CONTROL DE COSTOS

El control de costos es de igual importancia para todas las empresas, sin importar
su tamao, aunque las compaas pequeas generalmente tienen un control
monetario ms estrecho, principalmente por el riesgo econmico que significa el
tener prdidas en un proyecto. Las compaas grandes se pueden dar el lujo de
repartir las prdidas que se tengan en los diferentes proyectos que estn
realizando.
El control de costos no es solamente el monitorear los costos y recopilar grandes
cantidades de informacin, sino que es necesario analizar dicha informacin para
tomar las acciones correctivas antes de que sea demasiado tarde. El control de
costos puede ser desarrollado por todo el personal que tenga relacin con los
costos, no solamente el personal de proyectos.
El control de costos implica tener una buena administracin de costos, la cual
debe incluir:
* Estimacin de costos
* Contabilidad de costos
* Flujo de efectivo del proyecto
* Flujo de efectivo de la compaa
* Costo directo de la mano de obra
* Cantidad de sobrecostos
* Otros, como los incentivos, penalizaciones, etc.
El control de costos se considera un subsistema del sistema de administracin y
control de costos, este subsistema se representa como un proceso de dos ciclos:
ciclo de planeacin y ciclo de operacin.
Cualquier sistema de control de costos es tan efectivo en la medida de la
eficiencia de la planeacin original con el que se compara el trabajo realizado,
asimismo cualquier sistema de planeacin diseado por una empresa debe tomar

en cuenta el control de costos.

Los sistemas de planeacin y control seleccionados deben ser capaces de
satisfacer los requerimientos de la administracin de manera que puedan
determinar acertadamente el estado del proyecto e impulsarlo hacia la obtencin
de los objetivos del mismo, el propsito de cualquier sistema de administracin y
control de costos es el de establecer polticas, procedimientos y tcnicas que
puedan utilizar da a da en la administracin y control de proyectos. El sistema de
planeacin y control debe proveer informacin para:
* Obtener una imagen del progreso real del trabajo
* Relacionar el desempeo costo-programa
* Identificar problemas potenciales con respecto a sus fuentes
* Proporcionar informacin a los administradores del proyecto

Como herramienta para la planeacin el sistema debe ser capaz de:

* Planear y programar el trabajo
* Identificar los indicadores que sern utilizados para la medicin
* Establecer presupuestos de mano de obra directa
* Establecer presupuestos generales
* Identificar reservas administrativas
Como herramienta para la medicin del progreso y el control de los cambios el
sistema debe ser capaz de:
* Medir los recursos consumidos
* Medir el estado del proyecto y los logros obtenidos
* Comparar las medidas de las proyecciones y los estndares
* Proporcionar una base para el diagnstico y re-planeacin
Las actividades del sistema de administracin y control de costos incluyen:
* Recepcin de contratos

* Autorizacin de los trabajos para la planeacin del proyecto

* Estructura desglosada del trabajo
* Descripcin sub-dividida del trabajo
* Programas
* Grficas de planeacin
* Presupuestos
An con un sistema de planeacin y control totalmente desarrollado se presenta
un gran nmero de costos y beneficios por lo que se debe incluir un anlisis costobeneficio que incluye algunos de los siguientes conceptos:

Beneficios del proyecto: Tcnicas de Planeacin y Control

* Derivacin de especificaciones (objetivos del proyecto)
* Delinear las actividades requeridas (trabajo)
* Coordinacin y comunicacin entre las unidades de la organizacin
* Determinacin del tipo, cantidad y tiempo de los recursos necesarios
* Reconocimiento de elementos de alto riesgo
* Sugerencias de cursos de accin alternativos
* Realizacin del efecto de los cambios en los niveles de los recursos y sus
cambios en la programacin y desempeo
* Identificacin de los problemas potenciales
* Medicin y reporte del progreso
* Base para soluciones de problemas, toma de decisiones y acciones correctivas

Costos del proyecto: Tcnicas de Planeacin y Control, requieren:

* Nuevas formas (nuevos sistemas) de informacin de fuentes adicionales
* Personal adicional para dejar tiempo libre a la gerencia para que realice
actividades de planeacin y control

* Entrenamiento en el uso de las tcnicas (tiempo y materiales)

