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PROCESO AL QUE PERTENECE:

RECURSOS FSICOS

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CONTENIDO
PG.
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
2.
3.
3.1.
3.2.
4.
4.1.
4.2.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
8.
9.
10.
11.
12.
12.1.
12.2.
12.3.
12.4.

CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO

Nombre del subproceso
Nivel del Subproceso
Proceso al que pertenece
Normatividad
OBJETIVO
ALCANCE
Desde
Hasta
CARGO RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
Responsable
Participantes
DIAGRAMA DE BLOQUE
PRODUCTO
INTERACCIONES
Criterios de Calidad del producto/servicio
Control del producto no conforme
RECURSOS
Recursos Monetarios
Recursos Fsicos
Recursos Humanos
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
INSTRUCTIVO METODOLGICO
PARMETROS DE CONTROL DE REGISTROS
DOCUMENTOS DE APOYO
DEFINICIONES QUE CONTEMPLA EL SUBPROCESO
Evaluacin de proveedores
Productos y servicios crticos
Proveedor
Reevaluacin de desempeo del proveedor

3
3
3
3
3
4
4
4
4
4
4
4
5
5
6
7
7
7
7
7
7
7
8
14
16
16
16
16
16
16

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1. CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO

1.1.

Nombre del subproceso

Compras
1.2.

Nivel del Subproceso

Apoyo
1.3.

Proceso al que pertenece

Gestin de Recursos Fsicos

1.4.

Normatividad

Aplicar la normatividad vigente del subproceso

TIPO DE
NORMA

NMER
O

FECHA DE
ENTRADA EN
VIGENCIA

DENOMINACIN
DE LA NORMA

Normas
tributarias
Polticas de
compra

Circular

NTC ISO

9001

2008

ARTICULO

APLICACIN
ESPECFICA
Registro de
proveedores
Compra de
bienes y
servicios

6.1; 7.4;
7.4.1; 7.4.2;
7.4.3; 8.3,
Noema Tcnica a
Todos los
4.2.3, 4.2,4, artculos
Colombia
8.4, 8,5

NTC

4731

Muebles escolares.
Mesa trapezoidal y
silla.

NTC

4640

Muebles escolares.
Pupitres y sillas
para instructores.

Referencia
para compra
de bienes
inmuebles
Referencia
para compra
de bienes
inmuebles

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2. OBJETIVO
Adquirir, suministrar y controlar eficazmente la compra de bienes y servicios de la
institucin para proporcionar as un adecuado servicio.
3. ALCANCE
3.1.

Desde

Recepcin de requisiciones de las unidades y planificacin de compras

3.2.

Hasta

ejecucin de las compras, evaluacin de proveedores y de la gestin del proceso.

4. CARGO RESPONSABLE DEL SUBPROCESO
4.1.

Responsable

Coordinadora de Recursos Fsicos.

4.2.

Participantes

Vicerrector Administrativo y Financiero, secretara.

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5. DIAGRAMA DE BLOQUE

1. SOLICITAR REQUISICIONES
2. ELABORAR
A LAS UNIDADES
Y VERIFICAR EL PLAN 3.
DESOLICITAR
COMPRASCOTIZACIONES
4. SELECCIONAR PROVEEDORES

6. VERIFICAR Y RECEPCIONAR LA COMPRA

5. ELABORAR ORDEN DE COMPRA
7. EVALUAR
8.PROVEEDORES
ELABORAR INFORME DE GESTIN DEL SUBPRO

9. EVALUAR LA GESTIN DEL PROCESO

10. RETROALIMENTAR EL SISTEMA

6.

PRODUCTO

Bienes y servicios adquiridos y suministrados.

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6.1.

INTERACCIONES
SUBPROCESO
RECEPTOR

ENTRADA
PROCESO,
SUBPROCESO Y/O
PROVEEDOR
EMISOR

RESPONSABLE

INFORMACIN

Recursos fsicos

Coordinacin de
recursos fsicos

Polticas y directrices
de compras

Todos los procesos/

subprocesos

Coordinacin de
unidad

Solicitudes de
compras

Planeacin
Estratgica

Coordinacin de
planeacin

Administracin y
mejoramiento del
SGC

Directora de
Calidad y Control
Interno

Gestin financiera

Vicerrector
administrativo y
financiero

Autorizacin de
compras

Gestin de
tecnologa e
informtica

Coordinador de
gestin
informtica

Asesora en compras
de tecnologa e
informtica

Correspondencia y
Archivo

Coordinadora de
Recursos Fsicos

Correspondencia y
documentos

Proveedores

Proveedor

SALIDA
PROCESO Y/O
SUBPROCESO
RECEPTOR

MEDIO

Todos los procesos

y subprocesos

Fsica
Compras

Recursos fsicos

Polticas y Directrices
para elaborar el Plan
Estratgico de la
Unidad
Informe de
Evaluacin de
Magntico
Control Interno
impreso
Informe consolidado
de auditora de
calidad, informe de
auditora de calidad
Documentos vigentes
del sistema de
Gestin de la Calidad

