Curso Formulacin de Proyectos Culturales

Facultad de Artes, Diseo y Ciencias de la Cultura - UNNE

Apunte 2
FORMULACIN DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS
para presentar en el marco de convocatorias o a organismos de
financiamiento
Docentes: David Burin / Virginia Haurie / Beatriz Castro Chans

INTRODUCCIN
El tema central de este mdulo del Curso es cmo hacer presupuestos cuando se formulan
proyectos de distinto tipo, sean proyectos de investigacin, de implementacin de actividades
educativas, sociales, productivas o culturales, proyectos de documentacin, catalogacin de
producciones culturales, de elaboracin de materiales educativos, de capacitacin, animacin
sociocultural o formacin, u otros tipos de proyectos. La actividad est dirigida a profesionales
no contables. Para gente que viene de las Ciencias Sociales y de la Cultura, este es un tema
arduo, pero necesario.
El primer problema a vencer son los bloqueos que genera este tema, o sea problemas que
han tenido y tienen los que formulan proyectos cuando se ven con la pgina en blanco del
presupuesto y deben completar los casilleros. Es importante al menos tener claro cules son
las principales dificultades que aparecen, los principales fantasmas o bloqueos, para
enfrentarlos y superarlos.
A continuacin nos centraremos en ver cmo se organiza la informacin que hay que
presentar en los presupuestos. Casi siempre que nos proponemos presentar un proyecto en
una convocatoria debemos elaborar el presupuesto partiendo de un modelo de planilla o
formulario diseado por el organismo donde se va a paresentar, sea que convoca a un
concurso o que dispone de mecanismos para presentar proyectos de forma permanente. Por lo
tanto, en cada convocatoria el formato presupuestario es diferente y los nmeros se tienen que
presentar en formatos que cambian de organismo en organismo y de convocatoria en
convocatoria. Para esto se seleccionaron cuatro convocatorias distintas donde se han
presentado proyectos. En estos casos ya estn los presupuestos hechos, y la idea es
mostrarlos para comparar e identificar las diferencias entre los distintos tipos de formularios con
los que se puede encontrar quien formule proyectos. Se podr ver as los distintos criterios que
usan quienes disean estas convocatorias para organizar la informacin.
El siguiente bloque estar destinado a analizar un poco ms en detalle cmo es el proceso
de armar un presupuesto. Empezaremos por el primer paso que consiste en pensar y calcular
primero el presupuesto real del proyecto: en qu consiste el proyecto que queremos hacer, qu

actividades implica y qu costos tiene realizar estas actividades especficas, sumando luego
otros rubros menos visibles que implican costos, que tambin hay que considerar, ya que sin
ellos no se puede realizar este ni ningn otro proyecto ya que son costos fijos de la
organizacin (honorarios del contador, del abogado, de servicios como Internet, telfono, luz,
amortizacin de equipos, mantenimiento de la oficina, sueldos de asistentes, etc.).
Esto representa un problema estructural: la mayor parte de las convocatorias y programas que
se canalizan a travs de Organizaciones de la Sociedad Civil no contemplan los gastos fijos de
las mismas dentro de los gastos que admiten realizar con los fondos que entregan. Se parte de
suponer que las OSCs reciben financiamiento privado o de sus socios en forma de cuotas
sociales, donaciones de fundaciones empresariales, etc. Sin embargo en muchos casos este
tipo de aportes no se verifican en la prctica, sea porque los asociados a la OSC no cuentan
con recursos propios, o porque deciden no buscar sponsors o donantes del sector privado para
no tener que asociar su imagen con empresas con las cuales no se comulga ideolgicamente.
De modo inverso, hay gastos que la organizacin financiadora admite cubrir y que la organizacin
puede conseguir de manera gratuita: docentes voluntarios, equipamiento ya existente en la
organizacin o en la comunidad, locaciones de espacios cedidos en comodato, etc.
Por lo tanto se debe tratar de hacer el presupuesto real tomando en cuenta lo que se piense
invertir o gastar incluyendo TODOS los gastos que se tendrn. Y una vez realizado este
clculo, es necesario ver cmo pasar ese presupuesto real al formulario, lo que implica quizs
armar otro totalmente distinto con una serie de clculos para transmutar unos rubros en otros
de forma de ajustarse a los requerimientos formales de la convocatoria, pero teniendo en
cuenta aquellos costos reales y los aportes que se consigan de otro modo y anotando en un
borrador todas las cuentas que se hicieron para concretar esa transmutacin, de modo de
acordarnos de la lgica con que hicimos esta transformacin a la hora en que nos aprueben el
proyecto y tengamos que asignar el dinero y gastarlo. En este sentido tambin importa la
presentacin simultnea o diferida del mismo proyecto a varias fuentes para calcular en cada
caso las contrapartes que se aportarn desde la institucin (o desde esas otras fuentes de
financiamiento) si es que el organismo solicita dichas contrapartes.
La idea con este tema es llegar hasta all y darles un tiempo a los participantes para que
formulen el presupuesto del proyecto que han comenzado a disear a partir del primer mdulo,
de modo tal que puedan traer sus presupuestos para el encuentro de tutora, y discutir all los
criterios y la lgica con que se han hecho.
Como idea central la propuesta es prohibirse decir frente a un presupuesto yo no puedo hacer
eso; todos podemos hacer un presupuesto, aunque no seamos contadores. Si se hace mal el
presupuesto lo que est en juego es no poder luego implementar el proyecto o volverse loco
por tener que implementarlo con menos recursos de los necesarios. Por eso este punto es
muy importante!
2

Algunas conclusiones luego de practicar cuentas y problemas de Matemticas:

-

Reducir las resistencias. Cuando hacemos presupuestos, el nivel de resistencia que se

tenga frente a los nmeros es inversamente proporcional a la posibilidad de completar la
tarea. Cuanta ms resistencia tengamos a hacer cuentas, obviamente va a resultar ms
difcil; si desde el principio creemos que no lo vamos a poder hacer, no lo podremos hacer.

Ejercitarse en el clculo mental y tener una mirada de conjunto usando el sentido

comn. Si dependemos para hacer todos los clculos de la calculadora, el proceso es ms
lento que si tenemos prctica en hacer clculos mentales. Ms all de poder usar la
calculadora, la velocidad de clculo que se tenga ayuda a vencer la resistencia Es
necesario tener aunque sea una mnima habilidad para hacer clculos, y estar atento a la
coherencia general que van tomando los nmeros del presupuesto aunque sea muy al
redondeo No podemos errar por un 0 a una cifra. Esas cuestiones de sentido comn son
bsicas: en un presupuesto no puede llevarse el 80% el rubro viticos y pasajes, porque eso
el evaluador lo va a evaluar negativamente Los rubros tienen que ser coherentes con el
diseo del proyecto y con las actividades planteadas, y debe haber una cierta armona entre
los distintos rubros. Cada tanto tenemos que dar una mirada general y no comenzar desde el
principio en el clculo fino que a veces hace perder la mirada de conjunto del presupuesto.

Registrar las cuentas y sostener la atencin. Durante la formulacin de un presupuesto

se deben hacer muchos clculos concatenados de manera continua: cuntas personas
van a viajar? 2, cuntos viajes van a hacer? 5 cuntos das dura cada viaje? 5 los dos
primeros, 7 el siguiente, 4 los dos ltimos. Total = 25 das cunto cuesta la noche de
hospedaje promedio por persona? $ 150 entonces cunto calculamos para hospedaje?
2 x 25 x $ 150 = $ 7500.- y as sucesivamente con todos los rubros. Si hay dificultades para
realizar los clculos bsicos, ir registrando estos clculos y sostener la atencin hasta
terminar el proceso, se hace difcil el trabajo y el proceso va a ser ms lento.

No maniatizarse con el detalle, apuntar a nmeros aproximados. En general, en los

presupuestos que presentamos, no hay una exigencia o una imposicin para hacer clculos
tan precisos. En pocos casos se piden presupuestos tan detallados donde se explique cmo
se calcularon los montos de cada rubro. Lo mximo que se puede pedir es una factura
proforma en el caso de la compra de equipos o maquinaria. Supongamos que estamos
viendo el rubro viticos de un proyecto y sabemos que se va a realizar un viaje ida y vuelta a
Espaa, porque se prev traer a un experto espaol. Entonces es necesario llamar a un hotel
3 estrellas, y averiguar cul es la tarifa de una habitacin por 30 das. No es necesario
consultar todas las tarifas en 4 hoteles diferentes, sino tener un nmero aproximado, ya que
el organismo no nos pide un presupuesto con la tarifa de tal hotel; tener una idea del
presupuesto para poner 1500 euros y no poner 5000, o sea definir un rango sin que haga
falta el detalle fino. Tomando este mismo ejemplo, al analizar los nmeros gruesos de un
proyecto se decidi finalmente sacar esa actividad porque era muy onerosa Si el
3

presupuestador se hubiera tomado el trabajo de averiguar el detalle habra realizado trabajo

intil porque finalmente ni se utiliz el dato
-

Redondear hacia arriba. La lgica en estos casos es calcular un poco por encima del dato
que se obtiene y pensar: como mximo va a costar esto; si aprueban el presupuesto y
tenemos el dinero, trataremos que salga ms econmico para tener ms margen en el uso
de los recursos con otros fines. La idea entonces es tener ciertos topes para poder decir A
este rubro debemos calcularle tanto dinero y a este otro tanto otro dinero.

EXPECTATIVAS Y PROBLEMAS PARA HACER PRESUPUESTOS

Los siguientes son los principales obstculos detectados en cursos anteriores, organizados por
tipo:
Problemas relacionados con los formularios
-

Muchas veces los tipos de gastos que se tienen son difciles de adaptar a la definicin de
Rubros que hay previstos en las convocatorias y los lmites de cada rubro no se ajustan a lo
que necesita el proyecto. Puede ser que necesitemos alquilar un saln para una
capacitacin, o alquilar una cmara de video y que no haya previsto un rubro como
alquileres, infraestructura o que en el rubro equipamiento no se pueda arrendar equipos
sino solamente comprar En estos casos hay que forzar la lgica y elegir una opcin,
anotndola para luego recordar cmo calculamos los nmeros.

Un obstculo muy frecuente es la definicin de rubros. Muchas veces las guas explicativas
para completar los formularios dan la definicin de rubros pero hay que leer bastante bien y
ser bastante obsesivo para darse cuenta si lo que pensamos que cae en un rubro cae en
se o cae en otro, porque a su vez, como los rubros suelen tener lmite, eso puede jugar a
favor o en contra en el momento de ejecutar el proyecto. A veces sucede que un rubro tiene
un lmite muy amplio pero no nos damos cuenta y cargamos un gasto en otro rubro y
despus se complica la ejecucin.

Problemas relacionados con el clculo presupuestario

-

Cuando no hay rubros preestablecidos, un problema es olvidarse de algunos gastos que

deberemos realizar para que el proyecto sea viable. Un ejemplo de este tipo ocurri al
formular un proyecto de sistematizacin de Tecnologas Apropiadas para presentar ante el
INTA que no iba a ser parte de una convocatoria con formularios pre diseados. Por el tipo
de actividades a realizar haba rubros obvios como el de viticos y transporte, pero tambin
haba que prever rubros fundamentales y especficos por el tipo de proyecto que se
pensaba implementar, como ensayos experimentales ya que se trataba de sistematizar
tecnologas apropiadas (por ejemplo: probar temperaturas de hornos de distinto diseo
durante varios das y con distintos tipos de diseos o combustibles).

Es frecuente que se diseen proyectos y se olviden rubros que son cruciales. Es bueno a
veces tener una planilla base para presupuestar con todos los rubros posibles, justamente
para no olvidarse de nada. Al finalizar esta cartilla adjuntamos como Anexo I tres modelos
de presupuestos (uno para publicaciones, otro para filmar documentales, otro para
actividades de capacitacin) como modelos para distintos tipos de proyectos. En el
presupuesto tipo para hacer un video inclumos un conjunto de rubros relacionados con la
pre-produccin: guiones, escritor, responsables de pre-produccin, locaciones, casting,
etc Despus, segn en qu consista el video, quizs la mitad de los rubros no aplican. En
la lista aparece cafetera para reuniones de produccin o guin, y quizs no haya
reuniones. O el casting, por ejemplo: si el film es argumental es muy probable que haya
casting, pero si es documental no hay actores y no hay casting. Puede haber un especialista
en cine educativo, depende de lo que se pretenda realizar. Pero es mejor tener todos los
rubros listados en esta planilla, incluso con casilleros vacos por si aparecen nuevos rubros
que no se tuvieron en cuenta en la planilla. La planilla se completa con dos partes ms: la
filmacin (con rubros como alquiler de equipo de iluminacin, de filmacin, de sonido,
efectos especiales, ensayos, locaciones, bsqueda de material y archivo, repeticin de
tomas, gras, etc.) y la post-produccin. Se incluyen cosas como miscelneas,
inclasificables, imprevistos Qu se incluye en este tipo de rubros? Por ejemplo en una
filmacin en un barrio del Conurbano se tuvo que pagar a diez pibes del barrio para que no
dejen entrar en un radio de diez manzanas a las camionetas con altoparlantes publicitando
la venta de verdura o botelleros que juntaban cosas usadas, porque de otro modo no se
poda filmar, y eso cmo se pone en el presupuesto? Pues en el rubro inclasificables
Tener entonces una planilla con todos los rubros posibles es una buena herramienta.

