Fecha de elaboracin

Fecha de aprobacin
Fecha de publicacin
Fecha de vigencia

Agosto de 2015
Septiembre de 2015
Septiembre de 2015
Septiembre de 2015 a Septiembre de 2025

Dependencias

Secretara General
Direccin Administrativa y Financiera
Grupo de Gestin Documental

Instancia de aprobacin

Comit de Gestin Documental

Secretara General:
Gloria Stella Daz Ortz
Direccin Poltica Regional:
Irma Luz Herrera Rodrguez
Martha Esperanza Rojas Fonseca
Direccin Administrativa y Financiera:
Olga Maritza Silva Gallego

Miembros del Comit de

Subdireccin Tcnica:
Gestin Documental que
Samir Bedoya
aprueban este documento
Oficina Asesora de Planeacin:
Luis Alejandro Gonzlez Muoz
Direccin de Comunicaciones:
Wilmar Matiz Vargas
Oficina Asesora Jurdica:
Plinio Alarcn Buitrago
Ubicacin

Serie: Programa de Gestin Documental

NDICE
1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Introduccin

1.2. Resea histrica del Movimiento Poltico MIRA

1.3. Esfuerzos institucionales en materia de gestin de documentos y archivos

11

1.4. Aspectos Generales del Programa de Gestin Documental

11

1.4.1. Alcance

12

1.4.2. Objetivo General

12

1.4.3. Objetivos Especficos

12

1.4.4. Pblico destinatario del Programa de Gestin Documental

12

1.4.5. Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestin 13

Documental
1.4.5.1. Requerimientos normativos

13

1.4.5.2. Requerimientos econmicos

13

1.4.5.3. Requerimientos administrativos

13

1.4.5.4. Requerimientos tecnolgicos

14

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

14

2.1. Planeacin

14

2.2. Produccin

14

2.3. Gestin y trmite

14

2.4. Organizacin

15

2.5. Transferencia

15

2.6. Disposicin de documentos

15

2.7. Conservacin a largo plazo

15

2.8. Valoracin

16

3. FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

17

3.1. Alineado con los objetivos estratgicos

17

3.2. Metas de corto, mediano y largo plazo

17

3.2.1. Metas a corto plazo

17

3.2.2. Metas a mediano plazo

18

3.2.3. Metas a largo plazo

18

3.3. Articulacin con otros programas y modelos de gestin del Movimiento MIRA

18

4. PROGRAMAS ESPECFICOS

19

4.1. Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos

19

4.2. Programa de documentos vitales o esenciales

19

4.3. Programa de gestin de documentos electrnicos

19

4.4. Programa de reprografa

19

4.5. Plan institucional de capacitacin

20

4.6. Programa de documentos especiales

20

4.7. Programa de auditora

20

4.8. Armonizacin con otros sistemas y modelos

20

BIBLIOGRAFA

21

ANEXOS

22

ASPECTOS GENERALES

El Movimiento Independiente de Renovacin Absoluta-MIRA, elabora el Programa de Gestin

Documental (PGD), como un documento estratgico que permita identificar las necesidades de la
gestin documental, en soportes electrnicos como fsicos; con el fin de disear polticas, estrategias,
programas y procedimientos que faciliten la implementacin de estndares y buenas prcticas
archivsticas en el Movimiento.
De igual forma el Programa de Gestin Documental (PGD), pretende dar cumplimiento a la Ley 594 de
2000 Ley General de Archivo, Ley Estatutaria 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional y se dictan otras
disposiciones, Decreto 1080 de 2015 y Decreto 1081 de 2015, y coadyuvar a la transparencia en la
gestin administrativa del Movimiento, toda vez que ste, es un agente participativo de la actividad
democrtica en Colombia, por ende su informacin es el respaldo primordial de la difusin de la
defensa de la dignidad humana, el mejoramiento de la calidad de vida, la prevalencia de los intereses
generales y el fortalecimiento del orden constitucional y legal; conceptos que enmarcan la difusin del
Miraismo en el pas.
El programa de Gestin Documental (PGD) del Movimiento Poltico MIRA, tendr una revisin
peridica anual y se deber actualizar cada vez que sea necesario por el cumplimiento o la fijacin de
nuevas metas.

