Sunteți pe pagina 1din 19

ORDIN Nr.

3844/2016 din 24 mai 2016


pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii i al
documentelor colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar
n conformitate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Legea educaiei naionale nr.
1/2011, cu modificrile i completrile ulterioare,
n baza Hotrrii Guvernului nr. 44/2016 privind organizarea i funcionarea
Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice,
ministrul educaiei naionale i cercetrii tiinifice emite prezentul ordin.
ART. 1
Se aprob Regulamentul privind regimul actelor de studii i al documentelor
colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar, prevzut n anexa
care face parte integrant din prezentul ordin.
ART. 2
La data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Regulamentul privind
regimul actelor de studii i al documentelor colare gestionate de unitile de
nvmnt preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului educaiei, cercetrii,
tineretului i sportului nr. 5.565/2011, publicat n Monitorul Oficial al Romniei,
Partea I, nr. 767 din 31 octombrie 2011, cu modificrile i completrile
ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare.
ART. 3
Direcia general management i resurse umane, Direcia general nvmnt
preuniversitar, Direcia minoriti i Centrul naional de recunoatere i
echivalare a diplomelor din cadrul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii
tiinifice, inspectoratele colare i unitile de nvmnt preuniversitar de stat
i particular duc la ndeplinire prevederile prezentului ordin.
ART. 4
Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.
Ministrul educaiei naionale i cercetrii tiinifice,
Adrian Curaj
Bucureti, 24 mai 2016.
Nr. 3.844

ANEX
REGULAMENT
privind regimul actelor de studii i al documentelor colare gestionate
de unitile de nvmnt preuniversitar
CAPITOLUL I
Dispoziii generale
ART. 1
(1) Actele de studii din sistemul naional de nvmnt preuniversitar sunt documente
oficiale de stat, cu regim special, care atest finalizarea de ctre titular a unui nivel de
nvmnt, cu sau fr examen de absolvire/finalizare.
(2) n sistemul naional de nvmnt preuniversitar se emit, ncepnd cu anul colar 2015
- 2016, urmtoarele acte de studii:
a) Certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenii nvmntului de
8 ani, promoiile de pn n anul 1998 inclusiv, care doresc continuarea studiilor liceale nvmnt seral/frecven redus;
b) Diplom de absolvire a nvmntului gimnazial nsoit de foaia matricol, parte a
portofoliului educaional;
c) Certificat de calificare profesional nivel 3 nsoit de suplimentul descriptiv al
certificatului n format Europass;
d) Certificat de calificare nivel 4 nsoit de suplimentul descriptiv al certificatului n format
Europass;
e) Certificat de calificare profesional nivel 5 nsoit de suplimentul descriptiv al
certificatului n format Europass;
f) Certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului nsoit de foaia matricol, parte a
portofoliului educaional;
g) Diplom de absolvire a liceului nsoit de foaia matricol parte a portofoliului;
h) Diplom de bacalaureat, nsoit de foaia matricol parte a portofoliului educaional;
i) Diplom de bacalaureat - secia bilingv francofon, nsoit de foaia matricol parte a
portofoliului educaional;
j) Diplom de merit, pentru absolvenii care au promovat toate clasele din intervalul IX XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de bacalaureat au obinut media
10;
k) Certificatul de competen lingvistic de comunicare oral n limba romn nsoit de
suplimentul descriptiv al certificatului;
l) Certificatul de competen lingvistic de comunicare oral n limba matern nsoit de
suplimentul descriptiv al certificatului;
m) Certificatul de competen lingvistic ntr-o limb de circulaie internaional nsoit de
suplimentul descriptiv al certificatului;
n) Certificatul de competene digitale nsoit de suplimentul descriptiv al certificatului;
o) Atestat de competene profesionale;
p) Atestat de competene lingvistice;
q) Atestat pentru predarea unei limbi strine la nvmntul primar;
r) Certificat de revalorizare a competenelor profesionale;
s) Certificat de absolvire a nvmntului obligatoriu de nivel primar n Programul "A
doua ans".
(3) Actele de studii se elibereaz n original sau duplicat.

ART. 2
(1) Documentele colare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigene i diferene;
e) portofoliul educaional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;
g) foaia matricol;
h) adeverina de studii/adeverina de absolvire;
i) adeverina care atest promovarea nivelului de nvmnt/examenului;
j) registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii.
(2) Carnetul de elev reprezint document de coresponden ntre unitatea de nvmnt i
familia elevului.
CAPITOLUL II
Coninutul i formatul actelor de studii i al documentelor colare
ART. 3
(1) Coninutul i formatul actelor de studii sunt aprobate prin hotrre a Guvernului, la
propunerea Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice, n conformitate cu
prevederile art. 6 alin. (3) din Legea educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i
completrile ulterioare.
(2) Actele de studii se tipresc pe hrtie special cu filigran continuu, sunt nseriate,
numerotate i prevzute cu elemente de siguran.
(3) Formularele actelor de studii se broeaz n carnete de cte 25 de buci.
ART. 4
Documentele colare pot fi tiprite numai pe hrtie de calitate, astfel nct s asigure
pstrarea nscrisurilor o perioad de timp foarte ndelungat, de regul 100 de ani, cu
respectarea, n mod obligatoriu, a modelului i coninutului aprobate anual de minister.
CAPITOLUL III
Gestiunea actelor de studii i a documentelor colare
SECIUNEA 1
ntocmirea, completarea, eliberarea i arhivarea actelor de studii
ART. 5
(1) n sistemul naional de nvmnt, actele de studii prevzute la art. 1 alin. (2) se
ntocmesc numai n limba romn, folosindu-se alfabetul latin, cu aplicarea semnelor
diacritice, n conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educaiei naionale nr.
1/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.
(2) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator, prin dactilografiere
sau de mn, cu tu sau cerneal neagr, fr spaii libere.
(3) Toate rubricile rmase libere se bareaz.
(4) Este interzis s se fac tersturi, rzuiri, acoperire cu past corectoare, plastifieri,
prescurtri i/sau adugri n actele de studii.
ART. 6
(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din registrele matricole
i din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a studiilor.