Otro mtodo muy simple, para no olvidarse de ningn rubro consiste en ilustrar. Tomar una
hoja de papel, un lpiz e ir dibujando. Se necesita un coche?... se dibuja un coche. Se
necesita llevar una rueda de auxilio, se dibuja una rueda de auxilio. Son seis los
profesionales que viajan, dibujo seis asientos en un colectivo o seis aviones. Y as se hace
una ilustracin de cada cosa que se necesita costear. Y despus hay que ponerse a trabajar
averiguando los precios, pero haciendo de cuenta que fsicamente se tuvieran las cosas y
entonces uno las va tomando a medida que avanza en el costeo.

En oposicin a esta falta de formularios prediseados, en algunas convocatorias como en

Programas del Ministerio de Ciencia y Tecnologa (PAV, PICT), o la Agencia Espaola de
Cooperacin Internacional (AECI), el presupuesto se debe cargar en Internet en un
formulario con cuotas preestablecidas que ya est diseado con filtros internos para no
dejar cargar montos mayores a los lmites por rubro que define la convocatoria, o a los
montos de contraparte para que sea aceptable el presupuesto del proyecto. Si el formulador
se pasa en un rubro de ese lmite, o pone menos contraparte de la necesaria, el software no
deja seguir cargando cifras o avisa que hay un error, entonces se tiene un control interno en
el software Eso es amigable, Cuando no existen estos controles internos, es ms
complicado porque podemos cometer errores de clculo y no advertirlo.

Es recomendable ponderar bien los montos, pensar en todos los imprevistos y tratar de
matar lo indeterminado. Para esto hay que pensar bien las actividades. Un problema
aparece para aquellos que son excesivamente obsesivos y previsores, ya que el
presupuesto implica definir datos partiendo de una realidad previsible, o sea diagramar algo
que puede llegar a aplicarse a muy largo plazo. El que formula intenta contener una
situacin imaginaria pero despus pueden surgir muchos imprevistos. De todos modos, hay
que saber que lo que se est formulando es un pre-supuesto. Es decir: suponemos antes de
empezar el proyecto que vamos a gastar el dinero de esa forma, pero despus ese pre
supuesto se transforma en una realidad, en un post supuesto, en una planilla contable de
gastos. Si no podemos tomarnos esta tarea con cierta irresponsabilidad creativa es muy
difcil de encararla. En muchos casos los organismos adems son bien permisivos porque
conocen esta dinmica, y admiten modificar los montos asignados a cada rubro cuando se
ejecuta el proyecto. En el Programa de reas de Vacancia de Investigacin (PAV), de la
Agencia Nacional de Promocin Cientfica y Tecnolgica (ANPCyT) se poda reasignar
hasta el 10% de un rubro pasndolo a otros rubros sin autorizacin, pero tambin se poda
pedir autorizacin y mover el total de un rubro si se justificaba Casi al terminar el proyecto
la ANPCyT ampli este margen a un 30% sin necesidad de autorizacin previa.

En cuanto a los problemas con los distintos rubros:

-

Una dificultad que suele presentarse es la de obtener los costos de insumos que deben
incluirse en el presupuesto. Es posible resolverlo apoyndose en el trabajo de asistentes, en
el caso de que dispongamos de ellos. En la medida en que se desarrollen actividades de un
mismo tipo, es posible contar con proveedores fijos de muchos materiales comunes que
deben incluirse en los presupuestos. Tambin se puede consultar sitios de Internet con
catlogos virtuales ya colgados: mercado libre, de remate, officinet para cosas de oficina y
librera, compumundo, etc. en la zona de Capital y gran Buenos Aires. En Chaco y
Corrientes debe haber otros comercios que tambin publican en internet o a los que se
puede consultar va mail. En general lo ms problemtico no es el precio, sino la cantidad
de insumos a calcular. Si es posible, hay que ser pesimista y pensar que vamos a gastar
ms de lo que en principio se nos ocurre.

Cuando el proyecto incluye viajes para documentar o capacitar, las cuentas son
complicadas. En un caso hubo que averiguar el costo del pasaje a Tucumn, ida y vuelta,
pensar si se har en colectivo o avin, y luego pensar cuntos das hay que estar
recorriendo, cmo se van a hacer los recorridos locales para filmar, cunto sale alquilar una
camioneta una semana, desde Resistencia, la cantidad de kilmetros que se van a hacer
para poder adems prever gastos extras adems del bsico de alquiler, cantidad de pax en
hoteles, costo de hoteles, de refrigerios, de almuerzos, etc.. Hay mucha informacin sobre
este tipo de costos que o se tiene en la cabeza por experiencia o se tiene que buscar, llamar
a agencias de alquiler de autos del sitio donde realizaremos el viaje para averiguar qu
lneas de colectivos hacen los recorridos locales, llamar a una terminal de mnibus local
para ver los horarios de combinacin para decidir si se tiene que hacer noche en un lugar o
6

en otro, etc. En algunos programas o convocatorias est previamente estipulado el costo de

viticos diarios, incluso diferenciado por regin geogrfica, como es el caso de la ANPCyT.
-

Otro aspecto que presenta algunos desafos es el clculo de los honorarios. Una
posibilidad es presupuestar por tarea, o por producto; otra posibilidad es presupuestar por
tiempo que insume cada actividad y una tercera es calcular la cantidad de meses de
salarios por la cantidad de personas necesarias para realizar el proyecto, suponiendo que
una misma persona pueda hacer varias tareas, aunque luego, al ejecutar el proyecto, esas
diversas actividades se diferencien en distintos profesionales a tiempo parcial Segn el tipo
de proyecto se pueden disparar diversas preguntas Cmo se calcula el tiempo que se
demora en hacer una desgrabacin? cunto se calcula necesario para el tiempo de
cargado de encuestas? cuntos profesionales van a ser...? Todos los integrantes del
equipo cobrarn lo mismo por unidad de tiempo o habr diferenciaciones por rol?

De ser posible, hay que calcular un 10% ms despus de llegar a un total de los gastos
para cosas inclasificables y eventuales. Esto no siempre se admite en los formularios
prediseados como rubro. En ese caso hay que diseminar ese 10% entre los rubros
admitidos.

En algunos casos piden una grilla indicando no slo las actividades sino tambin los
criterios de evaluacin de las actividades; o sea, resultados, indicadores y medios de
verificacin. Esto implica prever un presupuesto para la evaluacin del proyecto, algo que
en realidad siempre se debera prever. Si un resultado de un proyecto es 50 personas
capacitadas en gestin cultural en cinco provincias; hay que armar los indicadores que nos
van a permitir medir si ese resultado se cumpli. Hay que pensar entonces cmo sabremos
que estas personas estn capacitadas solamente se tendr en cuenta la asistencia a los
cursos? se implementa una prueba conceptual para saber cunto entendieron? los
participantes tienen que poder exponer sobre el tema con coherencia ante un pblico que
no lo conoce? se evaluar unos meses despus cmo implementaron los contenidos de la
capacitacin en sus comunidades? Luego hay que definir los medios de verificacin, es
decir, cmo se van a verificar esos indicadores? Segn qu alternativa se elija el medio de
verificacin ser la lista de asistencia, la prueba escrita, la grabacin en video de la
ponencia o la observacin, un grupo focal y algunas entrevistas en las comunidades.
Cualquier medio de verificacin que se deba implementar implica un costo. Hay sistemas de
evaluacin como el Marco de Desarrollo de Base que impulsaba hace unos aos la
Fundacin Interamericana de Estados Unidos (IAF) que propone aplicar un criterio de
indicadores tan duro que evaluar el proyecto puede tener un costo significativo, tanto como
hacerlo, si bien no se poda incluir ese costo en el presupuesto y por lo tanto tena que
hacerse a costo de las organizaciones que reciban los fondos. Este sistema peda que se
evale el resultado de la influencia que se tuvo para cambiar las leyes nacionales, las
prcticas de las organizaciones sociales, las situaciones de vida de las familias y de los
individuos. Pero adems propona tomar una medicin antes y despus del proyecto para
poder comparar y definir los resultados obtenidos. En el caso de un proyecto sobre difusin
7

del gobierno por Comunas en ciudad de Buenos Aires presentado a la AECI se hizo eso.
Como el proyecto inclua un componente de divulgacin de informacin, se defini un rubro
que consista en implementar una encuesta al principio del proyecto para saber cunto la
gente saba del tema.
Problemas relacionados con las actitudes y personalidades.
-

Dolor de cabeza y rechazo a las matemticas. Esto es imposible resolverlo desde esta
cartilla. Es interesante analizar la relacin con el dinero que tiene cada persona. A veces es
una relacin negativa, donde pensar que uno tiene el poder sobre el dinero y est
decidiendo el manejo de recursos ya resulta paralizante, y en esto inciden los modelos
familiares, las cargas y prejuicios que cada persona le asigna al dinero, la riqueza, etc. En
este sentido, tambin hay que distinguir la resistencia o bloqueo con relacin al clculo
aritmtico, del bloqueo conceptual. Lo primero se puede facilitar con una computadora o
calculadora, pero si quien presupuesta se equivoca conceptualmente y carga datos que no
son, la cuenta dar cualquier resultado y el peligro es no darse cuenta. Pods estar con la
calculadora firme y convencido de que est bien pero

Es interesante considerar cmo juega la personalidad de quien formula y arma el

presupuesto al proyectar las actividades, la cobertura, la complejidad. Hay personas que
son ms optimistas y tienden a imaginar proyectos con una gran cobertura y gran
complejidad (por ejemplo David) y otras que son mas bien pesimistas y conservadoras, y
disean proyectos de mayor profundidad pero aplicados a comunidades ms especficas y
con una complejidad acotada (caso Ana Ins).
Se pone el caso del proyecto de relevamiento de tecnologas apropiadas que se present al
INTA Cuando David tir la idea, pensando en trabajar en cinco provincias, Ana dijo: vos
ests en pedo, es un lo! Ya que se reconoce como super-conservadora y admite que a
veces le cuesta mucho pensar que con la misma idea se puede, con ms plata, ampliar un
poco la caracterstica del proyecto. En general ella no quiere hacer eso porque le da como
vrtigo. En este caso, al hacer las cuentas de los montos que se iba a invertir en viticos, se
redujo automticamente la cobertura porque el rubro viticos implicaba el 80% del
presupuesto pero adems implicaba que tres compaeros vivan viajando casi todo el ao.
De todos modos, si la disyuntiva es hacer proyectos conservadores o amplios, la posibilidad
de que sea bien evaluado depender de cul sea el criterio del evaluador, y en este sentido
una u otra perspectiva puede ser ms efectiva, pero esto es muy difcil de saberlo. Si el
organismo que financia es pblico, se supone que desde la ms bsica lgica electoralista,
si el proyecto abarca ms poblacin y ms territorio ser mejor visto pero esto puede no
ser as y ser evaluado como un proyecto de mucho riesgo o inviable.

Problemas relacionados con las condiciones de trabajo

-

Es importante lograr un ambiente adecuado para poder concentrarse en el momento de

formular un proyecto. Una alternativa es trabajar con auriculares Lo peor que te puede
8

pasar es que por ah te quedes en la cuenta nmero tres cuando tenas que hacer seis
cuentas en total para ese rubro y en la mitad, por alguna distraccin que aparece en el
medio, poner un X nmero y despus olvidarse de corregirlo.
-

Un problema adicional es que frecuentemente hay tiempos acotados para presentar los
proyectos y el presupuesto es algo que se deja para el final, con lo cual se hace a las
apuradas y con cierto cansancio mental y ansiedad por terminar a tiempo. Muchas veces no
se es muy conciente que falta mucho. Ah, falta el presupuesto despus me pongo a
armarlo se dice. Pero en el momento que se comienza a armar, lleva bastante tiempo. En
contrapartida es importante saber que hay que disponer un tiempo para revisar el
presupuesto y que esa revisin es mejor que la hagan otros. Porque despus de cinco
horas ya no te da ms el cerebro y si viene otro que lo ve recin, seguramente le encuentra
un montn de cosas. Porque el que tiene el proyecto en la cabeza est con miles de
cuentas pensando en que entre todo, y otro lo mira desde el sentido comn y por ah dice:
Veinte provincias!? Es una locura, eso! Es inviable como proyecto y adems el
presupuesto no alcanza ni loco, lo digo as noms, al boleo.

