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escritrio de
cobrana
EMPREENDEDORISMO
Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Diretor-Presidente
Diretora Tcnica
Mirela Malvestiti
Coordenao
Autor
Roberto Chamoun
Projeto Grfico
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Sumrio
1. Apresentao ........................................................................................................................................
2. Mercado ................................................................................................................................................
3. Localizao ...........................................................................................................................................
5. Estrutura ...............................................................................................................................................
6. Pessoal .................................................................................................................................................
7. Equipamentos .......................................................................................................................................
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Saiba como estruturar um negcio para ajudar os clientes nos seus recebimentos
financeiros, diminuindo os riscos de inadimplncia e os processos judiciais.
Apresentao / Apresentao
1. Apresentao
Aviso: Antes de conhecer este negcio, vale ressaltar que os tpicos a seguir no
fazem parte de um Plano de Negcio e sim do perfil do ambiente no qual o
empreendedor ir vislumbrar uma oportunidade de negcio como a descrita a seguir. O
objetivo de todos os tpicos a seguir desmistificar e dar uma viso geral de como um
negcio se posiciona no mercado. Quais as variveis que mais afetam este tipo de
negcio? Como se comportam essas variveis de mercado? Como levantar as
informaes necessrias para se tomar a iniciativa de empreender
Esse segmento de negcio considerado como uma atividade empresarial no muito
simptica, mas que proporciona o retorno de crditos, considerando-se que a
conseqncia natural de toda venda a cobrana, o que nem sempre ocorre de forma
natural. Nesta atividade, o empreendedor no assume o prejuzo pelo insucesso, caso
o devedor no pague sua dvida, ou seja, o proprietrio do escritrio receber os
honorrios das atividades de cobrana, mesmo no havendo o pagamento, desde que
todos os procedimentos sejam devidamente executados. Entretanto, a credibilidade e o
sucesso financeiro do empreendimento dependem fortemente da realizao da
cobrana, ou da renegociao das dvidas em atraso. Em momentos de crescimento
econmico e ampliao dos negcios nos diversos setores da economia, os escritrios
de cobrana passam a ser uma alternativa importante a ser considerada por empresas
de diferentes portes e segmentos empresariais na recuperao de dividas vencidas e
no pagas. A realizao de cobrana de dbitos, por pessoas fsicas ou empresas
bastante antiga, talvez iniciando-se junto com a humanidade. Antigamente a forma de
cobrana era bastante agressiva e at mesmo truculenta, pois o credor exigia o
pagamento por parte do devedor, a qualquer custo. O segmento de escritrio de
cobrana bastante promissor, principalmente pela realidade econmica estvel que o
Brasil est vivenciando. Essa estabilidade econmica possibilita a ampliao do
crdito. E sabe-se que de todo o crdito liberado em financiamentos e emprstimos
uma parte considervel ir se torna inadimplente, nem que seja por perodo curto.
Ressalte-se que o escritrio de cobrana para ter sucesso ir depender amplamente
do conhecimento do empreendedor sobre o segmento, aliado a uma estrutura
operacional funcional, com funcionrios interativos, que consigam ser receptivos e
acima de tudo proativos. Por ser um segmento de fcil adaptao, consegue-se inserir
esse tipo de empresa nos diversos setores produtivos, ou seja, comrcio, indstria e
prestao de servios, o que possibilita, ento, uma amplitude de atuao. Diante
disto, existe espao no mercado para o ingresso de novos empreendedores, com boas
possibilidades de sucesso.
2. Mercado
3. Localizao
A localizao de um escritrio de cobrana fator muito importante para o negcio e
deve estar alinhada com a estratgia, levando-se em considerao o perfil da clientela.
Especialistas no assunto avaliam que a escolha do ponto adequado responde por at
25% do sucesso do empreendimento. Os principais pontos a considerar so: O preo
do aluguel; A compatibilidade entre o pblico-alvo e o padro de servio a ser
prestado, ou seja, quanto maior a renda maior deve ser a sofisticao e quanto menor
renda, menor o preo; Visibilidade: deve favorecer ao cliente que se relaciona com a
empresa, possibilitando fcil identificao do local; Conforto: se h necessidade de ir
de carro, h que ter estacionamento; se a expectativa de haver picos de demanda
(caso tpico de estabelecimentos para atender clientela mais sofisticada,
principalmente nos sbados), o ambiente da loja e da vizinhana devem ser
agradveis. Um escritrio de cobrana deve localizar-se em bairro de grande
concentrao de pessoas ou na regio central, favorecendo o acesso das pessoas
com processos de cobrana. Os clientes do escritrio sero as empresas que utilizaro
os servios especializados, e assim sendo, uma localizao central favorecer,
tambm, os contatos com a clientela potencial. muito importante estar prximo de
pontos de transporte urbano, como: metr, nibus e trens. Deve-se dar ateno
5. Estrutura
A estrutura bsica de um escritrio de cobrana bastante simples e pode ser formada
por trs reas internas denominadas de: Atendimento e rea Operacional, rea de
Telecobrana e Escritrio da Administrao. Essas reas internas podem ser descritas
da seguinte forma. Atendimento e rea Operacional onde ocorre o primeiro contato
do cliente com os assistentes de cobrana divididos por especializao. Pode-se
formar duas ilhas de atendimento, sendo: 1) Cobrana e Negociao Administrativa; 2)
Cobrana Judicial. A ilha de cobrana judicial contar com atendimento de advogado
e/ou estagirio de direito. importante que um atendente realize triagem prvia para
encaminhar as pessoas aos servios de atendimento, fazendo a abordagem do cliente
imediatamente ao ingressar no ambiente, para ser direcionado para a ilha de
atendimento correspondente s suas necessidades. Nesse espao, em localizao
estratgica, com visibilidade de todos os ambientes, deve ficar o supervisor de
cobrana ou o empreendedor, caso exera o papel de gerente de cobrana. O
ambiente deve ser funcional e ter boa sinalizao interna. Deve proporcionar
comodidade e bem-estar. rea de Telecobrana - responsvel pelos contatos com
os devedores constantes das listas encaminhadas pelas empresas parceiras. Esses
operadores notificam os devedores e os convidam a comparecer na empresa de
cobrana para regularizarem suas pendncias. Os operadores de telecobrana devem
estar localizados em rea separada do ambiente operacional e de atendimento, sem
contato com a clientela. O espao pode ser dotado de bancadas de trabalho
individuais, com divisrias baixas isolando cada operador, proporcionando, assim,
condies ideais para os contatos telefnicos. Escritrio da Administrao Espao
destinado s atividades de prospeco de novos clientes e gesto das contas de
6. Pessoal
A quantidade de profissionais est relacionada ao porte do empreendimento. Para um
escritrio de cobrana de pequeno porte pode-se comear com 08 (oito) empregados,
distribudos da seguinte forma: - 03 assistentes de cobrana; - 02 operadores de tele
cobrana; - 01 advogado; - 01 auxiliar de escritrio; - 01 auxiliar de servios gerais. Os
colaboradores devem ter as seguintes competncias, que devem ser norteadoras do
processo de seleo e contratao: - Assistente de cobrana: Deve ser um
profissional-chave na empresa, pois a ele caber o primeiro contato com os clientes
para levantamento das necessidades, identificao do servio a ser realizado e
atendimento demanda do cliente. Esse profissional deve ter bom conhecimento da
atividade, facilidade de comunicao, boa postura pessoal, ser capaz de dispensar
atendimento de excelncia ao cliente, gerar confiana e conduzir o processo de
cobrana e/ou negociao. - Advogado: Ser responsvel pelo processo de cobrana
judicial. Deve ser capaz de produzir pareceres e documentos com bom embasamento
jurdico, alm de ter capacidade de persuaso, boa comunicao, habilidade de
negociao e capacidade para produzir acordos. - Operador de telecobrana:
responsvel pelo contato telefnico com os devedores. Deve possuir habilidades de
comunicao, boa argumentao, clareza nas informaes, noes de postura de
acordo com o Cdigo de Defesa do Consumidor, alm de tratar as pessoas com
respeito e considerao. - Auxiliar de escritrio: Deve ser capaz de realizar as
atividades bsicas relacionadas a registros sobre o relacionamento com clientes,
parceiros, fornecedores e colaboradores, manter controles financeiros e bancrios,
operando sistemas tecnolgicos apropriados para esse fim, alm de demonstrar
habilidade de relacionamento interpessoal e comprometimento com a qualidade dos
servios prestados pela empresa. - Auxiliar de servios gerais: Deve manter o
ambiente limpo e organizado, alm de demonstrar interesse e comprometimento com a
qualidade dos servios prestados. Para ampliao do negcio outros profissionais
podem ser contratados tanto em termos de quantidade quanto de especializao, em
funo do tipo de servios adicionais que se pretenda oferecer. Inicialmente, o papel
do gerente de cobrana poder ser executado pelo empreendedor, mas em caso de
expanso das atividades haver ainda a necessidade de contratao de um supervisor
de cobrana, ou at de um gerente de cobrana. O atendimento personalizado e
qualificado um item que merece a maior ateno do empresrio, visando
manuteno e fidelizao das empresas clientes. Investir constantemente no
aperfeioamento dos colaboradores atravs de cursos, palestras, workshops que so
7. Equipamentos
A definio do porte do empreendimento e do pblico-alvo fundamental para a
aquisio dos equipamentos. A seguir apresenta-se um conjunto de equipamentos,
mveis e mquinas para um negcio de pequeno porte. Mobilirio e equipamentos
para a rea administrativa: - cadeiras 6 R$ 600,00; - armrio 2 R$ 1.350,00; impressora 1 R$ 500,00; - mesas 2 R$ 900,00; - microcomputador completo 2 R$
2.600,00; - telefone 2 R$ 240,00; Total R$ 6.190,00. Mobilirio e equipamentos para
rea operacional: - microcomputador completo 05 R$ 6.000,00; - impressora
multifuncional 1 R$ 329,00; - impressora laser em rede 1 R$ 529,00; - aparelho de
fax 1 R$ 339,00; - conjunto de baias para atendimento com 4 lugares 1 R$
4.000,00; - telefone com head set 6 R$ 600,00; - mesas 3 R$ 1.590,00; - cadeiras
de espera 6 R$ 900,00; - armrio para o escritrio 3 R$ 1.200,00; - armrios para
arquivo 6 R$ 2.700,00; - calculadora HP 12C 6 R$ 1.800,00; - mquina ECF 1- R$
1.250,00; - balco de atendimento 1 R$ 1.455,00; Total dos mveis e equipamentos:
R$ 22.692,00.
8. Matria Prima/Mercadoria
A gesto de estoques no varejo a procura do constante equilbrio entre a oferta e a
demanda. Este equilbrio deve ser sistematicamente aferido atravs de, entre outros,
os seguintes trs importantes indicadores de desempenho:
Giro dos estoques: o giro dos estoques um indicador do nmero de vezes em que o
capital investido em estoques recuperado atravs das vendas. Usualmente medido
em base anual e tem a caracterstica de representar o que aconteceu no passado.
Obs.: Quanto maior for a freqncia de entregas dos fornecedores, logicamente em
menores lotes, maior ser o ndice de giro dos estoques, tambm chamado de ndice
de rotao de estoques. Cobertura dos estoques: o ndice de cobertura dos estoques
a indicao do perodo de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue
cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nvel de servio ao cliente: o
indicador de nvel de servio ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega,
10. Automao
12. Investimento
Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar e viabilizar o negcio
at o momento de sua auto-sustentao. Pode ser caracterizado como: - investimento
fixo compreende o capital empregado na compra de imveis, equipamentos, mveis,
utenslios, instalaes, reformas etc.; - investimentos pr-operacionais so todos os
14. Custos
So todos os gastos realizados na produo de um bem ou servio e que sero
incorporados posteriormente ao preo dos produtos ou servios prestados, como:
aluguel, gua, luz, salrios, honorrios profissionais, despesas de vendas e insumos
consumidos no processo de estoque e comercializao. O cuidado na administrao e
reduo de todos os custos envolvidos na compra, produo e venda de produtos ou
servios que compem o negcio, indica que o empreendedor poder ter sucesso ou
insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a reduo de
desperdcios, a compra pelo melhor preo e o controle de todas as despesas internas.
Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negcio.
Abaixo apresentamos uma estimativa de custos fixos mensais tpicos de um escritrio
de cobrana: 1. gua, luz, telefone, internet R$ 960,00; 2. salrios, comisses e
encargos R$ 16.679,90; 3. taxas, contribuies e despesas afins R$ 460,00; 4.
transporte R$ 1.130,00; 5. refeies R$ 1.220,00; 6. seguros R$ 460,00; 7.
assessoria contbil R$ 600,00; 8. segurana R$ 800,00; 9. limpeza, higiene e
manuteno R$ 240,00. Fonte: Conveno Coletiva de Trabalho 2010-2011.
Sindicato dos Empregados de Agentes Autnomos do Comrcio em Empresas de
Assessoramento, Percias, Informaes e Pesquisas e Empresas de Servios
Contbeis de Sorocaba e Regio.
16. Divulgao
Os meios para divulgao de um escritrio de cobrana variam de acordo com o porte
e o pblico-alvo escolhido. Uma forma de divulgao a aquisio de espao
publicitrio em jornais e revistas especializados, j que o marketing para este
segmento de negcio deve ser direcionado. A divulgao atravs de site na internet
deve ser considerada, pois o acesso de pessoas rede cresce permanentemente e
em larga escala. Ressalte-se que esse canal apresenta custo relativamente baixo e
com forte e crescente apelo popular. fundamental adicion-lo em diretrios
especializados para empresas e motores de busca de incluso manual como Google
Adwords, Ask, Yahoo Search Marketing, Microsoft Digital Advertising Solutions, Hot
Words, dentre outros. Na medida do interesse e das possibilidades, podero ser
utilizados anncios em jornais de grande circulao e revistas especializadas. Se for
de interesse do empreendedor, um profissional de marketing e comunicao poder
ser contratado para desenvolver campanha especfica.
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I) Sem empregado
5% do salrio mnimo vigente - a ttulo de contribuio previdenciria do
empreendedor;
R$ 5,00 a ttulo de ISS - Imposto sobre servio de qualquer natureza.
II) Com um empregado: (o MEI poder ter um empregado, desde que o salrio seja de
um salrio mnimo ou piso da categoria)
Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI ter seu
empreendimento includo no sistema SIMPLES NACIONAL.
Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opo pelo SIMPLES Nacional sempre
ser muito vantajosa sob o aspecto tributrio, bem como nas facilidades de abertura do
estabelecimento e para cumprimento das obrigaes acessrias.
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18. Eventos
Congresso Consumidor Moderno de Crdito, Cobrana e Meios de Pagamento CCMCC Evento: anual Local: So Paulo - SP www.cmcc.com.br Congresso Nacional
de Recuperao de Crdito Evento: anual Local: So Paulo - SP
http://www.aserc.org.br/redirect_inscricao.aspx
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ABNT NBR 5410:2004 Verso Corrigida: 2008 - Instalaes eltricas de baixa tenso.
Esta Norma estabelece as condies a que devem satisfazer as instalaes eltricas
de baixa tenso, a fim de garantir a segurana de pessoas e animais, o funcionamento
adequado da instalao e a conservao dos bens.
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21. Glossrio
Ao de execuo: visa satisfazer uma obrigao, cujo adimplemento no tenha sido
atingido. Podendo decorrer esta obrigao de ttulo extrajudicial (cheque, nota
promissria, entre outras) ou de ttulo judicial (sentena condenatria). Busca,
portanto, fazer com que o devedor cumpra determinada obrigao atravs de atos
coativos que incidiro sobre seu patrimnio ou at mesmo sobre sua pessoa. Ao de
cobrana: aquela que o credor promove contra o devedor, objetivando reaver seu
crdito, chamando a juzo, para que pague a obrigao que pode ser decorrente de
contrato, documento assinado, ou qualquer outro compromisso assumido. Aes
monitrias: quando o credor tem prova escrita do dbito, mas no suficiente para
entrar com ao de execuo. Acionamento: promover ao. Border: documento
onde so relacionados os cheques pr-datados, ou ttulos de cobrana enviados para
bancos; Conjuntura: circunstncias, oportunidades. Cobrana judicial: quando a
cobrana do dbito realizada atravs da propositura de uma ao judicial. Cobrana
negocial ou extrajudicial: feito ou obtido sem a interveno da justia, atravs de
acordo administrativo realizado com o devedor. Propositura: ato ou efeito de propor
uma ao na esfera judicial. Telecobrana: cobrana realizada atravs de contato
telefnico. Vigente: que est em vigor, que tem valor legal.
Seo 1: Geral.
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23. Caractersticas
O empreendedor envolvido com atividades relacionadas ao escritrio de cobrana
precisa adequar-se a um perfil que o mantenha na vanguarda do setor. aconselhvel
uma auto-anlise para verificar qual a situao do futuro empreendedor frente a esse
conjunto de caractersticas e identificar oportunidades de desenvolvimento. A seguir,
algumas caractersticas desejveis ao empresrio desse ramo. - Ter paixo pela
atividade e conhecer bem o ramo de negcio; - Pesquisar e observar
permanentemente o mercado onde est instalado, promovendo ajustes e adaptaes
no negcio; - Ter conhecimento especfico sobre cobrana de inadimplentes e suas
diversas formas legais permitidas e aceitas pelos rgos protetores do consumidor; Possuir habilidade na arte de negociar, j que a negociao o principal ponto de
sucesso de um escritrio de cobrana; - Estar amparado nas inovaes de mercado,
ser capaz de elaborar e at mesmo alterar o vis de sua empresa na busca de atingir o
que as empresas e empresrios esperam de um escritrio de cobrana que o maior
volume de recuperao de crditos de seus inadimplentes; - Acompanhar o
desempenho dos concorrentes; - Saber administrar todas as reas internas da
empresa; - Saber negociar, vender benefcios e manter clientes satisfeitos; - Ter viso
clara de onde quer chegar; - Planejar e acompanhar o desempenho da empresa; - Ser
persistentes e no desistir dos seus objetivos; - Manter o foco definido para a atividade
empresarial; - Ter coragem para assumir riscos calculados; - Estar sempre disposto a
inovar e promover mudanas; - Ter grande capacidade para perceber novas
oportunidades e agir rapidamente para aproveit-las; - Ter habilidade para liderar a
equipe de profissionais da empresa de escritrio de cobrana; - Capacidade de treinar,
orientar, motivar e premiar sua equipe.
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25. URL
http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-umescrit%C3%B3rio-de-cobran%C3%A7a
24. Bibliografia
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