Administrao

Falta de tempo desculpa daqueles que perdem

tempo por falta de mtodos.
[Albert Einstein]

Sinto dizer-lhes, mas o dia tem, igualmente para todos, 24 horas,

ou 24.860 minutos, ou ainda 1.491.600 segundos. E isso no
podemos alterar. O que podemos modificar como trabalhamos
com esse tempo. E o nico caminho que nos resta.
Por que alguns conseguem fazer mil coisas, enquanto
outros se atrapalham com meia dzia de afazeres? Por que alguns
se destacam na sociedade cientfica, respondem a todos os e-mails,
orientam alunos, do aulas competentes, publicam artigos internacionais de boa qualidade, administram eficientemente, e ainda
passeiam e tiram frias, enquanto outros trabalham 18 h por dia e
quase nada produzem, ou, se produzem, a eficincia baixa. Onde
est o problema?
Como no podemos expandir o tempo, devemos us-lo
com inteligncia. Somos ns que determinamos quanto tempo
disponvel teremos para cada coisa, ningum mais. O que ocorre
so interferncias, mas somos ns que, na maioria das vezes,

.s

Gilson L volpato

permitimos essas interferncias. Trataremos aqui das interferncias que nos roubam tempo e que esto sob nosso controle, mas
no as controlamos. O que est por detrs desse descontrole?
Se ns sentimos a falta de tempo, por que no mudamos nossos
procedimentos?
Da mesma forma como geralmente no somos treinados
a lidar com o dinheiro, tambm no somos educados a lidar com
o tempo. A cultura brasileira valoriza a submisso (algo trazido
pela religio crist 1) em todos os seus aspectos. Parece que impor
limites no bem visto por aqui. Seja limite de tempo, ou mesmo
de espao, de procedimentos, de direitos e deveres. Essa crise
geral ser aqui tratada especificamente em relao ao tempo, mas
lembremos que ela realmente geral.
No porque algo faz parte de nossa cultura que devemos
aceit-lo como inevitvel. Qualquer cultura deve evoluir ... e
espera-se que evolua para melhor. Devemos aprender com
outras culturas, tanto com seus erros, quanto com seus acertos. A
questo da administrao do tempo est inexoravelmente ligada
questo do respeito a limites.
Vamos fazer uma analogia entre questes de tempo e questes de dinheiro. O mau administrador financeiro no se importa
com centavos e acha que a administrao deve ser feita numa
perspectiva mensal. Ora, cada dinheiro dinheiro. Lembro-me
de que, na Inglaterra, se uma mercadoria custava 1,99, eu recebia
o troco de 0,01 sem que houvesse qualquer questionamento. Era
automtico. No Brasil, se voc pede esse troco, acham absurdo e
j imaginam que voc deve estar passando fome. Isso produto
de uma cultura de extravagncias2, provavelmente herdada de
nossos colonizadores. Ao analisar sua vida econmica com foco
no ms, voc se perde no todo. Se voc compra um produto de
500 reais para pagar em 10 prestaes de 50 ao ms, no ache que

Enquanto nos Estados Unidos Deus Rei, aqui Deus servo. Para chegarmos ao cu temos que sofrer. A boa vida no condiz com a vida de um cristo.
Esses conceitos marcam muito nossa cultura.

Veja, se num almoo no sobrar alimento, parece que faltou comida, mesmo
que todos estejam saciados!

49

Administrao da Vida Cientfica

saiu barato porque so apenas 50 reais. Lembre-se de que de seu

patrimnio financeiro sair 500 reais e isso visvel quando voc
estende a anlise ao ano e no ao ms. J notaram que o Norte
Americano fala mais em salrio anual do que mensal?
Concretizando agora a analogia, da mesma forma agimos
com o tempo. Se voc pensa em economizar 5 min,
dizem
que voc neurtico, que a vida maior que isso, ou
o
famoso mote "no stress". Mas lembre-se que uma hora de prazer
com amigos e entes queridos pode ser o produto de 12
de 5 min cada, conseguidos de algum lugar. Se, por outro
sua economia de 5 minem vrias ocasies estiver apenas servindo
para voc fazer mais obrigaes desagradveis, ento no essa
economia que est errada, mas suas prioridades.

que Economizar Tempo?