Problemas relacionados con las condiciones econmicas del contexto.

-

Se presenta como problema el de la inflacin. En el caso de que se sepa que van a pasar
seis meses o ms entre la presentacin del presupuesto y el comienzo de su ejecucin, o
mucho ms tiempo hasta la finalizacin del proyecto, pareciera necesitarse prever la
inflacin, sea haciendo un clculo tomando las previsiones inflacionarias del gobierno y
entonces incrementando los precios de los distintos rubros, o agregando al presupuesto una
clusula de ajuste.
En la Argentina, desde el ao 1992 en que comenz a aplicarse el 1 a 1 de Cavallo y se
redujo el proceso inflacionario y hasta el 2006, si el proveedor de fondos es un organismo
gubernamental, se supone que el aumento de la inflacin fue menor a un dgito. En 2007 la
inflacin se dispara pero segn el gobierno sigue sin haber inflacin. Por lo tanto no se
reconoce un ajuste por inflacin. No se puede incluir en los concursos una clusula de
ajuste o una estimacin de la inflacin.
En la poca de hiperinflacin, se tena que negociar en el momento: se planteaba podemos
realizar la mitad de las actividades. Esto tambin es importante. En un proyecto grande,
con ms o menos un 2 a un 4% de inflacin mensual, en seis meses este aumento puede
implicar mucho dinero.

Otra variable de contexto es la modificacin del tipo de cambio. Al presentar un proyecto

a la Cooperazione Italiana, se calcul a 4,40 el euro pero al momento de aportar los fondos
el euro haba subido de precio. Como pagan en euros el clculo es inverso: es posible
comprar un 5 o un 10% ms de lo previsto cuando hacen el desembolso del financiamiento.
En el caso de un proyecto financiado en dlares por FIDAMERICA ocurri algo similar. Al
promediar el proyecto el dlar haba subido de cotizacin de $ 3 a $ 3,30 y eso implic un
10% ms de dinero para el proyecto. Es difcil que el tipo de cambio se modifique
9

revaluando la moneda argentina en relacin al dlar o al euro, pero no es imposible dado el

contexto de crisis europea y norteamericana.
-

Una tercera variable de contexto es el recorte presupuestario que puede hacer el

organismo que provee los fondos al aprobar el proyecto. Muchas veces se solicita una
equis cantidad de dinero pero luego nos dan otra. En un Proyecto presentado al Programa
de reas de Vacancia de la ANPCyT se tuvo que hacer una revisin presupuestaria que
llev tres meses para definir los presupuestos y finalmente, cuando se aprob el proyecto,
el organismo plante que lo aprobaba pero de los cuatro aos previstos, financiara
solamente dos. Entonces, se plante la necesidad de recortar el presupuesto por la mitad,
revisar rubro por rubro, institucin por institucin (consista en una red de 9 instituciones y
cada una tena su propio presupuesto), qu se deja y qu se saca?, porque con el nuevo
presupuesto ya no es el mismo proyecto. En ese caso, hubo cosas que se pensaban hacer
en cuatro aos que directamente se eliminaron como actividad, y otras actividades que se
extendieron. Pero para eso hubo que llegar a consensos entre las 9 instituciones
involucradas.
Como conclusin: los presupuestos son, como su nombre lo indica, pre-supuestos.

El que formula el presupuesto supone antes que va a gastar tanto y despus, en la etapa de
implementacin, el presupuesto puede modificarse mucho. A esa altura ya no es un presupuesto, sino un post-supuesto. Es algo real y concreto y puede variar en relacin a lo
previsto.
Un ejemplo de esta perspectiva es lo ocurrido en un proyecto financiado por la Secretara de
Cultura en el marco del Programa Cultural de Desarrollo Comunitario implementado en la Villa
31. El organismo solicita hacer un informe trimestral respondiendo un par de preguntas acerca
de qu inconvenientes no previstos enfrent el proyecto, qu efectos logr el proyecto que no
se haban previsto, y una serie de cuestiones similares en donde es posible justificar ante el
organismo financiador: esto no sali, aquello no lo tuvimos en cuenta, cambi el contexto de
tal forma, etc.. Y los imprevistos ocurren realmente. En este caso la sede prevista se
incendi en la mitad del proyecto y se tuvo que pagar el alquiler de otro lugar, en lugar de
utilizar un saln cedido gratuitamente. En general es posible renegociar, dentro de lo lgico. Si
hay inflacin y falta concretar la mitad de las actividades pero el dinero se licu, se puede
justificar que no se hicieron por esta misma razn. Por otra parte siempre existe la posibilidad
de interrumpir el proyecto y devolver los fondos todava no utilizados si se torna inviable. Esto
tambin puede operar como elemento de presin para que el organismo cambie las
condiciones o acepte nuevas condiciones desde las organizaciones ya que para los
funcionarios es un engorro tener que aceptar la devolucin de fondos, adems de que son mal
evaluados. Una ONG que administraba fondos del Plan Manos a la Obra en la zona de la
Comarca Andina (Lago Puelo y El Bolsn), se dio cuenta a poco de avanzar en la operatoria de
un proyecto de $ 500.000.- que los costos administrativos, bancarios, contables, fiscales
llegaban a cerca del 15% del total de los fondos, aunque el organismo no aceptaba que se

10

paguen con el desembolso realizado, supuestamente destinado a apoyar emprendimientos

productivos. Habiendo ejecutado unos $ 40.000, la ONG plante al Ministerio de Desarrollo
Social que no poda seguir con la operatoria de ese modo y el Ministerio acept modificar esta
clusula del contrato.
Problemas relacionados con las posibles demoras entre la presentacin del presupuesto
a la aprobacin y la transferencia de los fondos
Un tema importante al calcular el presupuesto es cunto se puede demorar el organismo entre
que se presenta la propuesta hasta que la aprueban o rechazan y entre que la aprueban y
transfieren los fondos. En contextos inflacionarios esto puede complicar la ejecucin del
proyecto, porque el tiempo va comiendo parte del poder adquisitivo de los fondos.
Hay convocatorias u organismos en los que la evaluacin es muy rpida. El PROINDER
aprueba concursos de proyectos en un mes. Otros tienen tiempos largusimos de aprobacin o
de transferencia de los fondos. Al presentar un proyecto en el Programa de Mejoramiento de la
Educacin Media del Ministerio de Educacin la respuesta de evaluacin positiva fue dada a la
semana de entregar el proyecto, pero luego hubo una demora de dos aos para transferir los
fondos. En general estn estipulados los trminos, pero por lo general no se cumplen y muchas
veces esto incide en la viabilidad del proyecto por distintas razones. Es posible que el proyecto
atienda una necesidad coyuntural que no pueda postergarse dada la urgencia o gravedad del
problema. Otra situacin conflictiva se puede presentar si se trabaja con contrapartes
institucionales que a su vez tienen actividades programadas o calendarios estipulados que no
se pueden modificar. Por ejemplo es lo que ocurre con el sistema educativo (precisamente el
caso del ejemplo nombrado): no se puede comenzar a trabajar en octubre porque ya termina el
ao lectivo y los docentes estn evaluando, organizando las fiestas de fin de ao, etc. En este
caso, tardaron dos aos pero encima nos la dieron en noviembre. Entonces, se reciben los
fondos pero no se pueden utilizar hasta marzo del ao siguiente con lo cual hay cinco meses
del cronograma perdidos. En algunos casos esto no tiene incidencia, sobre todo si se realiza
todo el desembolso al comienzo del proyecto, pero en otros casos hay plazos muy estrictos
para gastar el dinero, hay que informar peridicamente sobre la marcha del proyecto y de los
gastos y de esto depende que se concreten los siguientes desembolsos.
Otro ejemplo del mismo tipo se present en el caso de un proyecto presentado en conjunto
entre una ONG y la Universidad del Comahue en una convocatoria realizada por la Secretara
de Polticas Universitarias para realizar proyectos de extensin en comunidades mapuches. La
convocatoria venca un 30 de agosto. En la misma se planteaba que el 15 de septiembre ya se
conoceran los resultados y por lo tanto que haba que empezar a armar el presupuesto desde
octubre porque el primero de octubre ya haran la transferencia. Finalmente ampliaron el plazo
de presentacin de propuestas un mes y las evaluaciones se conocieron a fines de octubre,
pero entonces informaron que para hacer las transferencias las universidades deban tener al
da todas las rendiciones de subsidios otorgados con anterioridad. La Universidad del
Comahue, que era la que deba administrar los fondos, fue objetada porque segn el Ministerio

11

deba varias rendiciones anteriores. Segn la gente de la Universidad no era as, y pareca que
la SPU haba perdido la documentacin el desembolso se concret en mayo, cuando
comienza la temporada invernal y las comunidades mapuches donde se pensaba trabajar
quedan aisladas en la cordillera. El proyecto se comenz entonces un ao despus de lo
previsto.
Muchas empresas y organismos internacionales que otorgan subsidios a ONGs arman
presupuestos anuales, entonces ya en noviembre tienen la agenda de todo el prximo ao. Y si
no se aprobaron proyectos para el fin del ao anterior ya no se pueden presentar durante el
ao. Pero en estos casos es posible detectar otro tipo de perversidades. Por ejemplo en una
poca la responsable de la administracin en un organismo internacional que se dedica a la
atencin de la infancia era la nica funcionaria del plantel argentino que era de planta
permanente. De este modo permaneca en el cargo haca veinte aos, y nadie poda
desplazarla. Este organismo tiene presupuestos anuales, pero esta funcionaria empezaba a
revisar los presupuestos en enero, los aprobaba en junio, daba el dinero en septiembre y en
diciembre ya se tena que rendir el dinero. Por lo tanto, si bien se formulan y presentan
proyectos de un ao, se los tiene que ejecutar en dos meses, o si no se tiene que devolver el
dinero que no se gast. Es necesario hacer pases de magia para gastar todos los fondos en
dos meses. Se requiere entonces pedir facturas a los futuros proveedores aunque no estn
hechos los trabajos, y despus rogar que los proveedores que cobraron hagan el trabajo
comprometido. Esto implica armar una ingeniera de gestin para poder adaptarse a la lgica
del organismo que da el dinero (o mejor dicho a la lgica de una funcionaria del organismo).
No con todos los organismos pasa lo mismo. Con la Secretara de Cultura, el PRODERNOA y
PRODERNEA, FIDAMERICA u otros por ejemplo, no fue as. Se han presentado proyectos en
agosto, en octubre fueron aprobados y el 20 de enero estaba el dinero depositado en una
cuenta corriente institucional. Son razonables, piden que incluyamos en los informes qu
obstculos tuvimos y aceptan los argumentos solicitando y justificando modificaciones.
Cuando se presentan demoras como las que se han nombrado, la realidad que presenta la
inflacin dara para discutir el desembolso, pero es de suponer que si uno se detuviera en
discutir una actualizacin probablemente no se consiga nada y solamente se logre retardar el
desembolso, por lo cual, desde una perspectiva prctica, la decisin suele ser aceptar los
fondos, ver hasta donde se puede llegar con el proyecto y luego justificar que no se lleg a
hacer todo lo que se pensaba. En algunos casos tambin se puede decidir rechazar los fondos,
si es que el nivel de control y exigencia por mostrar resultados hace peligrar la posibilidad de
rendir cuentas frente al organismo y pone en juego la credibilidad de la organizacin.
Una leccin aprendida es que al formular un proyecto con una comunidad o con una
contraparte institucional hay que dejar bien claro que pueden ocurrir estos retrasos y que no se
va a comenzar la ejecucin del proyecto hasta que no se concrete el desembolso. En el caso
del Proyecto del Ministerio de Educacin para escuelas medias el equipo tcnico confi en la
promesa de fechas para el desembolso de los fondos y, al pensr que ya iban a depositar, se
inici el proyecto con un taller en San Pedro de Jujuy, convocando a 50 maestros. Despus de

