TALLER PRIMERA UNIDAD

1. Elaborar un mapa conceptual, basado en la terminologa del proceso

administrativo mencionado en el documento de estudio de la primera unidad, y
es momento tambin que usted indague, acerca de cmo se aplican las
funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad
vigente.

Funciones: Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea

coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y
permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las
funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control de la produccin documental en lo relacionado a: La
Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del rea. La seleccin
de los tipos de papeles a usar segn la conservacin documental, La definicin de la
Informacin contenida en los formatos y su uso. La disposicin final del documento. La
definicin de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El
establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento,
puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o del
medio electrnico en el cual ha sido guardada la informacin y el lugar en el cual se
conserva la informacin documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia

que se realiza del documento como tal, sino tambin las condiciones que hace que
ste se preserve. Segn la clase de documentos pueden tener cierto tiempo segn las
reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas
de vida, vacaciones, primas. Personal de nmina, personal de contrato y la
informacin en medios magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas
especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas condiciones tcnicas, con el
fin de que sus caractersticas no se pierdan o se deterioren; adems de facilitar su
consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo
social, jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se
maneje. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde clientes internos
presenta su hoja de vida con toda su informacin que esto debe es reservado y se
tiene una tica como profesional con respeto y algo confidencial.
Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo archivo desiste de
ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los aos, ya que
empiezan a perder sus condiciones fsicas y su importancia textual. Los documentos
que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser
desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se puede
proceder por slo insinuacin de la persona encargada, sino que debe sujetarse a la
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de
retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el
Archivo General de la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de
documentos, soportndola con actas que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay
que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco aos, pero
dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin:
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de datos,
palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se
desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se acude a
la bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o electrnicos que pueden
ser claves en la indagacin. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos
encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos

mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no
tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la
palabra clave con la que pueden ser encontrados

2. Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos.
CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas
que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de gestin, central y
la disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias
de la organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depsito de
informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depsito de archivo
se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja
un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las
etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo: Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o
aos anteriores que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias
laborales, resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en
el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de
conservacin y consulta permanente.
Archivo semi activo: Son los documentos que varan en su periodo de
conservacin y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el
periodo de conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales,
comerciales o histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los
archivos activos ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada y
est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta
no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

 Archivo histrico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el

archivo central al archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.
Archivo pblico: Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico: Son aquellos documentos que por su
valor histrico, investigativo, cientfico o cultural son de inters pblico.
Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurdicas.