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e Encerrar Projetos?
Gesto de Projetos
Curso 5 Como Executar,
Monitorar, Controlar e Encerrar
Projetos?
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SUMRIO
PG
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MDULO 1 - EXECUO
Objetivos do curso
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Execuo
O que deve ser feito durante a execuo do projeto?
H duas grandes linhas de trabalho durante a execuo do projeto:
1. Linha gerencial: relacionada s atividades necessrias para administrar a equipe,
distribuir as informaes aos stakeholders, assegurar a qualidade do projeto e
definir os fornecedores que participaro dos trabalhos.
2. Linha tcnica: relacionada s atividades que precisam ser implementadas para a
execuo do produto do projeto.
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Comunicao em projetos.
Gerenciamento de conflitos.
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Reunio de kick-off
A execuo do projeto s se iniciar aps a realizao
da reunio de partida do projeto ou reunio de
kick-off. Esta reunio deve contar com a participao
de todos os principais interessados, incluindo pessoas
que tomem decises e sejam responsveis por partes
do projeto.
Portanto, a participao somente da equipe do projeto
no recomendada. As diferentes vises do projeto
precisam ser alinhadas antes do incio dos trabalhos,
para que as expectativas e os papis dos participantes
sejam conhecidos.
Esta reunio fundamentalmente um processo de
comunicao e coordenao, para garantir que todos os
envolvidos estejam familiarizados com os detalhes do projeto e saibam o papel de cada
um.
O importante apresentar:
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Garantia da qualidade
A garantia da qualidade (GQ) a aplicao de atividades de qualidade planejadas e
sistemticas para garantir que o projeto empregar todos os processos necessrios
para atender aos requisitos.
A principal ferramenta utilizada para a garantia da qualidade chamada de auditoria
da qualidade, que corresponde a uma anlise estruturada e independente para
determinar se as atividades do projeto esto de acordo com polticas, os processos e
procedimentos do projeto e da empresa.
O esforo subseqente para corrigir essas deficincias deve resultar em uma reduo
no custo da qualidade e um aumento no percentual de aceitao do produto ou servio
pelo cliente ou patrocinador dentro da organizao executora.
Um departamento de garantia da qualidade, ou uma organizao semelhante, muitas
vezes supervisiona as atividades de garantia da qualidade.
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ttulos de sees;
declarao do trabalho;
cronograma;
perodo de desempenho;
funes e responsabilidades;
estabelecimento de preos e
pagamento;
ajustes de inflao;
critrios de aceitao;
garantia;
suporte a produtos;
limitao de responsabilidade;
remuneraes;
reteno;
penalidades;
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incentivos;
seguro e seguro-desempenho;
aprovao da subcontratada;
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Resumindo
A etapa de execuo deve ser orientada pelas entregas, ao longo do tempo, dos
produtos e seus pacotes de trabalho. Isto significa que a execuo dever seguir
a programao da maneira como foi planejada e nos prazos acordados entre as
partes interessadas. Quanto maior ou mais complexo for o projeto, maior a
necessidade de coordenao, comunicao e controle por parte do gerente de
projeto.
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Monitoramento e controle
Se a execuo do projeto tem como objetivo
entregar os produtos e/ou servios planejados, o
grupo de processos de monitoramento e controle
envolve o monitoramento destes resultados para
garantir que estejam de acordo com o planejado e
que o projeto continue seguindo o plano ao longo de
sua vida.
Este processo inclui
o gerenciamento e o controle de mudanas
(discutidos a seguir);
a medio e inspeo do desempenho do
projeto, para verificar a aderncia aos planos e
tomada de medidas para pr o projeto de volta
aos trilhos, quando ocorrerem variaes;
a avaliao da eficincia das aes corretivas.
O plano do projeto servir como linha de base de medio para todo o desempenho do
projeto e, durante o processo de monitoramento e controle, voc comparar
regularmente os resultados do projeto com o plano para garantir que tudo progrida de
acordo com esse ltimo. As quatro coisas que voc monitorar bem de perto durante
este processo so:
cronograma;
oramento;
escopo;
qualidade.
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Monitoramento e controle
Em geral, quanto maior, mais complexo e mais
espalhado geograficamente for um projeto, mais
difcil e caro vai ser realizar seu monitoramento e
controle.
H projetos, entretanto, que por sua
complexidade e curta durao, podem forar que
seu controle seja muito estruturado e sofisticado.
Cabe ao gerente de projeto e equipe analisar
caso a caso para balancear o custo do
monitoramento e controle versus o seu benefcio.
Como analisado anteriormente, comunicao e
coordenao so essenciais para uma gesto adequada.
Para facilitar este procedimento, existem as reunies de controle e acompanhamento de
projeto e a anlise do valor agregado, discutidas nos prximos mdulos.