(2) n actele de studii, numele titularului, precum i toate prenumele se nscriu fr


prescurtri, cu litere mari, de tipar, utiliznd diacriticele. n toate actele de studii se nscriu cu
majuscule toate iniialele prenumelui tatlui, doar prima liter din prenume. Iniialele
prenumelui mamei se nscriu n cazul n care tatl este necunoscut.
(3) Datele privind locul naterii, precum i celelalte meniuni se nscriu cu litere mari, de
tipar. nscrierea n actele de studii a locului naterii se face conform nomenclatorului oficial
aprobat i aflat n uz la data eliberrii actului de natere.
(4) Mediile obinute la examenul de finalizare a studiilor se nscriu cu cifre arabe, iar
explicitarea acestora se nscrie dup modelul: 7,89 (apte 89%).
(5) Meniunile despre an i zi se nscriu cu cifre arabe, iar luna se completeaz cu litere
mari de tipar.
(6) n actele de studii nu se admit modificri privind datele personale ale titularilor i nici
nu se elibereaz alte acte de studii, duplicate, cu nume sau prenume schimbate dup eliberarea
actelor de studii originale, cu excepia situaiilor impuse de hotrri judectoreti definitive.
(7) Actele de studii, cu excepia celor pe ale cror formulare nu se indic aceasta, poart n
mod obligatoriu, n spaiul rezervat, fotografia titularului, color, format 3 x 4 cm, fotografie
care se aplic prin lipire/capsare. Pe fotografie se aplic timbrul sec.
(8) La finalizarea studiilor/examenului de absolvire/finalizare, actele de studii se ntocmesc
de ctre unitile de nvmnt preuniversitar la care absolvenii au promovat nivelul de
nvmnt/examenul de absolvire/finalizare i se semneaz i se tampileaz de ctre
persoanele indicate pe tipizat.
(9) n situaii excepionale, bine motivate, n care se constat imposibilitatea semnrii de
ctre preedintele comisiei de examen a actelor de studii care se elibereaz absolvenilor care
au promovat examenul de absolvire/finalizare, acestea vor fi semnate de ctre preedintele
comisiei judeene de examen.
(10) Actele de studii se semneaz de ctre persoanele ale cror funcii sunt precizate n
formular, cu past, tu sau cerneal neagr. Sub semntur se trece, n clar, numele acestora.
Nu se admite aplicarea parafei n locul semnturii originale.
(11) n toate cazurile, tampila trebuie s se aplice clar n spaiul precizat pe formular, fr
a se acoperi semnturile autorizate, iar textul trebuie s fie cite.
(12) Instruciunile de completare se tipresc, parial sau total, i pe cotorul/matca carnetelor
de formulare ale actelor de studii.
(13) Actele de studii care se elibereaz din carnet cu matc/cotor se ntocmesc astfel nct
matca/cotorul carnetului care rmne n arhiva instituiei de nvmnt cu termen 100 de ani
s aib nscrise toate datele de pe exemplarul original care se elibereaz titularului.
(14) Unitile de nvmnt acreditate, crora le-au fost arondate de ctre inspectoratul
colar uniti de nvmnt autorizate s funcioneze provizoriu, ntocmesc i elibereaz acte
de studii absolvenilor unitilor de nvmnt arondate care au susinut i promovat
examenul de absolvire/finalizare a studiilor.
(15) Unitile de nvmnt preuniversitar acreditate, n baza situaiilor colare transmise
de ctre unitile de nvmnt preuniversitar autorizate s funcioneze provizoriu, au
obligaia s ntocmeasc i s elibereze toate actele de studii la care absolvenii acestora au
dreptul, conform prevederilor legale n vigoare.
ART. 7
(1) Absolvenii nvmntului de stat i/sau particular autorizat/acreditat, n situaia
schimbrii domiciliului n alt localitate, menionat ca atare n buletinul/cartea de identitate
pot susine, n baza unei aprobri speciale, examenul de absolvire/finalizare a studiilor la o
unitate similar de nvmnt acreditat cu sediul n alt jude, stabilit de inspectoratul colar
al judeului respectiv. Aprobarea special se acord, n cazuri bine justificate, de ctre cele

dou inspectorate colare, cu avizul celor dou uniti de nvmnt implicate, n baza
situaiei colare transmise de ctre unitatea de nvmnt absolvit.
(2) n afara acestei situaii, nscrierea n alt jude este permis numai cu aprobarea Comisiei
Naionale de Bacalaureat, n urma unei cereri motivate i nsoite de documente doveditoare,
transmise la direcia de specialitate din cadrul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii
tiinifice.
(3) Unitile de nvmnt la care absolvenii prevzui la alin. (1) i (2) au susinut i
promovat examenul de absolvire/finalizare ntocmesc i elibereaz actele de studii
corespunztoare la care acetia au dreptul.
(4) n aceste cazuri, inspectoratele colare vor elabora o procedur privind susinerea i
promovarea examenului de absolvire/finalizare a studiilor.
(5) Prevederile alin. (1) - (3) nu se aplic absolvenilor nvmntului de stat i/sau
particular autorizat/acreditat, participani la loturile naionale de pregtire pentru olimpiadele
i concursurile internaionale sau la loturile lrgite ce se pregtesc pentru competiiile
internaionale, precum i pentru absolvenii care susin examenul de admitere n universitile
din strintate. n aceste cazuri actele de studii vor fi eliberate de ctre unitile de nvmnt
la care absolvenii au promovat ultimul an de studii, n baza extrasului din forma tiprit a
catalogului electronic primit de la centrul de examen la care candidatul a susinut examenul de
absolvire/finalizare.
ART. 8
(1) nainte de a fi eliberate absolvenilor, actele de studii prevzute cu spaiu rezervat
pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la inspectoratul colar, n vederea aplicrii
timbrului sec, nsoite de un borderou, n dou exemplare, pentru fiecare categorie de acte de
studii.
(2) Un exemplar din borderou rmne la inspectoratul colar, iar al doilea exemplar, vizat
de inspectoratul colar, se pstreaz n arhiva unitii de nvmnt.
(3) Borderoul cuprinde urmtoarele rubrici: numrul curent, numele absolventului,
iniialele prenumelui tatlui/mamei, prenumele absolventului, seria i numrul formularului,
anul absolvirii, meniuni.
(4) Pe borderouri se face meniunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un numr de .... (urmeaz
denumirea actului de studii)", dup care urmeaz data, numele, prenumele i semntura
persoanei mputernicite pentru aplicarea timbrului sec.
ART. 9
(1) Unitile de nvmnt preuniversitar acreditate gestioneaz actele de studii menionate
la
art.
1
alin.
(2),
conform
nivelului
de
nvmnt/profilului/specializrii/domeniului/calificrii profesionale pentru care sunt
acreditate.
(2) Unitile de nvmnt preuniversitar care au autorizaie de funcionare provizorie nu
gestioneaz acte de studii.
(3) Unitile de nvmnt preuniversitar care au autorizaie de funcionare provizorie
gestioneaz documentele colare menionate la art. 2 alin. (1) pe formulare tipizate eliberate
de inspectoratele colare.
(4) Responsabilitatea completrii, eliberrii i anulrii actelor de studii i a duplicatelor
revine directorului i secretarului-ef/secretarului unitii de nvmnt acreditate.
(5) Responsabilitatea ntocmirii, modificrii, eliberrii i anulrii documentelor colare
revine directorului i secretarului-ef/secretarului unitii de nvmnt acreditate sau cu
autorizaie de funcionare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplin, n condiiile
prevzute de prezentul regulament.

