquí
3- Seleccione una celda y escriba uno de los nombres.

4- Ubique el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, haga clic y sin soltar
arrastre hasta insertar los datos de la lista personalizada.
Puntero del mouse Serie de datos personalizados

transformado en una cruz negra.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asietente , que se ubica en el Capítu-

lo 2, Tema: Series, Subtema: Crear series de datos personalizados,
Por ejemplo.
30
Microsoft Excel
Fórmulas básicas
Fórmulas básicas
Excel le permite olvidarse de las calculadoras y de los cálculos mentales, ya que resolver
fórmulas es una de las tareas más importantes de esta aplicación. Una fórmula es una
ecuación que analiza valores con el fin de obtener un resultado.
Algunas fórmulas básicas

Todas las fórmulas de Excel comienzan con un signo igual (=), para que el programa pueda
diferenciar que la información que esta ingresando pertenece a una fórmula. Luego se
colocan los argumentos (valores tales como números o nombres de celdas), separados por
operadores aritméticos (tales como los símbolos de suma +, resta -, división / y
multiplicación *).
ATENCIÓN: Se recomienda trabajar con el sector numérico del

teclado, en el cual encontrará los números del 0 al 9 y además los
separadores de operadores aritméticos básicos (suma +, resta -,
división / y multiplicación *).
Con la tecla: se activa

o desactiva el teclado númerico.
Símbolo Símbolo de
Activa de División Multiplicación
Desactiva
Símbolo de Suma
Símbolo de Resta
31
Microsoft Excel
Suma:
Para trabajar con la fórmula suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.

2- Seleccione la celda que tendrá el resultado.
Celda seleccionada, donde

quedará el resultado.
3- Coloque el signo igual =, para iniciar la fórmula.
4- Haga clic sobre la celda del primer número.
5- Colque el signo más +.
6- Haga clic sobre la celda del segundo número.
7- Presione la tecla: Resultado de la Suma
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado

lo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básica - Suma, Por
ejemplo.
32
Microsoft Excel
ATENCIÓN: Cuando confeccione una fórmula, no se deben dejar

espacios en blanco.
Resta:
Para trabajar con la fórmula resta, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea restar.


quedará el resultado. Además, allí
se aplicará la fórmula que se
indica debajo.
5- Colque el signo menos -.
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado
33
Microsoft Excel

lo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas - Resta, Por
ejemplo.
Multiplicación:
Para trabajar con la fórmula multiplicación, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea multiplicar.

Celda seleccionada donde

5- Colque el signo multiplicador *.
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado
34
Microsoft Excel

lo 2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas
Multiplicación, Por ejemplo.
División:
Para trabajar con la fórmula división, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea dividir.


quedará el resultado. Allí se
aplicara la formula que se detalla
debajo.
5- Colque el signo de división /.
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado
35
Microsoft Excel
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo

2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas - División, Por
ejemplo.
Porcentaje:
Suponga que debe averiguar el 10 % de 50, sabiendo que el valor total corresponde al
100%.
1) Paso 3) Paso
Signo igual. De es tá Se multiplica sobre el
manera Excel identifica valor del porcentaje que
que es una fórmula. se desea averiguar.
=50*10/100
2) Paso 4) Paso
Valor base que se tomará como Se divide por 100.
referencia para obtener un porcentaje
Para obtener el 10% de 50, utilice cualquiera de las siguientes opciones:
1ª Opción
- Coloque el signo igual =, para comenzar la fórmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el dato que se

utilizará como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicación *.
- Coloque el valor del porcentaje que desea averiguar

anteriormente, en este caso será 10.
- Coloque el signo de división /.
- Coloque el número 100, ya que el 10% de 50 se averiguará en

base al 100% de su valor.
36
Microsoft Excel
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado
2ª Opción
- Coloque el signo igual =, para comenzar la fórmula.
- Ingrese el valor o seleccione la celda que posee el valor que se

utilizará como base para obtener el porcentaje.
- Coloque el signo de multiplicación *.
- Coloque el valor que sacará el porcentaje del número ingresado

anteriormente, en este caso será 10.
- Coloque el signo de porcentaje %.
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado
37
Microsoft Excel
Para ver el resultado de una fórmula de manera rápida, siga estos pasos:
- Seleccione los datos que desea calcular.
Valores seleccionados
Desde la Barra de estado, podrá observar el resultado de los valores seleccionados.

En este caso su resultado se define con una suma. Esta opción de fórmulas rápidas, se puede variar
heciendo un clic con el botón derecho del mouse. Aparecerá una lista desplegable donde podrá
seleccionar la fórmula que más le convenga.
Lista desplegable de
fórmulas rápidas

2, Tema: Fórmulas básicas, Subtema: Algunas fórmulas básicas -
Porcentaje, Por ejemplo.
38
Microsoft Excel
Funciones
Función
Las funciones son fórmulas predeterminadas que le permiten ahorrar tiempo y problemas a
la hora de crear ecuaciones. En Excel encontrará cientos de funciones, que se pueden
utilizar solas o combinadas con otras fórmulas o funciones. Estas se utilizan para realizar
una gran cantidad de tareas, tales como sumas, promedios, valores máximos, mínimos entre
otras mucho más complejas.
Por ejemplo: Suponga que debe calcular los totales de cada una de las columnas de una
planilla determinada, debería seleccionar la última celda, en este caso C12 e ingresar la
siguiente fórmula: =C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11 obviamente el resultado sería
correcto, pero perdera mucho tiempo en ingresar esta fórmula y tendrá un mayor margen de
error. En este caso para agilizar y asegurar el trabajo puede utilizar la función de Suma.
Funciones matemáticas y trigonométricas
Sintaxis Suma:
Sintaxis Ejemplo
=Suma(Rango) =Suma(B1:B2)
Conjunto de celdas seleccionadas
Para trabajar con la función suma, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea sumar.

2- Seleccione la celda donde quedará el
resultado.
Celda seleccionada donde
3- Coloque el signo igual =, para iniciar la función.
4- Escriba la palabra Suma
39
Microsoft Excel
5- Abra un paréntesis (
6- Seleccione el rango de los números a sumar.
7- Cierre el paréntesis )
8- Presione la tecla: Resultado

seleccionado
Barra
de fórmula
Resultado
seleccionado
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el

Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones mateméticas y
trigonométricas - Suma, Por ejemplo.
Sintaxis Sumar.si:
Sintaxis =Sumar.si(Rango;«Condición»)
Conjunto de celdas Condición: Determina cuáles serán los datos que
seleccionadas cumplen con un criterio específico
Ejemplo =Sumar.si(D3:D6;«>=500»)
Por ejemplo: Suponga que debe obtener el total de los sueldos iguales y menores a $500.
Observe esta planilla:
40
Microsoft Excel
Para averiguar la suma de los sueldos iguales y mayores a $500, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea cálcular.

3- Coloque el signo igual =
4- Escriba las palabras Sumar.si
5- Abra paréntesis (
6- Seleccione el rango que calculará.
7- Coloque el signo punto y coma ;
8- Abra comillas
9- Escriba la condición. En este caso se desea obtener el

total de sueldos iguales o mayores a $500.
41
Microsoft Excel
10- Cierre las comillas
11- Cierre paréntesis )
Barra de fórmula
Resultado seleccionado.

Capítulo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones mateméticas y
trigonométricas - Sumar.si, Por ejemplo.
Sintaxis Producto:
Sintaxis Ejemplo
=Producto(Rango) =Producto(B1:B2)
Para utilizar esta función, siga estos pasos:
42
Microsoft Excel
2- Escriba la palabra Producto
4- Seleccione el rango de datos a cálcular.
6- Presione la tecla: Resultado del producto
Barra de fórmula
Resultado seleccionado
Sintaxis Raíz:
Sintaxis Ejemplo
=Raíz(celda) =Raíz(B1)
2- Escriba la palabra Raíz
43
Microsoft Excel
4- Seleccione la celda que posee el número a cálcular.
6- Presione la tecla: Resultado de una raíz
Barra de fórmula
Sintaxis Potencia:
Sintaxis Ejemplo
La potencia indica la cantidad de veces que debe multiplicarse la base.
=Potencia(base;potencia) =Potencia(número,2)
Este número se multiplicará tantas veces como lo indique la potencia.
2- Escriba la palabra Potencia
44
Microsoft Excel
3- Abra paréntesisl (
4- Escriba la base.
5- Coloque punto y coma [;
6- Escriba la potencia. Por ejemplo 2.
8- Presione la tecla: Resultado de una potencia
Barra de fórmula
45
Microsoft Excel
Funciones estadísticas
Promedio:
El promedio es la suma de una serie de valores dividida por su cantidad.
Sintaxis promedio:
Sintaxis Ejemplo
=Promedio(Rango) =Promedio(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe calcular el promedio final de las notas de cada uno de
los alumnos, de la siguiente planilla:
Para averiguar el promedio de las notas, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea promediar.

3- Coloque el signo = , para comenzar la función
4- Escriba la palabra PROMEDIO
5- Abra paréntesis (.
46
Microsoft Excel
6- Seleccione el rango a promediar.
7- Cierre el paréntesis ).
Barra de fórmula
ATENCIÓN: Diferencia entre fórmula y función.
Fórmula: Es una ecuación que analiza valores con el fin de devolver

un resultado. Todas las fórmulas comienzan con el signo igual (=)
seguido de argumentos (Valores tales como números o referencias
de celdas) conectados por los operadores matemáticos (Como
sumas (+), Restas (-), Multiplicaciones (*) y Divisiones(/)).
Funciones: Son fórmulas predeterminadas que ahorran tiempo y
problemas a la hora de crear ecuaciones utilizadas con frecuencia.
Las funciones realizan una gran variedad de tareas, desde sumas,
promedios entre muchas otras opciones.
Barra de fórmula
Diferencia entre Fórmula y Función.
47
Microsoft Excel

2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas -
Promedio, Por ejemplo.
Máximo:
Devuelve el valor más grande de un rango de datos.
Sintaxis Máximo:
Sintaxis Ejemplo
=Max(Rango) =Max(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la nota más alta del 1º Trimestre, en esta
planilla:
Para averiguar la nota más alta, siga estos pasos:
1- Ingrese los datos que desea calcular.

3- Coloque el signo =, para comenzar la función
4- Escriba la palabra Max
48
Microsoft Excel
6- Seleccione las celdas a calcular.
7- Cierre paréntesis ).
Barra de fórmula
Resultado
seleccionado

Máxima, Por ejemplo.
Mínimo:
Devuelve el valor más pequeño de un rango de datos.
Sintaxis Mínimo:
Sintaxis Ejemplo
=Min(Rango) =Min(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga

que debe averiguar la
nota más baja del 1º
Trimestre, en esta
planilla:
49
Microsoft Excel
Para averiguar la nota más baja, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra Min
6- Seleccione los datos a cálcular.
7- Cierre el paréntesis ).
Barra de fórmula
Resultado
seleccionado

Mínimo, Por ejemplo.
50
Microsoft Excel
Contar:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango que contenga sólo números.
Sintaxis Contar:
Sintaxis Ejemplo
=Contar(Rango) =Contar(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de alumnos en la siguiente planilla:
Para averiguar la cantidad de alumnos, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra CONTAR
6- Seleccione el rango de datos que desea cálcular.
51
Microsoft Excel
Barra de fórmula
Resultado
seleccionado

Contar, Por ejemplo.
Contar.si:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas dependiendo de una condición determinada.
Sintaxis Contar.si:
Sintaxis
=Contar.si(Rango;«Condición»)
Conjunto de Determina cuáles
celdas seleccionadas serán los datos a contar.
Ejemplo =Contar.si(C3:E3;«>=6»)
Por ejemplo: Suponga

que debe contar la
cantidad de notas
aprobadas, del primer
trimestre, teniendo en
cuenta que sólo
aprueban los alumnos
que obtienen 6 o más.
52
Microsoft Excel
Para averiguar la cantidad de alumnos aprobados, siga estos pasos:

3- Coloque el signo =, para comenzar la función.
4- Escriba la palabra CONTAR.SI.
5- Abra un paréntesis [(].
6- Seleccione el rango de datos que desea cálcular.
7- Coloque punto y coma ;.
8- Abra comillas
9- Escriba la condición. En este caso la condición serán notas

mayores o iguales a 6.
10- Cierre comillas
53
Microsoft Excel
Barra de fórmula

Contar.si, Por ejemplo.
Contar.blanco:
Cuenta las celdas vacías de un rango de valores.
Sintaxis Contar.blanco:
Sintaxis =Contar.blanco(Rango)
Conjunto de
celdas seleccionadas
Ejemplo =Contar.blanco(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que debe calcular, en la siguiente planilla de alumnos, cuántos
alumnos deben la nota del último trimestre.
54
Microsoft Excel
Para averiguar la cantidad de alumnos que deben la nota del último trimestre, siga
los siguientes pasos:

3- Coloque el signo =, para comenzar la función.
4- Escriba la palabra CONTAR.BLANCO.
5- Abra un paréntesis (.
6- Seleccione el rango de datos que desea calcular.
Barra de fórmula
Barra de fórmula

Contar.blanco, Por ejemplo.
55
Microsoft Excel
Contará:
Cuenta la cantidad de celdas seleccionadas de un rango de datos con texto.
Sintaxis Contara:
Sintaxis Ejemplo
=Contara(Rango) =Contara(C3:E3)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de liquidación de sueldos, deba

averiguar la cantidad de empleados que trabajan en la empresa.
Para averiguar la cantidad de empleados, siga estos pasos:

3- Coloque el signo = , para comenzar la función
4- Escriba la palabra CONTARA
56
Microsoft Excel
Barra de fórmula
Barra de fórmula
ATENCIÓN: Recuerde la diferencia entre las funciones contar y contará.

Contar: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos numéricos.
Contará: Cuenta la cantidad de celdas que posean datos con texto.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítu-

lo 2, Tema: Funciones, Subtema: Función - Funciones estadísticas -
Contará, Por ejemplo.
Moda:
Busca el valor numérico de un rango que más se repita.
Sintaxis Moda:
Sintaxis Ejemplo
=Moda(Rango) =Moda(D3:D6)
57
Microsoft Excel
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar cuáles son los sueldos más comunes.
Observe los datos de la siguiente planilla:
Para averiguar cuál es el sueldo más común, siga estos pasos:

4- Escriba la palabra MODA
58
Microsoft Excel
Barra de fórmula
TRUCO
Para obtener la Autosuma rápidamente, siga estos pasos:

- Seleccione la celda continua a los números que serán sumados.
- Presione las teclas: + +

Moda, Por ejemplo.
Fecha y hora
Ahora:
Da como resultado la fecha y hora actual.
Sintaxis Ahora:
=Ahora()
Para utilizar la función Ahora, siga estos pasos
3- Escriba la palabra Ahora
59
Microsoft Excel
Barra de fórmula
Hoy:
Da como resultado la fecha actual.
Sintaxis Hoy:
=Hoy()
Para utilizar la función Hoy, siga estos pasos:
3- Escriba la palabra Hoy
Barra de fórmula
60
Microsoft Excel
Día:
Da como resultado el día del mes de manera numérica.
Sintaxis Día:
=Día(celda)
Para utilizar la función Día, siga estos pasos
3- Escriba la palabra Día
5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha.
Barra de fórmula
61
Microsoft Excel
Mes:
Da como resultado el mes del año de manera numérica.
Sintaxis Mes:
=Mes(celda)
Para utilizar la función Mes, siga estos pasos:
3- Escriba la palabra Mes
5- Seleccione la celda que posee el formarto fecha.
Barra de fórmula
Realice la Práctica laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 2,

62
Microsoft Excel
63
Microsoft Excel
Actividad 2
1- En un nuevo libro cambie los nombres de las hojas por la siguiente información:
Hoja 1 Datos personales
Hoja 2 Planilla de Notas
Hoja 3 Estadísticas del Año L. 2004
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre 7mo A Turno Mañana.

3- En la hoja Datos personales confeccione esta planilla:
4- Llene la planilla, inventando los datos que faltan.

5- Cree una serie de datos personalizados, para las columnas Apellido y Nombre.
6- En la hoja Planilla de Notas realice esta planilla:
64
Microsoft Excel
7- Utilice la serie de datos personalizados en las columnas Apellido y Nombre.

8- Averigüe el promedio Final de los títulos Notas Teóricas, Notas Prácticas y Notas
Orales.
9- Averigüe el Promedio del primer trimestre.
10- En la hoja Estadísticas del Año L. 2004 realice la siguiente planilla:
11- Calcule los datos de cada uno de los títulos que se observan en la planilla Estadísticas
del Año Lectivo.
12- ¿Cuáles son las fórmulas o funciones que ha utilizado en el punto anterior?
Cantidad de Alumnos
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Cantidad de Aprobados
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Cantidad de Desaprobados
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Notas más frecuentes

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Nota más alta

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Nota más baja

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
65
Microsoft Excel
Repaso del Capítulo 2
1- Explique la diferencia entre fórmula y función.

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2- ¿Cuál es el signo que debe ingresar al comenzar una fórmula?

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
3- Explique los pasos que debe seguir, para crear una serie de datos personalizados?
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
4- Explique la diferencia entre la función contar y contará.

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- ¿Cómo se llama el botón de la barra de herramientas estándar que permite realizar

sumas?
..........................................................................................................................................
66
Microsoft Excel
Capítulo 3
 Conocer la utilidad de las funciones lógicas y aprender a aplicarlas en la plantilla de

cálculo.
 Comprender para que se utiliza la función SI y aprender la sintaxiz de la misma.
 Realizar distintas actividades utilizando las funciones de Búsqueda en forma vertical y
horizontal.
 Aprender a utilizar el asistente para funciones para ahorrar tiempo en el desarrollo de
las fórmulas y funciones
Funciones lógicas Función SI. Función SI anidada.
Funciones de búsqueda Función BuscarV. Función

Capítulo 3 BuscarH.
Asistente para funciones Asistente para Funciones.
67
Microsoft Excel
Funciones lógicas
Función Si
Devuelve un valor verdadero o falso, dependiendo de su condición o prueba lógica.
Se denomina tambien: prueba_lógica

Sintaxis:
=Si(Condición;«Valor_ verdadero»;«Valor_falso»)
Aquí se escribe el requisito que debe Será valor verdadero si el dato
Será valor falso si el dato seleccio-
cumplir el dato seleccionado para in- seleccionado corres ponde a la
condición otorgada.
nado NO corresponde a la condición
dicarlo como valor verdadero o falso.
otorgada.
Ejemplo:
=Si(F3>=6;«Aprobado»;«Desaprobado»)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de alumnos, debe determinar cuál es el
estado de cada alumno, indicando si está Aprobado o desaprobado, sabiendo que:
Los alumnos que obtengan una nota igual o mayor a 6, estarán APROBADOS.
Los alumnos que obtengan una nota menos de 5, estarán DESAPROBADOS.
Para averiguar el estado de alumnos de esta planilla, siga los siguientes pasos:
68
Microsoft Excel
4- Escriba la palabra SI
6- Seleccione la celda que tendrá la condición o

prueba lógica.
7- Ingrese la condición. En este caso se deben

averiguar las notas iguales o mayores a 6.
8- Coloque un punto y coma ;
9- Abra comillas
10- Escriba el valor verdadero. En este caso será

Aprobado
11- Cierre comillas
12- Coloque otro punto y coma ;
13- Abra comillas
14- Esciba el valor falso. En este caso será

Desaprobado
15- Cierre comillas
69
Microsoft Excel
Barra de fórmula

2, Tema: Funciones lógicas, Subtema: Función Si, Por ejemplo.
Función Si (Anidada)
Devuelve uno o más valores verdaderos y un valor falso, dependiendo de su condición o
prueba lógica.
Sintaxis SI :
=Si(Condición;«Valor verdadero»;«Valor falso»)
Sintaxis SI Anidada:
=Si(Condición;«Valor verdadero»;SI(Condición2;«Valor Verdadero»;«Valor falso»))
Ejemplo:
=Si(F3>=6;«Aprobado»;Si(F3=5;«Recupera»;«Desaprobado»)
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente tabla de alumnos, deba averiguar cuál será su
estado, determinando si el alumno está aprobado, desaprobado o debe recuperar la nota.
Es decir que:
Los alumnos que obtengan una nota mayor a 6, estarán APROBADOS

Los alumnos que obtengan 5, deberán RECUPERAR la nota con un nuevo
examen.
Los alumnos que obtengan una nota menor a 5, estarán DESAPROBADOS.
70
Microsoft Excel
Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:

3- Coloque el signo =, para

comenzar la función
6- Seleccione la celda que tendrá la

primer condición.
7- Ingrese la condición. En este

caso se deben averiguar las notas
mayores o iguales a 6.
9- Abra comillas
10- Escriba el valor verdadero. En

este caso será Aprobado
11- Cierre comillas
71
Microsoft Excel
12- Coloque otro punto y coma ;
15- Seleccione la celda que tendrá

la segunda condición.
16- Coloque la condición. En este

caso deberá ser igual a 5.
18- Abra comillas
19- Escriba el valor verdadero del

segundo Si. En este caso será
Recupera.
22- Abra comillas
23- Escriba el valor falso de la

segunda función Si. En este caso
será Desaprobado.
72
Microsoft Excel
Barra de fórmula

3, Tema: Funciones lógicas, Subtema: Función Si Anidada, Por ejemplo.
73
Microsoft Excel
Funciones de búsqueda
Función BuscarV
Busca un valor en la columna más a la izquierda de una matriz o rango de datos y se

desplaza hacia la derecha para devolver el valor de una columna especificada de esa
misma tabla o rango de datos.
Sintaxis BuscarV:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que Indicador_de_columna: Indica la columna donde se
se selecciona en la planilla donde se utiliza- ubica el dato buscado. Contando estas columnas en
rá la función de búsqueda. base a la selección de Buscar_en.
=BuscarV(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_columna;Ordenado)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscará el
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia Este argumento es opcional, ya que
devuelve con mayor precision la
búsqueda a realizar.
(Valor__buscado) hasta el dato buscado.
Ejemplo: Ordenado:si el dato a buscar
=BuscarV(A3;A3:G5;7; falso) está ordenado, se indica VERDA
DERO, sino se escribe FALSO.
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de alumnos para la hoja Datos
personales, buscando este dato en la hoja Notas. Estas hojas se encuentran en el mismo
LIBRO (Archivo). Observe estas planillas:
En esta planilla se encuentran todos los En esta planilla se encuentran las notas
datos personales de cada uno de los alumnos. de todos los alumnos de 5 grado B.
74
Microsoft Excel
Para averiguar el estado de los alumnos, siga estos pasos:

1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.
2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. En este caso la celda a seleccionar es G3
de la hoja Datos personales.
3- Coloque el signo =, para
comenzar la función
4- Escriba la palabra BUSCARV
6- Seleccione el dato en común. En este

caso es la celda A3 dentro de la misma
hoja Datos personales
10- Desde la barra de

fórmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
así el último dato (rango)

quedará fijo. Esta acción se El valor absoluto mostrará signos $ delante de los nombres del rango
denomina Valor absoluto.
9- Seleccione desde el dato 8- Haga un clic sobre la hoja que

referencia (Primer dato de la, posee la planilla con los datos a buscar.
columna A), hasta el dato
buscado (Primer dato de
estado, columna G)
75
Microsoft Excel
11- Continue la función en la barra de fórmula.
Coloque un punto y coma ;
Escriba el número de columna donde se encuentra el

dato buscado. Recuerde que el número de columna
se basa en la selección anterior.
Cierre el paréntesis )
Barra de fórmula

3, Tema: Funciones de búsqueda, Subtema: Función BuscarV,
Por ejemplo.
76
Microsoft Excel
Función BuscarH
Busca un valor en la primera fila de una tabla o rango de datos y se desplaza hacia abajo
para devolver un valor que se encuentra en la fila especificada de esa misma tabla o rango
de datos.
Sintaxis BuscarH:
Sintaxis:
Valor_buscado: Es el valor de referencia que Indicador_de_fila: Indica la fila donde se ubica el dato
se selecciona en la planilla donde se buscado. Contando estas fila en base a la selección
utilizará la función de búsqueda. de Buscar_en.
=BuscarH(Valor_buscado;Buscar_en;Indicador_de_fila;Ordenado)
Buscar_en: Muestra el rango en la planilla donde se buscará el Este argumento es opcional, ya que
dato. Este rango muestra desde el dato de referencia devuelve con mayor precision la
(Valor__buscado) hasta el dato buscado. búsqueda a realizar.
Ejemplo: Ordenado:si el dato a buscar
está ordenado, se indica VERDA
=BuscarH(C1;C1:E1;7; falso) DERO, sino se escribe FALSO.
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar el estado de los alumnos, para la planilla de
datos personales. Observe las siguientes planillas:
En esta planilla se encuentran En esta planilla se enecuntran los

las notas de los alumnos de 5º B. datos personales de cada alumno.
77
Microsoft Excel
Para averiguar el estado de los alumnos en esta planilla, siga estos pasos:
1- Confeccione las planillas que ha visto en la figura anterior.
2- Seleccione la celda que tendrá el resultado. En este caso la celda a seleccionar es C7
de la hoja Datos personales.
3- Coloque el signo =, para comenzar la
función
4- Escriba la palabra BUSCARH
6- Seleccione el dato en común.
10- Desde la barra de

fórmula seleccione el rango
ingresado y presione la
tecla:
así el último dato (rango)

El valor absoluto mostrará signos $ delante de los nombres del rango
quedará fijo. Esta acción se
denomina Valor absoluto.
9- Seleccione
desde el dato
referencia
(Primer dato
de la, fila 1),
hasta el dato
b u s c a d o
(Primer dato
de
estado, fila 7)
8- Haga un clic sobre la hoja que

posee la planilla con los datos a buscar.
78
Microsoft Excel
11- Continúe la función en la barra de fórmula.
Coloque un punto y coma ;
Escriba el número de columna donde se encuentra el

dato buscado. Recuerde que el número de columna
se basa en la selección anterior.
Cierre el paréntesis )
Barra de fórmula
Recuerde que en todos los casos que la función se ingrese en

forma manual y no por el asistente de funciones, deberá tener en cuenta
el argumento opcional de
BUSCARV, BUSCARH, que se denomina Ordenado.
¡Atención! en la separación de argumentos de cada función que utilice

en forma manual y no por el asistente de funciones, podrá utilizar , (coma) como ;
(punto y coma), dependiendo de la configuración regional, que se ubica
dentro del panel de control.
79
Microsoft Excel
Asistente para funciones
Asistente para funciones
En Excel encontrará un asistente que lo ayudará a realizar todas las funciones existentes,
logrando sencillez y rapidez.
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar la cantidad de socios que tiene Video Club
PooH, en la siguiente planilla:
Celda seleccionado, donde se realizará la función.
Para averiguar la cantidad de socios, utilizando el asistente para función, siga estos
pasos:

- Haga clic en Insertar - Función
2ª Opción desde la Barra de Fórmula
TRUCO
Para utilizar el asistente de función rápidamente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda que tendrá la fórmula
80
Microsoft Excel
a- Seleccione una categoría.

b- Seleccione una función.
c- Acepte el cuadro.
Cuadro de Diálogo Pegar función

Categoría Función Sintaxis
Suma =SUMA(rango)
Sumar.si =SUMAR.SI(rango;«condición»)
Matemáticas y Producto =PRODUCTO(rango)
trigonométricas Raíz =RAÍZ(celda)
Potencia =POTENCIA(celda;potencia)
Promedio =PROMEDIO(rango)
Máximo =MAX(rango)
Funciones
Mínimo =MIN(rango)
estadísticas Contar =CONTAR(rango)
Contar.si =CONTAR.SI(rango;«condición»)
Contar.blanco =CONTAR.BLANCO(rango)
Contara =CONTARA(rango)
Moda =MODA(rango;«condición»)
Ahora =HORA()
Fecha y hora Hoy =HOY()
Día =DÍA(celda)
Mes =MES(celda)
81
Microsoft Excel
Funciones Si =SI(condición;«valor verdadero»;«valor falso»)

lógicas
Funciones BuscarV =BUSCARV(valor_buscado;buscar_en;indicador de columna)
de
búsqueda BuscarH =BUSCARH(valor_buscado;buscar_en;indicador de fila)
4- Aparecerá otro cuadro: a- Haga clic en el botón «Contraer diálogo»
b- Seleccione el rango que desea calcular.
c- Nuevamente haga clic sobre el botón «Contraer diálogo»

5- Finalmente acepte el cuadro
Barra de fórmula
Resultado
seleccionado
82
Microsoft Excel

3, Tema: Asistente para funciones, Subtema: Asistente para funciones, Por ejem-
plo.