A vida j curta e ns a encurtamos ainda mais

desperdiando o tempo.
[Victor Hugo]

Podemos economizar tempo para:

"
"
"

"

..

..
..
..
"

repousar e pensar na vida ... ou em nada, puro cio;

escrever um manuscrito;
orientar alunos;
conversar com pessoas;
pensar em questes estratgicas;
viajar e conhecer novos lugares e pessoas;
participar de eventos;
estudar o que sua curiosidade lhe instiga;
melhor preparar uma aula.

50

Gilson L. Volpato

Seja como for, motivos no faltam. No se trata de amor ao

tempo, mas amor prpria vida, uma busca que tenta valorizar
cada minuto de nossa existncia3. Enquanto somos jovens, isso
pura teoria. Parece que jamais envelheceremos. Mas conforme a
idade avana, cada minuto passa a ter um significado diferente.
Se tivermos uma expectativa de vida de 10 anos, cada ano ter
um sabor diferente ... tudo passa a soar diferente. Se estivermos
no inicio da profisso, com 25 a 30 anos, temos um mundo muito
maior pela frente. Mas as questes de tempo, embora percebidas
diferentemente nesses dois contextos, so as mesmas. Por que
temos que desperdiar apenas porque temos mais? Seria a poltica da extravagncia?
Certa vez, ao ler um dos excelentes livros de Ricardo Semler
(2006), "Voc est louco", me senti cansado de tantas coisas que
ele relata ter feito num tempo relativamente curto de vida. o
perfil de uma pessoa muito empreendedora, que atuou em vrias
reas, desde vendas at educao e teatro. Mas essa disposio,
criatividade e ousadia, que fazem a vida valer a pena.
Na carreira cientfica, temos obrigao social de desempenhos de excelncia. Para isso, ter tempo fundamental. O
problema j no mais o que fazer com o tempo ... mas como
conseguir mais tempo.

Admjnistrao da Vida Cientfica

algumas fontes de desperdcio de tempo e sugestes de administradores, ou mesmo regras de bom-senso, para
'"

..

Onde Desperdiamos Tempo?

..
H ladres que no se castigam, mas que nos
roubam o mais precioso: o tempo.
[Napoleo Bonaparte]

Se o tempo no elstico, ento temos que otimiz-lo, pois para

tudo precisaremos de algum tempo. Uma forma eficiente de lidar
com isso identificando onde desperdiamos tempo. Abaixo esto

"O homem que tem coragem de desperdiar uma hora do seu tempo no
descobriu o valor da vida." [Charles Darwin)

Procurando coisas
No demore mais que 30 s
para localizar o que procura. Se puder, diminua
Vejamos a lgica de distribuio dos produtos em supermercados. Uma pessoa acostumada a esses locais encontra
o que quer em poucos segundos (exceto pelas distncias a
percorrer, em alguns casos). A lgica para
informaes deve ser impecvel. Num computador,
e subpastas, quantas necessrias, mesmo que tenha que
duplicar um arquivo para torn-lo acessvel por diferentes
entradas. Mas lembre-se que pastas repetidas para as
mesmas coisas s atrapalham.
,~,u,-.,,.u~~ ou lendo documentos no relevantes:
seletivo. No pense que todos os documentos que lhe
chegam merecem seu tempo.Veja rapidamente o assunto,
antes mesmo de ler o texto todo. Dependendo, apenas
apague-os. No tenha medo de perder alguma coisa.
Coisas boas no caem do cu. Centre-se nos seus
e Metas e siga em frente. Fatos e notcias realmente
tantes no lhe passaro despercebidos. Se algo passar,
possivelmente no valeria o sacrifcio de toda uma vida
dedicada aos detalhes.