Planeacin
Estratgica

Evaluacin de
Control Interno

INFORMACIN
Polticas y
directrices
entregadas
Bienes y servicios
comprados y
suministrados
Plan Estratgico
de Unidad
Evaluacin de la
gestin CMI
Acciones
propuestas
eficaces frente a
las no
conformidades
Plan de
mejoramiento y
avances del plan
de mejoramiento
Solicitudes de
ajuste documental

RESPONSABLE

MEDI
O

Coordinacin de
recursos fsicos

Escrito

Vicerrector
administrativo y
financiero

Escrito

Rector

Escrito

Directora de
Calidad y Control
Interno

Escrito

Fsica

Gestin financiera

Informe de gestin

Vicerrector
administrativo y
financiero

Escrito

NA

Recursos fsicos

Asesora en
compras de
tecnologa e
informtica

Coordinacin de
gestin
informtica

NA

Archivo y
Correspondencia

Correspondencia y
documentos

Coordinacin de
recursos fsicos

Escrito

Recursos fsicos

Cotizaciones,

Coordinacin de

Escrito

Coordinador
de recursos
fsicos
Cotizaciones, facturas Magntico

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impreso

facturas recibidas

recursos fsicos

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6.2.

Criterios de Calidad del producto/servicio

Cumplimiento de especificaciones, Oportunidad en la entrega de la compra,

Entrega de bienes en ptimas condiciones.

6.3.

Control del producto no conforme

Se aplica segn subproceso para control del producto o servicio no conforme

7. RECURSOS
7.1.

Recursos Monetarios

Presupuesto definido anualmente.

7.2.

Recursos Fsicos

Papelera, equipos de oficina, tiles de oficina, instalaciones, sistema de

comunicacin, equipos de cmputo, internet, redes.
7.3.

Recursos Humanos

Vicerrector Administrativo y Financiero, Coordinador de Recursos Fsicos,

Secretarias

8. CUADRO DE MANDO INTEGRAL

(Ver anexo)

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9. INSTRUCTIVO METODOLGICO
REGISTRO
PHVA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TAREA
NOMBRE
1

1. SOLICITAR
REQUISICIONES A
LAS UNIDADES

COORDINADOR DE
RECURSOS FSICOS
2

VERIFICAR QUE TODAS LAS UNIDADES

CUMPLAN CON LA ENTREGA DE LA
INFORMACIN REQUERIDA.

1.

REVISAR LAS EXISTENCIAS EN EL

ALMACEN Y LAS REQUISIONES
SOLICITADAS POR LAS UNIDADES
ELABORAR EL PLAN ANUAL DE
COMPRAS, SEGN LAS NECESIDADES
INSTITUCIONALES
ENTREGAR EL PLAN DE COMPRAS AL
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO, PARA SU REVISION Y
APROBACION

2.
3.

2. ELABORAR Y
VERIFICAR EL PLAN
DE COMPRAS

VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO Y
COORDINADOR DE
RECURSOS FSICOS

SOLICITAR A LOS DIRECTORES DE LAS

ESCUELAS Y LOS LDERES DE PROCESO
LAS REQUISICIONES PARA EL
DESARRROLLO DE SUS ACTIVIDADES
DURANTE EL AO.

4.

5.

CIRCULAR, CORREO
ELECTRNICO,
REUNIONES.
REQUISICIN DE BIENES
MUEBLES, EQUIPOS
ELECTRNICOS
INSUMOS Y
SUMINISTROS.
KARDEX

CDIGO

R.S.C

GRF-C-F1

GRF-C-F2

PLAN DE COMPRAS

GRF-C-F3

PLAN DE COMPRAS

GRF-C-F3

PARA COMPRAS QUE NO SE HAYAN

INCLUIDO EN LAS REQUISICIONES DE LAS
UNIDADES Y SEAN DE GRAN
IMPORTANCIA SE REALIZARA UNA
ADICCION A LA REQUISICION Y AL PLAN
DE COMPRAS

REQUISICIN DE BIENES
MUEBLES, EQUIPOS
ELECTRNICOS
INSUMOS Y
SUMINISTROS, PLAN DE
COMPRAS ,

GRF-C-F1

SE APRUEBA EL PLAN DE COMPRAS

PLAN DE COMPRAS

GRF-C-F3

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REGISTRO
PHVA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

TAREA
NOMBRE
1.