1.1 Introduccin
El Programa de Gestin Documental surge por la necesidad de normalizar la gestin documental del
Movimiento Poltico MIRA y emprender las acciones requeridas para mejorar la gestin del
Movimiento y dar cumplimiento a las normas archivsticas actuales.
En atencin a la Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos Artculo 3. Definiciones, la cual define la
gestin archivstica como el conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades
desde su origen hasta su disposicin final con el objeto de facilitar su utilizacin y su conservacin ,
as mismo atendiendo a la modernizacin de los lineamientos y desarrollo de los archivos exigidos por
la Ley Estatutaria 1712 de 2014, el Decreto 1080 de 2015, Decreto 1081 de 2015 y el Manual de
Implementacin de un Programa de Gestin Documental, el Movimiento MIRA presenta el Programa
de Gestin Documental, como el instrumento archivstico que permita el desarrollo en los procesos
administrativos con miras a la transparencia y los principios del proceso de Gestin Documental.
1.2 Resea histrica del Movimiento Poltico MIRA1
Ao 2000
Luego de la recoleccin de ms de 51 mil firmas que respaldaron su creacin, el 26 de julio, el
Movimiento Poltico MIRA recibi la Personera Jurdica. Trece aos despus, la gestin de sus
representantes, los reconocimientos nacionales e internacionales y la destacada laboriosidad de los
Mirastas, demuestran que lo imposible es real.
MIRA naci como expresin de la necesidad de dotar de valores a la poltica, dejando de lado prcticas
ticamente dudosas como el transfuguismo y la compra de votos, al cambiarlas por un estilo no
tradicionalista de gestin poltica. Con un fundamento ideolgico de servicio social, la poltica de
MIRA ha estado concebida desde sus inicios, como la expresin de la vocacin de individuos que
buscan resolver situaciones problemticas de la sociedad, mediante el uso del poder pblico.
Ao 2002
Alexandra Moreno Piraquive fue elegida Senadora de la Repblica; una voz femenina en el Congreso,
que con su gestin y participacin logr la aprobacin de 3 leyes de gran trascendencia para el pas y
para los colombianos en el exterior. En estas elecciones MIRA obtuvo 81.061 votos, (la ms alta para el
Congreso durante ese ao).
En su lucha constante y con el apoyo nacional de muchos convencidos de esta causa, se posicion
MIRA; y de manera simultnea se hicieron pronunciamientos y marchas en temas como el rechazo al
Abuso Sexual Infantil; celebracin del Da contra la Violencia hacia los Nios y las Nias; recoleccin
de firmas para presentar la Iniciativa Popular de Servicios Pblicos; marcha para rechazar el
1

La historia fue tomada de: http://movimientomira.com/historia-de-mira/

incremento de los Servicios Pblicos Domiciliarios; y Encuentros de Mujeres, entre muchos otros.
Ao 2004
Nuevamente fue elegido como Concejal de Bogot, Carlos Alberto Baena Lpez.
Ao 2005
En noviembre, el Concejal de Bogot Carlos Alberto Baena Lpez, alcanz mritos de gran trayectoria,
lo cual se divulg a travs de la Casa Editorial El Tiempo, La Fundacin Corona y La Cmara de
Comercio de Bogot, siendo reconocido como el Mejor Concejal de Bogot. Posteriormente, en su
desempeo como Concejal, Baena sigui recibiendo este nombramiento durante cinco veces
consecutivas.
Ao 2006
Alexandra Moreno Piraquive se ratific como Senadora y se logr constituir Bancada de MIRA en el
Congreso de la Repblica, ya que superando la barrera de la Reforma Poltica, fueron elegidos por voto
popular el Senador Manuel Virgez y la Representante a la Cmara por Bogot, Gloria Stella Daz
Ortz.
Ao 2007
El Movimiento logr ampliar su representacin poltica a nivel territorial, con un Alcalde electo en el
municipio de Calarc; tres Diputadas en las Asambleas Departamentales del Valle, Risaralda y Quindo;
35 Concejales Municipales y 264 Ediles en Juntas Administradoras Locales, en todo el territorio
nacional.
Ao 2008
El Concejal Humberto Quijano Martnez, acompa la gestin del entonces Concejal Baena, mostrando
trabajo en Bancada, para ratificar de esa manera los principios de uniformidad y trabajo en equipo.
Importantes Acuerdos les fueron aprobados, como la Poltica Pblica de Juventud, del Adulto Mayor, el
Plan de Igualdad de Oportunidades, Bogot Bilinge, el Inventario del Patrimonio Cultural en la
Ciudad y la regulacin en el funcionamiento de los hogares geritricos, entre otros.
En la calificacin de Concejo Cmo Vamos, en el primer semestre, mediante evaluacin del
desempeo individual, el Concejal Humberto Quijano fue destacado por su cumplimiento en todas las
sesiones en el Concejo de Bogot. Para el segundo semestre, la Bancada de MIRA en el Concejo de
Bogot fue destacada como la ms juiciosa, haciendo evidente un trabajo en bancada horizontal
slido, que ha caracterizado a los Mirastas y que reafirma su lealtad y compromiso por el logro de
beneficios reales para los bogotanos.
Ao 2009
En abril, la Senadora Alexandra Moreno Piraquive fue designada como representante a la Tercera
Sesin Parlamentaria Ordinaria EUROLAT, realizada en la ciudad de la Haya (Holanda).
El 11 de junio, el an Concejal de Bogot Carlos Alberto Baena, particip en la XV Conferencia
Interamericana de Alcaldes y Autoridades Locales, desarrollada en Miami. En el evento seal la
importancia de evaluar las polticas pblicas, a partir de un modelo de efectividad propio del Mirasmo,

basado en criterios de gobernabilidad, sostenibilidad, sustentabilidad y equidad, para el desarrollo de la

