NORMAS ARQUIVSTICAS E PADRES DE DESCRIO DE

METADADOS APLICADOS
PRESERVAO DO PATRIMNIO ARQUIVSTICO DIGITAL
Andr Ricardo de Andrade Vasconcellos Luz
Graduando em Arquivologia / 6 perodo - UNIRIO / andrericardoluz@ig.com.br
Resumo
Esta comunicao pretende apresentar um panorama da importncia das normas
Arquivsticas e dos Metadados para a Preservao do Patrimnio Arquivstico
Digital. Assim como a publicao da Carta para a Preservao do Patrimnio
Arquivstico Digital e a Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004, este trabalho busca
consolidar as inquietaes sociais frente preservao digital e fomentar as
propostas da Arquivstica para equacionar e colaborar a esta preservao. Aborda
ainda os padres nacionais e internacionais de Metadados, atuais e em pesquisa,
bem como o conceito de interoperabilidade.
Palavras-chave: Arquivstica. Arquivo. Metadado. ISO. Preservao Digital. XML.
Interoperabilidade.
1. INTRODUO
Fruto da inquietao da maioria dos profissionais da informao, bem como da
sociedade em geral, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), atravs da
Cmara Tcnica de Documentos Eletrnicos, publicou neste ano de 2004 a Carta
para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digitali e a Resoluo n 20, de 16 de
julho de 2004, que dispe[m] sobre a insero dos documentos digitais em
programas de gesto arquivstica de documentos dos rgos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (CONARQ, 2004), fomentando aes
quanto a polticas, normalizaes, incentivo e disseminao do conhecimento na
rea da informao, frente ao patrimnio arquivstico digital.

Duas consideraes destacam-se como precpuas e justificam plenamente a

investida:
Considerando que a informao arquivstica, produzida, recebida, utilizada
e conservada em sistemas informatizados, vem constituindo um novo tipo
de legado: o patrimnio arquivstico digital;
Considerando que este patrimnio arquivstico digital se encontra em perigo
de desaparecimento e de falta de confiabilidade, e que sua preservao em
benefcio das geraes atuais e futuras uma preocupao urgente no
mundo inteiro;[...] (CONARQ, 2004).

Por sua vez, o prprio documento do CONARQ apresenta como referncias carta e
diretrizes da UNESCO

ii

, contendo preocupaes semelhantes e igualmente

fundamentais sociedade contempornea:

Considerando que, a Carta de Preservao do Patrimnio Digital da
UNESCO alerta sobre a possibilidade de desaparecimento do legado digital
e sugere que os estados membros adotem um conjunto de medidas para
salvaguardar esse patrimnio, o CONARQ est propondo um documento
que atenda s especificidades do documento arquivstico digital, fonte
de prova e de informao, que necessita de proteo especial (grifo
nosso, 2003).

A Carta do CONARQ prope ainda:

Definir estruturas padronizadas de metadados e determinar a sua
utilizao nos sistemas eletrnicos de gesto arquivstica, com o propsito
de gerir a preservao e a acessibilidade dos documentos digitais (grifo
nosso, 2004).

Tais inquietaes despontam como fora motriz deste trabalho, explicitado a seguir.

2. OBJETIVOS
O objetivo deste estudo apresentar e divulgar algumas normas aplicadas no
mbito da dade Arquivstica-Cincia da Informao e tambm padres de descrio
de metadados nacionais e internacionais que vm sendo adotados com intuito de
aplicar com segurana e eficincia os conceitos de interoperabilidade e preservao
digital,

obedecendo aos preceitos arquivsticos. Pretende com isso favorecer a

cultura da preservao do patrimnio arquivstico digital. O assunto carece de um

aprofundamento terico, em parte coberto por este trabalho.
3. METODOLOGIA
O mtodo deu-se por meio do levantamento, leitura e anlise de fontes como:
normas arquivsticas (ISO/IEC 17799, ISO 15489-1 e ISO 15489-2, ISO
15836/2003), sites da Internet referentes a padres de metadados e bibliotecas
digitais (j consolidados e algumas pesquisas em desenvolvimento) e literatura
arquivstica.
Importante salientar o foco arquivstico do resultado, ou seja, o que estes padres
tm a contribuir Arquivstica e por fim esta sociedade, no mbito da preservao
no somente digital, mas principalmente da memria social.

