Procedimiento de importacin masiva

de datos en Abies
Software de Automatizacin de las Bibliotecas Escolares

NDICE
Introduccin

1. Elaborar el archivo Excel y fotos .

2. Preparar la integracin .

3. Realizar la integracin

4. Generacin de Inversos

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INTRODUCCIN
El siguiente es el procedimiento para registrar de una vez una gran cantidad de recursos
en el Catlogo de Abies, este proceso es conocido como integracin de datos. Para
realizar esta tarea, es necesario que conozca las restricciones y recomendaciones:
La integracin al Catlogo de Abies se realiza slo desde datos que se encuentran
en un archivo Excel y con formato .xls.
Los datos que contiene el archivo Excel poseen un formato especial (nombre de
las columnas, uso de maysculas, uso de minsculas, etc.) que describiremos ms
adelante. El archivo Excel que NO cumpla con el formato NO ser integrado al
Catlogo de Abies. Descargue plantilla modelo que encontrar en este autoinstruccional.
La integracin al Catlogo Abies es de todos los datos que se encuentran en el
archivo Excel, no datos aislados.
Cada fila del archivo Excel es un recurso que se integra a su Catlogo Abies.
Estn definidos, cuatro tipos de recursos posibles de ser registrados en el
Catlogo Abies:
Audiovisual: en esta categora se clasifican los recursos como software
educativo, pelculas, documentos, msica, guardados en diferentes
dispositivos (DVD, CD, casetes).
Concreto: en esta categora se clasifican los materiales como bacos,
cuerpos geomtricos, dados, globo terrqueo, juegos, lupa, fichas,
tarjetas, disfraces, etc.
Impreso: en esta categora se clasifican los recursos impresos como libros,
obras de consulta, enciclopedias, diccionarios, publicaciones peridicas,
atlas, etc.
Lmina: en esta categora se clasifican los mapas o distintas lminas
temticas.

 Se debe generar un archivo Excel por cada tipo de recurso que se desea ingresar o
integrar al Catlogo Abies. El software est diseado para integrar un tipo de
recurso (un archivo Excel) a la vez. As, los archivos Excel posibles de integrar son:
Impreso.xls
Audiovisual.xls
Concreto.xls
Lamina.xls
Todos los recursos que se deseen ingresar al Catlogo Abies deben ser clasificados
en alguno de los tipos mencionados anteriormente.
Se pueden crear otras categoras que usted estime conveniente para su
biblioteca.
Cada vez que se integran datos se agregan al listado del Catlogo Abies. Por lo
tanto, le recomendamos que revise el Catlogo que viene incluido en Abies y se
asegure de no repetir los recursos.
Se recomienda la inclusin de una imagen representativa del recurso,
generalmente de la portada. Los archivos de las imgenes deben estar guardadas
en una carpeta, en formato jpg y a un tamao de 188 x 269 pixeles.
A continuacin se presentan los pasos que deben realizar para cargar recursos en
forma masiva a su Catlogo en Abies.

1. ELABORAR EL ARCHIVO EXCEL Y FOTOS

Para ingresar un tipo de recurso (impreso, audiovisual, concreto, lmina) debe
elaborar un archivo Excel, o descargar la plantilla modelo dispuesta en este mdulo.
Si se desea integrar recursos con sus respectivas imagen o foto de portada, necesitar
de dos elementos;
a) un archivo Excel (.xls) y
b) una carpeta con imgenes
Si no va a subir imgenes, descarte el punto b) ya que solo basta que tenga el
archivo Excel sealado en el punto a)
Por el contrario, si va a subir imgenes, cree la carpeta: caratulas que contendr
las imgenes en formato jpg.

La carpeta con imgenes es la que contiene las fotografas de cada uno de los
recursos que se encuentran en el archivo Excel. Estas fotografas deben tener el
mismo nombre que las listadas en la columna Foto del archivo Excel.

