TECNlOGO EN GESTIN LOGSTICA

GUA DISEO DE PROCESOS LOGSTICOS

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.

GUA PARA EL APRENDIZ SOBRE DISEO DE PROCESOS LOGSTICOS

INTRODUCCIN
El xito de las empresas depende de la planeacin cuidadosa y metdica que se
realice a lo largo de su funcionamiento. Una buena planeacin permite detectar
puntos problemticos e implementar estrategias de correccin y mejoramiento.
Es importante, entonces, determinar los procesos que se llevarn a cabo en
la organizacin y conocer los aspectos importantes a tener en cuenta en su
diseo, tales como la caracterizacin de los clientes, los recursos de la empresa,
la plataforma informtica con que se debe contar, etc., con el fin de obtener el
mximo desempeo institucional. En esta gua conocern esos elementos.

Procesos de los subsistemas de la red logstica

Los procesos logsticos estn compuestos por actividades y operaciones que se realizan
en orden secuencial para mantener el flujo de los insumos y de los productos en la
red logstica (ver la figura 1). Recuerden que el sistema de gestin logstica se compone
por tres subsistemas: el de aprovisionamiento, el de produccin y el de distribucin. En
el subsistema de aprovisionamiento se realizan varios procesos, entre ellos, programar
la recepcin de materiales, recibir las materias primas, evaluar el cumplimiento de las
especificaciones y realizar acciones de mejoramiento. Al subsistema de produccin,
pertenecen los procesos logsticos de elaborar programacin y control de la lnea de produccin, realizar
la produccin, evaluar la calidad del producto y sistema de produccin, realizar acciones de mejoramiento
al producto y al sistema de produccin. En el subsistema de distribucin, se encuentran los procesos de
elaboracin del plan operativo de distribucin, entrega del producto al cliente, evaluacin de la entrega al
cliente, entre otros.

Abaste-
cimiento

Inventario
de
insumos

PRODUCCIN

Inventario
de
productos
terminados

Distribucin
y
Transporte

FLUJO DE INFORMACIN

Figura 1. Estructura del flujo de informacin en la red logstica

DEMANDA

OFERTA

FLUJO DE PRODUCTOS

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Aspectos relevantes para el diseo de los procesos

Para el diseo de los procesos logsticos, se debe tener en cuenta, por una parte, lo relacionado con los
clientes y los productos que ofrece la empresa. En efecto, es importante contemplar las necesidades de
los clientes, las caractersticas de los clientes, sus caractersticas y niveles de satisfaccin, (...) el tiempo
de respuesta a un pedido del cliente, la capacidad para realizar una entrega oportuna y al menor costo, la
calidad de los productos entregados, el nivel de competencia en el mercado, la demanda de los productos
ofertados, los costos de fabricacin, de almacenaje, de empaque, de embalaje, de distribucin, de recursos
humanos, de valor agregado, as como el flujo de los bienes y servicios de la red logstica.
Por otra parte, los proveedores tambin juegan un papel fundamental en este diseo, ya que ellos son los que
proporcionan las materias primas para la fabricacin de los productos y deben entregarlas en el momento
oportuno con la calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los proveedores deben
cumplir normas de estandarizacin, normas de calidad, normas gubernamentales que aseguren una buena
calificacin de los servicios e insumos que entregan en las bodegas para la fabricacin de los productos
en la organizacin. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perfil de los clientes y de los proveedores que
muestre cules son las necesidades de la organizacin con respecto a estos actores de la cadena logstica.
Para revisar este tema, por favor, consulten la multimedia Perfil de proveedores y el documento Perfil de
clientes, que estudiarn ms adelante en esta gua.

Los procesos logsticos se deben planificar con un mnimo de

costos, con las mnimas actividades posibles y con el uso ptimo
de los recursos necesarios para llevar acabo en forma eficiente
todas las tareas del proceso.

