MDULO 1

ADMINISTRACION DE
CONTRATOS

1/100

ADMINISTRACIN DE UN CONTRATO

DESIGNACIN

Mediante Resolucin Exenta, Firmada por

Jefatura con facultad para contratar, conforme
a propuesta de Jefatura de Unidad Requirente
Debe ser un funcionario (a) de
planta
o
contrata
con
responsabilidad administrativa
que rena cierto perfil.

2/100

PERFIL DEL ADMINISTRADOR

Con
conocimientos
tcnicos
relacionados con el objeto o
materia del contrato, estudioso,
que lea al menos las bases y el
Contrato.

Buena visin para para controlar el

desarrollo y ejecucin del contrato
Proactivo.
Controlar desde un comienzo el
desarrollo del contrato, y no solo
cuando se debe pagar alguna
factura

Ordenado, con buen manejo de la

Administracin del tiempo.
Que de cuanta oportuna de las
fallas.
Que evite las improvisaciones, y
atento a cumplimiento de plazos

De buena redaccin para

dejar constancia escrita de las
relaciones contractuales en
Actas. y genere informes
claros y precisos.
Acucioso en el clculo de
pagos, en la tramitacin de
facturas

Persona de trato cordial

Que exponga con claridad

los requerimientos.

3/100

Qu responsabilidades tiene el administrador de

contratos de un organismo pblico?

Por tratarse de manejo de recursos pblicos, el administrador de

contratos es un funcionario que se encuentra sometido a las
disposiciones vigentes sobre la materia, especialmente en lo que
se refiere a probidad y transparencia, sin perjuicio de otras
asignadas en el Reglamento interno de cada organismo.

En trminos generales, el rol de administrador de contratos tiene

la responsabilidad de la gestin de ste, monitoreando el
cumplimiento de los hitos, de los plazos, la recepcin conforme
de los bienes y servicios, de los pagos, manejo de multas, entre
otros a definir.

4/100

RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR

Recibida la Resolucin que lo designa, debe

recopilar todos los antecedentes; bases,
preguntas y respuestas, oferta del adjudicatario
Resolucin que adjudica y texto de contrato.

Estudiar cada uno de los Antecedentes, si

es necesario Chequear en terreno
antecedentes

Formar un expediente del contrato, a Partir de todos los

antecedentes, recopilados y mantenerlo al da, dejando
constancia documentada de todo lo que ocurra de
importancia en el desarrollo del contrato.
5/100

Preparar el check list, es decir un listado de

actividades obligadas que debe realizar para
controlar el desarrollo del contrato, y recurrir
permanentemente a dicho listado para registrar las
tareas hechas y tener claridad de lo pendiente.
Antes que se inicien los trabajos contratados,
convocar a una reunin inicial a los representantes
de la empresa contratada para revisar las etapas o
hitos del trabajo, los objetivos especficos, las
formas de relacin a partir de la presentacin
formal de los administradores del contrato y del
coordinador tcnico que representar a la empresa.
Adems se debe concordar la fecha de iniciacin
de los trabajos contratados.
Toda reunin debe constar en Acta escrita y
firmada por las partes, la que formar parte
integrante del expediente del Contrato.
6/100

Registra el inicio de los trabajos contratados y

responder de ello y todo lo que ocurra durante el
desarrollo del contrato, hasta el termino de contrato
y devolucin de la garanta, en procesos de
auditora interna o externa.

Aprobar documentacin para pago de

prestaciones contratadas,
que
implica, recepcionar y aprobar EP,
recepcionar
factura,
preparar
autorizacin de Pago, seguimiento de
pago de factura.

Redactar notificaciones e informes, incluido la evaluacin

del proveedor

7/100

EL CLIENTE INTERNO

8/100

EL CLIENTE INTERNO

Hoy en da las empresas existen en un mercado

econmico que se encuentra saturado, donde los
consumidores son ms exigentes y se ha
incrementado la competencia.
Para realizar una excelente funcin administrativa
en la empresa, se debe tener una base para tener
un funcionamiento eficiente en todas las reas de
la empresa

Por lo que toda organizacin o persona que

reciba el resultado del proceso o satisfaccin de
una necesidad se puede considerar un cliente.

