COMO CREAR UN FORMULARIO EN MICROSOFT ACCESS

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen
que sea ms fcil ver u obtener los artculos que se buscan. El diseo
de los formularios es importante, dado que son objetos con los que
los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la
base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la
base de datos, ser fundamental disponer de unos formularios bien
diseados con los que ser eficaces y poder especificar datos con
precisin.
Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos
de escritorio de Access. En este artculo se indican algunos de ellos.

NOTA: La informacin de este artculo no se aplica en apps web de

Access. Consulte Crear una aplicacin de Access para obtener ms
informacin acerca del diseo de apps web de Access.

DISEO DE FORMULARIOS
ENCABEZADOS, SECCIONES DE DETALLE Y PIES
Normalmente colocaremos la informacin que deseamos presentar de la tabla o consulta subyacente en
la seccin de detalle en el centro de la ventana Formulario. Podemos aadir un encabezado en la parte
superior de la ventana o un pie en la parte inferior de la misma para visualizar la informacin o los
controles que no es necesario cambiar con cada registro diferente.
El rea superior de la ventana que contiene el ttulo Personal de la Universidad es el encabezado del
formulario. En la parte inferior de la ventana se encuentra el pie del formulario. En la esquina inferior
izquierda del formulario podemos ver un cuadro con el nmero de registro como el que aparecen en las
tablas y consultas en el modo de ver Hoja de datos. Pulse el botn de flecha que se encuentra a la
derecha del nmero de registro y ver el registro de la siguiente persona en la seccin de detalle del
formulario.

CREAR NUEVO FORMULARIO CON HERRAMIENTAS DE DISEO

Para empezar a construir un nuevo formulario, abra la base de datos. Seleccione la tabla o consulta que
desea utilizar en el formulario en la ventana Base de datos. Seleccione Nuevo formulario en la lista
desplegable del botn Nuevo objeto de la barra de herramientas, o elija Formulario en el men Insertar, y
Microsoft Access presentar el cuadro de dilogo Nuevo formulario, mostrado en la siguiente figura.
En el cuadro combinado situado en la parte inferior del cuadro de dilogo, Access visualiza el nombre de
la tabla o consulta que ha sido seleccionada en la ventana Base de datos. Si desea seleccionar una tabla
o consulta diferente, puede abrir la lista desplegable del cuadro combinado para ver todas las tablas y
consultas de la base de datos.

Seleccione Modo de ver Diseo en el cuadro de dilogo y despus pulse el botn Aceptar. Access abre la
ventana Formulario en el modo de ver Diseo y adems muestra una caja de herramientas que contiene
las diversas herramientas de diseo.
Access visualiza un formulario con una seccin de detalle en blanco (una cuadricula gris). Puede sealar
el borde de la seccin de detalle con el puntero del ratn y arrastrarlo para ampliar o reducir dicha
seccin. Podemos eliminar la cuadrcula de puntos de la seccin de detalle eligiendo la orden Cuadrcula
en el men Ver. Si desea aadir encabezados y pies al formulario, elija la orden Encabezado/Pie del
formulario del men Formato.
Inicialmente, la seccin de detalle presenta una anchura de 10 centmetros y una altura de 3 centmetros.
Las divisiones de "centmetro" que podemos ver en las reglas estn directamente relacionadas con el
tamao y resolucin de su pantalla. En una pantalla VGA estndar de 640 por 480 pixels, la pantalla
completa es aproximadamente de 25 centmetros de anchura por 18 centmetros de altura. Por omisin,
Access establece la cuadrcula a 5 puntos por centmetro tanto horizontal como verticalmente. Podemos
cambiar la densidad de los puntos de la cuadrcula cambiando los parmetros Lnea X y Lnea Y de la
hoja de propiedades del formulario.
Los nmeros introducidos en los parmetros Lnea X y Lnea Y indican a Microsoft Access el nmero de
intervalos por unidad de medida que desea en la cuadrcula de diseo. Podemos proporcionar un nmero
comprendido entre 1 (el ms espaciado) y 64 (el ms fino).
Podremos ver los puntos de la cuadrcula si seleccionamos un ajuste en centmetros de 9 o inferior. Si
establecemos una cuadrcula ms fina, Access no visualizar los puntos de la cuadrcula, pero todava
podremos utilizar esta cuadrcula para alinear los controles. Access siempre visualiza las lneas de la
cuadrcula en intervalos de 1 centmetro, incluso cuando haya establecido valores demasiado pequeos
para la Lnea X o la Lnea Y.
Cuadro de herramientas
El cuadro de herramientas, mostrado ms abajo, es el "centro de rdenes" del diseo de formularios.
Puede desplazar la caja de herramientas a travs de la pantalla arrastrando su barra de ttulo. Tambin
puede cambiar la forma de la caja de herramientas arrastrando sus bordes o esquinas. Si lo desea, puede
desplazar la caja de herramientas a la parte superior del rea de trabajo y "ubicarla" como una barra de
herramientas. Para cerrar la caja de herramientas, pulse el botn Cerrar situado en la esquina superior

