EVALUACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS DEL PRIMER SEMESTRE

DEL 2014
Seores (as) Funcionarios (as) y Socios del Club Militar:
Hemos culminado el primer semestre del 2014, donde nuestros resultados no han sido malos en la gestin,
pero tampoco fueron los esperados de acuerdo a nuestras proyecciones; especialmente, la Sede de
Bogot no ha cumplido con las expectativas de ventas en eventos y en alimentos y bebidas, bastante bien
alojamiento y la recuperacin de deportes; las sedes de Melgar y Paipa presentando unos bajos resultados
en la temporada alta de mitad de ao.
Por otro lado, como se advirti en el Balance del primer trimestre Financiera debe mejorar los controles,
registros y trazabilidades. El Jefe Financiero no est haciendo lo correspondiente para garantizar los
resultados a la Direccin General, son parte de su oficina cartera, activos fijos, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, costos e inventarios. El Contador de Bogot debe mejorar el conocimiento de sus registros
contables; muy bien la contadora de Paipa y debe mejorar los controles la de Melgar.
La contratacin de nuestra Entidad ha presentado deficiencias, por un lado debe garantizar en forma ms
oportuna la operacin del Club y por otro lado existen muchos errores en la estructuracin de los pliegos, lo
cual hace paquidrmico sus pasos incrementando los tiempos que nos impone la Ley 80. As mismo, no ha
sido lo suficientemente gil en la ejecucin del presupuesto a la fecha. Es una labor que debe liderar la
Subdireccin.
Se ha venido mejorando el manejo y control del almacn de alimentos y bebidas e igualmente el de
suministros de Bogot, pero en Melgar deben mejorar los registros y controles.
Muy bien el trabajo que viene realizando Control Interno en aras de mejorar los procedimientos y
cumplimiento de las normas, as mismo, cumplimos con los requisitos para mantener la certificacin de
Gestin de Calidad, igualmente con las revistas peridicas que se ejecutaron a lo largo de los seis meses
por la Secretara de Salud. Se ha cumplido con las normas y las observaciones que dejaron; evidencia son
las correcciones en la estructura fsica, aseo, buena manipulacin de alimentos y servicios.
La oficina Asesora Jurdica ha cumplido a cabalidad con la defensa de los intereses de la Entidad, tanto en
lo interno como en los procesos externos.
Se evidenci que los Centros Vacacionales de Melgar y Paipa, realizaron obras importantes en cada una
de las perspectivas, sin embargo, no fueron debidamente registradas y documentadas en el Suite Visin.
A continuacin, se presenta el Balance de las tres sedes:

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I.

Pagina 02

ANLISIS FINANCIERO

Con base en los estados financieros del Club Militar certificados a 30 de junio de 2014, los cuales son fiel
copia de las cifras reflejadas en el Sistema Integrado de Informacin Financiera (SIIF) y los cuales fueron el
insumo para el oportuno reporte de informacin a la Contadura General de la Nacin, a travs del Sistema
Consolidado de Hacienda e Informacin Financiera Publica (CHIP), me permito realizar el siguiente anlisis
financiero, correspondiente al primer semestre 2014:
a) BALANCE GENERAL
ACTIVOS: El Club Militar cuenta a 30 de junio del 2014 con $122.477,6 millones en activos totales.
DISPONIBLE: A cierre 30 de junio, cuenta con $2.247,6 millones, de los cuales $132 millones
corresponden a efectivo en caja ($33 millones son de cajas menores, $20 millones a fondos y cambio y el
restante a las ventas en efectivo del ltimo fin de semana de junio), $483 millones en cuentas corrientes y
$1.632 millones en cuentas de ahorro.
INVERSIONES: El Club Militar, de acuerdo al decreto 1525 de 2008, invierte sus excedentes de liquidez en
Ttulos de Deuda Pblica (TES), a 30 de junio de 2014, el Club cierra con $6.367,7 millones de estas
inversiones, aumentndolas en un 25.5%, con relacin al 2013, donde sumaban $5.075,3 millones.
Adicionalmente el Club cuenta con $11.955,4 millones en inversiones a largo plazo, las cuales estn
dispuestas para respaldar el pasivo pensional con el que cuenta la entidad (tenemos una nmina de 141
pensionados propios), estas inversiones aumentaron el ltimo ao un 1,1%.
DEUDORES: Los deudores del Club Militar a 30 de junio de 2014 suman $4.259,1 millones, dentro de los
cuales tenemos $3.248,2 millones en cartera de socios; $534,9 millones en saldo a favor de IVA, $1,3
millones en otros deudores y $474,7 millones en deudas de difcil recaudo (las cuales estn 100%
provisionadas)
INVENTARIOS: A 30 de junio de 2014, cierra con inventarios por $1.098,1 millones, los cuales en el ltimo
ao han aumentado en un 48.1%, estos inventarios de materias primas obedece al stock promedio que con
el que debe contar el Club, el cual es aproximadamente 2 veces el costo de ventas del mes.
PASIVOS: A 30 de junio de 2014, cuenta con $18.121 millones en pasivos totales, presentando un
sobresaliente nivel de endeudamiento del 14,7%.
CUENTAS POR PAGAR: A 30 de junio de 2014, el Club Militar cierra con $1.203,8 millones en cuentas
por pagar, dentro de las cuales se encuentran, proveedores por $866,8 millones; acreedores por $287,0
millones y retenciones por pagar por $50,0 millones.

