INCOS LA PAZ

2CBN

CONTABILIDAD INTERMEDIA

CONTROL INTERNO FONDO CAJA CHICA

1) Los fondos de caja chica debern ser utilizados solamente para pagos de poco monto.

2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.

3) Los pagos por caja chica se realizan mediante volantes definitivos prenumerados de
imprenta expedidos en secuencia, y volantes provisionales para controlar la entrega de
efectivo previo al desembolso real, el cual se liquidar con los comprobantes. Los
volantes provisionales no podrn permanecer mas de tres das en caja.

4) Los volantes de caja chica debern ser firmados por la persona que aprueba el pago y
por quien recibe el dinero.
5) Debe anexarse a los volantes definitivos de caja chica, toda la documentacin
justificativa por los pagos efectuados.
6) La documentacin justificativa de los pagos por caja chica debern cancelarse con un
sello fechador con la inscripcin pagado y a la fecha del desembolso.
7) Para la reposicin del fondo de caja chica debe haberse consumido el 60% del monto
total del fondo.
8) El cheque de reposicin debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del
custodia.
9) Los cheques de reposicin deben indicar los nmeros de los comprobantes que se
reponen.
10) Est prohibido el cambio de cheques a travs del fondo de caja chica.
11) Est prohibido el pago de sueldos a travs del fondo de caja chica.
12) El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere
la institucin, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro
depsito.
13) Los volantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del rea donde se

INCOS LA PAZ
2CBN

CONTABILIDAD INTERMEDIA

solicite el desembolso y por el encargado del rea financiera.

14) No se permitir el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.
15) Cualquier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una
comunicacin del incumbente de mayor jerarqua.
16) Las polticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito
al responsable del manejo de la misma.
17) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos.
18) El encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad,
relacionado con el manejo del efectivo.
19) El fondo de caja chica debe ser arqueado espordicamente y sorpresivamente por el
auditor interno o por cualquier otro departamento que sirva de control financiero.
20) Es responsabilidad del incumbente de mayor jerarqua, el encargado del rea
financiera y del auditor interno, velar por el cumplimiento de estos controles.
REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO
DEL FONDO DE CAJA CHICA Y ENTREGA A RENDIR PARA OBRA
Definiciones:
* Fondo de Caja Chica:
Fondo asignado a un empleado que le permite realizar gastos menores, imprevisibles,
indispensables y urgentes, los que posteriormente son rendidos para su completa
reposicin. Estos gastos menores no debern exceder el monto mximo fijado por la
Administracin Central. El fondo se mantiene hasta que termina el motivo que origin su
solicitud.
Se establece como Fondo de Caja Chica para una determinada obra, el equivalente a
BS/.2,500.00 (Dos mil quinientos nuevos soles)
* Fondo por Rendir:
Fondo asignado a un empleado para que realice el pago de un gasto especfico y para el
cual le fue asignado el fondo. El Fondo ser rendido posteriormente por el responsable
realizando la devolucin del excedente o solicitando la reposicin de la diferencia
cancelada.
Metodologa:
* Fondo de Caja Chica:

INCOS LA PAZ
2CBN

CONTABILIDAD INTERMEDIA

1. El solicitante deber llenar la Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica o Fondo

Por Rendir debidamente autorizado por el Gerente de Proyecto.
2. Los Fondos de Caja Chica ya asignados, no podrn ser aumentados, si se requiere un
monto mayor deber cerrarse el fondo original y abrir uno nuevo, luego de cumplir los
requisitos y verificaciones.
3. La Gerencia Administrativa dar su VB a la solicitud el depsito a la cuenta corriente
del empleado.
4. Luego remitir a Finanzas para que proceda con el pago depositando a la cuenta
corriente del empleado.
* Fondo Por Rendir:
1. El solicitante deber llenar la Solicitud de Apertura de Fondo de Caja Chica o Fondo por
Rendir debidamente autorizado por el Gerente de Proyecto.
2. Ser Obligacin del solicitante informar el motivo por el cual est solicitando el fondo.
3. La fecha en que se realizar la devolucin, tiene como mximo 30 das para regularizar
el fondo solicitado luego de cumplir los requisitos y verificaciones.
4. El giro del Fondo por Rendir se realizar mediante el depsito en la cuenta corriente del
empleado.
Utilizacin de los Fondos:
Con cargo a este fondo se podrn atender gastos menores para satisfacer las
necesidades aplicables a cada uno de los siguientes conceptos, siempre que no superen
el 10% del fondo de caja chica (BS/.250.00).
* Adquisicin de suministros y materiales menores para obra;
* tiles de aseo y limpieza;
* Elaboracin de llaves y arreglos de chapas de puertas y escritorios;
* Fotocopias, trabajos menores de imprenta y encuadernacin de textos o documentos;
* Combustibles para las maquinarias;
* Movilizaciones terrestres, peajes, estacionamientos;
* Pago de servicios de telefona, fletes;
* Compra de artculos de cafetera, refrigerios necesarios para reuniones de obra, estos
gastos debidamente autorizados por el Residente de Obra;
* Gastos de cena de obreros (trabajos nocturnos);
* Gastos de medicamentos para el botiqun de obra;
* Reembolsos por los gastos antes descritos;
Ejecucin de los Fondo Fijos y Fondos por Rendir:
Cuando se realicen compras o el pago de obligaciones con el fondo fijo (caja chica), se
efectuarn con proveedores que ofrezcan los bienes y/o servicios al menor costo y valor, y

