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Bsico - Intermedio
CompuEducacin, S. A. de C.V.
EXCEL 2013
Bsico - Intermedio
CONTENIDO
SECCIN 1. INTRODUCCIN A EXCEL 2013........ 1
Seleccionar ...................................................... 9
Guardar un libro ..........................................11
Cerrar un libro y Salir de Excel ...............14
Abrir un archivo ...........................................15
Libros y hojas................................................17
Manejo de las hojas ......................................17
Vnculos .......................................................... 52
SECCIN 4. USO DE LAS FUNCIONES ................ 55
Introduccin ................................................. 55
Importancia de las funciones ................. 55
Cmo utilizar funciones? ....................... 56
Categoras de funciones .......................... 59
Funciones bsicas ....................................... 60
Introduccin ................................................. 71
Buscar y Reemplazar..................................32
Fuente ................................................................ 72
Alineacin ........................................................ 73
Temas y Estilos............................................. 79
Introduccin ................................................. 91
II
En esta seccin:
El participante iniciar Excel 2013.
Identificar las partes que componen la pantalla principal.
Realizar movimientos a travs de la hoja de clculo.
Seleccionar celdas y rangos.
Capturar informacin.
Guardar el archivo.
Cerrar el archivo y saldr de Excel 2013.
Frmulas y funciones
Bases de datos
Formato a tablas
Grficos
Imgenes
Objetos
Colaboracin con el Web
Importacin de informacin del Web en tiempo real.
Inicio
Insertar
Contiene los comandos de los distintos que se deseara insertar dentro de la hoja de
clculo, tales como: Imgenes prediseadas, autoformas, cajas de texto, hipervnculos,
smbolos y cualquier objeto, hasta grficas, tablas dinmicas y tablas, el nuevo nombre
de las listas en la versin anterior. El encabezado y Pie de pgina tambin se puede
realizar desde esta banda de opciones.
Diseo de
pgina
Frmulas
Comandos para trabajar con grandes volmenes de datos: Ordenar, Filtros, Validacin
de datos, Consolidacin, Subtotales, Agrupar y Desagrupar, adems de conexin a datos
externos.
Revisar
Vista
Comandos para mostrar la hoja de clculo de distintas formas, opciones para mostrar u
ocultar elementos de la pantalla tales como: regla, barra de frmulas, etc. Comandos
para insertar ventanas, organizar ventanas, dividir una ventana, inmovilizar paneles,
ocultar una ventana. Realizar la comparacin en paralelo con otro documento y guardar
un rea de trabajo.
Ayuda
Para obtener ayuda sobre Excel 2013, basta con dar un clic en el icono
la parte superior derecha de la Banda de opciones.
, ubicado en
Barra de frmulas
Es un lugar donde se puede agregar, quitar o modificar el contenido de la celda. Adems, permite
agregar funciones directamente al editar la celda.
Barra de estado
La barra de estado en la versin 2013 de Excel, presenta el modo en que se encuentra Excel en ese
momento, por lo general indica Listo. En caso de tener seleccionado un conjunto de celdas con nmero,
nos brindar un resumen en varias funciones como son, la suma, promedio y cuenta. Indica si se
encuentra activo el bloqueo de maysculas, de desplazamiento, el teclado numrico. Comenzar a
realizar la grabacin de una macro. En la parte derecha de la barra, podr localizar los botones de
Vistas y el Zoom.
Dentro de la ventana de Excel 2013 est la ventana del Libro1 que se gener automticamente y
tambin cuenta con sus botones y men de control correspondientes.
Vistas
La versin de Excel 2013 incluye tres vistas, distintas con la finalidad de apoyarnos en el trabajo que se
est desarrollando. Para cambiar la vista podemos realizar cualquiera de estas acciones:
Seleccionar la ficha de Vista, en el grupo Vistas del libro.
Ficha Archivo
La Vista Backstage es una incorporacin en los programas de Microsoft Office 2013, es una
caracterstica complementaria de la cinta de opciones. Para tener acceso a ella, es necesario hacer clic
en la ficha Archivo. En la Vista Backstage se puede abrir, guardar, imprimir, compartir y administrar los
archivos, as como configurar las opciones del programa.
La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando,
inspeccionando metadatos o informacin personal ocultos y configurando opciones. En sntesis, se
trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en l.
Para moverse
Una celda en la direccin indicada
Se mueve arriba o abajo al extremo de la regin de datos actual
Se mueve hacia la izquierda o derecha de la regin de datos actual
A travs de celdas desbloqueadas en una hoja protegida
<Inicio>
<Ctrl+Inicio>
Al principio de la hoja
<Ctrl+Fin>
<Av. Pg.>
<Re Pg>
<Alt+Av Pg>
<Alt+Re Pg>
<Ctrl+Av Pg>
<Ctrl+Re Pg>
Teclado
Para moverse
<Fin> <Inicio>
<Fin> <Intro>
Con la tecla <Bloq Despl>, se activa o desactiva el modo despliegue que se ve en la barra de estado
indicado como
En este modo se mueve la pantalla, no el cursor, de la siguiente forma:
Teclado
<> o <>
<> o <>
<Inicio>
<Fin>
Para moverse
Arriba o abajo una fila
Izquierda o derecha una columna
A la esquina superior izquierda de la ventana
A la esquina inferior derecha en la ventana
Para cambiar la celda activa utilizando el ratn, basta con dar un clic sobre ella.
Original:
Usando <Supr>
Usando <Retroceso>
Seleccionar
Para poder hacer modificaciones, referencias y dems operaciones se necesitan seleccionar las celdas,
las columnas y las filas. Existen dos mtodos, con teclado o con ratn.
Teclado
Para
<Ctrl + Espacio>
<Mays + Espacio>
<Mays + Retroceso>
<Mays + Av Pg>
<Mays + Re Pg>
<Ctrl+Mays+*
<Ctrl+Mays + Espacio>
Teclado
Para
<Fin>, <Mays+> o <> o Extender la seleccin hacia el final del bloque de datos en la direccin
de la flecha
<> o <>
<Fin>, <Mays+Inicio>
Teclado
Para
<Mays+Inicio>
<Mays+Fin>
Adems del mtodo de seleccin con el teclado, se tiene el mtodo de seleccin con el Mouse.
El apuntador de cruz
, nos indica que podemos
hacer una seleccin. Para seleccionar con el ratn,
basta con dar un clic sostenido sobre el rea
deseada hasta que est sombreada.
En el cuadro de nombres, aparecen cuantas
columnas y/o renglones se estn seleccionando.
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Seleccionar y capturar
Cuando se est capturando informacin en cierta forma u orientacin, se tiene que estar cambiando
en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e imprctico. Pero si se selecciona el rea donde
se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor slo se mover a travs de esa seleccin.
Slo con estas teclas el cursor se
mover a travs de la seleccin, con
cualquier otra se pierde la seleccin. Al
llegar a cada celda se puede capturar la
informacin correspondiente o se
puede editar con la tecla <F2>.
Para moverse
Teclado
<Tab>
<Mays+Tab>
<Intro>
<Mays+Intro>
Guardar un libro
Una vez que hemos capturado el contenido del libro debemos guardarlo. Para hacerlo utilizamos:
Damos un clic en la ficha Archivo, seleccionamos el comando
Guardar o Guardar Como si es la primera vez que guardamos el
archivo.
Presionamos simultneamente <Ctrl+G>.
de la Barra de herramientas de
Se abrir la vista Backstage, mostrando distintas opciones dnde guardar el archivo. Si lo que deseamos
es guardar el archivo en nuestro equipo, seleccionamos la opcin Equipo. Mostrar las carpetas que se
han utilizado de manera reciente o podemos hacer clic en el botn Examinar.
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12
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Abrir un archivo
Para abrir un libro podemos utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
Damos un clic en la ficha Archivo, seleccionamos el comando Abrir.
Podemos usar <Ctrl + A>
Se muestra la vista Backstage, la primera opcin es Libros recientes. En esta opcin se muestra la lista
de los archivos abiertos de manera reciente. Desde esta lista podemos seleccionar alguno de los
archivos haciendo clic en el nombre y el archivo se abrir.
Existen otras opciones donde podemos localizar el archivo que deseamos abrir, como SkyDrive o
SharePoint, pero estas opciones no sern abordadas en este manual.
Otra opcin ms es la opcin Esquipo, en Equipo, se enlistarn las carpetas que se han visitado de
manera reciente, podemos seleccionar alguna de ellas haciendo clic sobre el nombre que nos interese.
En este mismo espacio se encuentra el botn Examinar, que abrir la caja de dialogo Abrir.
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Tambin podemos abrir un archivo que haya sido creado en otra aplicacin de las que aparecen en la
lista de Tipo de Archivo.
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Color de etiqueta
Tambin es posible cambiar el color de la etiqueta
empleando la opcin Color de Etiqueta del men
contextual. Al dar clic sobre el color de nuestra
preferencia se remarcar la etiqueta de la hoja con el
color seleccionado.
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Para insertar ms de una hoja, en las etiquetas de hojas presione la tecla <Ctrl> y
d clic sobre las hojas indicando el nmero de hojas que desea insertar. Las hojas
quedan sealadas y entonces se puede utilizar cualquiera de los mtodos
descritos anteriormente.
Tambin podemos seleccionar el
comando Insertar del men
contextual.
Mostrar la caja de dialogo
siguiente:
Dentro de la caja se despliegan los
elementos
que
podemos
seleccionar para que sean
insertados.
El
separador
Soluciones de hoja de clculo, nos
muestra libros de trabajo con
soluciones predefinidas, estos
libros se incluyen al instalar Excel
2013.
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Tambin desde este men, podemos visualizar el editor de Visual Basic correspondiente para la hoja
seleccionada con la opcin Ver cdigo o seleccionar todas las hojas de clculo contenidas en el libro.
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2) Qu diferencia existe
entre una hoja y un libro?
3) Se pueden seleccionar
columnas que no estn
contiguas? Cmo?
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En esta seccin:
El participante copiar, cortar, pegar y mover celdas.
Rellenar celdas y crear series.
Borrar formatos, contenidos y/o comentarios.
Utilizar los comandos de Repetir, Deshacer y Rehacer acciones.
Buscar y reemplazar textos.
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Cortar
La opcin Cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original. Es la
opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:
Para Cortar primero se selecciona la informacin deseada y
despus se realiza alguna de las siguientes operaciones.
En la Ficha de Inicio, dentro del grupo
Portapapeles, damos un clic sobre este
icono
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Men contextual
Estas mismas acciones se pueden realizar con un men
rpido, que aparece presionando el botn secundario del
ratn sobre la seleccin que se desea cortar, copiar o
pegar y tambin aparece con el mtodo abreviado
<Mays+F10>.
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Etiquetas Inteligentes
Excel 2013 maneja la siguiente herramienta que nos permitir realizar nuestras actividades de una
manera ms sencilla y en menos tiempo. Esta herramienta se conoce como Etiquetas Inteligentes. Para
la tarea de pegado, aparecer un icono similar al de Pegar, el cual se desplegar en el extremo inferior
derecho de la celda destino y desde el cual podremos disponer de varias opciones dependiendo del
objeto que deseamos pegar.
Al hacer uso de la Etiqueta inteligente Pegar aparecer el
icono
, al oprimirlo se desplegarn las opciones
de pegado disponibles y podremos seleccionar alguna de las
siguientes:
La seccin Pegar, contiene opciones para pegarlo todo,
Frmulas y nmeros o conservar el formato de origen, entre
otras
La seccin Pegar valores, contiene opciones para pegar
Valores, Formato de valores y nmeros, Formato de valores
y origen.
