La administracin es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones y la tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y

control de

los

recursos

(humanos, financieros, materiales, tecnolgicos,

del conocimiento, etc.) de una organizacin, con el fin de obtener eficiencia o mximo
beneficio

posible;

este

beneficio

puede

ser social, econmico o

estratgico,

dependiendo de los fines perseguidos por dicha organizacin.

Administracin moderna de una organizacin, centrada en la estrategia y enfocada a

las necesidades del cliente.
Otras definiciones de Administracin (segn varios autores) son los siguientes:

La administracin es una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y

prcticas, cuya aplicacin a conjuntos humanos permite establecer sistemas
racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se puede alcanzar
propsitos comunes que individualmente no es factible lograr.

La Administracin consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el

esfuerzo ajeno. (George R. Terry)

La Administracin es una ciencia social que persigue la satisfaccin de

objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo
humano coordinado. (Jos A. Fernndez Arenas)

La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la
mxima productividad. (Lourdes Mnch Galindo y Jos Garca Martnez)

Andreas Kaplan especficamente describe la administracin europea como

"una gestin intercultural y social, basada en un enfoque interdisciplinario". 1

La Administracin es la gestin que desarrolla el talento humano para facilitar

las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organizacin. Con el objetivo
de cumplir las metas generales, tanto institucionales como personales,
regularmente va de la mano con la aplicacin de tcnicas y principios del proceso
administrativo, donde este toma un papel preponderante en su desarrollo ptimo y
eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera certidumbre en el proceder de
las personas y en la aplicacin de los diferentes recursos.

Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en comn:

1. La existencia de un objetivo(s) hacia el cual est enfocada la administracin.
2. Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y
cantidad.
3. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y la
mxima calidad.
4. La administracin se da en grupos sociales.
5. Debe existir la coordinacin de recursos para lograr el fin comn.
6. Productividad, es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de
recursos, en trminos de eficacia y eficiencia.

Etimologa
La

palabra administracin proviene

del

latn ad hacia,

direccin,

tendencia,

y minister subordinacin, obediencia, al servicio de; y significa aquel que realiza

una funcin bajo el mando de otro; es decir, aquel que presta un servicio a otro,
estar al servicio de otro de la sociedad, hacindola ms productiva (eficiencia), para
el cumplimiento de sus objetivos (eficacia).2
Considerando la definicin anterior, puede decirse entonces que:

Planificar: Es el proceso que comienza con la visin que tiene la persona que
dirige a una organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las
estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el mapa
estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la
organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis DAFO). La
planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo (entre
1 y 5 aos) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual ms
detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores

sociales, polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos, generan un entorno

turbulento donde la planificacin se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y
obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemtica y
permanente.

Organizar: Responde a las preguntas Quin va a realizar la tarea?, implica

disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y
obligaciones; cmo se va a realizar la tarea?; cundo se va a realizar?;
mediante el diseo de proceso de negocio, que establecen la forma en que se
deben realizar las tareas y en qu secuencia temporal; en definitiva organizar es
coordinar y sincronizar.

Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio

del liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados;
basado

esto

en

la

toma

de

decisiones

usando

modelos

lgicos

tambin intuitivos de toma de decisiones.

Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con

los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas
necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y
a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de
Control de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras externas, donde
se analizan y controlan las diferentes reas funcionales.

El objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones; por lo tanto, es

aplicable

a empresas privadas

pblicas; instituciones pblicas

y organismos

estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades;

gobiernos

organismos

municipales,

provinciales,

nacionales; hospitales y

otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas

privadas; e incluso las familias y hogares.

La Administracin por reas funcionales de la empresa]

Administracin financiera o Finanzas corporativas.

Administracin comercial (marketing o mercadotecnia).

Organizacin clsica piramidal de las organizaciones, por reas.

Administracin de la produccin u operaciones.

Administracin de Recursos humanos.

Como las reas funcionales ms caractersticas; pero tambin se pueden encontrar

departamentos de:

Administracin de las tecnologas de la informacin.

Organizacin y mtodo.

Administracin estratgica.

Gestin del conocimiento.

Gestin del talento.

Gestin de proyectos.