labor poltica.
Durante el primer semestre, el senador Manuel Virgez impuls la Ley de Remisos (1243), con la cual
alrededor de 130 mil colombianos mayores de 25 aos, se beneficiaron con las amnistas para obtener
su Libreta Militar.
En el tema virtual y con los avances en esta materia a travs de sus redes sociales y su pgina oficial,
MIRA no se ha quedado atrs: www.webmira.com, fue nominada por el concurso Colombia en Lnea,
en la categora Mejor Sitio Poltico.
Ao 2010
Para la eleccin de candidatos tanto en la Consulta Popular, como en las elecciones de marzo, se
impuls El Sistema Cremallera para garantizar la inclusin equitativa de hombres y mujeres de
manera articulada; es decir, 50 por ciento mujeres y 50 por ciento hombres. De esa forma, MIRA
reafirma que la poltica est incompleta sin la participacin de la mujer.
Tambin se dio a conocer de manera oficial a todo el pas y al exterior, el Mirasmo como Pensamiento
Poltico regente del Movimiento, explicando cmo con base en un Sistema de Valores Aplicados, se
estructur el modo de anlisis para la toma de decisiones, el cual busca garantizar el equilibrio de las
mismas. Para este momento, el Movimiento cont con el inters de grandes personalidades como
Manfred Max Neef, Premio Nobel Interactivo en Economa, quien reconoci el importante avance del
Movimiento en dichos temas.
Con todas las Iniciativas de Ley, el Movimiento Poltico le aport al pas el 57.3% de la actividad
legislativa, con slo 3 de 268 congresistas.
En los dos semestres del mismo ao, la Bancada de MIRA en el Concejo de Bogot, fue calificada por
tercera vez consecutiva en el Programa Concejo Cmo Vamos, como la de mejor desempeo en la
corporacin.
Como mejor sitio en Poltica y Democracia fue destacada la pgina oficial del Movimiento Poltico
MIRA, al recibir el premio Colombia en Lnea 2010. El reconocimiento que fue otorgado a la pgina
www.webmira.com, hace parte de la iniciativa de la Cmara Colombiana de Informtica y
Telecomunicaciones (CCIT), Casa Editorial El Tiempo y el programa Gobierno en Lnea, del
Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones.
Ao 2011
La orientacin poltica del MIRA no est definida en trminos de izquierda, centro y derecha; en
palabras de sus directivas, su labor poltica est guiada por la independencia solidaria y propositiva,
que se enfoca en procurar el bienestar de la poblacin, ms que en defender facciones partidistas. Para
MIRA, la gobernabilidad de los pases ha degenerado en una manipulacin de los actores polticos
mediante sobornos y ddivas ilcitas; ante esta gobernabilidad burocrtica, sus representantes proponen
una gobernabilidad temtica, que d transparencia a la toma de decisiones en el Estado y privilegie
la Meritocracia. Estas concepciones pertenecen al Mirasmo por la Renovacin Absoluta, la ideologa
de MIRA que fue patentada en 2011, ante la ONU en Suiza.

Al cierre de la legislatura, fueron sancionadas las siguientes leyes: La 1468, que ampla la licencia de
maternidad de 12 a 14 semanas; y la 1465, que crea el Sistema Nacional de Migraciones, ambas
iniciativas de autora de la Senadora Alexandra Moreno Piraquive.
Ao 2012
Estuvo cargado de proyectos y cumplimientos. Nuestros representantes lucharon a diario por abanderar
el sentir del pueblo colombiano y defender sus derechos; por eso en este ao se implementaron leyes
como la 1482, que castiga econmica y penalmente cualquier acto de discriminacin en el pas; la
1503, que hace obligatoria la enseanza en seguridad vial en todos los colegios y escuelas de
Colombia; la 1554, que pone en jaque a los establecimientos de videojuegos que permitan la entrada de
menores de 14 aos; y la ley 1548, que impone una multa y suspensin del pase a quienes se nieguen a
realizarse la prueba de alcoholemia, entre otras ms.
En el Congreso de la Repblica, MIRA adelant importantes gestiones por el bienestar de todos los
colombianos, de la mano de la bancada en el Senado, compuesta por Alexandra Moreno, Manuel
Virgez y Carlos Baena y en la Cmara de Representantes con Gloria Stella Daz. Entre ellas se
cuentan la defensa de la niez y la mujer, contra el abuso y el maltrato; La promocin de los derechos
de los motociclistas; acciones concretas por la calidad de vida de los miembros de las fuerzas armadas;
la ley contra la discriminacin y el racismo; e iniciativas por la seguridad vial y la reestructuracin del
sistema de salud colombiano, entre otras.
Ao 2013
El 2 de febrero, la Direccin Nacional del Movimiento Poltico MIRA, con fundamento en las
facultades establecidas en el literal g. del artculo 16 de los Estatutos del Movimiento, convoc a los
miembros que conforman la organizacin poltica, a Convencin Nacional. En el evento, el
Movimiento Poltico MIRA inform a la Opinin Pblica, varios anuncios de gran relevancia para el
escenario democrtico nacional.
El 28 de febrero, el presidente del MIRA, Senador Carlos Alberto Baena, mostr su solidaridad con los
cafeteros del pas, e hizo un llamado al Gobierno Nacional, para que se avance en vas de apoyo que
ayuden a solucionar la crisis por la que estn atravesando.
El 6 de marzo, en el evento denominado Ranking de Igualdad de Mujeres y Hombres en los Partidos
Polticos de Colombia 2013, presentado por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD), se dio a conocer que MIRA fue destacado en el Ranking de Mujer PNUD 2013. El senador
Carlos Alberto Baena, Presidente del Movimiento, calific como un acto democrtico la decisin de
que la Corte Constitucional admitiera el estudio de la demanda contra el umbral del 3 %.
El 15 de octubre, el Movimiento Poltico MIRA fue galardonado con el Premio Colombia en Lnea
2013 a Mejor sitio de poltica y democracia; y Sitio ms votado por el pblico en todas las
categoras, otorgado por la Casa Editorial El Tiempo (CEET), el Ministerio de Tecnologas de la
Informacin y las Comunicaciones (MinTIC), y la Cmara Colombiana de Informtica y
Telecomunicaciones (CCIT).