83
Microsoft Excel
Actividad 3
1- En la hoja 1, realice esta planilla:
2- Guarde el archivo en un disquete con el nombre Club Enero.

3- Llene los datos de las columnas Cod. Socio, Apellido, Nombre, Teléfono, Deportes y
Edad.
4- Averigüe la categoría de cada socio dependiendo de su edad, tenga en cuenta esta
información:
Categoría
Menores a 14 años Junior
Entre los 15 y los 18 años Cadete
Mayores a los 18 años Adulto
¿Cuál es la función que debe utilizar en este caso?

..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5- Utilizando la función si lógica, averigüe el pago de cada socio, tenga en cuenta que si la
fecha de vencimiento es menor o igual al 20/08/2003, deberá agregar el importe de su
cuota, de lo contrario deberá decir “Vencido”.
6- Cambie los nombres de las hojas del libro por estos:
Nuevo nombre
Hoja 1 Datos de socios
Hoja 2 Control de pagos
84
Microsoft Excel
7- Actualice los cambios del archivo.

8- En la hoja Control de Pagos confeccione la siguiente planilla:
9- Utilizando la Función Buscar averigüe los nombres de los socios y los apellidos.
¿Cuál es la función de búsqueda que utilizó en el punto anterior? ¿Por qué eligió dicha fun-
ción?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
ATENCIÓN: No borre está práctica, porque esta relacionada con el

resto de las prácticas de este Módulo.
85
Microsoft Excel
1- Explique la diferencia entre la función lógica si y si anidado.

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- Explique la diferencia entre la función BuscarV y BuscarH.

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para utilizar el asistente para funciones?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
86
Microsoft Excel
Capítulo 4
 Comprender la utilidad de los valores absolutos y relativos, aprender a diferenciar las

referencias relativas de las absolutas.
 Aprender a insertar filas, columnas y hojas de cálculo en las planillas.
 Compreder los pasos para la eliminación de filas, columnas y hojas de cálculo.
 Conocer la definición de los rangos y comprender para qué sirven y para qué se
utilizan.
Referencias relativas y Referencias relativas y absolutas

absolutas
Insertar y eliminar filas, columnas y

hojas. Insertar filas en la planilla de
Insertar y eliminar filas, cálculos. Añadir hojas nuevas a la
Capítulo 4 columnas y hojas planilla de cálculos. Eliminar filas y
columnas. Eliminar hojas de cálculo
del libro.
Etiquetas inteligentes Etiquetas inteligentes
Rangos Rangos
87
Microsoft Excel
Referencias relativas y absolutas
Referencias relativas y absolutas
Al utilizar fórmulas o funciones en Excel puede trabajar con dos tipos de valores bien
definidos:
Ejemplo
Son aquellos valores que ingresa en fórmulas o funciones, y
que al ser copiados a otras celdas se modifican
automáticamente, dependiendo de la posición de la
Valor
Relativo =B4*B12
fórmula o función. Todos los nombres de celdas que utiliza
dentro de las fórmulas son valores Relativos.
Ejemplo
Son aquellos valores que ingresa en fórmulas o funciones, y
que al ser copiados a otras celdas se mantienen siempre
fijos, sin importar la posición de la fórmula o función. Al
ingresar números en una fórmula, éstos cumplirán la función
Valor de Valor Absoluto, ya que no se modificarán al ser
Absoluto copiados. También puede transformar un Valor Relativo en =B4*$B$12
Absoluto, para ello debe ingresar el nombre de la celda, y a
continuación, pulsar la tecla: , de esta manera se

presentarán dos signos pesos, uno delante de la letra y otro
delante del número, que indicará que ese valor se
mantendrá fijo, es decir que es Absoluto.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de combustible, debe averiguar la

cantidad de litros de nafta común que vendió en cada una de las semanas, teniendo en
cuenta los precios correspondientes a cada uno de los tipos de nafta.
88
Microsoft Excel
Si desea calcular la recaudación de cada semana con los datos mencionados

anteriormente, dentro de las fórmulas deberá utilizar valores relativos y absolutos.
Para resolver este problema, siga estos pasos:
1- Confeccione la planilla, que tendrá los cálculos. ¡Observe la planilla en la página

anterior!.
2- Seleccione la celda que tendrá el resultado, en este caso será C4.
3- Coloque el signo igual = para comenzar la fórmula.
4- Seleccione la celda que contiene la cantidad de litros

de la primer semana, en este caso será la celda B4
5- Coloque el signo de multiplicación *
6- Seleccione la celda que contenga la cantidad de litros

de Nafta común, en este caso será la celda B12
7- Seleccione la última celda B12
Celda definida como

valor absoluto
Valor Relativo
=B4*$B$12
Valor Absoluto
89
Microsoft Excel
Barra de fórmula

4, Tema: Referencias relativas y absolutas, Subtema: Convertir una referencia rela-
tiva en una referencia absoluta, Por ejemplo.
90
Microsoft Excel
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas
Insertar y eliminar filas, columnas y hojas
Si al realizar una planilla se da cuenta que faltan algunos datos, Excel le permite insertar
celdas, filas y columnas vacías de una manera muy sencilla en cualquier momento de la
creación de una tabla, además podrá eliminarlas en caso de ser necesario.
Al abrir un libro nuevo, sólo encontrará tres hojas de cálculos, pero Microsoft Excel le
permitirá insertar muchas más.
Insertar filas en la planilla de cálculos:
Para insertar nuevas filas, siga estos pasos:
1- Seleccione una fila, por ejemplo:
Fila seleccionada
- Haga clic en Insertar - Fila.
2ª Opción desde el Menú Contextual
- Utilizando el menú contextual, elija la opción Insertar.

b- Menú contextual
a- Fila seleccionada
91
Microsoft Excel
Fila nueva insertada
Insertar columnas en la planilla de cálculos:
Para insertar nuevas columnas, siga estos pasos:
1- Seleccione una columna, por ejemplo: Columna seleccionada

- Haga clic en Insertar - Columnas.
2ª Opción desde la Menú contextual
a- Columna
- Utilizando el menú
seleccionada
contextual, elija la opción

Insertar.
b- Menú contextual
92
Microsoft Excel
Nueva columna insertada
Añadir hojas nuevas a la planilla de cálculos:
Inicialmente los nuevos libros de Excel poseen tres hojas de cálculos a las cuales se le
puede cambiar el nombre, mover y eliminar. Además se pueden insertar nuevas hojas.
Para agregar nuevas hojas, a una planilla de cálculos, siga estos pasos:
1- Haga un clic en una de las hojas.


- Haga clic en Insertar - Hoja de cálculo.
2ª Opción desde el Menú contextual
b- En la lista del menú contextual
seleccione la opción INSERTAR...
Se presentará este cuadro:
c- Haga clic en
esta solapa
a- Seleccione una hoja y haga clic

con el botón derecho del mouse
d- Haga clic sobre este ícono e- Acepte el cuadro
93
Microsoft Excel
Nueva hoja insertada
Eliminar filas y columnas:
Para eliminar filas y columnas, siga estos pasos:
1- Seleccione la fila o la columna que desea eliminar.

Fila seleccionada Columna seleccionada

- Haga clic en Edición - Eliminar.
2ª Opción desde el Menú contextual
- Utilizando el menú
contextual, elija la
opción Eliminar.
a- Columna seleccionada
A- Fila seleccionada
b- Menú contextual
B- Menú contextual
94
Microsoft Excel
Eliminar hojas de cálculos del libro:
Para eliminar una hoja de cálculo, siga estos pasos:
1- Seleccione con un clic la hoja de cálculo que desea eliminar.
Hoja de cálculo seleccionada

- Haga clic en Edición - Eliminar Hoja.
2ª Opción desde la Menú contextual
- Utilizando el menú contextual, elija la opción Eliminar.
Hoja seleccionada Menú contextual

4, Tema: Insertar y eliminar filas, columnas y hojas, Subtema: Eliminar
hojas de cálculo del libro, Por ejemplo.
95
Microsoft Excel
Etiquetas inteligentes
Etiquetas inteligentes
Las etiquetas inteligentes aparecen con una acción determinada como por ejemplo pegar,
rellenar celdas, insertar celdas entre otras opciones. Estas etiquetas muestran opciones
que determinarán cómo quedara el resultado de la acción.
Etiquetas inteligentes en la acción insertar filas
Para utilizar las etiquetas inteligentes, siga estos pasos:
Tabla con formato de celdas.

- Bordes
- Relleno de celda.
1- Seleccione una fila.
Fila seleccionada
2- Utilizando el menú contextual, seleccione la

opción Insertar
Menú contextual
96
Microsoft Excel
3- Al insertar la nueva fila aparecerá la

etiqueta inteligente.
Etiqueta inteligente
4- Haga clic en el botón de la lista

desplegable para ver las opciones que
ofrece esta etiqueta inteligente.
Botón de lista
desplegable
Lista desplegable de
la etiqueta inteligente
insertar fila
Propiedades de la etiqueta inteligente Insertar fila

Propiedad Descripción
El mismo formato de arriba Inserta la fila con el formato de la fila superior.
El mismo formato de abajo Inserta la fila con el formato de la fila inferior.
Borrar formato Inserta la fila sin formato.
97
Microsoft Excel
Rangos
Rangos
Para que sea más fácil trabajar con rangos, Excel le permite nombrarlos.
Por ejemplo: el nombre compras es más fácil de recordar que el rango C1: D6.
Para nombrar un rango, siga estos pasos:
1- Seleccione el grupo de celdas que desea nombrar como rango establecido.
Rango seleccionado.
2- Haga clic en el menú Insertar - Nombre - Definir...

1) Escriba un 2) Acepte el cuadro

nombre para
identificar el rango.
Nombre del rango en

la lista desplegable
4- Al aceptar el cuadro, podrá ver que se ubica en la
barra de fórmula.
el nombre del rango en la barra de
fórmula.
98
Microsoft Excel

4, Tema: Rangos, Subtema: Rangos, Por ejemplo.

99
Microsoft Excel
Actividad 4
1- Confeccione la siguiente planilla:
2- Guarde el libro en un disquete con el nombre Marroquinería.