12

eso el equipo desapareci por dos aos al no contar con fondos para los viajes y al volver a las
escuelas se perciba una gran desconfianza, ya que los docentes pensaban que todo haba
sido un engao y el dinero se haba destinado a otra cosa y que el proyecto los haba dejado a
un lado. Esto implica un esfuerzo para volver a motivar a los participantes locales, cosa que
nunca se logr del todo.
Problemas relacionados con los procesos administrativos que habr que cumplir
Muchas veces la normativa burocrtica para rendir los gastos de los proyectos puede incidir en
la definicin de los montos por Rubro. A veces quien formula se pone muy purista en hacer el
presupuesto con los rubros preestablecidos, sin darte cuenta de las complicaciones
administrativas para rendir el dinero que complican mucho la ejecucin. Por ejemplo, en los
proyectos de la ANPCyT es muy sencillo rendir viticos: slo hace falta el pasaje de ida y
vuelta, e incluso si las jornadas de trabajo de campo son a menos de 50 kms ni siquiera hay
que acompaar el boleto de transporte y tambin se pueden rendir facturas de nafta o GNC
luego de afectar un vehculo al proyecto. Controlan si el investigador realiz el viaje, pero no
hay modo de controlar si viaj para realizar actividades para el proyecto, ms all de la
confeccin de una planilla de viticos donde se informa la finalidad del viaje y el tipo de
actividades enmarcadas en estos proyectos puede ser muy amplio (reuniones de trabajo con
otros investigadores, trabajo de campo, presentaciones en congresos, conferencias, etc.). En
contrapartida, en el rubro Servicios Tcnicos Profesionales haba que presentar tres
presupuestos, y acompaar la factura del proveedor contratado con una nota del proveedor
describiendo qu tareas realiz y una nota de la Investigadora Responsable aclarando que ese
fue el ms barato de tres presupuestos, con un sello tambin firmado por la misma en la
factura. En este caso es ms sencillo para la operatoria posterior cargar el presupuesto de
viticos y reducir el de Servicios Tcnicos Especializados al mnimo. Tambin el rubro
Equipamiento puede implicar complicaciones ya que se deben inventariar los equipos que se
compran y muchas veces se consiguen precios mejores en equipos usados que la operatoria
no permite adquirir o importados sin factura o de particulares que tampoco pueden emitir
factura B porque son monotributistas (y los monotributistas no pueden facturar ms de $ 2.480
por la venta de productos en una sola factura segn la AFIP). Si uno se atiene a la realidad y
calcula un presupuesto abultado en servicios tcnicos o equipamiento, seguramente encontrar
complicaciones. Eso solamente se supo despus de pasar por la experiencia. A partir de esta
experiencia es importante fijarse cmo es el Manual de procedimientos (en este caso el Manual
de Administracin de Operaciones o MAO) de cada convocatoria antes de hacer el
presupuesto, para poder analizar si hay alguna normativa que complique la forma de rendir
algunos gastos y pensar de qu modo esto puede incidir en el armado del presupuesto. O en
todo caso, verificar cul es el lmite de traspasos que se pueden hacer de un rubro a otro, de
forma tal que la presentacin del proyecto quede ms prolija, pero que luego uno pueda
modificar los montos de cada rubro en la ejecucin.

13

Problemas relacionados con la forma en que van a controlar los gastos de contraparte
que se declaran.
Cul es el nivel de auditora? Qu pedirn? Las facturas de lo que se propuso comprar o
contratar con fondos de contraparte o solamente los comprobantes de los gastos que se van a
hacer con los fondos que dar el organismo de cooperacin?
Es controvertido hacer esta pregunta a los tcnicos de los organismos de cooperacin antes de
presentar el proyecto porque puede generar sospechas acerca del grado de veracidad de la
informacin que se incluya como gastos de contraparte Estos tcnicos pueden pensar:
Para qu preguntan esto? Seguramente porque no piensan gastar realmente lo que
declaren
En el PAV de la ANPCyT se gener toda una discusin con los funcionarios que tenan a cargo
el seguimiento de los proyectos alrededor de este punto. Al comenzar la ejecucin del proyecto
dijeron: -Noooo!, con los gastos de la contraparte no se preocupen, nosotros no nos
dedicamos a auditar esos gastos. Sin embargo, al ao siguiente se pusieron exigentes y
dijeron que queran ver todas las facturas de gastos de contraparte que se haban realizado. Es
ms, exigan que se muestren los recibos de sueldos de los investigadores Por ejemplo, los
investigadores que trabajan en Universidades Nacionales tenan que hacer una fotocopia del
recibo firmada por un contador y por el rector y mandarla a la Unidad Administradora Esto
implicaba una operatoria delirante, de ingeniera administrativa, que no se haba calculado en
los costos, por ejemplo y que se tuvo que instrumentar. Como colmo de males, este organismo
exiga que en las facturas de contraparte figurase, adems del nombre de la institucin o del
investigador responsable, la sigla del Programa y de la operatoria: UNNE Programa BID PAV
103/03, por ejemplo. Con lo cual muchas facturas que se haban pedido no servan a los fines
de sumar contraparte.
En este caso la ONG que coordinaba el proyecto haba realizado gastos reales y se contaba
con comprobantes de esos gastos. Esos fondos de contraparte surgan de otros proyectos que
se implementaban de manera simultnea con la particularidad de que los organismos que
haban adjudicado dichos fondos no los auditaban y no se peda ninguna factura porque eran
proyectos por consultoras o servicios. Entonces al realizar los gastos para esos otros
proyectos se pedan facturas con la leyenda del Proyecto de la ANPCyT para poder justificar la
contraparte.
En conclusin: hay que tener en cuenta los procedimientos formales de rendicin de cuentas al
formular el presupuesto, especialmente para calcular la contraparte,

Si al formular el proyecto se dibuja una contraparte suponiendo que no se van a pedir

comprobantes pero luego esos fondos no estn disponibles y no se pueden gastar y despus
piden los comprobantes de gastos y no se tiene un msero papelito para mostrar, estaremos en
problemas.

14

Pensemos como ejemplo que se decide incluir como gasto de contraparte el alquiler de las
oficinas... pero nuestra ONG no alquila una oficina, sino que utilizamos un espacio cedido en
comodato. Si incluimos el costo de esta oficina como contraparte como si la alquilramos y
despus debemos mostrar el recibo de alquiler no vamos a poder justificar ese gasto de
contraparte porque ese gasto no se realiza realmente y no hay tal recibo.
Ahora bien, puede suceder como ya se coment que se presupueste un proyecto y no se tenga
la seguridad de contar con los fondos de contraparte porque si bien hay otros proyectos
presentados, ninguno todava ha sido efectivamente aprobado al momento de estar formulando
este nuevo proyecto. Aparece como problema la necesidad de evaluar si ponemos o no una
contraparte posible pero que an no concretamos. En el caso de un proyecto presentado a la
AECI se incluyeron aportes pblicos locales porque se prevea presentar proyectos en
CONICET o en la ANPCYT que aportasen los fondos necesarios. Ahora bien, puede suceder
que no se aprueben esos proyectos y no se cuente luego con esos fondos en ese caso
despus podremos justificar que al presentar el proyecto estbamos formulando esas otras
presentaciones pero que no las aprobaron y que esa plata no est, ya que tendremos los
dictmenes negativos para mostrar como prueba documental. O sea, nuevamente es necesario
pensar siempre que se est hablando de un pre-supuesto.
En algunos casos se pueden incluir tambin aportes de contraparte de la poblacin
beneficiaria. En el caso del proyecto sobre Comunas que se present a la AECI, la gente que
est trabajando voluntariamente en el Consejo Consultivo de la Comuna est haciendo un
trabajo de difusin, y ya se plante en las reuniones hacer un cuestionario con algunas
preguntas para hacer a la gente que asiste al Centro de Gestin y Participacin Comunal
acerca de qu conoce, qu dudas tiene Como se propona hacer un video sobre el
funcionamiento de las Comunas entonces se plante como actividad una encuesta para saber
qu es lo que la gente se pregunta y lo que no sabe. Se defini hacer primero unos 500
cuestionarios muy cortitos con cuatro preguntas, con una pregunta abierta, qu sabe, qu no
sabe y qu le gustara saber. Esto tericamente se iba a hacer, lo iban a implementar diez
voluntarios Entonces se incluy en el presupuesto una actividad que era hacer una encuesta,
como un aporte de la poblacin beneficiaria dimensionando el tiempo que demandara hacerla
y el costo que tendra ese tiempo si se contratase.

LAS PLANILLAS DE PRESUPUESTOS QUE DISEAN LOS ORGANISMOS

DE FINANCIAMIENTO EN LAS CONVOCATORIAS PARA PRESENTAR
PROYECTOS
Distintos formatos para organizar la informacin
En esta tercera parte la intencin es mostrar modelos distintos de presentar la informacin
presupuestaria. Cada organismo, al disear los formularios para presentar proyectos, elije otros
criterios para evaluar la informacin que se debe presentar y es necesario ajustarse a esos

15

criterios. Para analizar este punto, se partir de casos reales, es decir, se tomarn
presupuestos de convocatorias a las que realmente se hicieron presentaciones para poder
demostrar como en cada convocatoria el armado del presupuesto es bien diferente.
El caso del Programa Cultural de Desarrollo Comunitario de la Secretara de Cultura de la
Nacin
Este primer caso presenta un esquema muy sencillo, para ir de lo simple a lo complejo:
Rubro
Materiales/insumos
Equipos
Herramientas
Capacitacin
Difusin e Informacin
Administracin
Total

Aporte de la Secretara
de Cultura

Contrapartida
Local

Total
$
$
$
$
$
$
$

En este caso la estructura del presupuesto es algo confusa porque algunos rubros implican
cosas especficas (materiales / insumos, equipos, herramientas) mientras que otros rubros
implican actividades (capacitacin, difusin, informacin, administracin). Ocurre que dentro de
una actividad de capacitacin se puede tener que comprar insumos, equipos o herramientas. El
proyecto que se present a esta operatoria implicaba actividades para capacitar a jvenes en el
uso del video, por lo que era necesario comprar casetes miniDV, CDs, DVDs, bateras para
micrfonos. Y podemos tener que comprar cmaras o computadoras dnde se ponen ese
tipo de costos? en insumos y equipos? o en capacitacin? Sera diferente si el rubro hubiese
sido denominado honorarios de capacitacin.
En este formato de presupuesto tampoco incluyeron rubros como viticos, pasajes o
transporte, etc. Pueden ser que para dar la capacitacin haya que viajar y entonces dentro del
rubro capacitacin habr que incluir tanto los honorarios del capacitador como los viticos y el
transporte del capacitador para ir a dar la capacitacin.
Por lo tanto, en casos como estos, la cuestin es usar algn criterio y anotarlo en un
documento paralelo que se debe salvar junto con el formal para recordarlo luego a la hora de
ejecutar el proyecto y rendir los gastos.
Una pregunta que ha surgido es qu diferencia hay entre equipos y herramientas? El lmite
entre una denominacin y otra es difuso. Puede ser el tamao, la complejidad tecnolgica y el
costo de lo que se deba comprar. Herramientas sern martillos, pinzas, destornilladores,

16

serruchos, palas, cosas de ese tipo. Y equipos sern cosas como las que se requeran comprar
para el proyecto en cuestin: un micrfono de U$S 600, una cmara de U$S 4000. Cosas ms
caras, ms complejas. Sin embargo esto no est definido en ningn instructivo. Podran haber
puesto equipos y herramientas en el mismo rubro y desglosar ms otros rubros como los tres
ltimos.
Para hacer bien el costeo, un formato de este tipo obliga a preparar el presupuesto real de
acuerdo a otros parmetros, con ms rubros y ms detallado, y despus ver cmo adaptar los
nmeros a este tipo de planilla, eligiendo en qu rubro conviene poner cada cosa, sabiendo
que ser hecho con un criterio arbitrario, elegido por nosotros mismos y no por los que
disearon la convocatoria.
El caso de la Fundacin SES / BID / Microsoft
Veamos que ocurre con los formularios en otra convocatoria, en este caso de la Fundacin
SES, con fondos del BID y de Microsoft, que es para un tipo de proyectos similar al presentado
en la Secretara de Cultura, orientado a la capacitacin de jvenes. En este caso el
presupuesto est ms desagregado. En la pgina siguiente es posible ver el ejemplo concreto.
En este caso, nuevamente, definieron rubros que incluyen distintos tipos de gastos en el mismo
rubro, como bienes y servicios. En este rubro uno debera poner tanto la compra de equipos,
insumos o servicios que no son de consultora o que no implican honorarios profesionales, sino
que son servicios tcnicos. Pero resulta confuso definir cundo un servicio es o no es
profesional dnde incluir el trabajo de un camargrafo que tiene que filmar para producir
material didctico? se incluye como honorarios profesionales, como bienes y servicios,
como capacitacin, como diseminacin o como otros?
En realidad no importa mucho dnde, si quien presupuesta lo tiene claro (insistimos, es
fundamental armar un archivo de Word paralelo con la narrativa de cmo fue pensado el
presupuesto real para no volverse locos cuando finalmente se otorguen los fondos un ao
despus).
El criterio que se debe tener para ubicar cada gasto en los distintos rubros es el sentido comn.
El objetivo ser tratar que las cuentas del presupuesto sean equilibradas, es decir, que no haya
ningn rubro que acumule ms del 30% de los gastos. Si ya el presupuesto de honorarios de
consultora es abultado, entonces convendr incluir el costo del camargrafo en el rubro
bienes y servicios. Si este tambin est muy cargado porque se piensa comprar
equipamiento, entonces podemos ponerlo en otros y explicar con una llamada al pie de qu
se trata.

