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Exemples
de documentation
pour rpondre aux exigences
en matire de contrle interne
dcrites dans le rglement rgissant
les conditions doctroi
des subventions municipales
(LC 21 195)
Sommaire
Le contrle interne en bref
A
10
Fiche:
Caisse
Achats
Salaires
Comptabilit, clture et tats financiers
Projet/manifestation
Trsorerie
Stock
Exemple de fiche disposition
Tableau simplifi danalyse et de sparation des tches par processus
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
24
23
Organisation
Collecte de fonds (et utilisation)
Achats
Salaires
Note de frais
Comptabilit et Clture
Trsorerie
Informatique
Exemple de tableau par domaine disposition
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
Annexe 1 du Rglement
36
Le tableau ci-aprs prsente, pour chaque type dorganisation, les exigences de contrle interne
dcoulant du rglement et, pour chaque exigence, un exemple de document permettant de formaliser la rflexion en matire de contrle interne.
Type dorganisation
(tableau 1 de lannexe 1
du rglement)
Organisations nemployant pas ou
peu de salaris et prtendant loctroi
dune subvention infrieure ou gale
CHF 49999.
Exigences de contrle
interne selon le tableau 1
de lannexe 1 du rglement
Le bnficiaire nest pas tenu
de dcrire et documenter son systme
de contrle interne.
A. Le bnficiaire dcrit lorganisation
en place pour respecter la sparation
des tches. Il en explique les exceptions
au besoin.
Exemples
de documents
en annexe
A. Analyse de la sparation
des tches.
B. Comptences financires
lies la gestion des comptes
de liquidits.
C. Cahiers des charges
des fonctions cls.
D. Inventaire des risques
principaux.
A, B, C, D
E. Tableaux des objectifs de
matrise, risques et contrles.
F. Description succincte
du systme de gestion des
risques.
A, B, C, D, E, F Pas dexemple.
Organisations prtendant loctroi
dune subvention suprieure
ou gale CHF 5000000.
La documentation du systme de contrle interne doit tre mise jour rgulirement. Par ailleurs,
un modle de courrier adresser au service de la Ville subventionneur pour rendre compte de la
mise en place du contrle interne figure galement en annexe G. Les modles de document sont
disponibles sur le site Internet de la Ville de Genve. Enfin, pour toute question relative au concept
de contrle interne et aux exemples prsents vous pouvez contacter le gestionnaire de risques de
la Ville de Genve: salvatore.macculi@ville-ge.ch
A
Analyse de la sparation des tches
Ces tableaux prsentent de manire synthtique et non exhaustive une mthode pour analyser
la sparation des tches au sein dune organisation pour diffrentes activits: caisse, achats,
salaires, etc. Il est possible danalyser la sparation des tches pour chaque activit sparment
(une fiche par activit) ou de prfrer un tableau simplifi (une seule fiche pour lensemble des
activits).
Ces documents doivent tre adapts la ralit de chaque organisation. Il sagit dexemples.
Le principe de sparation des tches vise assigner les tches dexcution/ralisation (par ex:
enregistrement, comptabilisation, paiement), de validation et de surveillance dune opration des
personnes diffrentes afin de rduire les erreurs et les possiblits de fraudes ou, plus simplement,
il sagit de sparer la comptabilit de loprationnel.
Nanmoins, il est parfois difficile de respecter ce principe du fait dun nombre insuffisant de
collaborateur-trice-s. Il revient donc lorgane dirigeant (direction, comit, ou autre) didentifier
les exceptions ce principe et de prendre en considration, si possible, la mise en place dune
surveillance approprie en prenant en compte le ratio cot/bnfice.
10
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Fiche : Caisse
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
A
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et
dcaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperue et ne serait pas dtecte par B lorsqu'il compare la
caisse avec la comptabilit.
Dans cet exemple, dans lidal, A ne devrait pas pouvoir comptabiliser les mouvements de caisse (encaissements et
dcaissements). En effet, une erreur de A pourrait passer inaperue et ne serait pas dtecte par B lorsquil compare la
caisse avec la comptabilit.
