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Cmo hacer que los equipos virtuales

trabajen exitosamente?
Por Kunal Sen, PMP

n la realidad actual moderna de las


corporaciones globales, la tercerizacin, y
el nfasis vehemente en la productividad,
los equipos virtuales (tambin llamados equipos
distribuidos geogrficamente) son algo comn;
an las compaas pequeas han adoptado los
equipos virtuales como resultado de sus
operaciones de tercerizacin a otras compaas. La
innovacin en la tecnologa junto con el costo bajo
de las comunicaciones, le han permitido a las
compaas superar la distancia fsica como un
obstculo para hacer negocios.
Hay varias facetas para hacer que un
equipo virtual funcione. Este artculo se enfoca en
los incidentes que se dan en la comunicacin de
un equipo distribuido.

que ellos no sern muy impactados por el


proyecto. Algunos integrantes son ingenieros y
piensan analticamente en trminos tcnicos, y
algunos son responsables de departamentos que
estn pensando cmo acomodar el proyecto sin
sacrificar sus operaciones diarias. El director del
proyecto est preocupado por las fechas y por los
recursos que deber conseguir para poder cumplir
con esas fechas. Todo esto ocurre en un entorno
en el cual la gente no se comunica con los dems
cara a cara, y probablemente nunca conoci a los
otros. Por lo cual, es casi milagroso que el
proyecto de hecho pueda comenzar!

Escenario: reunin de lanzamiento


del proyecto

Demos un paso atrs por un momento y


analicemos esta reunin de inicio. Aqu hay
algunas barreras que deber superar el director del
proyecto para comenzar un proyecto con xito:
1. Diferencias culturales en el equipo
2. El idioma de cada integrante.
3. Las diferencias en la zona horaria y su
estado mental asociado.
4. Asuntos relacionados a ser multitarea y a
la prioridad que tiene el proyecto para
algunos integrantes.
5. Interaccin limitada entre los integrantes.

Imagine una situacin donde est realizando la


reunin de inicio de un proyecto (o kickoff)
enorme en un entorno virtual. El equipo del
proyecto est formado por personas de varios
pases, y otros de varios estados de USA. Esta es la
primera vez que el equipo se ha reunido. Los
integrantes del equipo tienen distintos
antecedentes (realmente es un equipo de varias
funciones); tienen diferentes acentos, y para
muchos de ellos el ingls es su segundo idioma. La
reunin se realiza a las 9 a.m. hora central de USA.
Los integrantes de USA estn bien despiertos y
listos para comenzar, pero en China e India es
tarde de la noche y los integrantes estn cansados y
prontos para regresar a casa. Algunos miembros
del equipo tienen otras prioridades en mente ya

Desafos en las reuniones de


proyectos virtuales

Qu podemos hacer como directores


de proyecto para mitigar algunas de las
cosas que se oponen al proyecto en un
entorno de equipos virtuales?

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Estrategias para reuniones virtuales


efectivas

Los equipos virtuales se comunican virtualmente.


Las reuniones importantes generalmente tienen
lugar va teleconferencia, lo cual puede presentar
sus propios desafos. Cuando hablamos por
telfono, nunca estamos seguros de qu est
haciendo la otra persona. Estn prestando
atencin o estn haciendo otras cosas mientras
hablan? Tal vez estn perdidos en sus propias
palabras. Es mucho ms fcil poner poca atencin
en una reunin virtual que en una reunin donde
se est presente fsicamente en una sala con
colegas.
Cmo podemos asegurar que los
participantes de una reunin virtual estn
totalmente involucrados en la misma? En mi
experiencia personal como director de proyecto,
me han ayudado las estrategias siguientes:
Una agenda detallada: Antes de la reunin enve
la agenda detallada. Esto le da al equipo lo que
seguir mientras discute los asuntos del proyecto y
las fechas. La agenda es una herramienta visual que
sirve para ayudar a que el equipo se enfoque en lo
que est pasando. El uso de software que da acceso
para que comparta su pantalla le ayuda an ms en
este proceso.
Expectativas claras de cada persona: Tenga claro
lo que se espera de cada persona durante la semana
siguiente. Esta es otra forma ms para que el
director del proyecto obtenga resultados de la
reunin de proyecto.
Saber quin est presente: Asegrese de que
todos sepan quines estn participando en la
teleconferencia. Pregunte: Quin acaba de
ingresar? Antes de comenzar la reunin puede ser
una buena idea que el director del proyecto lea los
nombres de las personas que estn participando en
la llamada y pregunte si se olvid de alguien. Cree
una cultura donde la gente se identifique antes de
comenzar a hablar.
Participacin: Si Ud. siente que alguien no est
participando, pregntele a dicha persona qu es lo