Un adecuado sistema de planeacin y control generar los siguientes
resultados:
* Polticas y procedimientos que minimizan la distorsin de los reportes
* Fuerte nfasis de la administracin en el logro de los compromisos
* Reuniones semanales siguiendo una agenda formal con acciones a seguir y
elaboracin de minutas
* Revisin peridica por la alta administracin del estado tcnico y financiero del
proyecto
El principal propsito del control se refiere a la verificacin de los procesos
completados mediante una comparacin del trabajo realizado a una fecha
determinada con la planeacin y estndares especificados en la etapa de
planeacin, dicha comparacin sirve para verificar que:
* Los objetivos han sido satisfactoriamente trasladados a los estndares de lo
realizado
* Los estndares de los trabajos realizados son una representacin confiable del
programa de actividades y eventos
* Se han establecido presupuestos con los que pueden realizarse comparaciones
de lo actual contra lo planeado
En otras palabras la comparacin verifica que se seleccionaron lo estndares
correctos y son utilizados apropiadamente, el segundo propsito del control es la
toma de decisiones. Tres tiles reportes son requeridos por la administracin para
tomar decisiones efectivas y oportunas:
* La planeacin del proyecto, su programa y el presupuesto elaborado en la etapa
de planeacin.
* Una detallada comparacin entre los recursos utilizados y los predeterminados,
incluyendo una estimacin del trabajo pendiente y de las actividades para

completarlo.
* Una proyeccin de recursos a gastarse
durante la terminacin del programa.
El sistema de administracin y control de costos toma una importancia mayor
durante el ciclo de operacin del proyecto, el cual se compone de 4 etapas:
* Autorizacin de los trabajos
* Recopilacin de informacin de costos y reportes
* Anlisis de costos
* Reportes a la administracin y al cliente
Estas cuatro etapas cuando de combinan con el ciclo de planeacin constituyen
un sistema que sirve de base para la determinacin de costos.

Por definicin una cuenta de costos es un nivel identificado en la interseccin de la

estructura desglosada del trabajo y la estructura desglosada de la organizacin en
cuya responsabilidad funcional es asignada y la mano de obra directa, materiales
y otros costos directos se comparan con el trabajo realizado actual para control de
la administracin.
El presupuesto del proyecto que es el resultado final del ciclo de planeacin debe
ser razonable y basado en negociaciones contractuales de los costos, debe
identificarse los requerimientos planeados de la mano de obra, recursos
contratados y reserva administrativa, esta reserva administrativa es la cantidad de
dinero establecida por la oficina de proyectos al presupuesto para solucionar
problemas no previstos y contingencias que pudieran resultar en una desviacin
del alcance.
La varianza se define como cualquier desviacin tcnica, de costo o de tiempo de
un plan especfico, para el clculo de estas variaciones se definen 3 variables para
determinar los costos presupuestados y actuales tanto

del trabajo programado como del ejecutado:

1. Costo presupuestado para el trabajo programado (BCWS)
2. Costo presupuestado para el trabajo realizado (BCWP)
3. Costo actual del trabajo realizado (ACWP)

* Por lo que la varianza de costo se calcula:

CV= BCWP-ACWP Una varianza negativa indica condicin de prdida.
* La varianza de tiempo se calcula:
SV= BCWP-BCWS Una varianza negativa indica una condicin de retraso.
Durante el anlisis dela varianza deben hacerse 5 preguntas:
1. Cul es el problema que est causando la varianza?
2. Cul es el impacto en tiempo, costo y ejecucin?
3. Cul es el impacto en otros rubros, si es que existe?
4. Cul es la accin correctiva planeada?
5. Cuales son los resultados esperados de dicha accin correctiva?
El concepto de valor ganado no es tan efectivo como herramienta de control si se
utiliza en los niveles ms bajos de la WBS.

Parmetros para el anlisis de la varianza.

Pregunta | Respuesta | Iniciales |
Cunto trabajo debe hacerse? | Costo presupuestado del trabajo programado |
BCWS |
Cunto trabajo se ha realizado? | Costo presupuestado del trabajo realizado |
BCWP |
Cunto es el costo del trabajo realizado? | Costo actual del trabajo realizado |
ACWP |
Cunto se supona que deba costar el trabajo total? | Presupuesto para
completar el trabajo | BAC |

Cunto esperamos ahora que cuesten los trabajos? | Estimado para completar o
la ltima revisin estimada | EACLRE |

Utilizando las definiciones anteriores podemos

calcular la varianza para finalizar el proyecto:
VAC= BAC EAC
Existen varios casos para comparar el trabajo planeado contra lo realizado los
cuales se describen a continuacin:
Caso 1. Situacin ideal donde todo va de acuerdo a lo planeado.
Caso 2. En este caso el trabajo se realiza eficientemente pero atrasados en lo
programado.
Caso 3. El trabajo no se est completando de acuerdo a lo programado, pero los
costos se mantienen para el trabajo que se ha completado.
Caso 4. Los costos se mantienen con lo programado, pero el trabajo est 25%
retrasado a causa de una eficiencia de los trabajos del 75%.
Caso 5. A causa de que se est operando a una eficiencia de 125% estamos
adelantados en la programacin, pero fuera de los costos programados.
Caso 6. Se est operando con una eficiencia del 100%, los trabajos estn
adelantados y los costos se mantienen dentro del presupuesto.
Caso 7. Los trabajos se estn completando adecuadamente y los costos son
menores a los presupuestados.
Caso 8. Los trabajos se estn completando adecuadamente, pero se presentan
prdidas.
Caso 9. Se presentan prdidas mientras que lo planeado no ha sido completado,
mala situacin.
Caso 10. Los trabajos estn adelantados y los costos son menores a los
planeados.
Caso 11. El trabajo se realiza eficientemente y un posible sobrecosto puede

ocurrir, el proyecto esta adelantado.

Caso 12. Mientras que los costos son mayores a los presupuestados el
desempeo de los trabajos es eficiente y se est adelantado a lo programado.

Las causas ms comunes de problemas en los costos son:

* Tcnicas de estimacin inadecuadas que resultan en presupuestos poco
realistas.
* Actividades y eventos fuera de secuencia.
* Estructura del trabajo inadecuada.
* Falta de polticas administrativas en las prcticas de reporte y control.
* Pobre definicin de los trabajos en los niveles ms bajos de la administracin.
* La administracin reduce los presupuestos para mantenerse competitivos.
* Pobre comparacin entre los costos planeados y actuales.
* Problemas tcnicos no previstos.
* Retrasos en la programacin, que pueden requerir el empleo de tiempo extra.
* Factores de escalacin de los materiales no son realistas.
* Incapacidad de entender los requerimientos del cliente.
* Subestimacin de los requerimientos de tiempo.
* Malinterpretacin de la informacin.

IMPLEMENTANDO UN SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS

DEFINICION
El control de costos est definido por la Asociacin Americana de Ingenieros de
Costos como la aplicacin de procedimientos que intentan limitar los costos del
proyecto a aquellos autorizados, a enfocar los esfuerzos de control donde sean
ms efectivos y a lograr el mximo control con el mnimo costo.
Otra definicin sera la aplicacin de procedimientos a seguir para minimizar el
costo con el objetivo de incrementar la utilidad y asegurar operaciones eficientes.

OBJETIVOS
Los objetivos bsicos para un proyecto exitoso son:
Costo
Tiempo
Desarrollo

Para lo anterior se requiere:

Soporte de la gerencia
Una adecuada estructura organizacional
Actitudes humanas correctas
Al inicio del proyecto se establecen los objetivos que a menos que existan
cambios permanecern vlidos durante todo el proyecto y constantemente se
comparan con el progreso actual del proyecto. Si la tendencia es desfavorable y
se requieren acciones correctivas, puede haber tres soluciones:
1. La tendencia est dentro de los requerimientos del proyecto y los ajustes se
harn de acuerdo a esto.
2. La tendencia est fuera de los objetivos o del alcance del proyecto y ser sujeta
a un cambio de contrato.
3. La tendencia es rechazada durante la evaluacin inicial.
Desde el da que el proyecto entra de su etapa conceptual hasta que es
abandonada el costo es un factor gua:
1. Los estudios de factibilidad se hacen para determinar la posible utilidad de un
proyecto.
2. La planta es diseada para producir lo que se requiere teniendo en mente el
costo.
3. Los contratistas y proveedores se seleccionan basados en estimaciones de
costos y experiencia.
4. La planta se construye de la manera ms econmica.

5. La planta se termina dentro del tiempo programado (tiempo es dinero).

6. La planta se opera de la manera ms econmica.
7. Cuando se termina la vida econmica de la planta se dispone de ella de la
manera ms econmica.
RESISTENCIA AL CONTROL
La resistencia al control puede tener muchas formas, las ms comunes incluyen la
falta de entendimiento, expresiones negativas, idea de competencia y
obstruccin, rupturas en la estructura de la organizacin, obstrucciones por
factores humanos, ignorancia de los aspectos del costo, conflictos de
calidad/costo/tiempo, y falta de soporte de la administracin.
QUIEN CONTROLA LOS COSTOS?
Clientes.
Una de las razones ms comunes de prdidas causadas por los clientes es su
falta de habilidad para definir el alcance del proyecto o para fijar dicho alcance una
vez que ya se ha establecido.
Administracin.
A travs de un organigrama, el administrador definir la responsabilidad y la
autoridad de cada departamento, deber saber que cada miembro del equipo y
todas las actividades que realice tendrn de una manera u otra influencia en los
costos. El administrador deber ser receptivo a los principios del control de costos,
sistemas y procedimientos y actuar cuando se requiera realizar medidas
efectivas en el control de costos.
Ingenieros de diseo.
Los ingenieros de diseo decidirn como se ver el proyecto final, mientras que su
principal meta es un buen desarrollo siempre deben tener en mente el costo y la
programacin del tiempo.
Ingenieros de costos.
Bsicamente el ingeniero de costos ayuda en el control del proyecto de la manera

siguiente:
Estableciendo los procedimientos de control del proyecto y elaborando reportes
Desarrollando el presupuesto
Revisando los procedimientos para trabajos extras
Evaluando el impacto en costo y tiempo de los cambios
Preparando las proyecciones mensuales de los costos
Actualizando la programacin del proyecto y evaluando el progreso
Integrando el costo y el tiempo