Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MANUAL DE PRODUCCIN DE
DOCUMENTOS
Presentado por:
LEONARDO YAMID ROPERO CONTRERAS
DIEGO LEONARDO ESTUPIAN
KARLI XIOMARA PEARANDA
YENISET JUDITH BAYONA
Elaborado por:
LEONARDO YAMID ROPERO CONTRERAS
DIEGO LEONARDO ESTUPIAN
KARLI XIOMARA PEARANDA
YENISET JUDITH BAYONA
Manual realizado con el fin de adquirir conocimiento y demostrar lo
aprendido en el rea de producir documentos segn las NORMAS
ICONTEC de Colombia
Presentado a:
ZORAIDA YUMARI CONTRERAS
Instructora
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
1 TECNICAS DE REDACCIN ............................................................... 13
1.1 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN ................... 13
1.2 LEYES DE LOS ELEMENTOS DE LA REDACCIN .......................... 13
1.3 LEYES DE CONCORDANCIA GRAMATICAL.................................... 14
1.4 EL PRRAFO..................................................................................... 15
1.4.1 Tipos de Prrafos ............................................................................ 16
1.5 SIGNOS DE PUNTUACIN ............................................................... 17
1.6 CONECTORES GRAMATICALES ..................................................... 23
1.7 REGLAS ORTOGRFICAS ............................................................... 26
1.8 PASOS NECESARIOS PARA REDACTAR:....................................... 29
2 DOCUMENTOS COMERCIALES ......................................................... 35
2.1 LA CARTA .......................................................................................... 35
2.1.1 Caractersticas de redaccin y presentacin .................................. 35
2.1.2 Recomendaciones Generales ......................................................... 35
2.1.3 Caractersticas Generales Del Texto .............................................. 37
2.1.4 Trascripcin textual de documentos ............................................... 39
2.1.5 Denominaciones femeninas y profesionales ................................... 40
2.1.6 Uso de abreviaturas ........................................................................ 40
2.2 UTILIZACIN DE LA CARTA ............................................................. 41
2.3 CLASES DE CARTAS U OFICIOS ..................................................... 41
2.4 PARTES DE LA CARTA ..................................................................... 42
2.4.1 Cdigo............................................................................................. 42
2.4.2 Lugar de origen y fecha de elaboracin .......................................... 42
2.4.3 Destinatario ..................................................................................... 42
2.4.3.1 Denominacin o ttulo acadmico ................................................ 42
2.4.3.2 Nombre del destinatario ............................................................... 43
2.4.3.3 Cargo ........................................................................................... 43
2.4.3.4 Organizacin ................................................................................ 43
2.4.3.5 Direccin ...................................................................................... 43
2.4.3.6 Nombre del lugar de origen.......................................................... 43
2.4.3.7 Pas .............................................................................................. 44
2.4.4 Asunto ............................................................................................. 45
2.4.5 Saludo ............................................................................................. 45
2.4.6 Texto ............................................................................................... 45
2.4.7 Despedida ....................................................................................... 45
2.4.8 Remitente y firmas responsables .................................................... 46
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142
2.8.5 Partes.............................................................................................. 81
2.8.5.1 Encabezado ................................................................................. 81
2.8.5.2 Numeracin O Referencia............................................................ 81
2.8.5.3 Fecha ........................................................................................... 81
2.8.5.4 Encabezamiento .......................................................................... 81
2.8.5.5 Diligenciamiento De Datos Del destinatario Y Remitente ............ 82
2.8.5.6 Asunto .......................................................................................... 83
2.8.5.7 Texto ............................................................................................ 83
2.8.5.8 Despedida .................................................................................... 83
2.8.5.9 Remitente Y Firmas Responsables .............................................. 83
2.9 CIRCULARES .................................................................................... 87
2.9.1 Caractersticas de Redaccin Y Presentacin ................................ 87
2.9.2 Clases de Circulares ....................................................................... 87
2.9.3 Partes.............................................................................................. 87
2.9.3.1 Encabezado ................................................................................. 87
2.9.3.2 Cdigo......................................................................................... 87
2.9.3.3 Lugar De Origen y Fecha de Elaboracin .................................... 87
2.9.3.4 Encabezamiento Y Destinarios .................................................... 88
2.9.3.5 Asunto .......................................................................................... 88
2.9.3.6 Saludo .......................................................................................... 88
2.9.3.7 Texto ............................................................................................ 88
2.9.3.8 Despedida .................................................................................... 89
2.9.3.9 Remitente Y Firmas Responsables .............................................. 89
2.9.3.10 Lneas Especiales ...................................................................... 89
2.9.3.11 Identificacin de Pginas Subsiguientes .................................... 89
2.10 ACTA ............................................................................................... 92
2.10.1 Caractersticas de Redaccin ....................................................... 92
2.10.2 Caractersticas De Presentacin .................................................. 93
2.10.3 Clasificacin de Actas ................................................................... 93
2.10.3.1 Registradas ............................................................................... 93
2.10.3.2 No Registradas ......................................................................... 93
2.10.4. Clases De Actas .......................................................................... 93
2.10.5 Partes Del Acta ............................................................................. 93
2.10.5.1 Titulo .......................................................................................... 93
2.10.5.2 Denominacin Del Documento Y Nmero ................................. 94
2.10.5.3 Encabezamiento ........................................................................ 94
2.10.5.4 Orden del Da ............................................................................. 98
2.10.5.5 Desarrollo................................................................................... 98
2.10.5.6 Compromisos ............................................................................ 99
2.10.5.7 Convocatoria .............................................................................. 99
INTRODUCCIN
Esta gua tiene como propsito brindar herramientas que faciliten la
gestin documental en las organizaciones para as simplificar y organizar
la presentacin y manejo de los documentos comerciales, adems
permite su adaptacin a las necesidades y caractersticas internas de las
organizaciones. De igual manera presenta recomendaciones para
elaborar los documentos como cartas circulares, memorandos actas,
informes, constancias y certificados entre otros, con el propsito de
proyectar una adecuada imagen corporativa. Teniendo en cuenta los
aspectos generales de las normas de ICONTEC con base en los estilos y
prestaciones que demandan los protocolos organizacionales y que se
establecen para la produccin de documentos.
VOLVER
1 TECNICAS DE REDACCIN
13
Pablo
perecan
14
15
16
Signos principales
Los principales signos de puntuacin son el punto, la
coma, el punto y coma, las comillas, los parntesis,
los signos de interrogacin, los signos de
exclamacin, los puntos suspensivos y el guion.
Existen tres clases de punto: el punto y seguido, el
punto y aparte y el punto final.
17
18
19
20
siendo preferibles las inglesas, para dejar como recurso final las simples.
Lo ms frecuente es entrecomillar, desde fuera hacia dentro, en el orden
siguiente: ...............
Las comillas simples se utilizan para marcar ejemplos en casos en que no
resulta apropiado el uso de la cursiva. Tambin se prefiere su uso para
presentar el significado de una palabra:
Ejemplo:
El autor dijo: Las comillas ('signos de puntuacin utilizados para
demarcar niveles distintos en una oracin') se usan profusamente en mi
obra.
Dice la norma que los signos de puntuacin de una oracin que contiene
un texto entrecomillado deben colocarse despus de las comillas de
cierre, excepto cuando ese texto no pertenezca a ninguna otra oracin, es
decir, cuando la frase u oracin entrecomillada sea individual.
En espaol no se deja espacio alguno entre las comillas y su contenido.
Cada idioma tiene sus propias normas de aplicacin de las comillas.
Los parntesis (en singular parntesis) son signos de puntuacin.
Se usan en pares para separar o intercalar un texto dentro de otro o
para hacer una aclaracin. Los distintos tipos son:
21
Ejemplo:
Con quin vive?
Cuntos aos tiene usted?.
Signos de exclamacin: debe escribirse siempre uno para abrir () y otro
para cerrar (!), independientemente de la longitud de la frase, oracin o
fragmento que encierren. Se utilizan para sealar el carcter exclamativo
de una oracin. Se escriben para empezar y finalizar una oracin
exclamativa, exhortativa o imperativa. Tambin van entre signos de
exclamacin las interjecciones:
Sintate!
Qu linda eres!
Cuidado con el perro!
Pero qu buena idea!
Los puntos suspensivos (): son tres puntos sin espacios entre
ellos, son un nico signo de puntuacin que se utiliza al final de una
palabra, frase u oracin en lugar del punto u otro signo. Se utilizan
para dejar en duda, continuacin o en suspenso una accin y son
alineados horizontalmente al nivel de la lnea base de escritura.
El guion (-): de menor longitud que la raya, tiene tres usos principales.
En primer lugar, se utiliza como signo para unir palabras. En segundo
lugar, muestra la divisin de palabras a final de una lnea y, en tercer
lugar, se usa en obras como diccionarios para marcar la separacin
entre las slabas que componen las palabras.
La raya (): que no debe confundirse con el guion bajo (_)
especialmente en contextos informticos, ni con el guion (-) el cual es
ms corto ya que tienen usos y significados muy diferentes, se usa
para introducir un inciso dentro de un perodo ms extenso y para
sealar en los dilogos la intervencin de cada locutor y los
comentarios e incisos del narrador. Se escriben dos, una para abrir y
otra para cerrar, excepto cuando el dilogo no prosigue, que es
recomendable suprimir la ltima y sustituirla por el obligatorio punto;
adems, se escriben separadas del resto de la frase con un espacio, y
pegadas al propio inciso. En el caso de los incisos puede sustituir a la
coma para mayor aislamiento de los mismos, y tambin a los
parntesis, pero para expresar uno menor.
22
Usos de la raya:
Para encerrar los elementos intercalados, en lugar de comas:
Las prendas del espritu joven el entusiasmo y la esperanza
corresponden, en las armonas de la historia y la naturaleza, al
movimiento y a la luz.
Para lograr una buena imagen que impacte cuida tus modales.
No ir sino maana dijo el nio.
En los dilogos de estilo directo, para separar el discurso de cada
personaje:
Luis, la primera impresin en una entrevista es definitiva.
Lo s y me estoy preparando.
Te deseo mucho xito.
23
Causales
Indican causa de algn hecho producido y su consecuencia, la introducen.
Son: porque, pues, ya que, dado que, a causa de, por este motivo, por
esta razn, por lo dicho, por lo cual, por lo que, debido a que, por eso, por
esto, por ello, por aquello.
Concesivos
Establecen alguna oposicin o conceden algo parcialmente. Son
restrictivos. Por ejemplo: aunque, por ms que, si bien, aun cuando, pese
a (que), de todas maneras.
Nexos concesivos: expresa un impedimento para la realizacin de la
accin expresada por el verbo de la oracin principal. El nexo concesivo
ms comn es "aunque".
Temporales
Indican un momento en el tiempo. Hay tres clases:
Adicin
Aaden informacin: adems, tambin, aparte de, ms an, y, etc.
ejemplo: Anita es responsable adems tiene buenas notas. El campo de
guerra est lleno de caones, tambin de aviones.
Locativos
Hacen referencia a lugares. Y a veces se sustituyen. Son: aqu, ah, all,
delante de, encima de, en este/ ese/ aquel lugar, donde, junto a
(arcasmo: cabe), al lado de, en medio de, por arriba de, por debajo de,
entre otras.
24
25
Ejemplos:
Adversativas
Pero, aunque, mas (sin tilde) indican restriccin o correccin; sino expresa
exclusin; otras palabras como: excepto, salvo y menos, cuando
funcionan como pero. Ejemplo: Vinieron todos excepto Juan, Vinieron
todos, pero no Juan.
Proposiciones que expresan
juicios incompatibles,
opuestos,
contradictorios. Siempre hay en ste tipo de relacin un miembro
adversante y otro adversado. Esta oposicin puede ser total o parcial.
Funcionan como conectores adversativos: pero, sino, mas, aunque, sin
embargo, no obstante, por el contrario, antes bien, si no que, etc.
1.7 REGLAS ORTOGRFICAS
Regla 1: Las palabras que contienen las
combinaciones bla- ble- bli- blo- blu- se
escriben con b. Excepciones: Vladimir.
Regla 2: Las palabras que contienen las
combinaciones bra- bre- bri- bro- bru- se
escriben con b.
Regla 3: Antes de consonantes se escribe con
b y no con v.
Ejemplos: Abdomen, obvio, absoluto. Regla 4: Despus de m se escriben
con b.
Ejemplos: cambio, hombro, mbolo, zambullirse.
Regla 5: Los pretritos imperfectos de los verbos terminados en -ary del
verbo ir se escriben con b. Excepcin: Ivn
Regla 6: Los prefijos bi- bis- biz- que significan dos o dos veces se
escriben con b.
Ejemplos: bizcocho, bizco (persona que ve doble).
26
Regla 7: Las palabras que comienzan o terminan con bioque significa vida
se escriben con b.
Regla 8: Las palabras que comienzan con bene, bien, bono cuyo
significado es bien se escriben con b.