3- Inserte una fila en la parte superior de los títulos, luego combine las celdas y agregue la
palabra Marroquinería.
4- Obtenga el resultado del precio bruto considerando la cantidad de unidades y el

precio por unidad.
5- Aplique el IVA que se ubica en la celda B20 al precio bruto. En este cálculo la celda
B20 debe permanecer fija.
6- Averigue el precio neto.
7- Seleccione el rango A12:B19 y dele el nombre Precios por unidad.
100
Microsoft Excel
1- ¿Para qué utilizaría la acción valor absoluto?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Para qué utilizaría la acción valor relativo?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para insertar nuevas hojas a un libro?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para agregarle un nombre a un rango?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para eliminar hojas de una planilla de cálculos?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
101
Microsoft Excel
102
Microsoft Excel
Capítulo 5
 Aprender los pasos para realizar un gráfico de un conjunto de datos que se presentan
en una planilla de cálculo.
 Aprender a modificar el formato del gráfico y cambiar diferentes opciones para mejorar
el aspecto del mismo.
 Realizar cambios en cuanto al tipo de gráfico y aprender a agregar datos a un gráfico.
Gráficos. Insertar gráficos. Área

Capítulo 5 Gráficos del gráfico. Tamaño de los gráfi-
cos. Formato de los gráficos.
103
Microsoft Excel
Gráficos
Gráficos
Microsoft Excel le permite crear una representación visual de la información a través de los
gráficos, y así lograr una mejor captación de los resultados en las planillas utilizadas.
Estos gráficos pueden estar incrustados en una hoja junto a sus datos o bien presentarse en
una hoja de gráfico, este tipo de hojas contiene solamente el gráfico especificado.
Insertar un gráfico
Por ejemplo: Suponga que debe graficar las notas de los tres trimestres de los alumnos,
para evaluar su aprendizaje durante el año lectivo.
Observe la siguiente planilla:
Para resolver esta tarea, siga los siguientes pasos:
1- Seleccione los datos que desea graficar. Datos seleccionados

1ª Opción desde la Barra de Menú
- Haga clic en Insertar - Gráfico...
2ª Opción desde la Barra de Herramientas «Estándar»
104
Microsoft Excel
TRUCO
- Seleccione un rango con datos.
- Luego presione la tecla:
Con estos pasos se creará un gráfico rápidamente.
Asistente para gráfico - paso 1 de 4: Tipo de gráficos.
2) Elija con un clic, el tipo de

gráfico que desee para los datos
1) Haga clic en esta solapa seleccionados.
3) Elija con un clic,

un Subtipo de gráfico.
4) Haga clic en este botón
105
Microsoft Excel
Asistente para gráfico - paso 2 de 4: Datos de Origen.
5) Haga clic en
esta solapa
6) Seleccione los
rótulos de las filas o las
columnas para los datos
que representará el gráfico
Asistente para gráfico - paso 3 de 4: Opciones de gráfico.
8) Haga clic en
esta solapa
9) Ingrese los
títulos para el
gráfico y los
ejes x e y
106
Microsoft Excel
Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Título

Título del gráfico En esta casilla se escribe un título para el gráfico.
Eje de Categoría (X) En esta casilla debe ingresar un título para los
valores horizontales (X)
Eje de Categoría (Y) En esta casilla debe ingresar un título para los
valores verticales (Y)
Segundo eje de categoría (X) Estos ejes se activarán cuando el gráfico posea un
Segundo eje de categoría (Y)

aspecto 3D.
Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Eje

Permite activar o desactivar el eje X.
Título del gráfico
Actúa de la misma manera que el comando anterior,

pero para eje Y.
Eje (X)
Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Eje
Líneas de
división
principales.
Eje de
Categoría (X)
107
Microsoft Excel
Eje de
Categoría (X)
Líneas de
división
secundaria.
Líneas de
división
principales.
Eje de
Categoría (Y)
Líneas de
división
secundaria.
Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Leyenda
Maneja la orientación
de la leyenda.
Leyenda
108
Microsoft Excel
Asistente para gráficos - Paso 3 de 4: Opciones de gráficos - Solapa Rótulos de

Datos
Muestra los valores o

rótulos, sobre cada
una de las barras del
gráfico.
10- Una vez que haya seleccionado las opciones de

cada una de las solapas, haga clic en este botón:
Asistente para gráficos - paso 4 de 4: Ubicación del gráfico.
11) Seleccione el
tipo de colocación
para el gráfico
12) Finalice el cuadro
109
Microsoft Excel
Asistente para gráficos - Paso 4 de 4: Ubicación de Gráfico

COMO OBJETO EN:
La creación de gráfico activa la

barra de herramientas Gráfico
EN UNA HOJA NUEVA
Barra de herramientas Gráfico...
110
Microsoft Excel

5, Tema: Gráficos, Subtema: Insertar gráficos, Por ejemplo.
Áreas de un gráfico
Gráfico
Partes de un Gráfico
111
Microsoft Excel
Tamaño de los gráficos
Si selecciona la ubicación del gráfico “Como objeto en:” el gráfico se insertará como un
objeto en la planilla de cálculo seleccionada. De esta manera podrá cambiar el tamaño del
gráfico en cualquiera de sus áreas.
Para cambiar el tamaño de un gráfico, debe seguir estos pasos:
1- Ubique el puntero del mouse, en cualquiera de los manejadores del objeto seleccionado.
Manejadores
2- Cuando el puntero del mouse se transforme en una doble flecha, haga un clic y sin soltar
arrastre hasta encontrar el tamaño deseado.
112
Microsoft Excel
Formato de los gráficos
Para modificar las características de cada una de las áreas de un gráfico, siga estos
pasos:
1- Ubique el puntero del mouse, sobre el área que desea modificar.

2- Luego, haga clic con el botón izquierdo del mouse.
3- Aparecerá una lista desplegable, en la cual debe elegir el tipo de formato para el área.
4- Aparecerá un cuadro, en el podrá seleccionar colores, tipos de línea, tipos de letra,

tipos de estilos, entre otras opciones.
5- Una vez que haya seleccionado las propiedades del cuadro de formato, Acéptelo.
Realice la actividad pasos a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo

5, Tema: Gráficos, Subtema: Modificar el formato de los gráficos, Por ejemplo.
Realice la Prática Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el Capítulo 5, Tema:

Repaso General, Subtema: Práctica Laboral.
113
Microsoft Excel
Actividad 5
1- Realice la siguiente planilla:
2-Guarde el archivo en un disquete con el nombre Planilla de Notas.

3- Cree un gráfico de los rótulos Apellido, final de las Notas teóricas, final de las notas
prácticas, final de las notas orales y el promedio del primer trimestre.
4- El gráfico debe integrar los siguientes datos:
Tipo de Gráfico: Columnas
Subtipo de Gráfico: Columnas Agrupadas
Serie en: Columnas
Título del Gráfico: Notas del 1º Trimestre
Eje de categoría (X:): Apellido
Eje de valores (Y:): Notas
Tipo de Gráfico: En una hoja nueva
5- Cambie el formato del Eje del valores, por la siguiente configuración
Formato de ejes Solapa Eje

Mínimo: 0
Máximo: 10
Unidad mayor: 1
Unidad Menor: 1
Eje de categorías (X:) cruza en: 0
114
Microsoft Excel
1- Explique la secuencia que debe seguir para crear un gráfico.

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cómo se modifica el tamaño de un gráfico?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cómo se elimina un gráfico?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- ¿Cómo cambiar el tipo de gráfico?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para cambiar el formato de un gráfico?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
115
Microsoft Excel
116
Microsoft Excel
Capítulo 6
 Comprender qué es una base de datos y cómo se maneja la misma dentro del
programa de Microsoft Excel.
 Conocer la opción Formularios para trabajar dentro de las bases de datos, agregar
registros, modificarlos, etc.
 Aprender a calcular subtotales en una planilla de Excel y comprender para qué se
utilizan.
Base de datos. Ingreso de registros

Base de datos desde formularios. Modificar datos
de registros. Eliminar registros.
Capítulo 6 Ordenar datos
Filtros Filtros. Aplicar Autofiltro. Quitar

Autofiltro
117
Microsoft Excel
Base de datos
Base de datos
Una de las tareas que probablemente hará con frecuencia en Microsoft Excel, es ordenar y
gestionar bases de datos. Se denomina base de datos a una lista completa de datos
organizada en columnas denominadas campos, y filas llamadas registros. Un campo es un
elemento específico de información de una lista de datos, como por ejemplo, el Código de
Empleado, Apellido, Nombre o Cargo. En cambio un registro, contiene toda la información
sobre un elemento de la base de datos. En la siguiente ilustración podrá observar que un
registro contiene toda la información personal de cada uno de los empleados, mientras que
en los campos sólo observará un dato por empleado.
Base de datos
Una base de datos está estructurada de la sigueinte manera:
Columnas o Campos de una base de datos
Fila o Registro de
la base de datos

lo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Maneja una base de una base de datos?,
Por ejemplo.
118
Microsoft Excel
Ingreso de registros desde formularios:
Los formularios se utilizan para realizar las tareas más comunes dentro de una base de
datos, es decir, ingresar, eliminar, buscar o modificar información, de una manera rápida y
sencilla.
Para utilizar la herramienta formularios, siga estos pasos:
1- Seleccione una de las celdas de la base de datos.
Celda seleccionada
2- Haga un clic en el menú Datos – Formularios...

Aquí puede observar la ubicación

del registro y su totalidad.
1) Haga clic en este botón para agregar
un nuevo registro.
Para buscar otro registro,

haga clic sobre estos botones.
A través del criterio podrá buscar
registros que posean una característica
especial.
2) Una vez que haya ingresado los
nuevos registros, haga clic en este
botón.

lo 6, Tema: Base de datos, Subtema: Ingreso de registros desde el
formulario, Por ejemplo.
119
Microsoft Excel
Modificar datos de registros:
Para modificar registros desde los formularios, siga estos pasos:
1- Desde el cuadro de diálogo formularios, haga clic dentro del registro que desea
modificar.
2- Aparecerá el cursor titilando. Comience a borrar y modifique el registro.
Cursor titilando

lo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Modificar los datos de un registro, Por ejem-
plo.
Eliminar registros:
Para eliminar un registro desde el cuadro de diálogo formularios, siga estos

pasos:
1- Seleccione el registro que desea borrar. Elija el registro que desea eliminar
2- Haga clic en este botón:
Acepte el cuadro

lo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Eliminar un registro, Por ejemplo.
120
Microsoft Excel
Ordenar datos
Cuando quiere visualizar o imprimir una lista de registros en un orden concreto, puede
ordenar los datos por cualquier nombre de campo de la base de datos. El nombre de campo
o criterio que utilice para ordenar se denomina clave de ordenación.
Para organizar los datos de una base de datos, siga estos pasos:
1- Seleccione la primera celda del campo a organizar.
Celda seleccionada
1º Opción desde la Barra de menú

- Haga clic en Datos - Ordenar...
- Aparecerá este cuadro de diálogo:
1) Seleccione el campo
que desea ordenar 2) Seleccione el orden
que tendrá el campo
3) Tilde esta casilla,

para no modificar
el contenido del
encabezado
4) Acepte el cuadro
2º Opción desde la Barra de herramientas «Estandar»
- Utilice cualquiera de los siguientes botónes:
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente, que se ubica en el Capítu-

lo 6, Tema: Base de Datos, Subtema: Ordenar datos, Por ejemplo.
121
Microsoft Excel
Filtros
Filtros
Siempre que posea una lista o (base de datos) con personas, lugares o productos, necesita
una manera de filtrar la información para obtener datos específicos y una forma rápida de
ordenar los datos según un criterio concreto. Por ejemplo, si fuera a preparar un informe
sobre los empleados que trabajan en el departamento de ventas, tendría que poder visualizar
en su lista solamente los datos correspondientes a dicho departamento. Para ello, Microsoft
Excel proporciona dos herramientas útiles para buscar y presentar la información específica
de una lista: el filtrado y la ordenación. Con estas herramientas podrá manejar con mayor
precisión los datos de una base de datos.
Aplicar Autofiltros
Cuando trabaja con una base de datos, es muy importante encontrar la información
rápidamente. Imagínese que posee una base de datos muy extensa y necesita buscar toda
la información de un determinado registro. Obviamente se podrá realizar, leyendo registro
por registro para encontrar dicha información, pero para agilizar esta tarea puede utilizar los
nombres de campo de su base de datos para filtrar sus datos automáticamente y mostrar
únicamente los registros que necesita.
Por ejemplo: Suponga que de la planilla que observa a continuación, tenga que crear un
informe con los datos de los operarios que posean el apellido Pérez.
Para resolver este trabajo, siga estos pasos:
1- Seleccione los campos que tendrán filtros.
Campos seleccionados
122
Microsoft Excel
2- Desde la barra de menú, haga clic en Datos – Filtro – Autofiltros.

3- En cada uno de los campos seleccionados, aparecerá un botón, indicando una lista
desplegable.
Tipos de Filtros
Esto indica que en todos los campos
En el caso de que haya filtrado algún tipo de de la planilla se activo
registro, y desee ver todos los registros la opcion «Autofiltros»
nuevamente, haga clic en (Todas)
Esta opción se utiliza para
En esta opción puede filtrar datos de tipo númericos
determinar un criterio para
filtrar los datos del campo
seleccionado. Muestra todos los datos que
posee el campo seleccionado.
4- En este caso elija, desde la lista desplegable

del campo «Apellido», el apellido Pérez.
Seleccione el dato a filtrar
Las listas
desplegables
filtradas cambián
a un color Azul.
En este ejemplo, el resultado del registro corresponde a un operario con el Apellido Pérez.
123
Microsoft Excel

lo 6, Tema: Filtros, Subtema: Aplicar un filtro, Por ejemplo.
Quitar Autofiltro
Para quitar el Autofiltro de los campos, siga estos pasos:
1- Haga clic en uno de los campos que posee el Autofiltro.

2- Desde la barra de menú, haga clic en Datos - Filtro - Autofiltro.

lo 6, Tema: Filtros, Subtema: Quitar el autofiltro, Por ejemplo.
Realice la Práctica laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 6,

124
Microsoft Excel
Actividad 6
1- Copie la siguiente planilla:
2- Guarde la planilla en un disquete con el nombre Planilla de Ventas.
3- Ordene el campo Productos en forma ascendente.
4- Aplique un filtro que indique la Cantidad de unidades mayores a 90.
5- Anule el filtro anterior.
6- Aplique un nuevo filtro que busque la fecha 06/08/2003 del Vendedor Germán A.
7- Anule el filtro.
8- Agregue nuevos registros desde el comando formularios.
ATENCIÓN: No borre está activdad, ya que esta relacionada con el

resto de las prácticas de este manual.
125
Microsoft Excel
1- ¿Qué es una base de datos?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cómo eliminar un registro?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cómo ordenar los datos de un registro?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- ¿Qué es un filtro?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5- ¿Cómo aplicar un filtro?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
6- ¿Cómo quitar los filtros?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
126
Microsoft Excel
Capítulo 7
 Aprender a combinar archivos utilizando distintas opciones para insertar objetos.

