El PMI?

Project Management Institute (PMI) es la asociacin profesional sin fines de

lucro ms importante y de mayor crecimiento a nivel mundial que tiene como
misin convertir a la gerencia de proyectos como la actividad indispensable
para obtener resultados en cualquier actividad de negocios. En la prctica es
un grupo de profesionales de la gerencia de proyectos que se dedican a
promover el desarrollo del conocimiento y competencias bsicas para el
ejercicio profesional. A la fecha tiene ms de medio milln de asociados
acreditados y certificados en ms de 178 pases y se ha convertido en la
acreditacin ms requerida por las empresas para la contratacin de
profesionales en el rea de la gerencia de proyectos.
El PMI ofrece a sus afiliados una serie de recursos para el avance del
conocimiento del profesional de la gerencia de proyectos tales como el
desarrollo de estndares, un programa amplio investigacin, programas
educativos para entrenamiento y adquisicin de nuevos conocimientos,
oportunidades para establecer redes de pares profesionales locales para la
discusin de asuntos de inters, conferencias y la emisin de certificaciones
para el ejercicio profesional reconocidas internacionalmente. Tales credenciales
son

Certified Associate in Project Management (CAPM)

Project Management Professional (PMP)

PMI Scheduling Professional (PMI-SP)

PMI Risk Management Professional (PMI-RMP)

Program Management Professional (PgMP)

Qu es el PMBOK?
El ms famoso y reconocido producto del PMI es el Project Management Body
of Knowledge (PMBOK). Como su nombre lo sugiere describe un conjunto de
conocimientos y de prcticas aplicables a cualquier situacin que requiera
formular, las cuales han sido concebidas luego de evaluacin y consenso entre
profesionales pares sobre su valor y utilidad. Tales prcticas han sido
compiladas y mejoradas durante los ltimos veinte aos gracias al esfuerzo de
profesionales y acadmicos de diversos mbitos profesionales y especialmente
de la ingeniera.
El PMBOK no debe entenderse como una metodologa per se, sino como una
gua de estndares internacionales para que los profesionales puedan adaptar
a cada caso y contexto particular los procesos, reconocidos como buenas
practicas por el PMI que se pueden aplicar a la mayora de los proyectos en la
mayora de los casos. La importancia del PMBOK es que provee un marco de
referencia formal para desarrollar proyectos, guiando y orientando a los
gerentes de proyectos sobre la forma de avanzar en los procesos y pasos
necesarios para la construccin de resultados y alcanzar los objetivos. Esto,
por supuesto, requiere la adaptacin de los contenidos del PMBOK al dominio

tcnico y la especificidad de cada proyecto en particular. En consecuencia, si

bien el PMBOK ofrece un mtodo (Es decir segn el DREA, como un modo de
obrar o proceder que cada uno tiene) para aproximarse a un objetivo, no
debe entenderse cmo una metodologa cerrada. Ni como un manual cerrado
para el desarrollo de proyectos.
El PMBOK documenta la informacin necesaria para iniciar, planificar, ejecutar,
supervisar y controlar, y cerrar un proyecto individual, e identifica los procesos
de la direccin de proyectos que han sido reconocidos como buenas prcticas
para la mayora de los proyectos, la mayor parte del tiempo. Estos procesos se
aplican globalmente y en todos los grupos de negocios o industriales. Se debe
entender como una recopilacin de buenas prcticas lo cual significa que existe
un acuerdo general en que se ha comprobado que la aplicacin de esos
procesos de direccin de proyectos aumenta las posibilidades de xito en una
amplia variedad de proyectos.
Por ltimo, segn el PMBOK, la direccin de proyectos es la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La direccin de proyectos se
logra mediante la ejecucin de procesos, usando conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas de direccin de proyectos que reciben entradas y
generan salidas. Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto
debe:

Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos

de la Direccin de Proyectos (tambin conocidos como Grupos de
Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto

Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto

y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y
del producto

Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y

expectativas de los interesados

Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes,

calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad.

Procesos de la Direccin de Proyectos para un Proyecto

Si el xito de un proyecto depende de las habilidades y el conocimiento que
tenga el director y el equipo del proyecto, los procesos contenido en el PMBOK
e ISO 10006 son herramientas necesarias e imprescindibles para la gestin de
proyectos. Pero no basta con esto el xito de un proyecto tambin depende de
la experiencia y las competencias que tenga el director de proyecto o Jefe de
proyecto. As mejorar las buenas prcticas en proyectos de investigacin no se
reduce a la aplicacin de normas fijas, sino debe tener en cuenta la evolucin
de los conocimientos, de las prcticas de investigacin y los riesgos que
pueden asociarse all, como nuevas necesidades de informacin de la
sociedad..