(6) Dup ncheierea anului colar, toate documentele colare se pstreaz i se arhiveaz la
nivelul unitii de nvmnt acreditat sau cu autorizaie de funcionare provizorie, cu
respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, republicat.
ART. 10
(1) Actele de studii se elibereaz de ctre unitile de nvmnt acreditate la care titularii
au promovat ultimul an de studiu.
(2) Actele de studii se elibereaz, de regul, titularilor, care semneaz pe actul original i pe
matc (cotor).
(3) Un act de studii dintr-un carnet cu matc (cotor) i matca n cauz sunt completate
identic, matca rmnnd n arhiva instituiei, cu termen 100 ani.
(4) n situaii excepionale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din ar actele de studii se elibereaz persoanelor mputernicite, pe baz de procur autentificat de
notariat/consulat.
(5) n cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate prinilor/reprezentanilor
legali, fr a fi necesar procura prevzut la alin. (4).
(6) mputernicitul semneaz pentru primire, n clar, n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii i pe cotorul/matca actului de studii eliberat, dar nu i pe
formularul original al actul de studii eliberat. n Registrul unic de eviden a formularelor
actelor de studii, la rubrica "meniuni", se trec: numele, prenumele i calitatea
mputernicitului, precum i datele de identitate ale acestuia.
(7) Actele de studii completate i neridicate din cauza decesului titularului pot fi eliberate
soului/soiei, precum i unui membru al familiei - ascendent sau descendent de gradul I i II titularului decedat, n baza unei cereri aprobate de inspectoratul colar, nsoit de copia
legalizat a certificatului de deces i de o declaraie notarial, pe propria rspundere, privind
motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.
ART. 11
(1) Actele de studii se ntocmesc i se elibereaz titularului/mputernicitului pe baza
prezentrii documentului de identitate/procurii, n termen de maximum 30 de zile de la
promovarea examenului de absolvire/finalizare.
(2) Prin document de identitate se nelege buletinul/cartea de identitate sau paaportul.
(3) n cazul n care nu exist concordan deplin ntre actele de studii i actul de identitate
prezentat de titular, este necesar ca acest fapt s fie clarificat mpreun cu organele de stat
competente.
(4) Actele de studii se elibereaz titularilor ceteni strini pe baza paaportului. n cazul n
care titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat mputernicitului acestuia, pe
baza unei procuri autentificate de notariat sau eliberate de ambasada rii respective n
Romnia ori de oficiul diplomatic/consular romn din ara de reedin, cu respectarea
prevederilor art. 10 alin. (6).
ART. 12
(1) Titularul/mputernicitul este obligat s verifice corectitudinea datelor din tipizat i s
semnaleze pe loc eventualele greeli constatate.
(2) Conducerea unitilor de nvmnt are obligaia de a lua msuri pentru evitarea
stocrii nejustificate a actelor de studii, ntiinndu-i la timp pe toi absolvenii, n vederea
ridicrii actelor de studii respective.
(3) Actele de studii ntocmite, dar neridicate se pstreaz n arhiva unitii de nvmnt
emitente pn la eliberare.
ART. 13

Elevilor absolveni, ceteni romni sau strini, li se elibereaz actele de studii cu condiia
s se achite de toate obligaiile financiare sau de alt natur ctre unitatea de nvmnt
respectiv.
ART. 14
(1) Eliberarea actelor se consemneaz n Registrul unic de eviden a formularelor actelor
de studii.
(2) Procura folosit de persoanele mandatate se pstreaz n arhiva unitii respective cu
termen permanent.
(3) Pentru toate categoriile de acte de studii i documente colare eliberate se ine o
eviden corespunztoare n registrele tipizate aflate n uz, consemnndu-se: numrul de
ordine dat de unitatea de nvmnt, numrul de nregistrare al inspectoratului colar, seria i
numrul formularului, numele i prenumele titularului, prenumele tatlui/mamei, locul i data
naterii titularului, felul actului eliberat, anul colar n care titularul a terminat studiile, data
eliberrii, numele i prenumele celui care a completat i eliberat actul, semntura de primire i
alte meniuni.
ART. 15
(1) Necesarul de formulare pentru actele de studii se determin, sub directa coordonare a
directorului unitii beneficiare, n raport cu numrul absolvenilor i se nainteaz
inspectoratului colar.
(2) n baza necesarului furnizat de unitile de nvmnt, inspectoratele colare
centralizeaz comenzile i solicit cantitile necesare din fiecare tip de formular al actelor de
studii pentru absolvenii din anul de nvmnt urmtor. Se pot comanda, n limitele a 10 15% n plus, formularele pentru actele de studii necesare ntocmirii duplicatelor i pentru
acoperirea numrului de formulare anulate, datorit greelilor de completare a acestora.
(3) Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice, prin compartimentul de
specialitate, acord anual serie i numr pentru toate tipurile de formulare ale actelor de studii
i controleaz sistematic respectarea riguroas a gestionrii acestora.
ART. 16
(1) Predarea/Preluarea formularelor actelor de studii se face prin completarea unui procesverbal care conine, n mod obligatoriu, seriile i numerele actelor de studii, n baza unei
mputerniciri speciale emise de inspectorul colar general.
(2) Inspectorul colar general desemneaz, n afara delegatului mputernicit, o a doua
persoan ca nsoitor.
ART. 17
(1) Inspectorii colari generali sau inspectorii colari generali adjunci, care rspund de
actele de studii, mpreun cu comisia de recepie a inspectoratului colar, verific, la sosirea n
instituie, toate formularele pentru actele de studii procurate i le predau, pe baz de procesverbal, persoanelor desemnate prin decizie a inspectorului colar general pentru a rspunde de
gestiunea actelor de studii.
(2) Dup verificarea efectuat de comisia de recepie a inspectoratului colar, gestionarul
nregistreaz formularele n Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii. n
acelai registru se evideniaz i eliberarea formularelor ctre unitile de nvmnt.
(3) n cazul constatrii unor nereguli, inspectoratul colar l informeaz, n termen de 24 de
ore, pe furnizorul formularelor i ia msurile corespunztoare pentru soluionarea
diferendelor.
ART. 18
(1) Inspectoratul colar, prin gestionar, pred delegailor mputernicii ai unitilor de
nvmnt formularele actelor de studii, n concordan cu necesarul de formulare pentru
promoia anului respectiv, ntocmindu-se un proces-verbal de predare-primire.

(2) Pe baza procesului-verbal de predare-primire se descarc gestiunea inspectoratului