Es preciso destacar que las cuentas por pagar a corto plazo estn totalmente respaldadas por el disponible
con el que cuenta el Club, en una relacin de dos a uno, es decir que por cada peso que debemos a corto
plazo, tenemos dos pesos para pagar.
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b) ESTADO DE RESULTADOS
INGRESOS:El Club Militar a 30 de junio de 2014, presenta $18.177,4 millones como ingresos totales,
dentro de los cuales y por orden de importancia encontramos los siguientes: $9.242,1 millones que
corresponden a cuotas de sostenimiento; $8.055,5 millones que corresponden a Ventas de Servicios;
$642,3 millones que corresponden a ingresos financieros (producto de intereses y valorizacin de Ttulos
TES) y $237,5 millones que corresponden a otros ingresos extraordinarios (arriendos, ajustes de cuotas de
vigencias anteriores y dems).
VENTAS: A 30 de junio de 2014, el total de ventas netas suman $8.055,5 millones, siendo menores a las
reportadas en la misma fecha del ao 2013, en $323,7 millones, menor en un 4%, bsicamente en el 2014
el Club ha estado por debajo en casi todos los meses del ao, en comparacin con el 2013, solo ha estado
por encima en febrero en circunstancias normales y en abril pero por motivos de cambio de mes en la
Semana Santa, donde en el 2013 fue en marzo y en el 2014 paso a ser en abril.
Por meses en el 2014 las ventas netas tuvieron el siguiente comportamiento: enero$1.338,9 millones;
febrero $1.095,6 millones; marzo $1.232,7 millones; abril $1.422,2 millones; mayo $1.455,8 millones y junio
$1.510,3 millones.
A continuacin se grafica las ventas netas del mes de junio, comparativamente con los aos 2012 y 2013,
como tambin frente a lo proyectado en el 2014.
Cifras en Millones

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Tambin podemos ver grficamente lo correspondiente a las ventas acumuladas.

Cifras en Millones

VENTAS ACUMULADAS POR LNEAS DE NEGOCIO

Del total de las ventas a junio 2014 por valor de $8.055,5 millones, es preciso destacar la lnea de negocios
de alimentos y bebidas como la de mayor relevancia, siendo esta con $5.305,4millones, el 65,8% del total
de las ventas, seguido por alojamientocon el 27,6%, otros ingresos 3,6% y siendo las actividades
deportivas, la de menor concurrencia, al ser tan solo un 2,8% del total de las ventas.
CUMPLIMIENTO EN LAS PROYECCIONES DE VENTA POR SEDES
Como ya se ha podido observar el Club Militar a nivel general no alcanzo a igualar el ao anterior, pero
adicionalmente tampoco ha alcanzado situarse cerca de las metas propuestas, pues como lo podemos ver
en el solo mes de junio de 2014, falt vender casi $320 millones y en el acumulado ha faltado vender
aproximadamente $910 millones, a continuacin se muestra el comportamiento por cada una de las sedes:
SEDE PRINCIPAL
La Sede Principal para el solo mes de junio, ocupa el segundo lugar con un 81,9%, siendo superada por el
Centro Vacacional Paipa, en el acumulado tambin ocupa el segundo lugar con un 90,1%, es superada por
el Centro Vacacional las Mercedes. Claro est en la lnea de negocios de alojamiento la Sede Principal es
la ms fuerte, en la cual llega a 96,3%, estando por encima de los dos centros vacacionales.
Es preciso resaltar, que esta Sede aunque no est en ptimo desempeo, ha sido la mayor constancia en
lo corrido del ao 2014.

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CENTRO VACACIONAL LAS MERCEDES

Este Centro Vacacional, ocupa en el mes de junio de 2014 el ltimo lugar con 79,8%, siendo en este ao la
ms baja gestin presentada teniendo en cuenta que el mes de junio fue temporada alta para este centro
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Vacacional. En el acumulado ocupa el primer lugar con el 93,5%, que aunque ha sido el mejor de los tres
no puede catalogarse como de ptimo desempeo.
CENTRO VACACIONAL PAIPA
Este Centro Vacacional en el mes de junio ocup el primer lugar con un 91,2% y en el acumulado ocupa el
ltimo lugar con el 78,9%. Realmente este Centro vacacional es el de menor rendimiento en lo corrido del
2014 por los bajos resultados del primer trimestre.
A continuacin se grafican los datos comentados anteriormente:

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COSTOS:
PORCENTAJE PROPORCIN DEL COSTO
Para el mes de junio en cuanto a los costos, el panorama es contrario a las ventas, ya que despus de
obtener un ao 2013 con un promedio de 72%, este ao en el primer semestre se tiene un promedio de
77%.
Es conveniente resaltar que al principio de ao, los porcentajes fueron ms altos, obteniendo en enero
86%, luego en febrero el 83%, en marzo mejoraron los costos con un 75%, en abril y mayo estuvieron los
mejores del semestre con el 72%, pero en el mes de junio sufrieron nuevamente un desbordamiento y se
colocaron en el 77,5%.
En la siguiente grfica se muestra el comportamiento del porcentaje del costo en los ltimos cuatro aos:

Por otro lado es apropiado realizar un anlisis, del incremento de los costos, para lo cual, es preciso tomar
los ingresos y los costos por cada unidad de negocio, como se muestra a continuacin y numerar las
siguientes causas:
ENERO
VENTA DE ALOJAMIENTO
VENTA DE A Y B
VENTA DEPORTIVAS
OTROS INGRESOS
COSTOS ALOJAMIENTO
Materia prima
Mano de obra
Costos indirectos de fabricacin
COSTOS A Y B
Materia prima
Mano de obra
Costos indirectos de fabricacin
COSTOS DEPORTIVAS
Materia prima
Mano de obra
Costos indirectos de fabricacin

471,9
934,2

FEBRER
O
-42%
272,0
-7%
839,1
%

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

15%
13%

312,1
966,2

31%
4%

407,4
1.014,4

-12%
9%

358,0
1.101,7

14%
2%

407,3
1.130,5

29,0

-5%

27,5

-46%

14,8

269%

54,6

-13%

47,6

18%

56,0

22,5
231,1
0,0
105,9
125,2
875,0
547,1
239,4
88,5
41,1
0,0
28,1
13,0

123%
-35%

50,2
151,2
0,0
106,1
45,1
707,5
389,2
254,4
64,0
49,8
0,0
33,1
16,7

-4%
-5%

48,0
143,9
0,0
99,0
45,0
732,1
463,6
193,0
75,5
42,1
0,0
36,4
5,7

39%
19%

66,7
170,9
0,0
105,4
65,5
818,6
456,1
291,8
70,7
38,6
0,0
30,3
8,3

-6%
-3%

62,5
165,0
0,0
97,3
67,7
840,5
510,4
265,1
64,9
40,6
0,0
33,0
7,6

-33%
7%

42,1
177,2
0,0
111,0
66,2
952,5
492,7
354,8
104,9
39,8
0,0
29,8
10,0

0%
-64%
-19%
-29%
6%
-28%
21%
18%
28%

-7%
0%
3%
19%
-24%
18%
-15%
10%
-66%

6%
46%
12%
-2%
51%
-6%
-8%
-17%
45%

-8%
3%
3%
12%
-9%
-8%
5%
9%
-9%

14%
-2%
13%
-3%
34%
62%
-2%
-10%
32%

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Pagina 07

1. Se puede observar que el costo dela mano de obra en el servicio de alojamiento es constante,
pero que las ventas si sufren variaciones importantes, por tal motivo la primera recomendacin
debera ser una mejor gestin en cuanto a la mano de obra en esta lnea de negocio, sea a mas
ocupacin ms mano de obra y a menos ocupacin menor debera ser la mano de obra. Juega un
papel fundamental la administracin de personal.
2. La materia prima en el servicio de alimentos y bebidas, no debera haber variacin tan significativa,
pues la poltica del costo es constante en aproximadamente un 40%, por tal motivo estas
variaciones puede hacer ver de alguna manera desperdicio en la materia prima o falta de control
en la misma.
3. Se puede observar que la mano de obra de las actividades deportivas es la de mayor variacin,
pues el decrecimiento en las ventas no es nada proporcional al aumento de su mano de obra, por
tal motivo puede observarse igual que en la lnea de negocio de alojamiento una falta de control en
el personal dedicado a esta lnea. Es de aclarar que para la Direccin General en esta lnea de
negocio prevalece es el incremento de la cultura deportiva de nuestros socios: infantiles, juveniles,
mayores y adultos; no siendo las ganancias un factor preponderante, pues el apoyo a los equipos,
eventos e intercambios como as tambin a las escuelas consideramos hace parte de nuestra
misin.
APALANCAMIENTO DE LA OPERACIN
Una de las Polticas de la Alta Direccin, es el hecho de que las cuotas de sostenimiento apalanquen o
contribuyan en mximo un 50% al cubrimiento de la prdida operacional, constituida por el indicador
EBITDA ya que el Club Militar al ser una Entidad creada para dar beneficio y bienestar a sus socios no est
en la capacidad de cubrir sus costos y gastos con tan solo las ventas, lo anterior si se tiene en cuenta los
descuentos, beneficios y excelente calidad que se presta para la satisfaccin plena del cliente principal (El
Socio).
Por lo anterior el Club Militar al mes de junio de 2014,tuvo que apalancar la prdida operacional con el 57%
del total de las cuotas de sostenimiento,con este resultado estuvo por debajo de la meta en siete puntos, lo
anterior debido al incremento en los costos de ventas, de acuerdo al anlisis anterior.

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

Pagina 08

Acontinuacin se muestra la grfica de lo comentado:

PUNTO DE EQUILIBRIO
Uno de los indicadores mas importantes para una empresa es el punto de equilibrio, este revela cuanto es
lo mnimo que una entidad debe vender para lograr cubrir todos sus costos fijos y variables, obteniendo
una utilidad de cero.
En el Club Militar, se ha dispuesto que el punto de equilibrio estar orientado a cumplir con el indicador de
apalancamiento de la operacin (punto anterior), esto quiere decir que debe garantizarse el cubrimiento de
la prdida operacional con mximo del 50% de las cuotas de sostenimiento, en otras palabras el punto de
equilibrio me seala lo mnimo a vender para cumplir con el 50% de la prdida operacional mediante el
indicador ebitda.
SEDE PRINCIPAL
Punto de equilibrio total $3.115 millones al mes, sea $103 millones diarios, los cuales deben dividirse
entre dos, que da como resultado que la Sede Bogot debe vender $51,5 millones diarios.
CENTRO VACACIONAL LAS MERCEDES
Punto de equilibrio total $784 millones al mes, sea $26 millones diarios, los cuales deben dividirse entre
dos, que da como resultado que la Sede de Melgar debe vender $ 13 millones diarios.
CENTRO VACACIONAL PAIPA
Punto de equilibrio total $440 millones al mes, sea $14 millones diarios, los cuales deben dividirse entre
dos, que da como resultado que la Sede de Paipa debe vender $7 millones diarios.

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II.

Pagina 09

TALENTO HUMANO

Durante el primer semestre de la vigencia 2014 el Grupo de Gestin de Talento Humano del Club ha
desarrollado las siguientes actividades, las cuales se exponen en el siguiente informe, as:
EJECUCION CONTRATO DE 2014 (OUTSOURCING DE SERVICIOS)
Desde el mes de enero a junio del presente ao el Club Militar utiliz un total de 30.994 servicios por un
valor de $1.978.400.736, dichos servicios se ejecutaron en la Sede Principal, Centro Vacacional de las
Mercedes y el Centro Vacacional de Paipa, con el fin de cumplir con los procesos de las diferentes reas
de alimentos y bebidas (restaurantes, comedores, bares), alojamiento, recreacin y deportes,recaudo, y
soporte logstico, los servicios mencionados han sido necesarios para dar cumplimiento a la misin de la
Entidad, teniendo en cuenta que con el personal de planta no es suficiente para atender con calidad los
servicios que presta el Club.
PLANTA DE PERSONAL
El Club Militar en el primer semestre de 2014,desarroll su gestin con un talento humano de 261
funcionarios en promedio, de una planta disponible de 280 cargos, el mayor nmero de funcionarios se
ubican en la Sede Principal con un nmero de 184 personas, seguida del Centro Vacacional Las Mercedes
con 47 y el Centro Vacacional de Paipa con 30 funcionarios, as mismo se han ejecutado ms de
$2.850.000.000 correspondiente al rubro de gastos de personal, para cumplir con los pagos de salarios y
dems prestaciones sociales a los servidores pblicos. Incluyendo la nmina de pensionados que tiene el
club.
FORMACIN CAPACITACIN Y BIENESTAR A FUNCIONARIOS
De conformidad al plan de formacin y capacitacin y bienestar establecido para el ao de 2014, el Grupo
de Gestin de Talento Humano ha avanzado en la realizacin de programas en temas de: servicio al
cliente, contratacin estatal, manipulacin de alimentos, mesa y bar, administracin del riesgo, gestin
documental, etiqueta y protocolo, importancia del autocuidado en los puestos de trabajo, manejo de EPP
(elementos de proteccin personal), importancia del trabajo en alturas, utilizando 166 horas en capacitacin
y con la participacin de 230 personas,logrando las metas establecidas en las perspectivas para el ao
2014, respecto al mejoramiento de la calidad de vida laboral de los funcionarios. Es importante el
seguimiento a estas capacitaciones por parte de Talento Humano para que realmente se vean reflejadas
en el mejoramiento del servicio y no simplemente como un cumplido.
De igual manera se adelant el programa de bienestar social y realiz actividades con el fin de mejorar el
clima laboral y brindar bienestar a los funcionarios del Club, a travs de eventos como distincin del mejor
empleado, coordinador y grupo del mes, incentivos por nacimiento de hijos, celebracin de cumpleaos,
celebracin del da de la mujer, celebracin del da de la secretaria y celebracin del da de la madre.

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

Pagina 10

Las polticas de la Direccin General acorde al bienestar de los funcionarios han mantenido un apoyo
constante al restaurante de empleados proporcionando una balanceada alimentacin y a un precio mnimo.
El Club ha asumido gasto por alimentacin en el primer semestre por valor de $256.6 millones de pesos.
Talento Humano en el primer semestre muestras pobres resultados en seguridad industrial y se debe
mejorar salud ocupacional; as mismo debe incorporarse la sicloga que la Direccin ha ordenado para
trabajar en el clima organizacional, pruebas de seleccin de personal y charlas motivacionales.
ACTIVIDADES ADICIONALES RELEVANTES

Como apoyo a la gestin se celebraron 17 contratos por prestacin de servicios por un valor de
$248.8 millones de pesos.
Se remiti el manual de funciones y competencias al Ministerio de Defensa Nacional, para la
correspondiente revisin y aprobacin, lo que permite tener un manual actualizado y acorde a las
normas vigentes, en cumplimiento a los perfiles y requisitos exigidos para los cargos de la planta
de personal del Club.

