Gerencia de Proyectos

Universidad de Catalunya
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Gerencia de Proyectos
Sobre la Base Metodolgica del
PMBOK V Edicin versin 2012 del

Project Management Institute

CONTEXTO DE LOS PROCESOS DE INICIO

El propsito de los procesos de inicio se resume en:

Permitir la definicin de un nuevo proyecto o fase (en grandes proyectos)

Conseguir la autorizacin ejecutiva para abordarlos
Establecer una visin general del alcance y trazar los objetivos del proyecto
Acordar la necesidad de recursos de manera global
Identificacin temprana de stakeholders tanto internos como externos
Y lo ms importante,
Alinear expectativas de los stakeholders en relacin al alcance y los objetivos
del proyecto y lograr un compromiso ejecutivo

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CONTEXTO DE LOS
PROCESOS DE INICIO
Ubicacin de los dos procesos de
inicio dentro del mapa de procesos
propuesto por PMI en su estndar
Project Management Body of
Knowledge PMBOK V5

Desarrollar un Project Charter

Identificar a los stakeholders

(interesados)
Ref : Project Management Institute PMBOK Pag 61

GERENCIA DE INTEGRACION y GERENCIA DE STAKEHOLDERS PARTE I

Principales reas Contribuyentes a los procesos de Inicio
La principal contribucin de las distintas gerencias (reas de conocimiento
segn el PMI) dentro de los procesos de inicio se sintetiza en:

Integracin: Define, articula y unifica a las dems reas a la hora de

definir el proyecto y sus objetivos (tiempo, alcance, presupuesto
participantes, etc.)

Gerencia de stakeholders: Permite identificarlos, entender sus

expectativas y alinear de forma temprana a los interesados alrededor de
los objetivos del proyecto.

Ambas gerencias construyen desde el comienzo las bases de lo que ser el

proyecto que se est emprendiendo.

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GERENCIA DE INTEGRACIN y
GERENCIA DE COMUNICACIONES PARTE I
Para el caso, estas dos gerencias se integran sinrgicamente para apalancar el
proceso de INICIO de todos los proyectos.

Gerencia

Grupo
de
Proceso

Nombre del
proceso

Principal Salida

Integracin

INICIO

Desarrollar un
Project Charter

Project Charter

Stakeholders

INICIO

Identificar a los
stakeholders

Registro de
stakeholders

Desarrollar un Project Charter

Propsito
Proceso para desarrollar un documento que formalmente autoriza el inicio y
la existencia de un proyecto. Adems, este otorga la autoridad y
empoderamiento necesarios a un gerente de proyecto para utilizar los
recursos.
Principales beneficios:
Definicin temprana del proyecto y sus lmites.
Alineacin del proyecto con el plan estratgico
Definicin de objetivos claros (tiempo, presupuesto, alcance, etc)
Registro formal del proyecto y un mecanismo adecuado para que la alta
gerencia acepte, se comprometa y acometa la iniciativa
Empoderamiento del gerente de proyecto

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ASPECTOS CLAVES SOBRE EL PROJECT CHARTER

Debe ser un documento ejecutivo y estratgico (enfoque y contenido)

Precede un esfuerzo de sustentacin financiera (Business Case)

Establece una alianza entre la organizacin que requiere del proyecto y la

organizacin que lo ejecuta (puede ser interna o externa)

Un Project Charter aprobado da inicio formal al proyecto

El gerente de proyecto puede nombrarse y participar en su elaboracin, sin

embargo, no debe sustituir a la responsabilidad ejecutiva ni al sponsor

El PCH Debe ser autorizado por un sponsor

Un proyecto puede ser promovido por una entidad externa al proyecto como
un sponsor, una PMO, un ejecutivo de programa o portafolio, un ejecutivo de
la empresa o un cliente

Debe alinearse el proyecto a un plan estratgico u objetivos corporativos

POR QU GENERAR UN PROJECT CHARTER?.??

El Project Charter es un documento estratgico que sustenta y autoriza

formalmente una iniciativa, y de esta forma, consolida desde el inicio una idea
capaz de convertirse en proyecto.
Si una idea se sustenta adecuadamente, generar un proyecto exitoso, una
organizacin comprometida y una seleccin de proveedores o ejecutores tambin
exitosa.

Reflexin: Todo puede terminar tan bien o tan mal como se inicie

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EN RESUMEN
El Project Charter:
Autoriza formalmente un proyecto o una fase (para proyectos muy grandes)
Concede la autoridad al gerente de proyecto para emplear los recursos de la
organizacin y las actividades.
Justifica estratgicamente una iniciativa y compromete a las organizaciones
solicitante y ejecutora
Documenta de forma estratgica y ejecutiva la necesidad, la iniciativa y los
objetivos del proyecto
Justificacin

Desarrollar un Project Charter

Entradas

Tcnicas y
Herramientas

Salidas

1 .Declaracin de Trabajo
(SOW)
2.Caso de Negocio
3.Contrato y acuerdos

1.Juicio experto

4. Factores ambientales de la
empresa

2. Tcnicas facilitadoras

1.Project Charter

5.Procesos activos de la
organizacin

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DESCRIPCIN DE ENTRADAS DEL PROCESO

Project Statement of Work (SOW)- Declaracin de trabajo
Descripcin detallada de productos, servicios o resultados que
debe proveer el proyecto. Principalmente se enfoca en:

Necesidades del negocio y justificacin

Descripcin del alcance del producto o servicio
Plan estratgico

Business Case - Caso de Negocio.

Contiene informacin necesaria para sustentar o justificar la
realizacin del proyecto frente a la inversin esperada y
justificaciones desde las perspectivas de:

Organizacin
Requerimientos del cliente
Por un avance tecnolgico
Algn requerimientos legal
Impactos ecolgicos
Necesidades socioeconmicas

DESCRIPCIN DE ENTRADAS DEL PROCESO (continuacin)

Acuerdos. Toman la forma de contratos, cartas de acuerdo
(letters of agreements- LOA), cartas de entendimiento
(motions of understanding- MOU), cartas de intencin o
cualquier otra forma de acuerdos escritos entre las partes.
El contrato es tpico si el trabajo ser hecho por una parte
externa.
Factores ambientales de la organizacin.
Factores que influyen en la elaboracin del PCH y tienen
que ver con, estndares de gobierno e industria, la cultura
y estructura de la organizacin y condiciones del mercado.
Procesos activos de la organizacin
Procesos y procedimientos que pueden influenciar el
desarrollo del Project Charter.
Polticas, estndares, procesos y polticas de la
Organizacin
Informacin histrica y referencial de otros proyectos.

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DESCRIPCIN DE TCNICAS Y HERRAMIENTAS

Juicio de Expertos.
Es el conocimiento y experiencia de expertos en la
forma de consultores, ejecutivos, asociaciones
profesionales, personas de la PMO, grupos de
industria, expertos en el tema, aportando insumos
y soporte en la elaboracin y sustentacin del PCH.
Tcnicas Facilitadoras
Tcnicas de resolucin de conflictos, manejo de
reuniones, toma de decisiones que aportan al
proceso

DESCRIPCIN DE SALIDAS
Project Charter
Documento generado por un promotor del proyecto o
sponsor que formaliza la existencia e inicio del proyecto y
confiere autoridad a un gerente de proyecto para utilizar los
recursos de la organizacin.

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POSIBLE CONTENIDO DE UN PROJECT CHARTER

1. Titulo del proyecto o descripcin
2. Objetivos estratgicos del negocio (aspectos de alineacin)
3. Resumen de tiempos y principales hitos (cules son los momentos relevantes que
deben agendarse)
4. Asignacin del gerente de proyecto y autoridad conferida
5. Caso de negocio (justificacin tcnica y financiera)
6. Organizacin del proyecto (reas involucradas)
-

Recursos preasignados (cuntos y cules recursos debern proveerse)

Stakeholders (quin se ver afectado o afectar al proyecto, su influencia)

7. Entregables (Descripcin de los productos entregables)

8. Mtricas o factores de cumplimiento de xito (objetivos)
9. Presupuesto resumidos (alto nivel)
10. Riesgos (alto nivel)
11. Supuestos y restricciones (opcional)
12. Sponsor que aprobar el proyecto

GERENCIA DE STAKEHOLDERS DEL PROYECTO - Parte 1

Busca identificar personas, grupos u organizaciones que
pueden impactar o ser impactados por el proyecto para:

Analizarlos
Entender sus expectativas
Alinearlos frente a los objetivos del proyecto
Entender el potencial impacto en el proyecto
Desarrollar estrategias para su manejo y gestin
(tpicamente son estrategias de comunicacin e interaccin)

Es un proceso que debe iniciarse lo ms temprano posible

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GERENCIA DE STAKEHOLDERS DEL PROYECTO - Parte 1

Cmo estamos hoy identificando desde el INICIO a nuestros stakeholders?
Quines son?
Qu inters tienen en el proyecto?
Cul es su nivel de compromiso?
Qu poder tienen?
Tiene la oportunidad de conocerlos:

Gerente comrecial

Gerente proyecto

TEAM

Cul es la mejor estrategia para manejarlos?

Identificar a los stakeholders

Propsito:
Identificar personas, grupos u organizaciones que pueden ser impactados
positiva o negativamente por una decisin o un resultado del proyecto. Se
debe documentar informacin relevante como expectativas, necesidades,
interdependencias ya que estas podran volverse requerimientos del
proyecto.
Tambin debe documentarse los niveles de inters, influencia y poder.

Beneficios:

Manejo temprano de expectativas y prevencin de desviaciones

Disminucin de riesgo del proyecto y nivel de incertidumbre
Mayor control
Propiciar el involucramiento de personas y actores clave

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IDENTIFICACIN DE STAKEHOLDERS

Identificar a los Stakeholders

Es el proceso que identifica las personas, grupos u organizaciones que pueden

impactar o ser impactadas por una decisin, actividad o salida del proyecto.
Tambin tiene que ver con el anlisis y documentacin de la informacin relevante
con respecto a su inters, involucramiento, interdependencias e impacto potencial
sobre el xito del proyecto.

La estrategia para gestionarlos busca mitigar efectos

negativos derivados de su influencia, poder e inters
y volverlos positivos. Esta estrategia debe evaluarse
peridicamente.
Recuerde que los stakeholders deben ser
clasificados en funcin de su inters, influencia,
autoridad e involucramiento directo en actividades
del proyecto.
Por otra parte sus necesidades y expectativas son un
insumo importante para la definicin de
requerimientos y alcance.

Identificar a los Stakeholders

Entradas

1. Project Charter
2. Documentos de
Compras/Adquisiciones
3. Factores ambientales de la
empresa
4. Procesos activos de la
organizacin

Tcnicas y
Herramientas

1. Anlisis de stakeholders
2. Juicio experto
3. Reuniones

Salidas

1. Registro de stakeholders

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DESCRIPCIN DE ENTRADAS DEL PROCESO

Project Charter Provee informacin de los clientes, grupos,
departamentos que participan en el proyecto y entidades o
personas externas.
Documentos de Compras/Adquisiciones Si el proyecto involucra
una actividad de compras o ser tercerizado y habr que
establecer un contrato, las partes en dicho contrato son piezas
claves en el proyecto y en la comunicacin del mismo.
Factores ambientales de la organizacin
Cultura de la organizacin
Estndares de industria o gubernamentales (regulaciones,
permisos, licencias, etc)
Hbitos, tendencias y prcticas regionales o locales
Procesos activos de la organizacin
Plantillas, procesos, y archivos y registros de proyectos
anteriores

DESCRIPCIN DE TCNICAS Y HERRAMIENTAS DEL PROCESO

Juicio Experto: Se identifica la lista de expertos.

Alta gerencia
Otras unidades y ejecutivos de la organizacin.
Stakeholders ya identificados
Directores del proyecto
Expertos en el negocio, consultores, profesionales y
tcnicos

Reuniones
Son dinmicas desarrolladas para analizar e intercambiar
puntos de vista sobre los stakeholders y sus intereses,
perfiles, etc.
Anlisis de stakeholders: Es un proceso sistemtico que analiza
informacin cualitativa y cuantitativa de los interesados en el
proyecto en relacin con su influencia, inters y poder.

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DESCRIPCIN DE TCNICAS Y HERRAMIENTAS DEL PROCESO (Cont.)

Generalmente se hace a travs de los siguientes pasos:

PASO 1

PASO 2

PASO 3

Identificar a todos los

stakeholders potenciales del
proyecto as como
informacin relevante acerca
de ellos

Identificar el impacto
potencial / influencia / inters
/ poder de cada uno de los
interesados, el cual se puede
clasificar estratgicamente

Evaluar como el stakeholder

puede reaccionar ante varias
situaciones con el fin de
manejar su impacto potencial
+o-

Existen varios modelos de clasificacin

Matriz de poder (nivel de autoridad) / Inters (nivel de preocupacin)
Matriz de poder (nivel de autoridad) / Influencia (nivel de involucramiento)
Matriz de influencia / Impacto (capacidad de generar cambios)

ALTAMENTE
SATISFECHOS

GESTIN MUY
CERCANA

CONTROLADOS

MUY
INFORMADOS

Inters: la importancia que le

da a los resultados del
proyecto
Poder: nivel de autoridad
sobre el proyecto
Influencia: nivel de
involucramiento en el
proyecto

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DESCRIPCIN DE LAS SALIDAS DEL PROCESO

de Stakeholders: informacin que
identifica a los stakeholder (Principal salida de la

Registro

identificacin de los stakeholders).

Informacin de identificacin:

nombre, cargo, rol, ubicacin,

informacin de contacto, pas

Informacin de evaluacin:

Clasificacin

requerimientos
necesidad, influencia, fase de mayor inters).

de

mayores,

stakeholders:

principal

interno/externo,

soporte/resistente/neutral

Nivel de participacin en el proyecto

Grupos de stakeholders

FIN
Ahora, revisaremos el taller que deben
hacer sobre desarrollo del Project Charter
en el caso de estudio.

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