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de
Nmero
total
de
archivadores, o cajas
Memphis
Cajas N
Estado de conservacin
de los documentos
Buena:
(Marcar con equis)
Soporte en que se
encuentra la informacin
(Marcar con equis)
Papel:
Observaciones
Funcionario/a
responsable del Archivo
Central que recibe los
documentos.
Funcionario/a
responsable del Archivo
de Oficina
Archivadores N
Regular:
Mala:
CD:
Otros:
ANEXO 2
FONDO
SUBFONDO
SUB-SUBFONDO
SERIE
DOCUMENTAL
CONTENIDO
VOLUMEN
UNIDADES
CRONOLOGIA
INSTALACION
ORDENAMIENTO
GLOSARIO
FONDO
SUB FONDO
Se refiere a la dependencia (Divisin, Departamento, Programa u otra) que tiene documentos en el depsito que se detalla
Se refiere a la sub-dependencia (Departamento, Programa u otra) que tiene documentos en el depsito que se detalla
CONTENIDO
VOLUMEN
UNIDADES
CRONOLOGIA
Aos extremos que tiene la serie documental que se describe; Idealmente, precisar las fechas extremas; dd/mm/aaaa
INSTALACION
Tipo de instalacin; archivador, carpeta, empaste u otro, que tiene la serie documental que se describe
ORDENAMIENTO
Orden que tiene la serie documental que se describe (cronolgico, onamstico, geogrfico, por materia, etc,)
UBICACIN FISICA
Sealar en qu depsito se encuentra la serie documental, y especificar en qu sector y/o estante. (Esta informacin la ingresa el Archivo que recibe los documentos)
Clasificacion alfanumerica que identifica la
instalacion
CLASIFICACION
UBICACIN
FISICA
Conjunto orgnico de documentos que poseen caractersticas homogneas; por ejemplo: Resoluciones, actas, minutas, oficios, proyectos, etc.)
Cantidad de unidades documentales (expedientes, empastes, carpetas) que tiene la serie documental que se describe
Archivo Central
Fecha:
CLASIFICACION
ANEXO 3
FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Se debe completar un formulario por cada tipo documental que se transfiere.
INFORMACIN GENERAL
Organismo remitente
Organismo generador
Nombre funcionario/a responsable
Direccin
Telfono
Fecha de la transferencia
INFORMACIN DE LOS DOCUMENTOS
Serie Documental
Rango de numeracin de los documentos.
Consignar por ao
Rango de Numeracin de los volmenes.
Consignar por ao
Fechas de los documentos. Consignar fecha de
inicio y cierre
Nmero total de unidades de instalacin. Como
volmenes, legajos o cajas.
INFORMACIN DE CONSERVACIN
Papel
Otros
Regular
Mala
ANEXO 4
Para verificar una correcta mudanza del material documental, la organizacin deber
considerar las siguientes exigencias definidas e informadas por el Archivo Nacional.
Los documentos deben remitirse encuadernados de acuerdo al estndar de
conservacin
en
aplicacin.
Los volmenes deben ordenarse por ao y tipo documental, formando conjuntos de no
ms de 10 libros.
Dichos conjuntos de volmenes, deben ser instalados en cajas o recubiertos con
cartn corrugado, y sellados con cintas de embalaje y/o cordeles.
Cada paquete con volmenes, debe ser numerado siguiendo el orden cronolgico de
la documentacin, es decir, el paquete con la documentacin ms antigua debiera llevar
el N 1, y as sucesivamente. Ello, con el fin de facilitar su instalacin en las estanteras
del
archivo
Nacional.
Nunca se debe amarrar los libros o legajos en forma directa, las cintas o cordeles
deben ir por s obre la proteccin que se elija.
6- El funcionario responsable de la transferencia debe dirigir un oficio al Conservador
del Archivo Nacional, , indicando los aos extremos y volumen de la documentacin
transferida, comunicacin que acompaa como antecedentes los formularios de
ANEXO 5
NORMAS DE ENCUADERNACION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Los documentos transferidos al Archivo Nacional tienen importancia patrimonial y con el propsito de
preservar su estructura fsica y contenido informativo, deben encuadernarse de acuerdo a las siguientes
normas:
I. Costura
Para unir los documentos, se pueden emplear dos tipos de costura:
1. Costura picado a telar para los documentos que tengan ms de 3 cm. de margen interno.
2. Costura por el lomo para los documentos que tengan menos de 3 cm. de margen interno. En este
caso, se deben formar cuadernillos de 8 hojas.