9/100

EL CLIENTE INTERNO
QUIEN ES?
Hoy en da las empresas existen en un mercado
econmico que se encuentra saturado, donde los
consumidores son ms exigentes y se ha
incrementado la competencia.
Para realizar una excelente funcin administrativa
en la empresa, se debe tener una base para tener
un funcionamiento eficiente en todas las reas de
la empresa
Es miembro de la organizacin, que recibe el
resultado de un proceso anterior, llevado a cabo
en la misma organizacin, a la que podemos
concebir como integrada por una red interna de
proveedores y clientes.
Yo soy proveedor de quien recibe el producto de
mi trabajo, y cliente de quien me hace llegar el
producto del suyo.
10/100

EL CLIENTE INTERNO

CLASIFICACION

Ejecutivos.
Tienen una relacin ms cercana
con los clientes externos. Ellos dicen
cul es el producto o servicio a
ofrecer y a qu mercado va dirigido.
Comercial.
Tienen una relacin directa con
diferentes grupos de trabajadores,
lo que hace que tengan una visin
clara de la calidad.
Operativo. Se encargan de la
elaboracin de los productos.
11/100

PROCEDIMIENTO
ESPECIALES

12/100

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
PROTOCOLO DE INICIO
a) Recopilar antecedentes y
abrir expediente del contrato

Texto de Contrato

Antecedentes de
La adjudicacin,
incluida oferta
econmica y
tcnica

Antecedentes
de la Licitacin

Bases
administrativas y
Tcnicas,
Preguntasrespuestas

13/100

b) Preparar el Check List

N

ACTIVIDAD

Obtener, conocer y conservar todos los documentos que

forman parte del contrato que administra, y exigir que el
contratista haga lo mismo, en el lugar donde se desarrolla el
contrato.

Elaborar una lista de verificacin de acuerdo al contrato y sus

documentos integrantes, para cumplir y hacer cumplir las
obligaciones administrativas de las partes, como por ejemplo,
efectuar la entrega de terreno (o de inicio de actividades)
emitiendo el acta correspondiente, exigir la entrega de
garantas, plizas de seguro, procedimientos, programas,
efectuar y documentar los cierres parciales, etc.

Abrir y atender el libro de obra y las dems formas de

comunicarse entre las partes.

Presentar la Inspeccin Tcnica de Obras (ITO) al contratista, en

los casos en que intervenga una Inspeccin, comunicando las
facultades delegadas en ella.

Establecer desde el primer da los procedimientos a que se

sujetarn las partes durante el desarrollo del contrato.

CUMPLIDA

NO CUMPLIDA

14/100

ACTIVIDAD

Administrar la recepcin, custodia, renovacin, perodo de

vigencia, y devolucin de las boletas de garanta, cuyo
resguardo fsico debe efectuar Contralora Interna.

Responder oportunamente los requerimientos o solicitudes del

contratista, incluyendo en este concepto las solicitudes de
informacin y la entrega de frentes de trabajo, aportes, planos
y documentos comprometidos.

Organizar y mantener el archivo tcnico y administrativo del

contrato, ms los registros requeridos por el contrato y sus
documentos integrantes para el servicio y/o trabajo
encomendado.

Acordar con el contratista, documentar y controlar, todos los

cambios al encargo, en forma oportuna.

10

Atender y manejar los reclamos en forma oportuna,

procurndose del apoyo cuando corresponda, de los
especialistas necesarios.

CUMPLIDA

NO CUMPLIDA

verificacin de actividades prcticas que el Administrador debe

corroborar que estn cumplidas antes durante y al cierre del contrato

15/100

c) La Reunin Inicial
Presentacin de contrapartes

Repasar hitos , entregables y plazos

Concordar fecha de inicio
Acta de reunin

Expediente de
contrato

Gobierno de Chile | Ministerio del Trabajo y Previsin Social

16

16/100

ACTA DE INICIO DE LA PRESTACIN

En
Santiago,
a
de..del
ao.,
en
las
oficinas
de
.,
ubicadas
en.., el administrador del contrato,
don cdula de identidad N,
funcionario de la Divisin-Departamento-Sub departamento.en representacin
del SERVICIO, por una parte, y don., cdula de identidad
Ncoordinador (ra) tcnico del contrato, en representacin de la empresa
contratada. vienen en formalizar el inicio de la prestacin de
servicios, objeto del contrato y concordar las siguientes materias de orden:
1.- Los trabajos se inician el dadel mes de.., ao, en (especificar el
lugar)

2.- Toda reunin de coordinacin que se efecte entre las partes, para mejor resolver la ejecucin, control
y desarrollo del trabajo deber constar por escrito, firmada por las partes (administrador del contrato y
coordinador tcnico).
3.- Los trabajadores de la empresa para ingresar a las instalaciones del IPS, debern contar una
credencial o documento que los identifique
4.- Cualquiera condicin de cumplimiento que la empresa pida para desarrollar el trabajo, deber ser
informada por la empresa al administrador del contrato con la debida antelacin y por escrito.

FIRMAN LAS PARTES

17/100

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
APLICACIN DE MULTAS
La multa es una sancin pecuniaria
consistente en el pago en dinero, por el
incumplimiento
de
una
obligacin
contractual
Es un apremio sobre el patrimonio del
proveedor que ha incumplido o mal
cumplido una obligacin en la prestacin
del servicio.
Bueno,
puedo
explicarle

DEBE EXISTIR UNA

RELACION ENTRE EL
INCUMPLIMIENTO Y EL
MONTO DE LA MULTA

Y UN PROCEDIMIENTO
Ud. seor
cometi,
estas
infracciones

18/100

PROCEDIMIENTO
DONDE LO ENCONTRAMOS?

BASES DE
LICITACIN
CONTRATO

QUE DICEN

Si el servicio considerare que existe mrito

suficiente para la aplicacin de una multa,
comunicar por escrito su decisin al
adjudicatario, indicando el monto y
fundamento de la misma. El adjudicatario
dispondr de un plazo de cinco das
hbiles a contar de la comunicacin para
formular descargos. Con el mrito de ellos
o transcurrido el plazo aludido sin que
stos se hubiesen formulado, el servicio
resolver sobre el particular mediante
Resolucin o Resoluciones fundadas del
Jefe de Administracin previa ponderacin
de los antecedentes, remitindole copia
del acto administrativo al adjudicatario.

19/100

ESQUEMA BSICO DEL PROCEDIMIENTO

El Administrador notifica por escrito la infraccin y monto de la multa,

informando plazo para descargos

El Proveedor formula descargos y solicita no aplicacin o rebaja.

El Administrador analiza descargos y conforme a su mrito

propone aplicacin de multa o sobreseimiento

Jefatura del servicio, mediante Resolucin, aplica,

rebaja o sobresee.

20/100

NOTIFICACIN DE MULTA
Sr.
Representante de la empresa
En mi calidad de administrador del contrato para la prestacin del
servicio.., que fuera aprobado por Resolucin
Exenta N., de fecha.., notifico a Ud. sobre
aplicacin de multa de conformidad a lo establecido en la clusula.., del
referido contrato, que establece que el Instituto queda facultado para aplicar
multas respecto a las infracciones que seala, en razn de:
Relato o descripcin de la o
las situaciones que
configuran la infraccin de
contrato.

Tipificacin de la infraccin
Monto de la multa

21/100

Relato o descripcin de la o
las situaciones que
configuran la infraccin de
contrato.
Atraso en la entrega del
Informe
y
productos
correspondientes
al
primer hito o etapa de
desarrollo del trabajo
contratado.
Dicha
entrega debi efectuarse
el 31 de agosto del 2012,
y slo se produjo el 10 de
septiembre.
Lo
cual
implica un atraso de 10
das.

Tipificacin de la infraccin

Infraccin, tipificada en
la Clusula (indicar
clausula del contrato),
como: atraso en la
entrega
de
los
productos o servicios
contratados, a la cual
se asigna una multa de
0,5% del valor total del
contrato por cada da
de atraso.

Monto de la multa

5% del valor total

del contrato

22/100

Informo a Ud., que dispone de un plazo de 5 das hbiles, contados de

la fecha de recepcin de la presente notificacin, para formular sus
descargos, los cuales deber presentar por escrito al Jefe
del del Servicio, en la siguiente
direccin.

Atte. a Ud..

NOMBRE Y FIRMA DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

Fecha: Santiago.dedel 2016

23/100

En la Prctica: cmo se aplica?

FORMULA:
SE CALCULA SOBRE EL VALOR NETO Y SE DESCUENTA DEL VALOR BRUTO

EJEMPLO:
VALOR NETO
IVA 19%
VALOR TOTAL

= 100.000
= 19.000
= 119.000

VALOR QUE SE DEBE FACTURAR

MULTA DE 2% =
2.000
MONTO A PAGAR = 117.000

Esta Contralora General en Informe N 205, de 1996, seal que el procedimiento

correcto para las multas consiste en descontarlas del valor bruto del contrato y no del
valor neto como errneamente se haca.

24/100

TERMINO ANTICIPADO
DEL CONTRATO

25/100

Termino Anticipado del Contrato

(no es la forma natural de terminar un contrato)

Sancin
(castigo)

mutuo acuerdo entre

los contratantes.

ante un incumplimiento grave

y/o reiterado del proveedor de
las obligaciones previstas en las
Bases o en el Contrato.
Se hace efectiva la boleta de
garanta.

