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GESTIN DE LA CALIDAD
Cdigo:
E.GC-03
Versin:
8
Da
30
Mes
Fecha de Aprobacin:
5
Ao
Si usted copia o imprime este documento, el SIG de la Universidad del Quindo lo considerar No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso. Si desea consultar la versin actualizada y controlada de este documento, consulte
siempre la pgina web http://www.uniquindio.edu.co en el enlace del Sistema Integrado de Gestin.
ELABOR:
Marietta Velsquez R.
CARGO:
FECHA:
REVIS:
CARGO:
Vicerrectora Administrativa
FECHA:
APROB:
CARGO:
Vicerrectora Administrativa
FECHA:
RIGE A PARTIR DE
3/22/2011
8/16/2011
Se realizan ajustes al flujograma, responsabilidades en la auditora de calidad y ajuste al formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna d
calidad", donde se incluy lista de despliegue para seleccionar los requisitos de la norma NTCGP 1000 de acuerdo a sugerencias de auditora externa d
icontec.
4/8/2013
-Ajustes en el procedimiento relacionados con la nueva versin de la Iso 19011:2011 , as: inclusin de otros trminos, ajuste en el perfil de los auditore
de calidad, conocimientos y habilidades.
-Ampliacin e inclusin de cuadro-gua para la elaboracin de listas de verificacin con base en el ciclo PHVA.
-Simplificacin del flujograma (eliminacin de los pasos 6-11,14-16, 25 y 26).
-Identificacin de controles.
5/16/2014
5/30/2014
-Ajuste en normatividad: inclusin del Decreto 943 del 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno -MECI.
1. OBJETIVO:
Establecer las directrices para la planificacin y ejecucin de las auditoras internas de calidad de la Universidad, con el fin de determinar la conformidad con los requisitos de la Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 9001:
2008, Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica (NTCGP 1000: 2009), legales, del cliente y de la organizacin que le aplican a la Institucin y evaluar si se mantiene la eficacia del Sistema de Calidad.
2. ALCANCE:
Inicia con la seleccin de auditores elaboracin y elaboracin del Programa de Auditoria de Calidad para la respectiva vigencia y finaliza con la evaluacin del proceso y del equipo auditor y las acciones a las que haya lugar.
c
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. La accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda.
Alcance de la Auditora: Marco o lmite de la auditora en el que se determina el tiempo que se va a emplear, los procesos que se van a cubrir, la profundizacin de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodologa
aplicable.
Auditado: Proceso o dependencia que es auditada.
Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la
auditora interna.
Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
Conclusiones: Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de sta.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Correccin: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1. Una correccin puede realizarse junto con una accin correctiva.
Criterios de Auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se usan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditora.
Equipo auditor: Equipo conformado por uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora.
Evidencia de Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora.
No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Hallazgos de Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los
criterios de auditora como oportunidades de mejora (Tomado de la Norma Internacional ISO 19011. Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental).
Lista de verificacin: Formato donde se consignan los criterios de auditora que sern verificados en la ejecucin, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del macroproceso a auditar.
No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.
Observacin (OB): Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.
Oportunidad de Mejora (OP): Hallazgo a considerar que permite avance o mejora contina del SIG.
Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
Programa: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo
las auditoras.
Requisitos CLIO: Requisitos de un proceso o procedimiento, producto yo servicio y pueden ser del cliente, legales, de la organizacin o de la norma de calidad.
Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de situacin indeseada que puede afectar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Verificacin: Confirmacin mediante la evidencia obje4tiva que se han cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.
4. REFERENCIA NORMATIVA
Decreto 943 del 21 de mayo de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno -MECI.
Resolucin de Rectora No. 0877 del 22 de diciembre de 2006. Por la cual se definen algunos roles para la implementacin del Modelo Estndar del Control Interno MECI 1000:2005 en la universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008. Por la cual se establecen los grupos y responsables para la implementacin del Modelo Estndar de control Interno MECI:2005 y el Sistema de Gestin de l
Calidad NTCGP 1000:2004 en la Universidad del Quindo.
Cdigo del Buen Gobierno (E.DE-OD.01 ). Captulo 8. Polticas frente a los grupos de inters. Numeral 8.1.3. Deberes del equipo humano con los conflcitos de inters.
Resolucin de Rectora No. 1120 del 2 de diciembre de 2008. Por medio de la cual se modifica la Resolucin de Rectora No. 0600 del 23 de julio de 2008.
Resolucin de Rectora N 1205 Por medio de la cual se aprueba el cdigo de Buen Gobierno de la Universidad del Quindo.
Resolucin de Rectora No.0899 del 19 de agosto de 2010. Por medio de la cual se expiden normas sobre polticas ticas de confidencialidad en el desarrollo de las acciones de gestin. Artculo 2. Confidencialidad: lo
servidores pblicos de la Universidad del Quindo, aceptan y acuerdan cualquier informacin intercambiada, facilitada o creada entre ellos en el transcurso de su actividad, ejercicios de funciones o de ejecucin d
actividades propias del cargo, ser mantenida en estricta confidencialidad.
NTC-ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y vocabulario.
NTCGP 1000: 2009. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica
NTC ISO 9001: 2008. Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos.
Norma Tcnica Colombiana Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica GP1000:2009.
NTC-ISO 19011. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 RESPONSABILIDADES
ALTA DIRECCIN
- Otorgar los recursos y apoyo necesarios para llevar a cabo las auditorias al SIG.
REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
- Comunicar a los lderes de macroprocesos los planes de auditora.
- Coordinar la evaluacin de los auditores internos de calidad.
- Velar por la correcta coordinacin de las auditoras internas de calidad.
- Gestionar formacin para los auditores.
- Determinar el estado e importancia de las auditoras.
COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
- Aprobar o modificar el Programa de Auditoras Internas de calidad.
- Definir las acciones que correspondan a tomar en respuesta a los consolidados de informes de auditora.
JEFE OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO:
- Realizar seguimiento al cronograma de Auditoras internas de calidad.
- Participar en la seleccin de los auditores internos de calidad.
AUDITOR
- Realizar la auditora interna de calidad siguiendo este procedimiento.
- Participar en la elaboracin del Plan de Auditora.
- Conocer los documentos relacionados con el macroproceso a auditar; diligenciar los registros del procedimiento y elaborar el reporte de auditora con el auditor principal.
- Informar al auditado durante la auditora sobre los hallazgos encontrados, en trminos de No conformidad, Conformidad, Fortalezas, Oportunidades de mejora y Observaciones.
- Recolectar evidencias de la auditora.
- Elaborar informe de auditoras realizadas.
- Ser objetivo en la elaboracin del informe.
- Asegurar la confidencialidad en sus actividades de auditora (Resolucin de Rectora No.0899 del 19 de agosto de 2010. Por medio de la cual se expiden normas sobre polticas ticas de confidencialidad en el desarrollo
de las acciones de gestin. Artculo 2)
- Comunicar de manera oportuna los impedimentos o situaciones que le generen conflicto de intereses (Cdigo del Buen Gobierno (E.DE-OD.01 ). Captulo 8. Numeral 8.1.3.)
a. Estos aspectos, ms los establecidos en la norma ISO 19011 se deben tener en cuenta en la realizacin del Plan de Auditora.
b. El Plan de Auditora es comunicado por el Auditor principal al lder del Macroproceso.
c. El auditor principal y el lder del macroproceso acuerdan los horarios de realizacin de las auditoras.
d. Los requisitos de auditora a considerar son: La NTCGP 1000:2009, documentos propios del macroproceso, requisitos legales y/o reglamentarios.
e. De requerirse un experto tcnico, se buscar al interior de la universidad o a travs de convenios establecidos por la Universidad con otras entidades o a travs de la formacin de los auditores internos existentes
segn el caso necesario para la auditora.
f. Para las auditoras a los laboratorios, los expertos tcnicos deben de contar con experiencia en los mtodos de ensayo a evaluar o bien demostrar que han participado como expertos tcnicos en la elaboracin de las lista
de verificacin.
g. En la planeacin de auditora y elaboracin de las listas de verificacin se deben de considerar los resultados de auditoras previas y el seguimiento de las Acciones Correctivas.