17

CATEGORIA
Servicios de Consultora/Honorarios profesionales
Bienes y servicios
Capacitacin (si hubiera, diferenciar entre capacitador y
joven por capacitar)
Auditora
Evaluacin
Diseminacin
Viajes/Viticos (si hubieran)
Imprevistos (mximo el 10% del presupuesto total del
proyecto)
Otro: (especifique)
TOTAL:

Fondo
Contrapartida
de
Total
Local
Juventud
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$
US$

US$

US$

US$
US$

En esta convocatoria, si el proyecto preve organizar actividades de Capacitacin, se solicitaba

diferenciar entre los honorarios del capacitador y el estipendio que recibir el joven a capacitar
(beca, vitico o lo que fuere), si es que se piensan ofrecer este tipo de beneficios.
Auditora es un rubro que algunas convocatorias incluyen pero otras no. En general se refiere
a una auditora contable. Por ejemplo, un trabajo de supervisin. Como ejemplo, conocemos
una consultora que debe ir tres das una vez cada dos semanas a auditar las cuentas de un
proyecto de la cooperacin italiana con el Movimiento Campesino de Santiago del Estero y
eso tiene un costo. Depende el monto que se pida, el auditor puede ser que lo ponga la
organizacin que solicita el financiamiento y en ese caso puede ser el contador de la misma
organizacin que deber hacer un informe contable cada tanto para entregar al organismo- o
puede ser un auditor externo que designe y pague el organismo de financiamiento pero con
cargo al proyecto, y entonces hay que incluirlo en la planilla.
Con el rubro Evaluacin ocurre algo similar. En algunas convocatorias se incluye, en otras no.
Algunos organismos, como la GTZ, la Cooperacin Canadiense, la IAF, tienen un sistema de
evaluacin de proyectos muy preciso, pero para poder aplicar instrumentos de evaluacin, es
decir medios que permitan verificar que los indicadores de xito definidos han dado positivos o
negativos, es necesario invertir tiempo y recursos (puede ser la aplicacin y procesamiento de
una encuesta, por ejemplo, o una serie de entrevistas al equipo tcnico y a los beneficiarios del
proyecto). En estos casos, hay que incluir el costo de la evaluacin en el presupuesto.
El rubro Diseminacin implica pensar y costear actividades de difusin. Es decir, cmo hacer
para que el proyecto tenga visibilidad y la gente se entere de los logros Esto puede incluir
folletera, videos, organizacin de eventos, viajes para participar de congresos o simposios, etc.

18

Para el rubro Imprevistos en general se define un mximo posible desde el mismo organismo
de financiamiento, por ejemplo el 10% del presupuesto total.
En el caso de esta convocatoria, tambin se incluye la posibilidad de agregar otro rubro no
previsto, en cuyo caso hay que especificar de qu se trata. Esto no es algo comn, pero
muchas veces es necesario y til.
Incluir en la planilla rubros como la auditora, la evaluacin, la diseminacin y la administracin
es algo alentador y debera incluirse en todos los proyectos, porque son costos reales que
solemos tener y en general no los podemos cargar en los proyectos porque no se contemplan.
En el modelo de la Secretara de Cultura se incluyen los rubros de administracin y difusin. En
el de la Fundacin SES, adems se incluyen los rubros de auditora, evaluacin y
diseminacin pero la administracin se puede incluir como servicio o como honorarios
profesionales.
El caso de la AECI
Ahora proponemos avanzar un paso ms y ver un formato de presupuesto de tercera
generacin, mucho ms complejo y preciso. En las pginas siguientes podemos ver el formato
de las planillas.
Las lneas amarillas fueron puestas para diferenciar y agrupar distintos tipos de costos:
- Costos directos corrientes,
- Costos directos de inversin, o sea, equipos y muebles no consumibles que quedan en la
institucin o en la comunidad: inmuebles, equipos de computacin o de otro tipo,
maquinaria agrcola, automviles, etc.
- Costos indirectos: son una parte proporcional de los gastos fijos del solicitante y del socio
local que se requieren para sostener a la institucin para poder desarrollar el proyecto. En
general este tipo de costos no se pueden incluir en los proyectos. En este caso no puede
superar el 12% del total de la subvencin concedida por el organismo.

19

Partidas

Contribuciones del solicitante y no locales

Otros
Otros
aportes
AECI
Solicitante
aportes
TOTAL
pblicos
Privados
no
no locales
locales

Contribuciones locales y valorizacin (1)

Socio
Local

Aportes
Pblicos

Poblacin
Benef./
Aportes
Privados

TOTAL

Costo
Total

A.I. COSTES DIRECTOS

CORRIENTES
A.I.1. Identificacin anterior a la
solicitud de la ayuda
A.I.2. Evaluacin externa final
(solo para subvenciones AECI
superiores a 350.000 )
A.I.3. Auditorias
A.I.4. Otros servicios tcnicos
(Asistencias tcnicas,
capacitacin, formacin,
difusin...)
A.I.5. Arrendamientos
A.I.6. Materiales y suministros
no inventariables gastos de
materiales consumibles en
plazos inferiores a un ao
(papelera, combustible, agua,
luz, telefona, Internet, etc.)
A.I.7. Viajes, alojamientos y
dietas
A.I.8. Personal
A.I.8.1. Personal local
A.I.8.2. Personal expatriado
A.I.8.3. Personal en sede
A.I.9. Gastos financieros y
bancarios producidos de la
cuenta del proyecto
A.I.10. Sensibilizacin en
Espaa vinculada al proyecto
TOTAL A.I COSTES
CORRIENTES

20

Partidas

Contribuciones del solicitante y no locales

Otros
Otros
aportes
aportes
AECI
Solicitante
TOTAL
pblicos
Privados
no
no
locales
locales

Contribuciones locales y valorizacin

Socio
Local

Aportes
Pblicos

Poblacin
Benef./
Aportes
Privados

TOTAL

Costo
Total

A.II. COSTES DIRECTOS DE

INVERSIN
A.II.1. Adquisicin de terrenos
y/o inmuebles
A.II.2. Construccin y/o reforma
de inmuebles (Materiales, mano
de obra, o empresas para la
construccin).
A.II.3. Otras infraestructuras
(construccin de pozos, sistemas
de riego, puentes, rutas, etc. que
no sean inmuebles).
A.II.4 Equipos y materiales
inventariables (compra de
computadoras, impresoras,
muebles, equipos, maquinaria
tcnica, coches, etc. que duren
ms de 1 ao)
A.II.5. Trabajos y estudios
tcnicos inherentes a la inversin
(Proyectos de construccin o
reforma en arquitectura e
ingeniera, etc...)
TOTAL A. II COSTOS DE
INVERSIN
TOTAL COSTOS A.I + A.II
B. COSTOS INDIRECTOS
B.I. GASTOS SOLICITANTE
B.II. GASTOS SOCIO LOCAL
TOTAL COSTOS INDIRECTOS
TOTAL GENERAL

21

Esto es un modelo muy complejo, pero en este tipo de formularios complejos algo importante
que hay que saber es que seguramente varios rubros incluidos en la planilla no deben
completarse porque el proyecto que se pretende formular no incluir gastos en los mismos. Es
probable que no se requiera comprar inmuebles, o que no se vayan a construir infraestructuras,
no se requiera contratar una auditora externa final, no se tenga personal expatriado, etc.
Entonces si bien a veces vemos una planilla largusima, quizs slo corresponda completar
diez lneas.
Ahora bien, esto no quiere decir que el trabajo sea sencillo. Como se puede apreciar, se debe
diferenciar quin pone cunta plata en cada rubro: qu pone la AECI, qu van a poner otros
organismos pblicos internacionales (por ejemplo si hay adems de la AECI otro organismo de
financiamiento internacional que tambin va a hacer aportes al proyecto), que va a poner
nuestra organizacin, que van a poner empresas privadas o donantes particulares no locales y
locales (de Argentina), que van a poner el o los socios locales, qu van a poner los organismos
pblicos de nuestro pas, y luego se obtienen los totales...
Este formulario est en Internet y hay que cargarlo de manera virtual. Adems tiene filtros, o
sea, a medida que se carga la informacin va limitando los montos y no deja cargar montos de
dinero ms altos que los lmites preasignados de cada rubro. Al mismo tiempo, si quien est
calculando el presupuesto se olvida de cargar algunas cosas no deja avanzar y cargar otras,
con lo cual obliga a hacer el proceso progresivamente. Tampoco el sistema deja poner puntos
sino comas y hay que calcular los valores en euros con lo cual el clculo tiene una
complicacin ms.
Una complicacin adicional en este caso es que el tiempo disponible para trabajar en la
interfase virtual expira a los treinta minutos desde que se empieza a trabajar y si no se guard
la informacin se pierden los datos cargados, con lo cual es conveniente realizar los clculos
antes y solamente usar la interfase para cargar la informacin ya procesada en Excel o en
Word
Por ltimo, en este caso la operacin se complica ya que s o s se debe llenar la informacin
del presupuesto para que la pgina habilite a pasar a otros campos del proyecto. Esto es
interesante ya que quienes disearon la pgina seguramente conocen esta tendencia a
postergar el costeo y la contrarrestan de esta manera. Una vez que cargamos esto y seguimos
adelante pudimos ver que el formulario nos planteaba otros problemas en relacin con el
proyecto que estbamos formulando y que tuvimos que modificar, y entonces tuvimos que
volver al presupuesto para poder aplicar las modificaciones que hicimos eliminando algunas
de las actividades del proyecto a los costos del proyecto. Ese es el tpico caso en que hay que
ser muy obsesivo y controlador y sostener la atencin para que todo sea coherente: hay que
anotar qu se cambi, cundo, cmo incide en el presupuesto, etc. Y es muy posible que en
este proceso se produzcan equivocaciones

22

Con todos los presupuestos, pero con estos que son muy complejos en particular, es muy
importante que haya momentos de trabajo con otra persona que haga de control porque la
complejidad a tener en cuenta, el hecho de ir y venir de los nmeros al proyecto, y luego de
modificar el proyecto, aplicar esos cambios a los costos, es una tarea muy difcil de hacer
individualmente. Es necesario contar con tiempo para sentarnos varias horas con otro para
chequearlo todo.
La contraparte y su justificacin
Ms all de estas dificultades, en este modelo de presupuesto est mucho ms especificado
todo, incluso hay rubros que en general no se consideran y que desde el mismo formulario se
acepta incluir desde el principio, como por ejemplo el alquiler de una oficina (o al menos la
parte proporcional que se va a utilizar para el proyecto). A veces este tipo de costos sirve
solamente para justificar la contraparte, pero an as es til que se permita incluir estos costos.
Es difcil que un organismo de cooperacin acepte pagar el alquiler de la oficina de una ONG,
pero como exigen que la ONG ponga un 30% o ms an de contraparte, que consideren ese
tipo de rubro sirve justamente para llegar a ese 30% sobre todo si no se cuenta con recursos
para aportar plata en efectivo
El Programa INICIATIVAS
Hasta aqu vimos dos formatos sencillos de presupuesto, como el de la Secretara de Cultura y
el de la Fundacin SES, y uno con cierta complejidad como el de la AECI. Para avanzar vamos
a incluir un presupuesto realizado en el marco de la convocatoria del Programa INICIATIVAS
que organizaba el CELS con fondos de la IAF, la Fundacin Ford y otros organismos
internacionales, en la poca de la crisis del 2001.
En ese caso se present una adaptacin de un proyecto de desarrollo socioproductivo para las
diez provincias del norte argentino. La idea era promover emprendimientos asociativos rurales
y en mbitos semi-urbanos. El proyecto tena un componente de crdito, otro de capacitacin,
otro de asistencia tcnica y un cuarto componente de produccin de material didctico.
En las pginas siguientes podemos ver el desarrollo del presupuesto. En primer lugar
encontrarn una planilla general, que es la Sntesis del presupuesto. Y luego hay un detalle
de cada uno de los rubros que aparece en esa sntesis. Lean las planillas antes de seguir

23

INICIATIVAS
Presupuesto
14.1. Sntesis del presupuesto
Esta planilla rene y consolida la informacin que deber detallar en las planillas 14.2 a 14.6, de modo que debe completarla una vez
resueltas las planillas de detalle de gastos.
CONCEPTO DE GASTO
1Personal
4Funcionamiento del proyecto
4a Insumos/ materias primas1
4b Comunicacin social2
4c Otros gastos de funcionamiento
5Evaluacin y sistematizacin
SUB TOTAL GENERAL
6Imprevistos
TOTAL GENERAL

1er
2do
3er
4to
5to
trimestre trimestre trimestre trimestre trimestre
TOTAL
PESOS
PESOS
PESOS
PESOS
PESOS
PESOS
6480
12.380
12.980
11.940
11.340
55.120

38.000

20.500
900

38.000
12.865
1.650

1.650

1.520

1.520

76.000
33.365
7.240

2.000

500

500

1.100

575

4.675

720
30.600

720
66.115

720
53.850

720
15.280

720
14.155

3.600
180.000

Nota al presente presupuesto: La formulacin del presente proyecto fue realizada partiendo de la existencia de aportes de contraparte
de organismos provinciales, municipales y de las OSC que presentan el proyecto para financiar:
- los costos de honorarios de los 40 promotores (al menos un mnimo de $ 150.- mensuales) por doce meses hasta que la puesta en
marcha del fondo rotativo permita soportar dichos gastos. Esto implica un total de $ 72.000.- los costos de movilidad de los coordinadores provinciales, por un total calculado de $ 21.120.- los costos de alojamiento y comidas de entre 35 y 38 personas durante las reuniones de capacitacin, por un total calculado de $
20.000 aproximadamente
- la recopilacin de estudios previos y el informe de determinacin de lneas estratgicas ser aportado por el Consejo de la
Microempresa
1
2

Como insumo consideramos el dinero (insumo financiero) para la puesta en marcha de los fondos rotativos.
En este rubro incluimos los costos de produccin de los kits de material didctico multimedial (videos y material grfico).