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Fiche : Achats
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
Comptabiliser la facture
Payer la facture
Comparer les paiements avec les avis de situation
bancaires et/ou postaux et les sorties de caisse
D
C
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, A ne devrait pas pouvoir valider les factures pour les dpenses qu'il ou elle a lui-mme ou
elle-mme engages. En effet, personne ne pourait dtecter un ventuel abus ou remettre en cause la pertinence de la
facture par
rapport
contrat initial.
Dans
cetau
exemple,
dans lidal, A ne devrait pas pouvoir valider les factures pour les dpenses quil ou elle a lui-mme ou
elle-mme engages. En effet, personne ne pourait dtecter un ventuel abus ou remettre en cause la pertinence de la
facture par rapport au contrat initial.
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Fiche : Salaires
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, E ne devrait pas pouvoir valider les modifications qu'il ou elle a lui-mme ou elle-mme
effectues dans le registre/base du personnel. En effet, une erreur ou une fraude (cration d'un employ fictif par exemple)
de E pourrait passer inaperue.
Dans cet exemple, dans lidal, E ne devrait pas pouvoir valider les modifications quil ou elle a lui-mme ou elle-mme
effectues dans le registre/base du personnel. En effet, une erreur ou une fraude (cration dun employ fictif par exemple)
de E pourrait passer inaperue.
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, B ne devrait pas pouvoir valider les tats financier et le rapport annuel puisqu'il ou elle
prpare lui-mme
elle-mmedans
le rapport
de B
gestion.
Une erreur
Dans cetouexemple,
lidal,
ne devrait
pas pourrait
pouvoirpasser
validerinaperue.
les tats financier et le rapport annuel puisquil ou elle
prpare lui-mme ou elle-mme le rapport de gestion. Une erreur pourrait passer inaperue.
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
Raliser le projet
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, A ne devrait pas pouvoir piloter/surveiller le projet qu'il ou elle ralise. En effet, A pourrait ne
pas bnficier du recul / indpendance ncessaire pour remettre en cause certaines de ses dcisions en cours de
ralisation. Bien entendu, cela dpend galement de l'envergure du projet.
Dans cet exemple, dans lidal, A ne devrait pas pouvoir piloter/surveiller le projet quil ou elle ralise. En effet, A pourrait
ne pas bnficier du recul / indpendance ncessaire pour remettre en cause certaines de ses dcisions en cours de
ralisation. Bien entendu, cela dpend galement de lenvergure du projet.
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Fiche : Trsorerie
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
A
B
A
B
A
A
C
A
B
A
A
C
C
A
B
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, C ne devrait pas pouvoir valider un emprunt ou un placement dont il ou elle a lui-mme ou
Dans
cetl'opportunit.
exemple, dans
CCnepourrait
devrait
pas pouvoir
valider un emprunt ou un placement dont il ou elle a lui-mme ou
elle-mme
tudi
Une lidal,
erreur de
passer
inaperue.
9 sur 28
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Fiche : Stock
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
Rceptionner le bien
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
Dans cet exemple, dans l'idal, B ne devrait pas pouvoir comptabiliser des mouvements de stock alors qu'il ou elle
enregistre lui-mme ou elle-mme les entres et sortie. En effet, une erreur ou une fraude de B pourrait passer inaperue.
Dans cet exemple, dans lidal, B ne devrait pas pouvoir comptabiliser des mouvements de stock alors quil ou elle enregistre
lui-mme ou elle-mme les entres et sortie. En effet, une erreur ou une fraude de B pourrait passer inaperue.
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des
tches, pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches ,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Fiche :
Prnom(s) et Nom(s);
Fonction(s)
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire lorganisation en place pour respecter la sparation des tches,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :Dcrire l'organisation en place pour respecter la sparation des tches , pour les organisations
prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Processus
Caisse
Ralise / Excute /
Gre
A (mouvements et
compta)
Valide
Surveille / contrle
Commentaires
Achats
A (budget,
engagement, facture)
B (budget, facture)
---
Salaires
..
..
..
..
Comptabilit
..
..
..
..
Projets
..
..
..
..
..
..
..
..
..