Mutuo acuerdo entre los

contratantes

26/100

La Ley N 19.886, del 2003, de Bases sobre Contratos Administrativos de

Suministros y Prestacin de Servicios, cuyo artculo 13, establece;
causales taxativas

Artculo 13.- Los contratos administrativos regulados por esta ley

podrn modificarse o terminarse anticipadamente por las
siguientes causas:
a) La resciliacin o mutuo acuerdo entre los contratantes.
b) El incumplimiento grave de las obligaciones contradas por el
contratante.
c) El estado de notoria insolvencia del contratante, a menos que se
mejoren las cauciones entregadas o las existentes sean suficientes
para garantizar el cumplimiento del contrato.
d) Por exigirlo el inters pblico o la seguridad nacional.
e) Las dems que se establezcan en las respectivas bases de la
licitacin o en el contrato. Dichas bases podrn establecer
mecanismos de compensacin y de indemnizacin a los contratantes.
Las resoluciones o decretos que dispongan tales medidas
debern ser fundadas. (evidencia objetiva)

27/100

El DS N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el

Reglamento de la Ley de compra, cuyo artculo 77,78,y 79 establece;

Trmino Anticipado del Contrato

Artculo 77.- Causales de Modificaciones y Trmino Anticipado:
Los contratos administrativos regulados por este reglamento podrn modificarse
o terminarse anticipadamente por las siguientes causales:
1. Resciliacin o mutuo acuerdo entre los contratantes.
2. Incumplimiento grave de las obligaciones contradas por el contratante.
3. Estado de notoria insolvencia del contratante, a menos que se mejoren las
cauciones entregadas o las existentes sean suficientes para garantizar el
cumplimiento del contrato.
4. Por exigirlo el inters pblico o la seguridad nacional.
5. Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad
social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los
ltimos dos aos, a la mitad del perodo de ejecucin del contrato, con un
mximo de seis meses.
6. Las dems que se establezcan en las respectivas Bases de la licitacin o en el
contrato.

28/100

El DS N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el

Reglamento de la Ley de compra, cuyo artculo 77,78,y 79 establece;

Trmino Anticipado del Contrato

Artculo 78.- Indemnizaciones:

Las Bases podrn establecer clusulas de indemnizacin y compensacin
para los casos especiales de trmino anticipado que se contemplen
en ellas.
Artculo 79.- Resoluciones o Decretos que dispongan la terminacin:
Las resoluciones o decretos que dispongan la terminacin anticipada del
contrato definitivo o su modificacin, debern ser fundadas y debern
publicarse en el Sistema de Informacin, a ms tardar dentro de las 24
horas de dictadas, salvo que concurra alguna de las situaciones sealadas
en el Artculo 62 del Reglamento.

29/100

Otras Causales de Trmino Anticipado del Contrato

Causales

El servicio podr, previa calificacin de las circunstancias y

por resolucin fundada poner administrativamente trmino
al contrato, en forma anticipada e inmediata, ante un
incumplimiento grave y/o reiterado del proveedor de las
obligaciones previstas en las Bases o en el Contrato, como
asimismo, si fuere declarado en quiebra; si presentare
insolvencia financiera; si subcontratare a terceros para este
servicio, sin autorizacin del servicio; si perdiere las
certificaciones y autorizaciones necesarias para funcionar en
el giro de su actividad; si incumpliere de modo masivo y
sistemtico el deber de confidencialidad de la informacin, y
si no diere cumplimiento a las obligaciones laborales y sociales
de sus trabajadores.
Causales establecidas en el art. 13 de la ley de compras y
artculo 77 del reglamento de Compras Pblicas, contenido
en el DS N 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.
30/100

Consecuencias del Trmino Anticipado del

Contrato

Consecuencias

Terminar una relacin contractual

existente
Resultado no deseado
Dejar de tener el servicio
Salirse de un problema
La ley da una salida art. 10 n2 del
reglamento
31/100

PROCEDIMIENTO
NO LO ENCONTRAMOS EN LAS BASES
El Administrador del contrato, verifica la
existencia de incumplimientos graves y /o
reiterados de las obligaciones contractuales, por
parte del proveedor o empresa contratada

DETALLE DEL
PROCEDIMIENTO

El Administrador informa de inmediato a la

Jefatura de la Unidad requirente, poniendo a su
disposicin todos los antecedentes de que
disponga. Para tal fin deber preparar un informe
escrito en que relate en un orden cronolgico los
acontecimientos y situaciones que respaldan o
avalan poner trmino anticipado al contrato
La jefatura de la Unidad requirente, con el mrito de los
antecedentes
e
informe
proporcionado
por
el
Administrador del contrato, por oficio debe proponer en
forma fundada al Director Nacional o al Jefe (a) del
Departamento de Administracin e Inmobiliaria, el trmino
anticipado del contrato, adjuntando todos los documentos
que corresponda, es decir, aquellos que acrediten la o las
infracciones, la prdida de solvencia econmica o
autorizaciones de funcionamiento, y otros segn
corresponda, ms el informe del administrador del
contrato.