Ejemplos: Benefactor, Benevolente, Bienaventurado, Bondadosa, Bonita.
Excepciones: hay varias palabras que comienzan con vene o vienque no
significan bien, buen que se escriben con v. Veneno, Venreo, Venerable,
Venir, Vender, Ventana, Viento, Vientre, etc.
Regla 9: Las palabras que comienzan con bibli- cuyo significado es libro
se escriben con b.
Regla 10: Las palabras que comienzan con el prefijo sub- (que significa
bajo, debajo, inferior, secundario, disminuido) se escriben con b.
Ejemplos: subsecretario, subconjunto, subasta, subrayar, subordinado
Regla 11: Las palabras que comienzan con alb- se escriben con b.
Ejemplos: alba, albail, albaricoque. Excepciones: lvarez, lvaro, lveo,
alveolo, alverja, alveario.
Regla 12: Las palabras que comienzan con bu- se escriben con b.
Ejemplos: Buque, buche, buf.
Excepciones: Vud, vuelco, vuelo,
vulcanologa, vulgar, vulgo, vulnerable.
vuelta,
vuestro,
vulcanizar,
Regla 13: Las palabras que comienzan con cub- se escriben con b.
Ejemplos: cbico,
descubrir, encubrir.
cuba,
cubilete,
cubierto,
cubculo,
cubrelecho,
Regla 14: Las palabras que comienzan con hab- y heb- se escriben con b.
Ejemplos: haber, habitacin, hebra, hebreo, Habana, habano, hbil,
hebilla. Excepciones: Hevea (caucho y nombre de un producto)
Regla 15: Las palabras que comienzan con lab- rab- sab- tab- se escriben
con b.
Ejemplos: laberinto, labrado., rbano, rabadilla, rabo, Sbado, saber,
sabotaje, taburete, tabaco, tab. Excepciones: Lavar, lava (de volcn),
lavanda, ravioles, savia
27
Regla 16: Las palabras que comienzan con ob- se escriben con b.
Ejemplos: obispo, obelisco, Excepciones: oveja, Oviedo, Ovidio, overol,
ovillo.
Regla17: Las palabras que comienzan con trib- rib- y turb- se escriben
con b.
Ejemplos: tribuna, tributo, ribera (orilla), ribete. Excepciones Trivial y sus
derivados, rival y sus derivados, rivera (arroyo)
Regla 18: Las palabras que comienzan con urb- que significa ciudad se
escriben con b.
Ejemplos: Urbe,
Regla 19: Los verbos que termina en -berse escriben con b.
Ejemplos: Beber, caber, sorber, absorber. Excepciones: absolver, atrever,
conmover, envolver, precaver, prever, remover, resolver, revolver, ver,
volver.
Regla 20: Las palabras que terminan en -bilidadse escriben con b.
Ejemplos: contabilidad, habilidad, solubilidad, inviolabilidad, imposibilidad.
Excepciones: Movilidad, civilidad.
Regla 21: Los verbos que terminan en -bir y -buir, as como todas sus
formas conjugadas, se escriben con b.
Ejemplos: concebir, imbuir, retribuir, suscribir, sucumbir. Excepciones:
Hervir, servir, vivir, convivir, revivir.
Regla 22: Las palabras que terminan en -bunda, -bundose escriben con b.
Ejemplos: tremebundo, nauseabundo, moribundo, abunda, vagabundo,
furibundo.
Regla 23: Palabras derivadas del latn rbiter (arbitro) se escriben con b.
Ejemplos: arbitraje.
Regla 24: Palabras derivadas del griego ballein (arrojar) y ballezein
(bailar) se escriben con b.
28
barbera,
barquero,
barquito,
embarcacin,
Bsqueda de informacin.
Para informar sobre un hecho, la tcnica de las
ocho preguntas es muy efectiva: Hazte las
siguientes preguntas y contstalas:
Quin?
Dnde?
Cundo?
Por qu?
Cmo?
Cul?
Cuntos?
29
Qu es?
Cmo es?
Para qu sirve?
Cmo se administra?
Cunto mide?
Qu le hace falta?
Es seguro?
Otros usos?
Dnde est?
Instalaciones?
Quin lo mand construir?
Cundo se construy?
Cmo es en relacin con otros?
Cunto se gasta en su mantenimiento?
Por qu es importante tenerlo?
c) La tcnica elige dos o tres trminos clave es til para cualquier clase y
tamao de escritos.
Ejemplo:
Luis trabaja como gua turista: su trabajo es estimulante, pero agotador.
Palabras clave: estimulante y agotador.
30
Estimulante:
Viaja mucho
Cuenta con 10 aos de experiencia
Conoce muchos lugares
Trata con mucha gente importante
Adquiere mucho acervo
Domina varios idiomas
Gana mucho dinero
No tiene horario fijo
Agotador:
No tiene tiempo libre
Trabaja toda la semana
Tiene que estar alegre y sociable todo el tiempo
No cuenta con tiempo para formar una familia
Debe estar disponible las 24 horas del da cuando est guiando a un
grupo
Redaccin:
Luis es un excelente gua turista con diez aos de experiencia. Conoce
los cinco continentes por lo que su acervo es muy amplio y culto. No hay
lugar del planeta que no haya visitado cuando menos una vez. Ha tenido
que aprender varias lenguas y, por consecuencia, es un conversador muy
ameno por lo que todo tipo de personas de alto nivel intelectual y cultural
buscan su compaa.
Por otro lado, no le queda tiempo para cultivar una vida privada...
Tambin se siente agotado, ya que casi no descansa y siempre tiene que
estar disponible y presentable y, adems, debe mantener una perenne
actitud positiva y lucir una eterna sonrisa.
d) La tcnica lluvia de ideas dura pocos segundos o minutos, durante
los cuales, el autor se dedica solo a reunir informacin para el texto.
Se sumerge en la piscina de su memoria y de su conocimiento para
buscar todo lo que le sea til para la ocasin.
Consejos para la lluvia de ideas:
Apntalo todo, incluso lo que parezca obvio, absurdo o ridculo. No
prescindas de nada! Cuantas ms ideas tengas, ms rico ser el texto. Es
posible que ms adelante puedas aprovechar una idea aparentemente
pobre o loca.
31
32
33
VOLVER
34
2 DOCUMENTOS COMERCIALES
2.1 LA CARTA
Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre
empresas y personas naturales; igualmente, entre las empresas y sus
empleados.
La expedicin de cartas u oficios est a cargo de funcionarios o
empleados autorizados mediante acto administrativo o el cumplimiento de
sus funciones. Vase acuerdo 060 de AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta,
oficio o A4, con logo, membrete y pie de pgina. Estos elementos
deberan estar preferida mente en todas las hojas. Para las carta u oficios
internos, se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo,
membrete y pie de pgina, las dems con el logo. Vase acuerdo 060 del
AGN de octubre de 2001.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su
identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto. Vase el numeral
2.1.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
35
36
Escritura de nmeros
Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con
espacio ni con punto.
Ejemplo: ao 1996
Cuanto en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden
de da, mes y ao.
Ejemplo: la reunin se celebrar el 28 de febrero de 2004.
Cuando se escribe en forma numrica abreviada, se representa en orden
de ao, mes y da.
Ejemplo: 2004-02-28.
37
Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con
coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apstrofe
para las unidades de milln. El signo de pesos va unido a la cifra y la
palabra pesos sigue a la expresin en letras.
Ejemplo:
$5678.540,00. (No es necesario incluir las expresiones moneda corriente,
m/cte., ni moneda legal, m/l.
Cuando se escriben en columna cifras con decimales y cifras enteras, los
decimales de estas ltimas se representan con ceros y no con la letra o
minscula, ni con el signo igual (=).
Ejemplo:
$435.342872.960,50
405.720,00
La escritura eventual de nmeros dentro de un texto se efecta de la
siguiente manera:
Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
Ejemplo:
Hemos enviado dos plegables con un total de nueve hojas cada uno.
Cuando estos nmeros hagan parte de un rango o de una serie, se
escriben en cifras.
Ejemplo:
La poblacin que se va a evaluar comprende nios entre los 8 y los 12
aos.
Para grados, porcentajes y proporciones, se utilizan cifras, aunque sean
menores de 10.
Ejemplo:
8, 5%, escala 1:1000
38
39
CARGOS
Gobernadora
Asistenta
Consulesa
Decana
Gerenta
Alcaldesa
Jueza
Jefa
Ministra
Presidenta
Rectora
Revisora Fiscal
Secretaria General
Subgerenta
Tesorera
Vicerrectora
TTULOS PROFESIONALES
Abogada
Administradora de Negocios
Administradora de Empresas
Arquitecta
Bacteriloga
Biloga Marina
Comunicadora Social
Contadora Pblica
Geloga
Fsica Nuclear
Ingeniera
Mdica
Microbiloga
Odontloga
Psicloga
Diseadora Textil
40
41
Seor
Doctor
Licenciado
Ingeniero
Economista
Seora
Doctora
Ingeniera
entre otros
42
43
2.4.3.7 Pas
Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la
misma interlinea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la
interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.
Solo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de
origen como el nombre del pas se escriben en mayscula sostenida.
EJEMPLO 1
doctor
GUILLERMO GARCIA SNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnolgico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindo
EJEMPLO 2
Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO VLEZ
Gerente de Produccin
Qumica Nacional Ltda.
Carrera 26 63-32
Santiago de Cali Valle del Cauca
EJEMPLO 3
Seor
MICHEL MAURIAC
President- Directeur Gneral
AMSDE
26 Avenue de Verdun
33089 Bordeaux-Cedex
Francia
EJEMPLO 4
Seor
ANDRS URRESTA RA
Director Administrativo
La Nacional de Seguros
Casilla 1289
Quito, Ecuador
EJEMPLO 5
Ingeniero
JORGE SNCHEZ
Coordinador de Informtica
Dow Chemical Colombia
Fax (5) 315 48 90
Barranquilla, Atlntico
44
2.4.4 ASUNTO
Se recomienda escribirlo de dos a tres interlineas libres de los datos del
destinatario. Para efectos de esta seccin se recomienda tener en cuenta
los lineamientos de la norma. <<Se escribe la palaba asunto, con
mayscula inicial enseguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se
recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del
destinatario. Constituye la sntesis del tema de documentos. Es
aconsejable expresarlo en un mximo de cuatro palabras. Se omiten
artculos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido.
nicamente en el caso del memorando, se recomienda escribir la palabra
asunto en mayscula sostenida, seguida de dos puntos>>.
2.4.5 SALUDO
Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres
despus del asunto. Si se desea utilizar los saludos ms usuales,
Para las damas el nombre y para los caballeros el apellido.
Como saludo independiente se escribe a 2 interlneas del asunto.
(Apreciado seor Botero: Apreciada doctora Martha:)
Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlneas del asunto.
(Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y confirmamos)
2.4.6 TEXTO
Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo
independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una
interlinea libre entre prrafos y para efectos de redaccin y presentacin
vase el numeral 2.1.1
Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve,
directa, sencilla y cortes
2.4.7 DESPEDIDA
Se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Para utilizar las
despedidas ms usuales.
Expresin de cortesa que se presenta en dos alternativas. Existen
despedidas breves seguidas de coma (,)
45
Ejemplos:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,
Ejemplos:
46
47
Redactor:
Transcriptor:
Margen derecho
2
2
2
2
48
49
2.5.2 MRGENES
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm
50
2.5.3 ESTILOS
Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se
tienen tres estilos como alternativas: bloque extremo, bloque y
semibloque.
2.5.3.1 Bloque extremo
Todas las lneas parten del margen izquierdo
2.5.3.2 Bloque
Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, asunto, firma
y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen
derecho
2.5.3.3 Semibloque
Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada
prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios
Nota: estos estilos se utilizan de acuerdo con los establecidos en los
procesadores de palabras.
Ejemplos:
51
Mximo 14 cm
De 1 a 2 interlineas libres
Cdigo
De 1 a 2 interlineas libres
Datos de destinatario
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Organizacin
Direccin
Telfono
Ciudad
De 1 a 2 interlineas libres
Asunto: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres
Saludo: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres
Texto:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
________________________________________________________
___________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
Despedida: _____________________________________________
De 4 a 6 interlineas libres
Remitente:
Cargo
De 1 a 2 interlineas libres
Anexos (opcional)
Copia (opcional)
De 1 a 2 interlineas libres
Transcriptor:
Redactor:
52
DC100-112
San Jos de Ccuta, 02 de marzo de 2013
Doctor
Jos Antonio Rojas
Gerente
Calzado Torcoroma
Calle 11 5 - 42 centro
Telfono 578 95 40
Ccuta
Asunto: Aprobacin Prstamo
Respetado doctor Rojas:
Para nuestro banco es un placer contar con gente como ustedes y por lo
tanto informamos que el crdito solicitado con nmero de radicado 28-0213 ha sido aprobado por la Junta Directiva.
As mismo le informamos que usted cuenta con un excelente respaldo y
su comportamiento en data-crdito es muy bueno, por lo que el monto
que tiene a su favor es de ciento cincuenta millones de pesos
($150.000.000), los cuales sern referidos a treinta y seis (36) meses,
con una tasa de inters de 2%.
Si aun esta interesado en el crdito favor dirigirse a cualquiera de las
oficinas de nuestro banco para ser atendido.
Cordialmente,
53
Mximo 14 cm
Cdigo
De 1 a 2 interlineas libres
Datos de destinatario
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Organizacin
Direccin
Telfono
Ciudad
De 1 a 2 interlineas libres
Asunto: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres
Saludo: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres
Texto:
________________________________________________________
________________________________________________________
______________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
________________________________________________________
_________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
Despedida: ______________________________________________
De 4 a 6 interlineas libres
Remitente:
Cargo
De 1 a 2 interlineas libres
Anexos (opcional)
Copia (opcional)
De 1 a 2 interlineas libres
Transcriptor:
Redactor:
54
DP-001
Bucaramanga, 1 de marzo de 2013
Doctor
Luis Fernando Ferruchi D.
Jefe de Compras
ICBF
Carrera 36 80-22 Barrio La Mar
Bucaramanga
Asunto: Precios Nuevas Plizas
Respetado doctor Ferruchi:
Comedidamente nos permitimos anexar el catlogo de precios de las
nuevas plizas de seguros, con el fin de ser analizadas y determinen
las que continan vigentes.
Gracias por darnos la oportunidad de servirles
Atentamente,
55
Mximo 14 cm
Cdigo
De 1 a 2 interlineas libres
Datos de destinatario
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
De 1 a 2 interlineas libres
Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Organizacin
Direccin
Telfono
Ciudad
Asunto: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres
Saludo: ____________________
De 1 a 2 interlineas libres
Sangra
de 5
espacio
s
Texto:
___________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
De 1 a 2 interlineas libres
Texto_________________________________________________
________________________________________________________
________________________
De 1 a 2 interlineas libres
Despedida: ______________________________________________
De 4 a 6 interlineas libres
Remitente:
Cargo
De 1 a 2 interlineas libres
Anexos (opcional)
Copia (opcional)
De 1 a 2 interlineas libres
Transcriptor:
Redactor:
56
Ref-005
San Jos de Ccuta, 01/03/2012
Seor
JOSE LARA CORTS
Jefe Departamento de Cobranza
Aguas Kapital
Avenida 6 Calle 11 Esquina, Piso 2
Edificio San Jos
Ccuta
Asunto: Solicitud Cambio Contador
Respetado seor Lara:
Por medio de la presente me dirijo a usted con el fin de solicitarle el
cambio del contador de agua de la subestacin de San Mateo, ya que por
motivos de deterioro del mismo ha venido presentando problemas en
nuestras instalaciones e incomodidades en algunas dependencias pues
tenemos filtracin de agua.
Agradezco la atencin prestada y a la espera de una respuesta pronta
y positiva
Cordialmente,
57
2.5.4 MODELOS
58
59
60
61
62
63
64
65
66
5. Clic en aceptar.
67
68
69
70
71
72
73
clic
en
74
75
76
4. Aparece una barra entre el Men y la hoja con casillas para completar
las propiedades del documento.
5. Llenar o modificar la informacin de las casillas, cada cuadrcula,
solicita un dato especfico para el documento.
2.7.1.16 Crear Una Nueva Plantilla
Las plantillas son documentos de Word preestablecidos que permiten
editar datos y guardar todo tipo de formatos. En este caso, la carta de
presentacin est ajustada a un formato, por lo tanto, se proceder a
guardar como plantilla.
1. Dar clic en el Botn Archivo.
2. Seleccionar la opcin Guardar como.
3. Se abre el cuadro de dilogo Guardar como.
4. Digitar el nombre de la plantilla.
5. En el listado de Tipo de archivo, dar clic en la opcin Plantilla habilitada
con macros de Word (recuerde que la carta tiene la macro de fecha. Si la
carta no tuviera macro, se seleccionara Plantilla de Word).
6. Dar clic en la casilla Guardar Miniatura. Esto permite generar una
imagen miniatura de la plantilla para pre visualizarla.
7. Dar clic en el botn Guardar.
77
Cada vez que desee utilizar la plantilla, debe crear un documento nuevo
78
79
2.8 MEMORANDOS
Comunicacin escrita que se utilizan para transmitir informacin,
orientaciones o pautas entre dependencias locales regionales, nacionales
e internacionales.
2.8.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada
organizacin
Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, corts y en modo
impersonal o en primera persona del plural
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin
Tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
2.8.2 UTILIZACIN DEL MEMORANDO
Informar sobre un hecho en forma breve
Expresar necesidades
Hacer requerimientos
Regular o aclarar una situacin
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
Dar respuesta a una comunicacin recibida
Reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente
Conocer detalles sobre un aspecto determinado
Impugnar o corregir una situacin
Confirmar eventos
Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos
Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
Hacer llamados de atencin, entre otros.
80
2.8.3 SU CLASIFICACIN
Se utiliza en estilo bloque extremo y bloque (Va el cdigo, fecha y la firma
con cargo del remitente centrado).
2.8.4 MRGENES
Son los mismos que se utilizan en la carta comercial.
2.8.5 PARTES
2.8.5.1 Encabezado
Denominacin del documento
A partir del margen superior de dos a tres interlineas se ubica la palabra
MEMORANDO, en mayscula sostenida y centrada.
2.8.5.2 Numeracin O Referencia
Se escribe de dos a cuatro interlineas de la palabra memorando.
2.8.5.3 Fecha
Se tienen en cuenta las mismas Normas Icontec en la elaboracin de
cartas comerciales y se escribe a cuatro interlineas del cdigo.
2.8.5.4 Encabezamiento
A cuatro interlineas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la
preposicin PARA en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:).
Al frente se anotan los datos del destinatario, con mayscula inicial.
A dos interlineas de la palabra PARA, se ubica la preposicin DE, en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan
los datos del remitente, con mayscula inicial.
A dos interlineas de la palabra DE, se ubica el vocablo ASUNTO, en
mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la
sntesis del documento, sin exceder de cuatro palabras y con
mayscula inicial.
81
DE:
2. ALTERNATIVA
DESTINATARIO: Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por
coma.
REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.
Ejemplo:
PARA:
DE:
Director Seccional
3. ALTERNATIVA
DESTINATARIO: Cargo y dependencia o cargo.
REMITENTE: Cargo y dependencia o cargo.
Ejemplo:
PARA:
Secretaria General
DE:
Director Seccional
82
2.8.5.6 Asunto
Esta palabra se escribe en mayscula sostenida a dos interlineas libres
de la preposicin de (remitente).
2.8.5.7 Texto
Se escribe de cuatro interlineas de la palabra asunto, puesto que el
saludo va incluido en el primer prrafo, dejando dos interlineas libres entre
prrafos. Para efectos de redaccin y presentacin.
2.8.5.8 Despedida
Se recomienda escribirla a dos interlineas del texto; su ubicacin vara
segn el estilo elegido.
2.8.5.9 Remitente Y Firmas Responsables
Se escribe a cuatro a seis interlineas de la despedida con el cargo.
Cuando se aplican las alternativas segunda y tercera en el
encabezamiento, se escribe el nombre del remitente con mayscula
sostenida.
La firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos
elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica
la alternativa uno, solo debera aparecer la firma del remitente.
Ejemplos:
83
84
85
86
2.9 CIRCULARES
Comunicaciones escritas de inters comn, con el mismo contenido o
texto, dirigida a un grupo especfico de personas tanto interna como
externamente.
2.9.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacin de
carcter general.
La circular con carcter interno se utiliza para informar disposiciones,
normas, lineamientos y polticas y la circular externa para dar a
conocer
reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otro,
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
2.9.3 PARTES
2.9.3.1 Encabezado
De cero a una interlinea libre de la zona 1 se escribe la palabra Circular,
en mayscula sostenida y centrada, acompaado por el Consecutivo que
la identifica, si se requiere
2.9.3.2 Cdigo
Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del encabezado
2.9.3.3 Lugar De Origen y Fecha de Elaboracin
Se recomienda escribirlo a una o dos interlineas libres del cdigo
87
88
2.9.3.8 Despedida
Se escribe a dos interlineas libres del texto.
2.9.3.9 Remitente Y Firmas Responsables
Se escribe a seis interlineas libres de la despedida se escribe el
del remitente en mayscula y el cargo.
nombre
Ejemplo:
89
90
91
2.10 ACTA
Las actas expresan lo tratado en una
reunin o situacin especfica. Son
documentos
que
adquieren
valor
administrativo, legal, jurdico e histrico
desde el momento de su creacin.
De acuerdo con la importancia o
caractersticas especficas del acta, cada
organizacin debe cumplir con lo
ordenado en la legislacin vigente y en
algunos casos se debe presentar ante la
entidad competente; en este caso el acta
se debe elaborar en el papel con membrete.
2.10.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se rene. Adems, se
debe aclara si carcter de la reunin es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunin o
situacin especificas sin escribir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que
deben redactarse en tiempo presente. Ningn prrafo debe iniciarse
con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegrfico,
tampoco debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales y
puntuacin.
Los prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las
decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algn
participante, se anota las discrepancias o aclaraciones necesarias.
Cuando haya votaciones, se indica el nmero de los votos emitidos a
favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran
los resultaos y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que se presenta una mocin y es
necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea
necesario mencionar la intervencin de los asistentes, se hace con su
nombre completo.
92
o actos
Actas comits:
Actas del consejo municipal
Actas de consejos
Actas de juntas directivas
Actas de asambleas
Actas de reuniones administrativas
Actas de levantamiento de cadveres
Actas de baja de inventarios
Actas de eliminacin de documentos
Actas de sociedades
Actas de entrega
93
Centrado
Mayscula sostenida
Se puede utilizar negrilla para resaltar
Ejemplo:
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
COMIT 002 ELOBORACION Y DIVIGACIN DE
DOCUMENTOS
REUNIN JUNTA DIRECTIVA
2.10.5.2 Denominacin Del Documento Y Nmero
Una o dos interlineas se ubica la palabra acta, en mayscula sostenida,
centrada y a continuacin el nmero consecutivo que le corresponda.
Ejemplo:
ASAMBLEA EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
ACTA 001
2.10.5.3 Encabezamiento
El encabezamiento est conformado por las palabras fecha, lugar, hora,
lugar, asistentes, ausentes o invitados, cada una de ellas en mayscula
sostenida. Los datos del encabezamiento van alineados despus de dos
espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asistentes, en
mayscula.
2.10.5.3.1 Lugar De Origen y Fecha De Reunin
Contra el margen izquierdo, a cuatro interlineas de la denominacin del
documento, se escribe la palabra fecha, en mayscula sostenida y
seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad o municipio donde
se realizado la reunin y la fecha completa (da, mes, ao en minscula y
ao sin separarlo con puntos). La ciudad separada de la fecha con una
coma.
Ejemplo:
FECHA: San Jos de Ccuta, 15 de febrero de 2013
94
2.10.5.3.2 Hora
Contra la margen izquierda, a dos interlineas dela fecha se escribe la
palabra hora en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe la hora que inicio y de finalizacin de la reunin.
Ejemplo:
2.10.5.3.3 Lugar
Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas de la hora se escribe la
palabra lugar, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al
frente se escribe el sitio de la reunin.
Ejemplo:
LUGAR:
2.10.5.3.4 Asistentes
Contra margen izquierdo, a tres interlineas del lugar se escribe la palabra
asistente, en mayscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente,
se escribe el titulo o vocativo seguido de los nombres y apellidos
completos con mayscula inicial, a interlineacin sencilla. El cargo que
desempea cada uno en la reunin se separa del nombre con coma (,) y
se sigue el orden jerrquico establecido para reunin. En caso de igual
jerarqua, los nombres se presentan en orden alfabtico por apellidos.
95
Ejemplo 2:
ASISTENTES:
96
2.10.5.3.5 Representaciones
En la lista de asistentes es necesarias aclarar cuando una persona lleva
la representacin de otra:
En caso de reuniones de sociedades que registran sus actas en la
entidad completamente, se indica el nmero de derechos propios o
ajenos representados y tratndose de sociedades por acciones, el
nmero de acciones suscritas de verificacin de qurum legal o
estatutario.
En reuniones o comits organizacionales internos, se aclaran cuando
una persona asiste por derecho propio y que adems lleva la
representacin de otra. Dicha persona se anota dos veces: como
asistentes y como representantes.
En caso de sociedades mercantiles, es necesario tener en cuenta que
si los socios concurre a travs de apoderado, debe escribirse el
nombre de este y si el socio o accionista es una persona jurdica o un
incapaz, se indica en que calidad acta su representante. Para ms
informacin, vase la circular D-001/91 de la superintendencia de
Sociedades.