Date : _____________________
Signature de la direction : _____________________
12 sur 28
19
Devise
20
Signatures autorises
Oprations
Retrait despces
Paiement
de factures
Ordre de transfert
de comptes
comptes
Retrait despces
Retrait
despces
Paiement
de factures
comptes
Numro de compte
Procuration(s)
Nom, prnom, adresse
Date :_______________
Date :_______________
Signature individuelle
/ collective 2
Limite financire
Limite financire
Autre(s) utilisateur(s)
Nom et prnom
Adresse
Limite financire
Autre(s) utilisateur(s)
Nom et prnom
Adresse
Limites
Signature individuelle
financires
/ collective 2
Autre(s) utilisateur(s)
Nom et prnom
Adresse
Limites
financires
Signature individuelle
/ collective 2
12 sur 27
12 sur 27
12 sur 27
Individuelle / collective 2
Individuelle / collective 2
Individuelle / collective 2
Titulaire
Nom, prnom, adresse
Titulaire
Nom, prnom, adresse
Procuration(s)
Nom, prnom, adresse
Titulaire
Nom, prnom, adresse
Date :_______________
Signatures autorises
Limite
financire
Limite
financire
Oprations
Numro de compte
Paiement
de factures
Ordre
de transfert
de comptes/ postales
Oprations
bancaires
comptes
Devise
Devise
Signatures autorises
Echance
Echance
Limites
financires
Titulaire(s)
Nom, prnom, adresse
Titulaire(s)
Nom, prnom, adresse
Echance
Devise
Limite
financire
Devise
Devise
Numro de compte
Socit de carte
/ postales
de dbit/crdit
Ordre de transfert
de comptes
Oprations
bancaires
/ postales
Oprations
Numro de la carte de
Oprations
bancaires
crdit/dbit
Crdit ?
Dbit ?
Crdit ?
Dbit ?
Socit de carte
Numro de la carte de
crdit/dbit
Liste des cartes de
dbit/crdit
crditde/ dbit
Crdit ?
Dbit ?
et adresse
Numro de la carte de
Socit de carte
crdit/dbit
dbit/crdit
Liste
des cartes de crditde
/ dbit
Liste
des cartes de crdit / Nom
dbitde la banque / poste
Numro de compte
Numro de compte
Procuration(s)
Nom, prnom, adresse
Titulaire(s)
Nom, prnom, adresse
Numro de compte
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Dcrire
les Comptences
financires
lies
la gestion des comptes de liquidits
Liste des
comptes
bancaires
et/ou
postaux
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Dcrire les Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
(A ne pas divulguer en dehors des personnes autorises : comit, comptabilit)
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Dcrire les Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
B
B
Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
B
Comptences financires lies la gestion des comptes de liquidits
B
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Dcrire les Comptences financires lies la gestion des comptes de
liquidits pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Etablir les cahiers des charges des fonctions cls
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Etablir les cahiers des charges des fonctions cls
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Suprieur-e direct-e : .
La ou le titulaire remplace : .
La ou le titulaire est remplac-e par : .
Mission gnrale : .
Activits principales et responsabilits : .
Prnom Nom
Signature
Lieu et date
Titulaire
Suprieur-e direct-e
Directeur-trice de
lorganisation
13 sur 27
21
22
1 : Mineur
2 : Modr
3 : Important
4 : Majeur
*** Dcision
1=Improbable
2=Possible
3=Probable
4=Presque sr
Exemple : Ne pas payer les salaires dans les dlais faute Suivi trimestriel du budget
de trsorerie suffisante
** Impact
Lgende
*Probabilit
R3
R4
R5
R6
R7
R8
R9
R10
R11
R12
R13
R14
R15
R16
R17
R18
R19
R20
R21
R22
R23
R24
R25
R26
R27
R28
R29
R30
R2
R1
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3 Rduire
Dcision ***
4 Rduire
nant
Estimation du cot du
Plan d'action s'il est dcid de
plan d'action, si
rduire ou partager le risque
ncessaire
Augmenter la visibilit de l'organisation nant
Perfectionner et suivre de plus prs les
demandes de subvention
Une risque peut tre dfini simplement comme : Ce quoi il faut tre attentif pour assurer la prennit de l'organisation dans de bonnes conditions
Risques principaux de l'organisation (en fonction des Quelles actions sont en place aujourd'hui pour
activits)
"couvrir" ce risque ?