Gestin de riesgos.

Administracin de la cadena de suministro y Logstica, etc., como las ms

frecuentes dentro de las organizaciones.

La Administracin se relaciona estrechamente con otras ciencias como la economa,

la contabilidad, la psicologa, la sociologa, la poltica, las matemticas, la estadstica,
la antropologa, la historia, la geografa y la filosofa.

Caractersticas de la administracin

Universalidad. El fenmeno administrativo se da donde quiera que existe un

organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a
conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la
planificacin, organizacin, integracin de personal, direccin (liderazgo) y control.
Es una ciencia que se basa en tcnicas viendo a futuro, coordinando cosas,
personas y sistemas para lograr, por medio de la comparacin y jerarqua un
objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la principal fuente de
una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y excelentes resultados.
Porque en l tiene siempre que existir coordinacin sistemtica de medios. La
administracin se da por lo mismo en el estado, en el ejrcito, en la empresa, en
las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos
esenciales en todas esas clases de administracin sern los mismos, aunque
lgicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administracin
es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en
todos los sistemas polticos existentes.

Especificidad. Aunque la administracin va siempre acompaada de otros

fenmenos de ndole distinta, el fenmeno administrativo es especfico y distinto a
los que acompaa. Se puede ser un magnfico ingeniero de produccin y un
psimo administrador. La administracin tiene caractersticas especficas que no

nos permite confundirla con otra ciencia o tcnica. Que la administracin se auxilie
de otras ciencias y tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su
carcter especfico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas

Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del

fenmeno administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la
vida de una empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor
parte de los elementos administrativos. As, al hacer los planes, no por eso se deja
de mandar, de controlar, de organizar, etc.

Unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo

social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin.
As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general, hasta el ltimo mayordomo.

Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es

decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.

Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal,

por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos,

procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la
eficiencia

en

el

trabajo.

Est

relacionada

con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad, sociologa, psicolo

ga, filosofa, antropologa, ciencia poltica.

Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las

diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Proceso administrativo
La administracin puede verse tambin como un proceso. Segn Henry Fayol, dicho
proceso est compuesto por funciones bsicas: planificacin, organizacin, direccin,
coordinacin, control.
Planificacin: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de accin
adecuado para lograrlos.

Organizacin: Proceso para comprometer a dos o ms personas que trabajan juntas

de manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas
especficas.
Direccin: Funcin que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros
de un grupo o una organizacin entera, con respecto a una tarea. A partir de la
direccin, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden satisfacer sus
propias necesidades y utilizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa.
Coordinacin: Integracin de las actividades de partes independientes de una
organizacin con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones
simultneamente.
Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estn totalmente
interrelacionados. Cuando una organizacin elabora un plan, debe ordenar su
estructura para hacer posible la ejecucin del mismo. Luego de la ejecucin (o tal vez
en forma simultnea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la
planificacin, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho
alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una correccin en la
planificacin, lo que realimenta el proceso.

El papel del administrador

La profesin de administrador tiene muchos aspectos: segn el nivel en que se site,
deber vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la
planificacin, organizacin, direccin y control de las actividades de su departamento o
divisin en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel
institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir.
Cuanto ms se preocupe el administrador para saber o aprender cmo se ejecutan las
tareas, ms preparado estar para actuar en el nivel operacional de la empresa.
Cuanto ms se preocupe por desarrollar conceptos ms preparado estar para actuar
en el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer cmo se
prepara un presupuesto de gastos o una previsin de ventas, como se construye
un organigrama o flujograma, como se interpreta un balance, como se elabora la
planificacin y el control de produccin, etc, ya que estos conocimientos son valiosos

para la administracin, sin embargo lo ms importante y fundamental es saber como

utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Los destacados de la administracin son los administradores, siendo la carrera
universitaria que expide el ttulo respectivo la Licenciatura o Grado en Administracin
de Empresas (Bachelor's degree in Business Administration, en pases anglosajones).
.
Bibliografa

Idalberto Chiavenat

Agustn Reyes Ponce

Introduccin a la teora general de la administracin.

http://home.ubalt.edu/ntsbarsh/opre640S/Spanish.htm#rorom

1.

