Manual de usuario

Para:

Plataforma de gestin comercial

1.- DESCRIPCIN DEL DOCUMENTO

Este documento tiene por objetivo describir como se utiliza la plataforma de
gestin comercial, adems de orientar a los usuarios a realizar las distintas tareas
que esta presenta. Entre las tareas descritas en este documento estn:
-

Creacin de prospectos
Creacin de leads y oportunidades.
Creacin de actividades comerciales.
Agregar informacin detallada a las actividades.
Cambiar estados de un lead u oportunidad.

Julio 2012

Este documento es propiedad de SoluforB S.A. y su contenido es confidencial. Este documento no puede ser reproducido,
en su totalidad o parcialmente, ni mostrado a terceros, ni utilizado para otros propsitos que los que han originado su
entrega, sin el previo permiso escrito de SoluforB S.A.

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2.- MANUAL DE USUARIO

2.1.- PGINA INICIAL PLATAFORMA ENGAGE
Para ingresar a la plataforma Engage, se debe ir a la direccin
http://www.solunegocios.com/interno. Al ingresar a la direccin mencionada, se
abrir una pgina web como la que se muestra en la imagen.

Figura n1.- Ingreso a la plataforma Engage

2.2.- INGRESO A PLATAFORMA ENGAGE

En la pantalla de inicio, debe ingresar con su login y password, en la mayora de
los casos, el ID es el nombre de usuario del correo electrnico Ej:
nombreusuario@solu4b.com donde nombreusuario es el ID.
Al ingresar en la plataforma engage, se abrir una pantalla, la cual se muestra en
la siguiente figura.

Figura n2.- Pantalla principal de la plataforma Engage

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2.3.- CREACIN DE LEADS E INGRESO AL MDULO DE SEGUIMIENTO

COMERCIAL
Para iniciar un nuevo lead, primero se debe buscar un cliente, ya que un lead va
siempre asociado a un cliente. Para esto, se debe ingresar a la pestaa clientes,
en la parte superior izquierda de la pgina.

Figura n3.- Vista de pestaa de clientes

Luego, se debe buscar un cliente con los datos que se solicitan en la pantalla. Se
pueden buscar por nombres o RUT, segn sea el caso.

Figura n4.- Bsqueda de clientes

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Luego de realizar la bsqueda, en caso de ingresar los datos correctamente, se

mostraran los datos del cliente como muestra la siguiente pantalla.

Figura n5.- Vista de clientes al realizar bsqueda.

Hacer click en la figura azul para conocer ms detalles del cliente y

posteriormente ingresar al mdulo de seguimiento comercial.

NOTA: si el cliente que est buscando no existe, usted deber crearlo en el

modulo de creacin de prospectos (ver pgina 16).

Figura n6.- Vista general del cliente.

Al abrir esta nueva pgina, se puede observar como parte de la informacin, los
datos del cliente, contratos vigentes y no vigentes.

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Para hacer ingreso de un nuevo lead, se debe ingresar a la pestaa comercial,

que est en la parte superior izquierda de la pantalla.

Figura n7.- Vista de pestaa para ingreso a mdulo de gestin comercial.

Al hacer click en el botn comercial, se abrir una nueva pgina con informacin
de leads vigentes y no vigentes al igual que oportunidades de negocio que
hayan sido agregadas anteriormente.

Figura n8.- Pantalla principal de mdulo de gestin comercial.

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Para ingresar un nuevo lead, se debe presionar el botn agregar, abajo del ttulo
LEADS.

Figura n9.- Agregar un lead.

Al hacer click en el botn, se abrir una pantalla que requiere el ingreso de varios
datos necesarios para crear el lead, como se observa en la siguiente figura.

Figura n10.- Datos necesarios para ingreso de lead.

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Datos a ingresar:

Nombre Lead: Nombre con el cual se identificar el lead.

Descripcin: breve descripcin del lead.
Fecha de inicio: fecha en que se inicia el lead.
Fecha probable cierre: estimacin de cierre del lead de acuerdo a la
informacin y tipo de cliente.
Empresa: empresa del grupo a la cual estar asociado el lead.
Vendedor: Responsable del lead.
Mail vendedor: e-mail de la persona responsable del lead.