Hay actividades claves que se deben tener en cuenta para poder

disear los procesos logsticos: la organizacin de pedidos, la
gestin de inventarios y la gestin de transporte, entre otros.
La logstica comercial para una organizacin comienza cuando
recibe un pedido y termina cuando realiza la entrega al cliente.
La organizacin debe ser capaz de atender los derechos a
su cliente: la cantidad correcta del producto correcto, en el
momento y el lugar correcto, en la condicin y precio correcto
y con la informacin correcta. Es decir, se deben proyectar todos
los aspectos relevantes para una administracin estratgica,
como el plan de negocios, el plan operativo, el plan financiero,
incluido el plan de presupuestos, y la formulacin de estrategias.

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Pueden complementar este tema con el documento Planeacin estratgica en las

empresas disponible en el siguiente enlace: http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/
documentos/lcp/jimenez_o_yb/capitulo3.pdf

Recuerden!

Para la aplicacin de estos conceptos en el desarrollo de su proyecto, tengan en cuenta el estudio

que realizaron de las necesidades logsticas de la empresa, el plan estratgico de la organizacin,
el diagnstico, los mapas de procesos y las estrategias de los procesos logsticos. Adems, estudien
sobre la anatoma de los procesos logsticos en el documento Estructura del sistema logstico, que
encontrarn ms adelante en esta gua.

Procesos y procedimientos
Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos estn ntimamente relacionados.
Mientras el proceso implica transformacin, el procedimiento supone pasos o instrucciones, por medio de
las cuales se lleva a cabo dicha transformacin. Es decir, el proceso tiene un carcter genrico y de l se
derivan tantos procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste
en que el primero comprende los insumos, el proceso de transformacin y los resultados de valor, mientras
que el segundo es un mtodo de trabajo diseado para transformar los insumos en resultados () (Paso
a paso para la elaboracin de manuales de procedimientos, p. 18).
Para una mejor comprensin de estos temas, los invitamos a observar los siguientes
ejemplos
http://upcommons.upc.edu/pfc/bitstream/2099.1/6007/3/ANEXO%20B_MANUAL%20DE%20PROCEDIMIENTOS.pdf
http://deliver.jsi.com/dlvr_content/resources/allpubs/countryreports/DO_ManProcLog_ES.pdf
http://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/14049/PLAN_14049_Manual_de_Procedimiento_de_Logistica_SEDALIB_S.A._-_
Administraci%C3%B3n_y_Finanzas_2011.pdf
http://www.eu-portal.net/material/downloadarea/kt8_wm_es.pdf

Antes de disear procesos logsticos, se debe realizar una etapa de anlisis con base en los manuales de
procesos y procedimientos de la empresa que es objeto de su investigacin y, de acuerdo con el diagnstico
de la situacin problmica en gestin logstica, se debe revisar con los usuarios de cada proceso si hacen
falta actividades, si sobran tareas, si hay algn error en la secuencia lgica de las tareas, si faltan o sobran
recursos, si se est gastando mucho tiempo en la realizacin de una tarea, si se producen cuellos de botella,
si no se estn cumpliendo los resultados esperados en la ejecucin del proceso, etc. Posteriormente, se
debe realizar una nueva planificacin de los procesos logsticos en cuestin y, para la nueva propuesta, es
necesario tener en cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la organizacin, tecnologa
utilizada) y los requerimientos de los usuarios externos (clientes, proveedores, outsourcing).