La seccin Otras opciones de pegados, contiene opciones
para pegar Formato, Vnculo, Imagen, Imagen vinculada.
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C3
+
C3
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Tambin se puede llenar una serie de datos en forma creciente sin necesidad de escribir cada uno de
los datos. Al igual que en el ejemplo anterior, se debe de seleccionar el primer valor junto con el resto
de las celdas que se van a llenar, el contenido de la primera o primeras celdas en cada fila o columna
sern usadas como los valores iniciales de la serie.
En la seccin Series en se selecciona si se llenan a travs de las Filas o Columnas. En la seccin Tipo, se
selecciona el tipo de progresin que se va a tener: Lineal es la suma de los valores junto con el
Incremento que se marque, Geomtrica multiplica cada valor por el Incremento. Si la casilla de
Tendencia est seleccionada, el Incremento se ignora y se calcula una progresin geomtrica con
tendencia. La opcin Cronolgica calcula una serie de fechas segn la opcin seleccionada en Unidad
de tiempo. Finalmente Autorellenar llena las celdas de la seleccin basndose en los datos incluidos
en la seleccin.
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Datos en la seleccin
Series creadas
1, 2
3, 4, 5, 6,...
1, 3
5, 7, 9, 11,...
Lun
Qtr1
texto1, textoA
1-ene, 1-mar
Adems, se debe seleccionar un Lmite para indicar dnde debe terminar la serie. Si el Lmite se alcanza
y an existen celdas seleccionadas, la serie termina en ese punto. La opcin de Tendencia, produce un
ajuste en series lineales y una curva exponencial en series geomtricas basados en los valores de la
seleccin.
Por ejemplo, si los datos en la seleccin comienzan con los valores 1, 4, 5, y se selecciona un Tendencia
2, tenemos lo siguiente:
Tipo
Series creadas
Lineal
1, 3, 5, 7, 9, 11,...
Lineal y Tendencia
Geomtrica
Geomtrica y Tendencia
Rellenar
Otra forma de hacerlo, es utilizando el
apuntador del ratn, se coloca justo en la
esquina inferior derecha de la celda, el
apuntador del ratn toma el aspecto de cruz
delgada.
Con un clic sostenido se extiende hacia abajo o a
la derecha dependiendo donde se desee hacer el
llenado.
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Desde este men podemos seleccionar el copiado de Celdas, o bien, las opciones de Rellenar, ya sea
con el formato de la celda origen o nicamente el valor sin el formato.
Rellenado rpido
Relleno rpido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto como
detecta lo que desea hacer, Relleno rpido introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el
patrn que reconoce en los datos.
En el ejemplo que se muestra a continuacin, se desea separar el nombre de las direcciones de correo
electrnico que se encuentran en la columna A. Realice los pasos a continuacin descritos:
1. Seleccione la celda B2 y escriba el nombre
de la direccin de correo electrnico que
aparece en la celda A2.
2. Seleccione la celda B3 y escriba el nombre
de la direccin de correo electrnico que
aparece en la celda A3. Para completar el
resto de la lista con relleno rpido, presione
la tecla Enter.
3. Para seguir escribiendo sin usar nombres
sugeridos, presione la tecla Esc.
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Sus datos no tienen que ser nombres. Relleno rpido funciona con los datos que necesite dividir en ms
de una columna, o simplemente puede usarlo para rellenar datos basndose en un ejemplo.
Normalmente, Relleno rpido empieza a funcionar cuando reconoce un patrn en sus datos.
Sin embargo, Relleno rpido puede que no siempre empiece a rellenar sus datos. Funciona mejor
cuando sus datos tienen algn tipo de coherencia. Por ejemplo, todos los nombres tienen iniciales del
segundo nombre o todas las direcciones usan el mismo tipo de cdigo postal.
Borrar
Para eliminar el contenido de las celdas, de la ficha Inicio Grupo
Modificar se selecciona el comando
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En la caja Buscar: escribimos el texto o nmero que deseamos encontrar. Si se debe buscar Por filas o
Por columnas y si lo que buscamos podra estar dentro de Frmulas, Valores o Comentarios se indica
en la lista Buscar dentro de: Si sealamos Coincidir maysculas y minsculas, Excel 2013 encuentra
slo los textos con la combinacin exacta de maysculas y minsculas especificadas.
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Buscar siguiente: Al encontrar una primera incidencia del texto y seleccionar sta opcin, se
realiza otra bsqueda en la que se selecciona el siguiente texto especificado.
Reemplazar
Esta es una opcin extendida de la bsqueda, en la cual se le puede especificar un texto de reemplazo,
es decir, cuando encuentre el texto que lo cambie por el nuevo. Las formas de llegar al reemplazo son:
Las opciones que aparecen son similares a las utilizadas en la bsqueda, pero se incluye el recuadro
Reemplazar con:, en el cual podemos especificar el texto o nmero que deseamos utilizar para el
reemplazo del anterior. Adicionalmente se incluyen dos botones en la parte inferior de la caja, con las
opciones Reemplazar y Reemplazar todos, con el primero podemos ir cambiando una ocurrencia a la
vez, o bien, con el segundo podemos reemplazar todas las ocurrencias de una sola vez.
Otras opciones
El comando Buscar y Seleccionar, tambin nos provee de otras opciones adicionales, a continuacin se
describen brevemente.
Abre la caja de dilogo del mismo nombre que nos permite
trasladarnos a cualquier celda de cualquier hoja de clculo del libro
en el que nos encontramos
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de la barra de herramientas
de la barra de herramientas de
Podemos Deshacer y Rehacer mltiples operaciones, siempre y cuando stas cumplan con los criterios
necesarios para poder deshacerse.
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1)
2)
De qu forma se
puede crear
rpidamente una serie
consecutiva de
nmeros?
3)
4)
Podemos copiar o
mover una celda o
conjunto de celdas,
columnas o filas texto
con la ayuda del ratn?
Explique.
5)
37
En esta seccin:
El participante crear una frmula.
Realizar operaciones aritmticas tomando en cuenta las prioridades de los
operadores.
Crear frmulas con direccionamientos relativos, absolutos y mixtos.
Trabajar con Pegado Especial
Conocer el concepto e importancia de los vnculos de objetos y celdas.
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de las celdas de una
hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las frmulas.
Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden hacer con una calculadora
tpica, en una hoja de clculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los datos al mismo tiempo
y que la operacin se indica una sola vez, posteriormente se efectuar sobre los datos deseados.
Operadores bsicos
Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar
nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
Significado
Ejemplo
+ (signo ms)
Suma
3+3
(signo menos)
Resta
Negacin
31
1
39
Significado
Ejemplo
* (asterisco)
Multiplicacin
3*3
/ (barra oblicua)
Divisin
3/3
% (signo de porcentaje)
Porcentaje
20%
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin
3^2
PRODUCTO
PRECIO
CANTIDAD TOTAL
Tubos 2"
$3.2
$16
Perico
$45.69
$274.14
Llave Steelson
$26.3
$236.7
40
de la barra
En la celda aparece el resultado de la operacin que se indica en la frmula. Sin embargo, sabemos que
es una frmula porque en la barra de frmulas sigue apareciendo la frmula tal y como se escribi.
41
De esta forma, se realiz la operacin deseada rpidamente y, adems, se tienen otras ventajas. La
primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o CANTIDAD, automticamente la
operacin de la frmula se actualiza.
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Porcentaje
Exponenciales
Multiplicaciones y Divisiones
Sumas y restas
Frmula
Resultado
=2+4*5
22
=(2+4)*5
30
=5+6/4+3*2
12.5
=(5+6)/(4+3)*2
3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2
3.14285714
Copiar frmulas
Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda, cambian
las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto en ciertos casos
puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algn dato constante y la referencia
de su celda no debe cambiar.
Una solucin a esto podra ser que se hiciera
una frmula por cada celda, pero no es una
solucin eficiente, porque mientras ms
datos se tengan ms tediosa ser esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea
calcular el cambio de moneda de pesos a
dlares:
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Las celdas C7, C8, C9 muestran una serie de caracteres especiales con un indicador
de error.
Como se copi hacia abajo, los valores de las filas cambiaron. En la barra de frmulas se puede observar
que el contenido de la celda C9 es la frmula que divide a B9 entre B5, no es el resultado esperado, la
operacin adecuada debera ser B9 entre B2.
Sin embargo, podemos ver que la operacin realizada en la celda C6 est correcta, la frmula en esta
celda es B6 entre B2. Todos los valores en este caso, deben de dividirse entre B2 que es el tipo de
cambio del dlar en el ejemplo, por lo tanto, la celda que no debe cambiar es la B2.
Tipos de referencia
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel dnde
debe buscar los valores o los datos que desea usar en una frmula. Las referencias permiten usar datos
de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien usar el valor de una celda en varias
frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros
libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos o referencias externas.
Relativas
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Una referencia relativa en una frmula, como A1, se basa en la posicin relativa de
la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la
posicin de la celda que contiene la frmula, cambia la referencia. Si se copia o se
rellena la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. De
forma predeterminada, las nuevas frmulas usan referencias relativas. Por ejemplo,
si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta
automticamente de =A1 a =A2.
Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace
referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda
que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la
frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma
predeterminada, las nuevas frmulas usan referencias relativas, de modo que puede
resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una
referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas
celdas: =$A$1.
Mixtas
Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila
absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la
forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si
cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia
relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula
en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia
absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la
celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Celda
Copiando /
Copiando /
B2
A2 / C2
B1 / B3
$B$2
$B$2 / $B$2
$B$2 / $B$2
B$2
A$2 / C$2
B$2 / B$2
$B2
$B2 / $B2
$B1 / $B3
45
46
Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $B$6),
referencias relativas cuando va a cambiar la columna como o la fila (como B6) y referencias mixtas
cuando se combinan relativas con absolutas como (como $B6, donde slo cambia la fila o B$6, donde
slo cambia la columna).
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo
de frmulas. Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar
operaciones con los datos.
Rastreo de Error
Cuando aparece un error en una formula, Excel
2013 nos brinda la facilidad de utilizar la opcin
para conocer cul fue la causa y as poder hacer
las correcciones necesarias. Cuando se presenta
un error aparece una marca de color verde en el
extremo izquierdo de la celda en la que se
encuentra el error.
47
Mostrar pasos de
clculo
Omitir error
Modificar en la Barra
de formulas
Opciones de
comprobacin de
error
48
Las pantallas de evaluacin nos permiten ir siguiendo las referencias establecidas para realizar los
clculos en la frmula que establecimos, a fin de poder encontrar el error cometido o la razn por la
cual no se pudo completar nuestro calculo.
Otra manera de evaluar una frmula, aun cuando no ha marcado ningn tipo de error, es utilizando el
comando
Las opciones para la comprobacin de errores las podemos establecer en la caja de dilogo siguiente:
Esta caja se pude obtener de igual manera por medio de la ficha Archivo, empleando el comando
Opciones. Seleccione Frmulas en el Panel Izquierdo y configure las distintas opciones para la
Comprobacin de errores.
49
El comando
, presenta varias opciones.
Al hacer clic en l, mostrar las siguientes
opciones.
Estas opciones se explicaron en la seccin
anterior en el tema Vista previa dinmica.