Ao 2014
El ao 2014 iniciaba y con ste, una prueba de fuego para el Movimiento MIRA, no solo por ser un ao
electoral sino por que adems estaba en juego una vez ms la permanencia poltica del Movimiento
debido al umbral del 3%.
Sin embargo no solo el umbral, diseado y aprobado de una manera tal, que no dejara seguir
participando a las minoras polticas en el pas, preocupaba al Movimiento; sino que tambin sucedi
algo que puso en alerta mxima a los distintos frentes de MIRA: La persecucin Poltica iniciaba.
Meditica y estratgicamente, se puso en marcha dos meses antes de las elecciones a Congreso, una
campaa de desprestigio, posteriormente denominada como una "persecucin Poltica" en contra del
Movimiento Poltico MIRA.
Informacin tergiversada, medios de comunicacin emitiendo juicios en contra de candidatos mirastas,
sectores polticos que viendo la oportunidad, injuriaban y calumniaban a MIRA y a sus lideres en el
Congreso, persecucin a militantes en sus barrios, trabajos, colegios, universidades; Amenazas en
contra de aquellos valientes mirastas que decidan vestir prendas alusivas al Movimiento, y un
sinnmero de hechos lamentables que hicieron que el nico Movimiento poltico transparente y
honesto en Colombia quedara expuesto a los vituperios y burlas de aquellos que fraguaron esta
campaa de desprestigio.
El 9 de marzo de 2014, signific para MIRA el inicio de lo que sera el punto central de su campaa.
Luego de conocerse los resultados de los comicios de ese da, que elegan Senadores y Representantes
para el periodo 2014 - 2018, la noticia lleg de la Cmara de Representantes: MIRA se quedaba con
tres curules. Con Carlos Eduardo Guevara, por Bogot, Guillermina Bravo, elegida por el departamento
del Valle y Ana Paola Agudelo, por los colombianos en el exterior, se dio comienzo a la nueva bancada
del Movimiento en el Congreso de la Repblica. Pero adems y contra todo pronstico, el Movimiento
logr mantener la personera jurdica y superar el polmico umbral del 3%.
Sin embargo, MIRA esta vez emprendi una maratnica lucha por la defensa y la transparencia de las
elecciones. Basado en pruebas contundentes y reales, tales como alteracin de mesas de votacin,
formatos E-14 con marcas y manchas, prdida de tarjetones, conteo de votos sin coincidir, etc, el
Movimiento encabezado por su presidente el Dr. Carlos Alberto Baena reuni ms de 130.000 folios
como prueba principal de que en las elecciones del 9 de marzo hubo "Fraude" y acto seguido se
demand ante el Consejo de Estado la eleccin del Senado, viciada por las irregularidades descritas.
El 31 de julio de 2014, llegaron las buena noticias. Los principales medios de comunicacin como el
diario El Tiempo titulaban: CIDH2 acepta revisar demanda de medidas cautelares solicitada por
MIRA.
La CIDH, valor que el Movimiento presentara cerca de mil casos en los que sus militantes fueron
acosados laboralmente y perseguidos de manera indiscriminada por pertenecer a sus filas. Adems de
demostrar que en redes sociales tales como Facebook y Twitter, se encontraban ms de 500 mensajes
con amenazas de muerte haca lideres del Partido.
2