4. RESULTADOS E DISCUSSO
Esta comunicao em grande parte baseada no artigo Os Arquivos e os sistemas
de gesto da qualidade, enviado em co-autoria com Julio Csar Cardoso para
publicao pela Revista Arquivo & Administrao da AAB. Porm, aqui o foco est
no uso do conhecimento e aplicao das normas e padres visando a preservao
digital.
Para que um projeto de preservao funcione a contento deve-se considerar o
planejamento, a implantao, auditoria e manuteno de um sistema de
gerenciamento de informaes (incluindo o sistema de informaes arquivsticas). O
objetivo tornar estas informaes disponveis a qualquer tempo, de modo
3

inteligvel e seguro, assim que solicitadas para em seguida dissemin-las s

pessoas ou sistemas autorizados. Apesar de no estar garantindo, estas aes
estaro ao menos colaborando de modo relevante para a preservao da memria
social. Neste sentido, abordei as seguintes normas:

ISO/IEC 17799 Segurana da Informao

A atividade arquivstica deve sempre considerar, entre outros aspectos, o grau de

sigilo da documentao em questo, qualquer que seja o suporte. No meio digital, os
nveis de acesso determinam este grau de sigilo.
A Informao um ativo que (...) tem valor para a organizao e conseqentemente
necessita ser adequadamente protegida [ABNT(h), 2001, p.2]. Logo, a segurana
da informao reconhece-se como a preservao da confidencialidade (garantia de
acesso somente por autorizados), integridade (exatido e completeza da informao
e mtodos de processamento) e disponibilidade (acesso sempre que necessrio)
(Ibid., p. 3). Os esforos no devero estar concentrados apenas em abordagens
tcnicas, mas tambm nos aspectos culturais e polticos envolvidos. preciso
comprometimento do mais alto nvel da instituio visando identificao e controle
dos riscos e ameaas atravs de uma avaliao sistemtica dos requisitos de
segurana.
Importante considerar os riscos de acesso no autorizados, no apenas fsicos, mas
tambm lgicos. fundamental estabelecer um permetro de segurana fsica
sempre que necessrio, bem como polticas e procedimentos de segurana dos
sistemas (Firewall, antivrus, rotina de backup, nveis de acesso, logs de operao e
falhas etc).
Cabe ressaltar que o mais interessante e funcional para o profissional da informao
ser atuar interdisciplinarmente interagindo e dialogando com outros profissionais
especialistas, como por exemplo, profissionais de informtica (analistas de sistemas,
programadores, etc.), bem como com outros envolvidos nas atividades.

ISO 15.489-1/ISO 15.489-2 - Gesto Arquivstica Gesto de Documentos

Na norma, entende-se Gesto de Documentos como:

... campo da gesto responsvel pelo eficiente e sistemtico controle de

criao, recepo, manuteno, uso e disposio (arranjo) dos documentos,
incluindo os processos de captura e manuteno das evidncias das
informaes em torno das atividades de negcio na forma de documentos
de arquivo [ISO(a), 2001, p.9, traduo do autor].

Como dito na prpria norma, esta deve ser utilizada em consonncia com as normas
ISO 9000 e ISO 14001. Promovem orientaes (gerais e tcnicas) para o
planejamento e implementao de polticas, procedimentos, sistemas e processos
para a gesto arquivstica. Oriunda da AS 4390 Australian Standards/Records
Management, possui em sua segunda parte [Guidelines (Technical Report)],
metodologia para implantao nas organizaes. Trata-se de um referencial
bastante completo. Aborda em linhas gerais: as polticas de gerenciamento
arquivstico; a estratgia, criao e implementao do sistema de arquivo; os
processos de arquivamento e seus meios de controle; monitoramento e auditoria do
sistema e finalmente, treinamento da equipe de trabalho e dos usurios.
A norma fornece diretrizes para um projeto de gesto arquivstica com maior
segurana, preciso e controle das atividades e principalmente dos resultados,
contribuindo em muito para a satisfao dos clientes, a melhoria contnua e a
abordagem factual para a tomada de deciso, requisitos fulcrais para as instituies
segundo a ISO 9000:2000. Proporcionando com isso uma atuao arquivstica
(podendo e devendo ser a includa a preservao) j na criao dos documentos.
Esta atuao ter efeitos mais pontuais ainda no caso dos documentos digitais.

ISO 15.836/2003 Dublin Core Metadata element set (DCMES)

Para uma adequada compreenso do contexto exposto a seguir fundamental a

apresentao do conceito de Metadado bem como os benefcios de sua aplicao.
Lato Sensu significa dado sobre dado. Numa abordagem mais completa, entendese como sendo o
[...]conjunto de dados estruturados que identificam os dados de um
determinado documento e que podem fornecer informao sobre o modo de
descrio, administrao, requisitos legais de utilizao, funcionalidade
tcnica, uso e preservao (DCMI, 2004).

Elaborado pelo DCMI - Dublin Core Metadata Initiative, organizao no

governamental dedicada organizao de arquivos eletrnicos, este padro
(DCMES) para cruzamento de descrio de recursos de informao figura como um
conjunto mnimo de informaes (metadados) sobre objetos (arquivos) digitais. Um
padro de catalogao composto por um conjunto de quinze descritores, divididos
em trs reas: contedo, propriedade intelectual e instancializao (realizao ou
ocorrncia fsica). Pretende co-existir com outros padres de metadados com
semntica diferenciada e promover a interoperabilidade entre sistemas. Sugere ser
usado como ponto de partida para padres de descrio mais complexos e
personalizados a cada necessidade. Os elementos descritivos so:

contedo

Ttulo (Title), Assunto (Subject), Descrio (Description),

Fonte (Source), Lngua (Language), Relao (Relation), Cobertura

(Coverage);

propriedade intelectual

Autor (Creator), Editor (Publisher),

Contribuidores (Contributor), Direitos (Rights);

instancializao

Data (date), Tipo (Type), Formato (Format) e

Identificador (Identifier).
Para facilitar a interoperabilidade j citada entre sistemas, apresenta tambm os
Qualificadores do Dublin Core, objetivando tornar mais especficas a criao e
redao dos contedos dos elementos. Prope ainda a adoo de vocabulrio
controlado para facilitar este monitoramento.
Conforme demonstrado no curso Formao de Diretores de Projetos ETD-Net, de
autoria da professora Ana Pavani, outros padres de conjuntos de metadados foram
elaborados para usos especficos; portanto, cada necessidade poder gerar padres
customizados. Por exemplo, para caracterizar as ETDs (Electronic Theses and
Dissertations) adequadamente, seus conjuntos de metadados necessitam de um
nmero muito maior de elementos descritivos. Ilustraremos a seguir o padro
internacional (ETD-ms) e nacional (MTD-Br), padres adotados nos catlogos
coletivos internacional (NDLTD) e nacional brasileiro (BDTD). Isto no impede que
as instituies construam seus prprios conjuntos de metadados, facilitando
programas de preservao digital posteriores, porm sempre em consonncia com
os supracitados.

ETD-ms - Interoperability Metadata Standard for Theses and Dissertations

Alguns elementos do ETD-ms so comuns ao Dublin Core Metadata Element Set.

Os

elementos

so:

Descrio/Resumo,

Ttulo,

Ttulo

Descrio/Nota,

Alternativo,

Autor,

Descrio/Verso,

Assunto,
Editor,

Descrio,
Contribuidor,

Contribuidor/Papel, Data, Tipo, Formato, Identificador, Lngua, Cobertura, Direitos,

Tese/Grau/Nome, Tese/Grau/Nvel, Tese/Grau/Disciplina, Tese/Grau/Outorgante.
Tanto o ETD-ms quanto o MTD-Br atendem ao DCMES.

MTD-Br Padro Brasileiro de Metadados de Teses e Dissertaes

Concebido com os seguintes objetivos: identificao para localizao das ETDs,

coletar informaes para indicadores nacionais referentes s ps-graduaes e
intercmbio com outras bases do pas de ensino e pesquisa, como a plataforma
Lattes, o ScieLO, o INPI, entre outras. Compe-se de 17 elementos, com
subcampos, podendo ter ainda subcampos de segundo nvel (sub-subcampo,
seguindo o padro XML nveis hierrquicos consecutivos de subcampos), sendo
alguns campos obrigatrios, outros facultativos e outros apenas desejveis (logo,
tambm facultativos). So eles: Controle, Biblioteca Digital, Biblioteca Depositria,
Ttulo, Idioma, Grau, Titulao, Resumo, Cobertura, Assunto, Local Defesa, Data
Defesa, Autor, Contribuidor, Programa, Agncia Fomento, Direitos.

WBE (IMS Project e IEEE LTSC)

Nos dias atuais, cada vez mais projetos de educao distncia vm sendo
desenvolvidos tanto para uso acadmico quanto para uso institucional, em ambas as
esferas: pblica ou privada. A sigla WBE significa Web Base Education, ou seja, o
uso da Tecnologia da Informao na Educao. Tal uso fez surgir o termo Learning
Object (LO), objeto digital voltado para a educao e, por conseguinte, com
metadados especficos: os chamados Learning Object Metadata (LOM). Dois grupos
trabalham no desenvolvimento de um conjunto de metadados voltados para a
educao: o IMS Instructional Management System Project (composto de 43
elementos 15 do DCMES e mais 28 adicionais) e o IEEE LTSC Institute of
Electrical and Electronics Engineers Learning Technology Standards Committee
(composto por quase 80 elementos). A preservao deste material ser
imprescindvel para referenciar uma poca da sociedade. A educao determina e
7

reflete grande parte da cultura de um povo. O fato de parte desta cultura estar em
ambiente eletrnico, em documentos digitais, gera a necessidade de uma ateno
especfica a suas nuances e detalhes tcnicos ou conceituais.

XML Extensible Markup Language

Segundo PAVANI (2004), significa uma linguagem utilizada para transferncia de

metadados entre sistemas de bibliotecas digitais (...) usada em outros sistemas que
transferem metadados e/ou informaes, como por exemplo, os sistemas de
comrcio eletrnico. Trata-se de uma linguagem contempornea de aplicao da
maior importncia para registro, troca, armazenamento e recuperao de
informaes, devendo ser, por este motivo, objeto de ateno dos profissionais da
informao em geral, logo, tambm dos arquivistas, cada vez mais levados a
apresentar solues de gerenciamento para documentos e informaes em suporte
tico-magntico. Para exemplificar, apresentamos no quadro abaixo um trecho dos
metadados em XML do artigo citado anteriormente, caso fosse publicado em formato
PDF, no padro DCMES:
<!DOCTYPE rdf:RDF SYSTEM "http://dublincore.org/2000/12/01-dcmes-xml-dtd.dtd">
<rdf:RDF xmlns:rdf="http://www.w3.org/1999/02/22-rdf-syntax-ns#"
xmlns:dc ="http://purl.org/dc/elements/1.1/">
<rdf:Description rdf:about="http://dublincore.org/">
<dc.title>Os Arquivos e os sistemas de Gesto da Qualidade</dc.title>
<dc.author>Julio Cesar Cardoso e Andr Ricardo Luz</dc.author>
<dc.subject>gesto da qualidade, arquivologia, informao, metadados, ISO</dc.subject>
<dc.description> Reflexes sobre a insero da Arquivstica no campo estudos da gesto da
qualidade. A partir de consulta literatura sobre sistemas de gesto da qualidade, procura-se
demonstrar a importncia de estudos e pesquisas voltadas para o campo da informao e dos
arquivos, aplicados em organizaes que atuam buscando padres de qualidade. So comentadas
algumas normas e outros documentos referentes gesto da qualidade e informao. Apresenta
parte do universo das normas arquivsticas nacionais e internacionais, incluindo padres de descrio
de metadados.</dc.description>
<dc.publisher>AAB</dc.publisher>

Figura 1: Metadados na linguagem XML, padro DCMES.

O conhecimento dos padres de transferncia de informaes um componente a
mais a ser considerado no mbito da preservao digital. No obstante o

conhecimento tcnico, a prpria existncia destes os fazem objeto de interesse do

profissional da informao, em nosso caso o Arquivista/Conservador.

