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PROCEDIMIENTO CONTROL DE
DOCUMENTOS

Cdigo:P-SGC-01
Versin: 01
Fecha:
Pgina 1 de 17

PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE DOCUMENTOS

Elaborado por:

Nombre
Cargo
Fecha de elaboracin:

Revisado por:

Nombre
Cargo
Fecha de revisin:

Aprobado por:

Nombre
Cargo
Fecha de aprobacin:

Prohibida su reproduccin sin autorizacin del Representante de la Direccin

INDICE
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. RESPONSABLES
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6. DISPOSICIONES ESPECIFICAS
7. DESARROLLO
8. REGISTROS
9. ANEXOS

1.

3.

OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la elaboracin, revisin, aprobacin,
emisin, distribucin, retiro y modificacin de los documentos del sistema de gestin de
la calidad de Grupo Forte S.A.C.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a la poltica, objetivos, manuales, procedimientos,
instructivos, planes de calidad y otros documentos del sistema de gestin de la calidad
de Grupo Forte S.A.C.
RESPONSABLES

3.1

Responsable del SGC

3.2

Jefatura de cada rea

2.

3.3

Todo el Personal

4.

5.1

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Documento: Informacin y su medio de soporte generado dentro de la entidad, el
medio de soporte puede ser fsico, magntico, pgina web, correo electrnico, entre
otros.
Documento Externo: Todos los documentos generados por organismos externos que
establecen directrices que debe cumplir la entidad o fijan pautas que se utilizan para el
desarrollo de sus actividades.
Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o
contenido.
Instructivo: Documento que contiene las instrucciones detalladas a realizar por una
persona, para ejecutar una operacin o actividad, y puede generar registros que se
utilizan para demostrar que la actividad se realiz y para garantizar la trazabilidad de la
actividad misma.
Lista Maestra de Documentos y Registros: Listado que relaciona de manera
ordenada los documentos y registros que conforman el Sistema Integrado de Gestin,
facilitando su control.
Procedimiento: Documento que contiene las instrucciones detalladas y las
responsabilidades de las personas involucradas en la realizacin de operaciones o
actividades, y pueden generar registros que se utilizan para demostrar que la actividad
se realiz y para garantizar la trazabilidad de la actividad misma. Debe definir como
mnimo quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo.
Versin: Nmero que da a conocer, la cantidad de documentos que hay sobre un tema
especfico, indicando su nmero mayor el documento actual.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2015 Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.

6.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1

Forma y contenido:
Los documentos del SGC no siguen un patrn rgido; sin embargo, la persona
responsable de elaborar un Procedimiento o Instructivo debe hacerlo segn lo
establecido en el Anexo 8 "Codificacin de Documentos", en donde se muestra la forma
y el contenido que deben tener dichos documentos; esto es, con la finalidad de
estandarizar la documentacin y asegurarnos que se contemplen todos los aspectos
necesarios para el correcto funcionamiento del SGC.
Cambios de un documento del SGC.

4.1
4.2
4.3
4.4

4.5
4.6

4.7
5.

6.2

El control de los documentos y registros del SGC se lleva a cabo de la siguiente

manera:
El nmero de Revisin del documento se coloca inmediatamente debajo del Nombre del
Documento en la cartula del mismo. Cuando el documento cambia de revisin estos
cambios sern registrados en la Matriz de Distribucin de Documentos Controlados PSGC-01-F02 indicando la fecha del cambio, Anexo 3.
Las pginas que forman parte de un documento del SGC son controladas mediante el
nmero de revisin indicado en la parte superior derecha de acuerdo a lo indicado en el
Anexo 8 "Codificacin de Documentos". Cuando se realiza algn cambio, se actualiza la
revisin y versin del documento, y ste es registrado en el formato P-SGC-01-F06
"Tabla de Control de Cambios de Documentos", anexo 7, de cada documento y, en un
listado maestro llevado por el RED, respectivamente. Cuando alguna de las pginas
llega a Revisin 06, se realiza una revisin total del documento, regresando a revisin
01, todas las pginas y modificndose la revisin del documento. Caso contrario, esta
revisin general se realiza cada dos (2) aos.

6.3

Por otro lado, si los cambios en el documento controlado, implican compaginacin

diferente, se genera una nueva revisin del mismo.
Identificacin de cambios:

6.4

Los cambios realizados en los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se

identificarn en letra cursiva y subrayada.
Control de los documentos de origen externo:

7.

La responsabilidad de la identificacin y actualizacin de los documentos de origen

externo es de los dueos de proceso. En caso de existir modificaciones o
actualizaciones se comunica al RED para que se modifique la Lista Maestra de
Documentos Externos, as como la lista de distribucin y se proceda a distribuir los
documentos.
DESARROLLO

ACTIV.

RESPONSABLE

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

Elaboracin de Documentos controlados

7.1

7.2

7.3

7.4
7.5

7.6

7.7

7.8

Cuando crea conveniente elaborar un documento del SGC o modificar

uno en uso, llenar el formato "Solicitud de Elaboracin/ Modificacin
DP o personal de Documentos Controlados" P-SGC-01-F01 (ver anexo 2) y elabora
que presenta un borrador del mismo y lo presenta al RED.
documento
Nota: Cuando el solicitante de la elaboracin o modificacin del
documento no sea el mismo dueo de proceso, el solicitante, presenta
la copia no controlada con sus anotaciones y con el visto del dueo de
proceso.
RED

Revisa el formato del anexo 2 y el borrador del documento, verificando

que sea adecuado para el SGC y est conforme con lo descrito en el
Anexo 8 Codificacin de documentos, as como que se actualice la
versin del documento en caso de modificacin.

Si est conforme pasa a la actividad 7.5, de lo contrario contina con la

siguiente actividad. En caso de rechazo de la solicitud, lo consigna en
RED
el formato P-SGC-01-F01, informando al solicitante las razones del
rechazo, y archiva el registro.
DP o personal Modifica el borrador del documento de acuerdo a las observaciones del
que presenta RED del Comit de Sistema de Gestin de la Calidad, y regresa a la
documento
actividad 7.2.
Coloca su visto en cada hoja del documento de borrador en seal de
RED
verificacin, imprimiendo el documento original.

DP

Comit de
Sistema
Integrado de
Gestin

RED

Firma el casillero Elaborado por en seal de conformidad. Las firmas

autorizadas se indican en el documento Tabla de Responsabilidades
para la Documentacin del Sistema Integrado de Gestin P-SGC-01F03 (ver anexo 4). Si es un documento nuevo, se designarn las
responsabilidades correspondientes al proceso que genera el nuevo
documento.
Revisin de documentos controlados
El Comit de Sistema Integrado de Gestin, realiza la revisin y luego
designa un miembro para que firme el casillero Revisado por en seal
de conformidad. En caso est conforme, pasa a la siguiente actividad,
de lo contrario regresa a la actividad 7.4. Las firmas autorizadas se
indican en el documento Tabla de Responsabilidades para la
Documentacin del Sistema Integrado de Gestin P-SGC-01-F03 (ver
anexo 4).
Aprobacin de documentos controlados

Firma el casillero Aprobado por en seal de conformidad y coloca la

fecha de aprobacin, caso contrario, retorna a la actividad 7.4.
Control y distribucin de documentos controlados
Actualiza la Lista Maestra de Documentos P-SGC-01-F04 (ver anexo
5), codifica documentos y archiva el documento en el file Documentos
del Sistema de Gestin de la Calidad. La emisin de las copias
controladas se realiza mediante
documentos impresos los cuales se
distribuyen de acuerdo al formato Matriz de Distribucin de
Documentos Controlados P-SGC-01-F02 (ver anexo 3).

RED

Control y distribucin de documentos externos controlados

En el caso de documentos externos controlados la distribucin se
realiza utilizando el formato Distribucin de Documentos de Origen
Externo P-SGC-01-F05 (ver anexo 6).

Personal que
utilice el
documento

Copias no controladas
En caso que alguna persona externa al SGC o que no figura en la
Matriz de Distribucin de Documentos Controlados requiera copia de
algn documento, la solicitar al RED, quien decidir si acepta o no la
solicitud. De ser aceptada, se colocar en cada una de las pginas del
documento impreso el rtulo Copia no controlada; de lo contrario, le
comunicar las razones de la negativa.
Recibe el documento y devuelve, si corresponde, la versin anterior
(documento obsoleto). El personal que utilice el documento es
responsable de mantener la integridad de las copias asignadas y
entregar los documentos obsoletos.
Documentos obsoletos
Recibe los documentos obsoletos; se queda con una copia y, elimina el
resto. Rotula los documentos colocando el sello de obsoleto en la
copia, conserva las copias de las dos ltimas versiones del documento,
y las archiva en el file Documentos del Sistema de Gestin de la
Calidad obsoletos

RED

8.
8.1
8.2

REGISTROS
P-SGC-05-F01 Solicitud de Elaboracin / Modificacin de Documentos Controlados

8.4

P-SGC-05-F02 Matriz de distribucin de Documentos Controlados

P-SGC-05-F03 Tabla de Responsabilidades para la Documentacin del Sistema
Integrado de Gestin
P-SGC-05-F04 Lista Maestra de Documentos y Registros

8.5

P-SGC-05-F05 Distribucin de Documentos de Origen Externo

8.6

P-SGC-05-F06 Tabla de Control de Cambios de Documentos

9.

ANEXOS

9.1
9.2

Anexo 1: Flujograma Control de Documentos y Registros

Anexo 2: Formato Solicitud de Elaboracin / Modificacin de Documentos Controlados

9.3

Anexo 3: Formato Matriz de Distribucin de Documentos Controlados

9.4
9.5

Anexo 4: Formato Tabla de Responsabilidades para la Documentacin del Sistema

Integrado de Gestin
Anexo 5: Formato Lista Maestra de Documentos y Registros

9.6

Anexo 6: Formato Distribucin de Documentos de Origen Externo

8.3

9.7

Anexo 7: Formato Tabla de Control de Cambios de Documentos

9.8

Anexo 8: Instructivo Codificacin de documentos

Anexo N1
Flujograma de Control de Documentos y Registros

Anexo N2
Formato Solicitud de Elaboracin / Modificacin de Documentos Controlados

LOGO

Solicitud de Elaboracin /
Modificacin de Documentos
Controlados

Fecha:
Solicitado por:

Cdigo: P-SGC-01-F01
Versin: 01

Pgina 1 de 1

Firma..

Tipo de documento:
Nombre del documento:
Cdigo del documento:
(En caso de modificacin)
VB Dueo del Proceso:
Motivo de la solicitud:

Propuesta:

Solicitud:

Aceptada

Rechazada

Motivo del rechazo de la solicitud:

.
Fecha:

Responsable de la Direccin

MATRIZ DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

DESCRIPCI
N

CDIGO
REVISI

N
N COPIA

NOMBRES Y
APELLIDOS

PUEST
O

FECHA

FIRMA

Anexo N3
Formato Matriz de Distribucin de Documentos Controlados
LOGO

Matriz de Distribucin de
Documentos Controlados

Cdigo: P-SGC-01-F02
Versin: 01

Pgina 1 de 1

Anexo N4
Tabla de Responsabilidades para la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad

LOGO

Tabla de Responsabilidades para la

Documentacin del SGC

Cdigo: P-SGC-01-F03
Versin: 01

Pgina 1 de 1

Documento:

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

__________________________
____
Fecha:

Responsable de la Direccin

Anexo N5
Formato Lista Maestra de Documentos y Registros
LOGO

Lista Maestra de Documentos

Cdigo: P-SGC-01-F04
Versin: 01

Pgina 1 de 1

Origen del
documento

Cdigo

Nombre del Documento

Tipo de
documento

Revisin
vigente

(fsico, electro)

Fecha de
aprobacin

_______________________________
Fecha:

Responsable de la Direccin

Anexo N6
Formato Distribucin de Documentos de Origen Externo
LOGO

Distribucin de Documentos de
Origen Externo

Cdigo: P-SGC-01-F05
Versin: 01

Pgina 1 de 1

Destinatario
N Copia

Ttulo

Recib conforme
VB
Fecha

_______________________________
Fecha:
Responsable de la Direccin

Anexo N7
Tabla de Control de Cambios de Documentos
Cdigo: P-SGC-01-F06
Versin: 01

LOGO
Revisin
Pgina

02

Tabla de Control de Cambios

Pgina 1 de 1
de Documentos
03 04 05 06
Observaciones

Anexo N8
Codificacin de Documentos
1.

3.

OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin
de la calidad de Grupo Forte S.A.C.
ALCANCE
Este instructivo es aplicable a los manuales, procedimientos, instructivos, planes de calidad,
formatos y otros documentos del Sistema de Gestin de la calidad de Grupo Forte S.A.C.
RESPONSABLES

3.1

Responsable de la Direccin

4.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

4.1

RED:

5.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5.1

Procedimiento de Respaldo de la Informacin (P-SIS-01)

6.

DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1

Ninguna

7.

DESARROLLO

7.1

CODIFICACION

2.

Responsable de la Direccin

RESPONSABLE
7.1.1

RED

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Es responsable de asignar la codificacin a los documentos del Sistema de

Gestin de la Calidad, segn lo descrito a continuacin:

A. Manuales
M-XX
M

: Manual

XX

: Nmero Correlativo

Procedimientos
P-XXX-YY
P

: Procedimiento

XXX : Identificacin del Proceso o algn rea o unidad

SGC: Sistema de Gestin de Calidad
COM: Comercial
AG: Almacn de insumos generales
PRO: Produccin
CINT: Control Interno
APT: Almacenamiento de Productos Terminados
RRH: Recursos Humanos
LOG: Logstica
AYF: Contabilidad
MAN: Mantenimiento
SIS: Sistemas Tecnologa de la Informacin
PCP: Planeacin y Control de la Produccin
INV: Investigacin y desarrollo.
CAL: Calidad

YY: Nmero de Procedimiento correlativo, correspondiente al proceso

Ejemplo:
P-SGC-01
Procedimiento 01
Sistema de Gestin de la Calidad
Procedimiento
Instructivos de Trabajo
I-XXX-YY-ZZ
I

: Instructivo de Trabajo

XXX : Identificacin del Proceso o algn rea o unidad

YY : Identificacin del Procedimiento

ZZ

: Nmero del Instructivo correspondiente al proceso o rea o unidad

Ejemplo:
I-SGC-01-01
Instructivo 01 correspondiente al procedimiento 01 del
Sistema de Gestin de la Calidad
Procedimiento 01 del Sistema de Gestin de la Calidad.
Sistema de Gestin de la Calidad
Instructivo de Trabajo
A. Planes de Calidad
PC-XX
PC : Plan de Calidad
XX : Identificacin del Plan de calidad
Formatos
La codificacin ser la misma del procedimiento/instructivo del que se
genera, seguida del nmero de formato.
P-XXX-YY-F
Ejemplo:
P-SGC-01-F01
Calidad.

: Formato 01 del Procedimiento 01 del Sistema de Gestin de la

P-SGC-01-F01
Formato 01
Procedimiento 01
Sistema de Gestin de la Calidad
Procedimiento

I-XXX-YY-ZZ-F
I-SGC-01-01-F01: Formato 01 del Instructivo de trabajo 01 correspondiente al
procedimiento 01 del Sistema Integrado de Gestin.
I-SGC-01-01-F01
Formato 01
Instructivo 01 correspondiente al procedimiento 01 del Sistema
Integrado de Gestin
Procedimiento 01 del Sistema Integrado de Gestin
Sistema Integrado de Gestin
Instructivo de Trabajo

Cuando es aplicable, el cdigo ser indicado en la parte inferior izquierda del

formato correspondiente.

7.2

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Desarrolla el documento, segn lo descrito a continuacin:
Procedimientos e Instructivos

7.2.1

Persona
designada para
la elaboracin
de los
documentos

1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

RESPONSABLES

4.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

8.

5.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6.

DISPOSICIONES ESPECFICAS

7.

DESARROLLO

REGISTROS

ANEXOS * (ejemplo: lista de distribucin del documento,

flujograma, etc.)
(* elemento opcional)
7.3
7.3.1

Persona
designada
para la
elaboracin
de los
documentos

FORMATO DE LAS PAGINAS

Encabezado
Todos los formatos del SGC deben llevar encabezado que permita su
identificacin clara, de acuerdo con las siguientes especificaciones:
Identificacin organizacional: logotipo de GRUPO FORTE S.A.C.
Ttulo del formato.
Cdigo: Segn 7.1.1
Versin: [# #]
Fecha de vigencia: [dd-mm-aaaa]
Control de paginacin: [# de #]

LOGO

TTULO DEL
PROCEDIMIENTO/
FORMATO

Cdigo: P-SGC-F00
Versin: 00
Fecha: 00-002016
Pgina: 0 de 0

Pie de pgina
Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe
ubicar en la parte final de la primera hoja. El contenido del pie de pgina
es el siguiente:

Elaborado por:

Nombre
Cargo
Fecha
elaboracin:

Revisado por:

Nombre
Cargo
de Fecha de revisin:

Aprobado por:

Nombre
Cargo
Fecha
aprobacin:

de

a. Elaborado por: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que

realiza/modifica y responde por el contenido del documento, que
puede ser diferente a quien lo digita, el cargo y la fecha.
b. Revisado por: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que
revisa el contenido y aplicacin del documento, de igual manera se
incluye el cargo y la fecha.
c. Aprobado por: Registra el nombre y/o dependencia de la persona cuya
jerarqua en el proceso o en la Universidad, lo faculta para aprobar el
contenido del documento.
8.

REGISTROS

8.1

Solicitud de Elaboracin / Modificacin de Documentos Controlados (P-SGC-01-F01)

9.

ANEXOS
NO APLICA