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Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera o
Proceso de autoevaluacin y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicio independiente, sistemtico, de
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Determinar la efectividad del SGC para cumplir con los requisitos establecidos
en la norma y con los objetivos propuestos para un perodo de tiempo
especfico.
Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestin de
los distintos procesos, actividades, planes, proyectos y operaciones.
Promover la autoevaluacin.
obtener conclusiones.
Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio
mientras lleva a cabo una auditora.
Documentar las observaciones.
Tratar la informacin confidencial con discrecin.
Reportar las debilidades encontradas.
Verificar la implantacin de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditora.
Realizar reunin de cierre con el auditado, dndole
a conocer los
resultados de la auditora.
Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los
procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la
auditora. Esta funcin solamente aplica para el auditor jefe.
19
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Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la auditora, conduce las reunion
Organizacinquees
Persona designada por el auditado para
corresponde al proceso
asistir al equipo auditor.
objeto del ejercicio de au
Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. El conocimiento o experiencia es
Actividades de auditora
Gestin del programa de auditoraInicio de la auditora.
Establecimiento del programa de
auditoras (alcance, objetivos,
recursos, procedimientos, etc).
P
H
V
A
Implementar (Competencia
el programa
de auditores,
actividades de auditora).
P
HV
A
Revisin de la
documentacin.
Preparacin de actividades en
sitio.
Realizacin de actividades en sitio.
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe.
Resultados acordes al programa. Suficiencia de recursos. Finalizacin de la auditora.
A P
V H
que se utiliza
paraherr
es
Es una
Cambios organizacionales.
Implantacin de nuevos procesos o subprocesos.
Cambios coyunturales (normativos, reestructuracin de personal).
La priorizacin del programa de auditora se realiza con base:
El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestin, PQRS
encuesta de satisfaccin anterior)
La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organizacin,
solicitud del responsable, impacto en la satisfaccin del usuario).
Los resultados obtenidos en auditoras previas (tiempo desde la ltima
auditora, resultados de auditoras anteriores y su seguimiento, acciones
correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).
En cada ciclo de auditoras anual se priorizar el proceso de produccin del vidrio ,
cubriendo todos los procesos del SGC durante el ciclo.
FECHA DE
ELABORACIN
D
ME
A
S
19
03
AO
2016
OBJETIVO DEL PROGRAMA: EVALUAR LOS PROCESOS DEL SGC Y DE PRODUCCIN DE VIDRIO DE SEGURIDAD EN VIDPLEX
ALCANCE DEL PROGRAMA: VERIFICAR Y AJUSTAR LAS NO CONFORMIDADES PRESENTADAS EN LOS PROCESOS
RECURSOS NECESARIOS: ENTREVISTAS CON LOS COORDNINADORES DE CADA PROCESO
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: CARACTERIZACIONES DE CADA PROCESO, INFORMACIN DOCUMENTADA
PROCESO
SUBPROCESO
FECHA
PROGRAMADA
FECHA
REAL
EQUIPO AUDITOR
AUDITADO
Administrativ
o
Produccin
Gestin de
calidad
Todo el
proceso
21-03-16
21-03-16
Amanda Duarte
Rocio Gomez
21-03-16 y
22-03-16
Alejandra
Bermudez
Comercial
Despachos
23-03-26
21-03-16
y 22-0316
23-03-16
Maria
Fernanda
Garcia
Jhon Sabogal
Valeria Montero
OBSERVACIONES
Para realizar la auditoria se require que el da en el que se va a realizar, las personas a auditor
tengan a la mano la informacin documentada requerida y la disposicin de tiempo, debido a
que en el caso del proceso de produccin, se evaluaran todos los subprocesos del mismo.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Auditor Lder
Representante de la Direccin
F-03-MP-13-01-01
AP
V H
AP
V H
Manuales de procedimientos
Pgina web
Matriz de riesgos del proceso
Plan de accin
Resultados de auditoras anteriores
PQRS del proceso
Normatividad del proceso /subproceso
Encuestas de satisfaccin
Otros
FECHA DE
ELABORACIN
DA
ME
S
03
19
PREGUNTAS
NO.
REQUISI
TO
APLICAD
O
A
O
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COMENTARIOS /
OBSERVACIONE
S
/
AP
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
V informacin
H
que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
el auditoras
contexto deinternas
las auditoras internas
En el contexto deEnlas
calidad
de la aUniversidad,
de
de calidad de la Universidad
corresponde
una situacin que potencialmente puede afectar al GICUV o que puede a
corresponde
alincumplimiento de un
requisito de ISO 9001.
lanorma NTCGP1000 o
Reunin de apertura:
La reunin de apertura tiene como propsitos:
La presentacin de los participantes, incluyendo
los observadores y los guas.
Una descripcin general de las funciones del
equipo auditor.
Ratificar el objeto y alcance de la auditora,
Definir la metodologa a emplear para el
desarrollo de la misma.
Resolver posibles dudas de los auditados
Confirmar los canales de comunicacin entre el
equipo auditor y el auditado, Aclarar el proceso
de presentacin del informe.
Aclarar cualquier aspecto delicado o
confidencial.
Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.
Visita de Campo:
Mediante las entrevistas con los auditados, observacin
directa del desarrollo de las actividades, verificacin de
registros, sistemas de informacin, revisin de bases de
datos y pginas web se renen las evidencias objetivas
que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las
actividades previstas y/o planificadas, y que se estn
EVIDENCIAS
Documento
Revisin Documental
Entrevista
Declaracin de
hechos
Encuesta
Personas
Muestra
N confiable
Observacin
Visita en sitio
Entorno
Recorrido
Inspeccin
CRITERIOS
Ley
Partes
Interesadas
Ms graves
Norma
Organizacin
Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditora debe ser corroborado en
el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad
en las evidencias permitir que las causas de las situaciones a mejorar sean ms
fcilmente identificables.
OBJETIVO
Qu se quiere?
CRITERIOS
EVIDENCIAS
Qu se debe hacer?
RESULTADOS
Comparacin
POSITIVOS
POR MEJORAR
CONFORMIDAD FORTALEZA
No se redactan en el
informe
DEBILIDADES
OPORTUNIDAD
SEGUIMIENTO
Si en el desarrollo de una auditora, un equipo auditor detecta
dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe
informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al
auditor lder.
Preguntas durante la auditora
Los auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al
auditado, sino que tambin adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intencin de
sus preguntas.
Un auditor hace preguntas de manera que:
El auditado sienta que el auditor est interesado sinceramente en la
respuesta.
Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.
Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente.
Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar
preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede dar la sensacin
de un interrogatorio.
AP
V H
establecidos
y
todas
las
debilidades
oportunidades de mejora de la auditora.
Documento en donde
se
depositan
las
conclusiones
de
la
FORTALEZA
(Qu situacin?)
BENEFICIO
(Por qu?)
RIESGO
BENEFICIO CONDICIONAL
(Qu situacin?)
Redaccin de Debilidades
Una debilidad debe expresar la situacin que presenta desviacin frente a los
criterios establecidos, cul es el criterio del proceso que se est incumpliendo y
qu evidencia clara y objetiva soporta la decisin de establecer una debilidad.
CRITERIO INCUMPLIDO
(Se observ, se encontr, se evidenci, se identific)
(Incumple, no se hizo,
fallo)
DECLARACIN
EVIDENCIA
(Dnde, cundo,
cunto)
INFORME DE AUDITORIA
FECHA DE LA AUDITORIA
Informe Preliminar x
D
A
Informe Final
ME
S
AO
2016
OBJETIVO
ALCANCE
EQUIPO AUDITOR
SUBPROCESO
FORTALEZAS
N
o.
DESCRIPCIN
Debilidades
OBSERVACIONES
Equipo Auditor:
Auditado:
Oportunidade
s
Cada auditor jefe deber entregar al auditor lder todos los soportes y
registros de la auditora llevada a cabo conjuntamente con el informe de
la auditora.
A P
V H
AP
V H
CALIDAD
Ciclo de Auditoras:
Fecha de Inicio:
Fecha de Finalizacin:
Auditor Evaluado:
Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados.
N
o
.1
ASPECTO
N
o
ace
M
alo
CALIFICACION AUDITADO
1
TOT
5
Acepta
bl
e
B
ue
Puntualidad
tica e imparcialidad
Mente abierta
Expresin verbal
Capacidad de escucha
1
0
1
1
1
2
Trabajo en Equipo
OBSERVACIONES
M
u
y
Conocimiento tcnico
1
3
Firma
Evaluador
(Auditado):
Firma Evaluador
(Auditor
jefe/lder):
Proceso Auditado:
TOT
PROMEDIO
F-06-MP-13-01-
A P
V H
de
los
las
las
los