24

14.2. Detalle de gastos de Personal

Actividad3

Supervisin de todas las actividades,

menos 1.2
3.1/3.4/4.1/4.2
1.3
1.3
1.3/1.4/
supervisin de 2.1/ 2.2/ 2.3/ 3.2/ 3.3/
4.3/ 6.3/ 6.4
colaboracin con 6.1 y 6.2
Todas las actividades
6.2/6.3 y 6.4

Funcin/perfil

Coordinador del proyecto. Part time

Especialista en microfinanzas. Diseo de
las lneas de financiamiento
Capacitadores para capacitacin de
promotores
Viticos para los promotores (para
capacitaciones)
Coordinadores provinciales. Part time.
Deben supervisar a los promotores
Secretara / administracin contable part
time
4 especialistas en rubros definidos

TOTAL

Cantidad

Costo
Perodo
TOTAL
unitario cant. meses o das PESOS
$ 800

15

meses

12.000
3.000

$ 250

16

jornadas

8.000

40

$8

16

jornadas

5.120

$ 400

12

meses

19.200

$ 360

15

meses

5.400

$ 300

jornadas

2.400
55.120

Indique a que actividad corresponde segn nmero asignado en la matriz de planificacin del proyecto

25

14.5. Detalle de gastos de funcionamiento del proyecto (Incluye insumos/materias primas, comunicacin social y otros gastos de
funcionamiento)
Descripcin de recursos
Fondo rotativo de crditos y microcrditos para productores
Costos fijos (telefona, oficina, amortizacin de equipamiento, papel de fax,
fotocopias, conexin a internet, etc.
Transporte de equipos y personal de filmacin
Guiones y redaccin de manuales
Desgrabaciones
Diseo grfico e ilustraciones de cartillas y manuales
Servicios de filmacin incluyendo iluminacin, sonido, equipamiento
Servicios de edicin incluyendo isla, operacin, doblaje y mezcla de sonido, grfica
Material de video virgen
6 actores y 5 extras x 10 jornadas (incluyendo refrigerios y viticos)
Locaciones
copias de videos
Impresin de ejemplares de un manual (o varias cartillas) para los beneficiarios de
un total de 250 pginas en A4 a un color
Impresin de guas para el docente de unas 50 pag.
Impresin de conjuntos de materiales para el trabajo grupal de unas 20 pginas
Transporte de promotores a talleres de capacitacin
Alquiler de sala de capacitacin para capacitaciones de promotores
Materiales varios de capacitacin (alquiler de equipos de proyeccin, filminas,
fotocopias, afiches, materiales de libreria, etc.)
Gastos eventuales (2%)
TOTAL

Cantidad

Costo unitario

TOTAL
PESOS
76.000

19.000

15
10 jornadas
global
Un mes full time
global
20 jornadas
400 horas
50 casetes DV
global
10
20 copias

300
80

50
7

4.500
800
4.000
400
1.800
6.600
8.000
1.400
5.000
500
140

2.500 ejemplares
50 ejemplares
50 ejemplares
4 viajes
16 jornadas

1,80
3
1,50
400
40

4.500
150
75
1.600
640

global
global

400
330
20
28

500
3.600
120.205

26

14.6. Detalle de gastos de sistematizacin y auto-evaluacin

Descripcin de recursos
Diseo de instrumentos de evaluacin: entrevistas de seleccin de promotores, planillas
de asistencia, planillas de evaluacin de las capacitaciones, modelos de informes de
capacitaciones, modelos de informes de asistencia tcnica.
Reuniones de validacin de material didctico con beneficiarios y tcnicos e informes
Reuniones de validacin de la operatoria de crditos e informes
Encuestas a beneficiarios y sistematizacin
Informe de evaluacin del funcionamiento del fondo rotativo (est incluido en los
honorarios del especialista)
6 reuniones realizadas para evaluar alternativas de inclusin de los beneficiarios en la
gestin y administracin del fondo rotativo e informes
Informe final de evaluacin (es funcin del coordinador general del proyecto, se
consideran solo los costos de copiado del informe para las organizaciones intervinientes)
TOTAL

Cantidad

global
global
6
global

Costo
unitario

100

100

TOTAL
PESOS

800
600
600
2.000

600
75
4.675

Nota: parte del trabajo de los promotores consiste en realizar evaluaciones: de los planes de negocio que presentan los
emprendedores, de los niveles de devolucin de los crditos, realizacin de informes de asistencia tcnica y realizacin de informes
de capacitacin.
A su vez parte del trabajo de los coordinadores provinciales consiste tambin en realizar actividades de evaluacin: del desempeo de
los promotores, de la composicin de la cartera de prstamos, etc.
El coordinador general del proyecto junto con el especialista en microfinanzas deber generar como parte de su trabajo el informe de
evaluacin del funcionamiento del fondo rotativo tomando en cuenta la factibilidad de autosostenimiento de los costos de
administracin y seguimiento.
La sistematizacin de las encuestas y de los informes de capacitacin y asistencia tcnica sern parte del trabajo de la secretaria
administrativa.

27

El formato de la primera planilla de la serie -es decir, la planilla de sntesis- es diablico porque
aparece un condimento que no apareca en las dems planillas: cmo se desarrolla la
ejecucin del presupuesto a lo largo del tiempo que dura el proyecto. En este caso, al calcular
el presupuesto haba que definir los gastos a realizar en cada rubro por trimestre y esto es
complicado porque se tiene que tener en cuenta la coherencia entre las actividades, el gasto
del dinero y los objetivos. En la mayor parte de los casos, los concursos de proyectos solicitan
solamente un cronograma de actividades, pero no un cronograma de inversiones como en este
caso.
Para llegar a completar estos datos, es conveniente realizar notas por fuera del formulario que
piden, como veremos en la ltima seccin de este cuadernillo. Es necesario tomar un cuaderno
u otro archivo de Word y comenzar a escribir todos los clculos, la narrativa de nuestro
pensamiento, es decir, cmo llegamos a las cifras, para poder luego recordarlo. Incluso es
posible agregar algunas de estas notas aunque no las pidan, para aclarar. En este caso el
formulario no inclua columnas para consignar aportes de contraparte, y se crea importante
aclarar que habra aportes de organismos provinciales y que esto era solamente el presupuesto
de lo que se solicitaba al Programa Iniciativas y no el total.
Como es posible ver, en este proyecto Iniciativas las planillas son ms precisas. Por una lado
hay una planilla para el personal en la que hay que hacer referencia a las actividades que
fueron numeradas en el cuerpo del proyecto. All se incluyen entonces referencias a nmeros
como 1.3, 4.1, cada uno de los cuales es una actividad ya descripta. En esta planilla de
personal se describe el rol, la cantidad de personas, el costo unitario, el perodo de tiempo en
que se va a contratar un profesional para cada rol en meses y el total de presupuesto previsto
para cada rol.
Este nivel de detalle raramente aparece en los formularios. Es muy manitico, si bien esto es lo
que se debera hacer siempre como trastienda para llegar a definir los nmeros del
presupuesto. En este caso lo pedan explcitamente.
La siguiente planilla de Gastos de funcionamiento del proyecto, incluye insumos, materias
primas, comunicacin social, fondo recaudatorio de crdito, costos fijos, telefona, transporte de
equipos y personal de filmacin, guiones y redaccin de manuales, desgrabacin.
Resulta significativo observar que las unidades de medida varan de rubro en rubro. Algunos
rubros como los servicios tcnicos estn calculados usando como unidad de medida la jornada
o la hora, lo mismo que el alquiler de equipos de filmacin. En muchos otros casos la unidad de
medida es la cantidad ya que son insumos. En algunos casos se utiliza un clculo global. Esto
es importante ya que pensar en unidades de medida diferente para cada rubro suele ser un
obstculo si la persona que calcula el presupuesto no tiene experiencia.

28

La convocatoria del Instituto de la Mujer del gobierno espaol

El ltimo ejemplo que se presentar en esta tercera parte es un proyecto para trabajar con un
grupo de mujeres meretrices que venan siendo asistidas por una institucin religiosa, la Orden
de las hermanas Oblatas, con el objetivo de ayudarlas a organizar emprendimientos
productivos de forma tal que pudiesen optar por dejar el trabajo de calle.
Como en el caso anterior, aqu tambin solicitan primero un cuadro de sntesis del presupuesto
global. Este cuadro es el primero que incluimos en la serie. Como se puede ver hay dos partes:
-

La primera informa el monto total del proyecto, el monto total que se solicita a la fuente de
financiamiento que organiza la convocatoria y luego el detalle de los aportes de las distintas
contrapartes (en nuestro ejemplo hay aportes de contraparte de una ONG y de los socios
locales que eran las hermanas Oblatas).

La segunda parte es un cuadro con los montos totales que se piensan gastar en cada rubro,
incluyendo tanto los aportes del organismo de cooperacin como los propios y los de los
socios locales.

Este ltimo cuadro solamente se puede completar si primero se han completado las planillas
desglosadas de cada rubro que podrn ver a posteriori. Como se puede observar, en este caso
pedan tres tipos de planilleo:
-

una planilla con el desglose presupuestario de todo el proyecto (incluyendo todos los gastos
a realizar tanto los que se hagan con fondos de la institucin de cooperacin como aquellos
que se realicen con fondos propios o locales): qu se compra o se contrata, cunto, cul es
el precio unitario, en el caso de los roles profesionales cuntos profesionales se piensa
contratar en cada rol y cul es el total a gastar de ese rubro;

una con la informacin organizada por rubros, discriminando cunto de ese rubro se paga
con fondos solicitados y cunto con fondos propios, de socios locales, de organismos
pblicos, etc.

la tercera, que es casi igual a la primera, pero solamente con la informacin detallada de lo
que se pagar con fondos del organismo de cooperacin.

Obviamente todas las cuentas deben coincidir en las tres tablas.

29

7. RECURSOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTARIOS

Las cuantas deben expresarse en Dlares USA. El presupuesto hay que desglosarlo por ao si es plurianual
Costo total del proyecto para toda su duracin

U$D 74.180

Financiacin solicitada al Instituto de la Mujer para un ao de ejecucin del proyecto

U$D 39.200
TOTAL

Solicitado al Instituto de la Mujer

Aportacin de Organismos Oficiales del pas receptor
Aportacin de socios locales
Aportacin de Organismos Internacionales
Fondos Propios (ONG local)
Otras fuentes de Financiacin (especificar)
TOTAL INGRESOS

U$D 39.200
U$D 3.500
U$D 31.480
U$D 74.180
TOTAL

Personal (gastos de Direccin, Coordinacin, Secretara, Contabilidad )

U$D 9.600

Equipamiento (ordenador, impresora etc.).

U$D 24.200

Gastos derivados de la realizacin de cada una de las actividades del proyecto (Taller de gnero; Taller de
liderazgo; Encuentro etc.)