que piensa sobre un asunto especfico o sobre lo


que se dijo. Tal vez quiera avisarle de antemano as
no se siente acorralada.
El significado del silencio: Las decisiones del
equipo son otra rea que merece atencin. He
estado en situaciones donde las sugerencias de
integrantes del equipo se han recibido con un
silencio. Hay que descifrar e interpretar este
silencio porque puede tener varios significados que
van desde un total acuerdo a un desacuerdo total.
El director del proyecto debe dejarle claro al
equipo qu significa el silencio en cada
situacin.
Lenguaje y cultura: El director del proyecto y su
equipo deben ser sensibles a las diversas culturas en
las cuales operan y no deben usar lenguajes que
solo se entienden en una regin particular. Por
ejemplo, en ingls This has been tabled significa,
en USA que no est ms dentro del alcance, pero
puede significar lo opuesto en Inglaterra o en
India. Dado que no hay una interaccin no verbal
en el telfono, el lenguaje juega un rol crucial para
que todo el equipo entienda lo mismo. El ingls
como el idioma internacional se habla diferente en
distintas partes del mundo, y el elegir palabras
neutrales puede jugar un rol importante para
aclarar incidentes.
Creacin de lazos afectivos en el equipo: En un
entorno virtual, cmo se crean vnculos
emocionales en un equipo? Cmo fomenta el
director del proyecto una cultura de confianza en
el equipo? Si el equipo est en un mismo lugar
fsico, sus integrantes se pueden encontrar y
saludar, ponerse a charlar, y conocerse ms a nivel
personal. Estas actividades construyen el espritu
de equipo y la confianza entre sus integrantes.
Cmo se logra esto en un entorno virtual?
Conocer a los integrantes del equipo a nivel
personal por el telfono es algo intimidante.
Cmo se replica en un entorno virtual una
conversacin informal que tiene lugar cuando uno
pasa por la oficina de un colega y se detiene?
Algunos ejemplos para superar este obstculo son:
tener pequeas conversaciones en el telfono

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mientras los dems se unen a la llamada y pedirle a


los miembros del equipo que cuenten algunos
hechos interesantes sobre ellos mismos durante la
reunin de inicio.
Multitarea: Es una prctica comn poner el
telfono en silencio (para poder escuchar a otros
pero que otros no nos escuchen) durante una
conversacin telefnica y continuar con otras
actividades. Esto hace que sea fcil perder
implicaciones importantes o sutiles que se estn
discutiendo. Puede ayudar el establecer las
expectativas durante la reunin de lanzamiento
indicando que no se permite ser multitarea
mientras se est en una llamada del proyecto pero
de hecho no hay forma de hacerlo cumplir, si bien
el establecer la expectativa debera minimizar este
fenmeno.
Comunicacin de las decisiones: Las decisiones
del proyecto que se toman en una reunin de
equipo deben documentarse claramente y
diseminarse al equipo, adems de guardarse en un
lugar que todos los integrantes puedan acceder y
consultar cuando fuere necesario.