Definicin de la Administracin

La administracin es un proceso muy particular consistente en las actividades

de planeacin, organizacin, ejecucin, y control, desempeadas para determinar y
alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos.
2.- Recursos bsicos de Administracin
Hombres y mujeres, Materiales, Maquinas, Mtodos, Dinero, y Mercados.
3.- Funciones Fundamentales
3.1 El Proceso Administrativo
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin
como una actividad compuesta de ciertas subactividades que constituyen el proceso
administrativo nico. Este proceso se considera a manera de ncleo esencial de la
administracin y en el general se ve como un formato efectivo para el estudiante que
se inicia en la administracin.

Planeacin
Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir, o estar
identificado con, los objetivos que se van a alcanzar. Esto origina las preguntas de
que trabajo necesita hacerse, cuando, y como se har, cules sern los necesarios
componentes del trabajo, las contribuciones de cada uno de tales componentes del
trabajo y la forma de lograrlos.

En esencia, se formula un plan o un patrn integrado predeterminado de las futuras

actividades. Esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propsito de ver
hacia

adelante.

En

pocas

palabras,

es

necesaria

la planeacin.

Esta

es

una funcin fundamental de la administracin.

Organizacin
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido
determinadas, el paso siguiente, para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar
las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indican la
participacin de cada miembro del grupo. Esta distribucin del trabajo est guiada por
la consideracin de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes,
las personas del grupo y las instalaciones fsicas disponibles.
Estas actividades componentes estn agrupadas y asignadas de manera que un
mnimo de gastos o un mximo de satisfaccin de los empleados se logre o que se
alcance algn objetivo similar. Si el grupo es deficiente ya sea en el nmero o en
la calidad de los miembros administrativos, se procuran tales miembros. Cada uno de
los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relacin
con el grupo y la del grupo de miembros con otros grupos de la empresa.
Las cuestiones de quien decide que asuntos y cuando son tpicas. Este trabajo de
distribucin de las tareas y de establecer y mantener relaciones por parte del gerente
se conoce como organizar. Se puede considerar como hacer que el plan creado por el
gerente tenga significado para cada uno de los miembros del grupo. Organizar es una
funcin fundamental de la administracin.

Ejecucin
Para llevar a cabo fsicamente las actividades que resultan de los pasos planeacin
y organizacin, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continen las
acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Las medidas
que se elijan dependen de los miembros particulares del grupo, de la actividad
componente por hacer y del criterio del gerente. Entre las medidas comunes utilizadas
por el gerente para poner el grupo en accin estn dirigir, desarrollar a los gerentes,
instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su
propia creatividad, y la compensacin. A este trabajo se le llama ejecucin.

Es una funcin fundamental de la administracin. La palabra ejecutar significa

literalmente "poner en accin", y es apropiada para esta funcin administrativa que
trata de proporcionar poder estimulante o de mantener un ambiente de trabajo en el
cual los miembros quieran desempearse lo mejor.

Control
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que se est
haciendo para asegurar que el trabajo de otros est progresando en forma
satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las
actividades componentes requeridas por este plan, y la ejecucin exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden presentarse discrepancias,
imponderables, mal interpretacin y obstculos inesperados y habrn de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva. Se
buscan repuestas a las preguntas: qu tan bien debe hacerse el trabajo? Qu tan
bien se haciendo? Esta funcin de la administracin constituye el control. Es una
funcin fundamental de la administracin.

Qu es Administracin:
Administracin es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u
organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos.
Administracin es una palabra procedente del latn, administratione, que significa
direccin, gestin o gerencia, donde el prefijo ad- significa direccin, tendencia,
hacia, y el vocablo minister significa obediencia, al servicio de, subordinacin.
Este trmino tambin proviene del latn ad-ministrare, que significa servir, o ad manus
trahere, que significa gestionar o manejar. De esta forma, el trmino administracin
se refiere al funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u
organizaciones que estn al servicio de otros.

El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la estructura y el

rendimiento de las organizaciones. El trmino proviene del latn ad-ministrare
(servir) o ad manus trahere (manejar o gestionar).

La nocin tambin puede utilizarse para nombrar a una autoridad pblica, como
el gobierno de un territorio, o a los responsables de una entidad privada, como los
directivos de una empresa.