OBSERVACIN: Es la administracin de personal, uno de los dos puntos (personal y materia prima)
que afectan positivamente o negativamente los costos de cualquier administracin, mxime en
empresas como la nuestra de venta de servicios, donde cada da de acuerdo a los compromisos,
histricos y la operacin es fundamental planear y controlar da a da los costos de personal.

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III.

Pagina 11

PLANEACIN

a) INFORME DE PLAN DE ACCIN

El Club Militar, tiene como su hoja de ruta el PLAN ESTRATGICO, el cual contempla cinco perspectivas
que abarcan los objetivos sobre los cuales debemos trabajar, y su proyeccin va al ao 2018, as:
Anlisis del Plan de Accin 2014, I semestre, teniendo en cuenta la ejecucin presentada por cada una de las
perspectivas.

El Plan de Accin cuenta con 228 tareas para el ao, de las cuales se han finalizado 85 tareas, mostrando un
avance real en su cumplimiento del 77.57%, para el primer semestre y un 38.25% para el 2014.
La mayor falencia se encuentra en la perspectiva procesos internos e infraestructura, esto se debe a la cantidad
de obras que nos hemos propuesto desarrollar y no se han cumplido, ms una serie de tareas de otros
responsables en su segundo objetivo MECI, GEL, SIGI y Ambiental.
I.

PERSPECTIVA:

PROCESOS INTERNOS E INFRAESTRUCTURA.

1.1MANTENER, ADECUAR Y AMPLIAR LA INFRAESTRUCTURA ACTUAL PARA OPTIMIZAR EL NIVEL

DE OFERTA A NUESTROS SOCIOS. esta primera parte solo se ha obtenido un avance real del 7.69% del
50% que hemos proyectado para el primer semestre todo por el atraso en la contratacin y lgicamente en la
ejecucin de las obras.
El cuadro siguiente muestra las obras que nos propusimos realizar en el ao 2014, relacionando los Gerentes
de Proyecto, donde el color verde son los ya ejecutados, el amarillo que se encuentra en proceso y en rojo
donde hay negligencia de los gerentes y no se ha visto la gestin por parte de ellos.

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

No. OBRAS

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2014

Responsables

SEDE PRINCIPAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

1
2

Terminacin manteamiento correctivo

zonas
$
625.148.212
hmedas
Mobiliario restaurante de socios
$
78.150.000
Adquisicin caldera
$
147.600.000
Adquisicin tapete pasillo del hotel sede principal
$
171.000.000
(1480) metros
Adquisicin ascensor de huspedes y Adquisicin
$
84.000.000
ascensor de servicio pesado
Recuperacin ducto de lavandera Shut
$
10.000.000
Sistema de alarmas y sealizacin para el rea de
$
34.500.000
deportes y alojamiento.
Mantenimiento correctivo saln cazadores
$
20.000.000
Compra e instalacin de luces led
$
104.000.000
Compra de carros para transporte de productos del
$
40.000.000
Almacn de Alimentos y Bebidas a las cocinas
Compra vehculos
$
114.500.000
Remodelacin cocina principal
$
200.000.000
Campo de futbol 5
$
200.000.000
Cambio pistas de bolos
$
400.000.000
Circuito cerrado de televisin las tres sedes
$
300.000.000
SUBTOTAL PRINCIPAL
2.528.898.212
SEDE LAS MERCEDES
Construccin de un acu aparque (P. Inv)
$
1.500.000.000
Remodelacin de (15) cabaas barrio Santa F
$
935.000.000

Mobiliario autoservicio

4
5
6

1
3
4
5

Traslado subestacin (primera fase)

$
100.000.000
Remodelacin lavandera y equipos
$
300.000.000
Cerramiento piscina barrio Santa Fe
$
50.000.000
Muro de contencin y recuperacin del lago sobre el
$
200.000.000
rio Sumapaz
SUBTOTAL LAS MERCEDES
3.185.000.000
SEDE PAIPA
Encerramiento de la piscina
$
150.000.000
Reconstruccin muro perimetral sur oriental (130)
$
175.000.000
Remodelacin (4) cabaas
$
80.000.000
Depsito de elementos nuticos
$
22.250.240

Bar centro de convenciones

SUBTOTAL PAIPA
TOTAL CLUB MILITAR

100.000.000

60.000.000

487.250.240
$ 6.201.148.452

Coronel (RA) JUAN VICENTE

BLANCO LIZARAZO
JUAN CARLOS SALCEDO
ADRIANA NEIRA
MAYID ORTIZ
MAGDA YUSEF ROJAS
MAYID ORTIZ
CARLOS MARIO ROBLES
TE. MAURICIO BARBOSA
ANA MILENA RIVERA
NILGEN GALLEGO TE. MAURICIO BARBOSA
JUAN CARLOS SALCEDO
PATRICIA MARTINEZ
JUAN CARLOS SALCEDO
TE. MAURICIO BARBOSA
Responsables
CORONEL TRUJILLO
CORONEL TRUJILLO
ST. EDISON ANDRES ALEMAN
MONTENEGRO
CORONEL TRUJILLO
CORONEL TRUJILLO
SR. HECTOR HORACIO VERA
CORONEL TRUJILLO
Responsables
CLIMACO ALFONSO ARCHILA
SV. GALVIS URBINA HECTOR
MAYOR (RA) HERNAN CARRERA
LUZ DARY ROSAS GAMBINDO
MARTHA LILIANA NIQUEPA ANDRES MAURICIO FAJARDO
Responsables