1.- Procesos de la Direccin de Proyectos para un Proyecto segn La gua

del PMBOK
La direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
La aplicacin de conocimientos requiere de la direccin eficaz de los procesos
apropiados.
En consecuencia, la direccin de proyectos se logra con la ejecucin de los
procesos, utilizando las herramientas, tcnicas y habilidades que tenemos.

Qu es un proceso?
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas
realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y tcnicas
que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.

Factores de xito de un proyecto?

1.

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los

objetivos del proyecto,

2.

utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los
requisitos,

3.

cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y

expectativas de los interesados, y

4.

equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo,

costo, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o
resultado especificado.

Categoras principales de los procesos de direccin de proyectos , que

son ejecutados por el equipo de direccin de proyectos
Los procesos de la direccin de proyectos comunes a la mayora de los
proyectos por lo general estn relacionados entre s por el hecho de que se
llevan a cabo para un propsito integrado. El propsito es iniciar, planificar,
ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto.

Los procesos orientados a la direccin de proyectos aseguran que el

proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia. Estos
procesos incluyen las herramientas y tcnicas involucradas en la aplicacin
de las habilidades y capacidades que se describen en las reas de
conocimiento.

Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto

del proyecto. Estos procesos normalmente son definidos por el ciclo de vida
del proyecto y varan segn el rea de aplicacin.

Los procesos de direccin de proyectos se aplican globalmente a todos los

grupos de industrias.
Buenas prcticas significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se
ha demostrado que la aplicacin de los procesos de direccin de proyectos
aumenta las posibilidades de xito de una amplia variedad de proyectos.

Esto

no

significa

que

los

conocimientos,

habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la misma

manera

en

todos

los

proyectos.

Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboracin con el

equipo del proyecto, siempre tiene la responsabilidad de determinar cules son
los procesos apropiados, as como el grado de rigor adecuado para cada
proceso.

2.- Los Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos segn La gua

del PMBOK
La Gua del PMBOK describe la naturaleza de los procesos de direccin de
proyectos en trminos de su integracin, las interacciones dentro de ellos, y
sus propsitos.

REPRESENTACIN POR REAS DE CONOCIMIENTO

Las reas de conocimiento definidas en el PMBOK son:

Gestin de Integracin Procesos requeridos para integrar todas las

actividades, documentos y recursos del proyecto.

Gestin de Alcance Procesos requeridos para identificar todo el

trabajo requerido y slo el trabajo requerido para obtener los entregables
del proyecto y cumplir los objetivos.

Gestin de Tiempo Procesos requeridos para asegurar que el

proyecto es finalizado a tiempo.

Gestin de Costos Procesos requeridos para asegurar que el

proyecto es finalizado dentro de un presupuesto aprobado.

Gestin de Calidad Procesos requeridos para asegurar que el

proyecto cumple los requerimientos y necesidades por los cuales fue
emprendido.

Gestin de Comunicaciones Procesos requeridos para asegurar la

generacin, distribucin, almacenamiento y disposicin ltima de toda la
informacin del proyecto, a tiempo y de forma adecuada.

Gestin

de

Recursos

Humanos

Procesos

requeridos

para

administrar eficientemente la gente que participa en el proyecto.

Gestin de Riesgos Procesos requeridos para identificar, analizar y

responder efectivamente a los riesgos del proyecto.

Gestin de Adquisiciones Procesos requeridos para adquirir bienes y

servicios fuera de la organizacin del proyecto.

Cada rea de conocimiento incluye varios procesos que se presentan en la

siguiente tabla:

Ilustracin 1 - reas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos con sus Procesos Internos

Estos procesos se dividen en cinco grupos, definidos como los Grupos de

Procesos de la Direccin de Proyectos:

Grupo de Procesos de Iniciacin

Grupo de Procesos de Planificacin
Grupo de Procesos de Ejecucin
Grupo de Procesos de Seguimiento y Control
Grupo de Procesos de Cierre.

Grupo de Procesos de Iniciacin

El Grupo del Proceso de Iniciacin est compuesto por aquellos procesos
realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya
existente, mediante la obtencin de la autorizacin para comenzar dicho
proyecto o fase.
Dentro de los procesos de iniciacin, se define el alcance inicial y se
comprometen los recursos financieros iniciales.
Se identifican los interesados internos y externos que van a interactuar y
ejercer alguna influencia sobre el resultado global del proyecto.

Si an no fue nombrado, se seleccionar el director del proyecto.