Ejemplo 1:
ASISTENTE: Mario Restrepo, Secretario
Mario Restrepo en representacin de Alberto Gonzlez, Vocal
2.10.5.3.6 Invitados
A continuacin de la lista de asistentes, a tres interlineas del ltimo
nombre se escribe la palabra invitados, si los hay, en mayscula
sostenida, seguida de dos puntos: (:) y contra el margen izquierdo. Los
nombres y apellidos completos se escriben con mayscula inicial, a
internacional sencilla y despus del tratamiento.
Ejemplos:
97
2.10.5.3.7 Ausentes
Contra el marguen izquierdo, a dos interlineas del ltimo nombre y con
mayscula inicial sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de
dos puntos (:). A dos interlineas contra la margen izquierda se enumeran
los temas motivos de la
Ejemplo:
AUSENTES: Pedro Noriega Rodrguez, Secretario (con excusa)
Javier Suarez Quintero, Delegado (sin excusa)
2.10.5.4 Orden del Da
Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del ltimo nombre y con
mayscula sostenida se escribe la frase orden del da, seguida de dos
puntos (:). A dos interlineas y contra el marguen izquierdo, se enumeran
los temas de la reunin, con mayscula inicial identificndolos con
nmeros arbigos, todos a interlineado sencillo.
Si el tema requiere de dos o ms renglones, el segundo y subsiguiente se
escriben contra el marguen izquierdo interlineacin sencilla. Entre el tema
y el tema se dejan dos interlineas.
2.10.5.5 Desarrollo
Contra el margen izquierdo, a dos interlineas del ltimo tema y con
mayscula sostenida se escribe la palabra desarrollo, seguida de dos
puntos (:). A dos interlineas contra el marguen izquierdo, se inicia el
primer tema con numero arbigo.
A dos interlineas del ttulo del tema se inicia el desarrollo del texto
correspondiente, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y doble
entre prrafos. Para escribir el numeral y el tema siguiente se dejan dos
interlineas, separando los prrafos de cada numeral con una interlinea.
La primera actividad debe ser la verificacin del qurum, teniendo en
cuenta las disposiciones internas de la organizacin.
La segunda actividad debe ser la lectura, discusin y aprobacin del acta
anterior, donde se indica si fue aprobada y se anota las modificaciones
que se presente.
98
2.10.5.6 Compromisos
Se recomienda implementar el uso de un instrumento de recordacin de
actividades, tareas o compromisos asumidos en la reunin, especificado
nmero de acta, actividades, compromisos o tareas, responsables (s),
fecha de la realizacin y observaciones.
2.10.5.7 Convocatoria
Si se programa una nueva reunin, se escribe la palabra convocatoria
mayscula sostenida, a dos interlineas del ltimo rengln del texto contra
el marguen izquierdo y con mayscula inicial, de cuatro a cinco
interlineacin sencilla del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de
manera jerarquas quede contra el marguen izquierdo y el que le sigue,
en el mismo rengln a hacia la derecha.
Ejemplo:
CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar en la oficina de
Barraquilla, carrera 54 74-68, saln Diamante, el 17 de abril de 2013, a
partir de las 09:00 horas.
2.10.5.8 Firmas, Nombres Y Cargos
El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en
mayscula sostenida o con mayscula inicial, de seis interlinea a partir de
la ltima interlinea del acta. El cargo se escribe a interlineacin sencilla
del nombre, con mayscula inicial y sin centrar.
Los nombres y los cargos de los firmantes autorizados se reparten de
manera que el mayor jerarqua quede contra el marguen izquierdo y el
que le sigue, y en el mismo rengln hacia la derecha.
Ejemplo:
MANUEL CHACN CORREA
JUAN CAMILO VLEZ CANO
Presidente
Secretario
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142
99
Ejemplo 2
Acta 040
Montera, 12 de octubre de 2012
Ejemplo 3
Acta 040 REUNIN EXTRAORDINARIA
Bogot D.C., 12 de octubre de 2012
100
Entre 3 y 4 cm
2 interlineas
tiene membrete
DENOMINACIN DOCUMENTO
3 interlineas
ACTA NMERO
4 interlineas
Entre 3 y
4 cm
HORA:
2 interlineas
LUGAR:
2 interlineas
ASISTENTE:
2 interlineas
INVITADOS: (si los hay)
2 interlineas
ASUNTES: (si los hay)
2 interlineas
ORDEN DEL DA
1. (Nmero y tema)
2. (Nmero y tema)
3 interlineas
DESARROLLO
1.
(nmero y tema)
Texto correspondiente
Entre 3
y 2 cm
101
ACTA (NMERO)
2 interlineas
Anexos: (opcional)
2 interlineas
Transcriptor:
102
ACTA 030
FECHA:
HORA:
LUGAR:
ASISTENTES:
INVITADOS:
Seora Dora Acosta del Rio, Directora Centro Petrolero del Pacifico
AUSENTE:
103
DESARROLLO
1. 1. Llamada a lista y verificacin del qurum
La secretaria del Comit Financiero llam a lista y constat la inasistencia de uno de los
miembros, as se comprob la asistencia del QURUM para proceder a iniciar la sesin
2. Lectura, comentarios y aprobacin del acta anterior
La secretaria del Comit Financiero Ley el acta 029, que fue aprobada por unanimidad.
3. Presentacin del informe financiero de la compaa.
El doctor Alberto Casas Snchez, Gerente de la compaa, explic ampliamente la
situacin financiera de la empresa, hizo aclaraciones al balance t al estado de ganancias y
prdidas.
El comit examin los documentos presentados y despus de algunas consideraciones
sobre los resultados procedieron a aprobarlos.
Varios. Finalmente, el seor gerente hizo participes a los asistentes del nuevo producto
(ACPM) que la compaa lanzara al mercado muy pronto.
El comit recomend considerar este tema en la prxima reunin, para lo cual solicito
realizar un estudio minucioso para determinar la demanda que tiene este producto
actualmente en el mercado.
104
105
41.835.946 de Cali
121713 de Bogot
801205-1005 de Buga
106
2.11.2.4 Telfono
La palabra TELEFONO se anota en mayscula sostenida.
A dos reglones de la lnea anterior.
Al frente se escribe el nmero telefnico, separado nicamente con
espacio.
Ejemplo:
271 34 56
254 38 69
2.11.3 ESTUDIOS:
Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo.
A tres renglones de la ltima lnea de los datos personales.
Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes
enunciados: estudios primarios, segundarios, de posgrado y otros.
Los enunciados se escriben en mayscula sostenida, contra el margen
izquierdo, seguido de dos puntos ( : ) los datos correspondientes se
anotan tabulados a dos espacios de lnea de escritura ms larga.
2.11.3.1 Primarios Y Segundarios:
El vocablo PRIMARIO O SEGUNDARIO se escribe a tres interlineas
del ttulo ESTUDIOS
Al frente, con la tabulacin establecida se anota el nombre del
establecimiento, el ttulo obtenido o los periodos cursados, la ciudad y
el ao de terminacin.
Ejemplo:
Colegio La Paz, Bachiller Acadmico. Pereira, 1985
2.11.3.2 Universitarios Y De Posgrado
El enunciado correspondiente se anota a dos interlineas del ltimo
regln escrito.
Al frente, con la tabulacin establecida, se registran el nombre del
establecimiento
Se puede suprimir la informacin sobre estudios primarios o
segundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.
107
Ejemplo:
Universidad de Ciencias del Mar, Bilogo Marino. Isla de Providencia,
1996
2.11.3.3 Estudios Complementarios
Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo, a tres interlineas del ltimo regln escrito.
A tres interlineas del ttulo anterior, se relacionan a los cursos o
seminarios, destacdnoslos en negrilla o en maysculas sostenida. A
continuacin se anotan la duracin, los nombres de las instituciones, la
ciudad y la fecha.
Ejemplo:
Capacitacin para Formadores en calidad Total, 50 horas. Escuela
Superior de Negocios. Santiago de Chile, agosto de 1996
2.11.4 EXPERIENCIA
Titulo en mayscula sostenida que se ubica contra el margen
izquierdo.
A tres interlineas del ltimo regln.
Se relacinenlos nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de
servicio, comenzando con el ultimo cargo desempeando. Cada
referencia se anota a un regln entre lneas y a dos entre prrafo.
El nombre de la empresa se escribe en mayscula inicial y con la
denominacin ms ampliamente conocida, es decir, nombre completo,
sigla o acrnimo.
El cargo desempeado se escribe a continuacin del nombre de la
empresa, se destaca el cargo en negrilla o en mayscula sostenida.
Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones
desempeadas en el cargo que se desee destacar.
El tiempo de servicio. A continuacin del cargo, se anotan el tiempo de
servicio con las fechas de ingreso y retiro.
Ejemplo:
Recicladores de Colombia. Secretaria Departamento de Relaciones
Publicas, 1991 -1993
Resolidos. JEFE DE ORGANIZACIN Y METODOS, desde abril de
1980 hasta la fecha.
108
2.11.6 REFERENCIAS
Las referencias se clasifican en laborales y personales.
Las referencias laborales, se escriben en mayscula sostenida, contra
el margen izquierdo, a tres interlineas del ltimo rengln escrito.
A tres interlineas del ttulo se escriben el nombre de la empresa y los
datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que
desempea, direccin y telfono). Cada referencia se anota a un
rengln entre lneas y a dos entre prrafos.
Ejemplo:
REFERENCIA LABORALES
Agrcola La Merced S.A Ingeniero Pablo Ortiz Villegas, Jefe de
Produccin.
Calle 12 9- 85 Acacias Meta telfono 271 43 90
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142
109
Margen derecho
110
111
HOJA DE VIDA
3 a 4 Interlinea
DATOS PERSONALES
3 Interlinea
NOMBRE:
2 Interlinea
IDENTIFICACION:
2 Interlinea
FECHA DE NACIMIENTO:
2Interlinea
ESTADO CIVIL:
2 Interlinea
DOMICILIO:
2 Interlinea
TELEFONO:
3 Interlinea
ESTUDIOS:
3 Interlinea
SEGUNDARIOS:
2 Interlinea
UNIVERSITARIOS:
3 Interlinea
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS
3Interlinea
EXPERENCIA
3 interlinea
PUBLICACIONES, INVESTIGACIONES Y OTROS
3 Interlinea
REFERENCIA LABORALES
3 Interlinea
REFERENCIA PERSONALES
3 Interlinea
4 a 6 Interlinea
NOMBRE FIRMA
3a4
CIUDAD FECHA DE PRESENTACION
112
HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES
NOMBRE:
IDENTIFICACION:
Casada
DOMICILIO:
TELEFONO:
2 34 89 55
ESTUDIOS
SEGUNDARIOS:
UNIVERSITARIOS:
1986
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS:
de
EXPERENCIA
Cotransal. Asistencia Relaciones Industrializares, desde abril de
1992 hasta la fecha Funciones: Programar Controlar y dirigir el proceso
de seleccin de personal, Distribuidora Colombiana. Auxiliar de
Personal, 1991-1992
113
REFERENCIAS LABORALES
Distribuidora Colombia. Doctor Jorge Alberto Reyes Soto, Jefe de
Relaciones Industriales. Avenida de las Amrica 4-92, Bogot D.C
telefono480 05 06
Cotrasal. Seor Carlos Eduardo Gamboa, Jefe de Recursos Humanos
Avenida 68 10-34,Bogot, telfono 267 67 87
REFERENCIA PERSONALES
Doctor Roberto Ramrez Andrade, Asesor Financiero del Banco de la
Repblica Bogot D.C, telfono 283 47 65
Doctora Juliana Emma lzate, Senadora de la Repblica. Santa Marta,
telfono 285 34 76
114
115
116
2.12.1 CONSTANCIAS
Es un documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad,
puede ser personal. Segn el hecho o el acto se clasifican en Constancias
para:
Tiempo de servicio.
Experiencia.
Salarios u honorarios.
Clases de trabajo.
Cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre
otros.
2.12.2 CERTIFICADOS
Es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura
la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento
acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto
judicial, juramentado, ceremonia, norma requiere registro notarial).
Con base en el hecho o acto que se prueba, puede emitirse certificados
de:
Calificaciones obtenidas dentro de perodos acadmicos:
Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defuncin y
becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvos, resultados
mdicos, documentos de identidad entre otros.
2.12.3 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
La Constancia y la Certificacin tienen como objetivo fundamental dar a
conocer la informacin de carcter personal:
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.
Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y corts
Empezar un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142
117
2.12.4.3 Cargo
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayscula sostenida,
centrado, precedido de los artculos l o la, tambin en mayscula
sostenida, a una distancia entre cuatro o cinco interlneas libres de la
fecha y lugar de elaboracin (dependido de la extensin del texto).
Ej.
LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
118
119
120
50021
San Jos de Ccuta, 12 de marzo de 2013
EL GERENTE
HACE CONSTAR:
121
122
LA SECRETARIA GENERAL
CERTIFICA:
123
2.13 INFORME
La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus
funciones.
Los informes se elaboran en papel con logo smbolo, de acuerdo con las
normas internas de la organizacin.
Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al
presentar los informes administrativos, ya sea que se enven por intranet
o correo electrnico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su
identificacin, descripcin o aclaracin dentro del texto.
2.13.1 CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN
124
un
hecho,
expresar
necesidades
hacer
125
126
Ejemplo:
CAPACITACIN
LABORAL
CON
BASE
EN
NORMAS
DE
COMPETENCIA
Ejemplo 1
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la
norma Servicio al Cliente.
127
Ejemplo 2
OBJETIVOS
1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin.
2. Elaborar informe i resumen que abarque el proceso completo de la
capacitacin con base en competencias laborales.
3. Presentar conclusiones sobre
4. Hacer recomendaciones para
2.13.3.1.1.10 Temas o numerales
El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios, temas
precisos y sucintos. Si es ms de uno, se enumeran y enuncian. Se
inician a dos interlneas libre para digitar el texto correspondiente.
Ejemplo 1 (De captulo para enumerar)
SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO
Como parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la
sensibilizacin de todos aquellos preseleccionados
Ejemplo 2
1. SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO
La sensibilizacin tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de
la maana. Asistieron 50 personas, de las cuales se seleccionaron 20
2. CAPACITACIN Y EVALUACIN
Se envi el programa y horarios respectivos, adems del plan de
evaluaciones.
128
Ejemplo
RESUMEN ADMINISTRATIVO
2.13.3.1.1.12 Conclusiones
Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones,
sugerencias o propuestas se escriban en maysculas sostenidas y contra
el margen izquierdo, dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La
primera lnea de escritura se inicia a dos interlneas del ttulo.
2.13.3.1.1.13 Nombres, cargos y firmas
Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben
firmar. El nombre se anota en mayscula sostenido, de cuatro a cinco
interlneas libres el ltimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo.
2.13.3.1.1.14 Rbrica
Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y por seguridad, el autor o
autores pueden escribir su rbrica en cada una de las hojas del mismo, en
la parte inferior al margen izquierdo.
2.13.3.1.1.15 Lneas especiales
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional, esto es cuando en el informe tenemos anexos, copias,
redactor y transcriptor. Las interlneas que se dejan entre cada uno de
estos.
Ejemplo
129
Entre 3 cm y 4
cm
0 a 1 interlinea libre
Dependencia y Cdigo
2 interlineas libres
TITULO RESUMEN EJECUTIVO
2 a 3 interlineas libres
Lugar y fecha de elaboracin
Entre
2 interlineas libres
ELABORADO POR : Nombres y apellidos de autor(es)
Entre
3 y 4 cm
2 a 3 interlineas libres
3 y 4 cm
1.TITULO
1 Interlinea libre
Texto del primer ttulo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_______________________________ ______________
___ _______________ ___________________________
_____________________________________________
_______________________________________.
2 interlineas libres
2.TITULO
1 Interlineado libre
Texto del segundo ttulo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
___________________________________________
___________________________________________
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _
___________________________________________
_ _ _ _ _ _ _.
2 interlineas libres
3.TITULO
1 Interlineado libre
Texto del tercer ttulo: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_______________ ____________________________
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _
_____.
Entre 3 cm y 4
cm
130
Resumen ejecutivo
2 interlineas libres
4.CONCLUSIONES
1 Interlineado libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_____________________ ______________________
___________________________________________
________________________________________.
1 Interlinea libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
__________ _______________________________.
2 Interlineas libres
5. RECOMENDACIONES
1 Interlinea libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
___________________________________________
___________________________________________
_________________________________________.
1 interlinea libre
Texto: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _
___________________________________________
________________________________________.
4 a 5 Interlineados libres
NOMBRE Y FIRMA
Cargo
NOMBRE Y FIRMA
Cargo
2 Interlineados libres
Anexos: (opcional)
Copia: (opcional)
1 Interlineado libre
Transcriptor:
131
Fecha
ELABORADO POR:
1. OBJETIVOS
1.1 Cumplir con requisito exigido para la terminacin del contrato como
Facilitador de Acompaamiento.
1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final
1.3 Presentar conclusiones
1.4 Hacer las recomendaciones del caso
2. RESUMEN
Despus de firmar el contrato por prestacin de servicios como
facilitadores y siguiendo instrucciones del Director Ejecutivo de CENDAP
se desarrollaron las siguientes actividades
132
133
4. RECOMENDACIONES
134
Objetivos
Captulo captulos
Firma
2.13.3.2.1 Partes
2.13.3.2.1.1 Encabezamiento
Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin.
2.13.3.2.1.2 Razn social
Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.
EJEMPLO:
NAVITRANS.S.A
2.13.3.2.1.3 Dependencia
Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el
resumen. Se escribe dejando de cero a una interlinea libre del margen
superior de la hoja (3 cm 4 cm), con mayscula inicial y sobre el margen
izquierdo.
2.13.3.2.1.4 Cdigo
Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los
informes, se escribe en la misma lnea de la dependencia.
EJEMPLO:
135
2.13.3.2.1.5 Titulo
Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlineas
libres de la dependencia, con mayscula y centrado.
EJEMPLO:
2.13.3.2.1.8 Objetivo
Describe en forma breve, el propsito del informe. Se recomienda
presentarlo as: de dos a tres interlineas libres del ltimo responsable del
informe y sobre el margen izquierdo se escribe la palabra objetivo seguida
de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln,
el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo.
EJEMPLO:
OBJETIVO: Dar a conocer avances sobre estudios del cncer
136
2.13.3.2.1.9 Capitulo
El informe corto puede constar de uno o varios captulos. Divisin que se
hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la
comprensin del texto.
2.13.3.2.1.10 Paginas subsiguientes
El encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que
permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se
recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda, a cero o una interlinea
libre de la zona 1, debidamente justificado y para continuar con el texto se
dejan una o dos interlineas libres.
EJEMPLO
Informe econmico E 048
2.13.3.2.1.11 Conclusiones
Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias
o propuestas se escriban en mayscula sostenidas y contra el margen
izquierdo, a dos interlineas libres del ultimo rengln del texto. La primera
lnea de escritura se inicia a una interlinea libre del ttulo.
2.13.3.2.1.12 Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo
afirman. El nombre se escribe en mayscula sostenido, y de cuatro a
cinco interlineas libres del ltimo prrafo y a continuacin, el cargo.
Si son necesarios varias firmas, estas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por parejas: en el segundo caso, si el
nmero de firmas es impar, la ltima se centra.
2.13.3.2.1.13 Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir
su rbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte inferior
izquierda.
2.13.3.2.1.14 Lneas especiales
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional
137
Son las interlineas que se dejan cuando hay anexos, copias y los
nombres de las personas que redactan y transcriben el informe
EJEMPLO
Anexo: tres (24 folios)
Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya, Subdirectora
Redactor: Juan Carlos Donado Puentes
Transcriptor: Margarita Lpez Sierra
138
2.13.3.3.1 Generalidades
El esquema de portada que se presenta a continuacin es propio para
este tipo de informe, porque identifica la organizacin o del rea que lo
genera.
Elementos finales del informe administrativo extenso
Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la
organizacin es necesario identificar los responsables.
2.13.3.3.1.1 Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los
autores lo firman, el nombre se escribe en mayscula sostenida, de cuatro
a cinco interlineas libres del ltimo prrafo; a continuacin, se escribe el
cargo.
Si son necesarias varias firmas, estas se distribuyen a criterio de los
autores, una debajo de la otra o por parejas; en el segundo caso, si el
nmero de firmas es impar, la ltima se centra.
2.13.3.3.1.2 Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden
escribir su rbrica en cada una de las hojas del informe, en la parte
inferior izquierda.
2.13.3.3.1.3 Lneas especiales
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin
organizacional
Si se requieren las lneas especiales, se recomienda escribirlas a dos
interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un
tamao de letra menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar
y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a
una interlinea libre del anterior y tambin alineado.
EJEMPLO
139
140
FECHA:
ELABORADO POR:
1. OBJETIVOS
1.1 Realizar actividades pro fondos para el grupo Asistencia en
Organizacin de Archivos
1.2 Elaborar resumen sobre el proceso, desde su inicio hasta el final
1.3 Presentar conclusiones
1.4 Hacer las recomendaciones del caso
2. RESUMEN
En comn acuerdo con el grupo tomamos la decisin de realizar fondos,
para la integracin programada en el mes de abril, por esta razn el saln
se distribuyo por grupos realizando diferentes actividades; nuestro grupo
conformado por los descritos anteriormente realizamos estas actividades
las cuales desgloso a continuacin
$ 1.000
$ 9.000
$ 10.000
141
3. DESARROLLO
Los grupos establecidos por la instructora presentamos los siguientes
ingresos en pro del objetivo propuesto
$202.000
4. CONCLUSIN
Se logro el objetivo propuesto en las actividades, generando con mis
compaeros un ingreso importante, aportando as una colaboracin para
la realizacin de la integracin antes mencionada.
Uno de los inconvenientes encontrados fue la poca colaboracin en la
compra del papel higinico, a comparacin de las gomas trululu.
LEONARDO ESTUPIAN
Aprendiz
LEONARDO ROPERO
Aprendiz
YENISET BAYONA
Aprendiz
XIOMARA PEARANDA
Aprendiz
142
143
144
145
146
2.15.4.1 Modelo 1
Para efecto de la impresin los datos, se determinan tres zonas: en la
zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre
para uso exclusivo de la oficina de correos.
2.15.4.2 Modelo 2
Tiene dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la
zona 2 para los sellos de la oficina de correos.
147
2.15.5 ZONAS
2.15.5.1 Zona 1
Espacio destinado para la ubicacin de la razn social, sigla o acrnimo y
NIT de la entidad que remite.
2.15.5.2 Zona 2
Espacio destinado para la impresin de la direccin topogrfica y
electrnica, fax, pgina web, el apartado areo, el telfono fijo o mvil, el
nombre de la ciudad o municipio de origen, el pas y otras menciones
obligatorias, segn disposiciones legales.
2.15.5.3 Zona 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.
Zona 1
Zona 3
Zona 2
2.15.6 PARTES
Para su distribucin, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye as:
En el tercio izquierdo se escribe la informacin como. Confidencial,
personal, contiene disquete, videocinta, CD-ROM, entre otros, en
mayscula sostenida.
148
Ingeniero
JUAN CARLOS GONGORA CARO
Doctor
Gerardo Gonzales Castro
2.15.6.3 Cargo
Se escriben en mayscula inicial
EJEMPLO
Director
Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos lneas. No se hace
particin silbica.
149
EJEMPLO
Ingeniero
JUAN CARLOS GONGORA CARO
Director de Servicios de Informtica
2.15.6.4 Organizacin
Se escribe en la lnea siguiente al cargo con la denominacin ms
conocida, razn social, acrnimo o sigla.
Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con
mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que
puede contener la razn social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn
social se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn este
registrado.
EJEMPLO
L.E.Y (Luis Enrique Yepes)
Los acrnimos se escriben con mayscula inicial o mayscula sostenida.
EJEMPLO
CAFAM- Cafam
SENA- Sena
INCONTEC- Incontec
150
151
2.15.6.6.1 Local:
Si el destino es en la misma ciudad o municipio. Se escribe este nombre
en mayscula inicial.
EJEMPLO
Doctor
Julio Prez Alvarado
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Areo 25485
Ccuta
2.15.6.6.2 Nacional
Cuando el destino es en una ciudad o municipio dentro del pas, se
escribe este nombre y el del departamento correspondiente separados
por coma (,) y con mayscula inicial.
EJEMPLO
Doctor
Julio Prez Alvarado
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Areo 25485
Ccuta, Norte de Santander
2.15.6.6.3 Internacional
La informacin debe ir en el idioma inicial del destino o en ingles, a
interlineacin sencilla. El nombre del destinatario debe ir mayscula
sostenida.
En cuanto a la direccin se respeta la nomenclatura y los trminos del
pas del destino tales como casilla, P.O Box postfesh, entre otros.
El pas de destino se debe escribir en la mismo rengln de la ciudad o
municipio, en mayscula inicial y preferiblemente en espaol para
asegurar su despacho.
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142
152
EJEMPLO
MR RALPH GEERE General Manager
IBM International
22 Mendon Avenue Hassled
NEW YORK 10530
Estados Unidos de Amrica
153
VOLVER
154
155
156
En el valor de la factura
se incluyen el costo, el
seguro y el flete.
FAS
Libre al lado
Indica que:
En el valor de la factura
se incluyen todos los
gastos necesarios para
poner la mercanca en el
puerto de embarque
FOB
Libre a bordo
Indica que:
CIF
En el valor de la factura
se incluyen todos los
gastos de las mercancas
a bordo del medio de
transporte.
