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AUTOMATIZACIN
APLICACIONES CON MACROS
DE
GUA DIDCTICA
Descripcin
En muchos casos dentro de una organizacin la informacin que se maneja
es extensa y aplicando Excel podemos ir usando frmulas y automatizando
procesos, pero cada vez las cosas pueden ir incrementndose y un archivo llega
hacer tan extenso que es muy probable que no recordemos lo que hicimos y esto
lleve a perdernos dentro de nuestras mismas frmulas.
En esta sesin hars uso de herramientas que te permitan gestionar
eficientemente los datos e informacin que se generan en una organizacin, lo cual
te facilitar las consultas, el anlisis y la generacin de resumen especficos para la
toma de decisiones. Tambin hars uso de herramientas que te permitan rastrear
las relaciones existentes entre celdas y frmulas incluyendo posibles errores que se
puedan generar, as como automatizar tareas con uso de las macros.
Capacidad
El participante al final de esta sesin, estar en capacidad de resumir informacin,
evaluar frmulas y automatizar aplicaciones con Macros.
Actividad
Evaluacin
En esta sesin Ud. ser evaluado en:
1. Genera resmenes e informes con grandes cantidades de datos y obteniendo
indicadores haciendo uso de funciones de base de datos
2. Usa la Auditora de frmulas para rastrear y analizar posibles errores.
3. Genera macros que permitan un registro dinmico de datos de una hoja a otra.
.
criterios: es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.
Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan
la misma estructura: Funcin BD(base_de_datos, campo, criterios).
1
BDCONTAR
BDCONTARA
BDMAX
BDMIN
BDPRODUCTO
BDPROMEDIO
BDSUMA
BDEXTRAER
BDVAR
10
BDVARP
11
BDDESVEST
12
BDDESVESTP
NO OLVIDAR!:
Todas las funciones de base de datos estn agrupadas en la categora BASE DE
DATOS en Microsoft Excel 2013.
Ejercicio 01:
Empleando la Base de datos de Productos (mostrada a continuacin), genere un
resumen que permita obtener el precio mximo, mnimo, promedio y total de la
marca SONY y adems que nos diga cuantos productos de dicha marca existen en
la Base de Datos.
Solucin:
1.
2.
3.
En la Hoja 2:
a)
b)
4.
5.
c
e
Ejercicio 02:
Se tiene una base de datos de trabajadores de una empresa y se pide crear un
resumen en el cual se permita extraer el tiempo de servicio de la secretaria cuyo
nombre es Pilar Osorio, contar la cantidad de secretarias inscritas en AFP Prima y
contar la cantidad de auxiliares con hijos.
Solucin:
1. En la Hoja 1, ingrese los datos de los trabajadores de la empresa (ver cuadro
anterior).
2. Seleccione el rango A2:G20, asgnele el nombre TRABAJADORES.
3. En la Hoja 2, cree el resumen (incluye celdas de criterio) e ingrese los criterios
tal como se muestra en las siguientes tablas:
4.
b)
c)
Donde:
Rastrear precedentes: Muestras flechas que indican las celdas que afectan al
valor de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear
dependientes.
Ejercicio:
Teniendo el siguiente cuadro de datos, se pide aplicar una auditora a las frmulas
utilizadas.
1.
b.
Observemos el resultado.
Seala las celdas que preceden
al resultado de Descuentos.
% Dsctos (celda C3)
S-Bruto (celda F6)
c.
d.
Hasta obtener el
resultado.
e.
10
Macro
Una macro es un programa que ejecuta una serie de comandos para automatizar
tareas repetidas con frecuencia. Cada macro se identifica por un nombre nico en
el libro. Puede grabar una secuencia de acciones y luego realizar estas tareas con
el nombre de la macro o una tecla de acceso directo asignado a la macro. Los
comandos de la macro grabada se convierten en cdigo de programacin que se
pueden editar si es necesario.
Ejemplo Cdigo Macro:
11
podemos
modificar
posteriormente
si
tenemos
conocimientos
de
programacin.
el
Nombre de
(no
est
la
permitido
nombre
de
la
macro,
12
Ejercicio:
Tenemos una Base de Datos de Clientes, se desea crear filtros que permitan
consultar datos por zona, por categora, por cargo de contacto y por pas, usando el
archivo Clientes.xlsx.
Solucin:
1.
En el archivo Clientes.xlsx:
Asigne los siguientes rangos de criterios con sus respectivos nombres de
rangos:
a)
b)
c)
d)
13
a)
b)
2.
b)
3.
Despus de dar clic en Aceptar, filtraremos los datos en base a la zona Sur.
14
4.
Y
por ltimo detendremos la grabacin de la macro, en la ficha Desarrollador,
grupo Cdigo haga clic en Detener grabacin.
6.
15
16
2.
3.
4.
IMPORTANTE!
17