Enviando informaes detalhadas ao

Infelizmente ainda temos que nos submeter a coisas deste
tipo. Entendemos que o que est em jogo algo muito
importante e que nem todos so honestos o suficiente.
Enquanto isso no muda4, acostume-se a arquivar os
dados fundamentais de todos os que passam nas proxi-

A maioria paga esse preo pela desonestidade de alguns e incapacidade

administrativa de outros. O dia em que o desempenho das ps-graduaes for balizado exclusivamente por indicadores internacionais (citaes,
ndice h, z:: de fatores de impacto etc.) e outros dados "inviolveis", acaba
esse tipo de burla (as informaes preciosas so obtidas diretamente de
veculos de divulgao, com chances mnimas de burla pelos autores).

51

52

Gilson L. Vo/pato

Administrao da Vida Cientfica

o nmero desses documentos ... saber tri-los uma arte!

Tenha isso em mente e j poder se posicionar de forma
muito diferente.

midades de seu currculo (autores, convidados). Faa um

arquivo inteligente. Programe-se para atualizar o relatrio
mensalmente. O nmero de horas que gastar no ano ser
menor do que se fizesse tudo de uma nica vez, ao final do
ano. Isso ocorre porqlJe a cada ms as informaes ainda
esto frescas em nossa memria, facilitando o processo e
reduzindo chances de erro.
.,

.,

Discutindo com pessoas intransigentes: Uma discusso

inteligente d alegria. Mas quando ela fica amarrada
porque a outra pessoa no arreda o p de uma viso limitada, sem argumentao razovel, o melhor cair fora.
Querer aceitar novas ideias e pontos de vista fundamental para uma conversa sadia. Sem isso, para qu
conversar, seno apenas para querer impor ideias? Fuja
dos intransigentes.
Conversando com pessoas "enroladas" 5 : s vezes a
pessoa at susceptvel a novas vises e enfoques, mas
confusa para expressar as ideias. Quando voc pensa que
entendeu o que ela disse, logo descobre que ela quis dizer
outra coisa. Fica difcil conversar assim. D logo tchau, mas
cuidado porque ela pode demorar 5 min para se despedir.

.,

Atendendo pessoas em horrios errados: Ao atender

algum num horrio no planejado, possivelmente estar
interrompendo outra atividade, que depois requerer mais
tempo at que se restabelea o ponto em que ocorreu a
interrupo. Procure canalizar essas pessoas para os horrios corretos, ou aproveite para fazer um breve cafezinho!

"

Lendo documentos equivocados: S se debruce a ler um

documento com mais de meia pgina se estiver certo de
que importante e necessrio. Muitas vezes lemos textos
que, ao final, descobrimos que no se aplicam a ns ou que
no so relevantes. A burocracia tende a aumentar muito

Por exemplo, aquelas que para dizerem tchau levam 5 min, ou ainda as que
contam uma histria de duas linhas em 10 min, com sonoplastia e efeitos
especiais. Preserve seu ouvido!

..

Lendo artigos de baixa

um grande
dcio de tempo ler artigo cientfico para, ao
concluir
que as concluses no so confiveis. Minimize esse
lendo artigos de peridicos de boa qualidade
balizados pelo fator de impacto) .

..

Discutindo questes sem autonomia para deciso:

Reunir-se e discutir coisas, cuja deciso est alm da sua
influncia, uma forma de perder tempo.
se a deciso a ser tomada requer sua opinio,
mente vale a pena apresent-la. Mas dose o
que
despender para isso. comum pessoas perderem horas
discutindo algo que, ao final, decidido num tempo muito
menor e sem a ponderao necessria. Valorize

"

Ampliando o "cafezinho": A pausa para um "cafezinho"6

uma tradio necessria, pois as pessoas
de certos perodos de relaxamento para que
melhorar seus desempenhos. Isso no regra, mas muitas
vezes o trabalho contnuo de 4 h pode ser
Nesses casos, uma ou duas pausas de 10 min pode ser interessante. Mas no muito mais que isso. No "recreio de
colgio"! Se for para relaxar, ento no leve a discusso ou
o tema para o cafezinho. Esse relaxamento pode
tante para lhe dar condies de avaliar de outra forma as
questes que est examinando. Se o cafezinho comear
a demorar muito, compute o tempo dirio que ele lhe
consome, podendo expandir essa anlise para a semana e
o ms. Pode ser que signifique um dia de folga!

"

Lendo e-mails
Fuja dos e-mails longos! Sei que
difcil, pois voc os recebe e no os escreve. Geralmente
permitem uma leitura "dinmica", pois raramente so

Mesmo que no tome caf e seja adepto de ch, chimarro ou gua.

53

54

Gilson L. Volpato

Administrao da Vida Cientfica

necessrias tantas palavras ... apenas incapacidade de

sntese do emissor. Responda-os de forma muito abreviada, pois talvez assim o correspondente prolixo se sinta
constrangido de repetir a dose num prximo e-mail.
"

Lendo spams: Exclua! 2steja certo que quando precisar de

algum produto, no ter dificuldades em encontrar vrias
possibilidades para adquiri-lo.

"

Atentando para detalhes irrelevantes: Essa uma caracterstica dos perfeccionistas e tambm dos enrolados. Nem
tudo requer anlise minuciosa ou observao de todos os
detalhes. Nosso crebro nos permite perceber apenas as
coisas mais importantes ... por que no usar essa capacidade? Perfeccionismo demais pode travar... e a fica
imperfeito.

"

'"

sem saber aonde se quer

A falta de objetivo leva a isto. Se tiver uma lista de tarefas para realizar,
priorize-as pela necessidade e tambm pela logstica da
execuo. s vezes uma atividade menos necessria
realizada pela proximidade ao local (s contrarie isso se
ela demandar muito tempo).
excessivamente ou
no trnsito:
Viagens tomam tempo. Para uma palestra de uma hora,
voc poder consumir cerca de 3 dias! Numa cidade
pequena, onde, para chegar at seu escritrio voc
consuma cerca de 20 min, geralmente significar 1 h 20
min de tempo em trnsito, se voc tiver o hbito de almoar
em sua residncia (o que geralmente ocorre por ser considerado um percurso curto). Se a distncia maior e voc
permanece no horrio de almoo no trabalho, poder
consumir de 2 a 5 h dirias apenas em transporte. Quando
voc seu prprio motorista, o problema se agrava, pois
no tem muitas alternativas para otimizar o tempo. O
mais prudente que use esse tempo para pensar estratgias, rever conceitos, enfim, aquelas coisas para as quais
muitas vezes no se tem tempo. Pode-se ainda ouvir um
udio-livro, ou discutir ideias interessantes, se tiver um

companheiro, ou ainda se atualizar, ouvindo notcias ou

relaxar com msicas de sua preferncia. Enfim, o
tante voc aproveitar esse tempo e no deix-lo passar
apenas com observaes sobre o trnsito imediato (ficar
revoltado com o engarrafamento no ajudar em nada esteja preparado para aproveitar esse momento). No caso
de viagens longas, procure consumar atividades mais
pontuais (lembre-se que o cansao reduz a
dade). Enfim, aproveite os tempos em deslocamentos para
fazer sua vida crescer. Devaneios apenas para se livrar de
grandes tenses.
"

Sendo interrompido no meio de uma atividade: A

cada interrupo, voc gastar o tempo da interrupo
e mais algum tempo para encontrar onde tinha parado e
o que estava pensando. s vezes, isso pode levar muito
tempo, ou mesmo destruir uma ideia iniciada. Portanto,
evite ao mximo ser interrompido durante o desenvolvimento de certas atividades (aquelas que requerem maior
concentrao).

..

Esperando retardatrios para a reunio: Voc chega

pontualmente ao local da reunio e, geralmente, o que
ocorre? Fica esperando os retardatrios que, muitas vezes,
por no se organizarem, chegam depois. O sistema refora
esse comportamento de atraso, medida que se espera
pelos retardatrios. A velha frase "os ltimos sero os
primeiros" deve ter sido inventada por algum dos ltimos,
mas deveria ser reescrita para" os ltimos sero sempre os
ltimos"! Embora esse perfil de atraso tenha sido corrigido
em alguns setores pblicos, ainda comum esperarmos os
retardatrios, ou atualiz-los, quando chegam atrasados a
uma reunio. Ora, quem se atrasa que deve se atualizar.
Mas, enquanto isso no corrigido, busque aproveitar esse
momento de espera. Voc pode ter pequenas coisas para
ler em poucos minutos e esse pode ser o melhor momento.
Se preferir trocar ideias com algum, timo ... mas centrese nos caminhos que seus objetivos indicam.

55

56

Gilson L. Vo/pato

..

Ouvindo pessoas
em reunies: Se isso ruim
para voc, no repita para os outros! Muitas questes que
se podem discutir em 10 min so arrastadas pelo dobro
do tempo, simplesmente porque alguns querem chamar
a ateno, repetindojdeias j ditas. Se for discutir com
essas pessoas, certamente s aumentar a perda de tempo.
Assim, fique quieto e, da prxima vez, arrume algo para
fazer enquanto elas reverberam vaidades.

Administrao da Vida Cientfica

Esse autocontrole pode ser fundamental. Quem alonga

histria acaba ouvindo histrias longas.
"

Assumindo
por no saber dizer no:
Dizer no respeitar a si prprio. Sabendo dizer "no", ter
tempo para realizar com qualidade aquilo que se espera
de voc. Lembre-se que no d para justificar um
mal feito dizendo que estava fazendo a tarefa de outro, ou
atendendo algo no prioritrio. Isso s indica falta de organizao.Nesse caso, a falta de tempo significa
outras prioridades. Se assumiu compromissos com
organize isso em agenda (o que combinado no
Se forem reunies, veja se sua participao fundamental.
melhor dizer que no pode assumir um compromisso, do
que atras-lo. Mesmo que o compromisso seja lisonjeador,
como aqueles para ministrar palestras/conferncias,
cipar de bancas examinadoras, revisar artigos etc. Ande de
acordo com o tamanho de suas pernas.

"

Lendo textos prolixos: Se podemos ler duas pginas,

porque nos foram a ler mais? Prolixidade no faz parte do
estilo cientfico. Em teses, geralmente reduzo 25 a 30% das
frases em apenas uma primeira leitura. Isso significa que,
numa tese de 100 pginas, lemos de 25 a 30 pginas, apenas
porque o autor no teve o cuidado dessa correo.

..

Lendo e-mails desnecessrios: E-mails com piadinhas,

mximas, apelos de solidariedade etc., podem ser interessantes, mas consomem muito tempo. Concentre-se em sua
viso, misso, meta e objetivos. Por mais interessante que
seja o assunto, deixe para momentos reservados especificamente para isso. No trabalho dificilmente se espera que
haja tempo para esses devaneios.

..

Realizando tarefas que outros deveriam realizar:

Enquanto faz o que outros poderiam estar fazendo, est
reduzindo seu tempo para atividades que ningum mais
do que voc poderia realizar. Se pode fazer atividades de
outros, ento deve estar sobrando tempo, o que lhe permite
ampliar o nmero de atividades restritas a voc. Cuidado,
h pessoas experts em passar a bola para frente. Antes de
assumir uma atividade, pense se voc a pessoa indicada
para faz-la.