CIDH: Corte Interamericana de Derechos Humanos

Ao 2015
2015 confirm la fuerza y el compromiso de MIRA con el pas. Un compromiso que ms all de
alcanzar una cantidad significante de curules como la poltica tradicional, est enfocada en lograr que
dicha poltica sea transparente, activa, servicial, til, desinteresada, al alcance de los colombianos.
MIRA dio un viraje a su manera de hacer poltica, eso s, con la gran salvedad de que jams perdera
sus principios y su ideologa. En Convencin Nacional, sus miembros y la Direcciona Nacional
decidieron de manera conjunta, aprobar la realizacin de Acuerdos Programticos" con otros
candidatos de diferentes partidos polticos, que estn dispuestos a acoger propuestas propias del
Movimiento y que cumplan con una serie de requisitos.
Sumado a esto y como resultado de la lucha incansable del Dr. Carlos Alberto Baena por la defensa de
los derechos de los militantes del Movimiento, MIRA se encamin en la defensa activa no solo de su
labor de ms de 15 aos beneficiando a los colombianos, sino tambin, en defender los derechos de
aquellos que por profesar una posicin poltica, ideolgica o religiosa son acosados, vituperados y estn
expuestos a todo tipo de maltratos y persecuciones.
La inclusin en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2014-2018 de la Poltica Pblica de Libertad
Religiosa, de Culto y de Conciencia, signific para el Movimiento un logro significativo en materia de
la gestin legislativa y del ejercicio democrtico en el pas. Dicha inclusin conmina al Ministerio del
Interior a que promueva el reconocimiento de las organizaciones civiles basadas en la fe, la libertad
religiosa, de cultos y de conciencia, y adems, que formule y mantenga actualizada la Poltica Pblica
de Libertad Religiosa, de Culto y de Conciencia, de manera participativa, en trminos de Igualdad y
Equidad, destacando su aporte al bien comn local, regional y nacional.
1.3 Esfuerzos institucionales en materia de gestin de documentos y archivos
Desde el comienzo, en el ejercicio de su labor poltica, social y comunitaria, el Movimiento, ha
reconocido la importancia de preservar, conservar y custodiar la informacin y documentacin clave de
su gestin. Conforme al crecimiento y desarrollo de la organizacin poltica, se ha buscado dar un
mejor y ms tcnico tratamiento al acervo documental del Movimiento.
El archivo general del Movimiento fue creado como Oficina de Gestin Documental, dependiente de la
Direccin Administrativa y Financiera, desde finales del ao 2006, cuando en coordinacin con los
altos directivos, se decidi dar inicio al Proceso de Gestin Documental y se establecieron los mtodos
y procedimientos para la organizacin de la informacin que existe hasta este momento en el
Movimiento.
Posteriormente en el ao 2008, fue ampliada el rea dispuesta para el almacenamiento, dotada con
archivadores y unidades de conservacin, los cuales cumplen con las caractersticas y especificaciones
recomendadas por el Archivo General de la Nacin. En este mismo ao se dio inicio a la elaboracin
del inventario documental, tanto de la informacin en soporte fsica o anloga como en soporte
magntico, el cual se encuentra organizado por asuntos de acuerdo con las diferentes estructuras

organizacionales que ha tenido el Movimiento a lo largo de sus 15 aos de existencia.

En este momento el Movimiento se encuentra modernizando la funcin archivstica, con la elaboracin
de instrumentos que ayudan a mejorar la gestin, y permiten dar cumplimiento a la normatividad en la
materia, pero que especialmente ayudarn a mejorar la gestin.
1.4 Aspectos Generales del Programa de Gestin Documental
Segn el Decreto 1080 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del
Sector Cultura, en su Ttulo V Instrumentos de gestin de informacin pblica, en su artculo
2.8.5.4.1 define el Concepto del Programa de Gestin Documental como el Plan elaborado por cada
sujeto obligado para facilitar la identificacin, gestin, clasificacin, organizacin, conservacin y
disposicin de la informacin pblica, desde su creacin hasta su disposicin final, con fines de
conservacin permanente.
Con base en la anterior definicin, el Programa de Gestin Documental, contempla las disposiciones
que permiten desarrollar una correcta gestin documental dentro del Movimiento MIRA, de acuerdo
con su naturaleza; de tal forma que se garantice el manejo de la informacin con eficiencia, eficacia,
veracidad y transparencia de la informacin al interior de la organizacin.
1.4.1 Alcance
El Programa de Gestin Documental (PGD) permite atender de manera organizada, clara y veraz las
necesidades en materia de gestin documental del Movimiento Poltico MIRA. El PGD est
contemplado desde el concepto de archivo total, el cual contempla el ciclo vital de los documentos
independientemente de cul sea su soporte, bajo un esquema sistmico, organizado, armonizado e
integrado dentro de los procesos de Gestin Documental, de Planeacin, Produccin, Gestin y
Trmite, Organizacin, Disposicin, Transferencia y Conservacin a largo plazo y Valoracin; a su vez,
el PGD queda contemplado dentro de los Planes, Programas, Proyectos y Polticas del Movimiento
MIRA, teniendo en cuenta las metas a corto, mediano y largo plazo fijadas por el mismo.
El Programa de Gestin Documental, es aprobado por el Comit de Gestin Documental, al igual que
sus siguientes versiones e implementado por la Direccin Administrativa en cabeza de la Oficina de
Gestin Documental y ser publicado en la pgina web del Movimiento.
1.4.2 Objetivo General
Definir el Programa de Gestin Documental, como el instrumento archivstico que permita el desarrollo
de los procesos archivsticos y las actividades administrativas a corto, mediano y largo plazo, con el fin
de garantizar la organizacin, manejo, conservacin, preservacin y uso de la informacin generada y
recibida por el Movimiento Poltico MIRA, desde su creacin hasta su disposicin final.
1.4.3 Objetivos Especficos

Implementar estrategias de Gestin Documental al interior del Movimiento durante el prximo

quinquenio (2015 a 2020) a travs del proceso, procedimientos y programas especficos

modernizados, que permitan una gestin organizada y responsable que garantice una adecuada
conservacin, preservacin y uso de la informacin del Movimiento.
Establecer rigurosos estndares de seguridad de la informacin del Movimiento, detectando
posibles riesgos que afecten la conservacin, preservacin y consulta a las futuras generaciones.
Proporcionar polticas que garanticen el acceso a la informacin para dar cumplimiento a la
normatividad existente y la que pueda ser expedida sobre el derecho a la informacin.
1.4.4 Pblico destinatario del Programa de Gestin Documental