Con estas opciones Excel 2013 permite Pegar no slo el contenido de las celdas, sino las Frmulas,
Valores, Formatos, Comentarios, Todo, excepto las reglas de Validacin, tambin se puede pegar slo
el Ancho de las columnas y Formatos de nmeros y frmulas o valores.
Adems, si las celdas origen y las destino contienen nmeros se puede realizar una Operacin y
automticamente se tienen los nuevos valores. La casilla de Saltar blancos no pega las celdas en blanco
del rea copiada, al rea pegada. Si se copia una celda vaca hacia una que est en uso no la encima.
Transponer cambia la orientacin de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan
en la columna izquierda y los de la columna izquierda aparecen en la fila superior. El botn Pegar
vnculos crea una liga con el contenido de la celda donde fue copiada, de manera que si cambia la
informacin en la celda de origen cambia tambin en la celda destino.
50
Para realizar un vnculo es necesario que la aplicacin donde se cre permita que existan stos.
Adems, se debe guardar el archivo que contiene la informacin que se est vinculando, esto permitir
que al modificar el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el archivo destino.
Para poder establecer la liga, se debe seleccionar Pegar vnculo de la caja de dilogo y definir como se
har ste. Entre las ms frecuentes se encuentran las siguientes:
Objeto:
Mapa de bits:
Existen adems, otras formas de pegado. Una vez establecido el vnculo, podemos indicarle a Excel
2013 que muestre el objeto como un icono, esto se logra con la opcin Mostrar como icono.
Otra parte importante de las opciones que nos
ofrece el comando Pegar es el poder Copiar o
Pegar lo seleccionado, incluyendo un conjunto
de celdas como si fueran imgenes.
51
Aparecen listados todos los vnculos que tiene el documento. Podemos a travs de esta caja definir si
las actualizaciones sern en forma Manual o Automtica.
Si seleccionamos Manual podemos indicar que Actualice ahora. Si queremos cambiar el objeto desde
el origen seleccionamos Abrir Origen y si queremos cambiar el origen seleccionamos Cambiar origen.
Si se desea controlar la manera en la que se
iniciar el control de vnculos se utiliza el botn
, el cual nos desplegara la
siguiente caja, donde podemos determinar lo
que ocurrir al abrir el libro:
Dependiendo de la seleccin que hagamos en la
caja de dilogo, se mostrar o no una alerta
antes de actualizar los vnculos.
52
1)
Qu es una frmula y
para qu sirve?
2)
Describa brevemente en
que se pueden utilizar las
frmulas en sus
actividades cotidianas
3)
Escriba en la lnea el
resultado de las
operaciones sealadas
usando las prioridades de
los operadores de Excel
2013:
3+4*5+6/2
(3+4)*5+6/2
(3+4)*(5+6)/2
((3+4)*(5+6))/2
4)
5)
Cmo se establece un
vnculo?
53
54
En esta seccin:
En esta seccin:
El participante conocer la importancia y utilidad de las funciones.
Insertar funciones con el asistente y utilizar los otros mtodos disponibles.
Crear nombres para rangos.
Aplicar nombres en las funciones.
Introduccin
En la seccin anterior se explic la importancia, ventajas y usos de las frmulas. Las frmulas son
fundamentales para el manejo de una hoja de clculo y son su herramienta principal. Adems de las
frmulas que Excel 2013 permite que al usuario generar segn sus necesidades, Excel 2013 cuenta con
una herramienta ms que son las Funciones.
Las funciones, son frmulas simplificadas de las operaciones que se realizan comnmente, como una
sumatoria, un promedio, etc. Adems Excel 2013 cuenta con funciones financieras, estadsticas,
matemticas y trigonomtricas, etc. que resuelven las necesidades ms frecuentes de distintos
disciplinas.
55
Ntese como para escribir esta frmula, el nmero de letras es mucho menor al del ejemplo anterior.
Este tamao vara muy poco aunque se trate de 10 filas o 20 filas o 40 etc., porque se est haciendo
referencia a un rango de celdas. Al escribir C2:C6 la operacin a realizar considera de la celda C2 a la
celda C6 incluyendo todas sus celdas intermedias.
56
, de la Barra de frmulas
En la seccin Seleccionar una funcin: se encuentra una lista de las funciones disponibles, en donde
podemos seleccionar la que deseamos, si conocemos el nombre. Al dar clic sobre la funcin, aparece
el formato de la funcin, es decir, que componentes debe llevar para que sea empleada correctamente.
Tambin hay una pequea descripcin de lo que hace esa funcin.
Considerando el mismo ejemplo descrito anteriormente donde se desea calcular el TOTAL
(C6+C7+C8+C9+C10), ser entonces la funcin SUMA la que se elija, una vez seleccionada de la lista de
sugerencias la opcin deseada, se da doble clic sobre esta o bien aceptar.
Al realizar la seleccin, se obtiene la caja de dialogo siguiente:
57
Entonces podemos sealar la celda deseada o dar un clic sostenido sobre el rea del rango deseado.
Al sealar el rango o referencia en la hoja se coloca una lnea punteada sobre la seleccin y la celda o
rango y automticamente se escriben, con todo y los signos de puntuacin y separacin que necesiten.
Para regresar a la caja de dilogo damos un clic sobre el icono
58
Las funciones, se comportan como frmulas normales en cuanto a su manejo. Se pueden agrupar con
parntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de otra sin que sea
necesario que sean del mismo tipo. Ejemplos de combinaciones de funciones vlidas:
=SUMA(C1:C5) *5
=SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10)
=SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5))
Categoras de funciones
Adems de la funcin SUMA, existen ms de doscientas funciones de diferentes categoras y
dependiendo de las necesidades especficas del usuario podr seleccionar funciones de acuerdo a una
categora. Las categoras de las funciones son:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y Trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y Referencia
Bases de Datos
Texto
Lgicas
Informacin
Definidas por el usuario
Ingeniera
Cubo
compatibilidad
59
En el comando Ms funciones
, se encuentran el resto de las categoras:
Funciones bsicas
Entre las funciones ms frecuentemente utilizadas se encuentran, adems de la de sumatoria (SUMA):
60
Promedio (PROMEDIO)
Contar (CONTAR)
Contara (CONTARA)
Mximo (MAX)
Mnimo (MIN)
61
El Excel 2013 propone cambiar el punto y coma, por dos puntos. Esta correccin la podemos aceptar o
no. Al aceptarla la formula quedara corregida y podremos continuar.
comando
62
El nombre asignado lo toma de la celda ms cercana que encuentre con texto, si no encuentra ninguna
no asigna un nombre automticamente y espera que se escriba en la caja Nombre: En la caja mbito,
se establece la hoja en la cual se desea que el Nombre pueda ser utilizado o en el Libro. La caja para
Comentario: nos ayuda a agregar informacin adicional acerca del Nombre que se est asignando al
rango o celda. La caja Se refiere a: es dnde se especifica el rango o celda al cul se est asignando el
nombre, esta accin podemos realizarla empleando el icono
en el asistente para frmulas.
El administrador de nombre nos ofrece la opciones de Editar o Eliminar un Nombre, basta con
seleccionarlo y dar clic en el botn correspondiente.
63
Caracteres vlidos
Referencias de
celda no permitidas
Longitud del
nombre
Distincin entre
maysculas y
minsculas
64
Una vez que ya se han creado o definido los nombres, se pueden utilizar en las frmulas o funciones.
Para pegar un nombre en una frmula se puede:
Presionamos <F3>.
En la ficha Frmulas, grupo Celdas con nombre, seleccionamos el
comando
65
Usar nombres de filas y columnas usa los nombres de los rangos de filas y columnas que contengan las
celdas a las que se hace referencia si no puede encontrar los nombres para las celdas precisas.
66
67
68
1)
Qu diferencia existe
entre una frmula y
una funcin?
2)
3)
Qu pasos se tienen
que realizar para
insertar una funcin
con el asistente de
funciones?
4)
Qu es un nombre en
Excel?
5)
Cmo se define y
cmo se utiliza un
Nombre?
69
En esta seccin:
El participante dar formato numrico a celdas.
Cambiar la alineacin y fuentes de las celdas.
Asignar bordes y diseo a sus celdas.
Cambiar el alto de una fila y el ancho de una columna.
Conocer los mtodos para insertar celdas, filas, columnas y hojas.
Identificar los posibles mensajes de error al insertar celdas, filas y columnas.
Eliminar celdas, filas, columnas y hojas
Utilizar la caja de dilogo para insertar imgenes.
Insertar objetos.
Introduccin
Una vez que el contenido de la hoja ha sido revisado y validado, podemos darle formato. Para dar
formato a la(s) celda(s), lo primero que se debe hacer es seleccionarla(s).
Seleccionamos la ficha Inicio, en esta se encuentran todas las opciones que nos provee Excel 2013 para
dar formato a nuestra hoja de clculo.
71
Cada separador
tiene una funcin
distinta y se
accede dando un
clic
en
el
separador
deseado.
Fuente
A travs de este separador se cambia el
tipo de letra, estilos y tamao de la letra
de las celdas.
En esta caja seleccionaremos la Fuente,
su Estilo y Tamao. Podremos
subrayarlo con Subrayado y escoger el
tipo. Adems, le daremos efectos de
Tachado, Superndice o Subndice.
Tambin se puede cambiar el Color
eligindolo de la lista correspondiente.
Si seleccionamos Fuente normal, Excel
2013 utilizar las definiciones que
acabamos de realizar como el tipo
normal de fuente que utilizar.
72
fuente.
Cursivas
Subrayado
Alineacin
73
Si queremos mantener el ancho de la columna y slo una lnea utilizamos Reducir hasta ajustar,
al cambiar el ancho de la columna automticamente el texto va cambiando de tamao para
ajustarse.
Cuando queremos que dos celdas se conviertan en una sola utilizamos Combinar celdas.
Para poder hacer referencia a las celdas combinadas, utilizamos la celda superior
derecha del rango que seleccionamos para combinar.
Esta opcin elimina los contenidos de las celdas izquierdas e inferiores, prevaleciendo
slo el contenido de la celda superior izquierda del rango.
Algunas acciones correspondientes a este separador, tambin se pueden realizar utilizando los
comandos del grupo Alineacin. La alineacin, tanto horizontal como vertical puede modificarse
empleando los comandos del grupo Alineacin de la ficha Inicio:
74
Vertical
(Superior,
es Orientacin
, al abrir la lista de opciones,
presenta distintos tipos de orientacin ya
establecidos.
75
76
Formato de porcentaje
Agrega decimales
Disminuye decimales
Bordes y Rellenos
Bordes
Dentro de este separador
podemos asignar bordes a las
celdas.
Con esta divisin, se pueden
asignar los Bordes de la(s)
celda(s), su Estilo y elegir un
Color de la lista.
77
Relleno
Con este separador se le da color o
diseo a las celdas seleccionadas.
A las celdas se les puede asignar un
Color en el fondo y una Trama para que
resalte su contenido.
78
del
Estilos
Como se vio anteriormente en esta seccin, podemos definir una serie de formatos para una o varias
celdas. Adems de esto, podemos definir un Modelo que es un conjunto de formatos. Ya que se tiene
este modelo, se puede aplicar a las celdas sin necesidad de estar reaplicando los formatos por
separado.
Para aplicar, crear o
modificar un modelo,
seleccione del grupo
Estilo de la ficha
Inicio, el comando
Estilos de celda, al
hacerlo, mostrar la
galera de estilos
definidos.