Por falta de
e
andando sem saber para ondee, depois de meia
descobre um lugar interessante para ir... ao
que s poder usufruir aquele local por 5 min! Lembre-se:
desorganizao rouba tempo. Toda administrao deve
garantir sobra de tempo e qualidade de ao. No tenha
medo de sobrar tempo, pois ele poder ser canalizado para
alguma atividade interessante.

"

Perdendo material por falta de

Acho que
todos j experimentaram, ao menos uma vez, a desagradvel sensao de perder arquivos. E s tem um jeito de
corrigir... os backups! Se adotar a prtica do escritrio
ambulante (carregando todas as suas informaes num
notebook, pendrive ou HD externo), faa backups com
muita frequncia ou aps a consumao de qualquer
trabalho importante. Outra forma fcil de fazer backups
enviar arquivos importantes para um e-mail de estoque
(crie um para esse fim e no o passe para ningum).
Enquanto realiza trabalhos longos no computador (teses,

"

'"

Falando mais do que o necessrio: Seja breve. Oua

mais do que fale. Quem ouve aprende. Se lhe contam uma
histria e voc desencadeia outra, as histrias podem se
prolongar muito. Mesmo que lhe d vontade de incluir mais
um caso, pense bem se a perda de tempo vai compensar.

57

58

Gilson L. Volpato

Administrao da Vida Cientfica

59

manuscritos de artigos ou planilhas de clculo), e antes

que alguma pane ocorra no arquivo, costume-se a salv-lo
periodicamente, com nomes sequenciais ou datas.
"

"

"

Esquecendo
era a ltima verso do texto: Voc
gera tantas verses que, ao final, gasta vrios minutos at
encontrar qual era a ltima verso. Muitas vezes, devido
a processos de salvamento, o registro em "propriedades"
no permite conhecer a histria real de cada arquivo.
Nomear cada arquivo com nmeros seqenciais (desde
que no esquea qual e onde est o ltimo nmero) ou
com a data completa (prefervel: teste 17-03-09).
No estabelecendo roteiro de percursos dirios: Se
tiver uma lista de afazeres, ordene-as pelas prioridades,
mas considere a logstica (aproveite onde est para
resolver coisas rpidas volta). Voc pode ir sala de um
colega, ou a algum lugar da instituio, mais de uma vez,
quando poderia ter resolvido tudo na primeira ida. Por isso,
planejar as atividades no incio de cada dia pode economizar tempo. Veja aonde ir e tudo o que pode resolver
em cada lugar, no tempo mximo de que dispe para cada
lugar visitado.
No usando os potenciais da informtica: A informtica chegou para ficar... e para ajudar. S depende de ns.
H programas computacionais que auxiliam muito a vida
do cientista. Alm dos pacotes estatsticos, temos sites
excelentes para busca de informaes, enciclopdias e
dicionrios online, avisos programados de publicaes
(reviso bibliogrfica automtica), gerenciadores de separatas e de bibliografias, planilhas de clculos, agendas,
alertas, entre outros. Domin-los poupa tempo.

A maior descoberta de minha gerao que os

seres humanos podem modificar suas vidas apenas
mudando suas atitudes mentais.
[William James]

Alm de algumas sugestes j apresentadas no item

h
atividades rotineiras mais sistemticas, que ajudam a economizar
tempo. Dentre elas, destaco as seguintes.