 Conocer la diferencia entre vincular, insertar e incrustar objetos en el programa de
Microsoft Excel .
 Comprender cómo administrar archivos y objetos en Excel, copiar, mover y realizar un
pegado especial de los mismos.
Combinación de archivos. Archivos

Combinación de archivos incrustados. Archvos vinculados.
Archivos como íconos.
Capítulo 7
Administrar archivos y Copiar. Mover o cortar. Pegado

objetos especial.
127
Microsoft Excel
Combinación de archivos
Combinación de archivos
Desde Excel es posible insertar otros archivos dentro de la planilla de cálculo, utilizando
las opciones de insertar objetos:
Archivos incrustados:
Los objetos incrustados se insertan como imagen en la planilla de cálculo seleccionada, la

cual se maneja como cualquier otro objeto.
En este tipo de combinación de archivos se puede modificar el formato del texto y sus
propiedades desde el archivo de origen, pero dichas modificaciones no se actualizarán en
el archivo incrustado.
Para utilizar esté comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Insertar – Objetos...
128
Microsoft Excel
1) Haga
clic en esta
solapa 2) Haga clic en
el botón
«
Examinar...»
para buscar el
archivo que
desea insertar.
3) Busque la
ubicación del
archivo a insertar.
4) Seleccione el archivo. 5) Haga clic en este botón
6) Verifique la ubicación y el nombre del archivo insertado.
129
Microsoft Excel
3- Una vez que haya aceptado el cuadro, aparecerá el objeto en la planilla de cálculo.
Observe la siguiente imagen:
Objeto incrustado
ATENCIÓN: Si desea realizar algún tipo de modificación al texto del

objeto incrustado, siga estos pasos:
- Seleccione el objeto incrustado.
- Haga doble clic sobre el objeto.
- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto
incrustado. Al hacer doble clic sobre el objeto, aparecerán las
herramientas y propiedades de Word, dentro del programa de Excel.
Microsoft Excel
Barra de Herramientas de Microsoft Word Área contenido del Objeto Incrustado
- Cuando termine de realizar las modificaciones del texto, haga clic en

cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.
130
Microsoft Excel
Archivos vinculados:
Los objetos vinculados se diferencia de la combinación anterior, porque al vincular el objeto

cualquier modificación que se realice en Excel cambiará en el archivo de origen y pasará lo
mismo si se realiza a la inversa.
Para utilizar este comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Insertar – Objeto...

2) Haga clic en este botón y elija el archivo que
1) Haga clic en esta solapa desea insertar en la planilla de cálculo.
4)Tilde esta casilla
3) Verifique la ubicación 5) Acepte el cuadro

y el nombre del archivo.
Objeto insertado y vinculado
131
Microsoft Excel
ATENCIÓN: Si desea realizar algún tipo de modificación al texto del

objeto vinculado, siga estos pasos:
- Seleccione el objeto insertado.
- Haga un doble clic sobre el objeto.
- En este caso se ha insertado un archivo de Word como objeto
vinculado, por esto al hacer doble clic sobre el objeto, se abrirá el
programa de Word, independientemente de Excel.
- Modifique el contenido del objeto vinculado, y guarde los cambios.
- Automáticamente se verán los cambios en el objeto vinculado
desde Excel.
- Una vez que haya terminado con las modificaciones, haga clic
sobre cualquier celda para volver a las propiedades de Excel.
Microsoft Excel
Objeto vinculado
Microsoft Word
Archivos como íconos
Este comando inserta un ícono en la planilla de cálculo seleccionada, el cual permite

acceder al archivo de manera rápida.
Para utilizar este comando, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en INSERTAR – OBJETO...

132
Microsoft Excel
2) Haga clic en este botón y busque el archivo

1) Haga clic en esta solapa que desea insertar en la planilla de cálculo
3) Verifique la ubicación 4) Acepte el cuadro

y el nombre del archivo.
Objeto como ícono
ATENCIÓN: Si desea modificar el texto del objeto como ícono, siga

estos pasos:
- Haga doble clic en el objeto.
- Al hacer doble clic sobre el ícono insertado, se abrirá el programa
de Word, sin cerrar el Excel.
- Modifique el contenido del objeto como ícono, y guarde los
cambios.
M Microsoft Word
i
c
r
o
s
o
f
t
E
x
c
e
l
Objeto como ícono
133
Microsoft Excel

lo 7, Tema: Combinación de archivos, Subtema: Insertar un objeto desde un ar-
chivo existente, Por ejemplo.
134
Microsoft Excel
Administrar archivos y objetos
Copiar
Para copiar celdas y/o sus contenidos, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado
para copiar.

- Haga clic en Edición - Copiar...
3- Seleccione la celda donde quedará la copia.
Celda seleccionada.
En esta celda se
pegará la copia
135
Microsoft Excel

- Haga clic en Edición - Pegar...
5- La copia quedará con el mismo contenido y con el mismo tipo de formato que posee el
original.
Copia pegada.
Mover o cortar
Para cortar (mover) el contenido de la/s celda/s, siga estos pasos:
1- Seleccionar la celda o el rango que contiene los dato a mover (cortar).
Rango seleccionado a mover
136
Microsoft Excel

- Haga clic en Edición - Cortar...
3- Seleccione la celda donde quedará el contenido cortado.
Celda seleccionada.
En esta celda quedará
el contenido cortado

- Haga clic en Edición - Pegar...
Resultado del movimiento
Nueva ubicación de la
información cortada
137
Microsoft Excel
Pegado especial
Esta herramienta permite pegar algunas propiedades de la celda copiada, como por
ejemplo: el tipo de fuente, el color de la celda, el color de las líneas entre otras opciones.
Para trabajar con la herramienta pegado especial, siga estos pasos:
1- Seleccione la celda o el rango que contiene el dato que desea copiar.
Rango seleccionado

- Haga clic en Edición - Copiar...
3- Seleccione la celda que tendrá la copia.
138
Microsoft Excel
4- Desde la barra de menú, haga un clic en la opción Edición – Pegado especial...

5- Aparecerá el siguiente cuadro, allí elija:
Todo: Pega el contenido

completo de la celda copiada.
Fórmulas: Pega sólo la fórmula, que
contengan las celdas copiadas
Valores: Pega sólo el contenido de la
celda, sin formatos ni fórmulas.
Formato: Pega sólo el formato.
Comentarios: Pega sólo los

comentarios de las celdas copiadas.
Diferentes tipos de pegados especiales
Barra de fórmula Barra de fórmula Barra de fórmula Barra de fórmula
Pegado Especial Pegado Especial Pegado Especial Pegado Especial

«
Todo» «
Fórmula» «
Valores» «
Formatos»

lo 7, Tema: Repaso General, Subtema: Práctica laboral.
139
Microsoft Excel
Actividad 7
1- Ingrese a Word, y confeccione la siguiente tarjeta:
Propiedades de la Tarjeta
Tipo de papel: Personalizado Ancho: 15 cm Alto: 10 cm
Márgenes: izquierdo, derecho, Superior e Inferior 1cm
Bordes de página: Artístico Mundo
Imagen prediseñada: Categoría: Viajes Imagen: Viaje por aire
Símbolos: Fuente: Wingdings (Teléfono y Buzón)
Tipografía: Fuente: Time New Roman. Tamaño: 16
2- Guarde el archivo en un disquete y cree una copia en la unidad (C:)
3- Cierre el archivo de Word.
4- Abra un nuevo archivo de Excel.
5- Cambie el nombre de las tres hojas iniciales de la planilla de cálculo, por los siguientes
datos:
140
Microsoft Excel
6- En la hoja archivos incrustados, confeccione la siguiente planilla:
7- Copie la planilla en el resto de las hojas (archivos vinculados y archivos como

íconos).
8- Inserte como objeto el archivo creado en Word, utilizando el archivo copia de la unidad
(C:).
Hoja Archivos
Incrustados Inserte el archivo de Word como un objeto incrustado.
Hoja Archivos
Vinculados Inserte el archivo de Word como un objeto vinculado.
Hoja Archivos como Inserte el archivo de Word como un objeto en forma de

íconos ícono.
9- Modifique el archivo vinculado, y observe sus cambios.
10- Observe los cambios entre cada uno de los comandos utilizados (insertar objetos) y
describa sus diferencias:
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
141
Microsoft Excel
1- Explique la diferencia que hay entre los siguientes comandos:
Archivos incrustados: .......................................................................................................

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Archivos vinculados: ........................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Archivos como íconos: .....................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cuál es la diferencia que existe entre copiar y cortar?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Para qué utilizaría el comando pegado especial?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
142
Microsoft Excel
Capítulo 8
 Aprender a trabajar con las macros para automatizar acciones que se utilizan
frecuentemente.
 Conocer la diferencia entre Macros absolutas y relativas y aprender a crear cada una
de ellas.
 Aprender a ejecutar una macro utilizando un botón o con la combinación de teclas.
Macros. Creación de macros.

Macros Ejecutar macros.
Capítulo 8
Macros absolutos y Macros absolutas. Macros

relativas relativas
143
Microsoft Excel
Administrar archivos y objetos
Macros
Si ejecuta una tarea en Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro
consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Basic y
que se puede utilizar siempre que sea necesario ejecutar la tarea.
Antes de utilizar una macro, planifique los pasos y los comandos que desea almacenar, ya
que si se comete error quedará grabado y la macro no funcionará. Cada vez que se grabe
una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro.
Creación de Macros
Por ejemplo: Suponga que debe crear la misma planilla de IVA todos los meses. Se podrían
utilizar los comandos de copiar y pegar; pero corre el riesgo de romper el enlace entre
fórmulas. Por esto lo más recomendable será el uso de Macros.
Para resolver esta tarea, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Herramientas - Macros - Grabar nueva

macro...
144
Microsoft Excel
Método abreviado ó
combinación de teclas
Esta opción permite ejecutar la 1) Escriba el nombre

macro, a través de una de la
combinación de teclas (Método nueva Macro
abreviado). Para ello, haga clic
dentro de la casilla y escriba una
letra
En el caso de que la letra

asignada se utilice para otro
comando; Para ejecutar esta
nueva deberá presionar la
tecla Bloq Mayús.
2) Acepte el cuadro
Esta tecla representa

a la letra seleccionada
ATENCIÓN: Al ingresar el nombre de una nueva macro, no se

deben dejar espacios entre las palabras.
3- En pantalla aparecerá una pequeña barra , la cual indica el comienzo de la

grabación, en este caso, Planilla_IVA. Comience a confeccionar la siguiente planilla:
4- Cuando finaliza la creación de la planilla, debe detener la grabación. Para ello utilice
cualquiera de las siguientes opciones:
- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener Grabación...
2ª Opción desde la Barra de herramientas «Detener Grabación»
145
Microsoft Excel

lo 8, Tema: Macros, Subtema: Creación de macros, por ejemplo.
Ejecutar macros
Para ejecutar una macro, siga estos pasos:
1- Seleccione una celda.

- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...

2ª Opción desde la Combinación de teclas «Método abreviado»

- Utilice la combinación de teclas que asigno al crear la macro. En este caso las teclas
son:
y

lo 8, Tema: Macros, Subtema: Ejecutar macros, por ejemplo.
146
Microsoft Excel
Macros absolutas y relativas
Macros absolutas
Las macros absolutas se ejecutan en las celdas donde fueron creadas.
Para utilizar una macro absoluta, siga estos pasos:
1- Desde la barra de herramientas, haga clic en Herramientas - Macro - Grabar nueva

macro...
1) Escriba un nombre
para la nueva Macro.
2) Escriba una letra para

la combinación de teclas
«
Método abreviado»
3) Acepte el cuadro
3- Una vez asignada la macro, comience a crear el contenido de la macro.
ATENCIÓN: Al iniciar la grabación de una macro, aparecerá en la

planilla de cálculos una pequeña barra, en la cual podrá establecer
si la macro será Absoluta o relativa.
Barra de herramientas Macros
En este caso la macro será absoluta, por lo tanto no se debe activar

el botón llamado «Referencias relativas».
147
Microsoft Excel
- Detenga la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

- Haga clic en Herramientas - Macro - Detener grabación...
2ª Opción desde la Barra de herramientas «Detener grabación»
5- Ejecute la macro, utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

- Haga clic en Herramientas - Macro - Macros...
- Se presentará el cuadro de diálogo Macro.
- Seleccione una macro y presione el botón:
2ª Opción desde la Combinación de teclas «Método abreviado»

- Utilice la combinación de teclas que asignó al crear la macro. En este caso debe
utilizar las teclas: y
ATENCIÓN: Una de las características que posee la macro

absoluta es respetar la ubicación donde se ha creado.
Macro creada con el rango A1:F6
Macros relativas
Las macros relativas se pueden ejecutan en cualquier celda.
Para utilizar una macro relativa, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Herramientas – Macro – Grabar nueva

macro...
148
Microsoft Excel
para la macro
2) Escriba la letra para la

combinación de teclas
«
Método abreviado»
3) Acepte el cuadro
3- Una vez asignada la macro, verá esta

pequeña barra en la planilla de cálculo:
Haga clic en este botón
4- Luego debe comenzar a crear el contenido de la macro.

5- Cuando haya terminado el contenido de la macro, detenga la grabación.
6- Seleccione una celda y ejecute la macro.
Macro ejecutada en varias celdas
Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 8,

Tema: Repaso General, Subtema: Práctica laboral.
149
Microsoft Excel
Actividad 8
1- Grabe una macro con el nombre Balance General, que contenga un método abreviado.
2- Durante la grabación de la macro, confeccione la siguiente planilla.
3- Detenga la grabación.
4- Ejecute la macro en una nueva hoja dentro del mismo Archivo.
5- Guarde el libro en un disquete con el nombre Balance General.
150
Microsoft Excel
1- ¿Qué es una macro?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear una macro?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cómo se ejecuta una macro?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- ¿Cuál es la diferencia entre una macro absoluta y una macro relativa?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
151
Microsoft Excel
152
Microsoft Excel
Capítulo 9
 Aprender a configurar las páginas de un libro de Microsoft Excel.