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Resumindo
Se a execuo do projeto tem como objetivo entregar os produtos e/ou servios
planejados, o grupo de processos de monitoramento e controle envolve o
monitoramento destes resultados para garantir que estejam de acordo com o planejado
e que o projeto continue seguindo o plano ao longo de sua vida. Este processo inclui o
gerenciamento e o controle de mudanas (discutidos nos prximos mdulos), a medio
e inspeo do desempenho do projeto, para verificar a aderncia aos planos, tomada de
medidas para pr o projeto de volta aos trilhos, quando ocorrerem variaes, e tambm
a avaliao da eficincia das aes corretivas.
O plano do projeto servir como linha de base de medio para todo o desempenho
do projeto e, durante o processo de monitoramento e controle, voc comparar
regularmente os resultados do projeto com o plano para garantir que tudo progrida de
acordo com esse ltimo. As quatro coisas que voc monitorar bem de perto durante
este processo so: cronograma, oramento, escopo e qualidade.
O relatrio de desempenho geralmente apresentado em reunies programadas e
realizadas regularmente, com o objetivo de tomar decises e distribuir informaes do
projeto. Estas reunies, chamadas de controle e acompanhamento do projeto, visam
aumentar o grau de coeso da equipe do projeto por meio da troca de informaes e
sugestes, alm de permitirem que todos vejam o grande quadro em que se inserem.
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Resumindo
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Verificao do escopo
O processo de verificao do escopo tem como
objetivo assegurar que o que foi acordado
para ser entregue, foi entregue.
Isto se d atravs da realizao de testes pracordados entre as partes e que, tendo
resultado positivo, comprova o desempenho
do produto como previsto, bem como o
produto em si.
Alm destes processos de controle mais gerais
ainda existe a necessidade, em tempo de
monitoramento e controle, do projeto gerar os
controles de qualidade, riscos e de contratos.
Controle da qualidade
O controle de qualidade tem como objetivo principal averiguar a conformidade do
produto e/ou processos do projeto aos padres.
Se os resultados estiverem dentro da rea de tolerncia definida, ento o projeto est
dentro de padres de qualidade aceitveis. Dentre as ferramentas de controle de
qualidade podemos destacar:
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Controle de riscos
fundamental que o plano de gerenciamento de riscos, discutido no mdulo de
planejamento, seja continuamente revisitado durante
as reunies de controle do projeto, para verificar se
ainda persistem as condies de risco ou se novos
riscos surgiram desde o ltimo ponto de controle.
De tal anlise poder surgir um novo plano de
respostas aos riscos, incluindo planos de trabalho
alternativos ou em casos extremos at mesmo o
encerramento do projeto.
So objetivos primrios do controle de riscos a
identificao, a anlise e o planejamento dos riscos
recm-surgidos, o acompanhamento dos riscos
identificados e dos que esto na lista de observao,
a reanlise dos existentes, o monitoramento das
condies de acionamento de planos de contingncia,
o monitoramento dos residuais e a reviso da execuo de respostas enquanto avalia
sua eficcia.
O controle de riscos tambm tem como objetivos:
Reavaliao de riscos
A reviso peridica e agendada dos riscos identificados e de
suas respostas e prioridades devem sempre ocorrer durante o
projeto, durante as reunies de controle, como comentado
anteriormente.
A idia monitorar os riscos e seu andamento, alm de
verificar se suas conseqncias ainda causariam impacto
idntico ao originalmente planejado nos objetivos do projeto.
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Auditoria de riscos
A auditoria de riscos examina e documenta a
eficcia das respostas no tratamento dos riscos
identificados e de suas causas-raiz, bem como a
eficcia do processo de gerenciamento.
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Administrao de contratos
fundamental que o gerente de projetos e
a equipe se mantenham a par das polticas
da organizao que tratam do assunto,
obtenham dos fornecedores envolvidos os
relatrios de desempenho e de riscos e
que faam uso dos processos de gesto de
mudanas e de aceitao, quando cabvel.
O comprador e o fornecedor administram o
contrato com objetivos semelhantes. Cada
uma das partes garante que tanto ela
quanto a outra parte atendem s suas
obrigaes contratuais e que seus prprios direitos legais esto protegidos.
O controle de contratos garante que o desempenho do fornecedor atende aos requisitos
contratuais e que o comprador atua de acordo com os termos do contrato.
A natureza legal da relao contratual torna imperativo que a equipe de gerenciamento
de projetos esteja profundamente a par das implicaes legais das aes tomadas
durante a administrao de qualquer contrato. Devido s consideraes legais, muitas
organizaes tratam a administrao de contrato como uma funo administrativa
separada da organizao do projeto.