79
Celdas, el comando
Alto de fila
El comando Alto nos lleva a la siguiente caja de
dilogo:
En Alto de la fila se escribe la medida deseada.
La cantidad 15 es la medida por omisin para la
altura de las filas.
80
81
82
Esto es consecuencia de que las celdas con contenido hayan alcanzado los lmites de la hoja y no se
puedan desplazar.
83
Una vez que se ha insertado la o las formas, podemos hacer uso de la ficha Herramientas de dibujo
Formato, que slo se muestra cuando la forma se encuentra seleccionada.
84
Imagen
Excel 2013 puede incluir en las hojas, imgenes a modo de ilustracin para las mismas. Agregue
imgenes en lnea a sus archivos. Agregue fotografas desde servicios fotogrficos en lnea sin
necesidad de guardarlos primero en su PC.
Para incluir una imagen se utiliza el comando Imgenes en lnea, del grupo Ilustraciones, de la ficha
Insertar.
Con Office 2013, se est pasando a un nuevo modelo para que los usuarios busquen e inserten
contenido multimedia en lnea. Este modelo no solo proviene de la coleccin de imgenes prediseadas
de Office.com, sino tambin de la bsqueda de imgenes de Bing o de vdeo, del SkyDrive de los
usuarios, de Flickr, etc.
85
Una vez que la imagen ha sido seleccionada e insertada dentro de la hoja, podemos hacerle cambios
dando un clic sobre ella para seleccionarla, al hacerlo, se agregar una ficha ms Herramientas de
imagen Formato,
Al seleccionar la ficha Herramientas de Imagen Formato, abre la banda de opciones con los comandos
necesarios para realizar las modificaciones de la imagen. A continuacin se detalla el uso de cada uno
de ellos:
Icono
Tarea
Incluye herramientas para ajuste de nitidez, Brillo y Contraste
Incluye herramientas para cambiar la Saturacin del color, Tono del
color y Volver a colorear la imagen
Herramienta que nos ayuda a eliminar el fondo de la imagen.
86
Tarea
Permite comprimir la imagen. Al seleccionar esta opcin se desplegar
la siguiente caja de dilogo:
Desde esta caja de dilogo, podemos seleccionar si deseamos aplicar la compresin de imgenes
nicamente a Las imgenes seleccionadas o a Todas las imgenes del documento.
Tambin podemos indicar un cambio en la resolucin de la imagen, dependiendo cual ser el destino
en el que usaremos la imagen. Finalmente dentro de Opciones podemos activar las acciones de
Comprimir imgenes y Eliminar las reas recortadas de las imgenes.
Devuelve la imagen seleccionada a su estado original.
Restablecer imagen
El grupo de Estilo de imagen presenta distintos efectos para la imagen seleccionada, los cuales
incluyen efectos de sombra, 3D, Reflejos y giro.
87
Tarea
Recorta la imagen. Este comando se encuentra dentro del grupo
Tamao. Al recortar la imagen eliminamos segmentos de ella dejando
en pantalla nicamente lo que nos interesa. Al seleccionar esta opcin
el puntero del ratn cambia a esta forma .
Utilizando el puntero podemos recortar la imagen, debemos
colocarnos en cualquiera de los manejadores de la imagen, de
preferencia los manejadores de los extremos para realizar cortes
proporcionales. Una vez que se encuentre seleccionado el manejador,
damos un clic sostenido y arrastramos el ratn hasta eliminar lo que no
se desea incluir en la imagen.
Si se desea modificar el tamao de la imagen de una manera precisa,
podemos emplear estos comandos ubicados dentro del grupo Tamao.
Estando la imagen seleccionada, tambin se puede cambiar de lugar con un clic sostenido en el centro
de la imagen y llevndolo a la nueva posicin. Tambin se puede cambiar de tamao, con un clic
sostenido sobre cualquiera de los cuadros que rodea la imagen y arrastrando el ratn hasta el tamao
deseado.
Si seleccionamos del grupo Ilustraciones, de la ficha Insertar, el comando Imagen, aparece una caja de
dilogo muy similar a Abrir. En esta caja seleccionamos la imagen que incluiremos en la hoja de clculo.
Las imgenes insertadas desde archivo se manejan de la misma forma que las imgenes prediseadas,
la diferencia consiste en que son imgenes que tenemos guardadas en los equipos. De igual manera se
pueden insertar rtulos de la Galera de WordArt y grficos de Smart Art.
88
1)
2)
Qu ventaja se tiene al
usar un estilo?
3)
Cmo se puede
insertar una celda?
4)
Qu mtodos se
pueden utilizar para
eliminar celdas, filas y
columnas? Qu
diferencia tiene cada
mtodo?
5)
89
90
SECCIN 6. GRFICAS
En esta seccin:
El participante crear grficas con los datos de su hoja de clculo.
Reconocer la utilidad y uso de los tipos de grficos.
Agregar elementos de grfico.
Cambiar el formato del grfico.
Seleccionar un grfico sugerido de Excel.
Crear grficos combinados.
Insertar minigrficos en las celdas.
Introduccin
Los resultados de nuestro trabajo los podemos mostrar de diversas formas, una de ellas es el vaciado
de nuestra informacin en grficas. El presentar los datos en forma grfica nos permite compararlos,
observar sus cambios, verlos en forma conjunta y reducida.
Adems de esto, las grficas se pueden adecuar y modificar para crear un mayor impacto en la persona
que recibe la informacin, ayudando en su comprensin y anlisis.
En la hoja de clculo, organice los datos que desea trazar en un grfico. Los datos pueden estar
organizados en filas o columnas: Excel determina automticamente el mejor modo de trazar
los datos en el grfico.
2.
Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el grfico.
91
SECCIN 6. GRFICAS
3.
Haga clic sobre el comando del tipo de grfico que se desea crear, del grupo Grficos de la ficha
Insertar.
4.
Herramientas de grficos
Una vez que se inserta el grfico en la hoja de clculo, aparecen las Herramientas de grficos, con dos
fichas: Diseo y Formato. En stas encontrar los comandos necesarios para trabajar con los grficos.
Estas fichas solamente aparecern en el momento de tener seleccionado un grfico. Cabe mencionar
que las opciones cambiaran dependiendo del tipo de grfico que se ha seleccionado.
92
SECCIN 6. GRFICAS
Tipo de grficas
Grficas de Columnas en 2-D, Columnas en 3-D, Grfica de
Cilindro, Grfica de Cono y Grfica de Pirmide
Se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variacin,
su incremento o decremento y comparar entre categoras.
93
SECCIN 6. GRFICAS
Grficas de Barras 2D y Barras 3D
Se utilizan para mostrar los datos con respecto a su variacin,
su incremento o decremento y comparar entre categoras.
Grficas de dispersin
Los grficos de dispersin muestran la relacin entre los valores
numricos de varias series de datos o trazan dos grupos de
nmeros como una serie de coordenadas XY.
Un grfico de dispersin tiene dos ejes de valores, mostrando
un conjunto de datos numricos en el eje horizontal (eje x) y
otro en el eje vertical (eje y). Combina estos valores en puntos
de datos nicos y los muestra en intervalos uniformes o
agrupaciones. Los grficos de dispersin se utilizan
normalmente para mostrar y comparar valores numricos,
como datos cientficos, estadsticos y de ingeniera.
94
SECCIN 6. GRFICAS
Otros grficos
Grfica de Anillo
Se utiliza de manera muy similar a la Circular, pero con
mltiples series.
Grfica de Radial
Muestra la relacin entre partes individuales, utiliza
marcadores en cada valor de los datos.
Grfica de Cotizaciones
A este grfica tambin se le conoce como grfica
Superior/Inferior/Cierre, y es la forma perfecta para
esquematizar precios de valores y bonos a lo largo del
tiempo. Nos permite identificar el precio mximo, mnimo y
al cierre de cierta accin, requiere de estos tres valores en
ese orden.
Grfica de Burbuja
Compara tres valores. Es similar a la dispersin, pero el tercer
valor es ilustrado como el tamao de la burbuja.
Si desea revisar todos lo tipo de grficas que existen, d un clic en el iniciador de cuadro de dilogo
, del grupo Grficos de la ficha Insertar.
95
SECCIN 6. GRFICAS
Representacin de los datos en el grfico
En este grfico, los datos de cada celda de la hoja de clculo son una columna. Los ttulos de las filas
(nombre de las frutas) son el texto de la leyenda del grfico que aparece a la derecha y los ttulos de
las columnas (meses del ao) se encuentran en la parte inferior del grfico.
Las series de datos son puntos de datos relacionados que se trazan en un grfico. Cada serie de datos
de un grfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda del grfico. Puede trazar
una o ms series de datos en un grfico. Los grficos circulares slo tienen una serie de datos.
Los ejes X Y son las lneas que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia
de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje horizontal y contener
categoras.
La leyenda es el cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o categoras
de un grfico.
En el grfico, cada fila de datos de la fruta tiene un color diferente. La leyenda del grfico, creada a
partir de los ttulos de las filas de la hoja de clculo (los nombres de las frutas), indica con qu color se
representan los datos de cada mes.
Ahora, los ttulos de las columnas de la hoja de clculo (Enero, Febrero y Marzo) se encuentran en la
parte inferior del grfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de nmeros que permite interpretar
el alto de las columnas ms fcilmente.
Ya que los datos seleccionado se encuentran representados en el grfico, al momento de modificar
algn o todos los valores, el grfico se actualizar automticamente.
96
SECCIN 6. GRFICAS
Elementos del grfico
Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada y
otros se pueden agregar segn las necesidades. Para cambiar la presentacin de los elementos del
grfico puede moverlos a otras ubicaciones dentro del grfico o cambiar su tamao o su formato.
Tambin puede eliminar los elementos del grfico que no desee mostrar.
1) El rea del grfico.- Todo el grfico junto con todos sus elementos.
2) El rea de trazado.- En un grfico 2D, rea delimitada por los ejes, incluidas todas las series de
datos. En un grfico 3D, rea delimitada por los ejes, incluidas las series de datos, los nombres
de categora, las etiquetas de marcas de graduacin y los ttulos de eje.
3) Los puntos de datos.- Son los valores individuales trazados en un grfico y representados con
barras, columnas, lneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos.
Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.
4) Los ejes.- Lnea que rodea el rea de trazado de un grfico utilizada como marco de referencia
de medida. El eje Y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje X suele ser el eje horizontal
y contener categoras.
5) La leyenda.- Cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o
categoras de un grfico.
6) Ttulos de grficos.- Texto descriptivo que se alinea automticamente con un eje o se centra
en la parte superior de un grfico o de eje que puede agregar al grfico.
97
SECCIN 6. GRFICAS
Cambiar tipo de grfica
Este comando,
nos permite cambiar el tipo de
grfico
que
se
haba
seleccionado inicialmente, al dar
clic en l, se muestra la caja de
dialogo siguiente:
En Rango de datos del grfico, nos indica el rango de celdas del cual se estn tomando los datos. La
lista de Entradas de leyenda (Series), muestra las series del grfico, la lista de Etiquetas del eje
horizontal (Categoras), muestra las categoras del grfico.
98
SECCIN 6. GRFICAS
En el espacio correspondiente a las series, presenta tres botones:
Si deseamos incluir una serie ms
dentro del grfico, podemos hacerlo mediante
este botn, que al presionarlo mostrar la caja
de dialogo siguiente, en la cual deberemos de
indicar cul es la celda que contiene el nombre
de la categora (nombre de la serie) y el rango de
celdas para los datos de la serie (valores de
serie).