3. SOLICITAR
COTIZACIONES

GRF-C-F4

SOLICITUD DE
COTIZACIONES

GRF-C-F4

CONSULTAR CUAL ES EL PROVEEDOR

QUE CUMPLE CON LOS
REQUERIMIENTOS.

LISTADO DE
PROVEEDORES

RCS

2.

SELECCIONAR AL PROVEEDOR

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES

GRF-C-F6

3.

SELECCIONAR Y EVALUAR AL
PROVEEDOR SI ESTE ES NUEVO EN
LA INSTITUCIN, SEGN LOS
CRITERIOS ESTABLECIDOS.

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES

GRF-C-F6

1.

4. SELECCIONAR
PROVEEDORES

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CDIGO

SOLICITUD DE
COTIZACIONES

COORDINADOR DE
RECURSOS FSICOS Y
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO

COORDINADOR DE
RECURSOS FSICOS Y
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO

SOLICITAR COTIZACIONES CON

LAS ESPECIFICACIONES
REQUERIDAS SEGN LAS
NECESIDADES.

2.

RECEPCIONAR LAS
COTIZACIONES.

3.

PRESENTAR LAS COTIZACIONES

RECIBIDAS AL VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
PARA SU ANLISIS Y
APROBACIN

TAREA

REGISTRO

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PHVA

NOMBRE
1.

2.
H

5. ELABORAR ORDEN
DE COMPRA

VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
COORDINADOR DE RECURSOS FSICO
3.

6. VERIFICAR Y
RECEPCIONAR LA
COMPRA

SE ENVIA LA ORDEN DE
COMPRA AL PROVEEDOR YA
SEA VA FAX O CORREO
ELECTRONICO.

GRF-C-F5

ORDEN DE
COMPRA

GRF-C-F5

ORDEN DE
COMPRA

GRF-C-F5

ORDEN DE
COMPRA Y
FACTURA
DEL
PROVEEDO
R

GRF-C-F5

GRF-C-F5

VERIFICAR QUE LA ORDEN DE

COMPRA Y LA FACTURA
COINCIDAN Y LUEGO SE COMPARA
CON LOS PRODUCTOS RECIBIDOS.

2.

EN CASO TAL LA ORDEN DE

COMPRA NO COINCIDA CON LA
FACTURA SE NOTIFICA AL
PROVEEDOR PARA QUE ESTE
JUSTIFIQUE POR QUE DE LA
INCONSISTENCIA.

ORDEN DE
COMPRA

APROBAR Y FIRMAR LA FACTURA

PARA HACER EL INGRESO DE LOS
BIENES AL ALMACN

FACTURA
DE
PROVEEDO
R

COORDINADOR DE RECURSOS FSICO

RESPONSABLE

ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA

AL VICERRECTOR
ADMINISTARTIVO PARA SU
APROBACION Y AUTORIZACION

TAREA

CDIGO

ORDEN DE
COMPRA

1.

3.

ACTIVIDAD

DESPUES DE ANALIZAR LAS

COTIZACIONES SE ELABORA LA
ORDEN DE COMPRA

REGISTRO

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PHVA

NOMBRE

CDIGO

EVALUAR CADA SEMESTRE A LOS

PROVEEDORES A LOS CUALEA SE LES
REALIZ COMPRAS.

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES

GRF-C-F6

2.

SOCIALIZAR LA EVALUACIN CON CADA

PROVEEDOR, Y FACILITARLE COPIA DE LA
MISMA.

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES

3.

CLASIFICAR PROVEEDORES LOS

PROVEEDORES CRITICOS SEGN SU
IMPORTANCIA DENTRO DE LA
INSTITUCIN.

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES

GRF-C-F6

4.

DETERMINAR SEGN PUNTAJE QUE

PROVEEDORES CONTINUQAN CON LA
INATITUCION

SELECCIN Y
EVALUACIN DE
PROVEEDORES

GRF-C-F6

1.
COORDINADOR DE
RECURSOS FSICOS Y
VICERRECTOR
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
H

7. EVALUAR
PROVEEDORES

1.

PHVA

8. ELABORAR
INFORME DE
GESTIN DEL
SUBPROCESO

ACTIVIDAD

COORDINADOR DE
RECURSOS FSICOS

RESPONSABLE

2.

ELABORAR INFORME TRIMESTRAL SOBRE

LA GESTIN DEL SUBPROCESO QUE
CONTENGA: CMO SE HA EJECUTADO EL
PLAN DE COMPRAS.
ELABORAR LOS INDICADORES DEL
SUBPROCESO Y ANALIZAR LOS
RESULTADOS OBTENIDOS .EN CASO DE
NO LOGRARSE LAS METAS, IDENTIFICAR
EL PROBLEMA Y SUS CAUSAS Y AS
MISMO DOCUMENTAR ACCIONES DE
MEJORA QUE CONTRIBUYAN A
SOLUCIONAR EL PROBLEMA.

TAREA

GRF-C-F6

RSC

CUADRO DE
SEGUIMIENTO
CUMPLIMIENTO DE
METAS

PE-F2

REGISTRO
NOMBRE
CDIGO

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1.

2.

VERIFICAR QUE EL INFORME EST ELABORADO DE MANERA

LGICA Y SECUENCIAL..

VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS

REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIN CON EL OBJETIVO
DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATGICO DE UNIDAD

MEMORAND
OO
CORREO
ELECTRNI
CO
ACCIN DE
MEJORA

3.
V

9. EVALUAR LA
GESTIN DEL
PROCESO

COORDINADOR
RECURSOS
FSICOS

5.

PHVA

ACTIVIDAD

VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE

CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA
CARACTERIZACIN DEL PROCESO NUMERAL 1.6.1 Y
CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD.
SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIN EN LA
VERIFICACIN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA
NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL
DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SER LIBERADO
UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIN.

APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME, EN

CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL
DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME.

RESPONSABLE

TAREA

CONTROL
DEL
PRODUCTO
Y/O
SERVICIO
NO
CONFORME

RSC

RSC

RSC

REGISTRO
NOMBRE
CDIGO

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1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS
AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD.

10. RETROALIMENTAR EL
SISTEMA

COORDINADOR
RECURSOS FSICOS

2. DOCUMENTAR E IMPLEMENTAR LAS

ACCIONES COREECTIVAS, PREVENTIVAS O DE
MEJORA PERTINENTES SEGN EL
SUBPROCESO ACCIONES DE MEJORA,
CORRECTIVA O PREVENTIVA

MEMORANDO O
CORREO
RSC
ELECTRNICO

ACCIONES DE
MEJORA,
CORRECTIVA O
PREVENTIVA

RSC

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10. PARMETROS DE CONTROL DE REGISTROS

Plan de compras

GRF-C-F3

Kardex

GRF-C-F2

Solicitud de Cotizaciones

GRF-C-F4

Orden de Compra

GRF-C-F5

Solicitud de Insumos

GRF-C-F7

Circular, correo
Electrnico, Reuniones

RSC

Evaluacin y seleccin de
proveedor

GRF-C-F6

Factura de Proveedor

RSC

RESPONSABLE
DE ARCHIVAR

MEDIO

ACCESO
/UBICACIN

CONSERVACIN

DISPOSICIN
FINAL
RECICLAJE

GRF-C-F1

UN AO

Requisicin De Bienes
Muebles, Equipos
Electrnicos Insumos Y
Suministros

CDIGO

FISICO//MAGNETICO

NOMBRE

COORDINADOR DE RECURSOS FSICOS

IDENTIFICACIN

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SUBPROCESO DE COMPRAS

CMI

PE-F2

Z ARCHIVO FISICO Y CARPETAS EN EL ESCRITORIO DEL COMPUTADOR

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11. DOCUMENTOS DE APOYO

Polticas de compras
12. DEFINICIONES QUE CONTEMPLA EL SUBPROCESO
12.1. Evaluacin de proveedores
Valoracin de parmetros que permiten determinar la capacidad de un nuevo proveedor para
cumplir los requisitos de la Institucin.

12.2. Productos y servicios crticos

Recursos que influyen directamente en la calidad del servicio educativo.

12.3. Proveedor
Persona o empresa que proporciona un producto o servicio

12.4. Reevaluacin de desempeo del proveedor

Valoracin de los parmetros que permiten determinar si el proveedor cumpli y fue coherente
durante el tiempo, con lo inicialmente pactado.