Cada lead puede tener ms de un subproducto. Cada subproducto consta de

los siguientes datos a ingresar.

Producto: producto al que pertenece el lead.

Sub producto: en caso de mayor especificacin, se debe ingresar un
subproducto al que pertenece el lead.
Moneda: tipo de moneda por el cual se cancelar el proyecto.
Monto: monto de acuerdo al tipo de moneda ingresada anteriormente.

Cuando la informacin este completa, se debe presionar agregar y se

redireccionar a la pantalla de leads y oportunidades.
En esta pantalla, se podr ver ingresado el lead con estado vigente. En el lead
ingresado, aparece una lupa, la cual al hacer click se puede ingresar a una
nueva pantalla, que permite la edicin de los datos y asociar informacin ms
detallada al lead.

Figura n11.- Lead ingresado.

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Figura n12.- Pantalla de edicin de leads y creacin de actividades comerciales.

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2.4.- ACTIVIDADES COMERCIALES

A cada lead y oportunidad se le puede agregar actividades comerciales, las
cuales permiten aumentar la probabilidad de xito del lead u oportunidad.
Para ingresar una nueva actividad comercial, se debe hacer click en el botn
agregar en la parte inferior al ttulo Actividades Comerciales.

Figura n13.- agregar nueva actividad comercial.

Para ingresar una actividad comercial, se piden 4 datos fundamentales. Los

cuales son: Tipo de actividad (Llamada, reunin, etc), breve descripcin de la
actividad, fecha y un responsable de la actividad comercial.

Figura n14.- Datos para ingresar actividades comerciales.

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Luego de ingresar la actividad comercial, se podr ver reflejada en la pantalla

inicial del lead. Al igual que el lead, se podr acceder a completar con mayor
detalle, las actividades comerciales ingresadas. Para esto se debe hacer click en
la lupa.

Figura n15.- verificacin ingreso de actividades comerciales.

Al hacer click en la lupa, se podr acceder a un mayor detalle de la informacin

lead, como por ejemplo:

Compromisos.
Participantes de la actividad comercial.
Notas asociadas a la actividad comercial.
Documentos asociados a la actividad comercial.

Para ingresar compromisos, basta con completar la informacin requerida y

presionar el botn agregar en la parte inferior del ttulo Compromisos.

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2.5- INGRESO DE COMPROMISOS, PARTICIPANTES, NOTAS Y DOCUMENTOS

ASOCIADOS A UNA ACTIVIDAD COMERCIAL
2.5.1- INGRESO DE COMPROMISOS ASOCIADOS A UNA ACTIVIDAD
COMERCIAL

Figura n16.- Pantalla de ingreso de compromisos asociados a una actividad comercial.

2.5.2- INGRESO DE PARTICIPANTES ASOCIADOS A UNA ACTIVIDAD

COMERCIAL
De la misma manera, se debe hacer con los participantes de la actividad
comercial.

Figura n16.1.- Pantalla de ingreso de compromisos asociados a una actividad comercial.

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2.5.3- INGRESO DE NOTAS ASOCIADOS A UNA ACTIVIDAD COMERCIAL

Para ingresar las notas, se debe hacer click en el botn Agregar notas situado en
la parte superior de la pgina.

Figura n17.- Pestaa para agregar notas.

Luego de hacer clikc en el botn, se abrir una nueva pgina, que permite el
ingreso de notas asociadas. Se debe ingresar la nota e presionar el botn
Agregar.

Figura n18.- Pantalla de ingreso de notas.

2.5.4- INGRESO DE DOCUMENTOS ASOCIADOS A UNA ACTIVIDAD

COMERCIAL
Para ingresar los documentos, se debe hacer click en el botn adjuntar
documentos en la parte superior de la pgina, se abrir una nueva pgina, en la
cual se debe agregar una descripcin del documento y luego presionar agregar.

Figura n19.- Pestaa para ingresar documentos.

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Luego se debe proceder a adjuntar el archivo, para esto se hace click en el

dibujo del lado izquierdo al documento ingresado, lo cual abrir una pgina que
sirve para buscar el archivo que se desea adjuntar.

Figura n20.- Botn para adjuntar el documento.

Figura n21.- Pantalla para buscar el documento a adjuntar.

Luego de ingresar la informacin requerida, se debe presionar el botn TERMINAR.

Con esto, se ingresa informacin detallada acerca de actividades comerciales
del lead y al mismo tiempo se detallan estas actividades comerciales.

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2.6- CAMBIAR ESTADO DEL LEAD

Para cambiar el estado del lead, en la pantalla principal del lead, se debe
presionar el botn cambiar estado, esto abrir una nueva pantalla, en la cual se
debe ingresar un nuevo estado, en caso de anulacin o cancelacin, se debe
ingresar un motivo por el cual se realiza el cambio de estado.

Figura n22.- Cambiar estado del lead.

2.7- TRANSFORMAR EL LEAD EN OPORTUNIDAD

Para la transformacin de lead en oportunidad, se debe presionar el botn
Transformar, se abrir una nueva pantalla que pedir confirmacin de usuario
para que el lead sea transformado en oportunidad.

Figura n23.- Pantalla para transformar un lead en oportunidad.

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2.8- OPORTUNIDADES
Una vez que se ha transformado el lead en oportunidad, se le pueden seguir
asociando distintas actividades comerciales de la misma manera que se agregan
para los leads. De la misma forma, a las actividades se le pueden asociar notas,
documentos y compromisos que se puedan definir.

Figura n24.- Pantalla de edicin y creacin de actividades comerciales de una oportunidad.

Las actividades comerciales genricas no estn asociadas a ningn lead u

oportunidad. Son actividades relacionadas directamente con el cliente. Al igual
que las actividades comerciales de leads y oportunidades, no presentan mayor
diferencia al ingresar mayor detalle de informacin.

Figura n25.- Ingreso de actividades comerciales genricas.

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2.9- CREACIN DE PROSPECTOS

Prospecto es aquella empresa que tiene un inters en comprar algn producto o
contratar un servicio. En otras palabras, un prospecto es un potencial cliente de la
empresa.
Para crear un prospecto, se debe ingresar a mis opciones en la pantalla principal
de la plataforma Engage.

Figura n26.- Men mis opciones de la plataforma Engage.

Una vez que se ingresa a Mis opciones, se abrirn una serie de opciones, entre
las cuales se debe elegir Ingresar nuevo prospecto

Figura n27.- Ingresar nuevo prospecto.

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Una vez que se ingresa al modulo de creacin de prospectos, se deben ingresar

los datos a continuacin.

Figura n28.- Ingreso de datos para un nuevo prospecto.

El Rut que se debe ingresar para el prospecto, debe ser el real de la empresa, ya
que en base a esta informacin, posteriormente podr aparecer en la pantalla
de bsqueda de clientes (pgina 4).
2.10- REPORTES GESTIN COMERCIAL
El mdulo de gestin comercial, adems cuenta con 2 tipos de reporte, los cuales
tienen como fin, ver el estado de cada lead y ver las actividades que este ha
tenido. Los 2 tipos de reporte son:

Actividades comerciales por periodo: permite ver todas las

actividades comerciales que se han realizado en un cierto periodo
de tiempo.

Leads y oportunidades abiertas por empresa: permite ver todos los

leads y oportunidades que estn abiertos, aplicando el filtro por
cada una de las empresas del holding.

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Para ingresar a estos reportes, se debe ingresar al men Mis opciones desde la
plataforma Engage. La siguiente pantalla, muestra los reportes que estn
disponibles descritos anteriormente.

Figura n29.- Reportes de gestin comercial.

2.10.1 ACTIVIDADES COMERCIALES POR PERIODO

Figura n30.- Actividades comerciales por periodo.

2.10.2 LEADS Y OPORTUNIDADES ABIERTAS POR EMPRESA

Figura n31.- Leads y oportunidades abiertas por empresa.

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