derecha de la misma, elija nuevamente la orden Caja de herramientas del men Ver, o pulse el botn Caja
de herramientas de la barra de herramientas.
La caja de herramientas contiene los botones de todos los controles que se pueden utilizar en el diseo
de un formulario. Cuando desee colocar un determinado control en el formulario, pulse el botn
correspondiente a ese control en la caja de herramientas. Cuando desplace el puntero del ratn sobre el
formulario, cambiar su apariencia convirtindose en un icono que representa la herramienta que ha sido
seleccionada. Site el puntero del ratn en el lugar donde desea colocar el control, y pulse el botn
izquierdo del ratn para colocar el control sobre el formulario. Si desea cambiar el tamao del control en el
momento de su colocacin en el formulario, haga clic y arrastre el puntero del ratn al tamao deseado.
(Tambin puede cambiar el tamao de un control una vez colocado arrastrando sus bordes o esquinas.)

Herramienta Seleccionar objetos. Es la herramienta predeterminada. Utilice esta herramienta para

seleccionar, cambiar el tamao y editar los controles.
Botn Asistente para controles. Pulse este botn para activar el Asistente para controles. Cuando este
botn aparece presionado, un Asistente para controles le ayudar a introducir las propiedades del control
siempre que cree un nuevo grupo de opcin, cuadro combinado, cuadro de lista o botn de comando.
Herramienta Etiqueta. Utilice esta herramienta para crear controles de etiqueta que contengan un texto fijo
en el formulario. Por omisin, la mayor parte de los controles poseen un control de etiqueta asociado a los
mismos. Puede utilizar esta herramienta para crear etiquetas independientes en los encabezados o para
colocar instrucciones en el formulario.
Herramienta Cuadro de texto. Utilice esta herramienta para crear controles de cuadro de texto para
visualizar campos de texto, nmeros, fechas, horas y memo en el formulario. Puede unir un cuadro de
texto a uno de los campos de la tabla o consulta subyacente. Si permite actualizar un cuadro de texto que
depende de un campo, podr cambiar el valor de dicho campo (de la tabla o consulta subyacente)
introduciendo un nuevo valor en el cuadro de texto. Tambin podemos utilizar un cuadro de texto para el
clculo de valores utilizando expresiones.
Herramienta Grupo de opciones. Utilice esta herramienta para crear un grupo de opciones que contenga
uno o ms botones de alternar, botones de opcin o casillas de verificacin. Podemos asignar un valor
numrico independiente para cada botn o casilla de verificacin que se incluya en el grupo. Cuando
posea ms de un botn o casilla de verificacin en un grupo, slo uno de ellos podr estar seleccionado
en un momento dado, y el valor asignado a ese botn o casilla seleccionada se convertir en el valor del
grupo de opciones. Puede seleccionar uno de los botones o casillas del grupo como valor predeterminado