Si lo que deseamos es modificar
el nombre y los valores de una serie existente,
utilizamos este botn, la caja de dialogo es
similar a la anterior, con la diferencia de
presentar las celdas de donde se estn tomando
los valores actualmente.
Filtro de grfico
El filtro de grfico resulta muy til cuando no deseamos mostrar todas las series o las categoras dentro
de la grfica. El botn
, que se encuentra aledao a la grfica, ofrece los filtros para poder mostrar
u ocultar las series o categoras. Pasee el puntero del mouse por la lista de series y categora, en la
grfica se mostrarn de manera resaltada los elementos correspondientes, esto nos facilita saber lo
que debe quedar oculto o a la vista, finalmente active o desactive las casillas de acuerdo a cmo desea
mostrar su grfica.
99
SECCIN 6. GRFICAS
100
SECCIN 6. GRFICAS
Diseo rpido de grfica
Esta galera nos ofrece una serie de estilos de diversos colores, adems del predeterminado, para dar
un mayor realce a la grfica.
101
SECCIN 6. GRFICAS
Una vez aplicado el estilo a la grfica, utilice el
comando Cambiar colores, de la ficha
Herramientas de grfico Diseo, en el grupo
Estilos de diseo.
Las opciones mencionadas tambin pueden ser utilizadas empleando los controles aledaos a la grfica
seleccionada. Para agregar de una manera fcil un estilo o cambiar la combinacin de colores a toda la
grfica, utilice el botn
Las distintas opciones de estilo se muestran mediante una galera, de donde podremos seleccionar el
estilo que deseamos aplicar a la grfica.
El separador Color, nos ofrece una serie combinaciones de colores o colores monocromticos que
corresponden al Tema que tenga aplicado el Libro. Haga clic en la combinacin de colores o colores
monocromticos de su preferencia.
102
SECCIN 6. GRFICAS
Presentacin de la grfica
Despus de crear un grfico, puede personalizarlo para darle un diseo profesional. Para cambiar la
apariencia del grfico, puede aplicar formato a los ttulos del grfico para que pasen de normales a
decorativos. Asimismo, existen varias opciones de formato que se pueden aplicar a columnas
individuales para hacerlas destacar.
Agregar elementos a la grfica
Ejes
Ttulos de los ejes o del grfico
Tablas de datos
Leyenda
Etiquetas de datos
Lneas de cuadrcula
103
SECCIN 6. GRFICAS
Otra forma de agregar elementos a las grficas es utilizando el comando Agrega elemento de grfico
de la ficha Herramientas de grfico Diseo. En este comando encontrar todos los elementos que
puede agregar a un grfico, incluyendo las lneas de tendencia o las Barras ascendente o descendentes.
104
SECCIN 6. GRFICAS
Ejes, ofrece distintas opciones, para mostrar,
ocultar, con valores o sin ellos tanto el eje
vertical como el horizontal.
105
SECCIN 6. GRFICAS
Si desea cambiar la forma de la etiqueta de datos, realice lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
106
SECCIN 6. GRFICAS
Formato de grfico
Puede dar formato a los distintos elementos de un grfico, como el rea del grfico, el rea de trazado,
las series de datos, los ejes, el ttulo de grfico, los ttulos, los rtulos de datos o la leyenda.
Dentro de la ficha Herramientas de grficos Formato, se encuentran los distintos comandos para
realizarlo.
Los comando de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma, nos ayudan a cambiar de
una manera fcil las caractersticas de formato del elemento seleccionado del grfico.
107
SECCIN 6. GRFICAS
Aplicar formato a la seleccin
Una vez seleccionado el elemento, damos clic en el comando Aplicar formato a la seleccin, esta accin
abre el panel de tareas Formato de Dependiendo de la seleccin que se tenga son las distintas
opciones que nos presenta, a continuacin revisaremos algunas de estas.
Siempre que se seleccione un elemento de dos dimensiones, podr contar con las opciones de:
Relleno
Borde
Efecto de Sombra
Efecto de Iluminacin
108
SECCIN 6. GRFICAS
Efecto de bordes suaves
Formato 3D
El formato del eje de valores y de categoras, contiene adems las siguientes opciones
Para cambiar el intervalo de las marcas de graduacin y de las lneas de divisin del grfico,
para la opcin Unidad mayor o Unidad menor, escriba un nmero diferente en el cuadro
Unidad mayor o Unidad menor.
109
SECCIN 6. GRFICAS
Para invertir el orden de los valores, active la casilla de verificacin Valores en orden inverso
Para cambiar el eje de valores a logartmico, active la casilla de verificacin Escala logartmica.
Para cambiar las unidades de visualizacin del eje de valores, en la lista Unidades de
visualizacin, seleccione las unidades que desee. Para mostrar un rtulo que describa las
unidades, active la casilla de verificacin Mostrar rtulo de unidades.
Nmero
Haga clic en Nmero y, a continuacin, en el cuadro
Categora, seleccione el formato de nmero que desee.
Si el formato de nmero que selecciona contiene
posiciones decimales, puede especificar esas
posiciones en el cuadro Posiciones decimales.
Para mantener los nmeros vinculados a las celdas de
la hoja de clculo, active la casilla de verificacin
Vinculado al origen.
Alineacin
En Opciones de texto se localiza la Alineacin vertical
y la Direccin del texto.
En el cuadro Alineacin vertical, haga clic en la
posicin de alineacin vertical que desee.
En el cuadro Direccin del texto, haga clic en la
orientacin del texto que desee.
En el cuadro ngulo personalizado, seleccione el grado
de rotacin que desee.
110
SECCIN 6. GRFICAS
Opciones del eje de Categoras
El eje horizontal (categoras) de un grfico, conocido tambin
como eje X, muestra etiquetas de texto en lugar de intervalos
numricos. Es posible especificar las siguientes opciones:
Opciones de profundidad
Un grfico de columnas 3D, conos 3D o pirmides 3D tiene un
eje de profundidad (series), conocido tambin como eje Z, que
se puede cambiar. Puede especificar el intervalo entre las
marcas de graduacin y las etiquetas del eje, cambiar su
posicin a lo largo del eje e invertir el orden en que se muestran
las series
111
SECCIN 6. GRFICAS
Estilos de WordArt
Permite entre otras cosas cambiar el color de la fuente del elemento seleccionado dentro del grfico.
Dentro del grupo Estilos de WordArt, encontrar la galera de estilos disponibles, as como Relleno de
texto, contorno de texto y Efectos de texto, con los cuales personalizar el estilo de WordArt que sea
aplicado o iniciar uno desde cero.
Opciones de anlisis
Las lneas de tendencia se localizan
en el comando Agregar elemento
de grfico de la ficha Herramientas
de grficos Diseo, aparecen las
siguientes opciones:
Entre las que podemos utilizar se encuentran Lineal, Logartmica, Polinomial, Potencial, Exponencial
y de Media mvil. Dependiendo del tipo de tendencia seleccionada podemos indicarle los Perodos
para las grficas de promedio u Orden de las grficas polinomiales.
Cabe mencionar que no todos los tipos de grficas permiten agregar una lnea de
tendencia.
112
SECCIN 6. GRFICAS
En caso de que el tipo de grfica sea de tipo lineal, estaremos en posibilidad de agregar otros tipos de
lneas como son:
Barras de error
Grficos recomendados
Con las Recomendaciones de grficos, Excel recomienda los grficos ms adecuados para los datos.
Eche un vistazo rpido para ver el aspecto de los datos en los distintos grficos y elija aquel en el que
se muestren mejor las ideas que desea presentar.
113
SECCIN 6. GRFICAS
Si desea visualizar distintos tipos de grficos representando su informacin, realice los pasos a
continuacin descritos:
1. Seleccione los datos que desea representar en la grfica.
2. En la ficha Insertar, dentro del grupo Grficos, haga clic en el comando Grficos recomendados.
Esta accin abrir la caja donde podr seleccionar el grfico que mejor represente sus datos.
3. Seleccione el grfico de su preferencia.
Grfica Combinada
Las grficas combinadas, son muy tiles cuando debemos de presentar la informacin claramente
definida. Excel nos permite combinar una grfica de lnea con una de barras o una de rea con barras.
Este tipo de combinacin enfatiza el comportamiento de una serie con respecto a las dems.
1) Seleccionamos
los
requerimos graficar.
datos
que
114
SECCIN 6. GRFICAS
En esta caja definimos cul serie deber graficarse en columnas, lneas o reas, dependiendo del grfico
seleccionado.
Otra opcin ms que se nos presenta en este tipo
de grficos es poder contar con dos ejes de
valores con escalas distintas.
Seleccione la serie y abra el panel de tareas
Formato de, en la opcin de Opciones de serie,
podemos definir si la serie se traza en el Eje
principal o en el secundario.
115
SECCIN 6. GRFICAS
Minigrficos (Sparklines)
Un minigrfico, es un pequeo grfico en una celda de una hoja de clculo que ofrece una
representacin visual de los datos. Use minigrficos para mostrar tendencias en una serie de valores,
como aumentos o reducciones peridicos, ciclos econmicos o para resaltar valores mnimos y
mximos. A diferencia de los grficos en una hoja de clculo de Excel, los minigrficos no son objetos,
un minigrfico en realidad es un pequeo grfico en el fondo de una celda.
Para crear un minigrfico realice lo siguiente:
Seleccione una celda vaca o un grupo de celdas vacas en las que desee insertar uno o ms
minigrficos.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Minigrficos, haga clic en el tipo de minigrfico que desea
crear: Lnea, Columna o Prdida y ganancia.
1.
3.
116
En el cuadro Datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar
los minigrficos.
SECCIN 6. GRFICAS
4.
Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de fecha en las opciones de
Eje para organizar los puntos de datos en el minigrfico para que reflejen perodos irregulares.
Por ejemplo, si los primeros tres puntos de fechas estn separados cada uno exactamente por
una semana y el cuarto punto de fecha es un mes ms tarde, el espacio entre el tercer y el
cuarto punto de fecha aumenta proporcionalmente para reflejar el perodo ms grande.
Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigrfico de lnea haciendo que
algunos o todos los marcadores queden visibles. Use los comandos del grupo Mostrar.
Active la casilla de verificacin Marcadores para mostrar todos los marcadores de datos.
Active la casilla de verificacin Puntos negativos para mostrar los valores negativos.
Active las casillas de verificacin Punto alto o Punto bajo para mostrar los valores ms altos o
ms bajos.
Active las casillas de verificacin Primer punto o ltimo punto para mostrar los primeros o los
ltimos valores.
117
SECCIN 6. GRFICAS
Use la Galera de estilos en la ficha Diseo, que est disponible cuando selecciona una celda que
contiene un minigrfico.
Puede controlar la manera en que un minigrfico trata celdas vacas en un rango (y por lo tanto cmo
se muestra el minigrfico) mediante el cuadro de dilogo Configuracin de celdas ocultas y vacas, que
se encuentra en el comando Editar datos, del grupo Minigrfico.
118
SECCIN 6. GRFICAS
Preguntas de repaso
1)
2)
De qu forma se
puede crear una
grfica?
3)
4)
Se pueden combinar
dos tipos de grficas en
uno slo?
5)
6)
119
SECCIN 6. GRFICAS
Pgina de Notas
120
En esta seccin:
El participante conocer el uso y ventaja de aplicar Formatos condicionales
Crear una base de datos.
Ordenar los datos.
Utilizar filtros automticos y avanzados para realizar consultas.
Obtendr subtotales de la base de datos.
Conocer la forma de obtener datos externos
Formatos condicionales
Cuando preparamos una hoja de clculo es comn que sea necesario controlar los resultados de ciertas
cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo, sera importante saber cundo la produccin de
manzanas disminuye de tal manera que no podemos surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel 2013 nos
permite asignar un formato condicional.
El formato condicional, se basa en reglas, algunas de
ellas ya se encuentran predeterminadas, pero existe la
posibilidad de crear nuevas reglas de acuerdo a
muestras necesidades, el formato condicional
considera el valor de la celda y asigna el formato en
funcin de los resultados esperados. Para asignar un
formato condicional seleccione del grupo Estilo de la
ficha Inicio, el comando Formato condicional. Al
hacerlo aparecer la siguiente lista de opciones.
121
Reglas superiores e
inferiores.
Esta opcin nos permite realzar las
celdas cuyos valores se encuentren
entre los N mejores o inferiores, ya
sea en cantidad o porcentaje, los
valores que se encuentren por
debajo o por encima del promedio,
por ejemplo queremos saber cules
son los 4 primeros mejores.
Barras de datos
La longitud de la barra de datos
representa el valor de la celda. Una
barra ms grande representa un
valor ms alto y una barra ms corta
representa un valor ms bajo. Las
barras de datos son tiles para
encontrar nmeros ms altos y ms
bajos especialmente con grandes
cantidades de datos.
122
Conjunto de iconos
Utilice un conjunto de iconos para
comentar y clasificar datos de tres a
cinco categoras separadas por un
valor de umbral. Cada icono
representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba
representa valores ms altos, la flecha
hacia el lado amarilla representa
valores medios y la flecha hacia abajo
roja representa valores ms bajos.
123
1)
2)
124
Anlisis rpido
La nueva herramienta Anlisis rpido permite convertir los datos en un grfico o tabla en dos pasos o
menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigrficos o grficos y haga
que su eleccin se mantenga con solo un clic del ratn.
Para realizar el anlisis rpido, basta con seguir los pasos a continuacin descritos:
1. Seleccione las celdas que
contiene los datos que desea
analizar.
2. Haga clic en el botn Anlisis
rpido
en la parte
inferior derecha de los datos
seleccionados (o presione
Ctrl + Q).
125
Puede que observe que las opciones entre las que puede elegir no son siempre las
mismas. Eso se debe a que las opciones cambian en funcin del tipo de datos que ha
seleccionado en el libro.
126
Cada fila es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila, que son un registro,
pertenecen a la misma persona. Cada columna es un campo, contiene todos los datos necesarios para
formar un registro y permite clasificarlos y ordenarlos.
Con una base de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se revisa a continuacin.
127
1.
Para ordenar datos, primero se seleccionan los datos que se vayan a ordenar.
2.
Damos un clic sobre el comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar de la ficha Inicio, en la
opcin Orden personalizado.
Damos un clic sobre el comando Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos.
En la caja de Ordenar por se selecciona de la lista, el nombre del campo con el que se quiere ordenar y
segn la prioridad. Excel 2013 permite manejar hasta 64 prioridades, agregando los niveles necesarios.
Dependiendo del contenido de la celda podemos seleccionar en la caja Ordenar segn por Valores,
Color de la celda, Color de la fuente e iconos (para el caso de haber empleado formato condicional)
Cada criterio se puede ordenar de acuerdo al tipo de datos que se presente en la columna:
Texto
A-Z
Z-A
Lista personalizada
Numrico
De menor a mayor
De mayor a menor
Lista personalizada.
Fecha y hora
128
niveles permanezcan en el mismo orden en que fueron incluidos, por esto existen los botones
, para cambiar el orden de los niveles.
Si se manejan encabezados en la seleccin se determina en
Mis datos tienen encabezado. Al presionar el botn
Opciones aparece la siguiente caja de dilogo:
Tambin se puede determinar que sea sensible a las letras
maysculas en Distinguir maysculas de minsculas. Segn
se tengan acomodados los datos se debe seleccionar la
Orientacin ya sea Ordenar de arriba hacia abajo u Ordenar
de izquierda a derecha.
El resultado de ordenar los datos del ejemplo anterior, si le indicamos al Excel 2013 que los ordene por
Apaterno sera el siguiente:
129
130
131
Operador
Comparacin
>
mayor que
<
menor que
>=
<=
<>
diferente a
Criterio
Encuentra
Criterio
Encuentra
F*
Fermn
Fer*
Fernando
Fernando
F?r*
Fermn
Fulgencio
Federico
Fe*
Fernando
?er*
Fermn
Fernando
Federico
Fermn
Fernando
?e*
Fermn
Fernando
Federico
Con las opciones Y y O se pueden establecer dos criterios. Con la opcin Y los criterios se suman, es
decir, que se tiene que cumplir con ambos criterios para que encuentre los registros deseados. Con la
opcin O va a buscar cualquiera de los registros que cumplan con los criterios establecidos, no tiene
que cumplir con ambas.
Ya que se estableci un filtro la pantalla lucir similar a sta:
132
Filtro de bsqueda
Buscar lo que necesita manera rpida y eficaz es una necesidad bsica, especialmente para hojas de
clculo grandes, donde es posible que realice bsquedas entre miles o incluso millones de elementos.
133
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios
criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una frmula. Algunos
de los posibles criterios aparecen ejemplificados a continuacin:
Nombre
Nombre
Edad
Nombre
Federico
Federico
>30
Federico
Ral
Edad
>30
Flora
Cuando definimos un criterio a travs de una frmula no debemos utilizar el rtulo de la columna.
=G18>PROMEDIO(G4:G12)
134
1)
2)
3)
Rango de la lista.
Rango de criterios.
Copiar a otro lugar.
135
Dentro de esta caja, deben de seleccionarse las columnas donde probablemente se encuentran los
valores duplicados. El botn de Seleccionar todo, marcar todas las columnas para verificar la
duplicidad de valores, el botn Anular seleccin, quitar las marcas de todas las casillas de verificacin.
La casilla de verificacin Mis datos tienen encabezados, se emplea en caso de que el rango de datos
contenga encabezados para las columnas.
Una vez que las columnas han sido seleccionadas, presione el botn Aceptar. Por medio de un mensaje,
informa el nmero de valores duplicados y eliminados y nmero de valores que permanecern una vez
que se hayan eliminado, haga clic en Aceptar en el mensaje.
136
Subtotales
Uno de los clculos ms comunes que se hacen en las listas y en las bases de datos son los subtotales.
Es decir, que se haga una operacin parcial de los registros que se especifiquen en el rango, as como
una operacin general de toda la lista.
Subtotales se calculan con una funcin de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio, mediante la
funcin SUBTOTALES. Puede mostrar ms de un tipo de funcin de resumen para cada columna.
Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los
valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la funcin de resumen Promedio, la fila Total
general mostrar el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de
las filas de subtotales.
CONSIDERACIONES:
Asegrese de que cada columna tiene un rtulo en la primera fila,
contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni
columnas en blanco.
Tambin es conveniente que se ordene la lista antes de utilizar esta
opcin, pero no es un requisito primordial para que funcione.
137
2) En la lista Para cada cambio en, se determina cuando insertar el subtotal, es decir, cuando el
concepto cambia dentro de la columna seleccionada.
3) La lista Usar funcin contiene las funciones que se pueden utilizar. Esta lista contiene las
funciones utilizadas frecuentemente:
138
Suma
Cuenta
Promedio
Max
Min
Producto
Cuenta nm.
Desvest
Desvestp
Desviacin estndar
Var
Estimacin de la varianza
Varp
A este conjunto de elementos se le conoce como esquema. Ntese que en el extremo izquierdo, junto
al encabezado de la fila, aparecen los botones del esquema o smbolos del esquema con la forma de
y
, que nos permiten esconder o desplegar las filas que contienen la informacin y dejar slo
las de los subtotales.
Con los botones
tercero.
139
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Qu es un formato
condicional y cmo se aplica?
9)
140
141
En esta seccin:
El participante corregir la ortografa de un libro.
Insertar comentarios a las celdas.
Proteger hojas de clculo y libros de Excel.
Preparar su hoja para impresin.
Utilizar la presentacin preliminar para asegurarse que la impresin se har en la
forma definida.
Imprimir una hoja de clculo.
Herramientas de correccin
Puede revisar la ortografa y la gramtica a la vez o puede dejar que los correctores ortogrficos y de
gramtica que sugieran correcciones automticamente a medida que trabaja. Microsoft Office 2013
incorpora un diccionario de gramtica y ortografa estndar, pero no es exhaustivo.
Ortografa
Excel 2013 puede revisar y corregir la ortografa del documento. Para hacerlo se selecciona alguna de
las siguientes opciones.
Presionamos <F7>.
Damos un clic sobre el comando Ortografa, del grupo Revisin, de la
fecha Revisar.
Excel 2013 comienza la revisin ortogrfica. Al encontrar un error o alguna palabra que no se encuentra
dentro del diccionario aparecer la siguiente caja de dilogo:
143
Excel 2013 en el recuadro No est en el diccionario: escribe la palabra que considera est mal escrita,
mientras que en Sugerencias: nos pone una lista de palabras correctas, para que podamos efectuar
posibles cambios. Al dar un clic en cualquier sugerencia, sta automticamente se escribe en la caja de
No est en el diccionario: Si la palabra correcta no aparece en las Sugerencias se puede escribir
directamente en No est en el diccionario:
Una vez escrita la palabra correcta se da un clic en el botn Cambiar para cambiar esa ocurrencia o
Cambiar todas para cambiar todas las ocurrencias de esa palabra en el archivo. Si se oprime Omitir, la
revisin contina sin hacer ningn cambio y si se oprime Omitir todas cada vez que encuentre esa
palabra la va a ignorar sin confirmar.
Si la ltima operacin que hemos realizado no es la adecuada, sealamos Deshacer y regresamos al
error anterior. Si se desea agregar una palabra al diccionario es necesario que haya sido creado un
diccionario o escoger uno de la lista que aparece en Agregar al diccionario.
Comentarios
En ocasiones es necesario hacer comentarios sobre alguna cifra, o sobre alguna frmula. Excel 2013
nos permite insertar comentarios asociados a una celda. El comando Nuevo comentario, se encuentra
en la ficha de Revisar, dentro del grupo Comentarios.
Al hacerlo inmediatamente se asociar a la celda
seleccionada el comentario y la pantalla mostrar un
rea para escribir comentarios.
Escribimos el comentario dentro del recuadro y damos
un clic fuera de este para salirnos de la edicin de la
nota.
144
145
Vista Pantalla Para ver ms datos en la pantalla, puede cambiar temporalmente la vista a
completa
pantalla completa. La vista de pantalla completa oculta la cinta de opciones de
Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, la barra de frmulas y la barra de
estado. Para tener acceso nuevamente a los elementos ocultos, debe volver a la
vista de pantalla normal.
Vista Ver salto Esta vista es especialmente til para ver cmo afectan otros cambios (como la
de pgina
orientacin de pgina y los cambios de formato) a los saltos de pgina
automticos. Por ejemplo, la modificacin del alto de las filas y del ancho de las
columnas puede afectar a la colocacin automtica de los saltos de pgina.
Tambin puede modificar los saltos de pgina a los que afecte la configuracin
del controlador de la impresora actual.
146
Presionamos el comando Encabezado y pie de pgina del grupo Texto de la ficha Insertar
2.
Muestra encabezados y
Pies
de
pgina
preestablecidos
Nos ayudan a insertar distintos elementos, tanto en el encabezado como en el pie de pgina.
147
Grupo Opciones
Para insertar un encabezado o pie de pgina distinto en las pginas impares y en las pginas pares,
active la casilla de verificacin Pginas pares e impares diferentes.
Para eliminar los encabezados y pies de pgina de la primera pgina impresa, active la casilla de
verificacin Primera pgina diferente.
Para utilizar el mismo tamao de fuente y escala de ajuste que la hoja de clculo, active la casilla de
verificacin Ajustar la escala con el documento. Si desea que el tamao de fuente y el ajuste de escala
de los encabezados y pies de pgina sean distintos del ajuste de escala de la hoja de clculo para que
la presentacin sea igual en todas pginas, desactive esta casilla de verificacin.
Para comprobar que los mrgenes del encabezado o pie de pgina estn alineados a los mrgenes
derecho e izquierdo de la hoja de clculo, active la casilla de verificacin Alinear con mrgenes de
pgina. Para definir el margen izquierdo y derecho de los encabezados y pies de pgina en un valor
especfico distinto del de los mrgenes de la hoja de clculo, desactive esta casilla de verificacin.
Diseo de pgina
Antes de imprimir el resultado final, se tiene que determinar la forma en que se va a emitir dicho
resultado. Para realizar esta accin emplearemos los comandos de la ficha de Diseo de pgina.
148
149
Puede seleccionar un rea dentro de la hoja de clculo y establecerla como rea de impresin,
nicamente esta rea ser impresa, puede ser rangos de celdas continuos o inclusive rangos separados.
Antes de utilizar este comando seleccione el rango a establecer como rea de impresin.
150
En ocasiones requerimos que la impresin contine en otra hoja a pesar de contar con espacio, en
estos casos podemos hacer uso de los Saltos. Si desea insertar un salto en forma horizontal, seleccione
la fila considerando que el salto se establecer por encima de la fila seleccionada. Para el caso de los
saltos verticales, el salto quedar establecido hacia la izquierda de la columna seleccionada.
El comando Fondo nos ayuda a
establecer una imagen para el fondo
de la hoja de clculo.
Ofrece distintas ubicaciones para
localizar una imagen:
Su equipo.
En lnea de Office.com.
Realizar una bsqueda en
Bing.
En su sitio de SkyDrive.
Se abrir la caja de dialogo Fondo de hoja, muy parecida a la caja de Abrir, donde se selecciona la
imagen.
Imprimir ttulos, abre la caja de
dialogo de Configurar pgina, en el
separador Hoja.
151
Configurar pgina
En todos los separadores contamos con los botones Imprimir, Vista preliminar y Opciones. Estos
botones nos permiten imprimir un documento, ver una vista preliminar del mismo o cambiar las
opciones disponibles de la impresora, respectivamente. Las opciones de la impresora varan segn el
fabricante y se especifican en el manual de la impresora correspondiente.
Separador Pgina
En el separador Pgina se manejan todas las opciones de manejo fsico de la pgina, como la
Orientacin que puede ser Vertical u Horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa,
esta opcin no cambia el tamao de la hoja en pantalla.
Ajustar al reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde el 10% hasta 400% de su tamao original.
Si se estn imprimiendo grficas, esta opcin est slo disponible para hojas que soporten escala.
Ajustar a, reduce la hoja o seleccin durante la impresin de manera que ocupe el nmero de pgina
especificadas a lo ancho o a lo alto. Esta opcin no est disponible para hojas de grficos.
En Tamao de papel podemos escoger distintos tamaos previamente definidos. En Calidad de
impresin seleccionamos la resolucin, esta opcin vara segn la impresora instalada.
Primer nmero de pgina corresponde al nmero inicial de la pgina de impresin de la hoja, el resto
de las hojas se numeran secuencialmente despus de este nmero. Aparece al inicio siempre con la
leyenda Automtico, que nos indica que se inicia siempre la primer pgina con 1.
152
153
Nombre de la hoja
Fecha de impresin
Insertar imagen
Hora de impresin
Formato de imagen
Ruta y Archivo
Separador Hoja
En el separador Hoja, se especifica que reas de
la hoja se desean imprimir, ttulos, lneas de
divisin y otras opciones ms. Este separador se
activa si se est usando una hoja.
En el cuadro rea de impresin se especifica
que bloques de la hoja se van a imprimir. El
rango se puede escribir haciendo referencia a las
celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no
estn adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y
D1:E5, se escribe A1:B5, D1:E5 y se pueden
seguir agregando comas para incluir ms celdas
o rangos de celdas.
Otra forma de especificar los rangos, es oprimiendo el botn
dialogo siguiente:
154
En el cual se podr definir el rango indicando con el ratn el rea deseada. De igual forma, para
especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla <Ctrl> y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas.
Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la parte superior
de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes,
pero se le puede indicar a Excel 2013 que se incluyan en cada hoja con Imprimir ttulos. En sus
respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda.
Los mtodos para especificar los ttulos, son los mismos que para determinar el rea de impresin.
En el rea Imprimir se determinan opciones extras de impresin. Lneas de divisin, son las lneas que
dividen las filas y columnas en la hoja, esta opcin las imprime completas para todas las celdas sin
excepcin. No debe confundirse con los bordes que se le asignan a las celdas.
Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea
completamente blanca se imprime como negro. Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o
de pginas adicionales, para imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios.
Ttulos de filas y columnas imprime los nmeros de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador
imprime con baja calidad, no imprime objetos ni grficas, pero reduce el tiempo de impresin.
En Excel 2013 se cuenta con la facilidad de sustituir en Errores de celda como: las celdas que tienen
error, esto al momento de la impresin, por espacio vaco, --, o bien con #N/A, esto en caja de dialogo.
En la caja Orden de las pginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen, cuando no es
suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a la
Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Separador Grfico
Si lo que se tiene en pantalla es una grfica, el
separador Hoja cambia por Grfico. Aqu se
controla el tamao y calidad de impresin de los
grficos.
En Tamao del grfico impreso se especifica
cmo se escala el grfico cuando se imprime.
Usar pgina completa, expande el grfico hasta
que ocupe el mximo ancho y alto de los
mrgenes de la pgina, el tamao relativo de los
objetos puede cambiar en la pgina impresa
porque las proporciones del grfico estn
ajustadas para llenar la hoja.
155
Presentacin preliminar
Para evitar que se obtenga un resultado impreso que no es el deseado, Excel 2013 permite ver un
documento en pantalla con todos los elementos tal y como finalmente se obtendr en impresin. En
Excel, ahora puede obtener una vista previa e imprimir libros en un solo lugar
Para visualizar la Vista previa, utilice la ficha Archivo, dentro de la Vista Backstage, seleccione Imprimir.
156
Para cambiar los mrgenes, puede arrastrarlos hasta la altura y el ancho que desee. Tambin puede
cambiar los anchos de las columnas arrastrando los controladores hasta la parte superior o inferior de
la pgina de vista preliminar.
Puede realizar cambios en la configuracin de la pgina, incluida la orientacin de la pgina y el tamao
del papel, cambiar los mrgenes y la escala, seleccione las opciones que desee en Configuracin.
Impresin
Los libros y las hojas de clculo se pueden imprimir de forma completa o parcial, uno por uno o varios
al mismo tiempo. Tambin se puede imprimir un libro en un archivo en lugar de en una impresora. Esta
opcin resulta muy til cuando es necesario imprimir el libro con un tipo distinto de impresora de la
que se utiliz para imprimirlo originalmente.
Una vez que determinamos todas las opciones de impresin, se procede a realizar la impresin final.
Esto se puede hacer con alguna de las siguientes opciones:
157
158
Al utilizar el icono
de la barra de herramientas de acceso rpido, se manda a imprimir lo definido
en Configurar pgina sin mostrar las opciones.
159
1)
2)
Se puede centrar
automticamente la seleccin
dentro de la hoja?
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
160
161
Cuaderno de ejercicios
Ejercicio 1
A continuacin encontrar una tabla,
con sus respectivas filas y columnas. No
corrija ningn error que cometa al
teclear el texto.
2) Corrija
manualmente
el
documento, haciendo uso de
las teclas de movimiento del
cursor y de las teclas <F2>,
<Supr> y <Retroceso>, etc.
3) Una
vez
capturada
la
informacin,
cambie
el
nombre de la Hoja1 por Datos
estadsticos
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
B
Nomenclatura
AG
BC
BS
CP
CS
CH
CO
CL
DF
DG
MX
GT
GR
HG
JL
MI
MO
NY
NL
OX
PU
QT
QR
SL
SI
SO
TB
TM
TX
VZ
YU
ZT
C
Entidad Federativa
Aguascalientes
Baja California
Baja California Sur
Campeche
Chiapas
Chihuahua
Coahuila
Colima
Distrito Federal
Durango
Estado de Mxico
Guanajuato
Guerrero
Hidalgo
Jalisco
Michoacn
Morelos
Nayarit
Nuevo Len
Oaxaca
Puebla
Quertaro
Quintana Roo
San Luis Potos
Sinaloa
Sonora
Tabasco
Tamaulipas
Tlaxcala
Veracruz
Yucatn
Zacatecas
163
CUADERNO DE EJERCICIOS
4) A continuacin capture el
resto de los datos de la tabla
en las celdas indicadas, pero
utilizando el mtodo de
seleccin y captura.
164
D
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
E
Inmigrantes
18.78
102.58
13.79
15.62
31.78
13.93
12.25
52.49
182.76
16.36
39.00
16.71
27.61
83.51
505.91
33.28
43.10
15.25
82.75
20.11
43.60
28.49
48.53
21.70
30.35
35.65
17.87
67.88
13.65
62.92
11.31
12.53
Emigrantes
11.60
12.71
2.99
8.92
42.53
7.84
33.61
20.29
445.77
44.77
66.97
65.55
57.99
72.60
65.47
90.91
14.40
20.44
22.85
84.33
88.47
17.50
3.41
59.43
46.84
20.80
23.54
37.07
17.94
135.03
27.17
52.29
CUADERNO DE EJERCICIOS
Ejercicio 2
Abra el libro EJERCICIO 1.XLS.
Si comete algn error no lo corrija, posteriormente se revisarn las herramientas para correccin de
textos
Escriba en la celda B2 Poblacin inmigrante y emigrante por entidad federativa segn lugar de
nacimiento.
En la celda B1 escriba Ao 2013.
Escriba en la celda B41 *INEGI. XII Censo General de Poblacin y Vivienda 2013.
Corte su contenido y pguelo en la celda A1.
En la celda A3 escriba Nmero.
En la celda A4 capture el nmero 1, y en la celda A5 el nmero 2.
Seleccione las celdas A4 y A5 y rellene hacia abajo hasta la celda A35 para crear la serie lineal.
Seleccione desde la celda A3, hasta la celda E35 y copie los datos seleccionados.
Seleccione en la Hoja2, la celda A1 y pegue los datos copiados
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 2. Cierre el archivo.