Este Programa de Gestin Documental va dirigido especialmente al Comit de Gestin Documental

como la instancia archivstica encargada de la aprobacin y verificacin del cumplimiento de cada una
de sus etapas, a los altos directivos como responsables de facilitar los recursos tcnicos,
administrativos, financieros y tecnolgicos para su implementacin, a los todos funcionarios del
Movimiento a nivel nacional, toda vez que, son los encargados de conocerlo e implementarlo al interior
de cada una de las dependencias, y como documento pblico a la ciudadana en general.
1.4.5 Requerimientos para el desarrollo del Programa de Gestin Documental
Para el adecuado desarrollo y ejecucin de las acciones que se presentan en el Programa de Gestin
Documental, es necesario tener en cuenta los requerimientos normativos, econmicos, administrativos
y tecnolgicos.

1.4.5.1. Normativos
Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley Estatutaria 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Informacin Pblica Nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto nico
Reglamentario del Sector Cultura.
Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario
nico del Sector Presidencia de la Repblica
Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas
que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

1.4.5.2. Econmicos
La Direccin Administrativa y Financiera, como la dependencia responsable del Proceso de Gestin
Documental en el Movimiento MIRA, ser la encargada de velar por la asignacin e inclusin en el
Presupuesto Econmico de Gastos y los recursos financieros requeridos para el desarrollo de las metas
a corto, mediano y largo plazo, determinados en el presente Programa.
1.4.5.3. Administrativos
La Direccin Administrativa y Financiera con el apoyo de la alta direccin, garantizarn todo el apoyo
administrativo necesario, para el cumplimiento efectivo de las metas propuestas a corto, mediano y

largo plazo, sealados en el presente Programa. Con este fin, mediante resolucin No.117 emitida por
Presidencia y Representacin Legal del Movimiento el 7 de julio de 2015, se conform el Comit de
Gestin Documental, el cual qued conformado por representantes de las siguientes dependencias:
Secretara General

Direccin Poltica Regional

Direccin Administrativa y Financiera

Subdireccin Tcnica

Auditor Interno

Oficina Asesora de Planeacin

Direccin de Comunicaciones

Oficina Asesora Jurdica

1.4.5.4.Tecnolgicos
La Subdireccin Tcnica y la Direccin Administrativa y Financiera sern las encargadas de analizar y
determinar la arquitectura tecnolgica que permita el adecuado desarrollo del Programa, en cuanto a la
Gestin Documental de los documentos electrnicos, de acuerdo con las condiciones tecnolgicas que
existen actualmente en el Movimiento, con el fin de que los sistemas sean inter operables y no incurrir
en gastos innecesarios.
2

LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

El Programa de Gestin Documental, en el presente captulo, da a conocer las estrategias a seguir, en
cada uno de los procesos, con el propsito de dar cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 y atender las
necesidades de gestin documental, como las buenas prcticas de la gestin informativa.
2.1 Planeacin
Abarca el conjunto de actividades, encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de los
documentos de la organizacin, en cumplimiento al contexto administrativo, legal, funcional y tcnico
del Movimiento. Propende por la creacin, actualizacin y diseo de formas, documentos y
formularios, anlisis de los procesos y procedimientos, y su posterior registro en el Sistema de Gestin
Documental3
Este proceso ser aplicable a todos los documentos del Movimiento, tanto de origen interno como
externo, teniendo en cuenta las siguientes actividades:
El cumplimiento a la legislacin en especial la Ley Estatutaria 1712 de 2014.
Creacin, normalizacin y actualizacin de los formatos, formas y dems documentos, teniendo
en cuenta sus caractersticas, produccin y valoracin.
Mecanismos de control de acceso a la informacin.
Descripcin con base en las normas tcnicas nacionales como internacionales.
3

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 de 2015. Artculo 2.8.2.5.9, Literal a) Planeacin

Mecanismos que garanticen la preservacin de la informacin electrnica.

Directrices que contribuyan a la conservacin del medio ambiente.

2.2 Produccin
Este proceso se encarga de estudiar la produccin documental, en cuanto a formatos, estructura y
finalidad; estudia de igual forma, la procedencia, su rea de trmite y la finalidad para la que fue creado
el documento.
Para dar cumplimiento a este proceso se desarrollarn las siguientes acciones:
Diseo o actualizacin del procedimiento de produccin documental.
Creacin de polticas de produccin documental que contemplen la preservacin de la
informacin en sus diferentes soportes.
Elaboracin de polticas de seguridad de la informacin.
2.3 Gestin y Trmite
La accin de gestionar y tramitar los documentos, contribuye a reducir los trmites innecesarios y
reduccin de consumo de papel.
Acciones a seguir:
Identificar claramente el trmite al cual pertenecen los documentos.
Creacin de instrumentos que permitan la difusin y consulta de la informacin.
Formulacin de acciones que permitan el control y acceso a los documentos de gestin.
2.4 Organizacin
Abarca las operaciones tcnicas que permiten clasificar, ordenar y describir los documentos dentro del
sistema de gestin documental.
Acciones a implementar:
Actualizacin de inventarios documentales
Elaboracin de los cuadros de clasificacin documental y las tablas de retencin documental.
Elaboracin del reglamento interno de archivo.
2.5 Transferencia4
Son las operaciones tcnicas que permiten transferir los documentos de archivo durante cada una de sus
fases, teniendo en cuenta la estructura organizacional,validacin del formato de generacin, la
migracin, refreshing5, emulacin o conversin, los metadatos tcnicos de formato, los metadatos de
preservacin y los metadatos descriptivos.
Acciones a seguir:
El Grupo de Gestin Documental, ser el encargado de preparar las transferencias documentales, en
soporte papel, cada ao por medio de una acto administrativo acompaado del Cronograma de
fechas asignadas a cada una de las dependencias.
Del mismo modo, elaborar las polticas y procedimientos para la transferencia documental en otros
soportes (Fotografa, vdeo, audio, entre otros), de acuerdo con los lineamientos establecidos por el
Archivo General de la Nacin (AGN), para la prevencin de la degradacin o prdida de la
4
5