 Comprender cómo establecer un área de impresión y cómo quitar la misma.
 Aprender a realizar una vista preliminar de la hoja de cálculo y modificar los márgenes
y distintas opciones de configuración.
Configuración de páginas Configuración de páginas.
Capítulo 9 Establecer áreas de impresión.

Área de impresión Quitar áreas de impresión
Vista preliminar Vista preliminar
153
Microsoft Excel
Configuración de páginas
Configuración de páginas
Cuando trabaja en planillas grandes, en escasas ocasiones se pueden imprimir todos los
datos en una página. Además, tal vez desee añadir información en la parte superior o inferior
de sus páginas para identificar la fecha de la impresión o el nombre del archivo. También
puede agregar los saltos de página en lugares concretos, ajustar los márgenes, repetir los
títulos en cada hoja y colocar encabezados y pies de página.
¿Cómo ajustar en una página una hoja del libro?:
Para utilizar la herramienta configuración de páginas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo – Configurar página.

1) Haga clic en 2) Seleccione la 3) Aumente o disminuya los formatos generales de

esta solapa orientación del papel manera que el contenido quepa en la hoja de impresión
4) Seleccione La resolución es la cantidad de puntos por

un tipo de papel pulgadas (PPP) en longitud que posee el
archivo. Una resolución mayor proporciona una
impresión de mej or calidad al imprimir el
archivo.
154
Microsoft Excel
1) Haga clic en esta solapa 2) Establezca las medidas para los márgenes de la hoja
3) Alinee el contenido de la hoja con respecto a los márgenes tanto en forma vertical como horizontal
2) Seleccione una opción desde la lista desplegable para el

contenido del encabezado o haga clic en el botón personalizar
1) Haga clic en esta solapa encabezado y agregue el dato que desee.
2) Seleccione una opción desde la lista desplegable para el contenido del pie de página o haga clic
en el botón personalizar pie de página y agregue el dato que desee.
155
Microsoft Excel
Botones Personalizar Encabezado y Personalizar Pie
Escriba el contenido del encabezado dentro de la sección de alineación que desee.
Escriba el contenido del pie de página dentro de la sección de alineación que desee
En Excel al igual que en Word tiene la posibilidad de agregar, cambiar o suprimir

encabezados y pies de página, Microsoft Excel proporciona opciones estándar que puede
seleccionar desde el cuadro de diálogo de Configurar Página. Con estos formatos
disponibles puede elegir el nombre de la empresa, el nombre de archivo con o sin extensión,
la fecha, el número de página o su propio nombre. También puede marcar documentos como
confidenciales, o añadir un título al documento.
Herramientas del Encabezado y Pie de página personalizado

Permite aplicar formatos al contenido del encabezado y pie de
página.
Inserta el número de página de la hoja que corresponda.
Inserta la cantidad de páginas que posee el archivo.
Inserta la fecha actual.
156
Microsoft Excel
Inserta la hora actual
Muestra la ubicación del archivo.
Inserta el nombre del archivo.
Ingresa el nombre de la hoja.
Le permite insertar una imagen desde los archivos.
Configuras las propiedades de la imagen insertada a través de la

herramienta anterior.
2) Seleccione las
celdas que imprimirá 1) Haga clic en esta solapa
3) Aquí podrá seleccionar los títulos Esta opción permite orientar

verticales y horizontales que serán los datos de la planilla
impresos en todas las hojas.
Hacia la derecha, Hacia abajo, luego
luego hacia abajo hacia la derecha
3- Una vez seleccionadas las opciones de configuración de página, haga clic en este
botón:
157
Microsoft Excel
Área de impresión
Establecer área de impresión
Excel le proporciona la posibilidad de establecer el área que desea imprimir, es

decir que podrá seleccionar un sector de una planilla e imprimirlo. Para ello debe:
1- Seleccione parte de la planilla que desea imprimir.
Selección de celdas para establecer el área de impresión
2- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Área de impresión - Establecer área
de impresión.
Barra de fórmula
Estas líneas de
punto alrededor de
las celdas, indican el
área que será
impresa.
158
Microsoft Excel
Quitar área de impresión
Para quitar el área de impresión, simplemente haga clic en el menú Archivo - Área de
impresión - Borrar área de impresión.
159
Microsoft Excel
Vista preliminar
Vista preliminar
Esta herramienta le permite observar toda la información que posee en cada una de las
hojas del libro antes de imprimirlo, para verificar si se imprimirán con claridad, cuantas hojas
le ocupará cada planilla, si los márgenes están ajustados al tamaño correcto, o si los datos
caben en una misma fila o columna. Realizando una vista preliminar de su trabajo observará
en pantalla lo que luego será impreso y podrá reconocer aquello que deba cambiar.
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:
1- Haga clic en la hoja que desea visualizar como vista previa a la impresión.
- Haga clic en Archivo - Vista preliminar.
3- Se presentará la nueva vista con una barra de herramientas.
Barra de herramientas «Vista preliminar»
160
Microsoft Excel
Herramientas de las Barras de herramientas vista preliminar

Permite ver la hoja anterior a la vista seleccionada.
Permite ver la hoja siguiente a la vista seleccionada.
Como ha visto en el Módulo de Word, esta opción permite

aumentar o disminuir la vista de la hoja.
Al hacer un clic en este botón, aparecerá el cuadro de impresión,
en el cual deberá determinar cuáles serán las hojas impresas, la
cantidad de copias, el tipo de papel que utilizará la impresora entre
otras opciones.
Desde este botón podrá establecer los márgenes de la hoja, el tipo

de papel para el archivo, el tipo de orientación,...
Este comando activa en la hoja de la vista preliminar, guías para

modificar el espacio entre cada una de las columnas.
Márgenes activos
En esta vista puede ajustar los saltos de página de la hoja de

cálculo activa.
Cierra la vista preliminar.
161
Microsoft Excel
Actividad 9
1- Abra el archivo creado en la actividad 3 del capítulo 3.

2- Seleccione la hoja Enero.
3- Prepare la siguiente configuración:
PÁGINA
Orientación Horizontal
Tamaño de papel A4
MÁRGENES
Superior 2 cm
Inferior 2 cm
Derecho 1 cm
Izquierdo 1 cm
PÁGINA
Encabezado Club Social San Isidro
Centenario 235 San Isidro
Tamaño de papel Tel: 4747-9863
E-mail: Club_social_si@info.com.ar
4- Seleccione la planilla de la hoja Enero y establézcala como área de impresión.

5- Utilice la herramienta Vista preliminar y verifique que los datos ingresados en los puntos
anteriores coincidan observando la vista de la hoja.
162
Microsoft Excel
1- Mencione cuáles son las herramientas que debe tener en cuenta a la hora de configurar
una página.
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cómo establecer un área de impresión?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cómo quitar un área de impresión?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- ¿Para qué se utiliza la herramienta vista preliminar?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
163
Microsoft Excel
164
Microsoft Excel
Capítulo 10
 Aprender a validar una planilla para ingresar datos que se ajusten a una condición.
 Conocer la función de la herramienta de Auditoria y comprender el funcionamiento de
los botones de la barra de herramientas.
 Aprender a aplicar un formato a los datos según una condición establecida.
 Comprender la utilidad de las tablas dinámicas y cómo funcionan los escenarios.
Validación Validación. Establecer la validación

de datos
Auditoria. Comandos de la
Auditoria barra de herramientas
auditoria.
Capítulo 10 Formato condicional Formato condicional.
Tablas dinámicas. Creación de

Tablas dinámicas tablas dinámicas. Gráficos
dinámicos
Escenarios. Creación de
Escenarios
escenario. Ver escenario.
165
Microsoft Excel
Validación
Validación
Esta herramienta se utiliza para introducir datos correctos en una hoja de cálculo, ya que le
permite especificar cuáles son los datos válidos para cada una de las celdas o rangos.
También puede restringir la información con un tipo de datos determinado (como números
enteros, números decimales o texto).
Establecer validación de datos
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de stock deba ingresar solo Fechas
mayores al 20/07/2003 y menores al 20/11/2003, en este caso puede restringir ese rango
de datos utilizando la herramienta validación.
Para utilizar la herramienta validación, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Datos – Validación...

2- Aparecerá este cuadro de diálogo:
166
Microsoft Excel
1) Haga clic en
esta solapa
2) Aquí debe seleccionar el

tipo de restricción de
datos para las celdas
seleccionadas
En este caso debe elegir

el tipo de permiso
«Fecha»
3) Elija el tipo
de datos. En ese
caso seleccione
Entre
4) Esta área cambia según

el tipo de permiso que se
haya seleccionado.
167
Microsoft Excel
5) Escriba un mensaje de
entrada, de esta manera al
seleccionar las celdas
validadas verá un mensaje
que le indicará cuáles
son los datos validos
a ingresar en dichas celdas.
6) Elija el tipo de estilo

para el mensaje de error.
7) Escriba el mensaje que desee. ¡Tenga en cuenta la condición de la validación! 8) Acepte el cuadro
Celda
seleccionada
«
Mensaje Entrante»
168
Microsoft Excel
Al ingresar un dato que no cumpla con el parámetro dado, aparecerá el

«
Mensaje de error» que ha definido en el cuadro de diálogo Validación.
Realice la actividad paso a paso, desde el Asistente , que se ubica en el

Capítulo 10, Tema: Validación, Subtema: Establecer la validación de datos, Por
ejemplo.
169
Microsoft Excel
Auditoría
Auditoría
Al utilizar la herramienta Auditoría en una hoja de cálculo, puede rastrear los datos que se
han utilizado dentro de una fórmula tales como precedentes (las celdas que proporcionan
datos a una celda determinada) o dependientes (las celdas que dependen del valor de una
celda específica).
Herramientas de la barra de herramientas Auditoría
Por ejemplo: Suponga que debe averiguar los datos que se han utilizado para calcular el
Total de la planilla Recibo de Sueldo. Observe la figura:
Total del
recibo de sueldo
Para utilizar las herramientas de la barra de herramientas auditoría, siga estos

pasos:
1- Seleccione la celda que tendrá la auditoría.

2- Active la barra de herramientas auditoría, desde el Menú herramientas - Auditoría de
fórmulas - Barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
3- Aparecerá esta barra:
170
Microsoft Excel
Herramientas de las Barras de herramientas Auditoría de Fórmulas

Si realiza una fórmula y la misma indica un mensaje de
error, este botón mostrará los posibles errores.
Este botón rastrea los datos utilizados a un resultado x .
Para utilizar este botón :
- Seleccione la celda que posee la fórmula.
- Con estos pasos verá la ubicación de los datos que se han
utilizado para obtener el resultado de la celda que posee la fórmula.
Quita las flechas dibujadas por los datos precedentes.
Este botón rastrea la ubicación de la fórmula que depende

del dato en la celda seleccionada.
Para utilizar este botón :
- Seleccione un dato numérico dentro de la planilla que considere
que ha sido utilizado para para obtener un resultado.
- Con estos pasos verá la ubicación de la celda que posee la
fórmula con el resultado.
Quita las flechas dibujadas por los datos dependientes.
Quitas las flechas dibujadas por los precedentes y los

dependientes.
Busca los datos erróneos de una fórmula.
Permite insertar un comentario.
Rodea con un círculo los datos que no cumplan con las

reglas de validación establecidas.
Borra los círculos creados por el comando anterior.
Muestra un registro de las celdas durante su

actualización.
Evalua la fórmula mostrando todos sus pasos.
4- Rastree el precendente del Total de este recibo de sueldo:

c- Observe la flecha azul que aparece
indicando los datos precedentes.
b- Desde la barra de herramientas

Auditoría de fórmulas, haga clic sobre
este botón:
a- Seleccione la celda que

posee la fórmula (resultado)
171
Microsoft Excel
5- Quite el rastreo de precedentes.

6- Rastree el dependiente del Total del Recibo de Sueldo.
a- Seleccione un dato en la
planilla que crea que se
utiliza como dato para
obtener el resultado de una
fórmula.
b- Desde la barra de herramientas c- Observe la flecha azul que se

Auditoría de fórmulas, haga clic presenta indicando la ubicación de
sobre este botón: la celda dependiente.

Capítulo 10, Tema: Auditoría, Subtema: Comandos de la barra de herramientas
Auditoría de fórmulas, Por ejemplo.
172
Microsoft Excel
Formato condicional
Formato condicional
Esta herramienta aplica un tipo de formato a aquellas celdas que cumplan con una
determinada condición, dentro del rango de celdas seleccionado. En el cuadro de diálogo
formato condicional podrá aplicar formatos al los contenidos de las celdas, siempre y
cuando estas cumplan con un criterio determinado.
Por ejemplo: Suponga que en la siguiente planilla de Alumnos, deba determinar mediante
formatos de texto, la información de la columna Estado, indicando los siguientes resultados
con estos formatos:
Estado de Alumno Tipo de Formato condicional para el texto

Tipo de Color: Verde
Aprobado Tipo de Estilo: Normal
Recupera Tipo de Color: Amarillo

Tipo de Estilo: Negrita Cursiva
Desaprueba Tipo de Color: Rojo

Tipo de Estilo: Negrita
Para utilizar esta herramienta, siga estos pasos:
1- Seleccione las celdas que tendrán el formato condicional.

2- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Formato condicional...
173
Microsoft Excel
1) Seleccione un 2) Establezca el tipo de condición dependiendo de la opción

tipo de condición. que haya seleccionado en el paso anterior.
4) Haga clic en este botón en caso 3) Haga clic en este botón. Aparecerá el cuadro de
de que desee agregar más condiciones. diálogo «Formato de celdas».
Seleccione en este caso el formato que corresponde
5) Acepte el cuadro. para el resultado «Aprobado».
Celdas con formato

condicional

Capítulo 10, Tema: Formato condicional, Subtema: Sector condicional 1l,
Por ejemplo.
174
Microsoft Excel
Tablas dinámicas
Tablas dinámicas
La tabla dinámica, es una tabla interactiva que permite el resumen y presentación precisa
de la información de una base de datos.
Es decir, que cada tabla le permitirá conocer la relación entre los campos que Ud. elija
(ventas por empleado, dinero por cliente o gastos para cada mes, etc.) pudiendo cambiar su
estructura convenientemente o mostrar los detalles de un dato cuando lo crea necesario (por
ejemplo, mostrar para qué conceptos se realizaron los gastos de un determinado mes).
La tabla resume la información utilizando la función que especifique (como por ejemplo,
suma, promedio, contar, entre otras) para enlazar así los datos involucrados.
Además, al modificar los datos de la base madre se modificarán todas las tablas relaciona-
das (que aparecen en distintas hojas) si es que lo desea.
Creación de tablas dinámicas
Por ejemplo: Suponga que el sector de administración de un club, tiene creada en Excel,
una base de datos con las inscripciones realizadas en los últimos meses (hasta Septiembre
inclusive), en la cual figura la Fecha de inscripción, Nº de inscriptos, Categoría, Deporte,
Turno, Nombre del Profesor, Cuota y Monto Total recaudado en cada día, como se observa
en la siguiente planilla:
La manera más ágil y sencilla de obtener resúmenes en forma inmediata es mediante una
tabla dinámica.
175
Microsoft Excel
Ahora suponga que su jefe necesita un resumen de las últimas inscripciones de cada
trimestre según el turno al cual corresponden. De esta manera podrá reforzar la publicidad
para dicho turno haciendo hincapié en la atención personalizada por falta de alumnos u
ofreciendo ciertos beneficios durante el trimestre que sea necesario.
Por esto le solicita que realice una tabla con el total de alumnos para cada Turno durante
los diferentes trimestres. Para ello siga estos pasos:
1- Seleccione una celda de la planilla.

- Haga clic en Datos - Informe de tablas y gráfico dinámicos...
2ª Opción desde la Barra de herramientas Asistente para tablas dinámicas

- Desde la barra de herramientas tabla dinámica, haga clic en este botón:
1) Haga clic
en esta opción
2) Haga clic en
este botón
176
Microsoft Excel
3) Verifique el rango que ha tomado para la tabla dinámica, de no ser así

haga clic en el botón «Contraer diálogo» y seleccione los datos que desee
5) Tilde esta casilla

Campos de la base de datos
7) Para obtener el Total de alumnos por cada Turno durante los diferentes trimestres, arrastre el campo Turno al
sector Columnas, el campo Fecha de incripción al sector Filas y el campo Número de incriptos al sector Datos.
177
Microsoft Excel
Campos organizados en las

áreas de diseño de una tabla
dinámica
8- Acepte el cuadro.
Resultado de la tabla dinámica, en este caso cálculo el total de alumnos para cada fecha:
178
Microsoft Excel

Capítulo 10, Tema: Auditoría, Subtema: Creación de tablas dinámicas,
Por ejemplo.
Creación de gráficos dinámicos
Para crear un gráfico dinámico, siga estos pasos:
1- Haga clic en una de las celdas de la tabla dinámica.

2- Desde la barra de herramientas tabla dinámica, haga clic en este botón:
3- Automáticamente aparecerá el gráfico:
179
Microsoft Excel
Escenarios
Escenarios
Los escenarios pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo
y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Creación de escenarios
Por ejemplo: Suponga que trabaja en la caja de un Mayorista de Golosinas y le solicitan

que prepare una planilla en la cual se puedan observar los precios de las golosinas, en las
ventas por mayor y por menor.
Observe la siguiente planilla:
A través de los escenarios, este campo mostrará los precios por Mayor y Menor
Para crear los escenarios, siga estos pasos:
1- Seleccione el rango B3:B7.

2- Desde la barra de menú, haga
clic en Herramientas -
Escenarios...
1) Haga clic
en este botón
180
Microsoft Excel
para el nuevo escenario.
En este caso
«
Precios por Mayor»
3) Cierre el cuadro
5) Acepte
4) Ingrese los datos del el cuadro
primer escenario, en
este caso serán los
precios Mayoristas de
cada uno de los
productos
6) Haga clic en el botón «Agregar» y cree un nuevo

escerario con el nombre Precios por Menor.
Inserte estos datos:
7) Acepte el cuadro
181
Microsoft Excel
Resultado de los escenarios:
Ver escenario
Para ver los escenarios creados, siga estos pasos:
1- Haga clic en el menú Herramientas - Escenarios...

2- Aparecerá este cuadro: 2) Haga clic en este botón
Resultado del escenario

Precio por Mayor
Resultado del escenario

Precio por Menor
1) Haga clic sobre el nombre
del Escenario que desea ver
182
Microsoft Excel

Capítulo 10, Tema: Escenarios, Subtema: Resumen de Escenarios, Por ejemplo.
Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente , que se ubica en el Capítulo 10,

Tema: Reapaso General, Subtema: Práctica Laboral
183
Microsoft Excel
Actividad 10
Confeccione una planilla que posea los temas vistos en este capítulo.
184
Microsoft Excel
1- ¿Cuál es la utilidad de la herramienta validación?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir, para utilizar la herramienta auditoría?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Qué es una tabla dinámica? ¿Cómo se crea una tabla dinámica?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear un escenario?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
5- ¿Para qué se utiliza la herramienta formato condicional?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
185
Microsoft Excel
186
Microsoft Excel
Capítulo 11
 Comprender para qué se utilizan las plantillas y aprender a guardar una hoja de
cálculo con este tipo de características.
 Aprender a modificar y completar una plantilla.
Plantillas Plantillas. Trabajando con plantillas.
Capítulo 11
Guardar como página Libro de Microsoft Excel 2000 en
Web Internet.
187
Microsoft Excel
Plantillas
Plantillas
Las plantillas son moldes de planillas que pueden utilizarse como tareas comunes por ejemplo
rellenar Informes, Planillas de stock, Liquidaciones de Sueldos, etc. Cada vez que se de-
see utilizar alguna de las tareas frecuentes o parciales, simplemente deberá abrir la plantilla
y llenar los datos que desee incorporar.
El programa de Excel posee algunas plantillas preestablecidas de uso frecuente como
facturas, períodos de gastos y pedidos.
Trabajando con plantillas
Creación de plantillas:
Para crear plantillas, siga estos pasos:
1- Comience creando una planilla que utilice con frecuencia, por ejemplo esta planilla de
Stock:
2- Una vez que haya creado la planilla, desde la barra de herramientas, haga clic en Archivo
- Guardar como...
188
Microsoft Excel
3) Una vez que haya

seleccionado el tipo de
archivo Plantilla
automáticamente verá la
carpeta plantillas, donde se
almacenarán las plantillas
que vaya creando.
1) Escriba el nombre del archivo. 2) Seleccione el tipo de 4) Haga clic en este botón.
archivo como «Plantilla».
Utilización de las plantillas personalizadas
Para usar las plantillas personalizadas, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo -

Nuevo ....
2- Aparecerá el panel de tareas:
b) Haga clic c) Haga clic a) Haga clic en este botón

en esta solapa en este ícono
d) Haga clic
en este botón
189
Microsoft Excel
Completar o modificar una plantilla
En Excel encontrará tres tipos de plantillas preestablecidas, Facturas, Informes de Gastos y

Pedidos.
Para utilizar cualquiera de este tipo de plantilla, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Nuevo...
1) Haga clic en esta solapa
2) Haga clic en este ícono

Complete cada uno de los datos
que desee incluir en la factura.
190
Microsoft Excel

Capítulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Trabajando con plantillas, Por ejemplo.

Capítulo 11, Tema: Plantillas, Subtema: Completar o modificar una plantilla, Por
ejemplo.
191
Microsoft Excel
Guardar como página Web
Libros de Microsoft Excel xp en Internet
Suponga que trabaja para una empresa que proporciona tutoriales de informática y le
encomiendan crear un página Web con información relacionada al programa de Microsoft
Excel. Una de las páginas del sitio debe dar información a cerca de la función suma.
Para realizar este trabajo, siga estos pasos:
1- Cree una página en Word y guárdela en una carpeta. ¡La carpeta debe crearla en el
Disco Rígido!
2- Ingrese estos datos:
Microsoft Excel
SUMA
Suma todos los números de un rango
Sintaxis:
=SUMA(Rango)
Suponga que debe averiguar el total de la siguiente planilla:
192
Microsoft Excel
3- Ingrese a Excel y cree la siguiente planilla:
4- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Guardar como página Web...
2) Seleccione la ubicación del archivo. Lo más recomendable es que
cree una carpeta dentro de la unidad de almacenamiento C: y allí guarde
todos los archivos que va utilizando para la página.
3) Seleccione el libro o 1) Escriba el 4) Haga clic en

seleccione el rango que nombre del archivo. este botón.
desea guardar como
página W eb.
193
Microsoft Excel
6- Active el programa de Word.

7- Inserte la planilla de Excel, desde el menú Insertar - Objeto...
a- Haga clic en
esta solapa
b- Haga clic en
este botón
c- Busque la
ubicación del
archivo que
desea insertar
d- Haga clic sobre

el archivo.
e- Haga clic en
este botón
f- Verifique los
datos del archivo
g- Acepte el cuadro
Ventana de
Microsoft Word
Planilla de Excel
insertada en Word
194
Microsoft Excel
9- Desde Mi PC abra el archivo de Word, así se abrirá directamente en Internet Explorer:

Capítulo 11, Tema: Repaso general, Subtema: Práctica Laboral
195
Microsoft Excel
Actividad 11
1- En un nuevo libro confeccione la siguiente planilla, como una plantilla.
2- Guarde la plantilla como página Web.
196
Microsoft Excel
1- ¿Cuáles son los pasos que debe seguir para crear una plantilla?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿Para qué se utiliza el comando guardar como página Web?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cómo modificar una plantilla?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
197
Microsoft Excel
198
Microsoft Excel
Capítulo 12
 Aprender a trabajar con varios libros a la vez y trabajar con varios libros abiertos.
 Trabajar con diferentes hojas de cálculo abiertas y aprender a trabajar de una manera
más dinámica dentro de la misma hoja.
 Comprender cómo configurar las propiedades de un libro de Microsoft Excel.
Trabajando dentro de una misma

Trabajando con ventenas hoja. Trabajar con diferentes hohas
Capítulo 12 dentro de un libro. Trabajar con
varios libros.
Guardar como página Configuración de propiedades.

Web
199
Microsoft Excel
Trabajando con ventanas
Trabajando dentro de una misma hoja
Si necesita mantener visibles los rótulos de algunas filas durante el desplazamiento, podrá
mantenerlas fijas utilizando la
opción Dividir.
Para utilizar la opción Dividir, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Ventana - Dividir.

2- Aparecerán estas líneas indicando la división:
Barras de División
200
Microsoft Excel
3- Ubique el puntero del mouse en las líneas, y arrástrela hasta separar los rótulos del resto
de los datos.
4- La planilla quedará de la siguiente manera:
Al utilizar la barra de desplazamiento los rótulos de la primer fila quedarán intactas
ATENCIÓN: Para quitar la división, haga clic en el Menú Ventana - Quitar -

División.
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro
Si desea trabajar en forma paralela con el mismo archivo actualizando permanetemente sus
datos, debe utilizar la opción Nueva Ventana.
Para ello, siga estos pasos:
1- Abra una planilla. Ejemplo:
201
Microsoft Excel
2- Haga un clic en el menú Ventana - Nueva ventana.

3- Aparecerá un nuevo archivo.
Al modificar uno de los archivos el otro se actualizará automáticamente
Trabajar con varios libros
Para activar o desactivar los archivos abiertos en Excel, utilice este menú:
1- Desde la barra de menú, haga clic en:
Haga clic sobre uno de los

nombres del archivo abierto
que desea activar.
202
Microsoft Excel
Propiedades del archivo
Configuración de propiedades
Para observar las propiedades de un archivo, siga estos pasos:
1- Desde la barra de menú, haga clic en Archivo - Propiedades.

1) Haga clic
sobre esta
solapa
2) Aquí podrá
observar las
propiedades del
archivo activo.
Realice la Práctica Laboral, desde el Asistente, que se ubica en el

Capítulo 12, Tema: Repaso general, Subtema: Práctica Laboral
203
Microsoft Excel
Actividad 12
1- Abra el archivo llamado Club Enero realizado en la Actividad 3.