La administracin puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar

una gestin de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios
cientficos y orientada a satisfacer un objetivo concreto.
Por otra parte, la administracin pblica de un Estado es el conjunto de los organismos
que se encargan de aplicar las directivas indispensables para el cumplimiento de las
leyes y las normas. Los edificios pblicos y los funcionarios tambin componen a la
administracin pblica, que aparece como el nexo entre el poder poltico y la
ciudadana.
Hay veces en que el trmino administracin se utiliza para denominar a la ciencia
social conocida como administracin de empresas. Esta ciencia estudia la
organizacin de las compaas y la forma en que gestionan los recursos, los procesos
y los resultados de sus actividades.
En la tcnica de la administracin es fundamental comprender los recursos que se
poseen para saber encontrar los objetivos ms adecuadas en base a ellos y
desenvolver un trabajo administrativo eficiente. Cabe destacar que posee principios,
leyes y procedimientos que sirven para una conducta racional de las organizaciones.

Lee todo en: Definicin de administracin - Qu es, Significado y

Concepto http://definicion.de/administracion/#ixzz489yyBatO

Administracin: es el proceso de disear un ambiente con el objetivo de lograr, en

forma eficiente, las metas seleccionadas, lo que implica que de alguna manera se
utilizan todos los recursos disponibles para el logro de los objetivos de la organizacin.
La administracin como prctica, es un arte; el conocimiento organizado en que se
sustenta la prctica se puede denominar ciencia.

Productividad

= Resultados

Insumos
La productividad no slo se mide desde el punto de vista monetario, tambin se mide a
travs de los clientes (servicio), en los propietarios (rentabilidad), en la comunidad
(imagen), en los Organismos (reglas), etc.
Eficacia: lograr el objetivo o meta, de alguna manera consiste en hacer ms con
menos.
Eficiencia: tambin lograr el objetivo, pero con el menor esfuerzo y por el mejor
camino y por lo tanto, a menor costo
La administracin se evala desde el punto de vista de su consideracin de las
siguientes formas:
Como un arte: Para administrar se necesita experiencia. Y administrar bien es un arte.
Como una ciencia: El anlisis se basa en la utilizacin de modelos (una simplificacin
de la realidad).
Como una tcnica: Se basan en principios y normas.
Funciones de la administracin:
* PLANIFICACION: qu es lo que voy a hacer, cundo y cmo. Incluye la seleccin:
misin, objetivos, decisiones y acciones.
* ORGANIZACIN: estructurar

los

* DIRECCION: influir

guiar

papeles
esas

que

personas

cumplen
para

las

lograr

personas.
las

metas.

* INTEGRACION DEL PERSONAL: reclutamiento, pago, grupos de trabajo. Llenar y

mantener los puestos en la Organizacin.

* CONTROL: medir y corregir los hechos, antes, durante y despus, para que se
adecuen a los planes. Comparar con estndares.

Qu es Administracin:
Administracin es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u
organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos.
Administracin

es

una

palabra

procedente

del

latn, administratione,

que

significadireccin, gestin o gerencia, donde el prefijo ad- significa direccin,

tendencia, hacia, y el vocablo minister significa obediencia, al servicio de,
subordinacin.
Este trmino tambin proviene del latn ad-ministrare, que significa servir, o ad manus
trahere, que significa gestionar o manejar. De esta forma, el trmino administracin

se refiere al funcionamiento, a la estructura y al rendimiento de las empresas u

organizaciones que estn al servicio de otros.

La administracin pblica de un Estado es el conjunto de los organismos estatales o

de las instituciones pblicas que se encargan de aplicar las directivas indispensables
para el cumplimiento de las normas y las leyes. La administracin pblica es el nexo
entre la ciudadana y el poder poltico, y tanto los funcionarios como los edificios
pblicos forman parte de esta.
Significado de Administracin se encuentra en la categora: General

CAPACIDADES Y HABILIDADES DEL ADMINISTRADOR

INTRODUCCIN
Dentro de las capacidades y habilidades que debe y tiene que contar un administrador
podemos encontrar que estos le ayudaran para el desempeo de una buena labor
dentro de su empresa; ya que no solo lo distinguir como un buen gerente, sino que le
beneficiara tanto a el como a la empresa para la cual labora, debido a que gracias a un
excelente empeo en su trabajo, sus habilidades y sus capacidades para llevar a cabo
los objetivos organizacionales de una empresa.

