PROCESO P19 INCENTIVO EMPLEADO DEL MES

MANUAL DE CAPACITACIN

SECRETARA DE FINANZAS

P19 INCENTIVO EMPLEADO DEL MES

MANUAL DE CAPACITACIN

ROLES:
ADMN_INC_19
SUB_EA
OPER_INC_19

Fecha:19/08/11

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MANUAL DE CAPACITACIN
CONTENIDO

CONTENIDO
Roles:..................................................................................................................................................................................................................3
Flujo:...................................................................................................................................................................................................................4
Tarea: INICIO DE PROCESO.................................................................................................................................................................................6
Tarea: SELECCIN DE QUINCENA.......................................................................................................................................................................7
Descripcin de elementos de pantalla
Tarea: ASIGNACIN DE PREMIOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA....................................................................................................................8
Descripcin de elementos de pantalla
Tarea: DISTRIBUCIN DE PREMIOS POR SUB REAS.........................................................................................................................................9
Descripcin de elementos de pantalla:
Tarea: ASIGNACIN DE PREMIO POR EMPLEADO..........................................................................................................................................10
Descripcin de elementos de pantalla
Tarea: AUTORIZACIN DE SOLICITUDES...........................................................................................................................................................12
Descripcin de elementos de pantalla
Tarea: REVISIN DE SOLICITUDES DE PREMIO.................................................................................................................................................13
Descripcin de elementos de pantalla
Tarea: GENERACIN DE ARCHIVOS PARA PAGO..............................................................................................................................................15
Descripcin de elementos de pantalla
GLOSARIO:........................................................................................................................................................................................................17

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Roles:

ROL

Puesto
proceso

Descripcin

ADMN_INC_192

Administrador del
empleado del mes.

SUB_EA3

Subdirector de enlace administrativo.

Responsable de monitorear y autorizar la solicitud de

empleados por unidad administrativa.

OPER_INC_194

Operador del incentivo empleado del mes.

Responsable de agregar y evaluar a los empleados

solicitantes del premio.

de

incentivo Responsable de iniciar el proceso para cada unidad

administrativa.

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FLUJO
Flujo:
El proceso de "Incentivo empleado del mes" est conformado por seis tareas, las cuales estn asignadas a los usuarios que tengan los siguientes roles:
1.

ADMN_INC_19

2.

SUB_EA

3.

OPER_INC_19

El usuario con rol ADMN_INC_19 es el responsable de iniciar el proceso, estableciendo la quincena de pago y las instrucciones para la correcta ejecucin del proceso.

El usuario con rol ADMN_INC_19 indica el nmero de premios asignados a cada unidad administrativa.

El usuario con rol SUB_EA da las indicaciones que debern seguir los usuarios con rol OPER_INC_19 pertenecientes a cada una de sus sub unidades administrativas.

En cada sub unidad administrativa, los usuarios con el rol OPER_INC_19 son los responsables de evaluar a los empleados que solicitan el pago del premio "Incentivo
empleado del mes".

El usuario con rol SUB_EA revisa el estado de avance todas las tareas de evaluacin y adicin de empleados en sus sub unidades administrativas. De acuerdo al estado de
avance de las tareas puede hacer el cierre para la autorizacin de solicitudes en su unidad administrativa.

El usuario con rol ADMN_INC_19 debe constatar que todas las unidades administrativas involucradas en el proceso hayan finalizado sus tareas para as continuar con la
generacin de los archivos de nmina o listados correspondientes al proceso, a saber:

Concentrado de empleados para pago del premio "Incentivo empleado del mes".

Layout SIN nombres de los empleados.

Ver diagrama de flujo del proceso (Pg.5)

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FLUJO
FLUJO:

Ilustracin 1: Flujo del Proceso P19 Incentivo empleado del mes

III lIIuIlulsuststrtraraIlustracin
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6
7
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mes

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Tarea: INICIO DE PROCESO

ROL: ADMIN_INC_19

1.

