1.

OBJETIVO
Cumplir con el pago de los salarios y prestaciones sociales a que tienen derecho
los funcionarios de la Entidad, en cada perodo mensual, con los respectivos
descuentos de ley, as como el pago al sistema de seguridad social, aportes
parafiscales y otros terceros.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el reporte de las novedades de personal, devengados y
deducidos, para ser procesadas en el sistema de nomina y realizar su pago
mensual, igualmente generar los reportes de aportes de seguridad social,
parafiscales y otros terceros para su respectivo pago.
3. DEFINICIONES
Nomina: Sistema que permite administrar informacin del capital humano de la
Entidad, as como tambin manejar todos los conceptos salariales y no salariales
que hacen parte del pago a los empleados, deducciones y aportes. Est regido por
las normas vigentes.
Aportes de seguridad social: la Ley 100/93 creo en Colombia el Sistema de
Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regmenes:
a. Rgimen Pensional
b. Rgimen salud
c. Rgimen Riesgos Profesionales.
Aportes parafiscales: De acuerdo con la Ley, todo empleador de carcter
permanente que tenga trabajadores a su servicio, est obligado a pagar aportes
parafiscales, equivalentes al 9% de su nmina mensual de salarios, los cuales son
destinados al SENA, ESAP, EIIT, ICBF y las Cajas de Compensacin Familiar.
4. SIGLAS
FNA Fondo Nacional del Ahorro
5. NORMATIVIDAD
5.1. LEYES.
Ley 100 de 1993, por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y
se dictan otras disposiciones.
Ley 244 de 1995, por medio de la cual se fijan trminos para el pago oportuno
de cesantas para los servidores pblicos, se establecen sanciones y se dictan
otras disposiciones

Ley 432 de 1998, por la cual se reorganiza el Fondo Nacional de Ahorro, se

transforma su naturaleza jurdica y se dictan otras disposiciones.
Ley 797 de 2003, por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema
general de pensiones previstas en la Ley 100 de 1993 y se adoptan otras
disposiciones.
Ley 995 de 2005, por medio de la cual se reconoce la compensacin en dinero
de las vacaciones a los trabajadores del sector privado y a los empleados y
trabajadores de la administracin pblica en sus diferentes rdenes y niveles.

5.2 DECRETOS.
Decreto 3135 de 1968, por el cual se prev la integracin de la seguridad
social entre el sector pblico y el sector privado y se regula el rgimen
prestacional de los empleados pblicos y trabajadores oficiales.
Decreto 1950 de 1973, por el cual se reglamentan los Decretos Leyes 2400 y
3074 de 1968 y otras normas sobre administracin de personal civil.
Decreto-Ley 1042 de 1978, por el cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificacin de empleos de los Ministerios, Departamentos
Administrativos, Superintendencias, Establecimientos Pblicos y Unidades
Administrativas Especiales de orden Nacional, se fijan las escalas de
remuneracin correspondientes a dichos empleos y se dictan otras
disposiciones.
Decreto-Ley 1045 de 1978, por el cual se fijan las reglas generales para la
aplicacin de las normas sobre prestaciones sociales de los empleados
pblicos y trabajadores oficiales del sector nacional.
Decreto 806 de 1998, por el cual se reglamenta la afiliacin al Rgimen de
Seguridad Social en Salud y la prestacin de los beneficios del servicio pblico
esencial de Seguridad Social en Salud y como servicio de inters general, en
todo el territorio nacional.
Decreto 047 de 2000, por el cual se expiden normas sobre afiliacin y se
dictan otras disposiciones.
Decreto 1703 de 2002, por el cual se adoptan medidas para promover y
controlar la afiliacin y el pago de aportes en el sistema de seguridad social en
salud.
Decreto 3150 de 2005, por el cual se dictan disposiciones en materia
prestacional.
Decreto 404 de 2006, por el cual se dictan disposiciones en materia
prestacional.
Decreto 2489 de 2006, por medio del cual se establece el sistema de
nomenclatura y clasificacin de los empleos pblicos de las instituciones
pertenecientes a la rama ejecutiva y dems organismos y entidades pblicas
del orden nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1737 de 2009, por medio del cual se regulan aspectos del pago de la
remuneracin de los servidores pblicos.
Decreto anual de Auxilio de Transporte.

Decreto anual de salrio mnimo.

Decreto anual de fijacin de las escalas de asignacin bsica mensual, para
los empleados pblicos del orden nacional.

5.3 OTRAS
Rgimen del empleado oficial.
Disposiciones sobre Retencin en la Fuente.
6. DESARROLLO
No.

Actividad

Recibir y
registrar
novedades y
documentos
soporte

Recibir y revisar
novedades del
personal y
documentacin
soporte.

Tarea
Punto de Control
La Secretaria Ejecutiva de la Subdireccin
de Gestin Humana recibe las novedades
y documentos soportes para la elaboracin
de la nmina en las fechas previstas por la
Subdireccin de Gestin Humana, registra
en la base de datos de correspondencia
recibida y entrega al Subdirector(a) de
Gestin Humana.
El (la) Subdirector(a) de Gestin Humana
recibe las novedades del personal y la
documentacin soporte, la revisa. Si la
informacin es correcta pasa al funcionario
responsable de elaborar la nmina.

Responsable

Secretario
Ejecutivo

Subdirector(a) de
Gestin Humana

No.

Actividad

Clasificar,
ingresar,
imprimir y
revisar
informacin

Tarea
Punto de Control
El profesional especializado y el tcnico
Administrativo, clasifican la informacin, la
ingresan en la base de Datos de nmina e
imprimen las mismas, los consolidados,
reportes y prenmina se revisan, si
detectan errores, los corrigen e imprimen
nuevamente
y
lo
entregan
al
Subdirector(a) de Gestin Humana para su
revisin y firma.
Nota: En caso de problemas o ajustes en
el sistema del aplicativo de nmina, se
acude al Profesional Especializado
encargado del Grupo de Sistemas, de la
Oficina de Informacin Pblica o al
profesional
externo
de
la
firma
Basewarnet, entidad que brinda soporte a
nmina.

Responsable

Profesional
Especializado SGH
-Tcnico
Administrativo
Profesional
Especializado
(sistemas)
Profesional
Externo

No.

Actividad

Recibir y revisar
nminas,
consolidados y
reportes.

Tarea
Punto de Control
El (la) Subdirector (a) de Gestin Humana
recibe la nmina, consolidado de nmina y
reportes de las mismas, los revisa. Si
detecta inconsistencias, devuelve al
profesional Especializado y al tcnico
Administrativo para las correcciones
pertinentes.
Firma
y
enva
los
consolidados, reporte de nmina y CDs al
Coordinador del grupo de Gestin
Financiera y Contable para el trmite
correspondiente. El equipo de nmina
empasta la nomina para consulta y
posterior entrega al archivo central.

Responsable

Subdirector (a) de
Gestin Humana
Coordinador de
Gestin Financiera y
Contable.
Profesional
Especializado
Tcnico
Administrativo

Reportar
inasistencia de
Funcionarios

Recibir, realizar
pagos y enviar
informacin a la
Entidad
Bancaria

Cada jefe de las diferentes dependencias

verifica el cumplimiento de la jornada
laboral y reportan al Subdirector(a) de
Gestin Humana la inasistencia del
personal a su cargo.
Evento en el cual se proceder a adelantar
las gestiones correspondientes para
establecer la viabilidad del descuento por
nomina.

El Grupo de Gestin Financiera y

Contable, recibe los consolidados de
nmina, reportes y CD de pago, realiza los
respectivos registros y obligaciones para
firma y posterior pago mediante la
transaccin respectiva con la Entidad
Bancaria, para la dispersin de los valores
en cada una de las cuentas de los
funcionarios

Jefe de la
Dependencia
Subdirector (a) de
Gestin Humana

Profesional
Especializado y
Tcnico Administrativo
(Grupo de Gestin
Financiera y
Contable).

No.

Actividad

Tarea
Punto de Control
La Subdireccin de Gestin Humana, se
encarga de elaborar nminas adicionales
de conformidad a las novedades que se
presenten posteriores a la elaboracin de
la nomina, esto se realiza antes de liquidar
los reportes de Ley 100 y parafiscales;
posteriormente se realizan las tareas 1 a la
6.

Responsable

Subdirector (a) de
Gestin Humana
7

Elaborar
nminas
adicionales.

Profesional
Especializado
Tcnico Administrativo

No.

Actividad

Liquidar,
imprimir, revisar
Aportes de
Seguridad
Social,
Parafiscales y
Generar
Planilla.

Tarea
Punto de Control
El equipo de nomina una vez realiza todas
las nminas del mes correspondiente,
sube a la tabla de acumulados de la base
de datos de nmina toda la informacin. El
profesional especializado y el tcnico
Administrativo de nmina liquidan los
reportes de Ley 100, aportes patronales,
aportes parafiscales, Fondo Nacional de
Ahorro y dems reportes solicitados por el
Grupo de Gestin Financiera y Contable,
luego imprimen, revisan, y junto con el
profesional
externo
de
la
firma
Basewarnet, se genera la Planilla nica
Unificada, esta se valida con los reportes
del mes correspondiente.
Para el caso del FNA, se genera el reporte
de las cesantas del mes correspondiente,
se revisa y este archivo se sube a la
plataforma de la pagina del fondo del FNA,
sistema que valida la informacin e
inmediatamente
arroja
un
mensaje
Archivo validado sin inconsistencias
cuando los datos son correctos, en caso
contrario se revisa las inconsistencias, se
corrigen y se suben nuevamente a la
pagina.