Figura 1

 Al elaborar la plantilla Excel, sta debe cumplir las siguientes caractersticas:

Los ttulos de columna deben aparecer sin signos de puntuacin, sin tildes y con
las maysculas y minsculas exactamente cmo se indica a continuacin (de lo
contrario, no funcionar correctamente la integracin).
Autor
OtrosAutores
Titulo
RestoTitulo
LugarDePublicacion
Editorial
AoDeEdicion
Coleccion
NumeroDePaginas
Dimensiones
OtraInformacion
Descriptores
AplicacionPedagogica
ISBN
CDD
Notas
Sig1
Sig2
Sig3
Sig4
Foto1

Todas las celdas del archivo Excel deben cumplir con los siguientes requisitos:
Categora: TEXTO
Alineacin Horizontal: IZQUIERDA
Alineacin Vertical: CENTRAR
Sin ajustar texto
Relleno: SIN COLOR DE FONDO

La columna Foto del archivo Excel debe contener el nombre del archivo de la imagen incluyendo el
formato. Por ejemplo: libro1.jpg

 En las columnas que pueden almacenar varios valores, debe separar los valores
por ; (punto y coma). Las columnas que permiten varios valores son:
OtrosAutores, Descriptores, AplicacionPedagogica, CDD.
Por ejemplo:
En la columna Descriptores: Psicologa infantil; Orientacin (Psicologa)
En la columna AplicacinPedagogica: Lenguaje y Comunicacin; 15 aos
En la columna OtrosAutores: Oliden, Agustina-coaut; Parra, Luisa-coaut2

2. PREPARAR LA INTEGRACIN
Una vez que se encuentra elaborado el archivo Excel y recopiladas las imgenes de
todos los recursos que desea integrar al Catlogo Abies, le recomendamos ubicar
ambos elementos juntos, en una carpeta que sea fcil de localizar por usted, puede
ser en el escritorio de su computador. Por ejemplo, como se ve en la imagen adjunta:

Figura 2

El archivo Excel debe contener los datos necesarios de los recursos para su
importacin, estos datos deben estar ordenados en columnas, las cuales deben tener
en su primera fila el nombre que identifica el dato de la columna. Este formato
especfico debe respetar el orden, con sus respectivas maysculas y minsculas y no
debe contener acentos, cada columna debe llamarse de la siguiente manera y en el
mismo orden que entregamos a continuacin en la planilla Excel
A continuacin describiremos los campos que contiene la planilla Excel y
ejemplificamos el ingreso de datos:

En la columna OtrosAutores para adjuntar las "funciones de autor" junto a cada uno de los autores, es
necesario diferenciar el nombre del autor de su funcin utilizando un guin "-".

Nombre de Campo

Contiene

Ejemplo

Autor

Autor del libro

Beuchat, Cecilia

OtrosAutores

Aqu van las menciones

de responsables que no
son autores principales,
como el
editor/a, el ilustrador/a,
empezando por
apellidos, nombres y
una abreviatura que
indica la naturaleza de
su aportacin

(Junto a cada uno de los

autores, hay que
diferenciar el nombre
del autor
de su funcin utilizando
un guin "-")

Titulo

Ttulo del recurso

Poesa, mucha poesa

en la educacin bsica

RestoTitulo

El Subtitulo, que algunas

veces figura en la
portada con letras ms
pequeas, otra entre
parntesis, otra despus
de dos puntos

Por ejemplo:
Enciclopedia cientfica
del estudiante: (sera el

Ejemplo:
Martinko, John M.-coa;
Parker, Jack.-coa

Ttulo)

Cuerpo Humano (sera

el resto del ttulo)

LugarDePublicacion

Ciudad de procedencia Santiago de Chile

Editorial

Nombre de la editorial

Andrs Bello

AoDeEdicion

Nmero del ao de
edicin

1997

Coleccin

Nombre de la
coleccin

Coleccin libros para

soar

NumeroDePaginas

Nmero de pginas (si

es libro)

157 p.

Dimensiones

Tamao del recurso

(opcional)

OtraInformacion

Si tiene ilustracin y/o

coleccin, si tiene
minutos (opcional)

Ejemplos:
: Il. col.
: min.

Descriptores

En este campo se
introduce el tema del
documento. Los

Ejemplos:
Educacin; poesas
6

AplicacionPedagogica

trminos elegidos sern

objeto de bsqueda
cuando se requiera
localizar un recurso en
Abies, siendo ste un
procedimiento
importante que habr
que llevar a cabo
correctamente

Fotografas Chile

Sector de aprendizaje
y edad

Ejemplos:

Folclore

Educacin; Docentes
Artes Visuales; 15
aos
Estudio y
Comprensin de la
Naturaleza; 10 aos
Etc.