Al iniciar el proceso de pago de premio Incentivo

empleado del mes se muestra una ventana de
confirmacin.

2.

Para confirmar el inicio del proceso el usuario con

rol ADMN_INC_19 debe seleccionar el botn que
dice: "Perfecto, quiero iniciar este proceso".

3.

Para cancelar el inicio del proceso el usuario con rol

ADMN_INC_19 debe seleccionar el botn que dice:
"No deseo iniciar este proceso ahora".

4.

Una vez que el usuario con rol ADMN_INC_19 ha

iniciado el proceso, observar en su listado de
tareas la tarea correspondiente al inicio del proceso.

5.

El ttulo de la tarea inicial en el listado de tareas es:Inicio de proceso".

Ilustracin 2 Pantalla de confirmacin de inicio

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Tarea: SELECCIN DE QUINCENA

ROL: ADMN_INC_19

Descripcin de elementos de pantalla:

La pantalla correspondiente a la tarea "Seleccin de quincena
de pago" est compuesta por los siguientes elementos:
1.

Instrucciones de tarea: Indican los pasos que el

usuario con rol ADMN_INC_19 debe seguir para
ejecutar correctamente la tarea.

2.

Quincena de pago: El usuario con rol ADMN_INC_19

debe seleccionar la quincena para la cual se tiene
contemplado el pago del premio "Incentivo empleado
del mes".

3.

Documento de DGADP: El documento que determina

el nmero de premios autorizados a pagarse.

4.

Premios autorizados por DGADP: Nmero de premios

que DGADP autoriza a pagarse.

5.

Comentarios: El usuario con rol ADMN_INC_19 debe

dar las indicaciones especficas del proceso a
contemplar en las siguientes tareas.

6.

Cancelar este proceso: Permite terminar la ejecucin

del proceso prematuramente. Al seleccionar este
botn el proceso se dar por terminado y no podr
continuar con el resto de las tareas.

7.

Continuar: Al seleccionar el botn para continuar la

tarea, se muestra la pantalla de tarea terminada. 1

Las siguiente tarea "Asignacin de lmites por unidades

administrativas" se asigna al usuario con rol ADMN_INC_19.

Ilustracin 3: Pantalla de seleccin de quincena de pago

1 La pantalla de tarea terminada aparece en todas las ocasiones en que se finaliza exitosamente una tarea e indica el rol y tarea
siguiente.
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Tarea: ASIGNACIN DE PREMIOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA

ROL: ADMN_INC_19

Descripcin de elementos de pantalla:

La pantalla correspondiente a la tarea "Asignacin de lmites por unidades administrativas" est compuesta por los siguientes elementos:
1.

Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol

ADMN_INC_19
debe
seguir
para
ejecutar
correctamente la tarea.

2.

Datos: Se muestran los datos del proceso tales como:

3.

la quincena de pago,

los comentarios e instrucciones,

la cantidad de premios autorizados

la cantidad de premios que le restan por

repartir.

Datos de las unidades administrativas: Se muestra el

listado de todas las unidades administrativas. Para
incluirlas en el proceso se debe:

Seleccionar la opcin de SI de la columna

(a) "Aplica",

Asignar la cantidad de premios en la columna

(b) "Premios aplicados".

Ilustracin 4: Pantalla de asignacin de premios por unidad administrativa

4.

Cancelar este proceso: El botn de CANCELAR este proceso permite terminar la ejecucin del proceso prematuramente. El
proceso se dar por terminado y no podr continuar con el resto de las tareas.

5.

Continuar: Al seleccionar el botn Continuar se muestra la pantalla de tarea terminada.

Las siguientes tareas se lanzan simultneamente:

"Distribucin de premios por sub-rea" y se asignan a los usuarios con rol SUB_EA.

"Revisin de solicitudes" asignada al usuario con rol ADMN_INC_19.

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Tarea: DISTRIBUCIN DE PREMIOS POR SUB REAS

ROL: SUB_EA
El usuario con rol SUB_EA debe distribuir los premios que tiene asignados entre las diferentes sub unidades administrativas que
conforman su rea. Esto limita la asignacin de premios a los operadores del incentivo por lo que debe dar instrucciones precisas para la
asignacin de los premios.

Descripcin de elementos de pantalla:

La pantalla correspondiente a la tarea "Distribucin de
premios por sub reas" est compuesta por los siguientes
elementos:
1.

Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con

rol SUB_EA deber seguir para ejecutar
correctamente la tarea.

2.

Datos del proceso: Se muestran los parmetros

que rigen el proceso:

Quincena de pago: Quincena en la cual se

realizar el pago del premio.

Premios asignados: Total de premios que

se le han asignado a la unidad
administrativa.

Premios restantes: Premios que an no

han sido asignados a las sub unidades
administrativas.

3.

Datos de las sub unidades administrativas: Se

muestran las sub unidades administrativas que
cuentan con usuarios con rol OPER_INC_19.

4.

Cantidad de premios: Permite establecer el

nmero de premios que los operadores de
incentivo pueden distribuir a los empleados.

5.

Indicaciones: Son las indicaciones que d el usuario

con rol SUB_EA a sus operadores para la correcta
ejecucin del proceso.

6.

Continuar: Al seleccionar el botn Continuar se

muestra la pantalla de tarea terminada.

Ilustracin 5: Pantalla distribucin de premios por subrea

Las siguientes tareas se lanzan simultneamente:

"Asignacin de premio por empleado " asignadas a los usuarios con rol OPER_INC_19.

"Autorizacin de solicitudes" se asigna al usuario con rol SUB_EA.

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Tarea: ASIGNACIN DE PREMIO POR EMPLEADO

ROL: OPER_INC_19 .

Descripcin de elementos de pantalla:

La pantalla correspondiente a la tarea "Asignacin de premio
por empleado" est compuesta por los siguientes elementos:
1.

Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol

OPER_INC_19
deber
seguir para ejecutar
correctamente la tarea.
Datos del proceso: Se muestran los parmetros que
rigen el proceso:

Quincena de pago: Quincena en la cual se

realizar el pago del premio.

Indicaciones del Subdirector de Enlace

Administrativo: Indicaciones especficas que se deben
seguir para la correcta ejecucin del proceso.

Premios asignados: Total de premios que se le

han asignado a la sub unidad administrativa.

Premios restantes: Premios que an no han sido

asignados a los empleados.

2.

Bsqueda y evaluacin del empleado: El usuario con

rol OPER_INC_19 debe capturar el nmero de
empleado y seleccionar el botn "Buscar".

Ilustracin 6: Pantalla de asignacin de premio por empleado:

Esta accin arroja los datos generales del empleado para asegurarse de que se est incluyendo al empleado correcto.
Para evaluar al empleado debe elegir el mes para el cual realizar la evaluacin de asistencias y justificaciones segn las reglas de
negocio ya definidas.
Al seleccionar el botn de evaluar se despliega el resultado de dicha evaluacin.
Si se captura un nmero de empleado que no corresponde a la unidad administrativa del usuario con rol OPER_INC_19, NO se le
permitir evaluar al empleado, por lo que automticamente se mostrar la siguiente leyenda:
La unidad administrativa del empleado no corresponde con la de esta rea .
3.

Resultado de evaluacin: Se muestra el resultado de la evaluacin correspondiente al mes seleccionado.

En la columna (a) se muestra el listado de los conceptos evaluados.

En la columna (b) se muestra el resultado de la evaluacin que puede ser:

OK: El resultado de la evaluacin para ese concepto es aprobatoria.

SIN DERECHO: El resultado de la evaluacin para ese concepto es negativa.

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El conjunto de evaluaciones indica si el empleado califica o no

para el pago del premio "Incentivo empleado del mes".
Si el resultado es "OK CALIFICA" el usuario con rol
OPER_INC_19 puede agregar al empleado a la lista inferior
("Datos de las solicitudes"), seleccionando el botn "Agregar".
Si el resultado es "NO CALIFICA" el usuario con rol
OPER_INC_19 puede seleccionar otro mes y volver a evaluar. El
botn de agregar no aparece.
En la ilustracin 7 se muestra la pantalla cuando ya se han
agregado empleados al listado.

4.

Premios solicitados: Una vez que el empleado ha sido

agregado, se muestra en la lista de los solicitantes del
premio "Incentivo empleado del mes".

Ilustracin 7: Pantalla de asignacin de premio con empleados aadidos:

Para cada empleado de la lista, se puede descargar el comprobante de solicitud del premio, seleccionando la liga correspondiente
ubicada en la columna llamada "Reporte" (d).
Para eliminar a algn empleado de la lista, seleccione el botn Eliminar en el rengln correspondiente (e).
5.

Continuar: Una vez que el operador ha finalizado la captura de solicitantes al premio "Incentivo empleado del mes" debe
seleccionar el botn "Continuar".

Al finalizar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada: La siguiente tarea se asigna al usuario con rol SUB_EA para la "Autorizacin
de solicitudes".
IMPORTANTE:

NO CONTINE LA TAREA HASTA QUE HAYA TERMINADO DE CAPTURAR A TODOS LOS EMPLEADOS QUE DEBERN SER
INCLUIDOS EN ESTE PROCESO. Si avanza la tarea ya no podr regresar a capturar ms empleados.

Atienda a los calendarios de captura. Si se atrasa, es posible que el rea central o su Subdirector de Enlace Administrativo cierre
el proceso de captura y los empleados que haya acumulado NO SERN INCLUIDOS EN LA NMINA.

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Tarea: AUTORIZACIN DE SOLICITUDES

ROL: SUB_EA

Descripcin de elementos de pantalla:

La pantalla correspondiente a la tarea "Autorizacin de
solicitudes" est compuesta por los siguientes elementos:
1.

Datos del proceso: Se muestran los parmetros que

rigen el proceso:

Quincena de pago: Quincena en la que se pagar el

premio.

Comentarios del Jefe de Unidad Departamental de

Nminas: Las indicaciones del administrador del
premio "Incentivo empleado del mes" (usuario con rol
ADMN_INC_19).

2.

Datos de las sub unidades administrativas: Se

muestra el listado de las sub unidades administrativas
incluidas en este proceso para pago del premio
"Incentivo empleado del mes".

Aquellas sub unidades administrativas con estado

NEW, NO sern incluidas en la nmina para el pago del
premio "Incentivo empleado del mes".

Las sub unidades administrativas con estado COMPLETE, ya completaron sus capturas y sern incluidas en la nmina para el
pago del premio "Incentivo empleado del mes".

3.

Finalizar: Al finalizar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. La siguiente tarea se asigna al usuario con rol
ADMN_INC_19 para "Concentracin y revisin de solicitudes".

Ilustracin 8: Autorizacin de solicitudes

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Tarea: REVISIN DE SOLICITUDES DE PREMIO

ROL: ADMN_INC_19

Descripcin de elementos de pantalla:

La pantalla correspondiente a la tarea "Revisin de solicitudes
de premio Incentivo empleado del mes" est compuesta por
los siguientes elementos:
1.

2.

Datos del proceso: Parmetros que rigen el proceso:

Quincena de pago: Quincena en la que se

pagar el premio.

Comentarios: Las indicaciones que

administrador del proceso dio al inicio.

el

Datos de las unidades administrativas: Se muestra el

listado de las unidades administrativas incluidas en
este proceso para el pago del premio "Incentivo
empleado del mes" y el estado de captura que
guardan sus tareas.
El usuario con rol ADMN_INC_19 puede revisar el
estado de captura de las tareas de cada unidad
administrativa. El monitoreo de estas capturas le
permite decidir:

3.