Ejercicio 3
Abra el libro EJERCICIO 2
En la celda F3, escriba el texto Migracin Neta
En la celda F4 escriba la frmula correspondiente para calcular la Migracin Neta, restando el dato de
migracin al dato de inmigracin.
Seleccione la celda F4 y rellene hasta la celda F35 para copiar la frmula para todas las entidades
federativas.
Observe los cambios que sufrieron las frmulas al ser copiadas.
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 3.
165
CUADERNO DE EJERCICIOS
Ejercicio 4
Abra el libro EJERCICIO 3.
En la celda D36 inserte una frmula para calcular el promedio de los datos de Inmigrantes.
Cpiela hacia las celdas de la derecha para calcular el promedio de los datos de Emigrantes.
En la Celda A40 escriba el siguiente texto: Promedio de Migracin Neta. En la celda C40 calcule el
promedio de la columna de Migracin neta.
En la Celda A41 escriba el siguiente texto: Valor mximo de Migracin Neta. En la celda C41, calcule
el valor ms alto de la columna de Migracin neta.
En la Celda A42 escriba el siguiente texto: Valor mnimo de Migracin Neta. En la celda C42, calcule
el valor ms bajo de la columna de Migracin neta.
Defina a los nombres de los estados como Republica
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 4.
Ejercicio 5
Abra el libro EJERCICIO 4, asigne los siguientes formatos
Encabezados:
Letra Cambria de 12 puntos, negrita
Alineacin central vertical y horizontal
Sin bordes
Diseo de fondo verde oliva nfasis 3, claro 40%
Datos:
Letra tipo Arial de 10 puntos, color automtica
Bordes lnea sencilla, color verde
Seleccione las columnas de la B a la F y autoajuste el ancho
Seleccione la fila 3 y asigne un alto de 18 puntos
Seleccione las filas de la 4 a la 35, asigne un alto de 16 puntos
Seleccione la celda G1 e inserte una imagen (puede insertar cualquier imagen en lnea o de las
disponibles en la carpeta de Imgenes de muestra)
166
CUADERNO DE EJERCICIOS
Reduzca el tamao de la imagen para que ocupe nicamente las celdas de la G1 a la H2
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 5.
Guarde el archivo.
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Al terminar de
capturar
esta
informacin,
inserte
una
columna entre C y
D. En ella capture
la
informacin
siguiente:
C
D
Producto
Clave de producto
Disco Duro
DD-3421
Tarjetas de
TV-3829
video
Tarjetas de
TA-1549
audio
Tarjetas de red
TR-1647
Monitores
M-1669
Gabinetes
GA-2133
Teclados
TE-1499
Ratones
RA-6163
Unidad de disco
UD-1688
Barra de
BC-2138
contacto
Instalacin
IN-2397
Soporte
SO-1997
Servicio
SE-1697
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
E
Precio unitario
3997.52
3199.36
2401.2
1603.04
2401.2
3199.36
3997.52
4795.68
5593.84
6392
320
125.6
221.6
D
Proveedor
Puerta del mar
GARTA
Laboratorios creativos
Tres comunican
CEN
Super compus
Super Key
Cat
Miniflopymex
Elektrika
HardInstall
SuperSOP
SuperSERV
167
CUADERNO DE EJERCICIOS
Entre la lnea 10 y
11 inserte res una
fila. Capture la
siguiente
informacin como
se muestra:
10
C
Gabinetes
11
Accesorios
D
Super
comps
SuperACC
12
Teclados
Super Key
E
GA-2133
AC-8689
2398.63
TE-1499
3997.52
3199.36
Ejercicio 6
Abra el archivo EJERCICIO 5.
Seleccione la Hoja2
Inserte una grfica de tipo Barras 3D en una hoja nueva con los datos de los estados
Ejecute todos los pasos para cambiar el tipo de la grfica a Barras de 3D.
Inserte la leyenda, ttulo al grfico y a los ejes.
Cambie el formato de los elementos del grfico.
Seleccione los distintos tipos de grficos.
Cree una grfica combinada con los datos de los estados, mostrando la inmigracin en columnas y la
emigracin en lnea. La grfica de lneas debe graficarse en un segundo eje de valores.
A partir de la celda G4 y hasta la celda G35, inserte minigrficos de lnea para saber la tendencia entre
los datos de inmigrantes y emigrantes.
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO 6.
168
CUADERNO DE EJERCICIOS
Ejercicio 7
En una hoja nueva con el nombre Base de datos, capture la siguiente informacin:
Nombre
Apaterno
Amaterno
Puesto
Localidad
Edad
Federico
Saudo
Fernndez
Jefe
Monterrey
19
Flora
Merino
Arriaga
Auxiliar
Puebla
26
Ramn
Saudo
Arriaga
Auxiliar
D.F.
22
Armando
Fernndez
Flix
Operador
Morelia
43
10
Alejandro
Topete
Duncan
Intendencia
Texcoco
21
11
Ral
Hernndez
Daz
Jefe
Pachuca
32
12
Flora
Becerril
Rodrguez
Director
Monterrey
56
13
Ral
Merino
Daz
Asistente
Pachuca
80
14
Alfonso
Prez
Garca
Gerente
D.F.
39
15
Godofredo
Merino
Fernndez
Asistente
Puebla
43
16
Flora
Prez
Daz
Jefe
D.F.
64
17
Federico
Hernndez
Arriaga
Operador
Morelia
85
18
Domingo
Becerril
Flix
Gerente
Texcoco
43
19
Federico
Merino
Duncan
Asistente
Pachuca
19
20
Mauricio
Prez
Daz
Jefe
Monterrey
26
21
Regina
Merino
Becerril
Operador
Pachuca
43
22
Javier
Prez
Merino
Gerente
D.F.
64
CUADERNO DE EJERCICIOS
Con el filtro personalizado realice una consulta para los registros que tengan el apellido paterno igual
a Prez y la edad menor a 30.
Realice otra consulta personalizada con los registros que inicien con la letra F en el campo Nombre.
Cree un rea de criterios de la celda B25 a la celda G26.
Escriba los criterios necesarios para realizar un filtro avanzado, con los registros de la Localidad D.F. y
Morelia y con la edad mayor a 30.
Asigne el filtro avanzado que copie el resultado de la bsqueda a partir de la celda B28.
Utilice el formulario para cambiar los datos de la tabla. Cambie los nombres Federico por Fermn y
los apellidos Merino por Morales.
Realice las mismas bsquedas que se realizaron en los dos ejercicios anteriores, pero utilizando los
criterios de la ficha.
Cree subtotales con las edades mximas y realizando el cambio por puesto y cierre los niveles hasta la
rama 2.
Asigne la opcin del cambio cada apellido paterno.
Abra todos los niveles.
Guarde el archivo con el nombre EJERCICIO 7.
Ejercicio 8
Abra el libro EJERCICIO 7, en la hoja Base de datos.
Realice la correccin ortogrfica de la hoja
Seleccione la celda A1 e inserte un comentario
Proteja la hoja de clculo, permitiendo que pueda ser modificado el rango E6:E22
Indique la orientacin de la hoja Horizontal, la calidad de impresin alta y el tamao del papel carta.
Defina los mrgenes de 2 cm de los cuatro lados. Para el encabezado y pie de pgina de 1.5 cm.
Centre la pgina horizontal y verticalmente.
Cambie el encabezado. Al centro debe aparecer la fecha y del lado derecho la hora.
Cambie el pie de pgina. Del lado derecho debe decir Pgina, nmero de pgina, de y nmero total
de pginas. Del lado izquierdo escriba su nombre completo.
El formato de letra del encabezado y pie de pgina debe ser Arial de 8 puntos negrita.
Defina el rea de impresin con las celdas que contienen datos.
Cambie el tipo de la letra de Arial de 10 puntos a Arial de 14 puntos.
170
CUADERNO DE EJERCICIOS
Utilice la presentacin preliminar para revisar la hoja a imprimir.
Cambie los saltos de pgina
Muestre la hoja ampliada con el zoom.
Para la hoja que contiene el grfico, repita los ltimos ejercicios.
Imprima la grfica utilizando la pgina completa.
171
CUADERNO DE EJERCICIOS
Ejercicio Final
El propsito de este ejercicio final es que se utilicen muchos de los elementos que se han ido explicando
a lo largo de este curso, recuerde que es importante utilizar las nuevas facilidades que Excel 2013 ha
incorporado, para la realizacin de este ejercicio.
En las siguientes pginas aparece el resultado de todo el proceso para el ejercicio final. El libro consta
de varias hojas con diferentes datos cada una, los pasos a grandes rasgos para crear este libro se
describen a continuacin:
Se crearn las siguientes hojas con sus respectivos nombres:
Cuenta maestra
Tarjeta de crdito
Inversiones en valores
En la primera hoja, capture la siguiente informacin:
SALDO INICIAL
45963.96
Fecha Concepto
Cheques
172
Depsitos
24.35
496.36
Saldo
CUADERNO DE EJERCICIOS
En la columna saldo deber crear la frmula correspondiente para su clculo.
Asigne los formatos como se muestra en el ejemplo.
Revise la ortografa de la hoja.
En el concepto pago de tarjeta de crdito deber llevar la cantidad calculada de la segunda hoja que
ser similar a la siguiente:
SALDO INICIAL
-317.63
ESTADO DE CUENTA
2013
BANCO DEL PELN 99999999-2
FECHA CONCEPTO
CUENTAS
03-Sep EL TAQUITO
900
582.37
500
1082.37
PAGOS
496.36
SALDO NUEVO
586.01
500
1086.01
1459.69
2545.7
Capture la informacin y asigne el estilo que usted elija del comando Dar formato como tabla.
Cree la frmula para SALDO NUEVO segn se muestra en el ejemplo.
Copie el ltimo resultado con un vnculo a la hoja Cuenta maestra en la celda correspondiente del
concepto Pago de tarjeta de crdito.
La tercera hoja, ser lo mismo que la relacin entre la primera y la segunda. Contendr los datos
similares a los siguientes:
SALDO INICIAL
236361.14
GANANCIA ACTUAL
165479.84
FECHA
CONCEPTO
OPERACIN
SALDO
09-Sep
VENTA DE BONOS
24.35
236385.49
173
CUADERNO DE EJERCICIOS
10-Sep
803705.49
11-Sep
12-Sep
VENTA DE BONOS
5639.36
788028.85
13-Sep
650800
1438828.85
14-Sep
15-Sep
REPARTO DE GANANCIAS
AMARILLO
REEVALUACIN MERCANTIL
16-Sep
VENTA DE BONOS
DEL 12.13
782389.49
1438840.98
-1201300
238840.98
163000
401840.98
Capture la informacin y asigne el estilo que usted elija del comando Dar formato como tabla.
Cree la frmula para SALDO segn se muestra en el ejemplo.
Copie el ltimo resultado con un vnculo a la hoja Cuenta maestra en la celda correspondiente del
concepto Inversiones en valores.
Revise la ortografa de todo el libro.
Inserte una nueva hoja y cree una grfica de Barras 3-D con los datos de depsitos, cheques y saldo de
la hoja Cuenta maestra.
Inserte una hoja ms e inserte las funciones estadsticas ms importantes, tales como PROMEDIO, MAX,
MIN, etc., para cada una de los datos de las hojas creadas. Haga referencia a los rangos de celdas
correspondientes y realice cambios en las cantidades para verificar su actualizacin.
Elimine el resto de las hojas del libro que no utilice.
Guarde el libro con el nombre EJERCICIO FINAL DE EXCEL 2013.
174