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Gerencia de Proyectos

Universidad de Catalunya
2014

25/06/2014

Gerencia de Proyectos
Sobre la Base Metodolgica del
PMBOK versin 2008 del

Project Management Institute

CONTEXTO DE LOS
PROCESOS DE PLANEACIN
Ubicacin de los procesos de
planeacin dentro del mapa de
procesos propuesto por PMI en
su estndar Project Management
Body of Knowledge PMBOK
V5

Gerencia de Alcance

Ref : Project Management Institute PMBOK Pag 61

Material Propiedada de J.Elhadem M,


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GERENCIA DE ALCANCE
Grupo de
Proceso

Nombre del proceso

Principal Salida

Plan de gestin del alcance

Plan de gestin del alcance

Planeacin

Plan de gestin de los


requerimientos
Requerimientos documentados

Recoleccin de requerimientos
Definicin de alcance

Matriz de trazabilidad
Declaracin del alcance
W.B.S

Monitoreo y
Control

Creacin de W.B.S

Diccionario de la WBS

Verificacin del alcance

Aceptaciones de los productos

Control del alcance

Mediciones de rendimiento
Lneas base actualizadas

GERENCIA DE ALCANCE
Qu es el alcance de un proyecto para
ustedes?
Para sus clientes ??
Para sus proveedores??

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GERENCIA DE ALCANCE
La gerencia de alcance contiene los procesos requeridos para asegurar que el proyecto
incluye todo el trabajo requerido y slo el trabajo requerido, para completar el
proyecto satisfactoriamente.
La gestin de alcance se relaciona principalmente con la definicin y control de lo que S
est y de lo que No est incluido en el proyecto.

Es importante diferencias dos(2) tipos de


alcance
PRODUCTO
Tiene que ver con hacer
todo el trabajo para que se
cumpla
con todos los
atributos, caractersticas y
funciones que le dan forma
a un producto, servicio o
resultado.

PROYECTO
Tiene que ver con todo el
trabajo que debe realizarse
para entregar un producto,
servicio o resultado con las
funciones,
atributos,
caractersticas especificadas
en las condiciones exigidas,
adems, de todo el trabajo
requerido
para
poder
gerenciarlo con xito.

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PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE


Es el proceso de crear el plan de gestin del

alcance, que documenta cmo el proyecto va a


ser definido, validado y controlado.
El beneficio de este proceso es que provee una
gua y direccin de cmo el alcance debe ser
manejado a travs del proyecto.

ENTRADAS
1.Project
Management Plan
2. Project Charter
3. Activos de los
procesos de la
organizacin

HERRAMIENTAS
1. Juicio de expertos

SALIDAS
1. Plan de gestin del
alcance

2. Reuniones

2.Plan de gestin de
requerimientos

4. Factores
empresariales

PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE


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Plan de gestin del proyecto. Contiene los planes


subsidiarios que apoyan la creacin del plan de gestin del
proyecto.
Project Charter. Provee informacin en alto nivel de los
requerimientos del proyecto y de la descripcin del
producto.
Activos de los procesos de la organizacin.
Factores empresariales.

Juicio de expertos. Se refiere al conocimiento y la


experiencia que puede recibirse de personas y grupos de
especialistas. Son profesionales, consultores y personas
con conocimiento y habilidades para crear planes de
gestin del alcance.
Reuniones.

Plan de gestin del alcance. Componente del proyecto o del plan de


gestin del programa que describe cmo el alcance ser definido,
desarrollado, monitoreado, controlado y verificado.
Este plan puede incluir:
Procesos para preparar una definicin de alcance detallada
Procesos que permiten una creacin detallada de la WBS desde la
Definicin del alcance.
Procesos que establecen como la WBS debe ser mantenida,
actualizada y aprobada.
Procesos que especifican cmo sern aprobados los entregables y
Procesos para controlar los requerimientos de cambio y su trmite
hasta la aprobacin o desaprobacin

Plan de gestin de requerimientos.


Proporciona los documentos y requerimientos del proyecto analizados
totalmente.
Cuntos requerimientos de plan de gestin pueden ser incluidos.
Requerimientos priorizados
Estructura de trazabilidad
Mtricas de productos que pueden ser usados.

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RECOLECTAR REQUERIMIENTOS
Qu es un requerimiento:

Es una condicin o capacidad que debe ser


encontrarse o ser parte de un sistema, producto,
servicio, resultado o componente que satisface
un contrato, estndar, especificacin u otro
documento impuesto de manera formal.
Incluye necesidades:
Cuantificables y documentables del sponsor, cliente u
otros stakeholders

RECOLECTAR REQUERIMIENTOS
Mediante este proceso el Gerente de Proyecto debe lograr definir
muy bien las necesidades de los stakeholders, de manera que sus
requerimientos queden muy bien documentados, as lograr cumplir
los objetivos el Proyecto.
Tenga en cuenta que los requerimientos de los stakeholders deben
materializarse en necesidades, las cuales deben representarse en
Entregables.
El xito est influenciado por el cuidado que se tenga con la
definicin de los requerimientos y su gestin.
Recuerde que requerimientos son necesidades cuantificadas y
documentadas del Sponsor, cliente u otros stakeholders.
Algunas organizaciones diferencian los requerimientos del Proyecto
de los requerimientos del producto.

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HERRAMIENTAS
1.Entrevistas
2.Grupos focalizados

ENTRADAS

3.Talleres facilitadores

1. Plan de gestin del


alcance

4.Tcnicas creativas para


grupos

2.Plan de gestin de
los requerimientos
3. Plan de gestin del
Stakeholders
4. Registro de
Stakeholders

(consenso)

5.Tcnicas para toma de


decisiones en grupo

SALIDAS
1.Requerimientos
documentados

6.Cuestionarios y encuestas

7. Observacin
8.Prototipos
9. Benchmarking

2.Matriz de trazabilidad
de requerimientos

10. Diagramas de Contexto


11. Anlisis de documentos

RECOLECTAR REQUERIMIENTOS

Plan de gestin del alcance.


Plan de gestin de requerimientos.
Plan de gestin del Stakeholders. Proceso para desarrollar
apropiadamente estrategias de gerencia para atraer
efectivamente a los stakeholders a travs del ciclo de vida
del proyecto, basado en el anlisis de sus necesidades,
intereses e impacto potencial sobre el xito del proyecto.
Registro Stakeholder.
Es usado para identificar los
stakeholder, quienes pueden proveer la informacin
detallada acerca de los requerimientos del proyecto y del
producto.
Entrevistas. Es un enfoque formal o informal para descubrir
informacin dada por los stakeholder.
Grupos focalizados. Rene los grupos calificados de
stakeholders, expertos en la materia para obtener mas
informacin del producto o servicio. Se tiene moderador ya
que pueden generarse discusiones reiteradas.
Talleres facilitadores (consenso). Rene expertos que
atraviesan los procesos de negocio de una organizacin, e
invita a los representantes de las reas funcionales para
definir requerimientos de producto. Permite reconciliar
opiniones.

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Tcnicas de creatividad en equipos. Rene varios grupos de


actividades para organizar e identificar los requerimientos
del producto y proyecto. Hace que las personas expresen lo
requerido:

Lluvia de ideas
Tcnica de grupos Nominales
Tcnica Delphi
Mapeo de ideas
Diagramas de afinidad

Tcnicas para toma de decisiones

Unanimidad
Mayora
Pluralidad
Dictadura

Cuestionarios y encuestas. Son cuestionarios diseados para acumular


informacin rpidamente con un gran numero de encuestados.
Prototipos. Es un mtodo para obtener feedback de los requerimientos
dados para trabajar en el modelo de expectativa de un producto.
Observaciones.
Es especialmente til para conocer con detalle los
procesos cuando las personas que utilizan el producto tienen dificultad o
se muestran renuentes a articular sus requerimientos.

Benchmarking. Involucra comparar practicas actuales o


planeadas tales como procesos y operaciones, respecto a
organizaciones comparables para identificar mejores
prcticas, generar ideas mejoradas y proveer bases para
medir el rendimiento. Las organizaciones comparables
pueden ser internas o externas.
Diagramas de contexto. Son modelos del alcance.
Anlisis de documentos.

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Requerimientos documentados: Es un documento que soporta y


explica claramente todos los requerimientos solicitados por el
cliente.
Los requerimientos deben ser medibles, probables, trazables,
completos, consistentes y aceptables por los stakeholders. Los
documentos deberan poderse listar por categora, prioridad, por
inters del stakeholder, etc.

Plan de gestin de requerimientos.


Proporciona los documentos y requerimientos del proyecto analizados
totalmente.
Cuantos requerimientos de plan de gestin pueden ser incluidos
Requerimientos priorizados
Estructura de trazabilidad
Mtricas de productos que pueden ser usados

TIPOS DE REQUERIMIENTOS EN PROYECTOS


Requerimientos de negocio (oportunidades que deben ser alcanzadas)
Requerimientos de exigencia metodolgica o documental de las organizaciones
Requerimientos de procesos de negocio o procedimentales
Requerimientos tcnicos (Tecnologia, Comunicacion)
Requerimientos de estructuracin organizacional
Requerimientos de mercadeo
Requerimientos de clientes
Requerimientos de pruebas
Requerimientos de calidad
Requerimientos de capacitacin
Requerimientos de soporte o mantenimiento
Requerimientos acuerdos de tiempo de respuesta
Requerimientos de gestin de reclamos
Requerimientos de medio ambiente
Requerimientos de seguridad fsica
Seguridad industrial

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TIPOS DE REQUERIMIENTOS EN PROYECTOS


Requerimientos de salud ocupacional
Requerimientos de responsabilidad social
Requerimientos regulatorios
Requerimientos logsticos
Requerimientos para manejo estructural del cambio
Requerimientos de contingencia o de continuidad de negocio
Lineamientos de la organizacin y polticas
Impactos de los requerimientos sobre otros productos, procesos o
proyectos

Tenga en cuenta en el levantamiento de requerimientos:


Debe tener identificado la tipologa de requerimientos que comprende su proyecto, as mismo
los entregables, productos o servicios.
Identifique si para alguno de los entregables debe cumplir con una metodologa especializada
para la recoleccin de requerimientos.
Identifique con quin va a poder obtener esos requerimientos ( idneos en el tema, expertos,
toma de decisiones)
Si tiene claramente identificado qu tcnica de grupo o de recoleccin va a usar.
Identifique las preguntas hacer para obtener los requerimientos por cada tipologa
Agende reuniones productivas y con alta frecuencia, tenga contingencia de los recursos
requeridos.
Tenga claro los entregables y sobretodo que los entienda su cliente
Detalle los requerimientos hasta obtener la capacidad de ser desarrollados
Obtenga los criterios de aceptacin de parte del cliente, debe formalizarlos.
Cuando est haciendo sus requerimientos, lstelos en una matriz de trazabilidad de
Requerimientos
Apyese en la WBS por producto para mayor comprensin y detalle de los entregables, sobre
todo para que su cliente est informado.
Valide con el equipo desarrollador si el grado de detalle de los requerimientos es suficiente
para iniciar desarrollos, sino, itere.

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DEFINICIN DEL ALCANCE


La finalidad de este proceso es complementar los componentes de
requerimientos y dar entrada a la WBS ( Work Breakdown Structure), de
manera que se garantice que se detalla la descripcin del proyecto y del
producto. Este proceso es crtico para el proyecto y complementa el alcance
ya que agrega componentes como los lmites, supuestos y restricciones.
A travs de la planeacin este proceso se va complementando cada vez con
informacin ms detallada del proyecto, tambin de los riesgos.
Este proceso hace nfasis en la formalizacin escrita de un documento que ser
usado en el futuro para tomar decisiones sobre el proyecto.
Puede incluir lo siguiente:
En qu consiste el proyecto
Qu se involucra o requiere para crear el proyecto
Qu se espera del proyecto una vez termine

ENTRADAS

HERRAMIENTAS

1. Plan de gestin
del alcance

1.Juicio experto

2.Project Charter

2.Anlisis de producto

3. Requerimientos
documentados

3. Identificacin de
Alternativas

4.Procesos activos
de las
organizaciones

4. Grupos facilitadores

(consenso)

SALIDAS
1.Declaracin del
alcance
2.Documentos del
proyecto
actualizados

DEFINIR ALCANCE
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Plan de gestin de alcance


Project Charter
Documentacin de Requerimientos
Procesos activos de la organizacin

Anlisis de producto. Cada rea de aplicacin debe usar


uno o ms mtodos aceptados para traducir los objetivos
del proyecto en productos entregables y requerimientos
tangibles.
Juicio experto. Cada rea de aplicacin tiene expertos que
pueden usarse para desarrollar partes del enunciando del
alcance del proyecto.
Identificacin de alternativas. Tcnica usada para generar
diferentes enfoques para ejecutar y realizar el trabajo del
proyecto.
Grupos de trabajo - Talleres Identifica la influencia y los
intereses de los diferentes interesados, documenta sus
necesidades, deseos y expectativas.

Definicin de alcance del proyecto (Project Scope


Statement).
La finalidad de este proceso es complementar los componentes de
requerimientos y WBS, de manera que se garantice que se detalla la
descripcin del proyecto y del producto.
1. Descripcin del alcance del producto: Describe las caractersticas del producto,
servicio o resultado para el cual se cre el proyecto.

2. Criterios de aceptacin del producto: Definen el proceso y los criterios para


aceptar los productos completados.

3. Productos entregables del proyecto: Incluyen tanto las salidas que comprenden
el producto o servicio del proyecto, como los resultados secundarios.

4. Lmites del proyecto: Identifica generalmente qu est incluido dentro del


proyecto. Establece explcitamente qu est excluido del proyecto.

5. Restricciones del proyecto: Enumeran y describen las restricciones especficas


del proyecto asociadas con el alcance del proyecto que limitan las opciones del
equipo del proyecto.
6. Supuestos del proyecto: Enumeran y describen las asunciones especficas del
proyecto asociadas con el alcance del proyecto y el potencial impacto de tales
asunciones si resultan ser falsas.
SALIDAS

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Definicin del alcance


Documentos actualizados del proyecto
Registro de Stakeholder
Documentacin de requerimientos
Requerimientos de matriz de trazabilidad

CREAR UNA W.B.S

CREAR W.B.S

El Work Breakdown Structure, WBS es una herramienta para el tratamiento de


problemas complejos en el contexto de la planeacin o de la gerencia de
proyectos basada en la estrategia de "descomposicin jerrquica" de la
complejidad inicial. Sus elementos bsicos fueron desarrollados en el
Departamento de Defensa estadounidense en los aos 60.
Un W.B.S. es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable,
tambin representa el trabajo que ser ejecutado por el equipo y as lograr los
objetivos del proyecto y crear los productos requeridos.
Organiza y define el alcance total del proyecto. La planeacin y el control estn
basados en el WBS.
Lo que permite el WBS es representar los entregables desde sus niveles
generales a los ms detallados, facilitando de esta forma las estimaciones de
tiempo y costo, la ejecucin y el control del proyecto.
El nivel ms detallado de una WBS se llama Work package. Descomponer un
W.P es ya generar la lista de actividades del proyecto.

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La influencia de la WBS en las dems


gerencias
CALIDAD

RECURSOS
HUMANOS
COMUNICACIONES

COSTOS

TIEMPOS

ALCANCE

RIESGOS

WBS

ADQUISICIONES

El WBS es la columna vertebral de un proyecto. Ayuda a asegurar que el


proyecto SI incluye solo el trabajo necesario y que No incluye el trabajo
innecesario.

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Herramienta del proceso


Ayuda a representar los componentes de un proceso de negocio, tambin
cmo se visualiza el trabajo que ha sido definido y administrado

Herramienta de diseo

Como es una estructura jerrquica y grfica, permite dar mucho


entendimiento de producto o servicio y los componentes relacionados.

Herramienta de planeacin

Representacin detallada del ciclo de desarrollo del proyecto y producto,


trabajo por hacer relacionado. Tambin representa las reas de una
organizacin, los riesgos y los recursos asignados a los proyectos.

Herramienta

de reporte del estatus del

proyecto

Puede representar el avance de los proyectos versus lo que est planeado


por hacer.

Componentes de W.B.S

Cuentas
de Control
(C.A)

Proyecto
XYZ

Entregable
1

Fase 1

Entregable
2

Paquete de
Planeacin (P.P)

Submodulo
1

Fase 2

Diseo

Tecnico

Entregable
3

Desarrollo

Funcional

Bases

Front

Paquete de
Trabajo
(W.P)

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ENTRADAS
HERRAMIENTAS

1.Plan de gestin del


alcance

1. Descomposicin

2.Declaracin del Alcance


3.Requerimientos
documentados

2. Juicio de
expertos

4.Procesos activos de la
organizacin

SALIDAS
1.Linea base del
alcance
3.Documentos del
proyecto actualizados

5. Activos de los procesos


de la organizacin

CREAR UNA W.B.S

Plan de Gestin del alcance


Declaracin de alcance del proyecto
Activos de los procesos de la organizacin
Requerimientos documentados
Factores empresariales

Crear
WBS

Descomposicin: Es la subdivisin de los productos


entregables principales del proyecto en componentes ms
pequeos y fciles de manejar, hasta que el trabajo y los
productos entregables se definen al nivel de Paquete de
Trabajo (W.P) (nivel ms bajo del WBS). Implica que luego
se descompone en Actividades:

Identificar los productos entregables y el trabajo


relacionado.
Estructurar y organizar el WBS.
Descomponer los niveles superiores de WBS en
componentes mas detallados a un nivel inferior.
Desarrollar y asignar cdigos identificables a los
componentes del WBS.
Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es
necesario y suficiente.

Juicio de expertos

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Lnea base de alcance: Es un componente del Project Management Plan ,


incluye:
- Project Scope Statement
- WBS
- WBS diccionario.

Estructura de divisin de trabajo (WBS).


Diccionario del WBS. Es un documento que acompaa al WBS y detalla sus
componentes.
Muestra:
- Cdigo de identificacin,
- Descripcin del trabajo por hacer
- Responsable ( organizacin, proveedor o cliente)
- Lista de hitos (Milestones)
- Actividades asociadas al cronograma
- Recursos requeridos
- Costos estimados
- Requerimientos de calidad
- Criterios de aceptacin
- Referencias tcnicas
- Informacin acerca del contrato

Plan de gestin de alcance actualizado.

Lnea base del alcance:


(Lnea a seguir en la Ejecucin)

Recoleccin de
requerimientos

++

Definicin del
alcance

W.B.S y
Diccionario de
W.B.S

Revisemos la utilidad de una herramienta para hacer


W.B.S !!

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VALIDAR ELEL
ALCANCE
VERIFICAR
ALCANCE
Con este proceso se busca obtener la aceptacin formal del alcance del proyecto a
cargo de los Stakeholders, tambin obtener muy formalmente la aceptacin de los
productos entregables.
Incluye revisar los productos entregables para asegurar que cada uno se va
completando satisfactoriamente.
Este proceso tambin busca que sean aceptados los hitos / milestones que el cliente
propuso.
Este es un proceso de control que se anticipa ante los defectos o errores del producto,
garantizando el cumplimiento de los factores de aceptacin anticipadamente a su
terminacin.
Sobre todo que se le entregue al cliente el producto como el lo quiere.

ENTRADAS
1.Plan de gestin del
proyecto
2.Requerimientos
documentados
3.Matriz de trazabilidad
de Requerimientos
4.Entregables
verificados

5. Datos de rendimiento
del trabajo

SALIDAS

HERRAMIENTAS

1.Entregables
aceptados

Inspecciones
Tcnicas de grupo
para la toma de
decisiones

2.Requerimientos de
cambio
3. Informacin de
rendimiento de trabajo
4.Documentos del
proyecto actualizados

VALIDAR EL ALCANCE

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Plan de gestin de proyecto


Requerimientos documentados
Matriz de Trazabilidad de requerimientos
Entregables verificados: Entregables chequeados en
correctitud por el proceso de Control de Calidad.
Datos de rendimiento del trabajo.

Inspecciones. Incluye actividades tales como medir,


examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y los
productos cumplen con los requisitos y criterios de
aceptacin del producto.
Tcnicas de grupo para la toma de decisiones

Entregables aceptados. Documenta aquellos productos


entregables completados que se han aceptado y los que
no se han aceptado, incluyendo los motivos de su no
aceptacin.
Requerimiento de cambios. Sobre productos que no han
sido formalmente aceptados por alguna razn, esta puede
implicar un cambio o una reparacin.
Informacin de rendimiento del trabajo del proyecto.
Documentos del proyecto actualizados.

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CONTROLAR ALCANCE
Este proceso se encarga de monitorear el status del proyecto y de los productos y
manejar los cambios que se generen sobre el alcance.
Controlar el alcance es tambin asegurar que los cambios requeridos y acciones
correctivas recomendadas o acciones preventivas sean presentadas y evaluadas a
travs de un proceso de control de cambios integrado.
Controlar el alcance tiene que ver tambin con manejar los cambios actuales
cuando ellos ocurren e integrarlos con los otros procesos de control.
Los cambios no autorizados hay que controlarlos, a menudo se denominan
corrupcin del alcance.

OUTPUTS

INPUTS
1.Plan de gerencia del proyecto
2.Informacin de rendimiento del
trabajo
3.Requerimientos documentados

1. Informacin del
rendimiento del proyecto

T&T

2. Requerimientos de cambio

1.Anlisis de Variacin

3.Plan de gerencia del


proyecto actualizado

4.Matriz de trazabilidad
5.Proceso activos de la organizacin
6. Datos de rendimiento del trabajo

4.Documentos del proyecto


actualizados
5. Activos de los procesos de
la organizacin ( actualizado=

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Plan de gestin de proyecto


Informacin del desempeo del trabajo
Documentacin requerida
Matriz de trazabilidad de requerimientos
Activos de los procesos de la organizacin
Datos de rendimiento del trabajo

Anlisis de variacin. Mediciones de rendimiento que se


usan para evaluar la magnitud de la variacin.

Informacin de rendimiento del proyecto


Requerimientos de cambio
Plan de gestin del proyecto actualizado
Documentos del proyecto actualizados
- Documentacin de requerimientos y
- Matriz de trazabilidad de requerimientos
Activos de procesos de la organizacin

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