para el grupo. Si enlaza el grupo de opcin a un campo de la tabla o consulta subyacente, podra
establecer un nuevo valor para el campo al seleccionar un botn o casilla del grupo.
Herramienta Botn de alternar. Utilice esta herramienta para crear un control de botn de alternar que
contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o s/no. Cuando hace clic en un botn de
alternar, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o s) y el botn aparecer
presionado. Haga clic en este botn de nuevo y su valor pasara a ser 0 (para representar desactivado,
falso o no). Puede incluir un botn de alternar en un grupo de opcin y asignar al botn un valor numrico
nico. Si crea un grupo con varios botones de alternar, cualquier botn de alternar, botn de opcin o
casilla de verificacin previamente elegido ser desactivado cuando haga clic en un nuevo botn de
alternar y ste adquiera el valor activado. Si enlaza el botn de alternar a un campo de la tabla o consulta
subyacente, podr alternar el valor del campo haciendo clic en el botn de alternar.
Herramienta Botn de opcin. Utilice esta herramienta para crear un control de botn de opcin (tambin
denominado algunas veces control de botn de radio) que contenga un valor activado/desactivado,
verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en un botn de opcin, su valor pasa a ser -1 (para representar
activado, verdadero o si) y aparecer un circulo negro en el centro del botn. Haga clic en este botn de
nuevo y su valor pasar a ser 0 (para representar desactivado, falso o no). Puede incluir un botn de
opcin en un grupo de opciones y asignar al botn un valor numrico nico. Si crea un grupo con varios
botones de opcin, cualquier botn de alternar, botn de opcin o casilla de verificacin previamente
elegido ser desactivado cuando haga clic en un nuevo botn de opcin para activarlo. Si enlaza el botn
de opcin a un campo de la tabla o consulta subyacente, podr alternar el valor del campo haciendo clic
en el botn de opcin.
Herramienta Casilla de verificacin. Utilice esta herramienta para crear un control de casilla de verificacin
que contenga un valor activado/desactivado, verdadero/falso o si/no. Cuando hace clic en una casilla de
verificacin, su valor pasa a ser -1 (para representar activado, verdadero o s) y aparecer una X en el
interior de la casilla. Haga clic en esta casilla de nuevo y su valor pasar a ser 0 (para representar
desactivado, falso o no), y la X desaparecer de su interior. Puede incluir una casilla de verificacin en un
grupo de opcin y asignar a la casilla un valor numrico nico. Si crea un grupo con varias casillas de
verificacin, cualquier botn de alternar, botn de opcin o casilla de verificacin previamente elegida ser
desactivada cuando haga clic en una nueva casilla de verificacin para activarla. Si enlaza la casilla de
verificacin a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic
en la casilla de verificacin.
Herramienta Cuadro combinado. Utilice esta herramienta para crear un cuadro combinado que contenga
una lista de posibles valores para el control y un cuadro de texto que pueda ser editado. Para crear la
lista, puede introducir los valores en la propiedad Origen de la fila del control. Tambin puede especificar
una tabla o una consulta como origen de los valores de la lista. Microsoft Access visualiza el valor
actualmente seleccionado en el cuadro de texto. Cuando pulse el botn de flecha abajo situado en el
extremo derecho del cuadro, Access muestra los valores de la lista. Elija un nuevo valor en la lista para
cambiar el valor del control. Si el cuadro combinado est unido a un campo de la tabla o consulta
subyacente, podr cambiar el valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar varias
columnas a la lista, y ocultar una o ms columnas de la lista estableciendo la anchura de la lista de la
columna a 0. Tambin puede enlazar el valor actual del control a una columna oculta. Cuando cierra el
cuadro combinado, Access visualiza el valor de la primera columna cuya anchura es mayor que 0.
Cuando abre la lista del cuadro, Access visualiza todas las columnas cuya anchura es distinta de cero.
Herramienta Cuadro de lista. Utilice esta herramienta para crear un cuadro de lista que contenga una lista
con los posibles valores para el control. Para crear la lista, puede introducir los valores en la propiedad
Origen de la fila del control. Tambin es posible especificar una tabla o una consulta como origen para los
valores de la lista. Los cuadros de lista siempre permanecen abiertos, y Access destaca cl valor
actualmente seleccionado en el cuadro de lista. Elija un nuevo valor en la lista para cambiar el valor del
control. Si el cuadro de lista est unido a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede cambiar el
valor del campo eligiendo un nuevo valor de la lista. Puede enlazar varias columnas a la lista, y ocultar
una o ms columnas de la lista estableciendo la anchura de la lista de la columna a 0. Tambin puede
enlazar el valor actual del control a una columna oculta. Access visualiza todas las columnas cuya
anchura es distinta de 0 y pueden ser incluidas dentro de la anchura definida para el control.
Herramienta Botn de comando. Utilice esta herramienta para crear un control de botn de comando que
pueda activar una macro o un procedimiento en VBA.