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

Pagina 14

Anlisis: Los gerentes de proyectos no le han dado la importancia a los contratos de obra que se encuentran
como actividad en el Plan de Accin, as mismo, la falta de compromiso por parte de los Coordinadores en la
contratacin estatal (Ley 80), que hace que estos contratos se demoren ms de lo debido por la cuanta y el
seguimiento que tienen.
1.2. GARANTIZAR EL MEJORAMIENTO CONTNUO Y LA ARMONIZACIN DEL SISTEMA MECI,
SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD Y GOBIERNO EN LNEA. Este objetivo estratgico se encuentra en
estado de alerta, ya que muchas de las tareas planeadas para el segundo trimestre se encuentran en
desarrollo, as mismo me permito desagregar el objetivo por cada una de las estrategias y su responsable as;
1.2.1. Mantener las certificaciones ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2004 demostrando mejora contnua.
Esta estrategia cuenta con 10 tareas al ao, con un avance real del 30%, para el semestre tena proyectado
ejecutar 5 tareas de las cuales ha ejecutado 3, tienen una (1) tarea en desarrollo, Acompaamiento y
actualizacin de matriz de riesgos de la entidad para el II Trimestre y una (1) tarea sin iniciar, cual es
Acompaamiento y actualizacin de Indicadores de Gestin por procesos para II Trimestre. La responsable
de esta estrategia es la seora Ericka Janeth Prez, quien a su llegada a la oficina ha realizado seguimiento a
los cuatro procesos misionales, lider la auditoria de calidad y ha cumplido otras funciones que se le han
asignado.

Anlisis; las dos tareas que estn pendientes por finalizar, son un trabajo en equipo, en coordinacin con la
Oficina de Control Interno, Oficina Asesora de Planeacin y los dueos de procesos; ya se est trabajando en
el mapa de riesgos de la entidad, as mismo el da 22 de julio se inicia una capacitacin en indicadores de
gestin por el SENA, con esto dara por terminadas las acciones pendientes.
1.2.2.
Revisin, rediseo y mejora de los 4 procesos misionales (alimentos y bebidas, recreacin
y deportes, eventos y alojamiento). Esta estrategia cuenta con cinco (5) tareas para el ao de las cuales ha
finalizado tres (3) para un avance del 60%. Para el segundo trimestre se proyect realizar dos (2) tareas las
cuales completara lo que se tienen proyectado.
Anlisis; el cumplimiento de las actividades planeadas para este corte, las acciones permiten una mejora en
los procesos misionales, adicional se actualizaron las caracterizaciones de procesos, se cambi el mapa de
proceso y se realiz el comit SIGI. Se requiere darle continuidad a las tareas pendientes.
Recomendacin; continuar con los dems procesos (de apoyo) y mejorar las caracterizaciones de los
mismos e implementar mecanismos de control a los cambios realizados.
1.2.3 Ejecutar Plan de Poltica Ambiental. Esta estrategia cuenta con siete (7) tareas para el ao de las
cuales para el primer semestre deban ejecutarse cuatro (4) se encuentran tres (3) en desarrollo, pendiente
una (1) programa de gestin integra de residuos orgnicos aprovechables y peligrosos.