Estratgia de

Esta tcnica administrativa decorre de que cada interrupo na

sua atividade acarreta dois tipos de perda de tempo: a) enquanto
durar a interrupo e b) aps a interrupo, o tempo necessrio
para se concentrar e retomar o que estava fazendo. Com
a ideia impedir interrupes. Porm, impedi-las resolve um
problema, mas traz outro, o do isolamento.
Assim, a tcnica da "aberturalfechamen to" consiste
em administrar momentos dirios de isolamento, quando se
concentra no que faz e se tem certeza que no ser interrompido,
seguidos por momentos de abertura, quando receber pessoas,
ver e-mails, telefonar e receber telefonemas. Esses perodos
podem ser intercalados ao longo de um dia, com
e
ncias variadas. Mas voc deve ser fiel aos objetivos de cada um
desses perodos. A Figura 1 esquematiza esse procedimento.
No fechamento voc tem certeza de que pode iniciar e
concluir algo, pois no ser interrompido. Basta garantir uma
forma de isolamento. No se iluda achando que est is9lado,
enquanto recebe sinais de que novos e-mails chegaram em sua
caixa de correio. Isso no isolamento! Feche seu e-mail. Com
certeza os ganhos compensaro plenamente possveis prejuzos.
H pessoas que costumam fazer visitas sem aviso prvio,
como colegas de trabalho, quando a rotina os coloca numa

so

Gilson L. Vo/pato

proximidade maior. Embora em alguns casos isso possa ser inevitvel e at compreensvel, em outras pode ser mero desrespeito.
A pessoa encontrou um momento de folga na agenda e, ento,
acha que outros devem ter exatamente essa mesma folga naquele
momento. So alunos que vm titar dvidas, colegas que resolvem
relaxar na sua sala, amigos que resolvem dar um "al" etc. Se
fossem coisas pontuais, ainda seria razovel, mas muitas vezes so
questes que tomam de 15 a 30 min, o que imperdovel. Por causa
de intromisses desse tipo, necessrio sinalizar quando estiver
em momento de fechamento. Eu costumo fazer isso fechando a
(com um aviso externo pedindo para no entrarem e nem
baterem, se a porta estiver fechada, e no houver horrio agenPode parecer grosseria, mas me pergunto quem mais
E de quem o prejuzo? Eu me pergunto o que muitos
fazem ao perceberem que,
de dcadas no trabalho, ainda
no fizeram nada de efetivo ... mas atenderam muitas pessoas
descompromissadas. Seria essa nossa funo social? A sociedade

Administrao da Vida Cientfica

que temos a sociedade que educamos. E nossos atos influem na

educao dos que esto nossa volta. Pense nisso.
Depois do fechamento, o perodo de abertura fundamental, pois ele coloca voc em sintonia com o mundo. Voc faz
ligaes, fala com pessoas e l comunicados (pode at receber
alguns descompromissados). Isso bom at para sua sade
mental. nesses momentos que voc deve incluir sua pausa para
o caf e o relaxamento dirio.
Faa um teste. Quantifique quantas vezes voc interrompido por dia, seja por telefone, por e-mail ou
A
partir da ver por que concentrar isso em determinados
pode mudar sua vida acadmica. No caso do controle do telefone
mais difcil, pois geralmente a secretria do
do setor, mas no sua. Mas, se permanecer apenas o
o
problema ainda assim estar minimizado, pois ao telefone voc
ainda pode fazer algumas pequenas coisas enquanto fala.

Portas fechadas
Fase de
Abertura

Alimentao

Q)

"'

V,

VI

Q)

Execuo

Fase de
Fechamento

a.

Fase de
Abertura

Pelos motivos j esboados no item anterior, o fechamento de

portas num ambiente em que as pessoas circulam com certa liberdade pelos corredores pode ser a sada ideal.
isso mais
comum, pois muitos escritrios e salas de trabalho so dotados
de condicionadores de ar que exigem tal cuidado. Se a
est
aberta, muitas vezes as pessoas passam em frente porta de seu
escritrio e, ao v-lo, lembram logo de algo que tinham a dizer
(ou buscam algo para dizer - o famoso incio de conversa com
"E ai?" 7). Pronto,j comeou o problema.

Sada

Figura 1. Esquema de um sistema de interao entre

entradas (inputs), processamento e sadas (outputs). A
informao flui no sistema. Os perodos de abertura
promovem inputs e outputs, enquanto que a fase de
fechamento de anlise e concluses (decises e
efetivaes).

Possuir uma agenda importante, mas us-la muito mais.

Ningum gosta de combinar algo e perceber que a outra pessoa

Ao que se pode responder... E a o qu?