Esta informacin se plasma en el acta de constitucin del proyecto y registro de
interesados.

Grupo del Proceso de Planificacin

El Grupo del Proceso de Planificacin est compuesto por aquellos procesos
realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los
objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para alcanzar dichos
objetivos.
Los procesos de planificacin desarrollan el plan para la direccin del proyecto
y los documentos del proyecto que se utilizarn para llevarlo a cabo.
La naturaleza multidimensional de la direccin de proyectos genera bucles de
retroalimentacin repetidos que permiten un anlisis adicional.
A medida que se recopilan o se comprenden ms caractersticas o
informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificacin.
Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto
generan la necesidad de reconsiderar uno o ms de los procesos de
planificacin y, posiblemente, algunos de los procesos de iniciacin.

Esta incorporacin progresiva de detalles al plan para la direccin del proyecto

recibe generalmente el nombre de planificacin gradual, para indicar que la
planificacin y la documentacin son procesos repetitivos y continuos. .

Grupo del Proceso de Ejecucin.

El Grupo del Proceso de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos
realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
Este grupo de proceso implica coordinar personas y recursos, as como
integrar y realizar las actividades del proyecto de conformidad con el plan para
la direccin del proyecto

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control:

El grupo del Proceso de Seguimiento y Control est compuesto por aquellos

procesos requeridos para supervisar, analizar y regular el progreso y el
desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera
cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el desempeo del
proyecto se observa y se mide de manera sistemtica y regular, a fin de
identificar variaciones respecto del plan para la direccin del proyecto
El grupo de procesos de seguimiento y control tambin incluye:
controlar cambios y recomendar acciones preventivas para anticipar posibles
problemas,
dar seguimiento a las actividades del proyecto, comparndolas con el plan para
la direccin del proyecto y la lnea base desempeo de ejecucin del proyecto,
influir en los factores que podran eludir el control integrado de cambios, de
modo que nicamente se implementen cambios aprobados.
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control: Entradas y Salidas

Grupo del Proceso de Cierre:

El Grupo del Proceso del Cierre est compuesto por aquellos procesos
realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de

procesos de la direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el

proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.
Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos
definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de
cerrar el proyecto o una fase del mismo, segn corresponda, y establece
formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

REPRESENTACIN POR GRUPOS DE PROCESO

Como se puede apreciar en el segmento anterior, la estructura del PMBOK
por reas de conocimiento da una interesante clasificacin de procesos y
conocimientos a ser dominados por el lder de proyectos pero, seamos
honestos, es difcil seguir esta estructura a lo largo de un proyecto. Es como
intentar armar un rompecabezas con las piezas hacia abajo, cuando no se
aprecia una conexin entre las mismas, ms all de su forma.
Debido a la aparente desconexin entre procesos y reas, el PMBOK tambin
define una estructura por grupos de procesos. Estos grupos son simplemente
la secuencia lgica que sigue cualquier proyecto: Inicio, Planeacin, Ejecucin,
Control y Cierre.
La secuencia de los grupos de procesos vari de la planteada en PMBOK
1996 y 2000 a la descrita en las ediciones 3 y 4. A continuacin presentamos
ambas representaciones.

Ilustracin 2 - Representacin de Grupos de Procesos en PMBOK 1996 y 2000

En esta representacin el nfasis se encuentra en las interrelaciones de los

grupos de procesos, en donde se evidencia un ciclo permanente entre
planeacin, ejecucin y control que claramente indica que la planeacin no est
escrita sobre piedra y que debe ser modificada de acuerdo a la situacin del
proyecto en un momento particular.

Ilustracin 3 - Representacin de Grupos de Procesos del PMBOK 2004 y 2008

En esta ltima representacin se ha llevado la estructura de procesos a una

forma acorde con el modelo de mejoramiento continuo de Edward Deming,
PHVA, promulgado desde la versin 2004. Evidencia tambin un ciclo entre
planeacin y ejecucin pero siempre sobre una base permanente de
seguimiento

control.

Dentro de cada uno de los grupos de proceso se encuentran ahora los

procesos de las reas de conocimiento, conectados entre s de una manera
secuencial y lgica, que permite un seguimiento natural por parte del gerente
de proyecto y determina una forma de evolucin del proyecto y de los
documentos.
A continuacin presentamos los procesos subyacentes dentro de los grupos de
procesos:

Ilustracin 4 - Procesos de Inicio del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 5 - Procesos de Planeacin del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 6 - Procesos de Ejecucin del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 7 - Procesos de Control del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 8 - Procesos de Cierre del Proyecto segn el PMBOK 2008