A comunicao interpessoal como agente de mudana

Rodolpho Weishaupt Ruiz

Doutorando em Comunicao Empresarial. Professor na UMESP Universidade Metodista de So Paulo e na ESPM Business School.
Especialista em reestruturao empresarial, atua como consultor em
estratgia. No momento, exerce as funes de assessor de planejamento
estratgico no IMS - Instituto Metodista de Ensino.
Em muitos projetos de consultoria que realizei cada vez mais tenho notado que
a comunicao frente a frente entre as pessoas tem agido com muito mais
eficincia do que os modelos tradicionais de comunicao, que so
ferramentas teis para a disseminao das informaes gerais sobre o projeto.
Isso se d, pois todo projeto de reestruturao organizacional complexo e
delicado ao mesmo tempo.
Estamos nesse tipo de projeto, redesenhando os processos internos da
organizao, alterando o modelo mental por parte das pessoas de como as
coisas vinham sendo feitas, alm de fazermos alteraes na pirmide do poder
da empresa. Tarefa nada fcil para o gerente do projeto que se utiliza dos
house organs da organizao. Por meio desses veculos comunicacionais
que se pretende dar o foco, a velocidade, os objetivos do projeto entre outras
coisas, para que se possa disseminar as informaes que so teis do projeto
para a organizao.
Porm, ao estarmos em uma reunio para decidirmos a realizao de uma
tarefa especfica qual no a surpresa que as pessoas no esto
suficientemente informadas sobre o que se est acontecendo. Porque isso
ocorre se nos utilizamos do jornal mural, de folhetos grampeados junto ao
holerite, emails, boletins digitais, links no site da organizao e at
jornalzinhos? Como parte de um projeto, alm da discusso de suas fases,
objetivos e mtricas existe toda uma estratgia de comunicao. Dentro dessa
estratgia utiliza-se, at para reduzir custos, dos atuais veculos de
comunicao que se dispe dentro da organizao.
Procura-se adaptar a linguagem do projeto com seus termos tcnicos
realidade dos empregados utilizando-se de expresses que possam trazer
esclarecimento e amplo entendimento sobre o que se espera da organizao
frente ao projeto de reestruturao organizacional.
O que se busca a trade do envolvimento, do comprometimento e da
cumplicidade dos empregados diante dos desafios que um projeto amplo de
reestruturao organizacional impe - pois sem as informaes que esto
tcitas e que precisam ser explicitas durante todo o projeto -, fazendo com que
a organizao no fique mais refm de informaes que esto na memria dos
funcionrios e sim que os processos ao serem revistos possam refletir como a
organizao est desenhada e que os novos documentos escritos possam
refletir os processos futuros com seus indicadores que levem toda a
organizao a um novo patamar de excelncia.

Tenho percebido que todo esse processo comunicacional funciona em parte, ou

seja, cria nas pessoas uma certa expectativa do que esta por vir, porem no as
integra totalmente aos desafios. Nas reunies presenciais que se acaba por
perceber o quanto de duvidas, o quanto de descrena, o quanto de
desconfiana existe diante do novo que est por vir. E para reverter essa
situao nada como estar frente a frente com as pessoas. Porem o melhor
resultado obtido estando frente a frente e uma a uma. O trabalho pode ser
difcil e demorado, porem o resultado para mais adiante no projeto compensa.
Na realidade o que se pretende que haja uma maior interao entre as
pessoas chave da organizao para que elas faam o mesmo com seus
subordinados e assim todos, numa conversa um a um possam ter o
entendimento de todo o processo. Entendo que assim, todos os house organs,
servem como apoiador a esse processo e no como sendo uma ferramenta
nica para realizar todo o processo comunicacional.
As pessoas precisam de estimulo, querem ser ouvidas e desejam contribuir.
Como conseguir isso sem estar frente a frente com elas? As reunies com os
grupos de trabalho servem como instrumento balizador desse processo
comunicacional, porem a melhor reunio aquela que comea quando a
reunio oficial acaba. Trocar impresses com o lder do grupo, ouvi-lo de como
ele e o seu grupo esto se sentindo diante dos desafios, promover o sentido de
incluso no processo e a importncia que todos tem nesse processo s pode
ocorrer numa relao interpessoal.
nesse espao de tempo que se busca o comprometimento, se observa s
falhas e se mostra claramente o que se espera de cada um. o momento
quando as pessoas podem se abrir com o gerente do projeto e expor suas
desconfianas, pois entendemos aqui que, esse gerente do projeto tem a
aceitao de todos e goza de bom trnsito entre os demais. nesse espao
que h o repartir de expectativas e de ajustes para atingir um amplo
entendimento.
Entende-se que dinheiro, tempo e todos os recursos materiais so fatores dos
quais dependem os projetos para sua viabilidade. O gerente do projeto pode
at ter domnio sobre esses fatores, mas h de se ter domnio sim sobre o
processo comunicacional para que no haja deslizes. H necessidade de
influenciar as pessoas que comandam o projeto por meio de seus grupos de
trabalho para que agreguem valor com um mnimo de interferncia negativa.
O importante aqui que haja atratividade entre as partes envolvidas nesse
processo comunicacional para que se estabelea a comunicao e que essas
partes busquem juntas o melhor meio de compreenso das expectativas. Com
isso possvel prever falhas, preparar melhor as fases seguintes, ter melhor
movimentao dos grupos de trabalho e fazer as coisas acontecerem.
O sucesso de projetos de reestruturao organizacional depender
necessariamente desse relacionamento interpessoal cabendo ao gerente de
projeto promove-lo junto aos seus lideres dos grupos de trabalho, identificando
os fatores sobre os quais ele no tem domnio, para que possa ao analisar as

possibilidades, influenci-los a seu favor para prevenir possveis alteraes de

rota buscando assim a integrao das pessoas ao projeto.