2- Deje inmóviles los títulos de todas las columnas.
3- Abra el archivo llamado Planilla de Ventas realizado en la Actividad 6.
4- Active una nueva ventana y modifique el formato del texto.
5- Sin cerrar el libro Planilla de Ventas, active el archivo Club Enero.
6- Desde sus propiedades, verifique desde sus estadísticas, cuál es su fecha de creación.
204
Microsoft Excel
1- ¿Qué utilidad le daría a la herramienta dividir que se ubica en el menú ventana?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
2- ¿ Cómo trabajar con diferentes hojas dentro de un libro?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3- ¿Cuáles son las características que se observan en las propiedades de un archivo?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
205
Microsoft Excel
206
Microsoft Excel
Autoevaluación
Esta Autoevaluación tiene como finalidad acercarlo a la metodología que se utilizará en la

evaluación del Módulo.
Le recomendamos realizarla luego de haber estudiado los distintos temas detallados en
este Módulo y en el Asistente Excel .
Las respuestas correspondientes podrán ser consultadas en la página 209.
1. ¿Qué es un rango?
a. Un conjunto de celdas.
b. Un conjunto de celdas seleccionadas.
c. Un conjunto de celdas combinadas
2. Maque sólo las fórmulas
a. =Suma(a1:a9) d. Suma(a1:a9) g. =h8*k9

b. =a1:+a9 e. =b1-g5 h. =max(a1:a6)
c. a1-19 f. =h5/ñ6 i. h8*k9=
3. Marque sólo las funciones:
a. =Suma:a1:a9) d. maz(f1:g3) g. =si(a1>5;«aprobado»;»desapobado»)

b. =Promedio(a5:63 e. =g1:o8 h. =contar(a1:p5)
c. =min(b1-19 f. =f1*p9 i. =resta(a2:m3)
4. ¿Cuáles de las siguientes caminos se utiliza para insertar una nueva fila.
a. Menú contextual - Insertar fila.

b. Menú insertar - Filas.
c. Ambas.
5. Para insertar un gráfico ¿Cuáles son los pasos que debe seguir?
a. Seleccinar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir la opción
Asistente para gráficos
b. Seleccionar los datos a graficar y desde la barra de herramientas elegir el botón
gráficos
c. Ninguna de las anteriores.
207
Microsoft Excel
6. ¿Qué es una macro?
a. Un conjunto de comandos
b. Un conjunto de celdas seleccionadas
c. Un conjunto de comandos grabados
7. Al utilizar la herramienta Auditoría en una hoja de cálculos, puede rastrear los

precedentes o los dependientes
a. Verdadero.
b. Falso.
8. ¿Qué es una plantilla?
a. Son moldes para páginas Web.

b. Son moldes de planillas para Excel.
c. Ambas.
9. Marque la fórmula que contenga un valor absoluto:
a. =v1*$f$1
b. =v1*$$f1
c. =v1*f1$$
10. Para trabajar con diferentes hojas dentro de un mismo libro ¿Cuál es el menú que
debe utilizar?
a. Menú Archivo - Nueva ventana.

b. Menú Archivo - Nuevo...
c. Menú Ventana - Nueva ventana.
208
Microsoft Excel
Respuestas correctas
1.a. 3.g.h.i. 5.a. 7.a. 9.a.

2.e.f.g. 4.c. 6.c. 8.b. 10.c.
209
Microsoft Excel
Bibliografía recomendada
Microsoft Office XP Versión 2002
ISBN:84-415-1269-8
AUTOR: José María Delgado Cabrera
Editorial: Anaya Multimedia (Grupo Anaya, S.A.)
210
Microsoft Excel
Índice
Prólogo ................................................................................................................ 3
Metodología de trabajo ...................................................................................... 4
CAPÍTULO 1 ........................................................................................................ 5
Introducción........................................................................................................ 6
Microsoft Excel xp ................................................................................................. 6
Ingresar a Excel .................................................................................................... 6
Partes de la ventana ............................................................................................. 8
Archivos nuevos .................................................................................................... 9
Formas de selección ............................................................................................. 9
Rango ................................................................................................................... 13
Ingreso de información .......................................................................................... 14
Tamaño de filas y columnas ................................................................................... 15
Formato de celdas ................................................................................................ 17
Guardar y abrir libros ......................................................................................... 22

Guardar archivos ................................................................................................... 22
Actualizar archivos ................................................................................................ 22
Cerrar archivos ..................................................................................................... 23
Abrir archivos ........................................................................................................ 23
Actividad 1 .......................................................................................................... 25
Repaso del capítulo 1 ......................................................................................... 26
CAPÍTULO 2 ........................................................................................................ 27
Series .................................................................................................................. 28
Serie ..................................................................................................................... 28
Crear series de dato personalizados .................................................................... 30
Fórmulas básicas ............................................................................................... 31

Fórmulas básicas ................................................................................................. 31
Algunas fórmulas básicas ..................................................................................... 31
Suma ........................................................................... 32
Resta ............................................................................ 33
Multiplicación ............................................................... 34
División ........................................................................ 35
Porcentaje .................................................................... 36
211
Microsoft Excel
Funciones ........................................................................................................... 39
Función ................................................................................................................. 39
Funciones matemáticas y trigonométricas ............................................... 39
Suma ...................................... 39
Sumar.si ................................. 40
Producto ................................. 42
Raíz ........................................ 43
Potencia ................................. 44
Funciones estadísticas ............................................................................ 46
Promedio ................................ 46
Máximo ................................... 48
Mínimo ................................... 49
Contar ..................................... 51
Contar.si ................................. 52
Contar.blanco ......................... 54
Contará ................................... 56
Moda ...................................... 57
Fecha y hora ............................................................................................ 59
Ahora ...................................... 59
Hoy ......................................... 60
Día .......................................... 61
Mes ......................................... 62
Actividad 2 .......................................................................................................... 64
CAPÍTULO 3 ........................................................................................................ 67
Funciones lógicas .............................................................................................. 68
Función Si ............................................................................................................. 68
Función Si (Anidada) ............................................................................................ 70
Funciones de búsqueda .................................................................................... 74

Funcioón BuscarV ................................................................................................. 74
Funcioón BuscarH ................................................................................................. 77
Asistente para funciones ................................................................................... 80

Asistente para funciones ....................................................................................... 80
Actividad 3 .......................................................................................................... 84
212
Microsoft Excel
CAPÍTULO 4 ........................................................................................................ 87
Referencias relativas y absolutas ..................................................................... 88
Referencias relativas y absolutas .......................................................................... 88
Insertar y eliminar filas, columnas y hoja .......................................................... 91

Insertar y eliminar filas, columnas y hojas ............................................................... 91
Etiquetas inteligentes ......................................................................................... 96

Etiquetas inteligentes ............................................................................................ 96
Rangos ................................................................................................................ 98
Rangos ................................................................................................................. 98
Actividad 4 .......................................................................................................... 100
CAPITULO 5 ........................................................................................................ 103

Gráficos ............................................................................................................... 104
Gráficos ................................................................................................................ 104
Insertar un gráfico .................................................................................................. 104
Áreas de un gráfico ............................................................................................... 111
Tamaño de los gráficos ......................................................................................... 112
Formato de los gráficos ........................................................................................ 113
Actividad 5 .......................................................................................................... 114
CAPITULO 6 ........................................................................................................ 117

Base de datos ..................................................................................................... 118
Base de datos ...................................................................................................... 118
Organizar datos .................................................................................................... 121
Filtros .................................................................................................................. 122

Filtros .................................................................................................................... 122
Aplicar autofiltros .................................................................................................. 122
Quitar autofiltro ...................................................................................................... 124
Actividad 6 .......................................................................................................... 125
213
Microsoft Excel
CAPÍTULO 7 ........................................................................................................ 127

Combinación de archivos .................................................................................. 128
Combinación de archivos ...................................................................................... 128
Administrar archivos y objetos ......................................................................... 135

Copiar .................................................................................................................. 135
Mover o cortar ....................................................................................................... 136
Pegado especial ................................................................................................... 138
Actividad 7 .......................................................................................................... 140
CAPÍTULO 8 ........................................................................................................ 143

Administrar archivos y objetos ......................................................................... 144
Macros .................................................................................................................. 144
Creación de macros ............................................................................................. 144
Ejecutar macros .................................................................................................... 146
Macros absolutas y relativas ............................................................................. 147

Macros absolutas .................................................................................................. 147
Macros relativas .................................................................................................... 148
Actividad 8 .......................................................................................................... 150
CAPÍTULO 9 ........................................................................................................ 153

Configuración de páginas ................................................................................. 154
Configuración de páginas ..................................................................................... 154
Área de impresión .............................................................................................. 158

Establecer área de impresión ............................................................................... 158
Quitar área de impresión ....................................................................................... 159
Vista preliminar ................................................................................................... 160

Vista preliminar ..................................................................................................... 160
Actividad 9 .......................................................................................................... 162
214
Microsoft Excel
CAPÍTULO 10 ...................................................................................................... 165

Validación............................................................................................................ 166
Validación ............................................................................................................. 166
Establecer validación de datos ............................................................................. 166
Auditoría .............................................................................................................. 170

Auditoría ............................................................................................................... 170
Herramientas de la barra de herramientas Auditoría .............................................. 170
Formato condicional .......................................................................................... 173

Formato condicional ............................................................................................. 173
Tablas dinámicas ................................................................................................ 175

Tablas dinámicas .................................................................................................. 175
Creación de tablas dinámicas ............................................................................... 175
Creación de gráficos dinámicos ............................................................................ 179
Escenarios .......................................................................................................... 180

Escenarios............................................................................................................ 180
Creación de escenarios ........................................................................................ 180
Ver escenario ........................................................................................................ 182
Actividad 10 ........................................................................................................ 184
Repaso del capítulo 10 ....................................................................................... 185
CAPÍTULO 11 ...................................................................................................... 187

Plantillas .............................................................................................................. 188
Plantillas ............................................................................................................... 188
Trabajando con plantillas ....................................................................................... 188
Utilización de plantillas personalizadas .................................................................. 189
Completar o modificar una plantilla ........................................................................ 190
Guardar como página Web ................................................................................ 192

Libros de Microsoft Excel xp en Internet ................................................................. 192
Actividad 11 ......................................................................................................... 196
215
Microsoft Excel
CAPÍTULO 12 ...................................................................................................... 199

Trabajando con ventanas .................................................................................. 200
Trabajando dentro de una misma hoja ................................................................... 200
Trabajar con diferentes hojas dentro de un libro ..................................................... 201
Trabajar con varios libros ...................................................................................... 202
Propiedades del archivo .................................................................................... 203

Configuración de propiedades .............................................................................. 203
Actividad 12 ........................................................................................................ 204
AUTOEVALUACIÓN ............................................................................................ 207

Respuestas correctas ........................................................................................... 209
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA ...................................................................... 210
216

Excel 2003

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Excel 2003

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Microsoft Excel

¡Bienvenidos al apasionante Mundo de la Informática!

En este Módulo intentaremos guiarlos en el aprendizaje de Microsoft Excel.

Les deseamos éxito en este aprendizaje que están comenzando.

Les presentamos la Metodología de Trabajo de este Módulo, con el fin de orientarlos

Es importante comenzar por la simbología que encontrarán en las próximas páginas:

Desarrolla una aclaración de importancia acerca del tema.

Plantea otras formas de aplicar las herramientas.

Indica las Prácticas a realizar, en caso de tener instalado el Software

Sugiere alternativas para hacer más dinámica la aplicación de las

Al finalizar cada Capítulo encontrarán:

 Prácticas Adicionales, que les permitirán repasar las herramientas aprendidas en

 Un repaso de conceptos Teóricos, para verificar la compresión y adquisición de los

Al término de este capítulo esperamos que logren los siguientes objetivos:

 Conocer la utilidad de esta importante planilla de cálculos y sus características

Capítulos Temas de Aprendizaje Contenidos Mínimos

Microsoft Excel. Ingreso a Excel.

Guardar y abrir libros Guardar archivos. Actualizar

Microsoft Excel es una planilla de cálculos en el paquete de aplicaciones Office.

ATENCIÓN: Dependiendo de la instalación del programa, es posible encontrar

En caso de que el programa sea utilizado con mucha frecuencia puede:

- Crear un acceso directo para Microsoft Excel, en el escritorio.

Ventana de Microsoft Excel xp

Columnas: Es un conjunto de celdas organizadas verticalmente. Se nombran con las

ATENCIÓN: Los archivos nuevos creados en Excel se denominan Libros.

Para crear un nuevo archivo, utilice cualquiera de las siguientes opciones:

1ª Opción desde la Barra de herramientas «Estándar»

- Haga clic en este botón:

2ª Opción desde el Teclado

3ª Opción desde la Barra de menú

Selección de una celda:

1- Ubique el puntero del mouse en la celda que desee seleccionar.

Puntero del mouse

ATENCIÓN: Para desplazar la selección de una celda a otras, utilice

Selección de una fila:

Puntero del mouse

Selección de una columna:

Puntero del mouse

Selección de celdas, columnas o filas en forma continúa:

Puntero del mouse

Selección de celdas, columnas o filas en forma discontinúa:

1- Seleccione un grupo de celdas.

3- Sin soltar la tecla control, seleccione otro grupo de celdas.

1er Grupo de celdas

1er Grupo de celdas

2do Grupo de celdas

Un rango es un conjunto de celdas seleccionadas, que se representan con un nombre com-

Rango Desde hasta

Ejemplo: La selección de celdas que se

Tipo de dato: Texto Tipo de dato: Numérico

ATENCIÓN: Si usted desea modificar o cambiar los datos de una celda,

2ª Opción desde el Teclado

Realice la actividad paso a paso desde el Asistente , que se ubica en el Capítu-

Tamaño de filas y columnas

- Seleccione la/s fila/s que

- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Fila - Alto...

2ª Opción desde la Fila

- Ubique el puntero del mouse entre la numeración de las filas.

Puntero del mouse

1ª Opción desde la Barra de menú

- Seleccione la/s columna/s

- Desde la barra de menú, haga clic en Formato - Columnas - Ancho...

2ª Opción desde la Columna

- Ubique el puntero del mouse entre la numeración alfabetica de las columnas.