Colombia. Ministerio de Cultura .Decreto 1080 de 2015. Artculo2.8.2.5.9, Literal e) Transferencia

Refreshing: en archivistica hace referencia a el ejercicio y la practica de actualizacin de la informacin.

informacin. El Movimiento MIRA realizar acciones que contengan mtodos y periodicidad en la

migracin, refreshing, emulacin o conversin de la informacin que garanticen la conservacin de
la misma.
El Movimiento se compromete a la elaboracin de polticas para el Sistema de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo (SGDEA), de acuerdo con los lineamientos establecidos por
el AGN, los cuales incluirn la transferencia de los metadatos que faciliten posteriormente la
recuperacin de los documentos en cualquiera de sus soportes.
2.6 Disposicin de documentos
Comprende la accin de seleccionar los documentos en cualquiera de sus diferentes etapas de archivo,
con base en la tabla de retencin documental o de valoracin documental, las cuales determinan la
conservacin temporal, permanente o la eliminacin de los mismos.
Acciones a seguir:
Aplicacin de la tabla de retencin documental.
Eliminacin de documentos, cumpliendo lo normado en la legislacin y por el Archivo General
de la Nacin.
2.7 Conservacin a largo plazo
El Movimiento Poltico MIRA, crear y aplicar todos los estndares que garanticen la conservacin y
preservacin de la informacin, independientemente de su formato o medio de almacenamiento.
Acciones a seguir:
Creacin de una poltica de preservacin de la informacin a largo plazo.
2.8 Valoracin
La valoracin documental debe ser un proceso permanente y continuo dentro del Movimiento, el cual
debe ser contemplado desde la planificacin con el fin de determinar los valores primarios y
secundarios con miras a determinar su permanencia en las diferentes fases de archivo y su destino final.
Acciones a seguir:
Valorar la informacin producida y recibida con base en lo sealado en la Ley de Transparencia
y los valores registrados en la tabla de retencin documental.

FASES DE IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

3.1 Alineado con los objetivos estratgicos

El Programa de Gestin Documental del Movimiento Poltico MIRA, se encuentra alineado con los
Estatutos y resoluciones internas, el sistema de gestin de calidad del Movimiento, la estructura
organizacional, as como con los planes, programas y proyectos mediante los cuales se desarrolla la
misin institucional.
Las metas de corto, mediano y largo plazo sealadas en el presente Programa han sido coordinadas y
establecidas en armona con el marco organizacional descrito al inicio. Del mismo modo, las
actualizaciones peridicas permitirn incorporar al PGD mejoras y ajustes acordes a las necesidades y
al momento que vive la organizacin.

3.2 Metas de corto, mediano y largo plazo

3.2.1 Metas a corto plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de dos (2) aos.

Crear una poltica de Gestin Documental

Elaborar Registro de Activos de Informacin en una matriz integrada de instrumentos de
gestin de informacin.
Elaborar el ndice de Informacin Clasificada y Reservada
Elaborar el Esquema de Publicacin de Informacin
Capacitar a los funcionarios del Movimiento en los temas de gestin documental que sean
necesarios para el cumplimiento de esta primera etapa y la implementacin del Programa.
3.2.2 Metas a mediano plazo

Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de seis (6) aos.

Elaborar el Plan de Accin del Proceso de Gestin Documental

Elaborar las tablas de retencin documental siguiendo la metodologa exigida por el Archivo
General de la Nacin (AGN) para su presentacin y aprobacin ante el ente rector.
Disear los instrumentos archivsticos requeridos por la Ley 1712 de 2015, tales como: Cuadro
de Clasificacin Documental, Plan Institucional de Archivos, Modelo de Requisitos para le
Gestin de Documentos Electrnicos, Banco Terminolgico de series, subseries y tipos
documentales.
3.2.3 Metas a largo plazo
Estas metas se encuentran establecidas para un tiempo de diez (10) aos.

Realizar acompaamiento a la aplicacin de la tabla de retencin documental, con su respectivo

proceso de eliminacin y transferencias primarias.
Elaborar las Tablas de Valoracin Documental, cumpliendo con la metodologa asignada por la
Direccin del Archivo General de la Nacin.
Disear los siguientes programas especficos: Sistema Integrado de Conservacin, Programa de
Reprografa, Programa de Proteccin de Documentos Vitales, Programa de Descripcin
Documental.
Disear e implementar el Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos de Archivos
(SGDEA).
Disear e implementar los programas especficos de: normalizacin de formas y formularios
electrnicos, documentos vitales y esenciales, de gestin de documentos electrnicos, de
reprografa, de auditora y de capacitacin.