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El diseo de procesos y las TIC

La propuesta de diseo de los procesos logsticos se puede elaborar con herramientas de software como Word
de Microsoft (Opcin insertar formas), procesador de textos de Open Office (software libre), SmartDraw,
EDY (software libre) o con Bonita Open Solution (software libre). Este ltimo programa, adems de permitir
representar el modelo de los procesos, tambin ofrece la posibilidad de simular el proceso, el cual, a su vez, est
compuesto por subprocesos, tareas, eventos, flujos, mensajes, compuertas lgicas (and, xor y or), tiempos de
inicio y tiempos de finalizacin para la ejecucin de cada una de las actividades propuestas en el modelo.
Para mayor informacin, revisar el manual para el usuario de Bonita Open
Solution en el siguiente enlace: http://download.forge.objectweb.org/bonita/
BOS-5.2-QuickStart.pdf

La elaboracin de los diseos de procesos de la empresa debe llevarse a cabo en dos fases. Se recomienda a
los aprendices realizar los procesos de la primera fase con Word, SmartDraw o EDY para determinar las tareas,
el flujo y las condiciones o rombos de decisin. El siguiente es un ejemplo de un diagrama de procesos hecho
con las herramientas de dibujo de Word (opcin insertar formas); se presenta desde la llegada del automvil
hasta la reparacin y entrega al cliente. Los rectngulos simbolizan los subprocesos o actividades, los rombos
corresponden a la toma de decisiones y las flechas indican el flujo o la relacin de una actividad con otra.
Dependiendo de las condiciones contempladas en cada caso por el analista, si se cumple la condicin el flujo
toma por un camino, de lo contrario, continua por otra direccin.
Para complementar la informacin sobre la elaboracin de diagramas de flujo y revisar ms
ejemplos de diagrama de procesos, consulten el documento Diagrama de flujo en el siguiente
enlace
http://www.dgb.sep.gob.mx/informacion_academica/secuencias_didacticas/2sem/
material-informatica-ii/b1-diagramadeflujo.pdf

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La segunda fase contempla la nueva

propuestade diseo de los procesos de
acuerdo con las situaciones problmicas
analizadas en la organizacin. Esta propuesta
tiene como fin mejorar la rentabilidad,
disminuir los costos, disminuir los tiempos,
optimizar el uso de los recursos, mejorar
los flujos de bienes y servicios, mejorar
la capacidad de produccin, mejorar la
calidad de los productos, mejorar el nivel
de satisfaccin del cliente, mejorar las
relaciones con los proveedores, maximizar
las ventas, etc.

Figura 2. Ejemplo de diagrama de flujo

En esta fase de trabajo, pueden determinar las actividades o tareas, el orden de su ejecucin, las transiciones
entre cada una, si hay tareas que son un prerrequisito para la ejecucin de otra, o si se pueden realizar
simultneamente; es posible establecer el tiempo de duracin de cada tarea y asignar recursos y costos.

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Para el uso del software Bonita Studio, consulten el documento para creacin
de procesos logsticos que se encuentra en la plataforma con el nombre de
PasosCrearDiagrama.

En la plataforma, pueden consultar un ejemplo de

un diseo de proceso logstico para la gestin de
inventarios, como referencia para que el aprendiz
pueda, con base en ese ejemplo y en los que se
encuentran en el programa de Bonita, presentar sus
diseos de los procesos logsticos analizados y que
requieren una solucin. Para revisar los documentos
del ejemplo, deben descargar el software de Bonita
Open Solution, que es libre. En el siguiente enlace,
pueden observar un video sobre otro ejemplo
para el proceso de solicitud de vacaciones de un
empleado: http://www.youtube.com/watch?v=zQg6
npViWj4&feature=related

Simulacin de procesos

Tcnicas y mtodos de programacin

Para ampliar esta informacin consulten el documento

Modelos de optimizacin de la gestin logstica
de Luis Anbal Mora Garca en http://virtual.esumer.

Las tcnicas y mtodos de programacin se utilizan

para realizar la planificacin operativa de cada uno
de los procesos logsticos. En la segunda fase, se
puede utilizar cualquiera de las herramientas de
planificacin como Gantt, PERT, CPM o el software
Bonita, con los cuales se pueden crear diagramas
que sirven para el diseo de los procesos logsticos,
ya que permiten optimizar los tiempos de duracin
de las actividades que componen el proceso.
Los programas Pert y CPM se conocen como
los mtodos de la ruta crtica, es decir, el mnimo
tiempo de duracin para todas las actividades del
proceso.Tambin existen otros software disponibles
para este fin: Project, de Microsoft y Gantt Project
(software libre). Para complementar este tema,
consulte el material de apoyo en la plataforma con el
nombre de Mtodos y tcnicas de Programacin.