61

62

Gilson L. Volpato

se esqueceu do compromisso. Alm disso, a agenda desocupa

nosso crebro. Caso estejamos habituados a consultar a agenda,
ao colocarmos nela um compromisso nos desobrigamos de
mant-lo" aceso" em nossa m,ente. Isso nos descansa e nos liberta
para novas aes. Ficar preocupado para no se esquecer de um
compromisso adicionar um problema a outro.
H diversas formas de usarmos o conceito de agenda.
A ideia geral que a informao fica armazenada em algum
lugar, que no nosso crebro, a que temos acesso relativamente
imediato.
As agendas de papel apresentam-se em vrios formatos.
fundamental que voc escolha um que se ajuste ao seu perfil:
voc precisa anotar compromissos a cada 15 min, ou a cada meia
hora, ou ainda a cada hora, ou basta um espao vazio para cada
perodo? Em alguns casos, cada folha indica um dia, o que d mais
espao para anotaes dirias, mas dificulta a viso de conjunto
(por ex.: viso da semana). Outras permitem que em duas pginas
abertas se veja a semana toda. Uma grande vantagem da agenda
de papel que dificilmente os dados sero perdidos (mas ela no
est livre de ser extraviada).
As agendas eletrnicas tm a vantagem de permitir localizar com facilidade cada informao. Porm, geralmente do
urna menor viso de conjunto e necessitam estar com a bateria
carregada!
No computador voc pode construir sua prpria agenda,
ou mesmo usar o local de lembretes disponvel no Windows Vista,
ou ainda usar a agenda eletrnica do Google (neste caso, voc
necessitaria de um e-mail google).
Uma ferramenta til o uso da tela inicial do Word para
marcar sua lista de compromissos. Isso s vale se voc trabalha
frequentemente com o computador. Faa com que o Word abra
automaticamente uma folha em branco, em que voc registrar
seus compromissos. Salve-o sem alterar o nome, pois, assim,
cada vez que abrir o programa, esse arquivo aparecer. Ao ter
os compromissos na tela, voc pode alter-los conforme as prioridades mudam e se guiar segundo as sequncias que estabelece.
Se tiver muitos compromissos, divida a pgina inicial em duas ou

Administrao da Vida Cientfica

mais colunas, para que consiga visualizar todas as atividades ao

mesmo tempo, sem ter que usar a barra de rolagem. O programa
Excel tambm uma excelente ferramenta como agenda.
Para lembretes de compromissos, h agendas que
alarmes nos horrios programados. Para alguns casos mais
urgentes, voc pode usar at o alarme de seu celular. Na
online do Google, voc pode arquivar todos os seus compromissos, tornando-os ou no visveis a outros usurios, bem como
programar alertas (alguns tempos programados sua
que chegam a seu e-mail. Alm disso, a agenda Google
na
madrugada de cada dia, um e-mail com seus compromissos do dia.

Dimensione o tempo das visitas que recebe (combine de incio o

prazo final). No basta marcar o horrio de incio: fundamental
marcar o final. Tenha como referncia que raramente um assunto
pode no ser resolvido em at 30 min. Conforme se aproxima do
final do tempo, mesmo que a conversa no tenha se esgotado, d
sinais visveis de que se encerrar findados os 30 min ..

Relgio

No adianta estabelecer horrios se no se olha no relgio. Para

aprender a ter uma boa noo de tempo, necessrio consultar
frequentemente o relgio e comparar o tempo transcorrido
com as atividades que realizou. Vai se surpreender, ao
que o que parecia durar uma eternidade no durou mais que
poucos minutos, ou ainda, que aquela atividade que parecia curta
consumiu muito mais minutos do que o imaginado. Tenha sempre
um relgio vista. O descontrole no horrio de uma atividade
pode ser o caos para o resto do dia. E a falta de boas estimativas
de tempo o estopim para o descontrole do tempo.

63