Gestin de contratos

Lagestindelcontratonoselimitanicamentealafase
inicialdenegociacinyfirmadelmismo.Durantetodas
lasetapasqueconstituyenelciclodevidadeunproyecto
sehacenecesariaunaadecuadagestinyrevisincontinua
del contrato inicial amn de hacerlo acorde al proyecto
quevasiendodesarrollado.
Cambiosynuevasoportunidadesdemejorahacenquelas
especificaciones iniciales tengan que ser revisadas y
adaptadas.Asimismo,nuncaestexentalaaparicinde
conflictosentrelaspartes,ycadaunodelosprocesosde
pagosycostestienequesercorrectamenteadministradosi
se quiere lograr alcanzar los objetivos acordados. Cada
unadeestasetapassedescribenacontinuacin.
1.TIPOSDECONTRATOS
Haydiferentestiposdecontratos,quesernmsomenos
apropiadosparalosdiferentestiposdeadquisiciones.El
tipo de contrato usado y los trminos y condiciones
especficos del contrato determinan el grado de riesgo
asumidotantoporeladquiridorcomoporelproveedor.
Generalmente, los contratos se dividen en tres grandes
categorasdependiendodelprecioacordadoapagar.

Figura 1. Seleccin tipo de contratos

Figura 2. Tipos de contrato

2. PROCESOS DE LA GESTIN DE
CONTRATOS

Figura 3. Procesos de la gestin de contratos

2.1Negociacin
Durantelafaseinicialdenegociacinhayquecentrarseen
el entendimiento por ambas partes, tanto de la empresa
adquiridoracomodelosproveedores,delasobligaciones
yelobjetivodelanegociacin,queeselllevaracabode
formasatisfactoriaelproyecto,yunavezqueestoest
clarosediscutirnlasclusulasyseharnprevisionesde
riesgos.

Figura 4. Fuerzas y Zonas de Negociacin

2.2Puestaenmarcha
Lascaractersticasdeunproyectoimplicanlanecesidad
deunafaseoetapapreviadestinadaalapreparacindel
mismo, fase que tiene una gran trascendencia para la
buenamarchadelproyectoyquedeberserespecialmente
cuidada.
Enestafaseseaclararnlosobjetivosdelproyectoylos
recursosnecesariosparasuejecucinmedianteelanlisis
delcontrato.
2.3SupervisinyControldelTrabajo
Elprincipalobjetivotraslaconcesindeuncontratoesel
controldelriesgo.Sedebemantenerentodomomentoel
controlsobreelproyectoyasegurarsequesecumplenlos
requisitos de tiempo, alcance y coste. El proceso de
supervisinycontroldeltrabajoserealizaparasupervisar
los procesos del proyecto relacionados con el inicio, la
planificacin,laejecucinyelcierre.Seadoptanacciones

correctivasopreventivasparacontrolarelrendimientodel
proyecto.Lasupervisinesunaspectodeladireccinde
proyectosqueserealizaalolargodetodoelproyecto.
Esta supervisin continua le proporciona al equipo de
direccin del proyecto una idea acerca del estado del
proyecto e identifica cualquier rea que necesite ms
atencin.
2.4Gestindelrendimiento
Es necesario controlar y mantener informacin revisada
sobre el rendimiento del contrato.
2.4.1GestindeRiesgos
Losobjetivosdelagestindelosriesgosdelproyectoson
aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos
positivos,ydisminuirlaprobabilidadyelimpactodelos
eventosadversosparaelproyecto.Losprocesosdegestin
delosriesgosdelproyectosonprocesoscontinuosquese
realizandurantetodalavidadelproyecto.
Paratenerxito,laorganizacindebeestarcomprometida
a tratar la gestin de riesgos de forma proactiva y
consistentedurantetodoelproyecto.
2.4.2GestindeCambiosdelContrato
Debe existir un procedimiento estndar de control de
cambiosquedefinacmomanejarloscambiosquevayan
surgiendoalolargodelciclodevidadelproyecto.
Deestaforma,loscontratospuedensermodificadosen
cualquiermomentoconanterioridadalcierredelcontrato

pormutuoconsentimiento,deacuerdoconlostrminos
relativosalcontroldecambiosincluidosenelcontrato.
Todosloscambiosdeberandocumentarseformalmentey
todocambiodiscutidooralmente,peronodocumentado,
nodeberaprocesarseoimplementarse.
Unaherramientadegestindelproyectomuyefectivaes
un formulario estndar de control de cambios. De esta
forma es posible monitorizar el progreso de cualquier
cambio propuesto, y no prestarle atencin nicamente
cuandoseconvierteenalgocrticoourgente.
2.4.3GestindeConflictos
Unagestindeconflictosexitosatienecomoresultadouna
mayorproductividadyrelacioneslaboralespositivas.Sise
manejanapropiadamente,lasdiferenciasde opininson
ventajosasypuedendesembocarenunamayorcreatividad
yunamejortomadedecisiones.
2.5CierreDelContrato
Elprocesodecierredecontratoincluyelaverificacinde
quetodoeltrabajoytodoslosproductosentregableshan
sido aceptables. El proceso tambin incluye actividades
administrativas como, por ejemplo, actualizacin de
registrosparareflejarlosresultadosfinalesyarchivode
dichainformacinparasuusoenelfuturo.
Como en todas las fases es necesario definir un
procedimiento de cierre de contrato que aborde paso a
pasolostrminosycondicionesdeloscontratosytodos
loscriteriosdesalidarequeridosparaelcierre.

Figura 5. Cierre del Contrato

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