32/100

El Director Nacional o el Jefe (a) del Departamento de

Administracin e Inmobiliaria, deriva todos los
antecedentes a la Divisin Jurdica, o Unidad de Apoyo
Legal del DAI, segn corresponda, para su
pronunciamiento.

DETALLE DEL
PROCEDIMIENTO

El Director Nacional o el Jefe (a) del Departamento de

Administracin e Inmobiliaria, conforme a informe
jurdico de respaldo, resuelve el Trmino Anticipado del
contrato, firmando la respectiva Resolucin Exenta que
debe ser notificada al proveedor o empresa contratada,
Unidad requirente, administrador del contrato y
Departamento de Finanzas.
Cuando corresponda, el Departamento de Finanzas, hace
exigible la garanta de fiel Cumplimiento.

33/100

INFORME SOBRE TRMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO

A: JEFE.(UNIDAD REQUIRENTE)

Cumplo con informar a Ud. en mi calidad de administrador del contrato de..,sobre

las reiteradas infracciones contractuales del proveedor contratado, conforme al siguiente detalle, lo que a juicio
del suscrito amerita poner trmino anticipado al contrato:

HECHO O SITUACIN
OCURRIDA

ACCIN TOMADA POR EL

ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO

SANCIN APLICADA

Con
fecha..,
el
proveedor suspendi el desarrollo
del trabajo, y su personal no
concurri al lugar de la faena. Dicha
suspensin se prolong por tres
das hbiles.

Se notific aplicacin de multa,

informando plazo para descargos,
los cuales el proveedor no present.

Multa
aplicada
por
Resolucin Exenta N..,
de fecha., del
Jefe del Departamento de
Administracin
e
Inmobiliaria.

Con
fecha..,
el
proveedor entreg informe sobre el
resultado
del
trabajo
correspondiente al primer hito o
etapa de desarrollo del mismo,
Dicho informe result incompleto,
mal
redactado
con
errores
ortogrficos y no ajustado a los
productos
o
entregables
que
efectivamente cumpli en el perodo
contemplado en la primera fase del
proyecto.

Se devolvi el informe al proveedor, y

se exigi su rectificacin en un plazo
no mayor a 5 das corridos, contados
desde la fecha de devolucin.
El proveedor entreg el informe
corregido a los 15 das de su

No se aplic sancin, slo se

represent por escrito la
molestia correspondiente.

devolucin.

34/100

Conforme a lo sealado, y conforme a lo establecido en la Clusula.,del contrato

sobre termino anticipado, propongo se aplique dicha sancin y se ordene hacer exigible
la correspondiente boleta de garanta de fiel cumplimiento del contrato.
Para mejor resolver se adjuntan los siguientes documentos:

ATTE A UD.
NOMBRE Y FIRMA DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

Fecha: Santiago.dedel 2016

35/100

ALGUNA JURISPRUDENCIA

Atendido su carcter excepcional las causales de trmino anticipado del

contrato deben cumplir con los requisitos de precisin, certeza y seguridad
jurdica. Deben estar claramente establecidas, correspondiendo especificar las
situaciones, objetivas, constitutivas de incumplimiento. (Adems dictmenes
Ns. 39.888, de 2005; 55.721, de 2008, y 31.177, de 2010). Dictamen N 3.438
de 19.01.2011.

No es procedente que "cualquier incumplimiento", d origen a un trmino

anticipado, pues ello es impreciso y resulta contrario a la seguridad jurdica
(Dictmenes Nos 55.495 y 59.946, ambos de 2010.) Dictamen N 72.839
de 03.12.2010.
No procede considerar como sancin por el incumplimiento, "exigir su
cumplimiento judicial", ya que ste es un derecho que emana de toda relacin
contractual. Dictamen N 72.839 de 03.12. 2010.

36/100

DEL TERMINO NORMAL

DEL CONTRATO

37/100

Del trmino normal del contrato

INFORME
FINAL

El Administrador del contrato deber

presentar a la Jefatura de la Unidad
requirente el informe final sobre el
desarrollo y ejecucin del trabajo

Dicho informe deber referirse en forma breve y precisa a los

eventos principales del contrato, tales como: fecha de inicio de
la prestacin, recepcin de informes del proveedor en cuanto a
su oportunidad y calidad de contenidos, entrega de productos,
aplicacin de sanciones, presentacin de estados de pago y
facturas, y terminar con un comentario sobre la calidad de la
prestacin entregada por el proveedor

38/100

INFORME FINAL DEL CONTRATO

Con la finalidad de concluir formalmente mi labor de administrador del contrato de, la
que me fuera ordenada cumplir por Resolucin Exenta N, de fecha, de la Jefa del Departamento
de Administracin del servicio, cumplo con presentar el siguiente informe que da cuenta de la ejecucin,
desarrollo y trmino del respectivo contrato.