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

Pagina 12

Anlisis: la responsable de esta estrategia realiz y apoy los acompaamientos a los dueos de procesos
misionales, ayud con las tareas asignadas a la oficina de calidad, pero no se avanz en el cumplimiento de
las tareas contempladas en el Plan de Accin.
Recomendacin; Apoyar con personal idneo para el segundo semestre a la Oficina de Calidad y Ambiental,
para mejorar la ejecucin de las estrategias que afectan la perspectiva. Se vienen trabajando cosas
importantes en la Oficina Ambiental, el contrato de las luces Led ya est en ejecucin, los anlisis isocinticos,
las bajas en los servicios pblicos, el estudio para contratar a una ingeniera que determine los cambios que se
deben tener en cuenta para la remodelacin de la cocina, estudio previo para la compra de caldera, pero hay
que ponerle la atencin necesaria a las tareas propuestas en el Plan de Accin.
1.2.4 Revisar Culminar en un 100% las fases establecidas en el programa de Gobierno en Lnea. Esta
estrategia ha cumplido con las tareas asignadas durante el semestre, su efectividad se evidencia en un 100%,
ha realizado la automatizacin de la Pagina WEB, ha cumplido con lo impuesto por el Viceministerio de las
TICs, su trabajo se ve reflejado en el portal de la entidad.
1.2.5 Alcanzar el 95% de satisfaccin del cliente. Aunque las tareas planeadas para mejorar la satisfaccin
del cliente han logrado el 95%, a la fecha el nivel de satisfaccin es del 73%, (inferior al proyectado).
Anlisis; las tareas asignadas no estn dando los resultados esperados, la satisfaccin del cliente no se debe
medir solo por encuestas; el servicio y la atencin al cliente dependen del personal que presta el mismo. Debe
verse reflejado tambin en la ocupacin de los hoteles y en el incremento de las ventas.
Recomendacin: Solicitar a las temporales el cumplimiento de estudio como mnimo de mesa y bar, atencin
al cliente, as mismo dar respuesta oportuna a las PQRDs, enterar a los socios de las actividades y obras que
el club desarrolla y capacitar al personal con cursos de motivacin buscado mejorar los servicios. Al atacar
estos aspectos las posibilidades de xito aumentarn.
1.2.6 Revisar Mantener como poltica la cultura de cero hallazgo. La estrategia est liderada por la Oficina
de Control Interno, de las seis tareas que tiene para el semestre ha completado tres (3), las otras tres se
encuentran en desarrollo, las evidencias de cada una de las tareas son informes a la Direccin, como arqueos
a las cajas, informes del estado de las cocinas, informe estado de las sedes entre otras.
Anlisis; las acciones que se encuentran en desarrollo estn para el cargue de evidencias, informes de
los seguimientos realizados en el segundo trimestre, se estn haciendo las cosas, la mejora continua se
est presentado.
Recomendacin; Generar cultura a travs de folletos, mensajes y anuncios, generar menos desgaste
administrativo en generacin de hallazgo y ms en acciones que permitan la articulacin de procesos y
procedimientos como ente regulador, realizar y promover sistemas de autoevaluacin todos los das
contando con un cronograma.

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

II.

PERSPECTIVA :

Pagina 15

DESARROLLO TICS

La perspectiva de las TICs, una de las ms atrasadas en el primer semestre y despus de la reunin que
se hizo con la responsable de la perspectiva se le despejaron las dudas, se le capacit nuevamente y se
le dieron directrices para el cumplimiento de las tareas, a la fecha ha cumplido con lo que se plane, tiene
pendiente para el tercer trimestre hacer la adquisicin de equipos de cmputo y la actualizacin del
software.
Anlisis; la responsabilidad que se adquiri frente a la actualizacin de equipos, compra de tabletas para
el grupo de mercadeo y socios, compra de un servidor, son prioridades de la entidad. La optimizacin de
peticiones por parte de los clientes internos ha bajado, el internet y los equipos estn funcionando
ptimamente, pero siguen las quejas de los socios frente a la tecnologa con la que cuenta la entidad, que
genera demasiadas dudas y novedades a diario.
Recomendacin; las contrataciones que debe hacer para dar cumplimiento a lo planeado para el tercer
trimestre, tienen un valor de ponderacin alto para el cumplimiento del Plan de Accin, recomiendo a
Talento Humano apoyo a esta oficina, para que puedan cumplir con sus responsabilidades, no es un
secreto que el decreto 1510 del 2013, pide estudios de mercado rigurosos, pero si cabe la posibilidad de
hacer contrataciones directas que sern de gran ayuda para este grupo.
Seguir con el cumplimiento de las tareas como lo han venido realizando, gestionar la contratacin del
ingeniero soporte para los proyectos que estn como una tarea.
III.

PERSPECTIVA:

TALENTO HUMANO

La perspectiva con mayor cumplimiento durante el ao de las veinte (20) tareas que tiene programadas
en el primer semestre han cumplido diecinueve (19), la que se encuentra pendiente es el apoyo
educativo, cargaron la resolucin, pero se encuentra sin firmas, ejecucin presupuestal, listado de
personas a las que se les va dar el apoyo. En cumplimiento, excelente, ha realizado capacitaciones
durante el semestre, se ha elegido el empleado del mes y los bonos que d la Direccin como bienestar y
motivacin a los grupos muestra un compromiso frente a la entidad.
Anlisis; las tareas del Grupo de Talento Humano, se monitorean una a una en sus cumplimiento, la
ejecucin del presupuesto, no se estn permitiendo incumplimientos en los plazos o tareas sin ejecutar el
presupuesto asignado, evitando repetir observaciones dejadas por el Ministerio de Defensa Nacional y los
entes de control.
Recomendacin; la tarea que est en desarrollo se debe cumplir, ya que se envi el Plan de Bienestar
a los entes de control, el presupuesto asignado para el cumplimiento de esta tarea es significativo, el
apoyo a los empleados generan mayor compromiso, generan un nivel de lealtad aun mayor, mejoran los
procedimientos de la entidad con personal ms competente, se aumenta el capital humano con
conocimientos especficos.

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

Pagina 16

En desarrollo:
1.

Apoyo estudiantil.

Estn pendiente por aprobacin por parte del Coordinador del Grupo de Gestin del Talento Humano.
IV.