F.O.B. Buenaventura
157
Cotizacin en blanco
158
Cotizacin elaborada
CO TIZACI N No 230
CIUDAD Y FECHA
Ccuta, 15 de m arzo de
SO LICITADO PO R
G erm an Prez
VALIDA HASTA
M arzo 31 de 2013
GERM AN PREZ
Calle 28 56-32 La Victoria
Ccuta
F.A.S.
EMPAQ UE
F.O .B.
Em balaje
VENDEDO R
Nolepa Alm uco
ARTICULO S
Com edor Escandinavo
Juego de m uebles rustico
O BSERVACIO NES
Unidad
Unidad
1
1
PRECIO
UNITARIO
$ 1.700.000
$ 900.000
VALO R
$ 1.700.000
$ 900.000
$ 2.600.000
ATENTAMENTE
Nolepa Alm uco
159
3.1.2 EL PEDIDO
Peticin de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le
suministre los bienes o servicios solicitados.
Es el documento por el que se solicita el suministro de unas determinadas
mercancas o servicios.
3.1.2.1 Formulacin De Pedidos
El departamento de compras o aprovisionamiento es el que se ocupa de
tramitar, controlar y gestionar los pedidos hasta que estos se reciban en el
almacn.
Cuando hacemos un pedido debemos indicar todas aquellas condiciones
de compra venta que consideremos ms importantes, como: descuentos,
formas de pago, lugar y fecha de entrega, precios, cantidades, calidad,
etc.
3.1.2.2 Clases De Pedido
3.1.2.2.1 Pedido condicional
Casos en los que se puede dar el pedido condicional:
Cuando el representante de la empresa proveedora no tenga la
seguridad de disponer de las suficientes existencias en almacn,
entonces el cliente condiciona el pedido a la comprobacin de
existencias.
Tambin se emplea el pedido condicional ante la posibilidad de un
incremento de ventas, con el fin de asegurarse el suministro de
mercancas.
3.1.2.2.2 Pedido en firme
Es la modalidad ms utilizada: cuando se conocen todas las condiciones
que afecta al pedido y, por tanto, dan lugar a un acuerdo entre proveedor
y cliente.
160
1.
2.
3.
4.
161
162
FORMATO DILIGENCIADO
163
3.1.3 LA REMISIN
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las
mercaderas solicitadas por el cliente segn su Nota de Pedido y este se
encuentra impreso y membreteado, segn la necesidad de la Empresa
sirve para que el comercio tenga testimonio de los artculos que han
entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento
de venta.
Este documento se extiende por duplicado o triplicado segn la necesidad
de la empresa, por lo general es prctico que sea un talonario con 3
copias una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es
entregada al cliente junto con las mercaderas; y la tercera es devuelta
con la firma de conformidad del cliente, en el que certifica haber recibido
conforme
FORMATO EN BLANCO
164
FORMATO DILIGENCIADO
165
Ejemplo:
El almacn La Venta de Palmira, vende de contado a Rosita de Pacheco
un escritorio ejecutivo el 30 de marzo de 1983, segn su factura N.1,
recibe cheque N.2014 del Banco de los Trabajadores por $ 60.000.00. La
seora Rosita de Pacheco tiene su domicilio en la carrera 26 N.20-32 de
Bogot.
166
1.
2.
3.
4.
Fecha de pago
Nombre de quien se recibe el pago
Concepto de pago
Valor en letra y en numero
167
cantidad deseada. La entrada para este fondo inicial sera debitar caja
menor y acreditar efectivo. Normalmente una cantidad de $250.000 pesos
sera suficiente para las necesidades de los pequeos negocios, sin
embargo, negocios ms grandes tienen varios miles de pesos a
discrecin como fondos para la caja menor.
Cuando los gastos se hacen, el administrador del fondo, rembolsar a los
empleados y emitir un recibo de caja menor. En cualquier momento el
efectivo total ms los recibos emitidos deben igualar la cantidad inicial del
fondo.
Cuando el efectivo se hace bajo, el administrador entrega todos los
recibos de reembolso. Si la cantidad fuera por ejemplo $200.000 y la
mayora de los gastos fueron para suministros de oficina, entonces se
emite un cheque por $200.000 el cual se debita a la cuenta de suministros
de oficina. Una vez el cheque se hace efectivo, el administrador vuelve a
tener la cantidad original en efectivo.
168
RECIBO DE
CAJA MENOR
No.
FECHA
CIUDAD
16/03/2013
CCUTA
PAGADO A
TRANSPORTADORA BELOTAX
POR CONCEPTO DE
TRANSPOTE DE MERCANCIA
POR
$127.600
LA SUMA DE
CIENTO VEINTISIETEMIL SEISCIENTOS
CODIGO
FIRMA DE RECIBI
APROBADO
LUIS VARGAS
C.C. NIT. 88.409.327
169
3.2.2 CONSIGNACIN
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el Banco y una
copia con el sello del cajero que lo recibe o el timbre de la mquina
registradora. Sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de formularios: Uno para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otros bancos.
170
tambin todas las copias, igual que como se procede con otros
documentos.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo
valor se entrega al beneficiario
Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa.
Porque tenerlos?
Porque permite discriminar si el pago se hace en efectivo o
en cheque.
Porque registra a los responsables del pago de los montos
registrados, con las respectivas firmas de quien elabora el
documento, quien lo aprueba, el revisor y el contador.
171
172
3.2.4 LA FACTURA
Es el comprobante de pago que se emite en las operaciones entre
empresas o personas que necesitan acreditar costo o gasto para efecto
tributario, este es un documento de operacin de compraventa con ella
queda concretada y concluida la operacin y es un documento de
contabilidad y medio de prueba legal. Es la relacin escrita que el
vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de
la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza
su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que
justifica la copra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso
de pago.
3.2.4.1 Documentos equivalentes a la factura:
Son documentos equivalentes a la factura:
173
174
175
Registra la entrada.
176
NOTA: el coste usado por el programa para calcular los PMP, ltimo coste
y registrar las entradas en almacn, es precio coste de compras sin
descuentos ni impuestos.
177
Intereses.
Gastos por fletes.
Gastos bancarios, etc.
178
Devoluciones
Tcnico en Asistencia en Organizacin de Archivo
Ficha Nmero 428142
179
3.2.7.2 Utilizacin
Un caso comn es la devolucin de productos, por ejemplo en un negocio
de indumentaria al realizar el pedido de la ropa, la misma se abona con
una factura. Al llegar la mercadera se advierte que unas camisas llegaron
con roturas y manchas por lo que se las enva nuevamente al proveedor y
este mismo emite una nota de crdito por el valor de las mismas u la
entrega al comprador.
3.2.7.3 Tipos
3.2.7.3.1 Nota de crdito comercial
En el rea de los negociaos y las empresas, la nota de crdito es un
elemento sumamente utilizado, no slo como los documentos capaz de
garantizar trasparencia en el manejo interno de la compaa sino para
respaldar ante la ley una parte de las operaciones comerciales que se
realizaran.
Desde esta perspectiva, puede ser definida como un documento
registrable que origina una disminucin a favor del comprador (o deudor)
en una determinada cuenta o cargo.
3.2.7.3.2 Nota de crdito bancaria
Tambin conocida como boleta de depsito, la nota de crdito bancaria es
el documento que un banco entrega a sus clientes como constancia de
haber recibido una determinada cantidad de dinero.
El empleado que la expira deber incluir: el nombre de la entidad
bancaria, la identidad de la persona que realiza el depsito, el importe de
la operacin en letras y nmeros, la especificacin sobre la forma (si se
trata de efectivo o cheques, por ejemplo) y el lugar y fecha de la
transaccin.
180
181
182
Ejemplo:
La empresa SERVICIOS AL INSTANTE compro una pliza de seguros el
da primero de febrero de 2011 por un valor de $600.000 a un ao, el da
28 de febrero da de cierre contable se hizo el respectivo asiento de
ajuste.
183
184
185
3.3.2.1 CARACTERSTICAS
3.3.2.1.1 Mandato puro y simple
La letra posee un mandato de pagar una suma incondicional en moneda
nacional o moneda admitida a cotizacin. La suma se debe expresar en
nmeros y en palabras junta en la moneda en que se efectuar el pago.
Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el da de pago el
equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la distingue de los
otros ttulos de crdito
Nombre del Girado
El documento debe contener los nombres y apellidos de la persona fsica
o razn social que deber pagar la obligacin estipulada (girado). Si se
posee algn error en el nombre, la letra de cambio queda nula.
Si son varias las personas que deben pagar la misma letra, sta se gira
contra cualquiera de ellos.
El girado no es obligado, sino hasta que acepte la letra de cambio.
3.3.2.1.2 Fecha del vencimiento
El vencimiento corresponde al da en que la letra debe ser pagada. El
vencimiento debe ser una fecha posible y real. Existen cuatro tipos de
vencimientos:
1. Letras giradas a da fijo: vencen en el plazo establecido en la letra. Es
la forma ms usual de girar letras de cambio porque no hay
incertidumbres en cuanto a determinar la oportunidad de pago
incondicional.
2. Letras libradas a la vista: Letra de cambio que ser pagadera a su
presentacin. Deber presentarse al pago dentro del ao siguiente a la
fecha en que fue librada. El librador podr acortar este plazo o fijar uno
ms largo. Estos plazos podrn ser acortados por los endosantes.
(Artculo 39 de la ley cambiaria y del cheque).
186
187
3.3.2.6 Valuta
Expresa el motivo por el cual el girado deber pagar. Es una clusula
innecesaria que se conserva por tradicin, como reminiscencia de la
poca en que la letra de cambio era ttulo concreto, documento probatorio
de un contrato de cambio.
3.3.2.7 Aceptacin
La Aceptacin de la letra de cambio es el acto por medio del cual el girado
o librado estampa su firma en el documento, manifestando as la voluntad
de obligarse cambiariamente a realizar el pago de la letra. Una vez
aceptada la letra, el aceptante se convierte en el principal obligado, y se
188
189
3.3.2.9 Protesto
El protesto es un acto de naturaleza formal, que sirve para demostrar de
manera autntica, que la letra de cambio fue presentada oportunamente
para su aceptacin o para su pago.
Se practica el protesto por medio de un funcionario que tenga fe pblica
(FEDATARIO PUBLICO, no ante un notario pblico) y se levantar contra
el girado o los recomendatarios, en caso de falta de aceptacin, y en caso
de protesto por falta de pago, contra el girado-aceptante o sus avalista.
La sancin por la falta de protesto es la prdida de la accin cambiaria de
regreso.
190
3.3.3 PAGARE
El pagar es una promesa incondicional de pagar una suma determinada
de dinero, y por consiguiente es un ttulo valor de contenido crediticio.
Pagar es un ttulo de crdito formal y completo por el que el firmante se
obliga a pagar a su vencimiento una cantidad cierta a una persona
designada en el documento.
3.3.3.1 Importancia Del Pagare
Tiene una ventaja respecto a la letra de cambio, pues el hecho de que
contenga la palabra Pagar le adjudica un poder de cobranza avalado
por la ley, en especial en los cdigos de comercio de cada estado.
Un pagar sirve para realizar transacciones comerciales, es tambin
utilizado para garantizar mercanca, e incluso en controversias judiciales
como garanta de reparacin de daos.
Es utilizado constantemente para cerrar tratos teniendo la funcin de
garanta, y emulando la funcin del aval o del fiador, sobre todo en
algunos contratos de arrendamiento.
Ventajas:
Se paga en efectivo
Desventajas:
La accin legal, al omento de surgir algn incumplimiento en el pago
3.3.3.2 Partes Del Pagare
3.3.3.2.1 Nombre del beneficiario
Es imprescindible identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el
pagar. Puede ser a favor de una persona natural o persona jurdica. En
este ltimo caso se tratara de una denominada "razn social" o sociedad
comercial.
191
192
193
Seores
Banco Popular
Ccuta
REFERENCIA: AUTORIZACION
BLANCO DEL PAGARE No. 052
PARA
LLENAR
ESPACIOS
EN
Firma: ______________________
Nombre: MARIA EUGENIA GARCIA
C.C. No.: 60.345.234 de Ccuta
194
3.3.3 BONOS
Son considerados como uno de los recursos para invertir ms seguros del
mercado debido a que no suelen tener cambios dramticos en el precio a
corto y mediano plazo. Sin embargo, siguiendo la ley de ganancia
potencial/riesgo, los bonos no suelen dar rendimientos tan altos como
otros instrumentos de inversin.
3.3.3.1 Bono canjeable
Bono que puede ser canjeado por acciones ya existentes. No provoca ni
la elevacin del capital ni la reduccin de las acciones.
3.3.3.2 Bono Convertible
Bono que concede a su poseedor la opcin de canjearlo por acciones de
nueva emisin a un precio prefijado. Ofrece a cambio un cupn (una
rentabilidad) inferior al que tendra sin la opcin de conversin.