Herramienta Imagen. Utilice esta herramienta para aadir una imagen esttica en su formulario. No podr
editar la imagen en el formulario, ya que es almacenada por Access en un formato que resulta muy
eficiente en trminos de velocidad de aplicacin y tamao. Si desea almacenar una imagen como fondo
para su formulario, puede establecer la propiedad del formulario Imagen.
Herramienta Marco de objeto independiente. Utilice esta herramienta para aadir un objeto procedente de
otra aplicacin que soporte la incrustacin y vinculacin de objetos (OLE). El objeto pasar a formar parte
del formulario, no de los datos de la tabla o consulta subyacente. Puede aadir imgenes, sonidos,
grficos o diapositivas para mejorar la apariencia del formulario.
Herramienta marco de objeto dependiente. Utilice esta herramienta para hacer disponible en el formulario
un objeto OLE de datos subyacentes. Access puede visualizar la mayor parte de las imgenes y grficos
directamente en el formulario. Para los dems objetos, Access presente el icono de la aplicacin en la
cual fue creado el objeto. Por ejemplo, si el objeto es un objeto de sonido creado por el programa
Grabadora de sonidos, aparecer un icono de un micrfono en el formulario.
Herramienta Salto de pgina. Utilice esta herramienta para aadir un salto de pgina entre las mltiples
pginas de un formulario.
Herramienta Subformulario/Subinforme. Utilice esta herramienta para incrustar otro formulario en el
formulario actual. Puede utilizar un subformulario para mostrar los datos procedentes de una tabla o
consulta que estn relacionados con los datos del formulario principal. Access mantiene el enlace entre
los dos formularios de forma automtica.
Herramienta Lnea. Utilice esta herramienta para aadir lneas al formulario y mejorar as su apariencia.
Herramienta Rectngulo. Utilice esta herramienta para aadir rectngulos coloreados o vacos al
formulario y mejorar as su apariencia.
Cuando selecciona una herramienta distinta del botn Seleccionar objetos, quedar sin seleccionar
despus de utilizar la herramienta para colocar un control en el formulario. Si planifica crear varios
controles utilizando la misma herramienta (por ejemplo, una serie de casillas de verificacin en un grupo
de opciones) haga doble clic en el botn de herramienta en la caja de herramientas para "bloquear" el
botn y que permanezca seleccionado despus de colocar el primer control. Puede anular el bloqueo de
esa herramienta pulsando cualquier otro botn de herramienta (incluyendo la herramienta Seleccionar
objetos).
Lista de campos
La lista de campos se utiliza en combinacin con la caja de herramientas para colocar controles
dependientes (controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el formulario. La lista de
campos se abre pulsando el botn Lista de campos de la barra de herramientas o eligiendo la orden Lista
de campos del men Ver. Access visualiza el nombre de la tabla o consulta subyacente en la barra de
ttulo de la ventana. Si desea cambiar el tamao de la lista de campos, arrastre los bordes de la ventana
de modo que pueda visualizar el nombre de los campos ms extensos. Utilice la barra de desplazamiento
situada en la parte derecha de la ventana para desplazarse a travs de la lista de nombres disponibles.
Cuando utilice la lista de campos para colocar un control para un campo en el formulario, en primer lugar
pulse el botn de la herramienta que desee. (La herramienta predeterminada es un control de cuadro de
texto.) A continuacin, arrastre el campo deseado desde la lista de campos hacia la posicin deseada en
el formulario. Si elige un control que no es apropiado para el tipo de datos, Access selecciona el control
predeterminado para dicho tipo de datos. Por ejemplo, si elige cualquier control que no sea un control de
marco de objeto dependiente para un objeto OLE, Access crea automticamente un control de marco de
objeto dependiente. Si intenta arrastrar y soltar un campo utilizando un control de
subformulario/subinforme, marco de objeto independiente, lnea, rectngulo o salto de pgina, Access
crea en su lugar un cuadro de texto o un control de marco de objeto dependiente.
Barra de herramientas Formato

La barra de herramientas formato, mostrada en la siguiente figura, ofrece una forma rpida y sencilla de
modificar la apariencia de un control con un simple clic de ratn en lugar de tener que establecer las
propiedades.