Entre las habilidades podemos encontrar: Habilidad para negociar, saber escuchar,
saber observar, contar con un extenso conocimiento, entre otras; mediante estas
podemos llevar a cabo un ptimo desarrollo en nuestro trabajo y desde luego en
nuestra empresa.

En cuanto a las capacidades encontraremos que estas son las condiciones

intelectuales con las que cuenta un administrador para saber desempear su o sus
funciones dentro de la empresa, con estas un buen administrador sabr resolver
problemas de la empresa, sabr manejar una buena motivacin en el personal, pero
sobre todo saber tomar la mejor decisin para el bien de la empresa u organizacin.

Dentro de estas habilidades encontraremos 4 que caracterizan la labor del

administrador, estas son:

*Habilidades del pensamiento

*Habilidades Tcnicas
*Habilidades Humanas
*Habilidades Conceptuales y Diseo

Con estas se pretende dar a conocer el modo en que los administradores ejecutan sus
conocimientos para llevar a cabo la planeacin, organizacin, direccin y control que
debe seguir una organizacin y por medio de estos conseguir los objetivos
organizacionales de una empresa.

https://sites.google.com/site/admdeproyectinginf/temario/unidad-i/1-5-administraciondel-personal-del-proyecto/1-5-2-habilidades-y-responsabilidades-del-administrador-deproyectos
1.1 Definicin e importancia de la administracin de proyectos
Definicin
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo.
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las
actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.
Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y
una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de
lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como
agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos
existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.
Importancia
La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en
una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo
de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarburo en la industria
petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas,
incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los

mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la

administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados
en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas
y efectivas para obtener el mximo beneficio.

1.2. Funciones y beneficios de la administracin de proyectos

Funciones
La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos,
mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se
engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por qu
se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar el
status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se
necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y
coordinar durante todo el proceso de planeacin.
La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y
proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y
definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados
de autoridad.
El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento
humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estndares,
se entrena y gua a los subordinados para llegar a los estndares requeridos, se
recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.
Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en
relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas
y se corrige lo que sea necesario.
Beneficios
El Beneficio definitivo de poner en prctica las tcnicas de Administracin
de Proyectos es tener un cliente Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro
propio proyecto.

El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del

presupuesto, proporciona una gran satisfaccin.
Para un contratista significa que puede llevarlo a cabo en el futuro a negocios
adicionales con el mismo cliente o a nuevos negocios recomendado previamente por
clientes satisfechos.
Un proyecto es exitoso cuando:

Alcanzan los objetivos, en el tiempo y con los costos previstos.

El cliente queda satisfecho.

El equipo de trabajo se consolida y se siente ganador.

Todos aprenden y crecen como personas y profesionales.

1.3. Causas por la que fracasan los proyectos

Falta de implicacin/compromiso de los participantes. Equipos desmotivados

por objetivos inasumibles, usuarios del cliente que no creen en el proyecto y, o no
participan o, lo que es an peor, entorpecen el normal desarrollo del proyecto, etc...
Para que un proyecto salga adelante es muy importante la participacin activa de
todos sus implicados.

Pobre comunicacin. Muchos problemas vienen determinados por una falta de

entendimiento incluso, y a veces esto es una crtica a los "tcnicos", no somos
capaces de ponernos en la piel del usuario y nos encerramos en jergas
excesivamente tcnicas que confunden ms que ayudan. Otros problemas vienen
derivados de la falta de fluidez de la informacin. Muchas personas llevan a rajatabla
la teora de "la informacin es poder" y se convierten en autnticos cuellos de botella
en la comunicacin del proyecto.

La falta de definicin de roles y responsabilidades. Es imprescindible que al

principio del proyecto quede claramente identificado quien es responsable de cada
parte, tanto por parte del cliente como por parte del equipo de proyecto. El objetivo es
evitar el uso de la tcnica "balones fuera".