Entre las actividades necesarias para disear procesos

logsticos se encuentra la simulacin, la cual constituye
una herramienta importante, porque permite realizar
ajustes al modelo propuesto sobre los procesos
logsticos antes de aplicarlo en la organizacin. Esta
herramienta permite disminuir los riesgos y los costos
de la implementacin directa de una estrategia sobre
la empresa. Con la simulacin, se pueden realizar los
ajustes necesarios; posteriormente, se ejecutan otras
simulaciones hasta que el modelo sea el adecuado para
implementarlo en la organizacin.

edu.co/bancodeobjetos/sites/default/files/CONTENIDO%20
LIBRO%20PLANEACION%20Y%20MODELOS%20DE%20
OPTIMIZACION%20GESTION%20LOGISTICA.pdf

Un software para simulacin de procesos logsticos es

ProModel. Para ampliar la informacin sobre este programa,
accedan al enlace: http://www.promodel.com.mx/promodel.php.

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Otra tcnica de simulacin de recursos de fabricacin es la MRP (Materials Requirement Planning o Planificacin
de las requisiciones de materiales). Con esta tcnica, se puede controlar y coordinar la existencia de materiales,
con el fin de que estn disponibles en el momento adecuado, sin que se exceda el inventario. Por medio del MRP
es posible determinar el material que se necesita y el momento en que se debe llevar a cabo el Plan Maestro de
Produccin.
Estos programas permiten la toma de decisiones, pues son capaces de realizar mltiples tareas. En efecto, por
medio de la simulacin, se pueden determinar fechas realistas de terminacin de tareas; tambin, indican si se
pueden regresar pedidos para completar operaciones; adems, permiten detallar el mejor uso de los productos
escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al cliente. Un ejemplo de estos programas es el software Express
MRP que se puede revisar en el enlace: http://www.freedownloadmanager.org/es/downloads/mrp_gratis/. Adems,
prximamente se pondr a disposicin de los usuarios otro software libre tipo MRP. Es el software Atta que
podr revisar en el siguiente enlace: http://www.atta-mrp.blogspot.com/.
En conclusin
Los procesos logsticos, como elemento importante de la planeacin empresarial, deben llevarse a cabo
en cada subsistema de la cadena logstica. Existen variados programas computacionales con los cuales
se pueden disear los procesos. Este tipo de software permite realizar mltiples modificaciones a la
planeacin que luego se implementarn en los procesos reales, lo cual posibilita la adecuacin de las tareas
para minimizar los costos, los riesgos y maximizar la productividad y las ventas, es decir, la rentabilidad.

Referencias
Fundibeq. (s/f). Diagrama de flujo. Recuperado el 08 de mayo de 2012, de http://www.dgb.sep.gob.mx/
informacion_academica/secuencias_didacticas/2sem/material-informatica-ii/b1-diagramadeflujo.pdf
Paso a paso para la elaboracin de manuales de procedimientos. (s/f). Gua tcnica para la elaboracin de
manuales de procedimientos. Recuperado el 18 de mayo de 2012, de http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/
uma/doctos/guia_para_manual_de_procedimientos.pdf
Imgenes
Figura 1. Adaptado a partir de Drughieri , R. (2006, febrero 1). El proceso logstico [imagen]. Recuperado de
http://ventadirecta.wordpress.com/2006/02/01/el-proceso-logistico/
Figura 2. Diagrama de flujo [diagrama]. (s/f). Recuperado de http://www.dgb.sep.gob.mx/informacion_
academica/secuencias_didacticas/2sem/material-informatica-ii/b1-diagramadeflujo.pdf