Exemple : Ne pas obtenir de fiinancement / de
Nant
subventions
Organisation XYZ
Date:__________________
Signature de la direction: __________________
Probabilit de
survenance*
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Impact
(consquence)
**
Evaluation du
risque
31.12.2015
Dlai
31.12.2015
Comptable
14 sur 27
D
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Ce quoi il faut tre attentif pour assurer la prennit de lorganisation dans de bonnes conditions
Inventaire des risques Une risque peut tre dfini simplement comme:
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Evaluer les risques principaux, financiers et non financiers
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 50'000.
Impact
R1
R2
1
1
R1
R2
Probabilit
15 sur 27
23
E
Objectifs de matrise, risques et contrles
Ces tableaux prsentent de manire synthtique et non exhaustive les lments, par domaine
de gestion, que lorganisation souhaite matriser ou devrait matriser (objectif de matrise), les
dfaillances ou lacunes potentielles (les risques) ainsi que les pratiques de lorganisation pour y
faire face (les contrles).
Ces documents doivent tre adapts la ralit de chaque organisation. Il sagit dexemples.
Un contrle est une vrification formelle effectue systmatiquement ou priodiquement, de
manire exhaustive ou par sondage, avant ou aprs la ralisation dune opration, par une tierce
personne ou une application, qui permet de diminuer le risque identifi. Il nest pas possible ou
parfois disproportionn de disposer ou de mettre en place des contrles du fait du ratio cot/
bnfice.
A la diffrence dun contrle, une mesure pour rduire le risque nonc ne relve pas dune
vrification mais plutt dinstructions, de directives, etc. qui ont un caractre plus gnral. En
gnral, les mesures sont moins robustes que les contrles.
Lorsque un contrle (ou une mesure) nexiste pas, indiquer sous la colonne contrles du tableau que:
- le contrle nest pas en place et, cas chant, quun contrle est ltude, si la direction en
souhaite un pour rduire le(s) risque(s), ou que
- le risque est accept par la direction, si cette dernire ne pense pas quil soit ncessaire de
mettre en place un contrle du fait notamment du ratio cot/bnfice.
24
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Risques
Perte de confiance des partenaires
Les objectifs de
Perte d'efficacit de l'organisation
l'organisation sont
dfinis
Les membres du
Conseil de
fondation sont
indpendants les
uns des autres
La signature
collective deux
est applique
toutes les
oprations
Les salaires des
dirigeants et du
personnel sont
valids par le
Conseil de
fondation/direction
Manque d'objectivit
Manque de transparence
Perte de confiance des partenaires
Fraude
Erreur
Salaires disproportions
Abus
La taille de
l'organisation est
adapte ses
objectifs
Les membres du
personnel
connaissent leurs
responsabilits et
sont connues de
tous et toutes
L'activit de
l'organisation fait
l'objet d'un suivi
Les projets sont
grs
efficacement
18 sur 28
25
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Risques
Fraude
Perte de confiance des partenaires
Fraude
Perte de confiance des partenaires
Fraude
Perte de confiance des partenaires
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Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Lachat
correspond un
besoin de
lorganisation, il
est bien dfini, le
budget est
disponible et il est
valid par une
personne
autorise.
Le cas chant, la
procdure dappel
doffres est
respecte.
Achats privs
Achat non conforme aux rgles de
l'organisation
Pas de budget
Pas de trsorerie
Achats inutiles
La rgularit des
paiements est
assure
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Achats
.
Double comptabilisation
Erreur de saisie
Non-conformit entre la commande, la
livraison/rception et la facture
20 sur 28
27
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Risques
Paiement d'un salaire ind
Paiement d'un salaire un-e collaborateurtrice fictif-ve
Paiement d'un salaire la mauvaise
personne
Les salaires et
charges sociales
sont calculs
exactement
(montants) et
conformment
aux obligations
contractuelles et
lgales
Les salaires et
charges sociales
sont
comptabiliss
correctement
La rgularit des
paiements des
salaires et
charges sociales
est assure
Non-conformit de la comptabilit
Erreur de saisie, double saisie.