c. Objetivos de la auditora: Incluir en los objetivos de la auditoria la verificacin de la eficacia, la eficiencia y la efectividad de los macroprocesos y y la capacidad de los controles para detectar y bloquear efectivamente
los riesgos existentes.
d. Ejecucin de la auditora:
- Reunin de apertura: El equipo auditor, realiza reunin de apertura con auditados, con el fin de socializar el Plan de Auditora, y aclarar dudas de los participantes. Para evidenciar la asistencia del personal que participa
en la auditoria se utiliza el formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
- Recoleccin de la informacin: A travs de entrevistas, revisin documental, observacin del desarrollo de actividades y condiciones de las reas, el auditor rene evidencias objetiva, teniendo en cuenta:
Determinar si los procedimientos cumplen los requisitos de un Referencial.
Determinar si los procedimientos se aplican, buscando evidencia en los registros.
Determinar si los encargados de aplicar los procedimientos los comprenden y usan efectivamente.
Asegurarse de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones, tomando como evidencia los registros.
Identificar si lo solicitado en la norma est documentado y si es efectivo.
Cuando se observen desviaciones, se debe informar al auditado para obtener el reconocimiento y la veracidad de los hallazgos de no conformidades. Una vez se recopile, el auditor, debe determinar si es conforme o no,
con los criterios de auditoras. Si el auditor no est seguro debe discutirse con los dems miembros del equipo auditor.
Las no conformidades, deben describirse en el formato E.GC-03.F.04 "Plan e informe de auditoria interna de calidad", de manera comprensible, clara, precisa y completa teniendo en cuenta los diferentes campos, y
especialmente:
La evidencia de auditora para apoyar los hallazgos del auditor
El requisito que se incumple (referir concretamente el criterio de auditora aplicable).
- Reunin de cierre:
Lectura del reporte o informe de auditora presentando los hallazgos encontrados en la misma, y generalidades.
Se define el tiempo para la entrega del informe de auditoras.
Se firma lista de asistencia en formato Registro de Asistencia (E.GC-01.F.07 ).
De acuerdo a los hallazgos detectados en la Auditoria, el lder y/o los responsables de actividades del macroproceso auditado debern diligenciar el registro plan de mejoramiento", con el anlisis de causas y la accin a
implementar, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora (E-GC-04).
PARMETROS
EDUCACION
EXPERIENCIA LABORAL
FORMACIN
EXPERIENCIA
AUDITOR LIDER
6. CONTENIDO
FLUJOGRAMA
N
SIMBOLO
INICIO
Seleccionar auditores
macroprocesos.
ACTIVIDAD
DECISION
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
RESPONSABLE(S)
OBSERVACIONES
ACTIVIDAD / DESCRIPCIN
(equipo
auditor)
asignar
los
Listado
Se realiza la seleccin del equipo auditor, teniendo en cuenta el
de auditores internos de calidad
perfil establecido y el listado de auditores internos de calidad.
Formato consolidado seleccin d
auditores (E.GC-03.F.01 )
Equipo SIG
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Correo electrnico
Auditor principal
Auditor acompaante
Auditor Principal
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Registro de asistencia
Correo electrnico
ACTIVIDAD
10
ACTIVIDAD
Auditor principal
Auditor acompaante
Auditor principal
Auditor acompaante
Auditados
11
ACTIVIDAD
Auditor principal
Auditor acompaante
12
ACTIVIDAD
Auditor principal
Auditor acompaante
13
ACTIVIDAD
Auditor principal
Auditor acompaante
Auditados
Informe preliminar
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"
14
ACTIVIDAD
15
ACTIVIDAD
16
ACTIVIDAD
Auditor principal
Auditor acompaante
Auditor principal
Auditor acompaante
Representante de la Alta Direccin
Equipo SIG
Auditor principal
17
ACTIVIDAD
18
ACTIVIDAD
19
ACTIVIDAD
20
ACTIVIDAD
21
ACTIVIDAD
22
FINAL
Informe
Conclusiones de evaluacin
Registros de asistencia
Memorias de capacitacin
7. PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
15
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
CONTROL
FRECUENCIA
RESPONSABLE
concluida
las
concluida
las
REGISTRO ASOCIADO
Auditor principal
Auditor acompaante
El formato se diligencia
y enva por correo
electrnico al equipo SIG,
2 das despus de
recibido el informe de auditora
17
21
Anualmente
Registros de asistencia
Memorias de capacitacin
INTEGRADO DE GESTIN
ntilla para procedimientos
2014
30/05//2014
30/05//2014
30/05//2014
vuelva a producirse.