Responsable

Profesional
Especializado SGH
Tcnico Administrativo
Profesional
Especializado
(Sistemas)
Profesional
Externo

Validados todos los archivos, se imprimen

los reportes y se remiten al Subdirector (a)
para su aprobacin y firma.
Nota: En caso de problemas o ajustes en
el sistema del aplicativo de nmina, se
acude al Profesional Especializado
encargado del Grupo de Sistemas, de la
Oficina de Informacin Pblica o al
profesional
externo
de
la
firma
Basewarnet, entidad que brinda soporte a
nomina.

Recibir, revisar,
firmar y enviar
los reportes

El (la) Subdirector(a) recibe los reportes,

los revisa y si detecta inconsistencias,
devuelve al profesional especializado y al
tcnico
administrativo
para
las
correcciones pertinentes.
Firma, enva los reportes y la Planilla nica
al Coordinador del Grupo de Gestin
Financiera y Contable para la firma y
trmite correspondiente.

Subdirector(a) de
Gestin Humana
Coordinador de
Gestin Financiera y
Contable

No.

10

Actividad

Recibir y pagar
reportes.

Tarea
El Grupo de Gestin Financiera y Contable
dentro de los dos primeros das hbiles de
cada mes, recibe los reportes y la planilla
unificada para el trmite y pago
correspondiente, de acuerdo a las fechas
establecidas por la normatividad vigente.

Punto de Control

Responsable

Profesional
Especializado y
Tcnico Administrativo
(Grupo de Gestin
Financiera y
Contable).

El equipo de nomina anualmente elabora:

Tramitar
nminas
de
primas, reportes
consolidado de
cesantas,
estudio
de
retencin en la
fuente y trmite
de certificados
de ingresos y
retencin.

Nminas de prima de servicios y

prima de navidad.
Reportes de consolidacin de
cesantas al Fondo Nacional del
Ahorro (FNA).
Tramitar y generar los certificados
de ingresos y retenciones, para la
firma del Coordinador de Gestin
Financiera y Contable.

Para el caso de estudios de retencin en

la fuente y de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes, el equipo de nmina
semestralmente realiza el respectivo
estudio.

Subdirector (a) de
Gestin Humana
Coordinador del
Grupo de Gestin
Financiera y Contable
Profesional
Especializado
Tcnico
Administrativo

Los funcionarios anualmente, en los casos

que se requiera o cuando un funcionario
ingresa, deben diligenciar el Formato
declaracin juramentada para efectos de
retencin en la fuente- salarios. TH-AT-P01-F-01

7. REGISTROS

Resoluciones de nombramientos, renuncias, insubsistencias, encargos,

coordinaciones,
reubicaciones, comisiones, licencias no remuneradas,
vacaciones, primas tcnicas, actas de posesin, sanciones disciplinarias
(destitucin, suspensin y multa), registro de asistencia y formato de
liquidacin para reconocimiento de horas extras, recargos nocturnos,
dominicales festivos y compensatorios, formato declaracin juramentada para
efectos de retencin en la fuente.
Formularios y oficios remitidos por las entidades que ofrecen sus servicios
mediante el sistema de libranza a los funcionarios.
rdenes judiciales.

Autorizacin de los funcionarios para descuentos especiales.

Copias de los formularios de afiliacin o traslado de EPS (Entidades
promotoras de salud).
Copias de los formularios de afiliacin o traslado de las AFP (Administradoras
de Fondos de Pensiones).
Incapacidades, por enfermedad general o maternidad, accidentes de trabajo o
enfermedad profesional.
Solicitudes para aplicar deducible a la base de retencin en la fuente, aportes
voluntarios y AFC.
Certificaciones de continuidad laboral.

8. INFORMACIN
INFORMACIN
GENERADA

RESPONSABLE

FRECUENCIA

UBICACIN

Nomina del
Ministerio del interior

Profesional
especializado SGH

Mensual

Aplicativo de nomina

9. SISTEMAS DE INFORMACIN
SISTEMA DE
INFORMACIN

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Aplicativo de nomina Programa en motor de Profesional

base de datos SQL Server Especializado
y
lenguaje
de
programacin
Power
Builder

UBICACIN

Servidor Sistemas

10. ANEXOS
Anexo 1. Formato Declaracin juramentada para efectos de retencin en la fuentesalarios TH-AT-P-01-F-01
11. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
26/08/2009
30/11/2011
14/08/2013

CAMBIO
Se agreg en el procedimiento los aportes de
seguridad social y parafiscales, se modific el
desarrollo de las actividades, riesgos y punto
de control
Se actualiza el procedimiento a los nuevos
formatos y la versin.
Se modifica el procedimiento con el fin de
actualizar la nueva imagen del Ministerio del
Interior, as mismo se incluye una sigla, se

VERSIN
02
03
04

02/01/2014

realiza la modificacin de Prof. Universitario a

especializado en la tarea y en el responsable,
tambin se incluye y modifica informacin en
los numeral 2 al 11 del procedimiento y el
nuevo formato TH-AT-P-01-F-01
Se modifica la versin 4 de este procedimiento
en aras de actualizar las actividades y tareas
que se realizan actualmente.

05