PDF/A

H ainda um esforo internacional liderado pela AIIM Enterprise Content

Management Association no sentido de elaborar um conjunto de metadados
especfico para o padro PDF (Portable Document Format). O objetivo a
manuteno arquivstica e a preservao dos documentos por extensos perodos de
tempo, por eles nomeado de e-preservation. A idia aprov-lo junto a ISO
International Organization for Standardization - como padro internacional. A verso
mais recente oferece um rico conjunto de metadados conhecido como Extensible
Metadata Platform (XMP), Plataforma de metadados Extensvel, baseado nas
especificaes XML e RDF (Resource Description Framework). A ltima reunio
deste grupo at a data de fechamento desta comunicao foi em 14 de julho de
2004, onde foi definida a agenda dos prximos encontros, j que a expectativa
obter a aprovao em 2005.
5. CONCLUSES
So muitos os aspectos a serem considerados para que se diga estar promovendo a
preservao do patrimnio arquivstico digital, seja de uma pessoa, instituio e at
mesmo uma nao.
No que tange a atuao do Estado, pode-se dizer que os primeiros e principais
passos j foram dados: a prpria elaborao da Carta para a Preservao do
Patrimnio Arquivstico Digital, atravs de consulta pblica e a Resoluo n 20, de
16 de julho de 2004, sinalizam mobilidade e preocupao com a preservao digital.
No s o Estado, como alguns setores da sociedade e os profissionais da
informao, entre eles os arquivistas, j atentaram para a necessidade do fomento
da discusso visto a urgncia e as particularidades que cercam o assunto. Por
exemplo, muito do legado arquitetnico projetado atualmente encontra-se em
arquivos CAD (Computer-Aided Design), estaro estes arquivos acessveis quando
necessrio?
Neste sentido, algumas proposies so cabveis:

Para preservao digital, aes puramente tcnicas ou ainda apenas

preventivas podem no ser suficientes. Aspectos polticos tambm
influenciam e so influenciados pelos tecnolgicos;

Durabilidade (resistncia mecnica) e permanncia (estabilidade

qumica), at ento pilares do conceito de preservao, no satisfazem
quanto se trata de preservao digital. H de se considerar tambm:
obsolescncia de software, hardware, formatos, mdias e linguagens
(de programao); de forma que o paradigma de imutabilidade para a
preservao seja rompido;

A preservao do contedo de um documento digital estratificada, ou

seja, deve-se preservar a cadeia binria (dados) e tambm a
linguagem para decodific-los (linguagem de programao, softwares e
sistema operacional envolvidos).

A atuao arquivstica faz-se da maior importncia j que pressupe

controle e avaliao, fundamentais para a preservao desde a origem
dos documentos, neste aspecto as normas proporcionam um
arcabouo tcnico de grande importncia;

Os padres de metadados fornecem subsdio para as questes de

descrio, acessibilidade e interoperabilidade, propiciando o acesso
futuro, objetivo da preservao.

Para atingir com segurana e eficincia a preservao da memria social, cada vez
mais residente em meio digital, fundamental que os arquivistas se aprofundem nas
pesquisas em busca do levantamento de novas questes e de algumas solues,
verticalizando seus estudos, mas no se desfazendo da atuao interdisciplinar, to
necessria nos dias atuais.
6. NOTAS E REFERNCIAS

______. NBR 12676: Mtodos para anlise de documentos determinao de seus

assuntos e seleo de termos de indexao. Rio de Janeiro: 1992.
______. NBR ISO 9000: Sistemas de gesto da qualidade fundamentos e vocabulrio. Rio
de Janeiro, 2000.

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______. NBR ISO 9001: Sistemas de gesto da qualidade requisitos. Rio de Janeiro,
2000.
______. NBR ISO 9004: Sistemas de gesto da qualidade diretrizes para melhoria de
desempenho. Rio de Janeiro, 2000.
______. NBR ISO/IEC 17799: Tecnologia da informao cdigo de prtica para a gesto
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CARDOSO, Julio Cesar; LUZ, Andr Ricardo. Os Arquivos e os sistemas de gesto da
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