ISBN

ISBN

9789561314870

CDD

Clasificacin Decimal
Dewey

372 BEUp

Notas

Resea del recurso

El libro para nios

subtitulado Arte para
nios de los grandes
ilustradores del
mundo editado por
Ekar contiene
acertadamente una
serie de poemas
ilustrados por algunos
de los mejores artistas
mundiales que han
dedicado su arte a las
nias y nios. La
sensacin que te da el
libro entre las manos,
adems de su belleza
de papel y formato, es
la de tener muchos
tesoros en uno. Cada
7

pgina cambia
abruptamente de
tono, de cultura, de
intencin, de
sensacin.
Sig1

Cdigo de Materia
CDD (Clasificacin
Decimal Dewey) que
se encuentra
detallado en Abies, en
men Auxiliares >
CDD

372

Sig2

Tres primeras letras

BEUp
del apellido del autor
en maysculas + una
letra del ttulo en
minscula (no considerar
los artculos)

Sig3

Dejar en blanco

Sig4

Se ingresa nmero de
copias del recurso

Foto

Nombre exacto del

archivo de la foto en
formato jpg que
tendr en la carpeta
caratulas (opcional)

c1 (si es 1 copia)
c2 (si son 2 copias)
Etc.
caratula_1.jpg
caratula_2.jpg
Etc.

3. REALIZAR LA INTEGRACIN
Una vez completado el archivo Excel siguiendo las instrucciones sealadas en el
punto 1, se comienza con el proceso de importacin en Abies. Siga los pasos
siguientes:
i.
ii.

Abrir Abies, para realizar la integracin se necesita estar autentificado como

Administrador
Luego de ingresar como administrador, seleccionar en el men Archivo
Integrar

Figura 3

iii.

En la ventana desplegada, clic en botn Siguiente

Figura 4

iv.

En el paso siguiente, seleccionar la opcin Integrar datos de fondos y hacer clic en

botn Siguiente

Figura 5

v.

Posteriormente seleccionar la nica opcin disponible Fondos Chile y hacer

clic en el botn Siguiente

Figura 6

10

vi.

Luego seleccionar el archivo Excel. Para esto, haga clic en el icono de carpeta
junto al campo Ruta de la hoja Excel y seleccionar el archivo Excel con los
datos de los recursos (Fig.8).

Figura 7

Figura 8

11

vii.

Luego seleccionar la opcin La hoja Excel contiene imgenes y hacer clic en

el icono de carpeta junto al campo La hoja Excel contiene imgenes y
posteriormente ir a la carpeta que contiene las imgenes (Fig. 9)

Figura 9

12

viii.

Clic en botn Siguiente

Figura 10

ix.

En el paso siguiente se debe asignar un nombre a esta importacin masiva,

este nombre permite identificar la importacin para procesos posteriores de
borrado. Ingrese un nombre representativo en el campo Introduzca un
nombre para esta integracin que le permita reconocerla posteriormente. En
este caso se ingres Importacin de Fondos Test (Fig.11).

13

x.

Luego, seleccionar el tipo de recurso que se desea integrar. En este caso se

seleccion Audiovisual. Asignar el tipo de ejemplar, en este caso Normal,
Asignar Pas y Lengua, en este caso Chile y Espaol. Clic en Siguiente

Figura 11

14

xi.

En esta ventana se muestra el proceso de integracin.

Figura 12

xii.

La siguiente ventana mostrar que nuestro proceso ha finalizado, para

terminar clic en Finalizar.

Figura 13

Una vez finalizado el proceso de integracin, se deben generar inversos.

15

4. GENERACIN DE INVERSOS
El asistente de generacin de inversos le ayuda a realizar la generacin de los inversos de su
catlogo. Los inversos son los trminos significativos por los que podremos realizar consultas
sobre el catlogo permitiendo encontrar los recursos recin integrados
Una vez finalizado el proceso de integracin, realice el proceso de generacin de inversos,
con el fin de actualizar el Catlogo Abies, hacer clic en el botn Siguiente

Figura 14

Se demorar unos minutos, dependiendo de la cantidad de recursos que tenga en su

catlogo

Figura 15
16

Una vez finalizado el proceso de integracin, se desplegar la siguiente pantalla:

Figura 16

17

Manos a la obra!
abiescra@mineduc.cl

Bibliotecas Escolares CRA

Ministerio de Educacin de Chile

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