colar, prin nregistrarea n Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii, la
rubrica "predare", cu menionarea datei eliberrii, a seriei i numrului formularului,
denumirii unitii de nvmnt creia i s-au predat formularele, numelui, prenumelui, datelor
din buletinul/cartea de identitate i semnturii directorului unitii de nvmnt.
(3) n situaii excepionale, pe baza unei aprobri speciale, se pot transfera formulare de
acte de studii de la un inspectorat colar la alt inspectorat colar. Aprobarea special se
acord, n urma unei cereri motivate nsoit de documente doveditoare, de ctre Biroul Acte
de studii din cadrul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice.
(4) Transferul actelor de studii ntre unitile de nvmnt de pe raza unui inspectorat
colar este posibil numai cu aprobarea inspectoratului colar respectiv.
ART. 19
La nivelul unitii de nvmnt, pe baza aceluiai proces-verbal de predare-primire,
secretarul/secretarul-ef nregistreaz toate formularele actelor de studii primite n Registrul
unic de eviden a formularelor actelor de studii.
ART. 20
(1) Pstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de studii completate i
neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de eviden, precum i a documentelor mputerniciri speciale, delegaii, procese-verbale etc. - pe baza crora au fost primite/predate
sau eliberate imprimatele se face n dulapuri metalice, n condiii de securitate deplin, cu
termen de pstrare permanent.
(2) Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte documente referitoare la
situaia colar a titularilor decedai se pstreaz n arhiva colii.
(3) Directorii unitilor de nvmnt asigur baza material necesar i rspund de
organizarea i desfurarea corespunztoare a activitii de ntocmire i pstrare a
documentelor colare, precum i de eliberare a actelor de studii.
ART. 21
Formularele actelor de studii necompletate existente n unitile de nvmnt de stat sau
particular, care nu au fost procurate prin inspectoratele colare, achiziionate dup 1995, se
anuleaz i se caseaz.
ART. 22
(1) La schimbarea directorului sau a persoanei mputernicite cu gestionarea actelor de studii
dintr-o unitate de nvmnt n cadrul creia sunt gestionate formulare ale actelor de studii,
toate aceste tipizate, inclusiv documentele de eviden, se predau cu proces-verbal noului
director i persoanei numite pentru a ndeplini sarcinile prevzute de prezentul regulament,
menionndu-se, n mod obligatoriu, denumirea actelor aflate n gestiune, seria i numrul lor,
mpreun cu procesele-verbale de predare-primire anterioare.
(2) Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, n dou exemplare, n
prezena unui reprezentant al inspectoratului colar, desemnat de ctre inspectorul colar
general. Un exemplar al procesului-verbal se nainteaz inspectoratului colar.
ART. 23
La sfritul fiecrui an colar, dar nu mai trziu de 1 octombrie, directorul unitii de
nvmnt verific modul de eliberare i gestionare a actelor de studii i stabilete stocul
acestora. Toate aceste elemente sunt menionate ntr-un proces-verbal, a crui copie este
naintat inspectoratului colar.
ART. 24
(1) La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor colare se constituie, prin
decizie a inspectorului colar general, comisii care pot hotr, pe baz de proces-verbal,
casarea formularelor pentru actele de studii necompletate aflate n stoc. Din comisie fac parte:
a) preedinte: inspectorul colar general adjunct;

b) membru: inspectorul colar sau alt persoan care rspunde de gestiunea formularelor
pentru acte de studii la nivelul inspectoratului colar;
c) membru: doi directori de liceu (teoretic i tehnologic);
d) membru: consilierul juridic al inspectoratului colar;
e) secretar: secretarul/secretarul ef al unei uniti de nvmnt liceal.
(2) Unitile de nvmnt prezint la inspectoratele colare actele de studii necompletate
propuse pentru casare, pe baz de proces-verbal, n baza cruia se descarc de gestiune.
(3) Procesele-verbale de casare se ntocmesc n 3 exemplare i cuprind, n mod obligatoriu,
urmtoarele date: felul formularului actului de studii, seria i numrul fiecrui formular sau
act propus pentru casare, modul n care a fost casat, data ntocmirii, semnturile descifrabile
ale membrilor comisiei.
(4) Procesul-verbal de casare se va publica n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a.
SECIUNEA a 2-a
ntocmirea, completarea, eliberarea i arhivarea documentele colare
ART. 25
(1) Unitile de nvmnt preuniversitar particulare autorizate comand documentele
colare numai prin intermediul inspectoratului colar n a crui raz de activitate funcioneaz.
(2) Necesarul de documente colare se determin, sub directa coordonare a directorului
unitii beneficiare, n raport cu cifra de colarizare i se nainteaz inspectoratului colar.
ART. 26
(1) Registrul matricol se tiprete n format A3, pe filiere (teoretic/vocaional/tehnic).
(2) Registrul matricol, dup completare, devine document colar cu regim special.
(3) nscrierea elevilor n registrul matricol se face n conformitate cu datele din actul de
identitate, certificatul de natere, cartea de identitate, certificatul de cstorie, alte acte emise
de organele competente, menionndu-se i CNP-ul.
(4) Atribuirea numrului matricol se face ncepnd cu numrul 1, la nceputul colarizrii,
pe niveluri i forme de nvmnt, pe baza documentelor de stare civil, cu modificrile
ulterioare, la nivel de unitate de nvmnt.
(5) Pentru elevii transferai n timpul anului colar, numrul matricol se atribuie n
continuarea seriei anului respectiv.
(6) nscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale ncheiate n
catalogul clasei, la care se adaug meniuni cu privire la eventualele examene de diferen.
(7) Anual, situaia colar este certificat de secretarul unitii de nvmnt i este
confirmat, dup verificare, de directorul acesteia.
(8) n mod obligatoriu, numrul matricol al fiecrui elev din catalog trebuie s corespund
cu cel din registrul matricol, numr care se pstreaz pe toat durata colarizrii.
(9) Pentru situaiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de
pregtire la altul, de la o form de organizare la alta i de la o specializare la alta, n cadrul
aceleiai filiere sau de la filiere diferite, se menioneaz denumirea disciplinelor la care s-au
susinut examene de diferen i notele obinute, fr modificarea mediilor generale ale anilor
echivalai.
(10) Pentru elevii transferai n cadrul aceluiai nivel de nvmnt, de la o
filier/profil/specializare la alta/altul, se specific examenele de diferen i rezultatele
obinute, menionndu-se media anual calculat la unitatea de nvmnt de la care provin fr recalcularea mediei generale.
(11) Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor de arte i meserii i/sau ai
anului de completare, care i continu studiile n nvmntul liceal, n rubricile
corespunztoare anilor colari absolvii se trece baza legal de continuare a studiilor, respectiv

"se continu studiile conform Hotrrii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ....";
n aceast situaie, media final a anilor de studii se calculeaz pentru anii colari frecventai
la nvmntul liceal, ciclul superior, i nu se iau n calcul mediile anilor de studii din
nvmntul profesional i de la eventualele examene de diferene.
(12) Pentru absolvenii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odat cu
eliberarea actelor de studii se completeaz n caseta corespunztoare din registrul matricol
datele de identificare ale acestora, precum i rezultatele examenului.
(13) Att n registrul matricol, ct i n catalogul clasei se nscriu cite i n ntregime toate
disciplinele nscrise n planul-cadru aferent filierei/profilului/specializrii/calificrii
corespunztoare/corespunztor fiecrei clase/fiecrui an de studii.
(14) Registrul matricol, dup completarea procesului-verbal, tiprit pe ultima sa pagin, se
arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare permanent.
ART. 27
(1) Catalogul clasei devine document colar cu regim special, dup completarea cu datele
de identificare ale elevilor.
(2) nscrierea elevilor n catalogul clasei se face n conformitate cu datele din actul de
identitate i din registrul matricol, menionndu-se n mod explicit numrul matricol, volumul
i pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la nceputul anului colar de ctre
nvtor sau de ctre profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele
completri se fac de ctre nvtorul sau dirigintele clasei, n baza documentelor existente la
secretariatul unitii de nvmnt.
(3) nscrierea disciplinelor n catalogul clasei se face de ctre nvtor sau de ctre
profesorul diriginte, cite i n ntregime, n conformitate cu planul-cadru aferent
filierei/profilului/specializrii/calificrii corespunztoare/corespunztor clasei respective i n
funcie de disciplinele opionale stabilite.
(4) Pentru evaluarea semestrial, pentru nscrierea absenelor, precum i pentru ncheierea
mediilor semestriale i anuale rspunde n mod direct titularul de disciplin. Este interzis
nscrierea datelor fr note. Dirigintele rspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei
generale anuale.
(5) La sfritul anului colar se ntocmete, pe ultima pagin a catalogului clasei, un procesverbal privind verificarea mediilor i a mediilor generale, semnat de nvtor/diriginte i
titularii de discipline i vizat de directorul unitii de nvmnt.
(6) Notele/Mediile nscrise greit n catalog se corecteaz prin tiere cu o linie orizontal i
se nlocuiesc cu notele corespunztoare, cu cerneal roie, se semneaz de ctre titularul de
disciplin i de director, care aplic tampila.
(7) Scoaterea catalogului din unitile de nvmnt este interzis.
(8) Catalogul clasei, dup completarea procesului-verbal, tiprit pe ultima sa pagin, se
arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare permanent.
ART. 28
(1) Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document colar cu regim
special, dup completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricaiei din formular,
conform metodologiei specifice fiecrui tip de examen.
(2) Eventualele corecturi se fac cu cerneal roie, se confirm prin semntura preedintelui
i prin aplicarea tampilei de examen, astfel nct s nu se acopere nscrisul din catalog.
(3) Dup ntocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor este verificat de
toi membrii comisiei care, dup nsuirea coninutului, semneaz pe coperta formularului i
n locurile prevzute expres n formular.
(4) Dup completare, catalogul menionat la alin. (1) se arhiveaz la unitatea de nvmnt
preuniversitar organizatoare/emitent, cu termen de pstrare permanent.
ART. 29

Prevederile art. 28 se aplic n mod corespunztor n cazul cataloagelor pentru examenele


de corigen i de diferene, care au o rubricaie specific. Termenul de pstrare n arhiva
unitii de nvmnt cuprinde toat durata studiilor elevului.
ART. 30
Portofoliul educaional al elevului reprezint cartea de identitate educaional a acestuia.
Utilizarea lui debuteaz ncepnd cu clasa pregtitoare i se elibereaz tuturor elevilor care au
absolvit anii colari ncepnd cu clasa a II-a.
ART. 31
Suplimentul descriptiv se completeaz i se elibereaz n baza unei metodologii elaborate
de ctre direcia de specialitate din cadrul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii
tiinifice.
ART. 32
(1) Foaia matricol se elibereaz, obligatoriu, elevilor care au absolvit/finalizat un nivel de
nvmnt, conform sistemului naional de nvmnt aprobat prin lege.
(2) Foaia matricol se ntocmete, pe baza nregistrrilor din registrul matricol, prin
copierea exact a datelor, fr rotunjiri.
(3) Unitile de nvmnt preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaie de
funcionare provizorie elibereaz foi matricole ntocmite i semnate de conducerea acestora,
pe care se aplic tampila proprie.
(4) Eliberarea foilor matricole se consemneaz n Registrul unic de eviden a formularelor
actelor de studii.
(5) Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor de arte i meserii i/sau ai
anului de completare, care i continu studiile n nvmntul liceal, n rubricile
corespunztoare anilor colari absolvii se trece baza legal de continuare a studiilor, respectiv
"se continu studiile conform Hotrrii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ..."; n
aceast situaie, media final a anilor de studii se calculeaz pentru anii colari frecventai la
nvmntul liceal, ciclul superior, i nu se iau n calcul mediile anilor de studii din
nvmntul profesional i de la eventualele examene de diferene.
(6) Foile matricole eliberate absolvenilor nvmntului liceal prevzui la alin. (5) vor
conine, n mod obligatoriu, durata studiilor colii absolvite anterior nvmntului liceal i
nivelul de calificare obinut.
ART. 33
(1) Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire sunt documente colare care se
deosebesc de celelalte documente prin faptul c se elibereaz solicitanilor pe baz de cerere,
cu specificarea destinaiei i a termenului de valabilitate de 90 de zile, i nu au caracter de
regim special.
(2) Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire se completeaz pe baza datelor din
registrul matricol, se semneaz de ctre directorul/directorul-adjunct i de secretarulef/secretarul unitii de nvmnt, se tampileaz, primesc numr i se nregistreaz n
registrul de intrare-ieire al corespondenei din unitatea de nvmnt. n registru trebuie s
apar n clar numele i prenumele/denumirea solicitantului, data solicitrii, numrul, data i
persoana pe numele creia se elibereaz adeverina, numele n clar i semntura persoanei
care a completat i a eliberat documentul.
(3) Prin adeverina de studii se precizeaz faptul c titularul a finalizat unul sau mai
multe/muli semestre/ani de studiu, c a parcurs anumite materii i se indic mediile obinute.
(4) Adeverina de studii se elibereaz elevilor, prinilor/reprezentanilor legali,
mputerniciilor acestora sau la solicitarea scris a unor uniti de nvmnt ori a altor
persoane juridice, aprobat de directorul unitii de nvmnt.
(5) Pentru orice alte solicitri, conducerea unitii de nvmnt va elibera o adeverin
simpl.

ART. 34
(1) Pn la eliberarea fiecrui act de studiu prevzut la art. 1 alin. (2), la cerere, se
elibereaz absolvenilor din nvmntul preuniversitar care au promovat un nivel de
nvmnt/examen adeverina prevzut la art. 2 alin. (1) lit. i).
(2) Adeverinele care atest promovarea nivelului de nvmnt/examenului se
nregistreaz ntr-un registru de eviden special constituit cu aceast destinaie la nivelul
unitii de nvmnt.
(3) Adeverinele primesc numr de nregistrare corespunztor celui din registrul de eviden
special.
(4) Adeverinele se completeaz de ctre secretarul unitii de nvmnt i se semneaz de
acesta i de directorul unitii de nvmnt la care candidaii au absolvit ultima clas i se
tampileaz.
(5) Fiecrui absolvent i se elibereaz o singur adeverin n original.
(6) Termenul de valabilitate a adeverinei este pn la eliberarea actului de studiu respectiv,
dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberrii acesteia.
(7) Adeverinele se completeaz astfel:
a) datele din registrele matricole i din cataloagele examenelor de finalizare a studiilor;
b) codul CIF i adresa unitii de nvmnt absolvite;
c) numele i toate prenumele titularului, precum i toate iniialele prenumelui tatlui se
nscriu fr prescurtri, cu litere mari, de tipar, utiliznd diacriticele, precum i CNP-ul
absolventului. Iniialele prenumelui mamei se nscriu n cazul n care tatl este necunoscut;
d) mediile obinute la examenul de finalizare a studiilor se nscriu cu cifre arabe, iar
explicitarea acestora se nscrie dup modelul: 7,89 (apte 89%).
(8) Pentru absolvenii ciclului superior al liceului care au promovat examenul naional de
bacalaureat n anul curent se elibereaz adeverine care atest promovarea examenului
naional de bacalaureat, conform precizrilor transmise de Ministerul Educaiei Naionale i
Cercetrii tiinifice.
(9) Adeverinele se completeaz cu datele din catalogul electronic de ctre secretarul
unitii de nvmnt la care candidaii au absolvit ultima clas de liceu i se semneaz de
ctre secretarii i directorii unitilor de nvmnt respective, se aplic tampila unitii de
nvmnt la care candidatul a absolvit ultima clas de liceu i se avizeaz de inspectoratul
colar judeean/al municipiului Bucureti. Candidailor care au susinut examenul naional de
bacalaureat n sesiunea special organizat pentru absolvenii de liceu participani la loturile
lrgite ce se pregtesc pentru olimpiade i concursuri internaionale, precum i candidailor
care au susinut examenul naional de bacalaureat n alt centru de examen dect candidaii din
unitatea de nvmnt absolvit, inclusiv celor care au susinut bacalaureatul n alt jude, li se
elibereaz adeverine n aceleai condiii.
(10) Unitile de nvmnt transmit adeverinele inspectoratelor colare spre avizare.
(11) Inspectoratele colare au obligaia de a avea o eviden strict a adeverinelor avizate
i pot stabili proceduri privind gestionarea acestora.
(12) Pn la eliberarea actelor de studii corespunztoare nivelului de
nvmnt/examenului promovat nscrierea la un alt nivel de nvmnt a absolvenilor se
face pe baza acestor adeverine.
ART. 35
(1) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii devine document colar cu
regim special, dup completarea cu datele de identificare ale elevului, la nivelul unitilor de
nvmnt care gestioneaz acte de studii.
(2) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii cuprinde toate categoriile de
acte de studii, dar se completeaz numai rubricile corespunztoare actelor de studii care se
elibereaz absolvenilor nivelului de educaie corespunztor unitii de nvmnt.

(3) nscrierea datelor se face n ordine cronologic, fr s se lase rnduri libere ntre o
activitate i alta, chiar dac este vorba de primire, predare sau transfer de acte.
(4) n prima parte a registrului unic de eviden a formularelor actelor de studii sunt nscrise
formularele actelor de studii primite att la nivel de inspectorat, ct i la nivel de unitate de
nvmnt.
(5) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii cuprinde i o a doua parte,
care se refer la evidena eliberrii actelor de studii unitilor de nvmnt sau absolvenilor.
(6) Eventualele corecturi se fac numai cu cerneal roie, n rubrica imediat urmtoare sau n
rubric separat, dac este posibil, dac nu, pe acelai rnd.
(7) Numerotarea actelor de studii eliberate se face ncepnd cu numrul 1 i se continu
pn la epuizarea lotului seriei respective; n procesul-verbal de la sfritul registrului unic de
eviden a formularelor actelor de studii se face meniunea poziiilor anulate, a stocului
existent, certificnd n clar numele persoanelor care au efectuat operaiunile de ntocmire i
eliberare. Meniunea se semneaz de secretarul-ef/secretar i se avizeaz de director.
(8) Numerotarea seriei noi se face ncepnd cu numrul 1 i nu n continuare.
(9) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii, dup completarea
procesului-verbal tiprit pe ultima sa pagin, se arhiveaz la unitatea de nvmnt
preuniversitar emitent, cu termen de pstrare permanent.
(10) Pentru actele de studii eliberate pe baz de procur notarial/consular, la rubrica
"Meniuni" din registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii se trec numele,
prenumele, calitatea mputernicitului, datele de identitate i se semneaz de ctre acesta.
ART. 36
(1) n sistemul naional de nvmnt documentele colare prevzute la art. 2 alin. (1) se
ntocmesc numai n limba romn, folosindu-se alfabetul latin, cu diacritice, n conformitate
cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i
completrile ulterioare.
(2) Documentele colare se ntocmesc numai pe formulare ale cror machet i coninut
sunt stabilite anual i prezentate pe site-ul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii
tiinifice n timp util, pentru a fi cunoscute i preluate de toate unitile de nvmnt
preuniversitar.
(3) Schimbrile de nume intervenite pe parcursul frecventrii nivelului de nvmnt se
opereaz la solicitarea scris a titularului, aprobat de directorul unitii de nvmnt, pe
baza actelor doveditoare, n toate documentele colare. Actele doveditoare ale schimbrii de
nume, n copie legalizat notarial, se arhiveaz, cu termen de pstrare permanent.
(4) Completarea documentelor colare se poate face prin scriere la calculator, prin
dactilografiere sau de mn, cu cerneal neagr sau albastr, fr spaii libere.
(5) Eventualele modificri se fac cu tu sau cu cerneal roie, menionnd actul n temeiul
cruia au fost efectuate.
(6) Instruciunile de completare se tipresc, parial sau total, pe copert.
(7) Toate rubricile rmase libere se bareaz.
(8) Este interzis s se fac tersturi, rzuiri, acoperire cu past corectoare, prescurtri
i/sau adugri n documentele colare
(9) Documentele colare se ntocmesc cu respectarea prevederilor art. 26 - 35 i se
arhiveaz conform prezentului Regulament. Dup completare, toate documentele colare
devin acte cu regim special.
CAPITOLUL IV
ntocmirea i eliberarea duplicatelor actelor de studii
ART. 37

(1) n cazul completrii greite din vina unitii de nvmnt emitente a actului de studii
original sau n cazul prezentrii actului de studii original deteriorat astfel nct nu mai poate
produce efectele pentru care a fost emis, n baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de
nvmnt care a eliberat actul respectiv elibereaz un duplicat al acestuia, ntocmit pe baza
documentelor aflate n arhiva unitii de nvmnt din care rezult situaia colar a
solicitantului.
(2) n cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii original, cererea de
eliberare a duplicatului este nsoit de urmtoarele acte, care se arhiveaz cu termen de
pstrare de 100 ani la inspectoratul colar, iar copiile certificate "conform cu originalul" la
unitatea de nvmnt:
a) declaraia notarial/consular, dat de titularul actului, n care sunt cuprinse toate
elementele necesare pentru identificare, mprejurrile n care actul original a fost pierdut,
precum i alte precizri care s confirme dispariia actului de studii respectiv. Se va face n
mod obligatoriu urmtoarea meniune: "actul de studii original nu a fost lsat gaj/garanie la o
instituie de stat sau particular, din ar sau din strintate, i nu a fost nstrinat cu buntiin altei persoane fizice sau juridice";
b) dovada publicrii pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii n Monitorul Oficial
al Romniei, Partea a III-a;
c) copie legalizat la notariat dup certificatul de natere/cstorie;
d) dou fotografii color, format 3 x 4 cm;
e) aprobarea scris a consiliului de administraie al inspectoratului colar pentru eliberarea
duplicatului, n urma actelor depuse de ctre unitatea de nvmnt.
(3) Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii, titularul se adreseaz
Monitorului Oficial al Romniei, Partea a III-a, depunnd un anun care va cuprinde
urmtoarele date: denumirea actului de studii original, numele titularului, iniialele
prenumelui tatlui/mamei i toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria i numrul
actului, numrul i data la care a fost nregistrat n evidenele unitii de nvmnt emitente.
ART. 38
(1) Duplicatul actului de studii se ntocmete pe un formular identic cu cel original emis la
data absolvirii i se elibereaz dup procedura prevzut la actele de studii originale.
(2) n situaia n care nu se mai gsesc formulare de acelai tip, se elibereaz un duplicat
redactat/tehnoredactat/scanat dup modelul actului original, n care se nscriu datele existente
n arhiv privind situaia colar a solicitantului. n aceast situaie se aplic timbru fiscal, a
crui valoare este stabilit conform prevederilor Legii nr. 117/1999 privind taxele
extrajudiciare de timbru, cu modificrile i completrile ulterioare.
(3) Duplicatele actelor de studii se completeaz cu: numele i prenumele preedintelui
comisiei pentru examenul respectiv, ale directorului, secretarului etc., existeni n funciile
respective la data absolvirii studiilor de ctre solicitani; n cazul n care nu sunt nscrise n
clar numele persoanelor menionate mai nainte, se completeaz (ss) "indescifrabil".
(4) Pe duplicatele actelor de studii, ntr-un spaiu corespunztor, se face meniunea:
"duplicat tipizat", sau, dup caz, "redactat", "eliberat conform aprobrii
..........................................................................,
(denumirea instituiei/organului care a aprobat eliberarea duplicatului)
nr. ... din .............. . Confirmm autenticitatea datelor cuprinse n prezentul act de studii."
Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale directorului i secretarului unitii de nvmnt
emitente.
(5) Se aplic tampila unitii emitente pe timbrul fiscal n condiiile alin. (2) i lng
semntura directorului.

(6) Duplicatele actelor de studii poart, n partea de sus, seria i numrul actului original
eliberat, data i numrul acordat de unitatea de nvmnt respectiv n Registrul unic de
eviden a formularelor actelor de studii.
(7) Pe duplicat se nregistreaz numrul i data eliberrii, numr care se completeaz cu
cerneal roie n Registrul unic de eviden a formularelor duplicat ale actelor de studii sau
ntr-un registru similar pentru generaiile de absolveni anterioare anului 2005, completat
separat, semnat de titular/mputernicit. Numerotarea n registru ncepe de la 1 i se continu
pn la epuizarea registrului.
(8) n registrul de eliberare a actului original, la titular, se menioneaz, cu cerneal roie,
seria i numrul duplicatului, numrul din registrul de eliberare i data eliberrii.
(9) Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde urmtoarele rubrici: nr.
crt., numele, iniialele prenumelui tatlui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria i
numrul formularului, numrul dat de unitatea de nvmnt, anul absolvirii, meniuni - seria
i numrul actului original - urmndu-se aceeai procedur ca i pentru actele de studii
originale.
(10) n registrul matricol i pe matca/cotorul actului original, cnd actul s-a eliberat din
carnet cu matc/cotor, se consemneaz seria i numrul duplicatului eliberat.
(11) La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele unitilor de nvmnt
particulare, confesionale sau ale unitilor de nvmnt echivalente cu acestea, care au
funcionat nainte de reforma nvmntului din anul 1948, pe formular se menioneaz, n
mod obligatoriu, dac n perioada respectiv unitile de nvmnt n cauz aveau sau nu
dreptul de publicitate, precum i dac din arhiv rezult sau nu c titularul actului a absolvit
sau nu examenele cerute de lege, n faa comisiilor instituite de drept.
ART. 39
(1) Absolvenii unei uniti de nvmnt a crei arhiv se gsete la Arhivele Naionale
sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, care solicit un duplicat dup un act de
studiu sau document colar, depun la inspectoratul colar o cerere de eliberare a duplicatului,
nsoit de actele doveditoare, eliberate de Arhivele Naionale/direciile judeene.
(2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul colar nominalizeaz o unitate de
nvmnt cu acelai nivel de pregtire, cu domeniu identic/asemntor, n vederea eliberrii
duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate n aceste condiii poart meniunea: "A fost
eliberat conform aprobrii inspectoratului colar nr. ........ din data ......, pe baza documentelor
confirmate de Direcia judeean a Arhivelor Naionale care deine arhiva fostei
................................................................ .
(denumirea fostei uniti)
Confirmm autenticitatea datelor cuprinse n prezentul act de studii." Urmeaz numele i
prenumele, n clar, ale directorului i secretarului unitii de nvmnt emitente.
ART. 40
(1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de pn la 30 de zile de la aprobarea
cererii.
(2) Duplicatul se elibereaz titularului/mputernicitului conform prevederilor art. 10.
(3) n cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completrii greite din vina unitii de
nvmnt emitente a duplicatului, se elibereaz un alt exemplar, cu respectarea prevederilor
referitoare la ntocmirea i eliberarea duplicatelor.
CAPITOLUL V
Reconstituirea situaiei colare
ART. 41

Situaiile colare corespunztoare actelor de studii pot fi reconstituite, la cererea titularilor,


numai dac se face dovada, prin acte emise de organele de stat competente, c arhiva unitii
de nvmnt care a eliberat actul original a fost distrus sau pierdut.
ART. 42
Cererile de reconstituire se depun de ctre titulari la inspectoratele colare n raza crora
funcioneaz sau a funcionat unitatea de nvmnt respectiv.
ART. 43
La cererea de reconstituire a studiilor se anexeaz urmtoarele documente:
a) declaraia dat de titularul actului ce urmeaz a fi reconstituit, autentificat notarial;
declaraia trebuie s cuprind urmtoarele elemente necesare pentru identificare:
(i) denumirea actului solicitat;
(ii) denumirea unitii de nvmnt care a eliberat actul de studii original;
(iii) ziua, luna, anul, sesiunea absolvirii;
(iv) numele i prenumele sub care a fost eliberat;
(v) mprejurrile n care actul a fost pierdut sau distrus;
b) dovada pentru plata taxelor prevzute de legislaia n vigoare;
c) dou fotografii color, format 3 x 4 cm;
d) dovada eliberat de direciile judeene/a municipiului Bucureti ale/a Arhivelor
Naionale sau de primria comunei/oraului/municipiului, din care s rezulte c arhiva colii
n care s-au aflat documentele privind situaia colar cerut de solicitant a fost distrus sau
pierdut;
e) declaraiile notariale a 3 martori - foti colegi i cel puin un profesor - care cunosc
situaia colar a solicitantului i pot preciza anii colari promovai de acesta. Martorii sunt,
de regul, cadre didactice din unitatea de nvmnt, pe care solicitantul le-a avut ca
profesori la clasa/clasele sau n anul/anii de studii pentru care se cere reconstituirea situaiei
colare sau la examenul de absolvire;
f) copie de pe cartea de munc sau de pe alt act echivalent, dac este cazul;
g) certificatul de natere n copie legalizat;
h) orice alte dovezi.
ART. 44
Dosarul ntocmit pentru reconstituirea studiilor se nainteaz spre aprobare inspectoratelor
colare.
ART. 45
(1) n situaia n care solicitantul nu poate face dovada deinerii unui act de studii sau dac
se apreciaz c dovezile din dosarul ntocmit pentru reconstituirea studiilor nu sunt pe deplin
concludente, Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice decide emiterea actului de
studii solicitat duplicat.
(2) n cazul n care pentru eliberarea actului de studii solicitat prin reconstituire este
necesar susinerea unor examene, se menioneaz i notele obinute la aceste examene de
verificare a cunotinelor ntr-o foaie matricol, anex la actul de studii.
ART. 46
Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul colar nominalizeaz o unitate de
nvmnt cu acelai nivel de pregtire, cu domeniu identic/asemntor, n vederea eliberrii
duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate n aceste condiii poart meniunea: "A fost
eliberat conform aprobrii inspectoratului colar al judeului/municipiului Bucureti nr. ........
din data ..........., pe baza reconstituirii situaiei colare de la
.................................................................. .
(denumirea fostei uniti)

Confirmm valabilitatea datelor cuprinse n prezentul act de studii." Urmeaz numele i


prenumele, n clar, ale directorului i secretarului unitii de nvmnt emitente.
CAPITOLUL VI
Anularea i/sau modificarea actelor de studii i documentelor colare
ART. 47
(1) Formularele actelor de studii completate greit, cu tersturi, adugri, cu tampil
aplicat necorespunztor sau fr fotografie, parial distruse sau pronunat deteriorate se
anuleaz cu aprobarea conducerii unitii de nvmnt, prin scrierea cu litere mari, format de
tipar, pe toat diagonala imprimatului, a cuvntului "ANULAT", att pe actul care urma s fie
anulat, ct i pe matc/cotor.
(2) Meniunea respectiv se face i n Registrul unic de eviden a formularelor actelor de
studii.
(3) n astfel de cazuri, conducerile unitilor de nvmnt dispun completarea altor
formulare corespunztoare, astfel:
a) act original, n cazul n care actul anulat nu a fost eliberat, se afl n carnet i se pstreaz
aceleai elemente de identificare a unitii de nvmnt: denumirea, tampila, semntura
directorului, a secretarului, preedintelui comisiei etc.;
b) duplicat, n cazul n care se constat imposibilitatea de a se completa n ntregime un
formular de act original. n acest caz, cererea de eliberare a duplicatului este nsoit de copia
de pe actul de identitate i dou fotografii color, format 3x4 cm;
c) duplicat, n cazul n care titularilor nu li s-au completat actele de studii la timp sau nu
exist formulare tipizate n unitatea de nvmnt.
ART. 48
(1) n cazul dispariiei unui formular pentru acte de studii, directorul unitii de nvmnt
respective ntreprinde cercetri, ncheie proces-verbal despre cele constatate, sesizeaz
imediat organul ierarhic superior i apoi, cu avizul acestuia, organele de urmrire penal.
(2) Formularele pentru acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate "nule" prin
publicarea unui anun de ctre unitatea de nvmnt n Monitorul Oficial al Romniei,
Partea a III-a.
(3) Actele de studii pot fi anulate i n temeiul unei hotrri judectoreti definitive i
irevocabile. n acest caz se face meniunea n Registrul de eviden a formularelor actelor de
studii, precizndu-se numrul i data hotrrii, precum i instana care a pronunat hotrrea.
ART. 49
(1) Modificarea unor rubrici din documentele colare se face pentru ndreptarea unor erori
sau omisiuni comise cu ocazia nregistrrilor, prin bararea textului greit printr-o linie
orizontal tras cu cerneal roie, nscriindu-se deasupra noul text tot cu cerneal roie.
(2) Modificarea este semnat de ctre directorul unitii de nvmnt i se tampileaz.
CAPITOLUL VII
Dispoziii finale
ART. 50
(1) Necesarul de formulare solicitat de unitile de nvmnt preuniversitar de stat,
acreditate, este centralizat i transmis la Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice
de ctre inspectoratele colare, responsabilitatea ntocmirii necesarului formularelor actelor de
studii revenind inspectorului colar general.
(2) Costurile aferente tipririi formularelor tipizate ale actelor de studii se suport dup cum
urmeaz:

a) pentru unitile de nvmnt preuniversitar de stat, sumele se suport de la bugetul de


stat, prin bugetul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice;
b) pentru unitile de nvmnt preuniversitar particulare acreditate, sumele se suport de
acestea.
ART. 51
(1) n cazul n care unele uniti de nvmnt au fost reorganizate sau desfiinate, actele
de studii originale, neeliberate la absolvire, duplicatele sau foile matricole se completeaz i
se elibereaz dup prevederile prezentului regulament, de ctre unitatea de nvmnt
desemnat de inspectoratul colar s pstreze arhiva unitii de nvmnt reorganizate sau
desfiinate.
(2) Duplicatele actelor eliberate n aceste condiii poart i meniunea: "A fost eliberat de
......................., care deine arhiva fostei
............................................................".
(denumirea fostei uniti)
ART. 52
Pentru ntocmirea, completarea, anularea i/sau modificarea, eliberarea i arhivarea actelor
de studii, a duplicatelor dup actele de studii, precum i a documentelor colare, persoanele
prevzute la art. 9 alin. (4) i (5) i la art. 17 alin. (1), dup caz, rspund disciplinar, material
sau penal, n condiiile legii.
ART. 53
Emiterea actelor de studii n alte condiii i de ctre alte uniti de nvmnt dect cele
prevzute la art. 9 alin. (1) se pedepsete conform legii penale, actele eliberate fiind nule de
drept.
ART. 54
(1) Cererile pentru eliberri de acte de studii sau extrase din documentele colare ori pentru
confirmarea lor, primite direct din strintate de ctre instituiile/unitile de nvmnt, se
soluioneaz de ctre acestea conform prevederilor prezentului regulament.
(2) Extrasele din programele i planurile de nvmnt, adeverinele de orice fel, care se
elibereaz cetenilor strini sau romni, fac obiectul deciziei unitii de nvmnt pe care
solicitanii au absolvit-o.
ART. 55
(1) Diplomele de orice fel emise de unitile de nvmnt preuniversitar din strintate nu
fac obiectul vizrii de ctre inspectoratele colare.
(2) Diplomele, certificatele i celelalte acte de studii obinute n strintate sunt valabile n
Romnia numai dup echivalarea acestora, conform legii.
ART. 56
(1) Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice stabilete criteriile pentru
echivalarea studiilor efectuate n unitile de nvmnt preuniversitar din strintate.
(2) Studiile absolvite n unitile de nvmnt din strintate se echivaleaz, conform
normelor n vigoare, cu studiile absolvite n uniti de nvmnt din Romnia, cu sau fr
examene de diferen.
(3) Cetenii romni, titularii actelor respective, se pot adresa Ministerului Educaiei,
Naionale i Cercetrii tiinifice, prin Centrul Naional de Recunoatere i Echivalare a
Diplomelor, solicitnd atestate sau adeverine de echivalare.
ART. 57
(1) Inspectorii colari generali sunt obligai s asigure controlul sistematic al activitii de
gestionare, ntocmire, eliberare a actelor de studii i a celorlalte documente colare, pstrare i
arhivare a acestora.

(2) Termenul de pstrare a documentelor colare menionat n prezentul regulament poate fi


modificat prin nomenclatorul documentelor create i deinute de unitile de nvmnt din
cadrul inspectoratului colar aprobat de Direcia judeean a Arhivelor Naionale.
ART. 58
Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice organizeaz anual instruiri, precum
i aciuni de control privind modul n care sunt procurate, nregistrate, pstrate, completate i
eliberate actele de studii i documentele colare.
---------------