Non respect de la rgle de sparation des
exercices
Double paiement
Paiement un-e salari-e fictif-ve
Paiement d'un salaire erron
Les avances et
Engagements non autoriss
prts sont dment Non respect des rgles internes
accords et suivis
Dlivrer des
certificats de
salaires
exhaustifs
(prestation en
nature,
indemnits, etc.)
et exacts
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Salaires
Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude
21 sur 28
28
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
La rgularit des
paiements des
notes de frais est
assure
Double paiement
Rapprochement des notes de frais
Paiement de note de frais non autories
avec les listes de paiements
et/ou sans justificatif
Paiement de note de frais pour des montants
ne correspondant pas aux justificatifs
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Notes de frais
Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude
29
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Les critures
comptables sont
passes
correctement et
sont justifis
Les comptes sont
clturs et
justifis
Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude
Les tats
financiers sont
tablis
correctement et
sont comparables
d'annes en
annes
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Comptabilit et
clture
.
30
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Les oprations
bancaires sont
correctement
enregistres et
suivies
Les oprations de
caisse sont
correctement
enregistres / La
caisse est
correctement
gre
Dtournement de fonds
Erreur
Comptabilit errone
Les emprunts
et/ou placement
sont dment
autoriss
Le suivi de la
trsorerie est
efficace
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Trsorerie
Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude
Dtournement de fonds
Erreur
Comptabilit errone
31
24 sur 28
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Risques
Autorisations daccs insuffisamment
contrles
Maintenir dans les systmes des donnes
non fiables
Danger pour la prennit de lapplication
Le
fonctionnement
des systmes
informatiques est
prennis et le
matriel et les
donnes protgs
Les
environnements
de production, de
dveloppement et
de test sont
spars
Les projets
informatiques sont
matriss
Le principe de
sparation des
fonctions est
respect tout le
long du processus
Informatique
Erreurs
Collusion
Copinage
Fraude
25 sur 28
32
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi
des subventions municipales: Documenter son systme de contrle interne financier, pour les
organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1000000.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions
municipales :
Documenter son systme de contrle interne financier,
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000'000.
Risques
.
.
.
.
.
.
.
33
Responsable du contrle
.
.
.
.
.
.
.
F
F
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des
subventions municipales: Mettre en place un systme de gestion des risques, financiers et non
financiers, lis son activit pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure
ou gale CHF 1000000. Cette annexe est un complment de lannexe D Inventaire des risques
pour les organisations mentionnes ci-avant.
Exemple de document pour rpondre lexigence du rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales :
Mettre en place un systme de gestion des risques, financiers et non financiers, lis son activit
pour les organisations prtendant loctroi dune subvention suprieure ou gale CHF 1'000000.
annexe est un complment de lannexe D Inventaire des risques pour les organisations mentionnes ci-avant.
DescriptionCettesuccincte
du systme de gestion des risques
Octobre - Novembre
Organisation d'ateliers
de travail ad hoc
Dtermination des
mesures de traitement
des risques
Analyse et priorisation
Livrable :
inventaire et
cartographie des
risques
rapport
Dcembre
Analyse et validation
par le Conseil de
fondation / Comit
Livrable :
inventaire et
cartographie des
risques valids
procs-verbal de
sance
26 sur 27
34
Exemple de texte pour un courriel ou un courrier adresser au service de la Ville de Genve concern
afin de linformer du respect des exigences de contrle interne indiques dans le rglement rgissant les
conditions doctroi des subventions municipales de la Ville de Genve.
Exemple de texte pour un courriel ou un courrier adresser au service de la Ville de Genve concern afin de linformer du respect
des exigences de contrle interne indiques dans le rglement rgissant les conditions doctroi des subventions municipales de la
Ville de Genve.
si 2 ou 3 ci-dessus Le cas chant, la documentation relative aux exigences SCI peut vous
tre mise disposition sur demande.
Signature de la direction :
..
35
Exigences de comptabilit
Type de projet
Exigences de rvision
36
2. Rgles applicables aux bnficiaires dune subvention ponctuelle de la Ville de Genve, pour un projet (art. 7 al.1)
37
Exigences de rvision
Les seuils ne tiennent pas compte des subventions ponctuelles ou des gratuits que la Ville peut octroyer par ailleurs.
Exigences de comptabilit
Type dorganisation
1. Rgles applicables aux bnficiaires dune subvention montaire de la Ville de Genve, pour une activit gnrale ou spcifique (art. 7 al.1)
Notes
38
39
40