Construir relaciones y obtener


compromiso

Hay muchas cosas que puede hacer el director del


proyecto, fuera de una reunin, para fomentar las
buenas relaciones y para construir un
entendimiento mutuo as como el sentimiento de
ser dueo de las metas del proyecto.
Construir relaciones importantes: Las relaciones
son la clave para que el proyecto tenga xito. El
director del proyecto es responsable de establecer
relaciones con los principales jugadores del
proyecto. En un entorno virtual, siempre es buena
idea viajar para conocer a los jugadores clave;
establecer dichas relaciones iniciales es la base
sobre la cual se deber fortalecer el director del
proyecto durante el proyecto. En el contexto de
hoy donde se estn recortando los presupuestos
para viajes, el director debe usar otras herramientas

para superar este obstculo. Tener reuniones cara a


cara, y frecuentes, con los patrocinadores y con
otros jugadores clave puede darle al director de
proyecto indicios tempranos cruciales para el xito
del proyecto, pero depende del director de
proyecto saber leer cuidadosamente a estas
personas. La situacin ms deseable es que el
director del proyecto tenga una relacin abierta
donde pueda tomar el telfono en cualquier
momento y llamar al patrocinador (y viceversa).
Uso sensato de la tecnologa: Es comn usar
herramientas de chat o mensajes instantneos para
comunicarse con equipos remotos o an aquellos
ubicados en el mismo lugar. Encuentro que estas
herramientas son bastante impertinentes porque
pueden irrumpir abruptamente cuando uno est
pensando. selo poco y para preguntar cosas que
requiera una respuesta inmediata y breve. Utilice
el correo electrnico para mensajes que requieran
una explicacin ms detallada, y de seguimiento al
e-mail con una conversacin telefnica.
En blanco y negro: En un entorno virtual, con la
traduccin se pierden muchas ideas importantes,
por eso es bueno escribir las cosas tanto como sea
posible y que la gente lo firme. Tomando como
ejemplo la industria de la informtica, los
documentos de requisitos se deben escribir y los
interesados del proyecto los deben firmar. El acto
de firmar un documento fuerza a una persona a
pensar dos veces y a leer el documento con ms
cuidado. Tambin puede dar el efecto contrario,
algunas personas no firmarn el documento por
miedo de estar perdiendo algo que lamentarn en
el futuro. El director del proyecto debe identificar
rpidamente esta situacin y tratarla determinando
el proceso de gestin de cambios. Tener una
relacin ya existente puede ayudar a allanar el
camino y a superar algunos de esos miedos; por lo
tanto, el director de proyectos debe establecer una
fecha lmite para la cual todos deben haber
firmado.

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Conclusin

El director del proyecto es el centro sobre el cual


gira todo en el proyecto. En mi mente, las tres
reglas de la direccin de proyectos son: relaciones,
relaciones, y relaciones; y esto no es para decir que
el director del proyecto no puede le llamar la
atencin cuando un miembro del equipo no est
poniendo su parte.
Aunque el director del proyecto es la
ltima persona responsable por los resultados del
proyecto, cada miembro del equipo es responsable
de contribuir con el xito del proyecto. El director
del proyecto est en una gran posicin para
influenciar el resultado del proyecto con sus
acciones y comportamientos. La habilidad de
influenciar a otros se torna ms difcil si el equipo
est distribuido.
He comentado varias medidas tcticas que
pueden mejorar el creacin de relaciones y
aumentar las chances de xito del proyecto en un

entorno virtual. De ltima, el director del


proyecto es solo tan bueno como sea su equipo, y
la responsabilidad de que el proyecto sea un xito
es de todos y cada uno de los individuos en el
proyecto.

Sobre el autor

Kunal Sen es un director de proyectos con 17 aos


de experiencia en la industria de la tecnologa de
informacin. Ha trabajado en varias compaas
desde pequeas hasta muy grandes en Twin Cities,
Minnesota, USA; y se especializa en gestionar
proyectos de alto riesgo y visibilidad.
Artculo traducido del original en ingls titulado How to Make
Virtual Teams Work Successfully en la Biblioteca Virtual del PMI
(PMI Virtual Library) de www.PMI.org
Si tiene alguna sugerencia de mejora de esta traduccin al espaol
puede enviarla a LASpanishNews@pmi.org

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