U$D 25.360

Publicaciones

U$D 3.700

Viajes y dietas (transporte, alojamiento y manutencin de cada una de las personas que participan en la
ejecucin de las actividades concretas del proyecto)

U$D 2.000

Otros Gastos (especificar)

U$D 6.250

Gastos Administrativos (fax, telfono, material de escritorio. Etc.),

U$D 1.920

Imprevistos (10%)

U$D 1.150

TOTAL GASTOS

U$S 74.180
30

7.5 DESGLOSE PRESUPUESTARIO (especificar por costes unitarios los gastos que se tiene previsto imputar al COSTE TOTAL
del proyecto, incluyendo el desglose por aos si procede). Este cuadro es indicativo y susceptible de ser modificado para adaptar
las partidas al desglose presupuestario por costes unitarios del proyecto.
PARTIDAS

COSTOS
Unidad

Personal (gastos de
Direccin, Coordinacin,
Secretara, Contabilidad)

Cantidad

Precio unitario

Personas

Coordinador de proyecto

12 meses

U$D 600

U$D 7.200

Secretaria administrativa

12 meses

U$D 200

U$D 2.400

U$D 1.000

U$D 1.000

14

U$D 800

U$D 11.200

10

U$D 700

U$D 7.000

U$D 1.000

U$D 5.000

100 jornadas

U$D 65

U$D 13.000

100 jornadas

U$D 20

5 (alternan)

U$D 2.000

10 meses

U$D 96

Retroproyector
Equipamiento (ordenador,
impresora, etc.).

Ordenadores con impresora

Mquinas de costura
industriales
Mquinas de tejido industriales

Gastos de la etapa de
Docentes
capacitacin (20 talleres
para cada uno de 5 grupos). Cuidadoras de nios
Alquiler mensual de saln de
clases x 6 hs. semanales
Material didctico por taller
(filminas, marcadores, papel
afiche, insumos para
simulaciones, etc.)

Gastos de la etapa de
asistencia tcnica (20
jornadas para cada uno de 6
Asesores tcnicos
proyectos)

TOTAL

U$D 960

U$D 1.000

100 talleres

U$D 10

120 jornadas

U$D 70

3 (alternan)

U$D 8.400
31

Redaccin (adaptacin) y
diseo de material didctico

Publicaciones (gastos de
edicin y distribucin de
Material didctico para las
boletines, revistas, folletos
participantes
etc.)
Informe final
Viajes y dietas (transporte,
alojamiento y manutencin
de cada una de las personas
que participan en la
ejecucin de las actividades
concretas del proyecto)

Otros Gastos (especificar)

Refrigerio para las

participantes, por taller
Viticos para docentes
(promedio

2 meses

U$D 500

100 ejemplares

U$D 12

500 ejemplares

U$D 3

100 talleres
100 talleres

U$D 10
U$D 10
(promedio)

U$D 1.000
1

U$D 1.200
U$D 1.500
U$D 1.000
U$D 1.000

jornadas de filmacin en video

20

U$D 70

U$D 1.400

jornadas de edicin en video

20

U$D 75

U$D 1.500

Movilidad, viticos, luces,

utilera, sonido, actores,
escenografa, etc.

80

U$D 15

U$D 2.000
U$D 1.200

Casetes vrgenes
Copias de video

50

U$D 3

SUBTOTAL
Gastos Administrativos (fax,
telfono, material de
escritorio. Etc.),
Imprevistos
TOTAL

U$D 150
U$D 71.110

Uso de oficina instalada

12 meses

U$D 80

U$D 960

Telfono

12 meses

U$D 30

U$D 360

Material de escritorio

12 meses

U$D 50

U$D 600
U$D 1.390
U$D 74.180
32

Partidas

Solicitado Inst. Mujer

Fondos Propios (ONG local)

Socios locales

Personal

6.000

2.400

Equipamiento

1.000

23.200

U$D 24.200

21.900

3.460

U$D 25.360

Gastos de las actividades del proyecto

Publicaciones

3.000

Viajes y dietas

1.000

Otros

5.500

SUBTOTAL

700
1.000

38.400

Gastos administrativos
Imprevistos

1.200

TOTAL

39.200

U$D 3.700
U$D 2.000

750

U$D 6.250

30.060

2.650

U$D 71.110

1420

500

U$D 1.920

350

U$D 1.150

3.500

U$S 74.180

800

TOTAL

U$D 9.600

31.480

7.7 DESGLOSE PRESUPUESTARIO DE LOS FONDOS SOLICITADOS AL INSTITUTO DE LA MUJER

(Desglosar por partidas, subpartidas y conceptos)
PARTIDAS

COSTOS
Unidad de cuenta

Personal (gastos de Direccin,

Coordinacin, Secretara,
Contabilidad)

Coordinador de proyecto

Equipamiento

Retroproyector

Precio unitario

Cantidad

Personas

12 meses

U$D 500

U$D 1.000

TOTAL
6.000
1.000
33

Gastos para la etapa de capacitacin Docentes

Gastos para la etapa de asistencia
Asesores tcnicos
tcnica

Publicaciones (gastos de edicin y

distribucin de boletines, revistas,
folletos etc.)

Viajes y dietas (transporte,

alojamiento y manutencin de cada
una de las personas que participan
en la ejecucin de las actividades
concretas del proyecto)

Otros (especificar)

100 jornadas

U$D 65

13.000

120 jornadas

U$D 70

3 (alternan)

8.400

2 meses

U$D 500

Material didctico para las

participantes

100 ejemplares

U$D 12

Informe final

500 ejemplares

U$D 3

Redaccin (adaptacin) y
diseo de material didctico

Viticos para docentes

(promedio

100 talleres

U$D 10
(promedio)

300
1

1.200
1.500

1.000

Jornadas de filmacin en video

20

U$D 70

1.400

Jornadas de edicin en video

20

U$D 75

1.500

Movilidad, viticos, luces,

utilera, sonido, actores,
escenografa, etc.

1.250

Casetes vrgenes

80

U$D 15

Copias de video

50

U$D 3

1.200
150

SUBTOTAL

38.400

Imprevistos

800

TOTAL

39.200

34

EL PROCESO DE ARMAR EL PRESUPUESTO

Como hemos visto hasta aqu, los formatos de planillas de cada convocatoria ya vienen
determinados por los organismos que financian proyectos. En muy pocas convocatorias (por
ejemplo, la embajada de Finlandia) el formato para presentar el presupuesto puede ser definido
por la organizacin que presenta el proyecto. Distinto es si se pretende presentar un proyecto
sin que haya una convocatoria abierta. Hay Fundaciones como la Friedrich Ebert o la Konrad
Adenauer, que no tienen convocatorias abiertas, sino que reciben proyectos y los evalan y en
este caso cada organizacin presenta la informacin como mejor le parece.
Otra situacin en la que tambin se deben armar presupuestos sin formato preestablecido es
cuando se realizan presentaciones a licitaciones o concursos de precios para realizar trabajos
de consultora. Pero en estos casos no hay que describir los costos por rubro, sino informar la
cifra global del trabajo que se propone realizar, aunque para llegar a esa cifra s conviene
internamente realizar un presupuesto detallado, ya que luego es posible que se establezca
alguna negociacin sobre el monto total o el plan de trabajo y es necesario poder contar con la
informacin para poder argumentar.
Ahora bien, sea que se deba completar un formulario prediseado o que se tenga que
presentar un presupuesto en el marco de una licitacin o que se presenten proyectos de
manera directa y fuera de convocatorias, siempre es conveniente calcular el presupuesto con la
mayor precisin posible, y registrar de algn modo la lgica y las decisiones que fuimos
tomando al hacer las cuentas. Para eso, en la mayora de los casos es conveniente escribir un
archivo de Word (o tomar notas en un cuaderno) de forma paralela que funciona como la
trastienda del presupuesto formal Para completar cada casillerito correspondiente a un rubro
hay una serie de clculos previos, que deben quedar registrados para reconstruir la secuencia
en el momento en que nos dan el financiamiento.
Veremos entonces estos apuntes, esta trastienda, en dos de los casos que presentamos en el
apartado anterior: el proyecto presentado a la AECI y el proyecto presentado al Programa
Iniciativas. Sugerimos como ejercicio fotocopiar las planillas vacas finales que incluimos ms
arriba y completarlas con los nmeros que surgen de las siguientes planillas.

35

Notas para armar el presupuesto del proyecto presentado a la AECI:

Costos directos corrientes
A.I.1. Identificacin anterior a la solicitud de la ayuda
INCLUI
R

Tipo de gasto
Honorarios de observacin participante y no participante,
notas, redaccin de artculos (Ana, David, Luciana, Mara Eva,
Miguel Mura)

6000

Honorarios para camargrafo

500

Honorarios para subir material a you tube

500

CONICE
T

SECY
T

6000

6000

Equipo

400

Insumos

500

Totale
s

TOTAL

7000

6000

7000 20000

TOTAL en Euros

1600

1400

1600

4600

A.I.3. Auditorias
Rubro

Cantidad

Honorarios de auditor externo

Costo unitario

18 meses

TOTAL

AECI

INCLUIR Total

800

10800

3600

1440
0

800

10800

3600

1440
0

TOTAL en

2500

850 3350

A.I.4. Otros servicios tcnicos (Asistencias tcnicas, capacitacin, formacin, difusin...)

Para el diseo del material educativo

Tipo de asesoramiento
/capacitacin

Cantida
d
de RR
HH

Honorarios para realizador

de video / sonidista

30 medias
jornadas

150

3500

1000

4500

Honorarios para
camargrafo

30 medias
jornadas

150

3500

1000

4500

Honorarios para
contenidista / urbanista
(para jornadas de
filmacin) Cira

30 medias
jornadas

150

2500

2000

4500

Honorarios para editor

80 horas

30

2400

2400

Honorarios para diseador

editorial

14 jornadas

300

4200

4200

Total de
tiempo
contratado

Costo
unitario

AECI

INCLUI
R

CONICE
T

Total

36

Honorarios para
contenidistas (para
materiales grficos) Cira

15 jornadas

200

3000

1500

Honorarios para ilustrador

40
ilustraciones

50

1500

500

2000

Honorarios para
procesamiento didctico

10 jornadas

300

1500

1500

3000

22100

7500

5050

1710

TOTAL
TOTAL en Euros

1500

6000

1500

3110
0

340

7100

Para el talleres de capacitacin y asistencia tcnica (acompaamiento en el mapeo y plan

de gobierno)
Cantida Total de
Costo
Tipo de asesoramiento
d
tiempo
unitari AECI
/capacitacin
de RR contratad
o
HH
o
Honorarios para
coordinadores de
actividades de asistencia
tcnica y capacitacin

20 medias
jornadas

200

TOTAL en Euros

1000
0
230
0

INCLUI
R

2000

460

CONICE
T

SECYT Total

2000

2000

1600
0

460

460

368
0

Para la difusin con mtodos de comunicacin alternativa

Tipo de
asesoramiento
/capacitacin

Cantida
d
de RR
HH

Total de
tiempo
contrata
do

Honorarios para
cuadrilla de guerrilla
televisin (incluyo a
Amalia, David, Fer)

4 meses

1600 13800

Honorarios para agente

de prensa (Betas
mismo u otro)

6 meses

1600

9600

Honorarios para dos

creativos (Betas / David
/ Ana Ins / Corral /
Julio, etc.)

6 meses
2
30%
dedicacin

1000

6000

3000

Honorarios para
diseador de folletos y
afiches de va pblica
(Damiani)

1500

5000

2000

6 meses

Costo
unitari
o

AECI

INCLUI
R

CONICE
T

SECY
T

2400

3000

Total

19200

9600

3000

12000

2000

9000

37

Honorarios para
animador de blogs y
listas de correo (Betas)

6 meses

1600

TOTAL

7600
4200
0

5000

9600

1150

2000

9600

5400

7000

59400

1250

1600

13600

A.I.5. Arrendamientos
Alquiler de un 40% de la oficina por 18 meses a un clculo aprox. de 1500 por mes el 100% de la oficina
(600 x mes x 18) = $ 10800 = 2500
A.I.6. Materiales y suministros no inventariables gastos de materiales consumibles en plazos inferiores a
un ao (material oficina, gasolinas, agua, luz, conexiones telefnicas y de red, etc...)
Para el diseo del material educativo, talleres de capacitacin y asistencia tcnica

Rubro
Casetes mini DV

Cantidad
60

Costo
unitario

AECI
12

480

INCLUIR

SECYT

Total

240

720

CD para bajadas en MPEG1

40

80

80

Bateras para equipos

20

7,50

150

150

Multiplicacin de materiales en
soporte papel para la
capacitacin de voluntarios

1000

10

5000

5000

10000

Multiplicacin de materiales en
soporte CD o DVD para la
capacitacin de voluntarios

1000

4000

4000

8000

Material de librera para el

proceso de capacitacin y la
administracin del proyecto
Logstica y organizacin de la
convocatoria y la capacitacin de
voluntarios (afiches, micros
radiales, fotocopias de planillas
de asistencia, etc.)
TOTAL

600

600

1000

1000

2000

1048

2070

9000

19550

500

2100

5000

Total en euros

2400

38

Para la difusin local con mtodos de comunicacin alternativa

Rubro

Casetes mini DV

Cantidad

60

Costo
unitario

720

80

80

Bateras para equipos

20

7,50

TOTAL
Total en euros

Total

720

40

Monto
aproximad
o

INCLUIR

12

CD para bajadas en
MPEG1

Multiplicacin de
materiales grficos
(folletos, afiches)