A travs de esta barra de herramientas tambin puede establecer el color de fondo de las secciones del
formulario. De izquierda a derecha, las opciones son las siguientes:
Seleccionar objeto Este cuadro de lista se utiliza para seleccionar un determinado objeto en el formulario.
Esto es particularmente til si coloca varios controles en la parte superior de otro control.
Nombre de fuente Se utiliza para establecer la fuente de las etiquetas, cuadros de texto, botones de
comando, botones de alternar, cuadros combinados y cuadros de lista.
Tamao de fuente Se utiliza para establecer el tamao de la fuente.
Negrita Pulse este botn para establecer el estilo de fuente a negrita.
Cursiva Pulse este botn para establecer el estilo de fuente a cursiva.
Subrayado Pulse este botn para subrayar el texto.
Alinear a la izquierda Pulse este botn para alinear el texto a la izquierda.
Centrar Pulse este botn para centrar el texto.
Alinear a la derecha Pulse este botn para alinear el texto a la derecha.
Color de fondo Se utiliza para establecer el color del fondo del control o rea del formulario. Adems
puede establecer el color del fondo a transparente.
Color del texto Se utiliza para establecer el color del texto del control.
Color de los bordes Se utiliza para establecer el color del borde del control. Adems, puede establecer
este color a transparente.
Ancho de los bordes Se utiliza para establecer la anchura del borde desde extrafino hasta una anchura de
6 puntos.
Efecto especial Se utiliza para establecer la apariencia del control a plano, elevado, hundido, sombreado
o cincelado.
NOTA: Slo puede seleccionar uno de los botones de alineacin en un momento dado. Si no pulsa un
botn, la alineacin ser establecida a General (los datos del texto se alinean a la izquierda y los datos
numricos se alinean a la derecha).
Dependiendo del objeto que se encuentre seleccionado, algunas de las opciones de la barra de
herramientas Formato podran no estar disponibles. Por ejemplo, no puede establecer el color del fondo
en un control de marco de objeto dependiente. Ni tampoco puede establecer los colores del borde o del
relleno en un botn de alternar, ya que estas reas siempre se establecen en color gris. Si tiene la hoja de
propiedades abierta y se desplaza a travs de los controles de modo que pueda observar las propiedades
establecidas en la barra de herramientas Formato, podr ver cmo cambian los ajustes en la hoja de
propiedades a medida que pulsa los diferentes botones de esta barras de herramientas.

Propiedades cuadro de texto

En los campos Autonumricos, cuyo valor no puede ser cambiado por el usuario, debera modificar este
control para evitar que pueda ser seleccionado en el formulario. Para evitar la seleccin de un control,
establezca la propiedad Activado del control a No. Access sombrea un control cuando ha sido
desactivado, pero no est bloqueado. Establezca a S la propiedad Bloqueado para indicar que no ser
posible actualizar este control El control no estar sombreado, y no podr acceder al mismo utilizando el
tabulador ni seleccionarlo en el formulario en el modo de ver Formulario.
Si especificamos los parmetros para las propiedades Formato, Lugares decimales o Mscara de entrada
en el momento de la definicin del campo de una tabla, Access copiar esos mismos ajustes en cualquier
cuadro de texto que dependa de ese campo. Cualquier dato que se introducido mediante el uso del
formulario deber cumplir la regla de validacin definida en la tabla; sin embargo, puede definir una regla
ms restrictiva para este formulario. A menos que proporcione un valor predeterminado en la hoja de
propiedades, las nuevas filas heredan los valores predeterminados de la tabla. La propiedad Texto de la
barra de estado obtiene su valor del parmetro introducido en la propiedad Descripcin del campo de la
tabla.