Como resultado de mudanas contratuais, comum a ocorrncia de aditamento
contratual. Os contratos podem ser aditados a qualquer momento antes do seu
encerramento por acordo mtuo, em conformidade com os termos de controle de
mudanas do contrato.
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Resumindo
O PMI sugere vrios processos que devem ser desenvolvidos para que um
projeto possa ser coordenado e integrado, permitindo que o gerente de projetos
possa tomar aes corretivas ou proativas em um prazo no qual seja possvel
realizar a mudana de rumo. Dentre estes processos, esto os de gesto de
mudanas e de aceitao de entregveis, caso haja necessidade de sua
aplicao. Eles permitem que o gerente mantenha o controle sobre o projeto.
O processo de verificao do escopo tem como objetivo assegurar que o que foi
acordado para ser entregue foi entregue. Isto se d por meio da realizao de
testes pr-acordados entre as partes os quais, tendo resultado positivo,
comprovam o desempenho do produto como previsto, bem como o produto em
si. Alm destes processos de controle mais gerais ainda existe a necessidade,
em termos de monitoramento e controle, do projeto gerar os controles de
qualidade, riscos e contratos.
fundamental que o plano de gerenciamento de riscos seja continuamente
revisitado durante as reunies de controle do projeto, para verificar se ainda
persistem as condies de risco ou se novos riscos surgiram desde o ltimo
ponto de controle. De tal anlise, poder surgir um novo plano de respostas aos
riscos, incluindo planos de trabalho alternativos ou em casos extremos at
mesmo o encerramento do projeto.
A reviso peridica e agendada dos riscos identificados e de suas respostas e
prioridades devem sempre ocorrer durante o projeto, durante as reunies de
controle, como comentado anteriormente. A idia monitorar os riscos e seu
andamento, alm de verificar se suas conseqncias ainda causariam impacto
idntico ao originalmente planejado nos objetivos do projeto.
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o encerramento do contrato;
Encerramento do Contrato
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Resumindo
O processo de encerramento do projeto engloba as atividades, de
responsabilidade do gerente de projeto, de receber o aceite formal do cliente
com relao aos produtos ou servios entregues, bem como verificar se todas as
atividades necessrias para encerramento administrativo e de eventuais
contratos do projeto tenham ocorrido.
Na hiptese do projeto ter sido encerrado prematuramente, responsabilidade
do gerente de projeto realizar as verificaes e documentaes necessrias
sobre os motivos que levaram a este trmino.
Os contratos tm um ciclo de vida prprio, como os projetos. Sendo assim, os
contratos so encerrados, assim como os projetos.
A resciso de um contrato um caso especial de encerramento e pode resultar
de um acordo mtuo entre as partes ou de descumprimento das obrigaes de
uma das partes. Os direitos e as responsabilidades das partes no caso de uma
resciso esto includos em uma clusula de trmino de vigncia do contrato.
Validada em xx.xx.xxxx
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Especificaes Tcnicas
ESPECIFICAO DE PUBLICAO
a. Documento: Apostila do curso Como Executar, Monitorar, Controlar e Encerrar
Projetos?
b. Vlido at:Indeterminado.
c. Responsabilidade: 4636-1/Departamento de Treinamento.
f. Restrito aos participantes do curso Como Executar, Monitorar, Controlar e
Encerrar Projetos?
d. Seo/ramal do responsvel : Ramal 43840
e. Homologado por: Departamento de Desenvolvimento de Sistemas
Pblico alvo:
Agncias
Departamentos
Usurios especficos (contas de e-mail)
X Todos os usurios
g. Classificao
Confidencial
x Uso interno
Uso pblico
h. Tamanho do arquivo: 991 KB
i. Criado no MS Word 97 e convertido em PDF
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BIBLIOGRAFIA
Referncia Bibliogrfica
Guia PMBOK - Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento
de Projetos Terceira edio. Publicado por: Project Management Institute,
Inc.
Sugesto de Leitura
PETERS, Tom. Rompendo as Barreiras da Administrao. So Paulo:
Harbra, 1993.
VALERIANO, Dalton, Moderno gerenciamento de projetos, So Paulo:
Prentice Hall, 2005.
RABECHINI Jr., Roque. O gerente de projetos na empresa. So Paulo: Atlas,
2005.
DINSMORE, Paul Campbell. Gerenciamento de Projeto: como gerenciar seu
projeto com qualidade, dentro do prazo e custos previstos. Rio de
Janeiro: Qualitymark, 2004.
MEREDITH, Jack R; MANTEL, Samuel J. Jr. Administrao de Projetos: uma
abordagem gerencial. 4. Ed. Rio de Janeiro: LTC, 2003.
HIGA, Francisco, Vai dar M... - Solues para Seu Projeto No Afundar
Editora: GENTE.
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