AECI

Empresas
locales e
Imprenta
municipal

200

10000

200

10000

20000

10800

200

10000

21000

2500

50

2300

4850

39

Para la documentacin de las reuniones

Rubro

Costo
unitario

Cantidad

Casetes mini DV

300

CD para bajadas en MPEG1

Bateras para equipos

AECI
12

INCLUIR

3600

Total
3600

150

300

300

60

7,50

450

450

1000

1000

3600

1750

5350

820

400

1220

Material de librera para la documentacin

(cuadernos, lapiceras, toner, etc.)
TOTAL
TOTAL en

A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas

Rubro

Viticos y transporte de
equipos de filmacin

Costo
unitari
o

Cantidad
250 viticos
(jornadas de
filmacin y eventos
de capacitacin)

AECI

50

INCLUIR

SECY
T

Total

8000

1500

3000

12500

TOTAL

8000

1500

3000

44500

TOTAL en euros

1850

350

700

2900

A.I.8.1. Personal local

Para la documentacin de los espacios autoconvocados

Rol

Cantida
d
de RR
HH

Total de
tiempo
contratad
o

Costo
unitari
o

AECI

INCLUI
R

CONICE
T

Total

150
jornadas
Honorarios para camargrafo

150 22500

22500

(8 x mes x
18 meses)
Honorarios para observador no
participante

150
jornadas

50

2500

2500

Honorarios para asistente de

edicin que suba material a you
tube

18 meses
jornada

1000

9000

9000

Honorarios para asistente de

investigacin

1 18 jornadas

1000

9000

TOTAL

4300
0

11500

2500

7500

18000

9000

4200

11500

6600
0

40

TOTAL en Euros

Rubro

9780

Cantida
Costo unitario
d

Honorarios de coordinadores
del proyecto y equipo tcnico

2 x 18
meses

2500

TOTAL

2620

2620

1502
0

INCLUIR

CONICE
T

22000

22000

44000

88.000

5000

5000

10000

20000

AECI

Total

A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios producidos de la cuenta del proyecto)

Rubro

Costo
unitario

Cantidad

AECI INCLUIR

2% de comisin bancaria por

transferencia internacional
Mantenimiento de cuenta bancaria y
emisin de chequeras

400

400

0,25% de impuesto al cheque

6600
18

50

Totales

6600
1000

1000

TOTAL

7000

1000

8000

Total en euros

1600

250

1850

A.I.10. Sensibilizacin en Espaa vinculada al proyecto

Rubro
Viticos de los dos coordinadores en
Espaa por 7 das para presentar el
proyecto
transporte areo por dos personas

Cantidad

Costo unitario

SECYT

Total

2 x 7 das

460

6440

6440

2 Pasaje areo
BUE - Madrid
BUE en
temporada baja

5000

10000

10000

16440

16440

3800

3800

TOTAL
Total en euros

A.II.4 Equipos y materiales inventariables (gastos de compra de ordenadores, impresoras,

mobiliario, equipos tcnicos, maquinaria tcnica, coches, etc. Con duracin superior a un ao.)
Rubro
Proyector de video
Alquiler y/o amortizacin de equipos de
filmacin de video. Incluye equipos de
iluminacin y sonido
Alquiler y/o amortizacin de equipos de
edicin de video
Memoria externa de 500 gigas y server
Impresora lser color
TOTAL

Cantidad

AECI

INCLUIR
3000

SECYT

Totales
3000
27000

15000

12000

5000

8000

3000

3000

8320

8320

31320

23000

13000

54320

41

Total en euros

7200

5300

12500

B.I. GASTOS SOLICITANTE

Rubro
Utilizacin de las instalaciones y oficinas
de la Institucin (incluyendo servicios:
Internet, luz, gas, telfono, asistente
administrativo, seguros, etc.). Se calcula
un 40% de los costos totales de la
institucin

Costo
unitario

Cantidad

AECI

INCLUIR

Total

1800
0

18000

36000

Total

1800
0

18000

36000

Total en euros

4100

4100

18 meses

2000

Cuadro final

Rubro

AECI

A.I.1. Identificacin anterior a la

solicitud de la ayuda
A.I.3. Auditorias

INCLUI
R

1600

CONICE
T

1400

SECYT

Empresa
s locales
e
Imprent Total
a
municip
al

1600

4600

2500

850

16950

3320

2050

Para el material de capacitacin

5050

1710

340

Para el acompaamiento en el mapeo

y plan de gobierno (talleres de
capacitacin)

2300

460

460

460

3680

Para la difusin con mtodos de

comunicacin alternativa

9600

1150

1250

1600

13600

A.I.4. Otros servicios tcnicos

A.I.5. Arrendamientos

3350
2060

24380

7100

2500

2500

A.I.6. Materiales y suministros no

inventariables gastos de
materiales consumibles en plazos
inferiores a un ao

5720

950

2100

8770

Para el material de capacitacin y para

el acompaamiento en el mapeo y
plan de gobierno (talleres de
capacitacin)

2400

500

2100

5000

Para la difusin con mtodos de

comunicacin alternativa

2500

50

2300

4850

42

Para la documentacin de los espacios

autoconvocados

820

400

1850

350

14780

7620

1600

250

1220

40% costos fijos de Incluir por 18

meses
A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas
A.I.8.1. Personal local
A.I.9. Gastos financieros (gastos
bancarios producidos de la cuenta del
proyecto)
A.I.10. Sensibilizacin en Espaa
vinculada al proyecto

700

2900

12620

35020

1850

3800

3800

A.II.4 Equipos y materiales

inventariables

7200

5300

12500

B.I. GASTOS SOLICITANTE

5200

3000

8200

Totales

5400
32630
0

23540 14420

2300

43

Empresa
s locales
Rubro

AECI

INCLUI

CONICE

SECY

e
Imprent

Total

a
municip
al

A.I.1. Identificacin anterior a la solicitud de

1600

la ayuda
A.I.3. Auditorias
A.I.4. Otros servicios tcnicos

2500
1695
0

A.I.5. Arrendamientos

1400

1600

4600

850
3320

3350
2050

2438

2060

2500

2500

A.I.6. Materiales y suministros no

inventariables gastos de materiales

5720

950

2100

1850

350

700

2300

consumibles en plazos inferiores a un ao

A.I.7. Viajes, alojamientos y dietas
A.I.8.1. Personal local
A.I.9. Gastos financieros (gastos bancarios
producidos de la cuenta del proyecto)

1478
0
1600

7620

B.I. GASTOS SOLICITANTE

Totales

0
1850
3800

al proyecto
inventariables

3502

250

7200

5300

5200

3000

5400
0

32630

0
2900

12620

A.I.10. Sensibilizacin en Espaa vinculada

A.II.4 Equipos y materiales

1107

3800
1250
0
8200

23540

1442
0

2300

44

Notas para elaborar el presupuesto del Programa INICIATIVAS

Componente financiamiento de proyectos

Se requieren $ 4.000 para el diseo de la lnea de financiamiento (Fundacin Indep.) y $ 20.000 por
provincia para microcrditos que despus se completar con plata del FONCAP. Estos fondos sern
administrados por la Fundacin en conjunto con Microsol Crdito Jujeo y por el CIET.

Total componente financiamiento de proyectos: $ 84.000

Componente material didctico

12 copias de videos $ 120
Impresin de 2.500 ejemplares de un manual (o varias cartillas) para los beneficiarios de un total de 250
pginas en A4 a un color $ 4.000
Impresin de 20 guas para el docente de unas 50 pag. $ 70
Impresin de 20 conjuntos de materiales para el trabajo grupal de unas 20 pginas $ 50
Total reproduccin $ 4.240
Video sobre microcrdito
Video sobre ideas de negocio y creatividad
Video sobre factores bsicos de xito
Video sobre comercializacin
Video sobre costos
Video sobre gerenciamiento
Video sobre administracin
A $ 4.000 por video son $ 28.000
Viticos para dos personas a Jujuy, Chaco y Corrientes $ 3.000
Total produccin de video $ 31.000
Produccin de originales para material grfico $ 4.760

Total produccin de material didctico: 40.000 (a cargo de Incluir)

Componente capacitacin de promotores

Se van a hacer tres capacitaciones:
- una al principio de la etapa piloto (en Jujuy), cinco das
- otra al final de la etapa piloto (en Corrientes), cinco das
- una tercera a los seis meses de haber comenzado la implementacin de la segunda etapa del
Programa, tres das
- una reunin final de evaluacin, tres das.
Las ltimas dos reuniones, en lugares a definir.
Transporte de los participantes hasta el lugar de realizacin de la capacitacin $ 1.000.

45

Costos de las reuniones de 5 das:

Estada durante 4 noches 40 tipos ms 2 capacitadores.
40 $ por da por persona = $ 160 por persona x 42 = aprox 6.640.
Esto lo van a poner las provincias.
Honorarios de 2 capacitadores x 5 das a $ 400 = $ 4.000
Materiales varios, alquiler de equipos de proyeccin = $ 400.
Viticos para cada participante $ 40 (x 40) = $ 1.600
Total por una capacitacin $ 13.800
Total que aporta el Programa por capacitacin de 5 das: $ 7.000
Costos de las reuniones de 3 das
Estada durante 2 noches 40 tipos ms 2 capacitadores.
40 $ por da por persona = $ 80 por persona x 42 = aprox $ 3.360.
Esto lo van a poner las provincias.
Honorarios de 2 capacitadores x 3 das a $ 400 = $ 2.400
Materiales varios, alquiler de equipos de proyeccin = $ 300.
Viticos para cada participante $ 30 (x 40) = $ 1.200
Total por una capacitacin $ 7.260
Total que aporta el Programa por capacitacin de 3 das: $ 3.900
Total por tres capacitaciones (la primera y segunda de cinco das, la tercera y la reunin final de
tres das: $ 21.800
Total de aporte de las provincias: $ 20.000
Los capacitadores sern aportados por las tres instituciones

$ 21.800 para las capacitaciones de los promotores

Componente asistencia tcnica
Recorridos semanales de un asesor tcnico (coordinador local) por las localidades.
H. G. en Jujuy, A. o T. en Corrientes, H. M. en el Chaco, alguien en Formosa.
Por da: $ 100 de honorarios. Cada asesor trabajara un da por semana, coordinando el trabajo de los
10 promotores a cargo.
Un coordinador por provincia. $ 400 por semana de honorarios = $ 1.600 por mes.
Viticos = $ 80 por semana, $ 320 por mes, $ 1.280 por las 4 provincias
$ 2.560 por mes. Esto lo tendra que garantizar la provincia. En el caso de Formosa, al limitarse el
trabajo a la Capital, no habra mucho gasto de vitico.
x 15 meses = $ 21.120
Se distribuir de modo proporcional entre Fundacin Independencia y el CIET

28.800 para asistencia tcnica.

Costo de administracin del Proyecto (CIET) 3% del monto total del proyecto. $ 5.400

46

Resumen:
Fondo de microcrdito
Materiales de capacitacin
Capacitacin de promotores
Supervisin y asistencia tcnica de promotores
Administracin

$
$
$
$
$

Total

$ 180.000

84.000
40.000
21.800
28.800
5.400

Falta considerar el trabajo de los promotores (animadores comunitarios financiados por municipios,
profesionales beneficiarios del Plan Jefes y Jefas como contraprestacin, tcnicos de agencias de
desarrollo local, etc.). Calculamos un honorario mensual de $ 150 para que cada uno de los 40
promotores d asistencia tcnica a entre 3 y 4 empresas cada uno. Son $ 6000 x 12 meses = $ 72.000.Estara faltando plata para la coordinacin general del proyecto, para los gastos fijos de las instituciones
y para algunas cuestiones relacionadas con el manejo de los fondos de microcrdito. Estamos muy muy
justos y es imprescindible ampliar este financiamiento con otros aportes

En estos dos ejemplos es posible ver dos formas distintas de llevar las notas de la trastienda.
En el primer caso se opt por repetir las tablas de la convocatoria formal, agregando detalle de
qu se incluye en cada uno de los rubros. En el segundo caso las notas son ms informales, y
no se realizaron tablas, sino que se fueron escribiendo detalles e ideas, incluyendo ya los
nombres de los futuros responsables de las actividades y otros comentarios relacionados con
los gastos a realizarse.
Cada convocatoria y cada contexto es diferente y no hay un nico modo de hacer este tipo de
notas.

La idea, como dijimos al comienzo, es darles un tiempo para que vayan formulando el
presupuesto del proyecto que presentarn como trabajo final y puedan traer sus presupuestos
para la consulta en el espacio de tutora. All ver los presupuestos y discutir los criterios y la
lgica con que se han hecho.

47