INCOS LA PAZ
2CBN

CONTABILIDAD INTERMEDIA

de la mejor calidad, dando preferencia a los proveedores calificados de la empresa.

Se debern dejar como constancia de los egresos las facturas y boletas de venta que
cumplan con los requerimientos de la SUNAT, a los dems documentos que acrediten la
procedencia del gasto.
Toda factura o boleta de venta debe ser girada a nombre de Good Master Working. No
sern aceptadas las facturas con nombres particulares o en blanco, o aquellas que hayan
sido alteradas.
Todos los comprobantes sin excepcin debern estar visados y aprobados por el
residente de obra y el Gerente de Proyecto.
Nota importante: Los Administradores de Obra solicitarn por primera y nica vez su
Fondo por Rendir (caja chica) por BS/. 2,500 nuevos soles. Posteriormente, recibirn una
reposicin de Fondo Fijo (caja chica) cuyo monto ser el importe que han rendido.
Una vez culminada la obra, el saldo final del Fondo Fijo (caja chica), ser depositado en
la cuenta de Good Master Working, el mismo que se anexar como un comprobante ms.
Requisitos indispensables para las rendiciones:
1. No se aceptarn gastos mayores o iguales a BS/. 700 nuevos soles o su equivalente en
dlares americanos por concepto de pago a proveedores.
2. No se aceptarn gastos respaldados con Recibos por Honorarios (RXH).
3. No se aceptarn gastos asociados con remuneraciones.
4. Todos los documentos presentados debern cumplir con la Ley de Comprobantes de
Pago.
5. Las facturas o cualquier otro documento incluido en las rendiciones debern indicar
claramente que se encuentra CANCELADA. No se aceptarn documentos sin cancelar.
6. Los documentos de gastos por consumo debern tener adjunto el detalle de las
personas que participaron en dicho consumo, Firmando en conformidad de los gastado.
7. Los documentos de gastos por viticos y/o alojamiento debern indicar el nombre de
la(s) persona(s) que dio (dieron) uso al mismo.
8. Los gastos de movilidad se rendirn en el formato de movilidad, y no debe superar los
BS/. 22 soles diarios segn ley.
Prohibiciones:
Queda terminantemente prohibido:
* La utilizacin de los Fondos Fijos (Caja Chica) en gastos ajenos a su especfico fin
(gastos derivados de la obra; prstamos a empleados, a otras personas ajenas a la
institucin o para gastos personales).
* Adquisiciones de material existente en Almacn de Central;
* Portar el Fondo Fijo (Caja Chica) fuera de obra, sino es con el fin de utilizarlo de acuerdo
a lo que establece el Reglamento de Caja Chica;
* Que el Administrador de Obra responsable del Fondo Fijo (Caja Chica), delegue su

INCOS LA PAZ
2CBN

CONTABILIDAD INTERMEDIA

responsabilidad parcial o total a otros empleados;

* Incluir en las rendiciones, recibos de caja por concepto de anticipos y/o adelantos, se
rendir una vez cancelado el total de la factura o comprobante.
Administracin de los Fondos:
La Administracin de los Fondos Fijos (Caja Chica), debe estar bajo responsabilidad
exclusiva de los Administradores de obra. La Administracin de los Fondos por Rendir
ser responsabilidad exclusiva del Responsable del Fondo.
Monto del pago mximo
El pago mximo a incurrir en gastos por medio del Fondo de Caja Chica, es de
BBS/.250.00