Si selecciona la ficha Evento, ver un conjunto de propiedades adicionales con la palabra Al. La
introduccin de nombres de macros a modo de valores para estas propiedades, puede hacer que ciertos
eventos activen ciertas acciones. Tambin podemos hacer referencia a procedimientos en VBA.
Propiedades de etiqueta
Tambin podemos establecer propiedades independientes para las etiquetas asociadas a los controles.
Access copia la propiedad Ttulo del campo de la tabla subyacente en la propiedad del mismo nombre de
la etiqueta asociada al control.
Tambin puede corregir el texto del ttulo que se encuentra en el interior de una etiqueta seleccionando la
etiqueta, desplazando el puntero del ratn al interior de la etiqueta hasta que la forma del puntero cambie

a un icono de I mayscula, y haciendo clic de nuevo para establecer el punto de insercin en el texto de la
etiqueta. De este modo, puede borrar los caracteres no deseados, y escribir una nueva informacin. Una
vez finalizada la correccin de los controles de etiqueta, puede ocurrir que los controles sean demasiado
extensos o pequeos para visualizar adecuadamente los nuevos nombres. Puede cambiar el parmetro
de la hoja de propiedades para ajustar el tamao de la etiqueta, o puede seleccionar el control y utilizar
los ajustadores de tamao del control para modificar el tamao y la alineacin.
Para ajustar el tamao de una etiqueta de forma rpida, haga clic en la etiqueta y elija la orden Tamao
del men Formato, y despus seleccione Al contenido en el submen.

Propiedades del formulario

Haga clic en cualquier parte fuera de la seccin de detalle del formulario o seleccione la orden
Seleccionar formulario del men Edicin, y la hoja de propiedades visualizar las propiedades del
formulario.

Las propiedades que comienzan con Al activar registro en la hoja de propiedades pueden ser
configuradas para ejecutar macros o procedimientos en VBA. Los eventos asociados con las propiedades
pueden activar acciones de macro.
En la mitad inferior de la primera parte de la lista de propiedades, podemos ver las propiedades Lnea X y
Lnea Y, que controlan la densidad de los puntos de la cuadrcula. Los valores predeterminados son de 5
puntos por centmetro en ambos ejes. Access adems traza una lnea sombreada sobre la cuadrcula de
diseo cada pulgada o centmetro para facilitar la alineacin de los controles. Si desea utilizar la orden
Ajustar a la cuadrcula del men formato para que le sirva de ayuda en la tarea de alineacin de los
controles del formulario, probablemente desear cambiar la densidad de los puntos de la cuadrcula para
proporcionar un mayor control sobre el lugar donde desea colocar los objetos en el formulario.
NOTA: Si establece un ajuste para los ejes X e Y superior a 9 para el sistema mtrico, no ser capaz de
ver los puntos de la cuadrcula.
RESULTADO DEL DISEO
Para destacar los campos en el formulario, haga clic en la seccin de detalle y a continuacin establezca
el color del fondo a gris oscuro utilizando el botn Color del fondo de la barra de herramientas Formato.
Para hacer que las etiquetas destaquen en este fondo oscuro, arrastre el ratn alrededor de todos los
controles de etiqueta o haga clic en la regla horizontal directamente sobre todos los controles de etiqueta
y despus establezca el Color del fondo a blanco. Si adems desea hacer que la seccin de detalle quede
ms prxima a los controles colocados en el formulario, arrastre los bordes del rea de detalle con el
puntero del ratn.
Para seleccionar todos los controles de un rea vertical, haga clic en la regla horizontal sobre el rea que
contiene los controles que desea seleccionar. Del mismo modo, para seleccionar todos los controles en
un rea horizontal, haga clic en la regla vertical.

Pulse el botn Modo de ver Formulario de la barra de herramientas para ver el formulario. Para modificar
el tamao de la ventana Formulario de forma que se ajuste a los lmites del diseo de su formulario,
seleccione la orden Ajustar al formulario en el men Ventana. Pulse el botn Guardar en la barra de
herramientas o seleccione la orden Guardar del men Archivo para almacenar el diseo de su nuevo
formulario.