FECHA

EVENTO

OBSERVACIONES

01/08/2015

Se lleva a efecto la reunin inicial de coordinacin con el

proveedor contratado.

Se dej Acta de la reunin en expediente

de contrato

06/08/2015

Se inicia la prestacin del servicio contratado.

20/08/2015

El proveedor solicita autorizacin al Servicio, para cambiar al

Jefe de Proyectos, por cuanto ste por razones personales
present renuncia a la empresa. Acompaa currculo de
profesional reemplazante.

Se verific que el personal ofertado por

la empresa era el mismo que iniciaba el
trabajo. Se dej nmina de trabajadores
en expediente de contrato.

Se acuerda con el Jefe de la Unidad

Requirente acceder a peticin del
proveedor, se actualiza nmina de
trabajadores en expediente del contrato.

39/100

FECHA

EVENTO

OBSERVACIONES

30/08/2015

El proveedor hace entrega el primer informe de trabajo,

cumpliendo as con el primer hito o etapa del trabajo.

El informe cumple a cabalidad con lo

requerido por el servicio y los productos
o entregables, se reciben conforme.

05/09/2015

El proveedor presenta su primer Estado de pago.

07/09/2015

El proveedor presenta primera factura de pago.

24/09/2015

Mediante Resolucin Exenta N, dedel 2015, se

aplica multa a la empresa por., y por un monto
de

01/10/2015

El proveedor hace entrega del segundo y ltimo informe de

trabajo, cumpliendo as con el hito o etapa del trabajo
correspondiente.

El Estado de pago fue aprobado con

fecha 06/09/2015.

El mismo 07/09/2015, se envi factura de

pago a Finanzas.
La empresa fue notificada de la multa y
no present descargos dentro de plazo.
El informe cumple a cabalidad con lo
requerido por el servicio y los productos
o entregables, se reciben conforme.

40/100

FECHA

10/10/2015

EVENTO

OBSERVACIONES

El proveedor presenta segunda y ltima factura de pago.

El 12/10/2015, se envi factura de pago a

Finanzas

Cabe hacer presente que el proveedor en general cumpli satisfactoriamente con la prestacin de servicios contratada, y que
la boleta de fiel y oportuno cumplimento del contrato se encuentra en resguardo en el Subdepartamento de Tesorera, y tiene
una vigencia hasta el..
Se acompaa evaluacin al proveedor. y expediente del contrato para su correspondiente archivo.

NOMBRE Y FIRMA DEL ADMINISTRADOR DEL CONTRATO

Fecha: Santiago.dedel 2015

41/100

RIESGOS EN LA EJECUCIN DE
UN CONTRATO Y ROL DEL
ADMINISTRADOR

42/100

Premisa
Ninguna actividad humana que se haya previsto
de antemano tiene la garanta absoluta de que
su realizacin se verifique exactamente segn se
proyect.
Existen una serie de factores de imposible
calificacin y cuantificacin a priori, que pueden
alterar las previsiones iniciales y hacer variar por
tanto los resultados obtenidos respecto a los
inicialmente previstos.

43/100

RIESGOS DURANTE LA EJECUCIN DE UN

CONTRATO
Productos o servicios no entregados.
2.- Atrasos en la entrega.
3.- Subcontratacin no deseada de servicios.

4.- Productos o servicios entregados con menos calidad que

la acordada.
5.- Alcance del contrato no cubre totalmente el
requerimiento.
6.- Declarado en quiebra, y/o insolvencia financiera.
7.- Prdida de las certificaciones y autorizaciones necesarias
para funcionar en el giro de su actividad.
44/100

CONSIDERACIONES BSICAS
Un buen contrato debe minimizar riesgos y contar con clusulas
que puedan determinar la posibilidad de: modificar, extender o
renovar el contrato, terminarlo anticipadamente, cobrar garantas
o multas, y reajustar precios.
Mientras ms compleja sea la contratacin, mayor importancia
reviste manejar una buena relacin con el proveedor (relacin
abierta y constructiva).
Una buena relacin entre el comprador y proveedor entrega
mejoras importantes para ambas partes, por ello es trascendente
contar con contratos flexibles que permitan hacer cambios en el
transcurso del proyecto, pero siempre de manera transparente .