3. No obstante, previa evaluacin del Archivo Nacional, se aceptarn otras costuras que sean firmes y
aseguren una amplia apertura del tomo de documentos.
II. Formacin del lomo del cuerpo del libro
El lomo no debe exceder los 8 cm. de grosor y debe llevar tres refuerzos que servirn para unir el cuerpo
del libro con la cubierta:
1. En toda su extensin el lomo debe protegerse con papel libre de cido de 104 gramos, o un papel de
calidad equivalente.
2. Instalar un refuerzo de esterilla, tela de algodn con apresto, cuyo tamao debe superar el ancho del
lomo en 6 cm. por lado. En cuanto al largo, dicha esterilla debe quedar a 2 cm. del borde superior e
inferior del libro.
3. Agregar un sobre refuerzo de papel libre de cido, adherido slo por los bordes, al lomo del cuerpo del
libro. Al momento de empalmar la cubierta al cuerpo del libro, debe quedar una separacin entre el lomo
del cuerpo del libro y el lomo de la tapa.
III. Hoja de guarda
1. Corresponde a una hoja doble que se agrega al principio y al final del cuerpo del libro y debe
confeccionarse con papel libre de cido de 104 gramos o un papel de calidad equivalente.
IV. Cubierta
1. Las tapas y el lomo deben confeccionarse con cartn piedra importado pues presenta mayor rigidez
y durabilidad que el cartn nacional.
2. Para las tapas su espesor debe ser de 3 mm.
3. Para el lomo su espesor debe ser de 1,5 mm.
4. Las dimensiones de las tapas deben considerar una ceja de 0,5 cms. adicionales al
tamao de los documentos.
5. Entre el cartn del lomo y el cartn de la tapa se debe dejar una bisagra de 1 cm. de separacin.
6.
Tanto el lomo como las tapas deben recubrirse con vinilo importado. No debe usarse
vinilo nacional porque se ha constatado que reacciona negativamente ante las fluctuaciones de humedad
ambiental.
V. Rtulo
En el lomo se debe consignar la siguiente informacin respecto a los documentos encuadernados y en el
orden que se indica a continuacin:
INFORMACIN
EJEMPLO
NOMBRE DE LA REPARTICIN
MINISTERIO DE ECONOMA
SUBSECRETARA DE ECONOMA
DECRETOS SUPREMOS
SERIE DOCUMENTAL
RANGO NUMERICO DE LOS
DOCUMENTOS
FECHAS CON INDICACIN DE
AO, MES,
DA, SEGN CORRESPONDA
N DE VOLUMEN DENTRO DE LA
SERIE
100-150
2000
2000 FEB.-MAR.
2000 FEB. 01 MAR. 12
ANEXO 6
FORMULARIO SOLICITUD EXPURGO DE DOCUMENTOS
ARCHIVO CENTRAL
MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE
Nmero de Solicitud
Fecha de solicitud
Nombre Responsable :
Telfono
:
Correo
:
Datos del Documento
Firmas:
Fecha Desde
Fecha Hasta
Unidad productora
ANEXO 7
Fechas
extremas
Unidad
productora
Tipo de Seleccin
Porcentaje o
dimensin
retenida
Las razones por las cuales los abajo firmantes concuerdan con la propuesta y recomiendan la eliminacin
de los referidos documentos, son las siguientes:
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
________________________________________________
Firman integrantes Comit de Expurgo del Ministerio del Medio Ambiente.
10
ANEXO 8
CUADRO DE SELECCIN
COMIT DE EXPURGO MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE
NO
SI
NO
Valores secundarios
Testimonial
Informativo
Observaciones:
Total
Parcial
Tipo de Seleccin
Total o Parcial
Porcentaje
retenida
Porcentaje a eliminar
dimensin
Breve fundamentacin:
11
ANEXO 9
ACTA DE ELIMINACION
Los documentos cuya destruccin autoriza la Resolucin Exenta N XXXX, en virtud del proceso de
expurgo llevado a cabo por el Comit de Expurgo del Ministerio del Medio Ambiente, con fecha XX del
XX del ao XX han sido eliminados conforme a lo dispuesto en la mencionada resolucin y el
procedimiento vigente para tales efectos.
Nombre Funcionario
12
ANEXO 10
Datos de contacto.
A continuacin, se presenta un cuadro con los contactos del Archivo Nacional, tanto del
Nivel Central como de las regiones de la Araucana y Tarapac: