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AUTOMATIZACIN
APLICACIONES CON MACROS

Aplicacin de funciones de base de datos


Aplicacin de auditora de frmulas
Trabajos con macros

DE

GUA DIDCTICA
Descripcin
En muchos casos dentro de una organizacin la informacin que se maneja
es extensa y aplicando Excel podemos ir usando frmulas y automatizando
procesos, pero cada vez las cosas pueden ir incrementndose y un archivo llega
hacer tan extenso que es muy probable que no recordemos lo que hicimos y esto
lleve a perdernos dentro de nuestras mismas frmulas.
En esta sesin hars uso de herramientas que te permitan gestionar
eficientemente los datos e informacin que se generan en una organizacin, lo cual
te facilitar las consultas, el anlisis y la generacin de resumen especficos para la
toma de decisiones. Tambin hars uso de herramientas que te permitan rastrear
las relaciones existentes entre celdas y frmulas incluyendo posibles errores que se
puedan generar, as como automatizar tareas con uso de las macros.

Capacidad
El participante al final de esta sesin, estar en capacidad de resumir informacin,
evaluar frmulas y automatizar aplicaciones con Macros.

Actividad

Obtiene indicadores, creando las condiciones y realizando las operaciones en


funcin a la base de datos.

Usa auditora de frmulas para comprobar, rastrear datos vinculados y


solucionar los posibles errores.

Desarrolla macros para automatizar un proceso de registro de datos de una


hoja a otra.

Evaluacin
En esta sesin Ud. ser evaluado en:
1. Genera resmenes e informes con grandes cantidades de datos y obteniendo
indicadores haciendo uso de funciones de base de datos
2. Usa la Auditora de frmulas para rastrear y analizar posibles errores.
3. Genera macros que permitan un registro dinmico de datos de una hoja a otra.
.

Aplicacin de funciones de base de datos

Funciones de base de datos


Si va a manejar informacin en Excel como base de datos, es sumamente
importante que desde el principio piense qu informacin debe contener, de tal
manera que se facilite el obtener informacin de ella por cualquier mtodo posible.
Las funciones de base de datos son aquellas que permiten analizar y realizar
clculos en base a listas. En Excel "lista" es una tabla de datos que en su primera
fila tiene encabezamientos.
Las funciones de base de datos comienzan todas con BD y tienen una sintaxis en
comn:
= Nombre_Funcin_Base_datos (base_de_datos, campo, criterios)
Donde:

base_de_datos: es la tabla/lista que contiene los datos.

campo: es la columna sobre cuyos datos queremos realizar el clculo.

criterios: es el rango que contiene los criterios para filtrar la base de datos.

Estas son las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas guardan
la misma estructura: Funcin BD(base_de_datos, campo, criterios).
1

BDCONTAR

Cuenta las celdas que contienen un nmero.

BDCONTARA

Cuenta las celdas que contienen un valor.

BDMAX

Obtiene el valor mximo.

BDMIN

Obtiene el valor mnimo.

BDPRODUCTO

Obtiene el producto de los valores indicados.

BDPROMEDIO

Obtiene el promedio de los valores indicados.

BDSUMA

Obtiene la suma de los valores indicados.

BDEXTRAER

BDVAR

Calcula la varianza sobre una muestra de valores.

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BDVARP

Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo.

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BDDESVEST

Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores.

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BDDESVESTP

Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo.

Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de


seleccin.

NO OLVIDAR!:
Todas las funciones de base de datos estn agrupadas en la categora BASE DE
DATOS en Microsoft Excel 2013.

Ejercicio 01:
Empleando la Base de datos de Productos (mostrada a continuacin), genere un
resumen que permita obtener el precio mximo, mnimo, promedio y total de la
marca SONY y adems que nos diga cuantos productos de dicha marca existen en
la Base de Datos.

Solucin:
1.

En la Hoja 1, tener creada la base de datos Productos. Use el rango A6:E29

2.

Asignar un nombre al rango de la base de datos, seleccionar desde la celda


A6:E29, le colocaremos de nombre DATOS (use el cuadro de nombres).

3.

En la Hoja 2:

a)

Crearemos los cuadros resmenes necesarios para obtener la informacin


requerida. Ver imagen siguiente

b)

En la celda D2 y D3 debe crear las celdas de criterios necesarias para


usar las funciones de base de datos.

4.

En la celda D3, escriba el criterio de la marca a considerar. Ejemplo: SONY

5.

Ahora se ingresarn las funciones de base de datos necesarias para obtener


los cuatro parmetros necesarios para el resumen que se solicita.
a) En la celda B8, digita lo siguiente: =BDMAX(DATOS,5,D2:D3)
b) En la celda C8, digita lo siguiente: =BDMIN(DATOS,5,D2:D3)
c) En la celda D8, digita lo siguiente: =BDPROMEDIO(DATOS,5,D2:D3)
d) En la celda E8, digita lo siguiente: =BDSUMA(DATOS,5,D2:D3)
e) En la celda E11, digita lo siguiente: =BDCONTARA(DATOS,5,D2:D3)

c
e

Ejercicio 02:
Se tiene una base de datos de trabajadores de una empresa y se pide crear un
resumen en el cual se permita extraer el tiempo de servicio de la secretaria cuyo
nombre es Pilar Osorio, contar la cantidad de secretarias inscritas en AFP Prima y
contar la cantidad de auxiliares con hijos.

Solucin:
1. En la Hoja 1, ingrese los datos de los trabajadores de la empresa (ver cuadro
anterior).
2. Seleccione el rango A2:G20, asgnele el nombre TRABAJADORES.
3. En la Hoja 2, cree el resumen (incluye celdas de criterio) e ingrese los criterios
tal como se muestra en las siguientes tablas:

4.

Ahora se ingresarn las funciones de base de datos necesarias para obtener


los cuatro parmetros necesarios para el resumen que se solicita.
a)

En la celda D4, digita: =BDEXTRAER(TRABAJADORES,7,B3:B4).


Colocamos colocar 7, por ser el nmero del campo en la base de datos
Trabajadores, del campo donde se har el reporte. Ejemplo: Tiempo de
Servicio.

b)

En la celda D8, digite: =BDCONTARA(TRABAJADORES,3,B7:C8)

c)

En la celda D12, digite: =BDCONTARA(TRABAJADORES,3,B11:C12)

5. Obtendrs el siguiente resultado:

Aplicacin de Auditora de Frmulas


El uso de archivos con frmulas complejas muchas veces nos lleva a encontrar el
origen de un posible error y esto puede resultar muy complicado cuando al frmula
usa celdas precedentes o dependientes.
Excel dispone de una herramienta que permite evaluar frmulas y rastrear posibles
errores. Si tenemos que trabajar con archivos complejos en el uso de frmulas se
vuelve una herramienta de mucha importancia.

Donde:

Rastrear precedentes: Muestras flechas que indican las celdas que afectan al
valor de la celda seleccionada actualmente.

Rastrear dependientes: Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas


por el valor de la celda seleccionada actualmente.

Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o rastrear
dependientes.

Mostrar frmulas: Muestra la frmula en cada celda en lugar del valor


resultante.

Comprobacin de errores: Busca y rastrea errores comunes en frmulas.

Evaluar frmula: Muestra el cuadro de dilogo Evaluar frmula para depurar


una frmula evaluando cada parte individualmente.

Ventana de Inspeccin: Supervisa los valores de determinadas celdas al


mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en
una ventana separada que se mantiene visible, independientemente del rea
que se muestre del libro.

Ejercicio:
Teniendo el siguiente cuadro de datos, se pide aplicar una auditora a las frmulas
utilizadas.

1.

Usar Auditora de frmulas, para rastrear precedentes y dependientes de


los descuentos, se realiza lo siguiente:
Solucin:
a.

Seleccionamos la celda G6, en la ficha Frmulas, grupo Auditora de


frmulas damos clic en Rastrear precedentes.

b.

Observemos el resultado.
Seala las celdas que preceden
al resultado de Descuentos.
% Dsctos (celda C3)
S-Bruto (celda F6)

c.

Apliquemos en la misma celda la opcin Rastrear dependientes y


observemos el resultado.

Ubicados en la misma celda G6, haga clic en el botn Rastrear


dependientes

Seala las celdas afectadas


por el valor de la celda G6.

d.

Podemos usar la opcin Evaluar frmula, mostrando la frmula y los


resultados que se irn obteniendo.

Podemos evaluar y nos ir indicando


los datos referidos a las celdas.

Hasta obtener el
resultado.

e.

Podemos usar Ventana de inspeccin para supervisar y ver los valores


obtenidos.

Ahora, si cambiamos el dato en la celda C3 y colocamos 15%, observemos el


resultado en la Ventana de Inspeccin.

Trabajo con Macros


Mientras se trabaja con hojas de clculo de Excel, es posible que las tareas que
lleva a cabo habitualmente se realicen de una forma ms productiva. Las macros se
pueden desarrollar para automatizar las tareas repetitivas.
Usted puede tener muchas hojas de clculo que contienen datos similares. Por
ejemplo, es posible que los informes de ventas por cada mes de un ao los tenga
almacenadas en hojas de clculo individuales. En tales casos, puede que tenga que
realizar clculos similares y aplicar el mismo formato en cada hoja de clculo.
Las ligeras diferencias en los clculos o formato resultarn en hojas de trabajo que
varan entre s. Excel le permite automatizar las tareas se repiten con frecuencia y
asegurar su replicacin precisa, ahorrando as tiempo.

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Macro
Una macro es un programa que ejecuta una serie de comandos para automatizar
tareas repetidas con frecuencia. Cada macro se identifica por un nombre nico en
el libro. Puede grabar una secuencia de acciones y luego realizar estas tareas con
el nombre de la macro o una tecla de acceso directo asignado a la macro. Los
comandos de la macro grabada se convierten en cdigo de programacin que se
pueden editar si es necesario.
Ejemplo Cdigo Macro:

Cmo empezar a trabajar con macros?


Antes de grabar una macro
Compruebe que se muestra la ficha Desarrollador en la cinta de
opciones. Dado que la ficha Desarrollador no se muestra de
manera predeterminada, haga lo siguiente:
Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y, a continuacin,
haga clic en la categora Personalizar cinta de opciones.
En Personalizar cinta de opciones, en la lista Pestaas
principales, haga clic en Desarrollador y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.

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Grabar una Macro


La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que
posteriormente las traduce a instrucciones en VBA (Visual Basic Applications), las
cuales

podemos

modificar

posteriormente

si

tenemos

conocimientos

de

programacin.

1. Haga clic en la ficha Desarrollador


2. En el grupo Cdigo dar clic en la opcin
Grabar macro.

3. En el cuadro de dilogo Grabar


macro:
a) Escriba
macro

el

Nombre de

(no

est

la

permitido

insertar espacios en blanco en


el

nombre

de

la

macro,

tampoco est permitido que el


nombre de la macro empiece
con nmeros).

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b) Podemos asignarle un Mtodo abreviado: mediante la combinacin de las


tecla CTRL + "una tecla". El problema est en encontrar una combinacin
que no utilice ya Excel.
c) En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro
activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
d) En Descripcin: podemos describir cul es el cometido de la macro o
cualquier otro dato que creamos conveniente.

4. Para comenzar la grabacin de la macro, debe hacer clic en el botn Aceptar.


y a continuacin, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botn
en la barra de estado donde tenemos la opcin detener grabacin.
5. Ahora debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no
seleccionar ninguna celda a partir de la grabacin, ya que si seleccionamos
alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la seleccin nos
puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Detener grabacin de macro


Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botn
Detener de la barra de estado, o accediendo al grupo Cdigo y haciendo clic en
Detener grabacin.

Ejercicio:
Tenemos una Base de Datos de Clientes, se desea crear filtros que permitan
consultar datos por zona, por categora, por cargo de contacto y por pas, usando el
archivo Clientes.xlsx.
Solucin:
1.

En el archivo Clientes.xlsx:
Asigne los siguientes rangos de criterios con sus respectivos nombres de
rangos:
a)

La celda C3, ZONA

b)

La celda E3, CATEGORIA

c)

La celda G3, CARGO

d)

La celda I3, PAIS

Aplicar a cada criterio una lista de validacin de datos:

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a)

En la celda C3, ingrese a validacin de datos y en la opcin Lista, escriba


los elementos: Norte, Sur, Este Oeste

b)

En la celda E3, ingrese a validacin de datos y en la opcin Lista, escriba


los elementos: A, B, C, D,E
c) En la celda G3, ingrese a validacin de datos y en la opcin Lista, escriba
los elementos: Administrador de pedidos, Agente de ventas, Asistente
de ventas, Gerente de Contabilidad, Gerente de marketing, Propietario,
Representante de ventas.
d) En la celda I3, ingrese a validacin de datos y en la opcin Lista, escriba
los elementos: Alemania, Argentina, Brasil, Canad, Espaa,
Estados Unidos, Francia. Irlanda, Mxico. Per, Reino Unido,
Suecia Suiza

2.

En la ficha Desarrollador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro,


para nuestro caso ingresaremos lo siguiente:
a)

El nombre de la macro ser: FiltroxZona.

b)

En el cuadro de texto Descripcin, escriba: Esta macro permitir filtrar


datos por zona.

3.

Despus de dar clic en Aceptar, filtraremos los datos en base a la zona Sur.

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4.

Y
por ltimo detendremos la grabacin de la macro, en la ficha Desarrollador,
grupo Cdigo haga clic en Detener grabacin.

Modificacin de una macro:


Hasta el paso anterior se creado una macro automtica, sin embargo en muchos
casos una macro deber ser editada para ajustarla a otras necesidades, para ello
accederemos al editor de Visual Basic.
Ejercicio:
Con el proceso anterior, solo tendramos la oportunidad de filtrar cuando la zona
sea SUR, mas no para cualquier zona. Para lo cual seguiremos el siguiente proceso:
5. Ahora presionamos Alt + F11, abriremos el editor de Visual Basic y nos
ubicaremos en Mdulo1 como se muestra a continuacin:

Observe el proceso solo


para Sur

6.

Editaremos parte del cdigo de la macro FiltroxZona, colocando el siguiente


cdigo
Ahora el proceso es para
todas las zonas

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7. Ahora en la celda C1 insertaremos un control de formulario llamada botn y lo


asociamos con la macro FiltroxZona. Use la ficha Desarrollador.
8. Ahora realizaremos los mismos pasos, antes mencionados, para crear las
dems macros filtrar por categora, por cargo de contacto y por pas. Recuerda
que antes de crear cada macro debes de restablecer la Base de Datos a su
estado original dando clic en el botn Borrar.

Tener en cuenta los siguientes nombres de las macros:


FiltroxCat, FiltroxCargo, FiltroxPais, BorrarFiltro; enlazarlos a los botones
respectivos.
9. Al final observamos el resultado.

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Guardar un archivo con macros:


Todo archivo de Excel que trabaja con macros, deber guardar un archivo especial
con extensin xlsm el cual contiene todo el proceso de la macro, que podr ser
abierto nuevamente para volverlo a ejecutar.
Para grabar un archivo con macros siga el siguiente proceso:
1.

Haga clic en el botn Archivo y elija Guardar como

2.

Haga clic en el botn Examinar

3.

Asgnele un nombre al archivo (Ejercicio) y en Tipo elija: Libro de Excel


habilitado para macros (*.xlsm)

4.

Haga clic en el botn Guardar. El archivo con macro (Ejercicio.xlsm), se habr


creado generalmente en el mismo lugar donde se graba el archivo de Excel
(Ejercicio.xlsx).

IMPORTANTE!

Si quisiera abrir el archivo con las macros, debe hacerlo desde el


archivo que tiene la extensin: *.xlsm. Como podr observar el
proceso de macros no es muy complicado, tan solo debemos
tener un orden al trabajar.

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