3.3.3.3 Bono cupn cero
Ttulo que no paga intereses durante su vida, sino que lo hace
ntegramente en el momento en el que se amortiza, es decir cuando el
importe del bono es devuelto. En compensacin, su precio es inferior a su
valor nominal.
3.3.3.4 Bonos de caja
Ttulos emitidos por una empresa, que se compromete a reembolsar al
vencimiento fijado el prstamo pactado; los recursos obtenidos con la
emisin de estos bonos se dedican a las necesidades de tesorera de la
empresa.
3.3.3.5 Strips
Algunos bonos del Estado son "strippables", o divididos, puede
segregarse el valor del bono en cada uno de los pagos que se realizan,
distinguiendo bsicamente los pagos en concepto de intereses (cupones)
y el pago del principal, y negociarlos por separado.
195
196
197
Numeracin consecutiva.
Fecha de expedicin.
Descripcin detallada de los artculos vendidos o del servicio prestado.
Valor total.
El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
La factura que no cumpla con los requisitos establecidos, no se
considerara titulo valor, pero por esta razn no se afectara la validez del
negocio jurdico que dio origen a la factura. El vendedor debe expedir una
factura original y dos copias, para todos los efectos se considera ttulo
valor el original firmado por el emisor y el comprador o beneficiario del
servicio. La factura cambiaria es negociable a travs del endoso.
198
3.3.5 LIBRANZA
La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor
autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nmina mensual o
quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelacin de sus
obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se
compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo
previamente convenido. Para el adecuado desarrollo del esquema de
libranza es de suma importancia que la entidad financiera cuente con la
autorizacin de descuento de nmina del deudor-empleado y el convenio
de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en donde
estn expresamente consignadas todas las obligaciones del convenio.
Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se
utiliza la modalidad de libranza es la determinacin precisa de la
capacidad de pago y la capacidad de descuento. La capacidad de
descuento, es el porcentaje o monto que puede ser descontado del
sueldo del empleado, que para el caso de las Cooperativas, de acuerdo
con el literal b) del Artculo 59 del Cdigo sustantivo del trabajo, no puede
superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y prestaciones, para
cubrir sus crditos.
Para entregarle el crdito a un trabajador casi siempre, por no decir
siempre, le piden a ste que presente un Codeudor, que debe ser tambin
trabajador de la misma empresa. El descuento de nmina tiene que estar
autorizado por escrito. As el empleador tenga conocimiento del crdito,
as el trabajador verbalmente y frente a muchos testigos haya autorizado
al empleador al descuento de su salario, as el empleador sea amigo del
gerente del Banco o entidad de comercio, siempre toda clase de
autorizacin distinta a los descuentos normales de seguridad social y
embargos, deben estar autorizados por escrito por parte del trabajador
(art. 149 C.S.T.)De no hacerlo se configura un descuento ilegal y el
empleador debe devolver el dinero mal retenido adems de las sanciones
a que se puede hacer acreedor (art. 65 C.S.T.).
A continuacin veremos el formato de libranza
199
LIBRANZA
Atentamente,
200
EJEMPLO:
LIBRANZA
CAMILO PEREZ C.
Camilo Prez Cceres
c.c. 60.318.825 Bogot
Codeudor
VOLVER
201
4 DOCUMENTOS LEGALES
202
Si el arrendatario es independiente:
Si el arrendatario es pensionado:
203
204
205
206
207
208
209
210
ARRENDADOR
LA ARRENDATARIA
211
212
Devolver la parte del precio pagado, deducido los tributos y gastos del
contrato cuando se resolvi por incumplimiento del pago del saldo
Cuando el contrato se resuelve por no haberlo otorgado en el plazo
convenido, la garanta debida por el saldo del precio.
213
214
FORMATO No. 10
CONTRATO DE COMPRAVENTA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
En la ciudad de_________ a los_____ das del mes de_______________
de________, los suscritos___________________________________ mayor,
identificado (a) con la cdula de ciudadana No. ________________, expedida
en ___________, y quien para los efectos del presente contrato se denomina el
VENDEDOR, y____________________________________, mayor, identificado
(a) con la cdula de ciudadana No._________________ expedida en
_____________, quin para los efectos del presente contrato se denomina el
COMPRADOR, ______________ mayor, identificado (a) con la cdula de
ciudadana No.________________ expedida en ___________.han convenido en
celebrar un CONTRATO DE COMPRAVENTA de un establecimiento de
comercio, el cual se regir por las siguientes clusulas:
PRIMERA.- El vendedor transfiere al comprador, a ttulo de compraventa, el (%)
del establecimiento de comercio denominado ____________________,
matricula __________ ubicado en la ciudad de ___________ direccin ____
actividad______________________________________________________.
SEGUNDA.- El precio del establecimiento de comercio que se transfiere a ttulo
de venta es la suma de $___________________, que el vendedor declara haber
recibido de manos del comprador a entera satisfaccin.
TERCERA.- El vendedor declara que la venta del establecimiento de comercio
se hace como unidad econmica y que se encuentra libre de embargos,
arrendamientos, prendas sin tenencia y cualquier otra limitacin al derecho de
dominio por parte del vendedor
CUARTA.- Las obligaciones que se deriven del presente contrato se harn
exigibles, en caso de incumplimiento por alguna de las partes contratantes, en la
ciudad de ________________, y cualquier controversia o diferencia que llegare
a surgir entre los contratantes con ocasin del presente contrato, se resolver a
travs del Centro de Conciliacin de ____________________
El vendedor hace entrega y el comprador declara haber recibido a satisfaccin el
establecimiento de comercio que se vende por este documento, el da ___ del
mes ___________ del ao ______ ( ) Favor cancelar mi matricula como persona
natural porque no tengo otros establecimientos de comercio. Para constancia,
las partes intervinientes firman el presente documento:
VENDEDOR
COMPRADOR
Firma: ____________________
Nombre: _________________
C.C
Firma: _____________________
Nombre: ___________________
C.C
215
COMPRADOR
216
4.3 ACUERDO
Un acuerdo es, en Derecho, una decisin tomada en comn por dos o
ms personas, por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina
as a un pacto, tratado o resolucin de organizaciones, instituciones,
empresas pblicas o privadas.
Es, por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con
la finalidad de producir efectos jurdicos.
Es vlido cualquiera que sea la forma de su celebracin, oral o escrita,
siempre que el consentimiento de los otorgantes sea vlido su objeto
cierto, determinado, no est fuera del comercio o sea imposible.
4.3.1 PARTES
Entidad que expide el documento: Cuando no se utiliza papelera impresa,
el nombre de la entidad debe colocarse a 8 cm del borde superior de la
hoja, en maysculas, centrado, y en un solo rengln. Identificacin: se
refiere al tipo de documento que se va expedir, bien sea Resolucin,
Acuerdo, Decreto Ley, etc. Se escribe a cuatro interlineas del nombre de
la entidad. En mayscula, centrado, seguido del nmero consecutivo y el
ao.
Ejemplo:
DECRETO LEY 1960 DE 1994
LEY 80 DE 1992
RESOLUCION 0324 DE 1993
Fecha: A dos interlineas, entre parntesis y centrada, van el da y el
mes de la fecha de la vigencia.
Ejemplo:
(27 de julio)
(5 de octubre)
Motivo: A cuatro interlineas de la fecha se hace un resumen sobre el
asunto que se va a legislar. Cuando el texto ocupa un rengln, se
escribe a partir del margen izquierdo en minscula solo se centrara el
ltimo rengln del motivo.
217
Ejemplo:
ACUERDO 2530
(28 de noviembre)
Por el cual se aprueba una comisin especial
Por el cual se establece el procedimiento para la eleccin de los
empleados del ministerio de trabajo y seguridad social en la
COMISION DE PERSONAL de dicho ministerio.
Cargo de quien expide: El cargo y la entidad de la autoridad
competente se escriben con maysculas y centrado, a cuatro
interlineas de la lnea anterior.
Ejemplo:
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
EL MINISTERIO DE GOBIERNO
Atribuciones: Aqu se enumeran normas, si las hay, o cargo de quien
delega para que este funcionario pueda expedir el documento. Se
escribe a 4 interlineas de la lnea anterior con minsculas y desde el
margen izquierdo. Va centrado cuando ocupa un solo rengln.
Termina con la letra "y", cuando haya considerandos.
Ejemplo:
En uso de sus atribuciones legales y,
En uso de sus atribuciones y las que le seala el artculo 4o. del
decreto 3028 de 1986, y Considerandos: Son las causas que llevaron
a expedir el documento. Se escribe primero la expresin
"considerando", centrada con maysculas, a cuatro interlineas de las
Atribuciones y a otras cuatro interlineas se empieza la numeracin de
los considerandos que sean necesarios; cada considerando se inicia
con la palabra "Que", desde el margen izquierdo.
218
Ejemplo:
En uso de sus atribuciones legales y,
En uso de sus atribuciones y las que le seala el artculo 4o. del
decreto 3028 de 1986, y
Considerandos: Son las causas que llevaron a expedir el documento.
Se escribe primero la expresin "considerando", centrada con
maysculas, a cuatro interlineas de las Atribuciones y a otras cuatro
interlineas se empieza la numeracin de los considerandos que sean
necesarios; cada considerando se inicia con la palabra "Que", desde el
margen izquierdo.
Ejemplo:
219
Ejemplo:
ARTICULO 3.
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Cuando cada artculo se refiere a un tema especfico, el ttulo del artculo
va con maysculas, despus del numero; el texto se inicia a dos
interlineas, en el margen izquierdo.
Ejemplo:
DECRETA
ARTICULO 1. JORNADA LABORAL
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Tambin es posible que la parte resolutiva se divide en captulos,
como en el caso de los reglamentos; estos irn con maysculas,
centrados al igual que el ttulo del captulo. El texto del artculo se
inicia despus del ttulo del captulo
220
Ejemplo:
ACUERDA
CAPITULO I
ARTICULO 1.
DEFINICION______________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
ARTICULO 2. BASES GENERALES:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
PARAGRAFO:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
221
ACUERDO No.002
(Enero 23 de 2004)
por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin
de fondos acumulados
CONSIDERANDO
Que la constitucin poltica de Colombia en su artculo 8 dispone que es
obligacin del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la nacin.
Que el artculo segundo de la ley 80 de 1989 seala las funciones del
archivo general de la nacin y en su libertad B estipula fijar polticas y
establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y
el uso adecuado del patrimonio documental de la nacin de conformidad
con los planes y programas que con la materia adopte la junta directiva
ahora consejo directivo en virtud del decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el disponer de la
documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional
sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano
y como fuente de la historia
Que el estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y
control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivista.
Que los archivos son importantes para la administracin y la cultura,
porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la
toma de decisin basada en antecedentes. Pasada su vigencia estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la
identidad nacional.
Que se hace necesario establecer los lineamientos bsicos para la
organizacin de los fondos acumulados de las entidades del pas.
222
ACUERDA
ORGANIZACIN
DE
COMPILACION
DE
LOS
FONDOS
INFORMACION
1.
bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores,
con el objetivo de identificar y conocer las unidades administrativas que
produjeron la administracin.
223
224
FORMATO
TABLA
DE
VALORACION
225
226
DISPOSICION
FINAL
CT
PROCEDIMIENTO
CONVENCIONES
M= Microfilmacin
E = Eliminacin
S= Seleccin
Fecha: ________________________
227
228
4.4 CIRCULARES
4.4.1 CIRCULAR LEGAL
Es una comunicacin de carcter general o normativo, utilizada para dar a
conocer un mismo contenido dirigida a varios destinatarios.
Ejemplo:
Circular 004 No 435 de 2000
CIRCULARES
LEGALES
229
ASUNTO:
230
231
232
4.5 LEYES
233
Ejemplo de Ley:
LEY 594 DE 2000
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE
ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETRA:
TITULO I
OBJETO,
MBITO
DE
APLICACIN,
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
DEFINICIONES
Articulo -1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas
y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado.
Articulo -2.
mbito de aplicacin. La presente ley comprende a la
Administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la
presente ley.
Articulo -3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los
siguientes conceptos, as:
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la
persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al
servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la
cultura.
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al proceso integral de
los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de informacin producida o
recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o
funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del
documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
234
235
236
TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
RGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
237
238
239
240
241
TITULO V
GESTIN DE DOCUMENTOS
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades
pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin debern observarse los principios
y procesos archivsticos.
PARGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios
gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre
que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento
de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del
concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos los archivos se clasifican en:
ARCHIVO DE GESTIN: Comprende toda la documentacin que es
sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza
para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestin o solucin a los asuntos iniciados.
.
ARCHIVO HISTRICO: Es aquel al que se transfieren desde el
archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.
Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El
Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el
del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin
documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas,
historias laborales, documentos contables y documentos notariales.
As
242
243
TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las
entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los
documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter
histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal
de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo
deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha
autorizacin en los siguientes trminos:
Motivos legales
Procesos tcnicos
Exposiciones Culturales
PARGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por
motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del
territorio nacional.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr,
de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento
visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con
el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley
y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular,
requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a
que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos
competentes con el fin de establecer las responsabilidades
administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artculo 33. rgano Competente. El Estado, a travs del Archivo General
de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos
declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores
sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8
de la
244
245
TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a
personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se
deriven de la prestacin de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la
organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados
de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial
proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones centros de
investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo
del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as
como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el
campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta
significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal
efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios,
poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters
cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos
y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La
Junta
Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de
propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto,
podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter
histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y
en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y
Reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos
privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales,
asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohbe a los organismos privados y a las
personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de
documentos declarados de inters cultural:
Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del
Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una
multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes.
246
247
TITULO X
DONACIN, ADQUISICIN Y EXPROPIACIN
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos
histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de
documentos histricos.
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de
carcter
Histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la
Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters
pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va
administrativa a la que d refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de
archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en
peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.
TITULO XI
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la
Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de
conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean
originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada
durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General
de la Nacin.
PARGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente
podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso deber preverse un
programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin
y conservacin de la misma.
Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo
General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre
conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en
nuevos soportes.
Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de
la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de
carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos
por cualquier medio".
248
TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES
Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General
de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el
apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin, para el
cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de
su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le
sean contrarias.
EL PRESIDENTE DEL H. SENADO DE LA REPBLICA,
MIGUEL PINEDO VIDAL
EL SECRETARIO GENERAL DEL H. SENADO DE LA REPBLICA,
MANUEL ENRQUEZ ROSERO
LA PRESIDENTA DE LA H. CMARA DE REPRESENTANTES,
NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA
EL
SECRETARIO
GENERAL
DE
LA
H.
CMARA
REPRESENTANTES,
GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO
DE
EL MINISTRO DE CULTURA,
JUAN LUIS MEJA ARANGO
249
4.6 RESOLUCION
250
CONSIDERANDO
(Parte considerativa, en la que se analiza el problema). Esta parte
contiene el anlisis de la cuestin en debate; puede adoptar nombres
tales como: anlisis, consideraciones sobre hechos y sobre derecho
aplicable, razonamiento, entre otros. Lo relevante es que contemple no
slo la valoracin de los medios probatorios para un establecimiento
razonado de los hechos materia de imputacin, sino tambin las razones
que desde el punto de vista a las normas aplicables fundamentan la
calificacin de los hechos establecidos.
SE RESUELVE
(Parte resolutiva, en la que se toma una decisin)
Ejemplo:
251
Cdigo: F-ST-002
FORMATO
RESOLUCIN
Version: 01
Fecha:
Resolucin No.273
Fecha:
Radicado No.
27-08-2008
POR MEDIO DE LA CUAL
SE AUTORIZA EL CIERRE DE UNA VA EN EL MUNICIPIO DE LA CEJA
DEL
TAMBO, ANTIOQUIA
El Secretario de Transporte y Trnsito del Municipio de La Ceja, Antioquia,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Cdigo
Nacional de Trnsito Terrestre, Ley 769 de 2002, y
CONSIDERANDO:
1. Que mediante Resolucin No 070 del 26 de Agosto de 2004, la Secretara
de Transporte y Trnsito estableci los requisitos para la autorizacin de la
Ocupacin parcial o total de las vas afectadas para el desarrollo de obras
civiles, eventos culturales y actividades deportivas en el Municipio de La
Ceja.
2. Que mediante solicitud va fax del da 27 de Agosto de 2008, el seor
JOHN ALBERTO CALLE GALLEGO, solicita colaboracin de parte del
personal operativo de esta Dependencia para el cierre de la carrera 21 entre
calles 22 y 24, a partir del da viernes 29 de Agosto hasta el sbado 04 de
octubre de 2008, y la carrera 21 entre calles 20 y 22 del 14 de Octubre de
2008 al 09 de Enero de 2009; con el objeto de reponer las redes principales
de acueducto y alcantarillado con las respectivas redes domiciliarias, as
como la pavimentacin de la misma.
3. Que el artculo 110 de la Ley 769 de 2002 establece en relacin a las
seales transitorias lo siguiente: Pueden ser reglamentarias, preventivas o
informativas y sern de color naranja. Modificarn transitoriamente el
rgimen normal de utilizacin de la va.
En mrito de lo anteriormente expuesto, el Secretario de Transporte y
Trnsito del Municipio de La Ceja del Tambo.
252
Cdigo: F-ST-002
FORMATO
RESOLUCIN
Versin: 01
01Fecha:
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Autorizar el cierre de la carrera 21 entre calles 22 y
24, a partir del da viernes 29 de Agosto hasta el sbado 04 de octubre de
2008, y la carrera 21 entre calles 20 y 22 del 14 de Octubre de 2008 al 09
de Enero de 2009; al seor JOHN ALBERTO CALLE GALLEGO; con el
objeto de reponer las redes principales de acueducto y alcantarillado con
las respectivas redes domiciliarias, as como la pavimentacin de la misma.
ARTCULO SEGUNDO: Advertirle al Seor JOHN ALBERTO CALLE
GALLEGO, que deber colocar las seales transitorias reglamentarias
correspondientes que le indiquen a los conductores que la referida va se
encuentran cerrada.
Pargrafo: La Secretara de Transporte y Trnsito podr en cualquier
momento verificar el acatamiento de lo exigido para el cierre de la va. El no
acatamiento ser causal de la cancelacin del permiso y la habilitacin
inmediata del eje vial afectado.
ARTCULO TERCERO: La presente Resolucin deber ser publicada en la
Emisora Local Radio Manantial de Inspiracin para lo cual deber cancelar
los derechos de Publicacin en la Tesorera de Rentas Municipales.
NOTIFQUESE Y CUMPLASE
Dada en La Ceja del Tambo, a los veintisiete das del mes de Agosto del
ao Dos mil ocho (27-08-2008).
ANDRS HUMBERTO GARZN OSPINA
Secretario de Transporte y Trnsito
Notificado: --------------------------------------Fecha: -----------------------------------------
VOLVER
253
5 PUESTO DE TRABAJO
254
5.1.3 COMPUTADORA
Es un sistema electrnico que consta de una
pantalla o monitor, un teclado muy parecido al
de la mquina de escribir y una unidad de
procesamiento donde reside la memoria y se
efectan las operaciones y procesos.
Discos duros o fijos: es un disco magntico que
se encuentran en el CPU de la computadora, en
l se encuentran almacenados los principales
programas y archivos de una computadora.
5.1.4 DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIN:
Son los medios en los cuales se guarda
informacin que ha sido procesada en la
computadora. Pueden ser electrnicos como las
memorias y pticos como los discos compactos
Cd.
5.1.5 CARPETAS:
Son cubiertas fabricadas en diferentes tipos de
material catn, cartulina y se usa para resguardar los
documentos y correspondencia que se relacionen
con un individuo, empresa o institucin, pueden ser
de tamao carta u oficio, stas traen una pestaa
donde se escriben el encabezamiento o ttulo
correspondiente.
255
5.1.7 TARJETAS:
Son unidades rectangulares generalmente de 5
por 3 y 8 por 5 pulgadas, tiene infinidad de uso,
sin embargo, el principal es la organizacin de
ficheros, el cual tiene como objeto facilitar la
localizacin de las carpetas, gavetas o
archivadores donde se encuentran la
informacin necesaria.
ndices: son listados con referencias alfabticas
o numricas sobre el contenido de cada equipo
de archivo.
5.1.8 MARBETES:
Son etiquetas que se adhieren a los
materiales, carpetas para indicar lo
que ha quedado archivado o debe
archivarse.
256
5.1.10 GANCHOS:
Son piezas metlicas que sirven para sujetar los
documentos dentro de las carpetas, pueden ser
de brazo corto o largo de acuerdo a la cantidad
de documentos a sujetar.
5.1.12 DESENGRAPADORA:
Sirve para quitar las grapas de cualquier
lugar sin daar el espacio
5.1.13 TIJERAS:
Se
utilizan
bsicamente
documentos o cortar alguno.
para
reparar
257
5.1.14 FOLDERS:
Son utilizados diariamente en una oficina
son indispensables ya que con ellos
administran y mantienen en orden todos
los documentos ya sean de suma
importancia o no.
5.1.15 PLUMA:
Es una herramienta vital en una oficina se
utilizan diariamente al firmar algn papel
construir algn informe etc.
5.1.16 GRAPADORA:
Son utilizadas para juntar papeles y evitar su
separacin.
5.1.17 CALCULADORA:
Es
utilizada
financieros
para
resolver
problemas
5.1.18 SACABOCADO
258
259
Se
utilizan
para
reuniones
ocasionales. Suelen ser apilables
o plegables para almacenarlas
ocupando el mnimo espacio
despus de la reunin. Algunos
modelos incluyen un brazo
plegable que sirve para tomar
notas.
260
5.3.1 LA TENDINITIS:
Inflacin
de
tendones
y
ligamentos los cuales son los
que producen el movimiento de
nuestras manos. Los sntomas
son el dolor y la incapacidad de
movimientos en la articulacin
situada junto al tendn. Se suele
inflamar la zona y las reas mas
frecuentemente afectadas son
los codos, hombros, pies,
tobillos,
rodillas,
caderas,
muecas, y dedos
El caso ms comn de tendinitis
laboral es el que afecta a los
tendones extensores los cuales
son los que comienzan en el
codo, bajan por la parte superior
del brazo hasta los dedos los
cuales siempre se utilizan en
actitud de extensin.
261
5.3.2 LA BURSITIS:
Inflamacin o irritacin
de una Bursa las cuales
son pequeas bolsas
ubicadas entre el hueso
y
otras
estructuras
mviles como lo son los
msculos, los tendones
y la piel las cuales
facilitan
un
desplazamiento suave
de estas estructuras.
262
263
264
265
VOLVER
266
6 CONCLUSION
La realizacin del presente manual ha sido muy importante ya que por
medio de l entendimos sobre la importancia de la elaboracin de
documentos comerciales y los estndares exigidos por el Archivo General
de la Nacin por medio de las NORMAS ICONTEC.
De igual manera podemos decir que indagamos en cada una de las
pginas, libros, pdf entre otros documentamos lo mejor posible para
poder entregar a los lectores un documento bien elaborado dando a
conocer las nuevas exigencias del estado en cuanto
a elaborar
documentos, a dems es enriquecedor para nuestra vida pues al
investigar cada punto, tema, tems, abre nuestra perspectiva en cuanto al
trabajo realizado en el Tcnico en Administracin de Archivo el cual debe
ser excelente.
VOLVER
267
7 BIBLIOGRAFIA
Norma Tcnica Colombiana GTC-185, Documentacin Organizacional de
fecha 2009/09/30, editada por el Instituto Colombiano de Normas
Tcnicas y Certificacin.
Manual Gestin Documental FESC de fecha 03/07/207, Aprobado segn
Acta Consejo Acadmico 114
Unidad combinacin de correspondencia
Aprenda castellano. Tcnicas de Redaccin. Disponible en www.enj.org
http://www.definicionabc.com/social/puesto-de-trabajo.php
VOLVER
268
8 GLOSARIO
TERMINOS Y DEFINICIONES
Para los propsitos de este documento normativo se aplican los
siguientes trminos y definiciones.
Abreviatura. Representacin de una palabra de una palabra o grupo de
palabras, obtenida por eliminacin de algunas de las letras, silabas
finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con
un punto.
Acrnimo. Vocablo conformado por diferentes
iniciales de una razn social.
letras iniciales y no
269
270
de
fuentes
consultadas
que
estn
271
272
Portada. Primera pagina del informe; contiene los datos requeridos para
la identificacin de documento.
Radicacin. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un
nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envi, con el propsito
de oficializar el tramite y cumplir con los trminos de vencimiento que
establezca la ley. Estos trminos se empiezan a contar a partir del da
siguiente radicado el documento.
Razn social. Nombre que identifica a una organizacin
Recomendacin. Formulacin concisa de acciones necesarias, como
resultados directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin.
Referencias bibliogrfica. Conjunto de datos suficientemente precisos
ordenados, los cuales facilitan la identificacin de una fuente documental
o parte de ella.
Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad
remitente o destinataria, nombre o cdigo de la(s) dependencia(s)
competente(s), numero de radicacin, nombre del funcionario responsable
del tramite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
Rengln. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Resume ejecutivo. Exposicin sucinta de un tema que debe quedar por
escrito. Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones
ejecutivas.
Rubrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona
escribe como parte de la firma, despus de su nombre o titulo.
Saludo. Frase de cortesa en la cual se inicia la comunicacin.
Sigla. Abreviatura conformada por letras iniciales de cada palabra de una
razn social.
273
VOLVER
274