3.3 Articulacin con otros programas y modelos de gestin del Movimiento MIRA
El presente PGD, estar articulado con los programas y modelos que elabore el Movimiento.

PROGRAMAS ESPECFICOS

De acuerdo con las necesidades del Movimiento en la parte de gestin documental y la administracin
de la informacin, es de gran importancia la creacin de estas herramientas archivsticas, toda vez que
se pueden crear programas y proyectos que faciliten la labor administrativa del Movimiento, en procura
de ms eficiencia y eficacia en todos sus componentes propuestos. Por otra parte estos programas,
apoyarn la simplificacin de trmites, automatizacin de procesos y procedimientos y facilitarn la
recuperacin y conservacin de documentos.
4.1 Programa de normalizacin de formas y formularios electrnicos
El Movimiento MIRA, disear a largo plazo, el Programa de Normalizacin de Formas y Formularios
Electrnicos que le permitan la desmaterializacin de la informacin en soporte fsico y la
normalizacin de la informacin en soporte electrnico, con el propsito de que los formatos, formas,
formularios y dems documentos creados, establezcan su tradicin, autenticidad y tipologa
documental.
Por otra parte, la normalizacin de la documentacin, facilitar la identificacin, clasificacin,
descripcin y recuperacin de los mismos, dentro del Sistema de Gestin Documental Electrnico de
Archivo (SGDEA).
4.2 Programa de documentos vitales o esenciales
El Movimiento Poltico MIRA, elaborar un programa que le permita, identificar claramente la
informacin que por sus caractersticas, y en algunos casos por su valor, se consideren vitales para el
Movimiento, toda vez que servir de prueba o testimonio para la restitucin de los derechos y deberes
del Movimiento o de personas que puedan ser afectadas por la prdida parcial o total de esta
informacin.
Dicho programa debe de igual forma contemplar todos los riesgos, a los que puede estar expuesta la
informacin del Movimiento, como desastres naturales, incendios, fallas estructurales que puedan
causar inundaciones, entre otros.
4.3 Programa de Gestin de Documentos Electrnicos
Este programa comprende la creacin o implementacin de estrategias que permitan gestionar y
administrar el documento en su ambiente electrnico durante todo su ciclo de vida. De igual forma, el
programa debe garantizar el cumplimiento con los estndares nacionales e internacionales.
4.4 Programa de reprografa
El Movimiento Poltico MIRA, propender por revisar las necesidades en relacin a la reprografa de
los documentos para la aplicacin de las tcnicas que le permitan realizar un seguimiento y control de

este proceso, toda vez que se deben contemplar bsicamente para los documentos de carcter vital, por
sus caractersticas anotadas anteriormente, con el fin de racionalizar el uso del papel, en impresin,
fotocopiado, digitalizacin y microfilmacin si es el caso.
El Programa de Reprografa debe contemplar que estos procesos cumplan con estndares de calidad,
como nivel de resolucin, almacenamiento, soporte, conservacin y preservacin.
4.5 Plan Institucional de Capacitacin
El Movimiento Poltico MIRA, realizar las capacitaciones necesarias para el desarrollo del Programa
de Gestin Documental a los funcionarios del Movimiento. Los temas se dictarn de acuerdo con el
anlisis de la necesidad del momento.
4.6 Programa de documentos especiales
Comprende el tratamiento adecuado de clasificacin, ordenacin, descripcin, conservacin y
preservacin, que deben tener los documentos especiales como: documentos sonoros, fotografas,
pgina web e informacin en redes sociales.
4.7 Programa de auditora
El Movimiento Poltico MIRA, propender por el cumplimiento de elaboracin y conservacin de los
documentos que por sus caractersticas reflejan la misin de la Organizacin, con el fin de preservar la
memoria histrica de la entidad.
4.8 Armonizacin con otros sistemas y modelos
El Movimiento Poltico MIRA, en cumplimiento a la normatividad archivstica vigente y con el nimo
de establecer estndares de buenas prcticas en gestin documental, velar porque sus planes y
programas administrativos estn articulados con los programas especficos contemplados en el presente
PGD, con el propsito de encaminar acciones que permitan, contar con un Sistema de Gestin
Documental acorde con sus principios corporativos.

BIBLIOGRAFA
Colombia. Archivo General de la Nacin. Manual de implementacin de un Programa de gestin
Documental P.G.D. Archivo General de la Nacin, Bogot: 2014. 60 p.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Informacin Institucional.
http://www.archivogeneral.gov.co/ (consultado el 23, 24 y 25 de agosto de 2015).

En

Linea:

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015. Por medio del cual se expide
el Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura.
Colombia. Presidencia de la Repblica. Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015. Por medio del cual se
expide el Decreto Reglamentario nico del Sector Presidencia de la Repblica.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen los
criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de
archivo y se dictan otras disposiciones.
Colombia. Archivo General de la Nacin. Acuerdo 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios
bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.

ANEXOS
Estructura Organizacional del Movimiento Poltico MIRA