45/100

CONSIDERACIONES BSICAS
En algunos casos la gestin de contratos no
finaliza con la entrega final del producto o
servicio, sino que va ms all cuando se
mantienen obligaciones que debe cumplir el
proveedor, como por ejemplo, compromisos de
garantas o servicios post venta en caso de
fallas.
La forma de minimizar los riesgos de un
contrato es desarrollar una buena gestin de
planificacin del contrato.

46/100

RIESGO

ROL

Multa
Termino Anticipado
contrato

de

Subcontratacin no deseada de Confirmar-informar y

proponer
servicios.

Multa
Termino Anticipado
contrato

de

Productos o servicios entregados Confirmar-informar y

con menos calidad que la acordada. proponer

Multa
Termino Anticipado
contrato

de

Productos
entregados.

servicios

Alcance del contrato no

totalmente el requerimiento.
Declarado en quiebra,
insolvencia financiera.

no Confirmar-informar y

INSTRUMENTO

proponer

cubre Confirmar-informar y
proponer

y/o Confirmar-informar y
proponer

Prdida de las certificaciones y Confirmar-informar y

autorizaciones necesarias para proponer
funcionar en el giro de su actividad.

Contratar
Servicio
Conexo,
Prorrogar
contrato o Renovacin
Termino Anticipado del
Contrato, Hacer exigible
Boleta de Garanta, e
informar
a
Divisin
Jurdica.
Termino Anticipado del
Contrato, hacer exigible
Boleta de Garanta, e
informar
a
Divisin
Jurdica.
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PARA TENER EN CUENTA

LA SUPERVISION

EL SEGUIMIENTO

EL CONTROL
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SUPERVISION

Definicin: Vigilancia o direccin de

la realizacin de una actividad
determinada por parte de una persona
con autoridad o capacidad para ello.

Propsito

La Supervisin tiene como propsito hacerle

seguimiento tcnico, administrativo, financiero
y contable a la accin del Contratista, para
verificar el cumplimiento de las obligaciones
derivadas del contrato, como es el caso de las
especificaciones
tcnicas
contratadas,
supervisar la ejecucin del objeto establecido
en cada uno de los contratos y teniendo en
cuenta los recursos asignados al contrato.

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SUPERVISION

mbito

La supervisin es un conjunto de actividades

tendientes a la coordinacin y control
realizada por una persona natural o jurdica, a
los diferentes aspectos que intervienen en el
desarrollo de un contrato o de una orden,
llmese de:
(1)Compraventa,
(2) Suministro,
(3) Prestacin de servicios,
(4) Obra,
(5) Consultora, y
(6)Contratos y convenios interadministrativos,
que se ejerce a partir de la firma y
perfeccionamiento del mismo, hasta la
liquidacin definitiva, bajo la observancia de
las disposiciones legales vigentes

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SUPERVISION
Perfil

Responsabilidades

La Supervisin implica una posicin imparcial,

por lo tanto, en la interpretacin del contrato y
en la toma de decisiones la Supervisin debe
cumplir con los objetivos de su funcin:
a) Controlar
b) Exigir
c) Prevenir
d) Verificar

1.
2.
3.
4.
5.

Deber estar habilitado

No tener Parentesco
Disponer para uso Personal de bienes
Autorizar cambios o Modificaciones
Exonerar
al
contratistas
de
sus
obligaciones

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SUPERVISION
Facultades

La Supervisin implica contar con facultades

necesarias para:
1. Solicitar informes peridicos
2. Solicitar aclaraciones de algunas gestiones
3. Solicitar explicaciones sobre el desarrollo
de la ejecucin contractual

Mantener informada a la unidad contratante

(Servicio) de los hechos o circunstancias que
puedan:

Deberes

1. Constituir actos de corrupcin tipificados

como conductas anti transparentes.
2. Poner o pongan en riesgo el cumplimiento
del contrario, o cuando tal incumplimiento
se presente
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CONTROL
Definicin: Examen u observacin cuidadosa que sirve para hacer una
comprobacin. "control de calidad; control de sanidad; control de alcoholemia;
control antidopaje; es indispensable un control de los impactos ambientales
que hoy destruyen nuestro entorno"

Etapas

La primera consiste en dividir una actividad

en etapas, para luego, examinar cada una de
ellas independientemente.
La segunda es la evaluacin de cmo se
realiz cada etapa de la actividad, evaluacin
que se basa en su previo examen. En esta
evaluacin se revisa que la etapa haya sido
realizada como se quiere y haya obtenido los
resultados esperados,
La tercera accin consiste en la intervencin
potencial y directa del responsable del control
en cualquiera de las etapas, para corregir su
ejecucin.
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CONTROL

Gestin

La funcin administrativa del control es la

medicin y correccin del desempeo
para asegurar que los objetivos del
proyecto y los planes diseados para
alcanzarlos estn siendo llevados a cabo
correctamente.

