Recomendaciones para

organizar documentos
en la oficina
Documentos Administrativos

Administracin de Documentos y Archivo

Docente Edward Rodriguez Suarez

La administracin de documentos
debe contener
PLANEACION

MECANISMOS
DE CONTROL Y
MEJORA

INTEGRACION

Administracin de Documentos y Archivo

Docente Edward Rodriguez Suarez

EJECUCION

ORGANIZACIN

Protocolos para ser organizado

en la oficina
Destine 10 minutos del da antes de empezar a trabajar y 10 minutos al final para ordenar el
escritorio.
Planea tu da y aclara tus prioridades, decide cuales sern las tareas ms urgentes y cuales deben
esperar.
Controla el Multitasking (Multitareas). No empieces una actividad sin que haya terminado la
anterior.
No te excedas con el email y redes sociales. Envio de documentos electrnicos. Crear carpetas
electrnicas.
Clasificar los documentos de gran volumen en AZ y ordenarlas en un espacio que facilite su
consulta y bsqueda.
Utilizar guas clasificadoras plsticas ideales para separar por temas documentos archivados.
Despus de archivar documentos, es fundamental ir organizando las carpetas.
Preguntar y verificar problemticas documentales en puestos de trabajo. Solucionar inquietudes,
unificar criterios y adquirir competencias laborales.
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Docente Edward Rodriguez Suarez

Tenga en cuenta que

Administracin de Documentos y Archivo

Para un archivo no
existen las letras
dobles (ch, ll, rr), se
toman como
consonante sencilla
seguidas de otra.

Controlar
documentos
obsoletos:
Documentos que han
perdido su vigencia
en fecha o contenido
segn las TRD.

Eliminar copias fsicas

de la versin
obsoleta, incluso la
original, luego
guardarlas en
magntico, y se
guardan en carpetas
de Documentos
Obsoletos.

Para documentos
obsoletos en fsico, se
puede estampar un
sello de Documentos
Obsoletos y
relacionarlos en un
listado.

Docente Edward Rodriguez Suarez

Qu hacer con las copias de Documentos

Copias NO Controladas: Documento sobre el cual no existe
responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones. Ejm:
Procedimiento para la gestin de la documentacin del SGC,
Ejemplares del Manual de Calidad entregados a los clientes. Las
Copias No Controladas son copias difundidas de documentos
internos de las cuales o bien es muy difcil o bien no interesa el
seguimiento o control de sus propietarios. Poseen carcter
meramente informativo. Su distribucin precisa de la aprobacin
por la Direccin. Estas copias no requieren que se actualicen ni son
objeto de registro alguno en ninguna Lista de Distribucin.

''Una vez descargado o impreso este documento se considerar

una copia no controlada, por lo que no nos
hacemos responsables de su actualizacin.'

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Docente Edward Rodriguez Suarez

Qu hacer con las copias de Documentos

Copias Controladas: Se consideran copias
controladas todas las copias de documentos
del sistema de calidad (tanto internos como
externos) de las que se desea tener un
control que permita, en caso de actualizacin
del documento original, la sustitucin de
dichas copias por versiones actuales. Esto
garantiza al propietario del ejemplar que la
informacin del documento est an vigente.

"La impresin de este documento es una

copia controlada, asegurese en el sistema
informtico de que se encuentra en el ltimo
nivel de revisin".

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Docente Edward Rodriguez Suarez