tivos y la metodologa
o 2. Confidencialidad: los
nciones o de ejecucin de
ncialidad en el desarrollo
ncialidad en el desarrollo
acin complementaria a
hewhart / Deming) de
stin auditado (facultad,
que integran el
y bloquear efectivamente
n cuenta:
ferentes campos, y
de causas y la accin a
8.2.2)
ia interna de calidad y
n y Desarrollo y el equipo
Listado
auditores internos de calidad.
mato consolidado seleccin de
auditores (E.GC-03.F.01 )
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Correo electrnico
E.GC-03.F.03 Programa de
Auditoras de calidad
Registro de asistencia
Correo electrnico
Informe preliminar
E.GC-01.F.05 "Registro de
Asistencia"
Informe
Conclusiones de evaluacin
Registros de asistencia
Memorias de capacitacin
REGISTRO ASOCIADO
Registros de asistencia
Memorias de capacitacin
Ciclo PHVA
Planear
5.4.2PlaneacindelSistemadeGestindelaCalidadydel
SistemadeGestinAdministrativa
7.1PlaneacindelaRealizacindelProductooPrestacin
Servicioencoherenciaconelnumeral4.1
7.3.1PlaneacindelDiseoyDesarrollodelProductoy/o
Servicio(cuandoaplique)
7.5.1ControldelaProduccinydelaPrestacindelServicio
incluyendolosriesgosdemayorprobabilidadeImpacto.
8.1General(medicin,anlisisymejora)
4.1RequisitosGeneralesyControlesestablecidossobre
riesgos
4.2.1Generalidades(Requisitosdedocumentacin)
4.2.2ManualdeCalidad(odeOperacin)
4.2.3Controldedocumentos
4.2.4ControldelosRegistros
5.1CompromisodelaDireccin
5.2EnfoquealCliente
5.4.1ObjetivosdelaCalidad
5.5.1ResponsabilidadyAutoridad
5.5.2RepresentantedelaDireccin
5.5.3ComunicacinInterna
6.1ProvisindeRecursos
6.2TalentoHumano
Hacer
6.3Infraestructura
Hacer
6.4AmbientedeTrabajo
7.2.1DeterminacindelosRequisitosRelacionadosconel
Productoy/oservicio
7.2.2RevisindelosRequisitosRelacionadosconel
Productoy/oservicio
7.2.3ComunicacinconelCliente
7.3.2ElementosdeEntradaparaeldiseoydesarrollo
(Cuandoaplique)
7.3.3ResultadosdelDiseoyDesarrollo(Cuandoaplique)
7.4AdquisicindeBienesyServicios
7.5.3Identificacinytrazabilidad
7.5.4PropiedaddelCliente
7.5.5PreservacindelProductoy/oServicio
7.6ControldelosDispositivosdeSeguimientoyMedicin
(Cuandoaplique)
8.2.4SeguimientoyMedicindelProductooServicio
8.5.1MejoraContinua
5.6RevisinporlaDireccinIncluyendoResultadosde
GestindeRiesgos
Verificar
7.3.5VerificacindelDiseoyDesarrollo(CuandoAplique)
7.3.6ValidacindelDiseoyDesarrollo(CuandoAplique)
7.5.2ValidacindelosProcesosdelaProduccinydela
PrestacindelServicio
8.2.1SatisfaccindelCliente
8.2.2AuditoriaInterna
8.4AnlisisdeDatos
7.3.4RevisindelDiseoyDesarrollo(cuandoAplique)
ctuar
7.3.7ControldeCambiosdelDiseoyDesarrollo(Cuando
Aplique)
Actuar
8.2.3SeguimientoyMedicindelosProcesos
8.3ControldelProductooServicionoConforme
8.5.2AccionesCorrectivasincluyendolastomadassobre
riesgosmaterializados
DIRECCIONADMINISTRACIONNUMERALES4,5,
y6