PERSPECTIVA:

SOCIO CLIENTE MERCADO

La perspectiva de mercadeo era una de las ms atrasadas en la elaboracin de sus tareas, en el

segundo trimestre realizaron las publicaciones en peridicos, terminaron la revista, el informe de gestin,
cuentan con una contrato de mensajes masivos, el portal WEB y la pgina de FACEBOOK se encuentran
actualizadas, aunque han cumplido con las tareas planeadas para mejorar los servicios de la entidad, la
efectividad en cada una de ellas no se ve reflejada en los ingresos, la ocupacin tan baja en los centros
vacacionales, los pocos eventos, el inconformismo de los usuarios, aunque los eventos que se realizan
son excelente y tienen gran acogida por nuestros socios.
Anlisis; la Oficina de Mercadeo, viene realizando un buen trabajo pero lo efectos en asistencia,
eventos, consumos no se ven, se requiere buscar mecanismos que permitan conocer que est
sucediendo con nuestros clientes.
Recomendacin; proyectar remplazos de las profesionales con perfiles adecuados, elaborar encuestas
para conocer el las causas de la insatisfaccin y falta de eventos, elaborar un Plan de Mercadeo que nos
permita mejorar los niveles de ocupacin, las visitas a los clientes potenciales se debera hacer mnimos
una vez al mes.
V.

PERSPECTIVA :

FINANCIERA

La perspectiva financiera ha cumplido con algunas tareas asignadas durante el semestre, la elaboracin
de registros contables, la ejecucin del presupuesto, permanente liquidez y flujo de caja, los pagos
oportunos a los proveedores, el manejo de los inventaros por puntos de venta da a da, la actualizacin
de cartas, el control en los costos y gastos de operacin; as como el apalancamiento de las cuotas de
sostenimientos.
Recomendacin; El manejo de la cartera, se ve afectada por el software misional con el que cuenta la
entidad lo que genera inestabilidad de la informacin, las causaciones que genera el software misional
salen cruzadas as como los pagos o recaudos aplicados en los estados de cuentas, con la entrada en
vigencia de la LEY 1527 DE 2012, el Club Militar, se ha visto afectada la gestin de cobro de la cartera
por agentes externos, que no permiten mostrar los esfuerzos debido a que en ocasiones no se estn
aplicando descuento a los asociados, recomiendo hacer una reunin con el Coordinador Financiero y el
responsable de la Cartera para que le expongan a usted y su Staff Asesor, la situacin en la que se
encuentra la cartera y sus motivos, as mismo generar mayor control de activos e inventarios

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del

d Primer Semestre del 2014

Pagina 17

Buscar el apoyo con las cajas de sueldos para que nos prioricen los descuentos por nomina.
CONCLUSIONES

El Plan de Accin 2014, va con un avance muy bajo, debido a las obras y las 16 tareas que se encuentran
en desarrollo, hay que realizar un plan de choque liderado y coordinado por la Subdireccin y el Grupo de
Gestin rea Administrativa para la contratacin
contratacin y puesta en marcha de las obras pendientes.
pendientes

Los Centros Vacacionales

acacionales tienen que empezar a reportar sus avances en el aplicativo Suite Visin
Empresarial, para ello se requiere la compra de cmo mnimo 25 licencias pensando en la maduracin del
despliegue de laa estrategia hasta la operacin y una capacitacin por lo menos de tres personas por sede
sobre planes y programas.

A continuacin vemos el reporte de las tareas por cada perspectiva y sus estados.
REPORTE DE TAREAS
Plan:

Contiene

Fecha de consulta:

2014
25/Jul./2014 08:25

Cumplimiento del Ao
Nombre

Cumplimiento del I Semestre

Tareas en Ejecucin

Total de
tareas

Tareas
finalizadas

Avance real

Tareas
planificadas

Tareas
cumplidas

Efectividad

Tareas en
desarrollo

Tareas
canceladas

Plan de accin
2014

228

85

38%

112

85

77,57%

16

1. Procesos
Internos e
infraestructura.

100

29

29%

52

29

56,8%

10

2. Desarrollo
TICS.

11

45%

100%

3. Talento
Humano.

45

18

40%

20

18

90%

4. Socio ClienteMercado.

36

17

47%

17

17

100%

5. Financiera.

36

16

51%

18

16

100%

Como lo he dicho: es cierto que como C

Club
lub vamos bien, unas cifras financieras muy positivas, con un
buen flujo de caja, excedentes operacionales, garanta del pasivo pensional, obras de mantenimiento
que los socios van viendo da a da, mejoramiento del good will del C
Club, mejoramiento de los
servicios, etc. pero
ero lo anterior no es suficiente, el objetivo de la Direccin General es hacer del ao
2014 una verdadera empresa del Club,
lub, y es aqu donde no hemos cumplido: Mejoramiento de
nuestros procesos y procedimientos,
procedimientos, mejoramiento de la sistematizacin, las reservas en lnea,

Continuacin Evaluacin y Anlisis de Resultados del Primer Semestre del 2014

Pagina 18

trazabilidades en cada uno de los registros, mejoramiento en el mercadeo y por ende en la ocupacin
y en ventas. Ese es el reto del segundo semestre.