Esperar a que todas las unidades

administrativas terminen la captura de
empleados solicitantes al premio.

Continuar con el proceso aunque existan

unidades administrativas que no hayan
finalizado, excluyndolas totalmente de la
nmina final para el pago del premio.

Ilustracin 9: Imagen de revisin de solicitudes de premio

Continuar: Al seleccionar el botn "Continuar" el

usuario con rol ADMN_INC_19 est dando por
finalizada la tarea.

Si en alguna unidad administrativa el estado de captura es NEW, es decir no ha terminado la captura; se mostrar una alerta con la
siguiente leyenda:
CUIDADO!!! Existen unidades administrativas que an no terminan sus tareas. An as desea continuar?
Si se contina se muestra la pantalla de tarea terminada excluyendo a las unidades administrativas que no terminaron sus capturas.
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La siguiente tarea se asigna al usuario con rol ADMN_INC_19 para: "Generacin de archivos para pago".
NOTAS:

Recuerde que aquellas unidades con estado NEW NO sern incluidas en la nmina para el pago del premio "Incentivo
empleado del mes".

Las unidades administrativas con estado END ya completaron sus capturas y sern incluidas en la nmina para el pago de
premio "Incentivo empleado del mes".

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Tarea: GENERACIN DE ARCHIVOS PARA PAGO

ROL: ADMN_INC_19
En esta tarea se muestran todas las unidades
administrativas que sern incluidas para el pago del premio
"Incentivo empleado del mes".

Descripcin de elementos de pantalla:

En esta tarea se pueden obtener los 2 archivos necesarios
para concretar el pago del premio Incentivo empleado del
mes.
VOLVER A PONER LA IMAGEN.
1.

2.

"Generar concentrado de empleados para pago de

incentivo empleado del mes"6: Como su nombre lo
indica se genera un archivo tipo PDF con el listado
de los empleados que solicitaron el premio
"Incentivo empleado del mes" con un desglose de
su evaluacin.

Ilustracin 10 Pantalla de generacin archivos para pago

"Generar layout 7SIN nombres de los empleados ":

Archivo tipo hoja de clculo con la relacin de empleados codificados segn los requerimientos de DGADP y que NO incluye los
nombres de los empleados.

3.
Si el usuario con rol ADMN_INC_19 considera que el proceso NO ES CORRECTO o es un proceso de prueba, deber seleccionar el botn
de CANCELAR ESTE PROCESO (A) localizado en la esquina superior derecha de la pantalla. Al hacerlo, los datos que se hayan guardado
durante el proceso no sern almacenados. Tampoco podrn generarse reportes de consulta.
Al terminar la ltima tarea, y con ello el proceso; se muestran en pantalla los datos del proceso con la grfica de tareas y tiempos de
ejecucin.

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MANUAL DE CAPACITACIN

Al seleccionar el botn Terminar

Se termina la tarea.
Se termina el proceso.
Se muestran en pantalla los datos del proceso con la grfica de tareas y tiempos de ejecucin.

Ilustracin 11:
11 :Grafo
Grafode
defin
finde
deproceso
proceso
Ilustracin

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GLOSARIO
2 ADMN_INC_19: Administrador del proceso de incentivo empleado del mes. Responsable de iniciar y terminar el proceso.
3 SUB_EA: Subdirector de enlace administrativo. Responsable de monitorear y autorizar la solicitud de empleados por unidad
administrativa.
4 OPER_INC_19: Operador de premio incentivo empleado del mes. Responsable de agregar y evaluar a los empleados solicitantes del
premio.
6 Concentrado de empleados para pago de incentivo empleado del mes: Listado de empleados candidatos para el premio.
7 LAYOUT: archivo de texto que contiene un listado de empleados para ser cargados al sistema SIDEN.

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