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SEGUIMIENTO

Definicin: Observacin minuciosa

de la evolucin y desarrollo de un
proceso. "haremos un seguimiento del
trabajo de nuestros empleados.

Propsito

El seguimiento consiste bsicamente en

el anlisis de la informacin generada en
el proyecto, para la identificacin
temprana de riesgos y desviaciones
respecto al plan.
Por su parte el control comprende el
desarrollo de las actuaciones para
conseguir que lo planificado y esperado
ocurra.
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SEGUIMIENTO

Por lo tanto, controlar un proyecto no significa slo identificar las

desviaciones y tomar una actitud pasiva ante las mismas, sino que la
esencia del control supone indagar en las causas de la desviacin,
definir las acciones para eliminarlas o minimizar sus efectos, e
implantarlas.
En el seguimiento de un proyecto de desarrollo el objetivo consiste
en constatar hechos que han ocurrido o no, mientras que en la
evaluacin se trata de valorar esos hechos y sus repercusiones en el
entorno.
La finalidad del seguimiento en lo fundamental es ayudar a una
mejor gestin del proyecto (en el caso del seguimiento interno) y a
contrastar posibles desviaciones respecto a lo planificado (en el caso
del seguimiento externo).

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EVALUACIN DE LOS
PROVEEDORES

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EVALUACIN DEL PROVEEDOR

Antes de preparar el Informe Final del Contrato, el Administrador
debe solicitar en el Centro de Compras, la planilla de evaluacin
de proveedores y proceder a llenarla, registrando en ella la nota
por factor o criterio que corresponde al desempeo del proveedor

Existe una pauta de puntajes de evaluacin, en la cual

se explicita el fundamento de cada nota
Oportunidad en la entrega de los productos
y o servicios

Los criterios son:

Calidad de los productos y o servicios

entregados
Desempeo personal del proveedor
Desempeo general del proveedor

La escala de notas es de 1 a 5
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Notas segn Pauta Puntaje de Evaluacin

Comentarios /
Justificacin

Criterios de Evaluacin
1

Promedio

califica
la
oportunidad en la entrega
de los productos y/o
servicios? Se cumplieron
los plazos por parte del
proveedor?
Cmo

1.

Cmo califica la calidad

de los productos y/o
servicios entregados por
parte de la empresa
proveedora?

2-

Cmo califica el
desempeo del personal
de
la
empresa
proveedora?
-

4 - Cmo

evala en
general el desempeo de
la empresa proveedora?

5.- En

su opinin, que tan recomendable es este proveedor?

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PAUTA DE PUNTAJES, solo un criterio a modo de ejemplo

CRITERIO DE EVALUACION

NOTA

FUNDAMENTO

Cmo califica la oportunidad en la

entrega de los productos y/o
servicios?
Se cumplieron los plazos por parte
del proveedor?

Se atrasa sobre 5 das o

ms en los plazos
Se atrasa hasta 5 das
Casi siempre entrega en el
plazo
Entrega en el plazo
establecido
Se anticipa al plazo
establecido.

2
3
4
5

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IDEAS FINALES

LO QUE DEBEMOS HACER PARA

GESTIONAR LAS CONTRATACIONES
EN FORMA EFICIENTE

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LO QUE DEBEMOS HACER PARA LLEVAR A CABO

UN BUEN PROCESO DE CONTRATACIN
PLANIFICAR LAS COMPRAS Y LAS CONTRATACIONES

FORMAR EQUIPO DE TRABAJO COMPETENTE EN

PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

ESTUDIAR Y PREPARAR REQUERIMIENTOS PRECISOS Y

NO CAMBIANTES.
ENVIAR EN FORMA OPORTUNA Y COMPLETA TODOS
LOS ANTECEDENTES QUE RESPALDAN EL PROCESO
DE CONTRATACION.
CREAR INDICADORES DE GESTIN, CUMPLIRLOS Y
HACERLOS
EXIGIBLES.
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LO QUE DEBEMOS HACER PARA LEVAR A CABO

UN BUEN PROCESO DE CONTRATACIN
DESIGNAR COMO ADMINISTRADORES A FUNCIONARIOS
QUE SE AJUSTEN LO MAS POSIBLE AL PERFIL
REQUERIDO

ADMINISTRADOR EMPODERADO DE SU ROL

MONITOREAR EL DESARROLLO Y ADMINISTRACIN

DE LOS CONTRATOS
.
RECONOCER LA BUENA GESTIN Y ADMINISTRACION
DE LOS CONTRATOS
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