Bien Ecrire Au Travail Eyrolles PDF

Livres Outils
EFFICACIT PROFESSIONNELLE
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Atteindre ses objectifs l'crit

l're du tout communiquer et de la dmatrialisation de
l'information, les enjeux de l'crit dans l'entreprise se sont
dmultiplis : pour russir aujourd'hui, il faut absolument tre
ractif, comptent et efficace l'crit.
Ce guide, destin tout professionnel amen rdiger, vous offre
tous les outils pour bien crire. Il propose une mthode applicable
dans toutes les situations rdactionnelles et prsente un panorama
pdagogique complet :
des diffrents types d'crits: commercial, publicitaire,
managrial, journalistique, administratif ...
des diffrents supports : note, compte rendu, rapport, courriel,
synthse, lettre, plaquette, communiqu de presse, blog ...
des techniques rdactionnelles : syntaxe, orthographe,
typographie, grammaire, conjugaison, ponctuation ...
Dcouvrez les techn iques propres chaque situation rdactionnelle

et devenez expert dans l'art d'agencer vos crits de manire
obtenir ce que vous voulez !
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Agns RENAUT, titulaire d'un DEA de Lettres

~ modernes, est charge de communication pour un
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organisme national de service public. Formatrice,
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coach d'criture et rdactrice conceptrice de
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supports d'entreprise depuis plus de vingt ans,
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elle anime aujourd'hui diffrents ateliers de - --travail autour de la communication. Elle est galement l'auteur d'un
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roman paru aux ditions Grasset en 2000, ainsi que de plusieurs nouvelles
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Livres Outils
www.editions-organisation.com
Groupe Eyrolles 1 Diffusion Geodif
...,_ Un gui.de prcieux pour

russir vos crits pro
...,_ Des conseils oprationnels
...,_ Des trucs et astuces
pour booster vos crits
BIEN CRIRE AU TRAVAIL
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Groupe Eyrolles
ditions d'Organisation
61 , bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05
www.editions-organisation.com
www.editions-eyrolles.com
Du mme auteur
Les Yeux bands, nouvelle, 2 prix catgorie auteurs publis, concours du C:inal Dire
le non-visuel, parue dans I..:Autre beaut du monde , ditions de La Loupe/La
Balle au bond, 2009.
Qu'as-tu fait de ta sur ?, roman, Grasset, slection premiers romans Biblion, 2000.
Sarabande et autres textes pour Le Bocal agit publi par Gare au Thtre, 1998.
La Sueur sale comme la mer, nouvelle , finaliste au Concours de la nouvelle littraire
de Nanterre, publie dans la revue Encres vagabondes, 1997.
Publication professionnelle
Aide-mmoire du bien crire, Cnaf (diffusion rseau service public)
Chez le mme diteur
Mireille Brahic, Mieux rdiger ses crits professionnels

Michelle Fayet, Savoir rdiger le courrier d'entreprise
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Michelle Fayet, Russir ses comptes rendus
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Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet

expressm ent la photocopie usage collectif san s autorisation des
ayants droit. Or, cette pratique s'est gnralise notamment dans l'enseign em ent , provoquant une baisse brutale des achats de livres, au
point que la possibilit m m e pour les auteurs de crer d es uvres
PHOTOCOPILLAGE nouvelles et de les faire diter correctement est aujourd'hui m enace.
TUE LE LIVRE
En application de la loi du 11 m ars 1957, il est interdit de reproduire
intgralement ou partiellement le prsent ouvrage, sur quelque support que ce soit,
san s autorisation de l'diteur ou du Centre franais d'exploitation du droit de copie, 20,
rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.
DANGER
Groupe Eyrolles, 2011

ISBN : 978 -2-212-54869 -3
Agns Renaut
BIEN CRIRE
AU TRAVAIL
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AVANT-PROPOS
Ccrit professionnel est, par dfinition, li l'activit et ses finalits. En consquence, cet ouvrage aborde l'crit professionnel par
le prisme de l'action et des objectifs viss.
Dans une dmarche qualit de l'crit professionnel, il s'agit de
relier la relation crite aux notions fondamentales de la communication et aux enjeux de l'entreprise dans ses changes avec l'extrieur comme dans son fonctionnement interne. La dmarche ici
propose se base sur une inversion de l'interrogation habituelle:
avant de se demander comment crire une lettre (ou une note, ou
une synthse), il faut se poser les questions contextuelles (pour
qui, pour obtenir quoi, dans quelle finalit, avec quel support .. .).
Ensuite seulement intervient la technique de rdaction.
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En situation de travail, le rdacteur doit tre ractif, efficace. Il

le sera vritablement grce un savoir et un savoir-faire pour
rpondre sa mission .
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Le savoir-faire
de Io.. <'-relation crite'"'>
o..u service de /action .
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Manuel de rfrence, cet ouvrage apporte un socle intellectuel

qui rend apte apprhender toute situation de communication
crite, interne ou externe. Il favorise une comptence transversale de relation crite, oprationnelle dans divers domaines
Bien crire au travail
d'expertise. Il invite une hauteur de vue sur la communication

crite, en lien avec les situations de management, de travail en
quipe et avec l'environnement de l'entreprise.
Guide de rdaction, il fournit des outils du bien crire : les
techniques rdactionnelles, les prconisations pour la construction du message, les consignes pour russir, dans le fond et dans
la forme, un crit professionnel. Il intgre une mthodologie applicable toute situation de rdaction. Il prsente un panorama des
supports actuels de la vie professionnelle, avec leur mode d'emploi. Il propose de nombreux conseils et des exemples pour relier
l'crit l'action, afin que le message atteigne le rsultat attendu.
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SOMMAIRE
Avant-propos ......................................................................
Chapitre 1
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d e 1' ecn
, "t pro f ess1onne
.
1au1our
.
d' h u1. ................. .
L' en1eu
Chapitre Il
Le savoir rdactionnel... pour rflchir ...... ..... ..... ..... .....
17
Chapitre 111
Guide mthodologique de l 'crit professionnel.. ... .. ... .
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Chapitre IV
Le savoir-fai re rdactionnel ... pour agir. .. ... ... .. ... .. .... .....
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Chapitre V
Les diffrents supports de l 'crit professionnel. ...... ....
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Annexes.. .. .... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .... ... .. ... .. ... .. ... .
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Annexes
Tableaux synoptiques ac tions et crits .. ...... ..... ..... ..
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Petit vocabulaire du bien crire .... .. ... .. ... .. .... ..... ... .. ...
203
Bibliographie .... .... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ..... .. ... .. ... .. ...
209
Index ...... .... ..... ..... .... ..... ..... ....... .. ... .. ... .. .... ..... ..... .............. ...
211
Table des matires .. .. .. . .. ... .. ... .. ... .. ... .. ..... .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. ... .
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Chapitre 1
L'ENJEU DE L'CRIT PROFESSIONNEL
AUJOURD'HUI
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L'essor de la communication crite

Depuis plusieurs dcennies, on annonce la fin de l'crit ! Pour preuve,
en vrac : les nouvelles technologies de l'information, le langage
sms , la perte du savoir crire dans les cursus de formation,
la chute de la lecture, etc. On pense que l're de la communication
prcipite sa chute. Balayons ces lieux communs ... qui excusent souvent le mal crire et rvlent un oubli de notre histoire.
La communication existe depuis les dbuts de l'humanit, sur les
murs des grottes, et l'humanit a crit ds qu'elle a voulu laborer
un langage partag par plus de quelques-uns et donner une dure
de vie plus longue son message. Avec Internet, on a cru voir
la fin des livres, mais on oublie deux choses : le livre, autrefois
rserv aux lettrs, s'est dmocratis et, aujourd'hui, la production ditoriale est exponentielle. Quant la relation crite entre
les individus et les organisations conomiques, il y a longtemps
qu'elle ne se rduit plus la correspondance.
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Ce qui change, ce sont : les langages, les supports, les modalits

de diffusion. En ralit, l'crit est plus vivant que jamais, il se
diversifie, il se multiplie.
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L're du tout communiquer
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On clame l're du tout communiquer, c'est--dire : on communique

tout, tout le monde communique, on communique n'importe quoi. ..
C'est un constat : les rseaux sociaux, les messageries, les newsletters, les sites, les forums, les blogs ... dploient l'infini les
changes d'information travers le monde.
Or, dans cet univers du tout communiquer , l'expression crite
monte en flche, dans un essor ingal et acclr de supports
dmultiplis, matriels ou virtuels.
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L're du tout communiquer

V
Qu'est-ce que communiquer?

Communicare (1361, lat.) : tre en relation avec
V
Avec qui? Pourquoi? Comment?
Plus la galaxie communication s'tend, plus les supports se

dmatrialisent, moins le destinataire est identifi, notamment
dans les flux Internet.
Plus le destinataire est abstrait et dmultipli, plus la communication doit tre rigoureuse et plus l'crit doit s'ajuster pour rduire
la marge de flou.
Derrire un ordinateur, il y a toujours quelqu'un ! Dans cet
univers virtuel, ce sont les supports qui sont dmatrialiss!
Pas les metteurs ni les rcepteurs des messages. Mme si
l'on s'adresse un groupe cible, c'est d'abord un individu qui
lira le message.
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Sur le Web, tout dpend des mots!
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Un message sur le Web va surfer vers des milliers de destinataires :
Oui sont-ils? Une cible, mais aussi des individus.
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Oui lira? Celui qui sera attrap dans sa navigation!

Oue fera-t-il du message? Au moins, le comprendra-t-il?
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Aujourd'hui, le savoir crire requiert plus que jamais la matrise de la rdaction, qui garantit le sens, et des notions de communication qui assurent l'efficacit du message.
L'enjeu de l'crit professionnel aujourd'hui
L'crit professionnel actuel

Le monde professionnel est l're du tout communiquer car il
utilise un grand nombre de supports qui se rpartissent dsormais
selon deux voies de diffusion : le papier et le dmatrialis.
Cvolution socio-conomique, qui agrandit le champ d'action de
chacun et de toute entreprise, entrane une trs forte croissance
de la communication (technologies et supports). Les temps passs
changer et rflchir en commun (runions, meetings, sminaires) se multiplient.
On crit beaucoup, on doit lire autant ou presque. Pour les collaborateurs de l'entreprise - des dirigeants aux oprateurs -, la
masse d'informations absorber s'amplifie. Les messages s'accumulent ou se rduisent, du fait de l'urgence, un minimum peu
efficace.
Outre les crits traditionnels - note, lettre, compte rendu, rapport. .. -, on compte de nouvelles formes , quotidiennes : le courriel, les newsletters, les blogs.. . On constate que les nouveaux
supports ne dtrnent pas les anciens, mais s'y ajoutent!
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La nouvelle valeur conomique de l'crit
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Lorsqu'un crit est mal rdig, mal compris, il va induire une surproduction inutile d'crits : des rponses interrogatives ou dcales, des demandes complmentaires... ou aucun effet ! Alors, il
faudra produire souvent un nouvel crit. Que de temps perdu et
de dpenses inutiles!
La matrise des cots et des flux d'information
Face la surcharge de travail qui caractrise les organisations

actuelles, il n'est pas question de perdre du temps et de l'argent
avec des crits qui ratent leur cible ou leur objectif.
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Un crit professionnel reprsente un cot en ressources humaines

(emploi, temps de travail) et financires (fournitures, impression,
quipement de nouvelles technologies) qui doit tre matris et
rentabilis au regard des rsultats attendus.
Un texte mal crit, mal pens cote cher l'entreprise, par les
surcrots de communication assurer en cas de rception incomprise ou sans effet du message. Non seulement il altre la rentabilit mais il plombe les processus internes (recrer un support,
reformuler une rdaction), parfois il compromet la fiabilit (d'un
produit) ou, si la mauvaise communication est rcurrente, la crdibilit (en termes d'image) de l'entreprise.
Les flux reprsentent les contacts et les changes de l'entreprise
avec le public, soit physiquement (accueil de la clientle, des usagers), soit par tlphone, soit encore par l'intermdiaire des supports crits.
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Or, s'il y a des flux positifs pour la vitalit de l'entreprise (affluence

de la clientle, augmentation des ventes, retours positifs une
demande), il y a galement des flux ngatifs : l'augmentation de
contacts pour rgler des erreurs, des malentendus, des rclamations. Il est vident que les flux doivent tre matriss pour une
bonne gestion de l'activit. Et l'crit joue ici un rle capital, sous
toutes ses formes.
Aujourd'hui, les notions basiques de la communication visent
l'efficacit et aussi la matrise des cots et des flux. Il s'agit de
considrer un crit comme un message dont la cible et l'objectif
doivent tre dfinis le plus clairement possible .
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\es cots et
"t 1de maitriser
Aujourd'hui, il est~' a'
les flux d'information .
L'enjeu de l'crit professionnel aujourd'hui
La dmarche qualit pour l'crit professionnel

Ccrit pro efficace doit merger de la masse des autres crits
et atteindre sa cible. Il doit favoriser la relation avec (le lecteur
destinataire). La relation crite porte la valeur de tout change,
quel que soit le support. Pour cela, il faut cesser de se centrer sur
soi et sa page blanche !
Avant de se poser Io.. question =

<'Comment crire une /effre.
une note ou une synthse?...
1 faut se demander =
<'Pourquoi crire?:..>. est-{L-dire =
quoi. pour qui. pourquoi. pour quoi faire?
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La plus-value, dans une dmarche qualit de l'crit professionnel,

est de relier la relation crite aux notions fondamentales de la
communication et sa finalit : l'action raliser, l'activit soutenir, dvelopper.
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Bien crire pour un retour sur investissement
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Pour viser la qualit, il faut prendre le temps d'investir en amont.

Le gain est dans l'aptitude ragir vite et bien, le retour sur investissement est l'atteinte maximale de l'objectif.
Pour assurer un socle oprationnel l'crit, il convient d'accorder
les connaissances communicationnelles indispensables et une
mthode adaptable toute situation de travail.
Cinvestissement dans une dmarche qualit de l'crit sollicite
deux volets de comptences.
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Avant l'action: un savoir

Des connaissances, une mthode, des outils acquis pour concevoir et analyser un message, et valuer sa rceptivit.
Une culture de l'crit applicable dans toute fonction professionnelle.
Une hauteur de vue sur la communication crite, en lien avec les
situations de management et de travail en quipe.
Pendant l'action : un savoir-faire
Des techniques rdactionnelles, des modalits d'application pour
une mise en forme optimale du message.
Des consignes, des recommandations, des conseils pour crire,
rcrire, amliorer un crit professionnel.
Une matrise des productions crites intervenant dans la vie professionnelle.
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: Concernant l'crit, on constate :

- un accroissement des supports et une grande
.
vanete;
- une rapidit de la circulation de l'information;
une identification plus floue des destina.

ta1res;
- une ncessit de matriser les flux de commu
nication .
Chapitre Il
LE SAVOIR RDACTIONNEL POUR RFLCHIR
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L'crit et l'action
Travailler, c'est communiquer
Quel travail, mme en solo, peut tre ralis sans aucune communication? Il y a un environnement auquel on s'adresse pour
prospecter, vendre, acheter, fournir, se fournir ...
Or, le travail devient de plus en plus une affaire de communication. Encore faut-il savoir ce que l'on met dans ce mot et, concrtement, comment a marche. Dans notre univers virtuel, l'crit
fait un pas de gant, et le faux pas est vite arriv. viter!
crire en toute situation de travail
Au travail, on passe beaucoup de temps crire : courriers, courriels,

notes, comptes rendus, rapports, diaporamas ... Le bien crire au
travail est une comptence professionnelle fondamentale et transversale dans tous les secteurs d'activit. Et tout professionnel, mme
non rdacteur de mtier, est amen produire un crit.
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crire pro pour atteindre ses objectifs
Que l'crit s'adresse un client, un partenaire, un prestataire,

un collgue, une quipe ou une hirarchie, il doit atteindre son
objectif: tre lu et compris, faciliter l'action attendue.
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Or, si le texte littraire se prte la polysmie (variations d'interprtation), l'crit professionnel exige une rception matrise pour
un retour sur investissement.
Ccrit pro est un vritable outil de travail qui va influer sur
l'activit.
crire pro, c'est agir avec les mots
Le professionnel doit exprimer clairement ses ides et tre convaincant. Il doit pouvoir agir rapidement et tre en prise avec la ralit.
20
Il utilisera les mots comme matire de l'action afin d'atteindre ses

objectifs. Son activit en dpend, la sienne et celle de son entreprise.
: CRIRE POU~ TRE COMPRIS...

EST-CE UNE EVIDENCE?
Oui dans l'intention. Non dans la ralit. Pourquoi? Parce que lorsque l'on crit, il est naturel
de n'tre pas tout fait compris. En effet, le message n'est pas exactement le mme la rception
qu' l'mission. En consquence, pour rduire le
risque d'interprtation ou d'incomprhension et
atteindre son but, il est indispensable d'avoir les
cls du bien crire.
La relation crite : enjeux, risques, atouts

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Lcrit est tout entier dans ses mots ... et rien d'autre! Il n'y a pas,
comme pour un message oral, les lments qui relvent du langage non verbal : intonation, gestes, regards, mimiques. Il n'y a
pas, non plus, l'vidence d'un contexte, sauf par connivence entre
l'metteur et le rcepteur.
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Les spcificits de l'crit
Lcrit prsente des caractristiques absolument permanentes qui,

bien qu'videntes, ne viennent pas l'esprit lorsqu'on crit !
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L'crit est visuel

Tout message crit est exclusivement visuel. Traduit en signes
inscrits sur un support (papier ou cran), il sera lu et interprt.
Son caractre visuel (mme s'il ne s'agit que de texte) imprime
Le savoir rdactionnel ... pour rflchir
fortement (en positif ou en ngatif) la sensibilit et la mmoire du

lecteur.
L'crit est un message diffr
Il y a un dcalage dans le temps entre l'envoi et la rception. Mme
dans le cas d'un courriel, rien ne garantit le moment o le rcepteur ouvrira le message. Pour un support papier, l'cart est encore
plus alatoire.
Le rdacteur doit prendre en compte son destinataire absent au
moment de la rdaction et de l'envoi.
L'crit a une dure de vie
Sa trace a une certaine dure : temps de circulation, archivage.
Mme en diffusion dmatrialise, il constitue une rfrence
laquelle on se rapporte comme preuve, appui, vrification.
Pour le rdacteur, c'est une raison de plus pour accorder une
grande importance la fabrication de son message.
Les enjeux de l'crit
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Au regard de ses spcificits, l'crit demeure une inscription qui

fait acte . Il concentre dans sa formulation tout le sens de la relation entre les deux ples actifs de l'change professionnel.
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Sur papier ou en diffusion dmatrialise, il conserve sa valeur symbolique et culturelle dans les relations sociales et conomiques.
Il sert de vecteur une intention, d'ancrage une action. Il joue
un rle central dans l'activit et, de ce fait, porte les enjeux de
l'entreprise.
Les risques de l'crit
Un message mal reu est un message non reu. Le risque, pour

l'crit professionnel, c'est de ne pas tre compris ou d'tre mal
compris. Le rsultat est pire que s'il n'tait pas parvenu son
21
22
destinataire! Car l'incomprhension ou la mauvaise interprtation

auront un impact sur la relation entre l'metteur et le destinataire
et, aussi, sur l'action concerne.
Ce risque provient, le plus souvent, d'une insuffisance d'attention
porte l'crit, soit parce que sa rdaction est commande par l'urgence, soit parce que les comptences pour le raliser sont sousestimes.
Les effets ngatifs peuvent tre :
une image ngative du rdacteur ou de l'entreprise, sachant que
le rdacteur ou le signataire du message reprsente l'entreprise ;
une raction inverse celle attendue : la demande n'est pas ou
peu prise en compte, le client hsite ou n'achte pas, la rponse
tarde venir ... ;
une action autre que celle attendue: le message provoque un
malentendu, une raction non souhaite, peut-tre difficile
rattraper...
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Au regard de ces alas, qui vont freiner ou affecter l'atteinte des

objectifs, il convient d'accorder toute l'attention requise l'criture
d'un message.
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Les atouts de l'crit

Un message bien crit est un message bien reu. l'crit, on a
l'avantage du temps de rflexion, d'laboration. Bien rflchi et
formul, en bonne adquation avec la situation et les besoins
des destinataires, le message a toutes les chances d'atteindre son
objectif, d'avoir une dure de vie qui prolonge son efficacit.
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Il construit une relation de confiance entre l'entreprise et ses

publics.
Il devient un principe actif qui va perdurer au-del de son objectif
immdiat et contribuer la bonne circulation de la communication interne et externe de l'entreprise.
: Une communication crite russie, c'est:

- une adquation pertinente entre le message et
le support;
- une relation rciproquement fiable entre l'met:
teur et le destinataire.
Si le message doit tre crit dans l'urgence, il

est donc primordial d'acqurir une mthode afin
d'tre oprationnel ds qu'on saisit sa plume ou
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sa souris.
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s de les
. . prendre le tem P
Savoir et savoir-faire . du temps au moment
acqurir pour gagner meilleur rsultat au
d'crire... et pour un
final!
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Les atouts pour russir un crit<<pro'>>
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Une matrise des notions de la communication, indispensables tout message.
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Une mthode de travail efficace, tape par tape, facile

appliquer.
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Une bote outils qui rassemble les rgles essentielles, les

astuces qui font les plus de l'crit au travail.
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Le mode d'emploi des supports.
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Les grands axes de la relation crite professionnelle

Chaque fois que nous rdigeons, prenons conscience que le message est un vhicule qui va partir sur une route et que cette route
fait partie d'une vaste carte routire de la relation crite. Le message va en doubler, en croiser un autre, complter un convoi exceptionnel ou se heurter d'autres, contradictoires.
Il faut garder l'esprit le contexte des messages parallles, divergents, antrieurs ou en rfrence.
l'J01.EB.~====~1 dans la circulation des
Aucun crit n'est seu
oins avec tous les
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crits 1 li interfre, plus ou m
autres.
Les routes vers l'extrieur

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Lcrit pro, en premire mission, s'adresse l'univers extrieur

l'entreprise. Dans cet espace, les destinataires sont varis et ils
diffrent quant la relation qui les lie l'entreprise mettrice.
Les destinations vers l'extrieur concernent:
les clients : les consommateurs, les abonns, les prescripteurs,
les acheteurs intermdiaires (diffusion, distribution) .. . des produits raliss par l'entreprise;
les usagers : les utilisateurs des services produits par l'entreprise ;
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les partenaires et les divers interlocuteurs lis l'activit : les

institutions, les entreprises concurrentes ou collaboratrices, les
prestataires et les fournisseurs , les services de l'tat, les structures administratives . ..
La relation commerciale et conomique constitue le cur de la

relation externe de l'entreprise, par l'change matriel (produits,
valeurs, services) et symbolique (informations). La dmatrialisation a multipli les messages et a dvelopp la communication,
tant vers des crneaux du march que vers le plus large public. Audel de sa production, l'entreprise prouve le besoin de se donner
une identit, de se construire une image, dans un environnement
concurrentiel largi et plus risqu sur le plan conomique.
NOJE"._._-=::::::=--
donner confiance, fidVendre, dvelo~per,

1 donc crit autant
.1se r... L'entreprise par e '
1
qu'elle produit.
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Dans le service public, l'crit formalise et lgitime les relations avec les
usagers ou les bnficiaires. Linformation (faire savoir) domine,
mais la communication (faire avec), supposant la participation
active de l'usager, est une approche dsormais reconnue. La relation
crite demeure privilgie, mme travers les nouveaux supports
technologiques (sms, courriels ...). l'heure actuelle, la matrise des
flux est un enjeu pour la gestion de la relation administrative.
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o er refuser, dfendre
Administrer: g~rer, oc~r y A~l ourd'hui, la rela, At faire valoir. ..
ses intere s,
t mise en valeur.
tion l'usager es
Les vhicules vers l'externe sont :

la lettre, la plaquette de prsentation, le prospectus, le catalogue,
le dpliant, le communiqu de presse ... ;
le courriel, la newsletter...
25
26
Les voies internes

En interne, l'crit est le vecteur dominant dans les relations de travail. Que la communication soit d'quipe, managriale, transversale, interservices, les crits relaient les multiples changes oraux
et officialisent les dcisions. Ils laissent une trace durable dans les
processus et dans les comportements.
Les crits ddis l'interne souffrent parfois de ngligence quant
leur lisibilit ou leur comprhension, en raison d'un suppos
savoir ou d'une tendance communiquer entre soi, voire d'une
relative familiarit. C'est une erreur car un crit trop htif risque
d'tre aussi htivement compris, donc mal interprt, voire de
rester lettre morte. Et encore, quand il n'est pas exploit comme
lment contradictoire ... Si ce risque parat minime, il n'en est pas
moins latent. ~crit interne mrite autant de soin que l'externe!
Les circuits internes s'effectuent :
entre collgues pour partager l'information et travailler ensemble;
du responsable vers ses collaborateurs pour informer, donner
des consignes, dcider;
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des collaborateurs vers les responsables ou les directeurs pour

informer, proposer, traiter une situation, une problmatique;
vers l'ensemble des acteurs pour grer les processus, assurer la
cohsion de l'entreprise ou de l'organisme sur des actions.
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Les vhicules de l'crit interne sont :

la note, le compte rendu, la synthse, le rapport;
et le courriel, devenu le mdia privilgi de la communication
interne .
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L'e-mail ou courriel demande comme tout crit un minimum

d'attention quand il n'est pas un message perso pour aller
djeuner!
Les carrefours de circulation
Dans une mme entreprise, dans une mme structure, diffrents

registres se ctoient, se croisent sur un mme sujet, s'entrecroisent
parfois vers les mmes destinataires ou encore transitent par le
mme metteur.
Exemples de croisements et d'interactions :
recevoir un crit de son hirarchique et lui en adresser un ;
formuler un message publicitaire avec ou sans une agence prestataire;
recevoir ou envoyer un message d'ordre administratif (interne
ou externe, pour des formalits) ;
articuler l'information externe (clientle) et interne (production) ;
crire une lettre un client, recevoir un courrier en tant que
client d'un prestataire;
devoir faire rfrence une information parue dans les mdias
(sur l'activit de l'entreprise ou son crneau conomique) ou ragir un article de presse .. .
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N'importe quel metteur se confronte divers types d'crits qui

interfrent dans son travail : notes internes (managriales, administratives ou collaboratives), correspondances avec l'externe
(clients, usagers, prestataires), communication d'entreprise et tous
documents relevant du domaine d'activit.
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De plus, n'importe quel crit s'inscrit dans le contexte d'autres

crits produits par l'entreprise ou par son environnement : les
messages antrieurement diffuss, les documents auxquels on se
rfre, les supports raliser et qui ncessitent, dans leur prparation, des tapes crites intermdiaires . ..
Le contexte (con-texte, avec le texte) et l'intertextualit ( intertextualit , interactivit entre les textes) sont les multiples fils du
tissu de la communication. Un message est un motif dans ce tissu.
27
28
Lorsque l'on crit, il ne s'agit pas de se prendre la tte pour

embrasser la totalit de tous les crits alentour, passs et prsents,
mais d'avoir conscience que le texte s'inscrit, en termes d'information, dans un paysage de messages dure variable et dont les
sens interagissent.
Itinraires des crits professionnels
Interne
~~
Management
quipes
lnterservices
+-
Intermdiaires
Prestataires
Partenaires
Externe
~
+-
Clients
Usagers
Public
Les diffrents types d'crits professionnels

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Il existe plusieurs types d'crits professionnels, tous en dehors du

champ de l'expression personnelle ou littraire. C'est--dire qu'ils
rpondent tous une ncessit conomique, qu'ils reprsentent
une entit (entreprise, organisme) et qu'ils sont spcifiques d'une
activit.
Des crits mtiers"

Ici sont prsents les principaux types d'crits, sachant que chacun
relve d'un domaine d'activit et de comptences spcifique, donc
d'un mtier.
Toutefois, n'importe quel professionnel dans n'importe quelle
entreprise, surtout les PME et les PMI, peut tre amen rdiger
un crit qui ne relve pas de son mtier.
Dans les plus grandes structures, tout professionnel doit pouvoir

dialoguer avec ses collgues de mtier (attach de presse, commercial) et comprendre les ncessits, les contraintes, les enjeux
d'un document produire dans l'incontournable change interserv1ces.
Une entreprise, plusieurs types d'crits
Mme si ces crits se distinguent totalement les uns de:s autres,

chaque entreprise doit communiquer travers au moins deux ou
trois d'entre eux.
A minima, l'entreprise crit des lettres, des courriels, des comptes
rendus, des notes. Elle doit, rgulirement, assurer ses relations
administratives internes et externes. Elle peut ventuellement
crire des communiqus de presse.
Des qualits optimiser
Il est utile d'examiner les caractristiques de chaque type d'crit

professionnel car le savoir-faire attach l'un peut servir amliorer un autre.
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EXEMPLE
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Certains principes de l'crit publicitaire sont proches de l'crit com mercial et sont aptes optimiser l'crit interne( vendre un objectif
en interne!); l'crit journalistique inspire l'crit Web ...
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ant son savoir-f aire,
Chaque met1er ay .. d s qualits pour \es
t de piocher ici e
tret es
utiliser l~
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30
On trouvera, la suite de chaque prsentation d'crit, la mention :

Les bonnes pioches . chacun de prendre ce qui l'intresse
pour enrichir sa technique.
L'crit commercial
Lcrit commercial recouvre un large champ d'activit, selon les situations de communication entre vendeur et acheteur. Il est intressant
de traiter part (bien qu'il soit de la mme famille) l'crit publicitaire
pour son traitement particulier et son contexte de diffusion.
Les supports commerciaux sont trs varis : fiche produit, dpliant,
catalogue, carte postale promotionnelle, newsletter, lettre de vente
par correspondance, argumentaire de vente ... Tous sont rdigs
dans une dmarche marketing, c'est--dire selon des hypothses
de raction du destinataire.
La plume du mtier
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Lcrit commercial cherche mettre en valeur les qualits d'un

produit ou d'un service, destination d'une clientle cible, plus
ou moins acquise ou potentielle. Son traitement est tout aussi
variable. Il va :
du prospectus (flyer) ou de l'invitation, simples et rduits aux
informations essentielles, assimils ou proches de l'crit publicitaire;
la brochure de prospection commerciale qui dveloppe les
caractristiques du produit ou du service .
Les supports plus dvelopps donnent un espace important la
description (fiche produit, catalogue) ou se centrent sur l'argumentation (VPC -vente par correspondance).
Les bonnes pioches"

Ccrit commercial se met la place du destinataire : que veut-il
ou que peut-il avoir envie de vouloir? De quoi a-t-il besoin pour
utiliser le produit? Il suppose donc un minimum de recherche
sur la cible (profil, envies, problmatiques). Cette connaissance
de la cible (ou panel) est primordiale. Sans aller jusqu' l'tude
marketing, tout crit doit correspondre une ralit, vrifiable, du
destinataire. Tout crit pro aussi!
Savoir dcrire, savoir convaincre sont les deux qualits de l'crit
commercial. On peut, en position de lecteur, examiner un support
commercial et reprer ce qui a paru convaincant ou accessible,
pour en extraire un modle: introduction, organisation de l'argument, langage accessible. l'inverse, ce qui inspire le doute ou le
rejet mrite d'tre observ pour ne pas faire de mme!
L'crit publicitaire
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Centreprise utilise la publicit (au sens de rendre public) pour

faire connatre ses produits et faire reconnatre leur qualit ou
leur originalit, pour convaincre le client potentiel de devenir un
client effectif, pour valoriser son image auprs du public, pour
s'inscrire comme rfrence dans le paysage de la consommation.
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Or, si l'entreprise a la ncessit vitale de vendre (un produit, un

service), elle doit aussi mesurer l'cart entre son intention et le
besoin de la cible, trouver le point de rencontre entre les deux .
Mme si l'on considre que le besoin du consommateur est cr
par le produit, ce produit ne peut pas se vendre s'il ne rpond
aucun besoin. C'est pourquoi les agences publicitaires sont
l'afft des tendances.
Il existe une grande varit de supports publicitaires : prospectus
(jlyer), dpliant, carte postale, annonces (presse, tlvision,
31
32
Internet), spot tlvision ou radio. Ils sont conus pour capter l'attention, avec des visuels (dessins, photos), la voix ou le son, selon
des scnarios labors partir d'une connaissance marketing du
lecteur, du spectateur, de l'auditeur.
I...:crit publicitaire consiste fabriquer un message percutant et
accrocheur, phmre dans son annonce mais durable dans ses
effets.
La plume du mtier
S'il n'y a pas de modle , quelques rgles s'imposent : le choix des

mots est crucial car il s'agit d'accrocher l'attention d'une cible qui
n'est pas acquise d'emble. Au nom de cette ncessit, on observe
des drives de langage, jusqu' malmener la langue franaise.
Le principe est d'tre proche de !'oralit : le message publicitaire
actuel est dans la continuit de la rclame (rclamer l'attention
ou r-clamer, clamer plusieurs fois). Il vise frapper et tre
mmoris, dans la finalit de dclencher une raction d'achat (ou
d'adhsion).
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Le choix des mots et l'impact du visuel seront donc aptes retenir

l'attention, dgager la plus grande force de conviction.
Un message publicitaire ne s'invente pas sur un coin de table. Il
est le rsultat d'un briefing dans une quipe, parfois avec le
concours d'une agence. Il fait l'objet de multiples essais de formulation, il est test avant diffusion ou publication. I...:valuation est
la possibilit, partir d'lments concrets, d'anticiper la raction
du consommateur ou de l'usager.
Le copywriting dsigne en anglais la rdaction publicitaire ou, plus largement, le texte destin un support. Le
domaine de la publicit emploie un large vocabulaire anglophone, sous l'influence des grandes agences et de l'angloamencain .
Les cc bonnes pioches"

La rflexion pour cerner les tendances, c'est--dire les besoins
et les souhaits actuels, explicites ou latents, du consommateur ou
de l'usager, peut inspirer une dmarche pour mieux connatre le
cadre de rfrence de la cible, destinataire du message.
Le message soumis test avant diffusion aura de plus grandes
chances d'atteindre son objectif: il suffit de tester un texte auprs
de personnes d'un profil proche du destinataire ou, mieux, auprs
d'un chantillon de la cible.
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L'crit administratif
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Personne n'apprcie, a priori, de lire un crit administratif! Pourtant, il conditionne toutes les relations conomiques et sociales.
Qu'il s'agisse d'une inscription, d'une demande de subvention ou
de prestations sociales, d'un courrier de gestion administrative,
d'une rclamation, l'crit administratif rgit la vie quotidienne
individuelle et des organisations.
La plume du mtier
Les rdacteurs attachs aux services administratifs doivent avoir
un savoir-faire exigeant et technique, et suivre des rgles strictes
pour l'exactitude des informations, la prcision des explications.
33
34
Sans entrer dans le dtail de cette spcialit, qui requiert une

formation, une entreprise peut avoir crire un document de ce
type pour sa clientle, ses partenaires, ses prestataires : un courrier concernant une dmarche relevant du droit, des formalits
remplir, une demande d'autorisation .. .
Dans tous les cas, certains points de veille sont suivre pour le
rdacteur, au-del des aspects techniques et rglementaires : l'accessibilit du message pour le destinataire, la courtoisie de la formulation, la facilitation pour obtenir la rponse ncessaire.
Aujourd'hui, les entreprises du service public s'efforcent de simplifier leur langage afin d'amliorer leur communication avec les
usagers.
Lo.. simplific.o..tion du /o..ngo..ge o..dministro..tif

Mme dans le cas d'une cible captive (qui n'a pas le choix
d'un autre prestataire, comme certains services publics ou
de l'tat), la ncessit d'amliorer l'crit s'est impose ces
dernires annes.
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Le Cosla (Conseil pour la simplification du langage administratif), succdant en 2007 au Comit d'orientation pour la
simplification du langage administratif cr en 2001 l'initiative du ministre de !'conomie, des Finances et de !'Industrie, a uvr pour la simplification des crits administratifs.
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Les bonnes pioches"

Simplifier le langage est une dmarche de communication volontariste qui se traduit, en premier lieu, dans les crits. Un effort qui
sera pay de retour, notamment par une matrise des flux.
En effet, les entreprises du secteur priv, lorsqu'elles s'adressent
des partenaires, des pairs, des collaborateurs internes ou externes,
ont parfois tendance utiliser un vocabulaire, des raccourcis et
des expressions qui - surprise ! - ne sont pas forcment ou pas

assez connus de l'interlocuteur. Donc, simplifions le langage,
mme lorsqu'on le croit territoire commun, vitons les vidences
qui n'en sont pas, les rfrences implicites qui ne sont pas toujours
partages.
Pour que l'objet de la demande, de la dmarche, soit compris immdiatement par le destinataire, il est utile de mentionner clairement
les sources ou la documentation qui y font rfrence.
L'crit jour na 1i stique

Le journaliste rdige totalement en fonction de son lecteur. Il suit
la ligne ditoriale du journal qui est conu et commercialis selon
un point de vue (politique, social. .. ) et pour un lectorat cibl.
Ccrit journalistique bnficie, depuis l'essor de l'imprimerie et
des grands organes de presse, d'une technique rode et totalement
adapte aux caractristiques de diffusion des mdias, qu'il s'agisse
de la presse crite ou tlvisuelle.
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tre journaliste est un mtier fond sur l'criture, incluant tous

les paramtres qui vont la nourrir: recherche d'information, technique rdactionnelle spcifique, modalits de lecture, fidlisation
du lecteur.
Ccriture journalistique a inspir le modle de l'criture Web. Sa
technicit prouve sert souvent de rfrence, parfois excessivement gnralise, toute situation n'tant pas celle d'une salle de
rdaction. Car un crit professionnel se dtermine, avant tout,
selon son mode de lecture.
La plume du mtier
La lisibilit est une contrainte forte car la lecture d'un journal est
rapide, entres multiples. Un grand titre, un encadr, une photo .. .
35
36
vont amener le lecteur lire le dbut de l'article et, si cela l'intresse

davantage, la suite ... peut-tre jusqu' la fin. La une (premire
page) peut inciter un passant acheter le journal en kiosque. D'o
son importance et la mise en relief des informations majeures.
La structure d'un article suit le principe de la pyramide inverse :
on part de l'information globale, ensuite on explicite et on commente. En quelque sorte, la conclusion du propos se situe en dbut
de texte, d'o l'inversion.
La pyramide inverse
Essentiel
TITRE
Neuf, important, proche
Chap
Dtail
Texte
Gnral, explication, dtails
La structure type de l'crit journalistique est :

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le titre ou accroche : informatif (il comprend l'essentiel de

l'information) ou incitatif (titre formule pour surprendre,
intriguer le lecteur) ;
les intertitres : rpartis intervalles rguliers pour le reprage et
la facilit de lecture ;
le chap ou chapeau : court texte de prsentation, informatif ou incitatif, sous le titre, lire pour une conomie de temps
ou pour faire son choix de lecture dans le journal;
l' attaque : le premier paragraphe o se situe de prfrence le
message essentiel;
la chute : la conclusion qui permet d'largir le propos (sans
tirer la ligne!), de soulever une question ou une hypothse.
Les bonnes pioches"

Pour accrocher l'attention du lecteur sans l'obliger lire jusqu' la fin
pour voir o l'on veut en venir, la pyramide inverse peut tre utilise, par exemple, dans une note ou une plaquette argumentaire.
Pour un texte complexe, la titraille (titre et intertitres) est une
technique profitable qui facilitera le reprage et l'accessibilit.
Pour optimiser une communication, les notions <l'accroche, d'attaque et de chute sont un atout intressant. On n'utilisera pas forcment le titre incitatif, mais on trouvera dans la presse de bons
modles de titres informatifs.
L'crit Web
Ccrit professionnel prend la vague de l'Internet vers des espaces
complexes matriser, mme avec la meilleure stratgie de marketing. Un message chasse l'autre, et la concurrence est redoutable.
Cinternaute navigue avec rapidit d'un texte l'autre. Par consquent, la captation de son attention est alatoire.
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Pour une lecture en zapping, l'crit Web condense le message pour

le rendre percutant, efficace, sans un mot de trop.
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Pour assurer la lecture, le message doit rpondre le plus prcisment

possible aux besoins de la cible, ce qui suppose de connatre ses
centres d'intrt, ses comportements, son cadre de rfrence. Cinternaute aime se sentir actif : on peut difficilement le contraindre
une lecture passive comme sur le papier.
Paradoxalement, l'crit Web cible d'autant plus son message que
la zone des rcepteurs est difficilement saisissable. Le comptage
des clics ne garantit pas une mesure exacte de la rception.
Le rsultat peut tre chiffrable: nombre de rponses, nombre de
commandes ... mais, pour un message d'information, la mesure
est moins vrifiable.
37
38
Les liens hypertextes sont la spcificit du Web. Le lecteur clique

sur un mot, une image, un logo. . . et un lien ouvre une fentre :
une nouvelle page, un nouveau texte, une nouvelle image.
Lusage de l'hypertexte favorise un parcours de lecture libre pour
l'internaute et, par consquent, une forme d'criture qui, en amont,
doit construire le texte de faon claire et structure.
Les liens constituent une sorte de sommaire, mais qui peut devenir
trs vite un brouillage et conduire vers d'autres informations, et
donc garer le lecteur.
OJE=======, ond une logique de

L'espace d'Internet reprt comme les supports
flux et non de tempo:: ~apporte au temps p:papier. Le texte ~e? d. t d'un journal papier.
sent et non la pen? 1~1onner une dure son
Si l'metteur s~~ha1t,e t. ement le dater.
message, 11 doit impera iv
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La plume du mtier
Lcriture Web est une manation de la rdaction commerciale

(ciblage) et de la technique journalistique (accroche, lecture par
bonds), avec une dimension supplmentaire : l'adaptation la lecture sur cran.
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Le texte doit tre clair, concis, apte tre appropri rapidement

par la cible. La rgle est d'crire simple , avec un vocabulaire
qui peut tre compris immdiatement et des phrases courtes et
non complexes (il faut le moins possible de propositions subordonnes).
On vite la multiplication des liens et on les constitue de faon
stratgique dans le sens de l'objectif vis. De faon gnrale, la
technique rdactionnelle fait largement appel l'criture journa-
listique qui, par sa spcificit, rpond une lecture par bonds.

Il y a de nombreux principes reprendre : chap, titrage, structure en entonnoir (ou pyramide inverse) ...
Les rgles de l'criture Web
Introduction brve, avec des mots choisis pour capter l'intrt
du lecteur. Si besoin, un lien renvoie un texte plus dvelopp.
Dcoupage rigoureux du texte selon un calibrage prcis.
Plan du texte qui rend l'ensemble visible et clair dans ses diffrentes parties (on ne peut savoir par quelle partie va commencer
le lecteur).
Dans une partie, pas de rfrence une autre partie, afin de ne
pas obliger le lecteur revenir en arrire, ce qu'il ne fera sans
doute pas de toute faon.
Renvoi (lien hypertexte) vers une autre zone d'information.
Phrases ou mots charnires : mots de liaison, phrases de
transition ...
Les bonnes pioches"

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La manire de capter l'intrt du lecteur ( accroche du lecteur)

se base sur une connaissance de la cible, de ses centres d'intrt,
de ses modes de lecture, de consultation.
Corganisation du texte permet au lecteur de trouver ce qui l'intresse et ce que l'metteur souhaite lui faire savoir.
La prcision est de mise : les mots demain, hier, bientt. .. sont
vits ; on indique la date, l'chance.
39
40
L'crit managrial
Dans le flux permanent d'information, l'crit managrial est le
vecteur du sens donn l'action. Il porte les dcisions, les objectifs de travail atteindre, les rsultats attendus, les conseils et les
consignes l'quipe, il assure l'interface entre diffrentes directions. Il est central dans la communication interne et, de ce fait,
conditionne les changes avec l'extrieur.
Le management n'est pas un mtier proprement parler mais
une fonction. Toutefois, cette fonction appelle des comptences
spcifiques.
OJE._,,_=:===::----
L'crit du
\'action .
manager
impacte
directement
La plume du mtier
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Manager, c'est communiquer. Le manager, comme tout rdacteur,

devra dfinir sa cible, son objectif, le contexte, et choisir les mots
positifs de l'action.
~crit
managrial formalise les fonctions du manager :
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expliciter une dcision de la direction de l'entreprise;
complter ou confirmer l'information utile la production ;
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rpondre aux situations et aux problmatiques souleves en laissant une trace, en dgageant les lignes de rsolution ;
orienter le travail des quipes en donnant un fil rouge, une
feuille de route;
fournir une rfrence durable dans les processus ;
reformuler une demande pour amnager une rponse adquate;
formuler le thme d'une runion avec un diaporama, un dossier

prparatoire;
faire du reporting (transmission d'informations) pour faciliter
la collaboration, assurer l'interface entre les services et une visibilit sur les activits.
: LES ATOUTS DE L'CRIT DU MANAGER
- Un vocabulaire simple, prcis, usuel, concret .
Des phrases courtes, sans expressions inutiles,

sans plonasmes, sans jargon, sans euphmismes .
Un texte structur, facile d'accs, logique et

pdagogique.
Les bonnes pioches"
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Vl
Pour amliorer l'oprationnalit de son message, le manager appliquera les rgles de l'crit professionnel, en renforant certains
points de communication. Il devra notamment:
rflchir l'objet et la cible de son message;
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organiser son message en sachant o il veut en venir ;

crire (presque) comme il parle pour tre accessible ;
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N
tre concret, concis pour que le sens soit aussitt saisi;

tre clair et positif pour viter tout frein ou malentendu;
rflchir ce qu'il a crit (ou fait crire) pour valuer le retour
attendu.
41
42
Le sens de l'crit professionnel

Tout acte de communication a trois sens : sa signification (ce
que le message veut dire), le sens donn l'action (le motif du message), l'orientation de l'action (l'objectif du message). Le message
se dessine donc selon un relief en << 3D , trois facteurs qui vont
moduler sa forme, son mouvement, sa destination. Il constitue
une sorte de prisme dont les composants se rflchissent et irradient vers un espace de diffusion.
Les trois sens d'un message

Quelques notions linguistiques permettent d'apprhender le poids
et l'impact d'un message.
OIE~._======--
0
.......
CO
Vl
c
CO
Le sens de l'crit:
dit-il..,
sa signific~~ion == qu: l'acti~n == pourquoi?
Le sens qu il donne
.
ar l'crit == vers
.
d l'action P
L'orientation e
quoi?
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Ol
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0
u
Le signe linguistique
Entre le mot et la chose qu'il dsigne, il y a un lien, dit arbitraire car dtermin par la langue employe. Le signe
linguistique est ce rapport entre le signifi (le concept, la
chose) et le signifiant (le mot, l'image acoustique).
La variabilit des locuteurs - les langages - induit une variabilit de ce rapport entre le signifi et le signifiant.
Le sens de quelque chose" : quoi ?

C'est vident, le message a une signification, contenue en totalit
par les mots qui le composent et par la faon dont les mots sont
organiss.
Mais, on l'oublie parfois, le message peut porter interprtation,
selon les variables des locuteurs et le contexte de communication.
Ensemble de signes, il constitue un signe dans l'ensemble des
autres crits.
Lorsque le rdacteur vient crire, il se demande naturellement :
Quoi? , c'est--dire : que faut-il dire, signifier? Il pose la question du contenu du message, de la signification qu'il doit porter.
Le sens comme motif" : pourquoi ?

Ccrit est un canal vital de l'activit. S'il y a un message faire
passer, c'est qu'une situation l'a provoqu et l'a rendu ncessaire.
Ccrit venir se situe :
dans un contexte gnral d'action: situation immdiate, action
lancer ou poursuivre ;
dans l'ensemble des autres crits sur le mme sujet.
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0
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CO
Vl
c
CO
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Vl
c
0
.......
"'O
Lorsqu'un rdacteur doit raliser un support, il faut qu'il se pose

la question pourquoi? ou cause de quoi?. C'est--dire :
pour quel motif, en raison de quelle situation, au regard de quel
contexte? Le motif du message vient sous la forme : Parce
que ... Ainsi, l'crit constitue lui-mme une rponse une ncessit : Parce que ... , il faut donc crire .. .
.--t
.--t
0
N
Le sens comme orientation" : vers quoi, pour quoi ?

Les deux critres prcdents, fondateurs de la communication,
ne sont pas suffisants. Si le rdacteur sait quoi et pourquoi
crire, encore faut-il qu'il se demande (qu'on lui indique) : Pour...
quoi? , c'est--dire : dans quel but, pour en venir quoi, pour
obtenir quoi?
43
44
Si le message est lanc sans itinraire sur la carte routire des grands
flux de communication, il risque de s'embourber, de se bloquer au
premier carrefour, de se planter au premier obstacle.
Les 30 du message
Mme lorsque le rdacteur est seul devant sa page ou son cran,
l'crit qu'il labore relve de trois instances qu'il peut concentrer
lui-mme mais, le plus souvent, qui sont du ressort d'autres responsabilits.
Le sens signification (ce que le message dit) relve de laresponsabilit du rdacteur pour l'exactitude des mots choisis, afin
que le message soit clairement compris.
Le sens motif (pourquoi il le dit) mane d'un besoin de l'entreprise de faire savoir ou de demander quelque chose une cible,
donc relve d'un responsable de service, si ncessaire en concertation avec d'autres services.
0
.......
Le sens orientation (pour quoi, vers quoi. ..) relve du sens global,
stratgique, managrial donn par l'entreprise son action pour
atteindre un objectif, dans lequel s'inscrit le message crire.
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Ainsi le rdacteur doit-il s'assurer d'avoir en main les 3D du

message crire afin d'tre pertinent et efficace. Pour tre dans
le bon sens !
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Ol
Le rdacteur s'oriente
avec les notions de corn
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La boussole de l'crit pro
Les basiques de la communication

Informer, communiquer ... quelle diffrence?
Informer, c'est faire savoir quelque chose, un point c'est tout.
Communiquer, c'est mettre en commun l'information afin de produire un dialogue, un aller et retour entre l'metteur et le rcepteur.
Mais, dans les deux cas, un rsultat est attendu ! Car informer, c'est
dj le partage d'une information : faire connatre, faire appliquer,
dsigner, interdire, autoriser. .. La diffrence, c'est que la communication appelle une rponse (raction).
Tro..nsrnettre ou po..rto..ger?
L'information, c'est la transmission unilatrale de donnes
entre un metteur et son destinataire.
La communication, c'est l'ensemble des processus permettant aux personnes de partager du sens, de coproduire une
action par rponse ou raction.
c
0
.....
CO
Vl
Le commun-crire
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CO
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Vl
c
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N
C'est le point de rencontre entre l'intention et l'objectif afin de

favoriser un rsultat positif par le partage d'une information.
C'est--dire? Le sentiment partag de comprhension, socle qui
va permettre l'change professionnel.
Pour que la transmission d'information soit commune, il faut :
comprendre les attentes de l'interlocuteur ou du groupe (quipe,
clients);
ou anticiper ou devancer l'attente;
ensuite, y rpondre par l'instauration d'un change direct ou
indirect.
45
46
Pour que la relation soit efficace, elle doit tre structure et formalise dans un support adapt, pour un impact dtermin.
Le dispositif de toute communication

Tout acte de communication comprend un metteur (destinateur),
un rcepteur (destinataire), un message qui relie l'un et l'autre selon
un code qui permet sa transmission et sa rception. Lensemble se
produit dans un contexte particulier qui donne sens au message.
Pour qu'un acte de communication puisse russir, il faut, au
moins, parler la mme langue ! Cette vidence, encore une fois,
n'en est pas une. Utiliser la mme langue, c'est utiliser le mme
code. Donc, on privilgie ce qui relve du patrimoine commun ou
assur comme acquis par le destinataire (la langue dite << normative). De plus, on vite les anglicismes outrance ou les formulations trop spcialises ou encore, l'inverse, trop familires (tout
le monde n'a pas le mme usage courant).
_NQifL~===~=--c
0
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CO
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~ . la langue, il facilite_\~
Si le rdacteur maitrise
mme si ce\u1-c1
,h
.on par le lecteur,
compre ens1 .
.
la matrise moins bien.
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a.
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Outre la langue comme code collectif et partag, il y a aussi les

langages : d'entreprise, individuel, sans parler des effets de mode
et d'expert! Et sans faire le tour des langages ...
Pour se faire bien comprendre, il faut:
1. Matriser la langue en tant que code commun;

2. Veiller aux langages pour se mettre sur le mme canal de rception.
Le savoir rdactionnel. .. pour rflchir
(O_NS_fll
--========--
normative, mieux
Plus on crit selon la langue

on matrise le sens.
La tendance de certaines entreprises imposer l'anglais

dans les situations qui n'obligent pas au bilinguisme aboutit
un usage approximatif de la langue d'change,
une moindre maitrise de la langue franaise et, ainsi,
des approximations de formulation, donc des ractions
incertaines. O est l'efficacit?
Lo..ngue et lo.ngo..ge: quelle diffrence?

La langue est un bien collectif, partag par une communaut de personnes. Elle est souvent identifie un pays.
Elle est normative, avec des rgles de graphie et de fonctionnement. Elle est aussi un organisme vivant, qui volue
dans le temps, intgre des apports extrieurs, abandonne
certains mots et en invente d'autres pour s'adapter l'environnement. Toutefois, la norme stabilise la langue pour une
priode durable, dans un souci de consensus social et de
patrimoine culturel.
0
.......
CO
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CO
Ol
.....
Le langage est l'appropriation individuelle de la langue.

C'est la production active, personnelle, parfois unique
(en cration littraire, par exemple). Le langage est aussi
l'expression d'un domaine d'activit (langage spcialis,
technique, d'expert) ou d'un groupe socital (culture d'entreprise ou institutionnelle).
0
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Les alas de la communication
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Cl
(Q)
Dans toute communication, qu'elle soit orale ou crite, une distorsion naturelle s'opre entre le message tel qu'il est mis et celui
47
48
tel qu'il est reu. Cet cart peut, bien E

maximum, notamment dans la relatior
vement aux paramtres qui agissent d'
Pour clairer ce qui est en jeu dans tau

minons le fameux schma de la comJ
linguistes et les smanticiens.
Le schma de la comr
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Mess_9ge
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METTEUR
(E)
Cadre de
rfrence
(prjugs,
habitudes,
culture)
I
I
/Codage
M
Coda
M'
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1
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''
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&-OJ_E___ ====~-
ue c'est
.
, .den ce et, parce q
Tout ceci est une e~'. blie. Mais, mme aux
une vidence, on ou
ent de la commuoubliettes, le fonctionne;des distorsions, des
nication agit et provo~u quos qui tonnent
malentendus, des qu1pro
autant E que R!
De l'oral l'crit
l'oral, cette transformation de M en M' est dite interactive
puisque E et R sont en prsence, et donc ragissent en temps

rel.
Le discours de chacun des interlocuteurs est comprhensible s'il
y a partage de la mme langue, condition que celle-ci soit galement matrise par chacun.
0
.......
CO
Vl
De plus, la communication orale est fiabilise par d'autres canaux

de communication qui relvent du langage non verbal : intonation,
gestes, regards, mimiques, ainsi que par le contexte qui cadre le
tout. Ces signaux interfrent pour appuyer, enrichir, voire contredire ... ce qui est dit.
CO
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.-t
0
N
Or, l'crit, le dcodage se ralise sans ces signaux car sans la

prsence de l'interlocuteur. Le retour (rponse ou effet produit)
de Rest forcment diffr dans l'espace et dans le temps. Le destinataire de l'crit prend donc la lettre ce qui est transmis, avec
les interactions voques plus haut : cadre de rfrence personnel
et contextuel, prsupposs, etc.
Et, bien que la langue soit commune, il y a aussi les langages
prendre en compte, c'est--dire le langage d'entreprise, d'expert,
en plus des connotations personnelles dont on n'a pas toujours
conscience.
49
50
Les fonctions de la communication

Le schma de la communication peut tre utilement complt par
les six fonctions du langage dfinies par Roman Jakobson (1963)
qui mettent en lumire la dominante d'un message.
Les fonctions du langage selon Jakobson
Fonction
0
.......
Message centr sur...
Caractristique
Rfrentielle
Le contexte (rfrent)
Chaque mot porte une information objective extrieure
motive
(expressive)
Le destinateur
(metteur)
Empreinte de l'metteur du
message
Conative
(convaincre, inciter)
Le destinataire
Indication explicite du destinataire
Potique
(esthtique)
Le message
Formulation, effets de mots
Phatique
(contact ou canal)
Le support
Conditions de communicatian, assure la transmission

indpendamment de l'intentian et de l'effet
Mtalinguistique
(code)
Rflexion sur le message
Le langage parle du langage,

rflchit sur lui-mme
CO
Vl
c
CO
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Vl
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0
N
Ces observations permettent d'utiliser volontairement, dans un

message, l'une de ces fonctions selon la dominante souhaite.
Dans tous les cas, ces lments sont actifs dans toute situation de
communication, orale et crite, de faon consciente ou pas et selon
des modulations variables.
.......
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Ol
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a.
0
u
Les trois grandes fonctions du discours
On rpertorie trois grandes fonctions dans le discours (prise de

parole formalise, crite ou orale), correspondant trois types
d'actions qui caractrisent l'activit professionnelle.
Le savoir rdactionnel. .. pour rflchir
Dcrire
Il s'agit de restituer une situation, de prsenter un produit et ses
spcificits, de tracer un processus, de suivre une volution, dans
un discours qui se veut objectif afin de partager une information
ncessaire l'action.
Expliquer
Il s'agit d'exposer, de faire comprendre, de dvelopper, d'lucider une
problmatique, d'clairer une situation, ventuellement d'interprter,
dans une dmarche pdagogique pour les acteurs concerns.
Argumenter
Il s'agit de prsenter un raisonnement destin prouver ou
rfuter, dmontrer le bien-fond d'une situation, faire partager
une stratgie.
OlEB.- :======-.
nctions du discours ~t
On peut assooer \es fo e (Jakobson) pour voir
\es fonctions du \angag . nt pertinentes dans
quelles dominantes sera1e
la partition du texte .
0
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N
DCRIRE ...::: FAIRE COMPRENDRE
.
.
: Synthse - Compte rendu - Rapport- Fiche produit
..
EXPLIQUER .:: FAIRE ETAT
: Compte rendu - Reporting - Note de service
..
ARGUMENTER ......::. FAIRE ADHERER

Synthse - Lettre - Note de problmatique
51
52
Convaincre : la cl de corn!
Convaincre est le dnominateur commun toute communication,

afin de crer ce qui la caractrise : la relation, donc l'adhsion.
C'est une nergie mettre dans le moteur du message, au ralenti
ou en force, vitesses variables :
convaincre l'interlocuteur de vous couter ou de vous lire;
de penser que l'information est exacte, qu'elle rpond son
attente;
d'agir, d'appliquer une consigne, d'intgrer cette information;
en bref : de rpondre la demande ou de vous rpondre.
Mais il ne s'agit pas seulement de convaincre l'autre! Lmetteur le rdacteur - doit lui-mme tre convaincu de ce qu'il exprime,
demande, suggre. Convaincre, c'est vaincre avec.
Pour cela, il lui faut faire appel son ressenti ou son opinion, mais
il lui sera plus profitable de prendre appui sur des lments factuels et de connatre la ncessit d'atteindre l'objectif.
Lcrit pro actif porte la conviction de l'metteur vers le rcepteur, pour la partager.
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NO:tE..
Pour Y par'est convaincre.

.
Communiquer, c
, on interlocuteur.
.
1
faut
s'adapter
as
venir, 1
Les terrains d'action de la communication

~entreprise,
prive ou de secteur public, communique sur deux terrains : rgulirement sur celui de sa production et, selon les circonstances de l'actualit et selon la taille et la rputation de sa structure,
sur le terrain de son identit, c'est--dire de son existence.
La communication produit
C'est la communication qui porte sur le produit ou le service propos par l'entreprise, qu'elle souhaite faire connatre ou vendre, au
public ou des cibles particulires.
La communication dite institutionnelle
On parle de communication institutionnelle (ou corporate )

lorsque le message porte sur l'identit mme de l'entreprise : sa
marque, son image, ses caractristiques, ce qui la distingue des
autres sur le mme crneau conomique.
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.......
CO
Vl
c
CO
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L'image de l'entreprise
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Vl
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.......
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N
Dans le langage de la communication, c'est l'expression de l'identit

d'une entreprise, prive ou de secteur public, qui traduit la fois
ce qu'elle est, ce qu'elle sait faire, ce qu'elle veut faire . C'est aussi la
reprsentation ou l'opinion que le public se fait de cette entreprise.
Tout support de communication, de la lettre la plaquette de prsentation, concourt cette image. Mme s'il ne s'agit pas d'une
campagne de communication dite institutionnelle, chaque
message renforce (ou affaiblit, ou contredit) l'image et l'identit
de l'entreprise.
53
54
La communication de positionnement
Il s'agit d'une variante, plus contextuelle, de la communication institutionnelle. Au regard de certains contextes (actualit,
concurrence, menace conomique ou priode de rforme pouvant
impacter l'activit, ou la raction du public ou de la clientle), une
communication spcifique vise valoriser les lments identificateurs de l'entreprise ou de l'institution (secteur public, service de
l'tat). Elle affirme son savoir-faire, ses valeurs, ses missions (ou
les missions qu'elle se donne au-del de sa production).
La finalit est de faciliter ou dvelopper la relation avec les diffrents publics ou partenaires de l'entreprise.
La communication de crise
Une communication d'urgence s'impose lors d'une remise en
question de la crdibilit, de la lgitimit de l'entreprise quant
ses produits ou ses services.
0
.......
CO
La mise en cause peut tre soudaine, parfois brutale (fruit d'un

incident, d'un accident), latente (accumulation de faits) ou virtuelle (sans ralit ni preuve mais crdible dans l'opinion) .
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La communication assurer dans ces situations conflictuelles est

d'importance pour la prennit de l'entreprise ou, dans un cas
moins grave, pour le rtablissement d'une bonne relation avec
son public. Elle se traduira par une prise de parole qui peut
tre orale (interview d'un dirigeant par la presse) et crite, travers divers supports choisir selon le contexte : communiqu de
presse, mailings la clientle, newsletter, lettres aux partenaires et
aux prestataires.
Elle consistera raffirmer la fiabilit de l'entreprise et surtout
rpondre aux questions explicites ou latentes de l'adversit.
Les cls de la communication

Les trois mots-cls de la corn
Chaque communication s'ancre dans l'action : au regard d'une situation, l'attention d'un public dtermin, pour atteindre un objectif.
Chaque metteur attend une raction du destinataire: qu'il comprenne, qu'il soit inform ou donne l'information dont on a besoin,
qu'il soit convaincu, passe l'action, qu'il achte ou adhre . . .
Chaque public vis (client, usager, partenaire, prestataire) attend
quelque chose : au moins de comprendre, de relier le message reu
l'action concerne. S'il n'attend rien, on espre une raction
l'information qu'on va lui adresser : une rponse, une action . ..
En communication interne, les mmes enjeux sont prsents : entre
dcideur et oprateur, entre collgues, entre services ...
Tout destinataire, mme non demandeur, attend qu'on lui
adresse un message spcifique.
c
0
.......
CO
Vl
Pour que le discours, oral ou crit, soit efficace, il est fondamental

d'avoir en tte ces trois mots-cls qui ouvrent la porte de toute
communication : cible, message, objectif.
c
CO
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La cible
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Vl
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.......
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0
N
C'est le destinataire (lecteur, auditeur, tlspectateur, CSP - catgorie

socioprofessionnelle) dont on attend une action ou une raction.
En consquence, chaque support de communication s'ancre dans
l'action, en s'adaptant une situation, un public vis et un
objectif atteindre.
Le message
C'est l'information que l'on veut transmettre la cible. On distingue le message du produit crit car un contenu ou une
55
56
intention de communication peuvent prendre diverses formes
rdactionnelles selon les destinataires et les supports utiliss. La

question se pose ainsi : << Quel est le message? En consquence,
quel texte est rdiger ?
Un briefing (entre demandeur et rdacteur, entre membres
d'une quipe) permet d'laborer le message faire passer, qui se
dclinera diffremment selon la cible (interne ou externe) et selon
la diffusion privilgie.
Une campagne de communication prvoit une dclinaison du
message selon les cibles et les supports choisis (affiche, dpliant,
mailing, annonce presse, spot radio ou tl .. .).
L'objectif
C'est l'effet attendu de l'action de communication : retour ou raction positive. Il s'agit du rsultat souhait qui permettra de russir
une action ncessaire la bonne marche de l'activit. Lobjectif
se dfinit par l'cart entre une situation prsente et une situation
modifie atteindre : Il faudrait que ...
c
0
.......
CO
Vl
Les deux paramtres intgrer
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
videmment, pour bien tenir en main ces trois cls, il est essentiel
de prendre en compte les deux cts de la porte : le contexte qui a
suscit la communication et le support qui permettra de franchir
le seuil. ..
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u
Le contexte
Il s'agit, bien sr, du contexte li l'metteur : le motif, les circonstances, la problmatique ... pour lesquels il doit formuler une
information et mettre en uvre une communication efficace. Toutefois, l'metteur a tendance oublier le contexte du rcepteur:
celui-ci n'a pas forcment la mme problmatique, ni le mme
langage ni le mme besoin que l'metteur. Si l'on ignore ce ct

oppos de la porte, on risque de se la faire claquer au nez ou tout
simplement de la voir rester ferme.
Le support
Le message doit s'inscrire dans le canal qui convient le mieux

pour sa bonne transmission : oral, papier, dmatrialis. Il s'agit
du support qui est le mieux adapt pour atteindre l'objectif et au
regard de la cible.
quoi?
Message:
Contexte: pourquoi?
Objectif: pour quoi?
: Cible: pour qui?
: Support: comment?
0
.......
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Ce que l'on conoit

bien s'nonce clairement,
Et les mots pour le dire
arrivent aisment.
Nicolas Boileau, L'Art potique
57
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Chapitre 111
GUIDE MTHODOLOGIQUE
DE L'CRIT PROFESSIONNEL
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>Q.
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crire pro, tape par tape

Le rdacteur pro apprend une technique, acquiert une mthode,
applique les consignes et. .. il s'entrane! Avec l'exprience, le
savoir devient un savoir-faire rapide et efficace.
Avant d'attraper sa plume ou de cliquer sur sa souris, avant d'crire
vite fait la lettre, la note ou la synthse, il faut se poser les questions suivantes :
qu'ai-je dire, faire savoir, demander?
qui s'adresse mon message, quel est mon interlocuteur
absent?
En bref, se questionner : quoi, pour qui, pourquoi, pour quoi
faire?
Rflchir en crivant ... erreur!
0
.......
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0
N
La rdaction est trop souvent simultanment le temps de la

rflexion: on cherche en crivant. Encore faut-il savoir pourquoi,
pour qui, par rapport quoi on se met rflchir et crire. Un
pro va faire la distinction entre :
1. Ltape de raisonnement: Parce que ... , tant donn que ... , il

faudrait que ... ;
2. Et l'tape de rdaction : laboration du texte et finalisation du
raisonnement.
Les ides viennent en crivant ?

Si cette manire permet de trouver des ides, de dbloquer l'expression, de clarifier l'intention, elle s'intgrera l'tape 1 de rflexion
et l'tape 2 de rdaction. Le message, ensuite, devra tre revu
selon les rgles.
62
Avant donc que d'crire,

apprenez penser.
Nicolas Boileau, L'Art potique
Une mthode pour un bon rapport temps/efficacit

Tout professionnel, press par les dlais et sous la contrainte de
rentabilit, va vouloir aller vite au rsultat. Or, il est primordial
de prendre le temps d'acqurir une mthode qui, ensuite, avec la
pratique, sera un acclrateur de savoir-faire.
NOJE._
. _=:=:==--, tudier \a mthode,
tespoure
d
Prendrev1ngt~inu c'est gagner en temps e
dix pour \'apphqu~r, t, pour le rsultat~
broui\\on et en etf1cao e
.
0
.......
Savoir penser pour savoir crire
CO
Vl
c
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crire donc rflchir
crire pour agir
Savoir
Savoir-faire
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Ol
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a.
0
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Cerner le contexte
Clarifier ses ides
1 Dfinir l'objectif
Identifier la cible
11 Choisir une prsentation
Faire savoir
Demander de faire
1 Convaincre
Dcider
11 Se positionner
Guide mthodologiQue de l'crit professionnel
Des tapes suivre sans en sauter une!

Plus on s'entrane suivre les tapes, plus on sera rapide. Trs
vite, le gain de productivit sera net dans le circuit de la communication.
En quipe
Mthode utiliser dans une sance de travail entre collgues
autour d'un message important btir.
En solo
Mode d'emploi idal pour rdiger n'importe quel support. Selon
l'importance et le volume du document, le temps sera variable.
La mthode consiste franchir chacune des trois tapes avant pendant - aprs sans en sauter aucune. Au final, le temps pass
sera minime au regard de celui perdu chercher, hsiter et
remplir la corbeille de multiples brouillons.
Avant
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
1. Stop! On rflchit
"'O
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
La rflexion sert gagner du temps. C'est dj un savoir-faire. Elle

permet de clarifier la demande (d'un service, d'une hirarchie), de
trouver les bonnes ides et de rdiger efficacement.
Si, avant d'crire, la problmatique a t identifie selon un
contexte, un objectif, le reste en dcoulera facilement.
63
64
Structurer
la rflexion
Organiser
le message
Rdiger
Support
Relier l'crit l'action : approche des paramtres

et des enjeux de la relation crite
c
0
.......
On va crire ... quoi, pourquoi?
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
La finalit tant l'action, il s'agit de faire ressortir le sens que le

message va porter pour la servir. Pour en avoir une vision juste, il
convient de prendre en compte le contexte qui amne l'crire.
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Pour ajuster la fois ses ides, les lments contextuels et les

sources documentaires, il existe une recette simple mais rigoureuse : la synthse.
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
La synthse expresse pour penser" le message

Avec cette mthode, on utilise la synthse comme mode de rflexion,
ds lors qu'il s'agit d'un document lourd (rapport) ou d'importance
stratgique (publicit, brochure commerciale). Elle apporte une
Guide mthodologique de l'crit professionnel
dmarche intellectuelle, analytique et crative pour rpondre de

faon pertinente une sollicitation, donc une situation.
Il faut alors extraire du contexte (situation, sources documentaires
et paramtres de communication) ce qui doit tre utilis dans la
fabrication du message.
Mthodo
Selon l'importance du document produire ou les collaborateurs
concerns.
En quipe
Brainstorming (runion flash).
En solo
Prise de notes rapide.
faire
Dcrire brivement la situation pour saisir le contexte.

Mettre en relation, en comparaison, les lments utiles.
c
0
.......
CO
Vl
Slectionner les lments qui constitueront les matriaux du

texte.
CO
e1
Identifier les lments manquants, donc trouver.
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Penser ses sources ... et ses ressources

Que savoir du destinataire et comment le savoir?
Quelles informations sont ncessaires pour construire ce message?
Qui peut vous conseiller sur le message, en tester la rdaction?
On dispose, dans cette tape, des lments utiles qui permettent
de construire le schma de la communication suivant qui servira
d'appui la rdaction :
65
66
Qui crit?
Dans quel but ?
Quels supports adopter ?
Les bonnes questions avant d'crire
Rfle"><ion faite =
vous tes prt . crire!
2. On prpare la rdaction
c
partir du schma de la communication, on peut relier l'crit
CO
l'action selon les trois notions cls : cible, message, objectif.
0
.......
Vl
c
CO
e1
Ensuite, on procde au brouillon de la rdaction.
-0
0
.......
-0
Si le message comporte plusieurs ides, cette prparation permet

de:
.--t
.--t
dgager l'essentiel du message;
Vl
0
N
@
.......
mieux prendre en compte le destinataire;
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
clarifier l'objectif en soulignant les enjeux.

Simultanment, on choisit le support au regard des usages de l'entreprise et du contexte spcifique. Si le support est impos, s'assurer de ses caractristiques.
Enfin, on rassemble ses outils : le mmo de prparation, le dictionnaire pour vrification, les documents d'appui et de rfrence.
les lments sont 1

tie
tous
Dans cette par ' pour re, d'1ger non pour e
noter pour soi,
1
destinataire
qui?
'
Dans quel contexte ?
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"O
Vl
0
.......
"O
Quoi?
.--t
.--t
0
N
'
Pourquoi ?
Les ingrdients pour rdiger
67
68
: LA PRPARATION DU TEXTE
qui? Identifier le(s) destinataire(s) : titre, fonc: tion, environnement professionnel et culturel,
langage ... ou le maximum d'informations.
: Quoi? Dfinir le message: ce que l'on veut dire,
en quelques mots. vrifier lorsqu'on crit pour
: quelqu'un d'autre (responsable, directeur...).
Dans quel contexte? Le cadrage informatif: dans

quel projet, en connaissance de quelles informations (explicites ou implicites), dans quelle perspective 7
Pourquoi? L'objectif du message: l'action sou: haite en consquence, la rponse attendue, le

comportement induire ...
Schmatiser le message
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Il faut formuler en une phrase simple ce que l'on veut dire

avant. .. de l'crire ! Indispensable pour les crits longs, complexes,
ce schma rsume grands traits l'essentiel dvelopper ensuite
dans la rdaction. Il permet de vrifier la bonne comprhension de
la commande d'un hirarchique, d'un service, avant de se lancer.
Il s'agit de cerner et clarifier son sujet, donc de formuler l'objet du
message.
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Sur quoi dois-je crire?
Mthodo
En mmo pour soi, on note : Mettre en valeur les qualits

du nouveau produit, ou Poser les bases d'une ngociation
positive pour ce march difficile , ou encore Faire comprendre les nouvelles consignes de travail sans remettre en cause
l'quipe . ..
f) On vrifie : est-ce bien la demande (du hirarchique, du service)?
On observe : l'objectif est-il dj prsent dans ce schma? Si

oui, une bonne partie du point suivant est faite.
Dfinir 1'objectif
Savoir ce qu'on veut crire, c'est bien. Savoir pourquoi, c'est

mieux!
Pourquoi, do..ns quel but

dois-je crire?
c
0
.....
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Le message rpond la ncessit de rduire l'cart entre :
c
0
.....
ce que l'metteur sait ;
"'O
..-t
..-t
0
N
ce que le destinataire ne sait pas ...

. .. pour rsoudre un problme, rpondre une demande, faire une
action, obtenir un rsultat.
69
70
Mthodo
Appliquer la formulation suivante pour tracer les paramtres

de l'objectif:
tant donn que ...
> contexte;
Il faudrait que X ... > cible;

fasse ...
> objectif;
en l'informant que ... , en lui demandant de ...
>message.
f.) Lorsqu'on a rpondu la question : Quel est l'cart rduire?

(ou le manque d'information), on tient l'objectif.
C) On formule l'objectif qui complte le schma du message :
Dcrire les qualits du nouveau produit pour convaincre
mon client de l'acheter et, ainsi, largir la part de march de la
socit sur le crneau de .. .
A
c
0
.......
CO
Vl
L'objectif est noter pour soi (pour l'entreprise)!
Cerner la cible
Il importe d'tre au clair sur l'metteur et sur le rcepteur.
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
[ _ _ Qui crit. .. ., qui?___
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
Communiquer, c'est construire un message au nom de :
>
a.
0
u
soi-mme
;::::
'
sa fonction;
l'entreprise.
Le signataire d'une lettre signe la fois en son nom et au nom de

sa fonction.
Le rdacteur professionnel s'efface derrire l'entreprise ou son
commanditaire (direction, service) pour les reprsenter.
Communiquer, c'est s'adresser quelqu'un :
qui a une attente spcifique;

qui on demande quelque chose ;
dont on attend quelque chose.
Mthodo
Se positionner en tant qu'metteur : au nom de qui, de quelle

entreprise?
f) Se reprsenter le destinataire : qui, quelle fonction, quelle

entreprise, quelle catgorie socioprofessionnelle (client, usager.. .), quel cadre de rfrence?
Choisir le support
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Choisir le support, oui mais lequel? Par habitude, on se lance sur

un support (lettre, plaquette ...) avant d'avoir tous les lments en
main. Il y a, notre disposition, tout un catalogue de supports
dont chacun a sa spcificit.
chaque type de communication son support :
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
facilement identifiable par le rcepteur;

dont la structure suit des rgles de rdaction et des codes de
prsentation.
71
72
Mthodo
viter de penser : Vite, faire une lettre pour. .. Prfrer : Il

faut crire ceci, pour tel destinataire, tel retour, donc une lettre
convient mieux.
f.) Selon les particularits du message rdiger, choisir le support

qui:
retiendra l'attention du destinataire;
dont la structure correspondra au texte crire : bref, percutant,
formel, descriptif, argumentatif, exhaustif sur le sujet. .. ;
donnera le ton, l'importance, l'image que l'on veut donner ;
sera en cohrence avec les messages antrieurs (si l'on change de
support, c'est qu'il y a une raison : laquelle?).
(O,NSEL
-=======--
l1
. ,
E
NoTE ou couRRl
,.
act la 1..
1s1 b.lit
1 , la prenn1te
1
Rflchir imp '

dans chaque cas . , . ertinent selon la sit.uaChoisir le type d ~cr~:Stinataire et l'objectif.
tion, le contexte, e
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Avoir les outils
Les outils sont, comme pour tout oprateur, disposition pour

produire. En rdaction, le rdacteur pro , quelle que soit sa fonction, doit matriser les techniques rdactionnelles : lisibilit, typographie, structuration, style .
Il a toujours, porte de main, les ouvrages de rfrence et les
guides consulter en cours de rdaction : mthode, dictionnaire,
documentation utile.
,
d.
c'est pro 1.
Mthodo, memo, ico,
CONSEIL
--=======. d vrification sont, bie~ sr,
Les bons outils <: h . r selon leur cte pra de

. s A c 01s1
\es dictionnaire .
'\ et \'actuahte
.
tuation de trava1
tique en s1
leurs contenus.
Quels dictionno..ires choisir?

Nombreux, en multiples formats, tous de bonne rfrence,
ils ne se ressemblent pas et rpondent des utilisations
spcifiques.
Il existe les dictionnaires encyclopdiques (en plus de la dfinition, ils fournissent des lments de culture gnrale), les dictionnaires analogiques (regroupant des familles de mots ),
les dictionnaires tymologiques (histoire des mots) ...
0
.......
De plus, les lex icographes qui uvrent leur ralisation

assurent, paralllement, une veille de la langue, intgrant
peu peu des mots qui gagnent en usage, par exemple celui
de nologisme (mot invent pour un nouveau concept),
devenu un terme usuel contemporain. C'est pourquoi on
constate des diffrences d'un dictionnaire l'autre (corpus
de la langue, graphie, acceptions).
CO
Vl
c
CO
Ol
.....
0
"O
Vl
c
0
.......
"O
L'idal est de disposer de plusieurs sortes de dictionnaires

mais d'avoir sous la main, pour le travail de rdaction, un
dictionnaire pratique et actuel, reconnu comme rfrence
dans les usages ditoriaux (cf. bibliographie) .
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
<fl
>- ~
a.
.....
>.
0
u J
<.)
o..
;::l
0
.....
Cl
(Q)
73
74
Pendant
Avec les atouts de la rflexion et le mmo de prparation, on
peut commencer rdiger. Ctape Avant permet une rdaction plus rapide, avec une conomie d'hsitations. Pour un texte
long (rapport, argumentaire de vente . . .), elle offre des fondations
concrtes et solides.
On crit!
Les ides, condenses dans le schma du message, demandent
tre dveloppes de faon logique, adaptes au destinataire et en
cohrence avec la finalit (objectif).
tablir le plan
Pour un texte court

Noter les trois points principaux traiter, dans l'ordre qui favorise
l'objectif formul ( ne pas restituer tels quels!).
c
0
.......
Pour un texte plus long
CO
Vl
c
CO
e1
Faire un plan en organisant les diffrents lments du message de

fond (pour un argumentaire, une note de problmatique ...).
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
Pour les documents trs longs (rapport, tude), prvoir un sommaire

dtaill. On peut, au dbut du travail de rdaction, tablir un prsommaire qui sera complt ou modifi la fin et, surtout, vrifi.
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Mthodo
Examiner le mmo et le schma du message.
f) Tirer le fil des ides partir de ce schma. On obtient des dclinaisons traiter, dvelopper ou, ventuellement, supprimer.
Ainsi donc, il faut :

slectionner les informations prioritaires ;
agencer l'ordre des informations;
viter les redondances et supprimer les lments inutiles.
tablir un plan (les trois parties du texte), ou un miniplan pour

un message court mais qui doit tre efficace.
qui?
Dans quel contexte ?
Quoi?
Pourquoi?
0
.......
Introduire
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
Expliciter
Complter
Argumenter
.--t
.--t
0
N
Prsenter
Conclure
Les composants du texte
75
76
Structurer le texte
Classiquement, pour une lettre comme pour un document plus
important (rapport, tude, note de problmatique, synthse), on
distingue trois parties, sachant que la partie centrale sera dveloppe en sous-parties avec, selon la longueur, des titrages.
Les trois parties du texte
1. Introduire : expliciter et complter l'objet du message (mme

s'il est mentionn en objet), ds la premire phrase.
2. Argumenter : prsenter les informations dans un ordre chronologique et logique; dvelopper selon une structure (avec les
trois points principaux ou un plan si ncessaire).
3. Conclure : aboutir la question pose, l'action attendue, la
rponse souhaite.
Une fois le plan tabli, la structure d'ensemble apparat clairement.
Il s'agit de la construire, non seulement pour l'usage du rdacteur
mais galement pour la comprhension du lecteur.
c
0
~
Vl
e1
-o
Mthodo
En se mettant du ct du destinataire, se demander :
Par quoi faut-il commencer?
Comment faut-il dvelopper?
O faut-il aboutir?
Vl
o
.....
-0
..-t
..-t
f) Se reporter au plan et, si le texte crire est long et complexe,

constituer des pochons (pages, pochettes ou fichiers) par
thme ou sous-partie, puis y rassembler les ides, les rfrences, les donnes chiffres, etc.
0
N
.....
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Rdiger la conclusion avant le corps du texte, afin de ne pas

perdre de vue l'objectif, la finalit du document, le bilan de
l'tude ...
Rdiger
prsent, il s'agit d'appliquer les rgles du bien crire afin de
rendre son propos toute la clart possible, d'assurer la lisibilit
du texte et, enfin, de donner une image de qualit l'crit professionnel. Tout l'art de la rdaction rside dans la matrise des rgles
et la connaissance de son lecteur.
Mme lorsque l'on a dtermin la cible dans l'tape Avant, il

faut garder l'esprit le destinataire tout au long de la rdaction.
Ainsi, mme absent, il doit tre l ... dans la manire dont on
s'adresse lui. Surtout, il faut viter la tendance naturelle privilgier sa propre vidence, ses habitudes de langage, les informations
dont on dispose (lui n'en dispose pas forcment).
Le lecteur n'est pas, et ne sera jamais, dans notre tte. La rgle est
simple : simplifier son langage et construire clairement son message. Chaque mot choisi, chaque tournure de phrase demande :
une dmarche qualit pour l'crit qui reprsente l'entreprise;
une attention sur le profil du lecteur.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
C'est dans ce double encrier qu'on trouve les mots qu'il faut!
"'O
Points de veille : orthographe, ponctuation, typographie,

structuration, calibrage.
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Mthodo
Choisir le vocabulaire adapt au destinataire :
Qui est-il, quelle est sa fonction, dans quelle entreprise ou quel

organisme travaille-t-il?
Parle-t-il le mme langage? Connat-il la terminologie, les sigles
utiliss?
77
78
Comment va-t-il comprendre le message? Quels sont les risques

d'une mauvaise interprtation?
Quel est l'effet attendu en retour? l'action ou le rsultat souhait?
f) Respecter le calibrage demand : nombre de signes, de lignes,

de pages.
C) Consulter autant que ncessaire les guides pour respecter les
rgles orthographiques, grammaticales, typographiques.
Tester la comprhension auprs d'un lecteur proche de la cible.
Le co..libro.ge
Le calibrage est le nombre de signes que doit comporter
un texte. Le comptage inclut les lettres, la ponctuation,
les blancs entre les mots. On parle aussi d'encombrement
du texte. La plupart des crits professionnels ont une
contrainte d'encombrement : un maximum de pages, traduire en signes.
La page normalise est de 1 500 signes (25 lignes de
60 signes).
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
: LES POINTS CLS DE L'CRIT PROFESSIONNEL
Prfrer les phrases courtes et les formulations
: positives.
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Choisir des formes grammaticales directes,

: autant que possible.
Respecter les rgles normatives .
Veiller aux rgles de lisibilit.
: Utiliser des mots courants ou dont le sens est

connu de la cible.
: Simplifier des lments chiffrs (selon la cible)
dans un souci de comprhension du lecteur.
Aprs
Pendant la rdaction, on a veill :
une adquation pertinente entre le message et son support;
une relation efficace entre l'metteur et le destinataire.
Le texte est prt partir vers son lecteur. Il reste nanmoins une
toute dernire tape, indispensable et souvent zappe: la vrification!
1'.efficacit, en communication, ne se mesure pas la satisfaction
ressentie . . . car le message va cheminer, sans nous, vers le lecteur.
..NO.!EB.-========-
.
s autosatisfaction .
Autocorrect1on, pa
---
Relire
c
0
.......
CO
Vl
Corriger
Le texte
c
CO
e1
"'O
La prsentation
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Vrifier
Les formules d'usage
voir aprs la rdaction
79
80
Le contrle qualit
En 2 3 minutes, ce contrle qualit assure :
la comptence du rdacteur ;
l'image positive de l'entreprise mettrice ;
la meilleure chance d'atteindre l'objectif.
Il s'agit de deux points de veille :
relire et corriger ;
vrifier la prsentation.
Mthodo
Se mettre en position de lecteur :
si possible, laisser reposer le texte;

tester auprs d'une personne dont le profil est proche de la cible ;
Faire lire par une tierce personne en cas de complexit.
f) Lire d'un il critique :

sur le fond : argument logique, clair, simple ;
.......
l}l
c
sur la forme : dtailler chaque mot de manire syllabique pour

le vocabulaire spcialis ou, au contraire, d'usage frquent (car
on n e voit plus !) ;
CO
ei
(/)
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
sur l'ensemble : la prsentation, les repres .. .
: LE MMO CONTRLE!
Un listing des points de contrle est trs utile.

~
A chacun de le personnaliser. On coche la case:

OK ou fait.
: - Identifiants du message: metteur, destina taire(s), objet .
- Rfrences ou sources citer.
: - Ordre logique des paragraphes.
: - Lisibilit des phrases.
- Justesse du vocabulaire .
- Clart des sigles, des formulations techniques.
: - Orthographe : accords (verbes, adjectifs), gra phie des mots ...
- Fautes perso les plus rcurrentes.
: - Charte rdactionnelle, charte technique, gra phique ...
- Formules d'usage.
: - Sommaire et renvois de page.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
NO_IE_._. _= = = = - -
.1er-coIl er , souvent utiliss

Attention aux co P
rce d'erreur et ...
, ta' l'autre. Ils sont sou
d'un ecn
de quiproquos!
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Spcial crit collectif

Pour les documents longs, complexes, stratgiques, plusieurs cas
de figure peuvent se prsenter :
la cordaction ;
les interventions multiples (experts) ;
81
82
la reprise d'un texte d'expert pour une plus grande lisibilit;

les corrections des instances de validation intgrer. ..
Dans les contributions multiples, l'effort tend sur le contenu et
sur la concertation entre les intervenants et, de ce fait, le lecteur
destinataire a tendance tre oubli.
Pour l'crit collectif ou ayant subi plusieurs interventions, la relecture finale portera sur :
l'exactitude des reports de correction de chaque intervenant;
la cohrence de ces modifications avec l'ensemble ;
la vrification des rgles d'accord dans toute phrase modifie;
les redondances ventuelles du fait d'ajouts ou de reformulations ;
la bonne lisibilit du texte dans sa forme dfinitive.
Lcrit collectif relve d'une responsabilit (auteur signataire, hirarchie, service). Il faut donc qu'une personne, en son nom ou au
nom du service metteur, garantisse l'homognit et la validit
du document.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
En conclusion
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
crire, c'est tre expert d'un atelier. Il y a la matire travailler et

les outils pour prparer son message.
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
La bon ne recette de l'crit pro
;::::
>
a.
0
u
La matire premire : les informations disposition ou trouver.
La prparation : choix du vocabulaire, argumentation ou explication, dosage des ingrdients (en dire assez sans en dire trop).
Les plus de l'crit pro : rgles de lisibilit, personnalisation, style.
La touche finale : relecture et prsentation du message.
La fin d'une tape conditionne la suivante. On revient
une tape prcdente si un point s'avre encore confus
ou problmatique.
: UNE EXl~ENCE FORTE

POUR L'ECRIT PROFESSIONNEL
: Rflchir l'objet du message) objectif.

: Organiser le message) penser avant d'crire.
crire dans une forme proche de l'oral (sans
les fautes de l'oral).
: crire de faon brve et concise : chaque mot doit

tre utile.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
0
.......
"'O
: crire simplement ) message vite envoy) vite

lu .
~
Ecrire et rcrire ) la bonne formule ne vient pas

du premier coup, le bon texte n'est pas du premier
Jet.
: tre positif ::=pour obtenir la raction attendue.
.--t
.--t
0
N
Affention, dpo..rt!
Le message peut tre envo9
~votre destino..to..ire!
83
c
0
ru
c
ru
(/)
E1
"'Cl
(/)
c
0
"'Cl
r-l
r-l
0
N
@
.
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Ol
::::
>Q.
0
Chapitre IV
LE SAVOIR-FAIRE RDACTIONNEL POUR AGIR
c
0
ru
c
ru
(/)
E1
"'Cl
(/)
c
0
"'Cl
r-l
r-l
0
N
@
.
..c
Ol
::::
>Q.
0
Les rgles fondamentales

Fort d'une rflexion sur le message crire et d'une mthode efficace, le rdacteur professionnel est prt se lancer sur la page
blanche ou vers l'cran de son ordinateur.
Avec ces atouts, il est en mesure d'affronter tout ce qui va, ensuite,
semer de quelques pines ou obstacles le cur de sa mission : la
rdaction.
Tout rdacteur rencontre des difficults, et ce sont souvent les
mmes qui freinent la plume :
les caprices de l'orthographe;
les subtilits de la grammaire;
les formules piges ;
les contraintes du code typographique .. .
Les rgles sont accessibles ds lors que l'on prend le temps de les
tudier et, ensuite, de les vrifier autant que ncessaire.
0
.......
Outre les rgles qui commandent le fonctionnement des mots

entre eux, certains principes relvent de l'organisation d'ensemble
du texte : la faon de structurer les ides et les paragraphes.
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Pour finaliser le texte, reste son habillage : le titrage qui rendra

claire sa structure et facilitera la lecture.
Avec l'entranement, la technique devient plus souple et performante. Le savoir crire est un muscle qui peut ragir plus vite
l'urgence, s'adapter au contexte, improviser face l'imprvu, amliorer son esthtique autant que sa force.
Le rdacteur mme trs entrain sait qu'il doit entretenir ses qualits,
se remettre parfois en question... et toujours vrifier sa performance.
Il n'aura aucune hsitation consulter un ouvrage de rfrence,
revoir une subtilit de grammaire, reprendre sa phrase
pour l'amliorer.
88
Bien crire, C:est ..

Structurer le texte pour un argument clair.
Construire les phrases de faon logique.
Matriser la ponctuation.
Veiller l'orthographe et la grammaire.
Connatre les basiques du code typographique.
La grammaire du rdacteur professionnel

La grammaire est l'tude de l'ensemble des lments qui constituent une langue. Elle formalise les rgles de fonctionnement
entre ces divers lments.
Elle est normative car elle fixe un code commun et un usage
durable, pour l'appropriation de la langue par le plus grand nombre
de locuteurs.
La grammaire comprend trois domaines d'tude :
la phontique, pour les sons du langage ;
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
la lexicologie, pour la science des mots;

la syntaxe, pour les rgles concernant la relation entre les lments de la phrase.
Dans le domaine de la lexicologie, on trouve l'tude de la morphologie et de la prononciation des mots, l'orthographe, l'tymologie
(ou origine et histoire des mots), la smantique (ou science de la
signification) .
Tous ces domaines se croisent et se compltent, par exemple:
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
une bizarrerie d'orthographe s'explique par l'histoire du mot

(tymologie) ;
la variation de signification d'un mme mot, d'un locuteur
l'autre, s'observe par une approche smantique;
Le savoir-faire rdactionnel. .. pour agir
la phontique, la prononciation et la morphologie des mots ont

conjointement un impact sur la perception et la comprhension
d'un texte;
les rgles de grammaire concernent, bien videmment, la syntaxe.
Le rdacteur trouvera ici quelques fondamentaux de grammaire,
des consignes pour l'usage correct de la langue et des recommandations pour les points de rdaction qui concernent tout particulirement l'crit professionnel.
Pour une connaissance approfondie et matrise, il consultera des
ouvrages de rfrence, o il trouvera l'ensemble des rgles, des
explications dveloppes, de nombreux exemples et des cas d'application.
Un pro se reconnat sa documentation bien choisie et ses
outils d'urgence.
(ONS_EIL
--====~-
0
.......
CO
el doit
, d cteur profess1onn
Parmi \es outils dure . a (.\1 existe des ouvrages
mma1re
ur
figurer une gra , .
) indispensable po
, . es seneux ,
synthet1qu
n peu complexe.
tourner une phrase u
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
La syntaxe ou l'art de la phrase
.--t
.--t
0
N
La syntaxe, c'est l'organisation de la phrase : l'assemblage de ses

diffrents lments (sujet, verbe, complment direct ou indirect,
proposition principale et propositions subordonnes, incises ... ) en
crant des liens logiques entre eux, l'aide d'articulations (mots
de liaison) et de la ponctuation.
Cordre logique de la phrase tient compte du mouvement de la
pense, de la chronologie des faits , de leur relation d'importance.
89
90
N_OJ:E.~========-.
. vient du grec
. du latin syntax1s qui
Syntaxe .
an ement.
taxis : ordre, arr g
la phrase selon un
structurer
.
d
, les de fonct1onneIl s'agit donc e te des reg
,
ordre qui respec
ns cohrent et a1sement afin de donner un se Une phrase mal
"b\ au lecteur.
h
s
ment access1 . e u fausser le sens Des p rase t
btie va brou1 11 er o
u briser la lecture e
1 relies vont heurter o
ma
bl du texte.
dvaluer \'ensem e
La phrase
La phrase contient un sens complet. Elle comporte au moins un

verbe. Elle est dite nominative lorsqu'elle est sans verbe mais
cette possibilit n'est pas recommande dans l'crit professionnel.
La structure de la phrase
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
La phrase simple, la plus lmentaire, est constitue d'un sujet,

d'un verbe, d'un complment. Elle reprsente l'ide essentielle
d'une action, d'un fait : un sujet fait/subit/est/quelque chose. Elle
ne comporte qu'un seul verbe et peut se complter de propositions
qui dpendent de ce verbe.
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
La phrase compose comporte plusieurs verbes dont chacun commande une proposition distincte.
La proposition qui s'insre dans la phrase peut tre:
juxtapose: Nous nous sommes runis, le dbat tait houleux ;
coordonne : Le bureau est ferm et personne n'entrera ;
subordonne : Comme nous avons termin, nous pouvons partir .
Les propositions subordonnes remplissent diffrentes fonctions :

sujet, attribut, apposition, complment d'objet direct ou indirect,
complment circonstanciel, d'agent, explicatif ou comparatif. ..
Pour une phrase fluide et aise comprendre
Cadverbe doit tre proche du verbe dont il modifie le sens.
EXEMPLE
crire: Je rponds rapidement votre lettre (et non : Je rponds
votre lettre rapidement).
Un verbe transitif direct et un verbe transitif indirect (suivi de la

prposition ) ou intransitif (sans complment) ne peuvent pas
se construire ensemble avec le mme complment.
EXEMPLE
On ne peut crire : Prparer et rflchir un projet (projet ne
peut pas tre le mme complment, donc on crira : Prparer un
projet et y rflchir).
c
0
.......
CO
La phrase interrogative exige l'inversion verbe-sujet.
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
EXEMPLE
On crit: tes-vous disponible? (et non : Vous tes disponible?
- cette forme orale peut tre utilise en langage publicitaire).
.--t
.--t
0
N
Le pronom relatif doit tre le plus prs possible de son antcdent.

EXEMPLE
Pour crire : Le responsable (.........), qui prend la dcision ... ,
il faut viter une longueur entre le sujet et le pronom relatif qui s'y
rapporte.
91
92
Phro..ses courtes
Principe pour tout texte de type informatif. Mais viter des
noncs trop hachs. Veiller la fluidit.
Phro..ses simples
Peu d'incises, peu de propositions subordonnes.
Une phrase simple peut tre longue : vrifier le reprage
ais du sujet, du verbe, du complment.
Phro..ses c.ornp/e>;<es
utiliser pour exposer un point thorique, suivre le cours
de la pense. Ne pas en abuser pour ne pas compromettre
la lecture.
Respecter les rgles de lisibilit.
La phrase du pro"
c
0
.......
CO
Le rdacteur, pour assurer la comprhension, privilgie la phrase

courte ou comportant le moins possible de subordonnes .
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Il dose les phrases complexes ou les phrases trop longues (attention, une phrase simple peut tre trs longue si elle comporte un
interminable complment d'objet!).
Il utilise des phrases interrogatives dans certains crits (plaquettes
publicitaires, Web) et une formulation interrogative indirecte pour
une lettre ou une note, ou encore un compte rendu( La Direction
demande s'il est possible de ... ).
Enfin, il conomise les phrases exclamatives dans la plupart des
crits (dans une lettre : non; dans l'crit discursif ou publicitaire :
oui sans excs).
La construction logique de la phrase

Ordre et articulation des propositions subordonnes (dont. ..,
alors que ... , qui. ..).
Logique d'enchanement : sujet> verbe > adverbe/place du complment d'objet direct ou indirect.
Utilisation de mots de liaison (articulateurs d'opposition, de
consquence, de comparaison, de restriction, d'adjonction).
conomie de rptitions, de dtails inutiles, de parenthses.
Utilisation restreinte des formules impersonnelles (il faut. .. , il
convient de ... , il a t dcid que .. .).
Utilisation pertinente des formes passives (lorsque le sens
l'exige).
Les points de veille du rdacteur
Formuler des phrases courtes autant que possible : sujet, verbe,
complment direct.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Introduire au dbut du texte l'essentiel du message : le plus important au dbut, un dveloppement ensuite, si ncessaire.
Utiliser la ponctuation qui facilite le sens, sans oublier qu'une
ponctuation peut changer le sens d'une phrase.
"'O
Vl
Quelques astuces
Pour amorcer efficacement une phrase et conduire l'intrt du

lecteur, commencer par une incise de temps (Depuis .. .) ou de
lieu (Ici. .. ).
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Si le verbe a plusieurs complments, ranger le plus long la fin

de la phrase.
Placer le complment d'objet direct ou indirect la suite du
verbe.
93
94
Placer l'adverbe au plus prs du verbe auquel il se rapporte, surtout si un complment d'objet risque de trop l'en loigner.
Pour mettre un mot en relief, on peut le placer en tte de phrase.
L'anacoluthe est une rupture, une brisure dans la syntaxe,

gnralement lorsque le dbut de la phrase est sans cohrence
grammaticale avec la proposition principale qui suit.
Les phrases " faute
Voici les cueils que le rdacteur doit viter absolument:

la phrase maladroite ou incorrecte: chaque passage est-il bien
rattach au reste? Chaque mot s'enchane-t-il avec le prcdent?
les tournures familires : attention aux formulations proches de
l'oral (est-ce que, que au lieu de dont ... ), il suffit de reformuler en langage soutenu pour que la tournure se modifie;
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
les fautes de logique : absence de mots de liaison, lment de

phrase sous-entendu, contradiction entre les mots, dsordre dans
les ides, tourderie (mot illisible, saut, mis pour un autre);
la phrase quivoque : elle ne doit pas s'interprter de deux faons
(sujet mal identifi, pronom relatif mal plac, complment ou
adverbe loign du verbe, expression ou mot double sens) ...
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
(ONS_EIL
=====~~
ammaire par cur, vr~fier

Sans connaitre la gr
t ses articulations
\'assemblage de la phrase :.enchane pas cor\ogiques. Si la phras~\ln~ ou mieux encore, la
t la retrava1 e
'
rectem en
simplifier!
Caressez longuement
votre phrase, elle finira
par sour1 re.
Anatole France
Les lois de la conjugaison

l'origine tait le verbe .. . Il cre la vie, il induit l'action. C'est
pourquoi l'attention au verbe et ses modulations est si importante dans l'crit.
Si, dans l'crit professionnel, on conseille d'utiliser de prfrence

des verbes d'action , c'est parce qu'ainsi on renforce le lien de
sens avec l'activit.
01.~----=~===--ar exemple :
.
d'action sont, p
, .
Les verbes dits
franchir, reuss1r,
.
augmenter,
,
fa .ire' produire, . dre peser... Ils sont centres
conduire, contrai~ . ,tion avec \es verbes qui
sur l'objet, par d1stinc au ressenti : prouver,
se rfrent dava~t~ge craindre lesquels peu.
' er desirer,
'
mescro1re, esper . .' ,
ur personna\lser un
vent tre ut1\lses po
sage (lettre).
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Le verbe
@
.......
..c:
[ Ji
a. e
uo .J>-
Le verbe est le mot qui exprime l'action faite (ou subie) par le
SUJ. et.
<.)
P-
Cl
La locution verbale est un groupe de mots qui fait fonction de

verbe : avoir raison, savoir gr, faire savoir. ..
95
96
Les verbes pronominaux sont accompagns des pronoms me, te,

se, nous, vous dsignant le sujet. Ils peuvent tre rflchis Qe me
demande, nous nous runissons) ou rciproques (ils se contredisent, se mettent d'accord).
Les verbes transitifs expriment une action passant du sujet
une personne ou une chose. Ils sont transitifs :
directs si le complment d'objet est direct: le chef conduit
l'quipe;
indirects si le complment d'objet est indirect : l'quipe obit au
chef.
Les verbes intransitifs expriment une ide complte de l'action et
ne sont pas suivis de complment d'objet.
Un verbe transitif direct et un verbe transitif indirect
ne peuvent s'associer avec un mme complment d'objet :
c'est une faute grammaticale.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
EXEMPLE
Prvoir et se prparer la crise : formulation incorrecte (prvoir
la crise - se prparer la crise). crire : prvoir la crise et s'y prparer.
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
L'emploi des temps
.--t
.--t
Le temps des verbes est la forme qui permet de situer l'action un

temps prcis par rapport au moment actuel : prsent (temps prsent),
pass (imparfait, pass simple, pass compos), futur (futur simple).
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Pour situer l'action par rapport un autre moment que celui actuel,
on utilise des formes composes : avant le pass (pass antrieur,
plus-que-parfait), aprs le pass (futur du pass, futur antrieur du
pass) .. .
(ONS_EJL
-=====~-
.
el on privilgie, autant
Dans l'crit profess1onn ,
mples: prsent,
. 1 les formes s1
que poss1b e,_
f 't futur simple.
.
le , impar a1 '
passe, s1mp
Les temps de /'crit professionnel

Le prsent exprime ... le prsent, mais aussi un tat ou une
action de caractre permanent ou durable. Il est utilis en
outre pour renforcer l'immdiatet, l'actualit du message.
C'est le temps privilgi de l'crit professionnel.
L'imparfait s'emploie pour rapporter un tat antrieur, une
situation prcdente, un historique, ventuellement un
contexte pralable au message.
Le pass simple, temps de la narration, est aujourd'hui
souvent remplac dans l'usage par le pass compos, plus
proche de l'oral.
Le futur simple traduit un impratif attnu, c'est le temps
de la demande, de la consigne, de la formulation d'objectif.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
Ol
._
0
"O
Vl
0
.......
"O
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
<fl
>- ~
a.
.....
>.
0
u J
<.)
P;::l
0
.....
Cl
(Q)
\MPRATlf \
,
a' la consigne stricte
'f
t
reserver
L'imprat1 es
) dans une note de
(Pensez votre lba~~~:~ tre utilis po~r,des
service par exe~~ ~( Rservez votre ete \. )
accroches pubhot~~~~peut tre suivi d'un point
'il n'est pas agress1 .
.
s
. t d'exclamation .
ou d'un pom
97
98
Les accords cc sans faute

Le verbe s'accorde avec son sujet, au singulier ou au pluriel. Laccord se complique souvent lorsqu'on est confront un participe.
Voici les cas les plus courants, rviser autant qu'il le faut.
Le participe pass
Il termine le verbe conjugu en temps compos. Il est variable et,
donc, son accord est parfois ardu.
Le participe pass employ sans auxiliaire s'accorde avec le nom
ou le pronom.
EXEMPLE
Les courriers distribus, ... Elle arrivait, presse.
Le participe pass employ avec l'auxiliaire tre s'accorde avec

le sujet (ou avec l'objet selon les cas) car il est son attribut.
EXEMPLE
c
0
.......
Les consignes sont transmises.
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
La mme rgle s'applique avec les verbes apparents tre :

paratre, sembler, devenir, se montrer, tre considr, tre tenu
pour. . .
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
EXEMPLE
Les objectifs semblaient tenus.
Le participe pass employ avec l'auxiliaire avoir s'accorde avec

le complment d'objet direct si celui-ci le prcde.
EXEMPLE
La belle priode que nous avons vcue.
Si le complment d'objet direct est plac aprs, le participe pass

<< avoir reste invariable.
EXEMPLE
Nous avons vcu une belle priode.
Le participe prsent
Il se termine par -ant . Il peut avoir.. .

Une valeur verbale exprimant une action, auquel cas il ne s'accorde pas.
c
0
.......
CO
Vl
EXEMPLE
La foule hurlant de joie.
c
CO
e1
Une valeur d'adjectif et, donc, il s'accorde au mot qu'il qualifie.
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
EXEMPLE
Une foule hurlante .
Gare la faute avec le -ant ! On observe souvent une

confusion entre l'adjectif et la forme verbale. Il faut se
poser la question : Le mot a-t-il valeur de verbe ou de
qualificatif? Une astuce : remplacer le mot par un adjectif
au fminin, l'accord se rvlera possible ou non.
99
1OO
Pour les verbes personnels pronominaux ...

. . . Les temps composs sont toujours forms avec l'auxiliaire
tre.
Il s'agit des verbes non rciproques.
EXEMPLE
S'absenter, s'abstenir, s'avrer, s'crier...
Ou de verbes rciproques lorsque le pronom personnel peut tre

considr comme complment d'objet : s'entraider, s'entraccorder.. .
Dans ces deux cas, le participe pass s'accorde avec le sujet.
EXEMPLE
Hi er, la rceptionniste s'est absente.
Tous les collgues se sont entraids.
Pour les verbes impersonnels ...
.....
ro
Ul
c
ro
. .. Le participe pass est toujours invariable.
Ol
.....
0
"'O
Ul
c
0
"'O
EXEMPLE
La masse de documents qu'il a fallu.
~-------
ri
ri
0
N
.....
..c.
Ol
>a.
0
(ONS_Ell
--========-
aire (Bescherelle) ou l'enConsulter la gramm d

le Dictionnaire de
cadr Participe ans
A. Jouette.
Les piges de l'orthographe

Les logiciels de correction orthographique ne dispensent pas
d'une relecture. Si l'on s'y fie trop, cela peut tre humoristique car
ils proposent une correction au plus proche du mot saisi. Rien de
tel que le dico pour vrifier au moindre soupon !
Aux faux amis, aux piges de la langue, aux nologismes,

aux anglicismes... et aux fautes de frappe!
Le pense-bte de l'orthographe
Les caprices de l'orthographe sont issus de l'histoire de la langue et

de son volution dans la graphie des mots. Latin, ancien franais,
mots trangers et transforms, nologismes crs par les nouvelles
technologies, tout concourt nous faire perdre la plume ...
Rien de tel qu'un bon dico porte de main! Les correcteurs d'dition vrifient sans cesse, c'est cette manie qu'on reconnat les
<< pros .
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
CONSEIL
-=======-
certaines
,
. sont rcurrents,
,
. . t Autant \es reperer
Certains ecue1\s
fautes perso n ous 1rnten . de notre tete ou,
.
dans un coin
et \es imprimer
arnet ... perso .
mieux, \es noter dans un c
A
101
102
Quelques graphies faute

/
La graphie apparat l'initiale ou entre des consonnes d'un

mot : me, blme, grce ...
La graphie apparat en finale : au-del, celui-l, dj . ..
-ment/-mant
Ladverbe driv d'un adjectif se terminant par -ent finira par
-emment : frquent - frquemment, prudent - prudemment. ..
S'il drive d'un adjectif se terminant par -ant , il finira par
-amment : courant - couramment, constant - constamment. ..
-in/-im
Le prfixe privatif -in prend un m devant les lettres p et
b : ingal, improbable - insuffisant, impatient. ..
-p/-pp
c
0
.......
CO
Vl
Pour savoir si un mot prend un ou deux p , il faut se rfrer

son tymologie : apraxie (a-praxie) - apologie (apo-logie) - hippopotame (hippo-potame) ...
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
tt
Les deux t (tt) apparaissent souvent entre deux voyelles ou

avant un e muet : acquittement - littral - flotte .. .
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
g/gu
La lettre g peut prcder a, o, u, 1, r : gouvernement,
congrs .. .
Elle vient en finale pour des mots d'origine anglaise : gag, gang ...
La graphie gu apparat devant les lettres e, , , , i, y : gupe,
guerre ...
s/c/
Le son s s'crit s l'initiale, l'intrieur du mot, ou en finale
devant un e muet: absolu, obstacle, bourse . ..
Il s'crit c devant les voyelles e, i, y : concert, ceci, cycle ...
Il s'crit devant les voyelles a, o, u : faade, faon ...
-sion/-ssion/-tion
La finale -sion vient derrire une consonne : expulsion, version ...
La finale -ssion apparat aprs une voyelle : possession, corn. .
.
mission, passion ...
On trouve la finale -tion aprs une voyelle ou une consonne:
nation, aration mention, faction ...
S'il n'y a pas de rgle, on observe :

aprs un 1, on aura -sion : mulsion;
aprs les consonnes p, c et les voyelles o, au, on aura
-lion : notion, caution ...
c
0
.......
-re
CO
Vl
c
CO
e1
"O
Vl
Les mots termins en -re sont aussi bien fminins que masculins : auditoire, laboratoire, territoire ...
Pour vrifier leur genre, il faut consulter le dictionnaire.
0
.......
"O
Les pluriels
.--t
.--t
0
N
Le pluriel se forme gnralement en ajoutant un s la fin du

mot.
Les mots en -eu et -(e)au ont un pluriel en x la fin : feu,
feux - cadeau, cadeaux.
Les noms et adjectifs se terminant par s , x, z ne prennent pas
la marque du pluriel : heureux - joyeux .. .
103
104
Les mots en -ail ou -al ont un pluriel en -aux : travail,

travaux - bail, baux ... Mais il y a des exceptions : ventail, banal,
carnaval, festival, final. . .
Certains mots ne s'emploient qu'au pluriel : agissements, aguets,
confins, pourparlers, dolances, arrhes .. .
Pour vrifier leur genre, il faut consulter le dictionnaire.
Le pluriel des mots composs
Il dpend du sens de chacun des mots. Voici quelques rgles gnrales :
seuls le nom et l'adjectif prennent la marque du pluriel : rougesgorges;
le verbe ne prend jamais la marque du pluriel : casse-noisettes;
pour les couleurs composes, pas de pluriel : des pulls rose
ple;
le mot invariable reste invariable : avant-premires ...
0
.......
Il y a des exceptions, comme toujours ! Par exemple : les ayants

droit (autrefois, le participe prsent prenait la marque du pluriel).
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
(OJfS.ELL
-=======-
1 . 1 il faut consulter
En cas de doute sur un p ,u~~~e' plus on acquiert
le dictionnaire. Plus on :e1:s ~xceptions de la
toutes \es nu_ances e
langue franaise .
Quelques formules cc faute"

En termes de ... (et non pas : en
terme de)
En termes de fait rfrence une

terminologie(= avec les mots de). Toujours au pluriel.
Terme dsigne soit un mot, soit plus
gnralement la fin (le terme de).
A pour vocation de ... (et non

pas : a vocation )
Pour l'lgance du style, viter l'allitration a/ et, pour la correction d'expression, viter l'ellipse.
Ou ... (et non pas et/ou)
Ou suppose que le terme suivant

soit ajout (et) ou en option (ou).
L'usage de et/ou provient de l'informatique (structure binaire) et n'est pas
correct d'un point de vue rdactionnel.
Ou bien, ou bien/soit, soit
Ou bien ... ou bien : pour introduire

deux propositions verbales.
Soit. .. , soit. .. : pour des propositions
non verbales.
Quelque, quelques
Quelque(= environ) : adverbe, donc

invariable.
Quelques : adjectif indfini, donc s'accorde.
Deuxime/second (e)
Deuxime : lorsque l'numration va

ou peut aller au-del de deux.
Second(e) : quand l'numration s'arrte deux.
Nous tions convenus ... (et non

pas : nous avions convenu de ... )
conjuguer avec l'auxiliaire tre .
Par exemple ... (et non pas :

comme par exemple)
Redondance entre comme et par

exemple.
Outre ... (et non pas : en outre

de ... )
Par exemple : outre cette raison ...
Pallier... (et non pas : pallier

.. .)
Par exemple : pour pallier cet inconvnient.
0
.......
CO
Vl
c
CO
Ol
.....
0
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
<fl
>- ~
a.
.....
>.
0
u .J
<.)
P;::l
0
.....
Cl
(Q)
105
106
Rsoudre ... (plutt que : solutionner)
Solutionner existe mais ce mot est

critiqu, ressenti comme administratif,
peu lgant.
D'autant plus que ... (et non :

surtout que)
Formule maladroite.
Je vous saurais gr (et non : je

vous serais gr)
De savoir gr (et non pas tre

gr).
Soi-disant (et non : soit-disant)
Adjectif invariable. Il ne s'applique qu'

l'tre humain se disant tel (donc ni
une chose ni quelqu'un qui contredirait).
Il a acquis la formule ... (et non :

il a acquit la formule)
Avec un s , du verbe acqurir. Ne

pas confondre avec acquit, nom de
la famille du verbe acquitter.
Nous avons un diffrend (et

non : un diffrent)
Diffrend : contestation . Diffrent :

adjectif (un avis diffrent).
Le sens de la ponctuation
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
La ponctuation, c'est le rythme de la phrase. Mais pas seulement!

Sa fonction ne se rduit pas une fluidit respiratoire et il faut
relativiser le prcepte : lisez voix haute votre rdaction et, si vous
n'avez plus de souffle (comme si tout le monde avait le mme),
mettez une virgule !
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Le rythme, comme en musique, est une question de structure.

La ponctuation sert dcouper les diffrents composants de la
phrase et obit des rgles de sens trs strictes.
Une bonne ponctuation :
facilite la lecture pour le destinataire;
maintient son attention et permet de suivre le sens;
vite les mauvaises interprtations.
Le savoir-faire rdactionnel .. . pour agir
Le sens des signes de ponctuation
Un signe de ponctuation mal plac peut changer le sens de la

phrase.
EXEMPLE
La dlgation ne viendra pas, comme prvu .
La dlgation ne viendra pas, comme il tait prvu (qu'elle ne
rponde pas l'invitation ou qu'elle s'abstienne de venir... ).
La dlgation ne viendra pas comme prvu.
La dlgation ne viendra pas comme il tait prvu (jour de visite ...),
mais il est possible qu'elle vienne selon d'autres modalits.
Autre exemple
Venez mange r, mes amis .
Il s'agit bien d'une invitation, interpellant les amis.
Venez manger mes amis.
L'invitatio n consist e m ange r les ami s, ce ux-ci d evenant le compl m ent d 'objet direct du ve rbe m ange r car sa ns v irgule de s parati o n.
c
0
ro
Ul
c
ro
: Dans une phrase, la ponctuation marque:
e'
- le rythme
'
- le sens.
"O
Ul
c
0
Le rythme et le sens= la structure de la phrase.
"O
rl
rl
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en "''-'
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Q.
u0
t;:.,
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o..
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0
....
\.J
(Q)
107
108
Les rgles de ponctuation

Le point
Il indique la fin d'une phrase. Il sert aussi mentionner les abrviations.
Le point d'interrogation
Il s'emploie aprs toute phrase exprimant une interrogation directe.

On ne met pas de point d'interrogation aprs une interrogation indirecte.
Le point d'exclamation
Il se met aprs une phrase exclamative, une exclamation ou une interjection.
Le point-virgule
Il spare, dans une phrase, les parties dont une au moins est dj subdivise par une virgule.
Il spare des propositions de mme nature qui ont une certaine tendue.
Il est prcd et suivi d'une espace inscable.
La virgule
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
Dans une phrase, elle divise des lments semblables non relis entre
eux par des termes de coordination et, ou, ni ou de subordination
parce que ... . Dans le ca s de rptitions utilisant des conjonctions de
coordination, on peut insrer une virgule : Ceci ou cela, ou cela, ou
encore cela ...
Elle spare tout lment ayant une valeur purement explicative.
Elle isole les mots en apostrophe, ou qui forment un plonasme ou une
rptition .
Dans un groupe de propositions, elle spare plusieurs propositions de
mme nature juxtaposes.
Elle se met aprs un complment circonstanciel plac en tte de phrase,
sauf si le verbe suit immdiatement.
Elle marque l'ellipse d'un verbe ou d'un mot exprim prcdemment.
.--t
.--t
0
N
@
.......
Mo..i.s o est donc. Ornic.o..r?
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Mais ... ou ... et ... donc ... or... ni. .. car... Les conjonctions de
coordination, comme leur nom l'indique, coordonnent et ne
peuvent pas tre utilises pour sparer les lments de la
phrase. Donc, il ne faut pas mettre de virgule avant. ventuellement, on peut en mettre une aprs si une incise suit!
Exemples : Il ne fait ni chaud ni froid (et non pas : ni chaud,

ni froid). Elle est courtoise et comptente. Voulez-vous un
rendez-vous cette semaine ou dans un mois? (et non pas :
cette semaine, ou ...). Je ferme mon ordinateur car il est
tard . Dans le cas d'une incise, la virgule marque le dbut et
la fin de cette incise : j'arrte de travailler car, les bureaux
fermant 19 heures, je dois partir.
Le deux-points
Il s'emploie pour annoncer une citation, un discours direct, pour introduire une analyse, une explication, une consquence ou la synthse de
ce qui prcde.
Il est suivi et spar d'une espace inscable.
Les points de suspension
...
Ils indiquent que l'expression de la pense reste incomplte.

Pas d'espace avant les points de suspension.
Les parenthses
()
Elles s'emploient pour intercaler une indication accessoire dans une phrase.
l'intrieur, pas d'espace entre la parenthse (ouvrante et fermante) et
les mots.
l'intrieur d'une citation, on utilise les crochets : [ .. .].
Les guillemets
0
.......
(( ...
Ils s'emploient pour encadrer une citation, un discours direct, pour

signaler un mot emprunt ou dtourn de son usage courant, ainsi que
pour les titres d'articles de journaux.
Il existe deux sortes de guillemets :
la franaise : ... (doubles chevrons);
l'anglai se: " ... " (virgules droites ou retournes).
Il convient, en langue franaise, d 'utiliser les guillemets la franaise.
Lorsqu'il y a des guillemets l'intrieur de guillemets franais (citation,
par exemple), on utilise les guillemets l'anglaise. Pour les titres d 'articles en anglais, on utilise les guillemets l'anglaise.
CO
Vl
c
CO
Ol
....
-0
Vl
0
.......
-0
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0
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P;::l
0
.....
Cl
(Q)
Le tiret
Il s'emploie dans un dialogue, pour une numration, en remplacement
des parenthses pour une incise (l'incise est alors comprise entre deux
espaces inscables). Ne pas confondre avec le trait d'union qui est plus
court!
109
11 O Bien crire au travail
L'astrisque
L'appel de note
*
(1)
L'un et l'autre sont utiliss pour renvoyer une note, gnralement en

caractres plus petits en bas de page.
choisir pour signaler l'appel de note, harmoniser dans tout le document.
ou
Les rgles typographiques

Lcriture professionnelle intgre ncessairement les rgles du
code typographique, tout particulirement pour les lments
rcurrents dans la communication d'entreprise :
l'usage des majuscules;
la graphie des chiffres ;
les formes d'abrviations.
L'origine du code tyograhique
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
La typographie, art d'assembler les caractres mobiles, est une

technique mise au point vers 1440 par Gutenberg. Au x1xe sicle,
l'essor de l'imprimerie a donn naissance au code typographique,
gnralis au monde de l'dition. Lre de l'lite qui se rservait la
lecture, ou des copistes qui en gardaient le secret, tait rvolue.
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Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
La gnralisation des rgles a eu pour finalit de faciliter la lecture

au plus grand nombre de lecteurs. l'heure actuelle, c'est pour
tre lu dans la masse des crits que l'on va suivre des rgles qui ne
vont pas distraire le lecteur de notre texte.
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Le code typo est la rfrence qui dcrit les rgles de composition d'un texte. En France, il y a le Code typographique de la CGC
(Confdration gnrale des correcteurs) et le Lexique des rgles
typographiques de !'Imprimerie nationale. Cependant, il existe
plusieurs codes typographiques selon les conventions adoptes
par un journal ou travers une charte rdactionnelle maison.

Mais, dans les chartes d'entreprise, les divergences concernent
essentiellement l'usage des majuscules qui ont parfois des valeurs
de culture d'entreprise. Un chef doit-il absolument avoir sa majuscule? Le code typo peut y rpondre.
Les majuscules sont

des coups de chapeau
calligraphiques.
Louis Jouvet
Pourquoi le code typo aujourd'hui?
0
.......
CO
Vl
Plus que jamais, dans le raz-de-mare des crits, il importe de

revenir des rgles de base qui ont eu le mrite d'tre tudies
pour la lisibilit et seulement dans ce but. Car, si l'crit d'entreprise, malmen, influenc par la publicit, les mdias, jou faon
sms ou djeuns , respecte trop peu le code typo ou, pire, les
rgles du bien crire, il se voue tout seul sa perte. Il perd de
sa lisibilit et de sa valeur.
CO
e1
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Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
En effet, respecter les rgles typographiques, au moins les plus

lmentaires, permet un reprage des mots, des noms, du sens du
message, de l'organisation du texte.
Apprendre quelques rgles et les vrifier en autocorrection prend
quelques minutes qui donneront une dure de vie un iota suprieure un texto.
111
112
Le code typographique
Les majuscules
On compose avec une capitale :
le mot qui commence une phrase ou une citation complte ;
les patronymes, les prnoms, les surnoms ;
les marques dposes, les titres d'uvres ;
les noms de peuples, d'habitants de rgions ou de villes (mais le
nom des langues commence par une minuscule) - par exemple :
les Anglais, je parle anglais;
les institutions lorsqu'elles sont uniques - par exemple : l'Universit.
Tes co..p ou bdc?
En langage d'imprimerie, on dit :
capitales ou cap pour les majuscules;
bas de casse ou bdc pour les minuscules.
En effet, dans la casse (grande bote divise en casiers
contenant les caractres d'imprimerie) du typographe, les
minuscules se situaient en bas, d'o : bas de casse.
c
0
.......
CO
Vl
Les sigles
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Le code typo prvoit plusieurs manires, choisir sous condition

d'appliquer une rgle homogne dans tous les crits d'un mme
metteur (organisme, diteur, journal). Ils peuvent s'crire tout
en majuscules sans sparation ni points. Si le sigle est prononc
comme un mot ordinaire (on l'appelle dans ce cas acronyme),
il s'crit comme un nom propre.
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
EXEMPLE
SNCF, RATP, HEC ...
Assedic, Unicef, Cedex, Unesco ...
Les titres de civilit

Les titres de fonction prennent une majuscule lorsqu'on s'adresse
la personne. C'est la rgle pour les correspondances (lettre,
courriel).
EXEMPLE
Monsieur le Directeur, Monsieur le Ministre, Monsieur le Prsident,
Madame la Directrice (attention, certaines exigent qu'on les appelle
directeur; dans ce cas, il faut respecter le souhait) ...
Les titres de fonction s'crivent entirement en minuscules

lorsqu'on les voque la troisime personne. Lexplication : il n'y a
pas qu'un seul maire ni une seule directrice. Avec quelques exceptions : le Premier ministre .. .
EXEMPLE
... le maire de la ville, le directeur du service ..., le prsident du
conseil d'administration ... et mme : le prsident de la Rpublique!
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Les abrviations de mots

Une abrviation qui ne se compose que des premires lettres du
mot se termine par un point (rfrence= rf.).
Une abrviation qui se termine par la dernire lettre du mot ne
comporte pas de point final (boulevard = bd).
Labrviation d'un groupe de mots ne comporte aucun point (SVP
ou svp).
Etc. comporte toujours un seul point (jamais de points de

suspension ni de virgule ajoute).
113
114
Les abrviations des titres de civilit

Les titres de civilit abrgs s'crivent obligatoirement comme
suit:
M. pour Monsieur;
MM. pour Messieurs;
Mme pour Madame;
Mmes pour Mesdames ;
Mlle pour Mademoiselle ;
Mlles pour Mesdemoiselles ;
Dr pour Docteur ;
Pr pour Professeur;
Me pour Matre.
A
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
Ne pas confondre M. (Monsieur) avec Mr (abrviation,

en anglais, de Mister) 1
Les abrviations des nombres ordinaux

Premier, premiers, premire, premires
Deuxime, deuximes
l e 2es
Troisime, troisimes
Primo, secundo, tertio
lo 20 30
.--t
.--t
'
'
'
Ol
Les titres et les intertitres

Ils ne comportent jamais de point final. Si le titre est long, on peut
le dcouper avec des virgules mais jamais de point-virgule .
>
a.
0
u
Les numrations
0
N
@
.......
..c
;::::
Elles sont introduites par deux-points ( : ). Puis chaque item, dont

la premire lettre est en bas de casse, est prcd d'un tiret ou
Le savoir-faire rdactionnel ... pour agir
d'une puce et se termine par un point-virgule, le dernier se terminant par un point final.
Si l'numration ncessite une numrotation (car tapes chronologiques par exemple) alors la premire lettre est en capitale et se
termine par un point-virgule, la dernire tape se terminant par
un point final. Attention: pas de point-virgule la fin du terme
numr s'il se termine par ! ou ? .
Si l'numration est de second rang ou une simple liste de mots,
on utilise la virgule.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Les nombres et les chiffres

Les nombres s'crivent en toutes lettres lorsqu'ils commencent
une phrase, s'ils sont infrieurs 10 ou s'ils indiquent une dure
(trois heures, sept ans).
Les nombres en dessous de cent s'crivent avec un trait d'union
(vingt-sept).
Ils s'crivent en chiffres arabes ds qu'il s'agit d'une indication
exacte, de type statistique ou donne chiffre (125 000 abonns).
De plus, les chiffres arabes sont impratifs pour les ges (35 ans).
Pour les montants, on met une espace inscable avant l'abrviation
de la monnaie (38,72 ) .
Pour sparer la dcimale des units, on utilise la virgule (76,47).
Les pourcentages comportent des virgules et non des points
(3,25 %), et toujours une espace inscable entre le chiffre et 0,6.
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
On ne spare pas les tranches de trois chiffres dans les cas de code
de numrotage (postal, matricule, article de loi) .
On ne met jamais de point dans un chiffre entre la fraction

des mille et des centaines: 1320 (et non pas: 1.320).
115
116
Les dates
Les dates s'crivent en chiffres arabes pour le jour et l'anne, en
toutes lettres pour le mois : 21 juillet 2011.
Pour les priodes historiques, on crit: les annes 60, soixante
ou 1960; la troisime Rpublique ou la IIY Rpublique; le IVe millnaire (ces derniers exemples sont en chiffres romains et avec
l'abrviation en exposant) ...
On crit : la Grande Guerre, la Premire Guerre mondiale,
la Seconde Guerre mondiale, la guerre de Cent ans, la guerre
de Scession, le Second empire, l'empire des Indes
Les horaires
Pour indiquer un horaire, les abrviations utilises sont : h pour
l'heure (et non H), mn pour les minutes (pas de pluriel). La prsentation exige est : 13 h 20 (et non pas : 13 H 20), en laissant une
espace inscable entre les chiffres et les abrviations.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Les numros de tlphone

Mme si le code typo prvoit ventuellement un point par groupe
de deux chiffres, l'usage est dsormais, plus lisible, de laisser un
blanc sans point ni tiret : OO OO OO OO OO.
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Les adresses postales

Pour faciliter le tri postal, on crit les adresses sans abrviations,
sans majuscules gnralises et sans ponctuation.
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Cedex signifie : courrier d'entreprise distribution

exceptionnelle. Ne s'crit pas tout en majuscules,
seulement le C.
Le gras ou l'italique
Les caractres gras mettent en relief un mot ou une phrase en
particulier. condition de ne pas en abuser.
Citalique est une manire d'accentuer le sens d'un mot ou d'un
groupe de mots (attention: il resserre les caractres et rend moins
lisible un texte long). Il est davantage rserv aux mots trangers,
aux citations.
La ponctuation
Les rgles de ponctuation relvent autant du code typographique
que de la structuration du texte (cf. les rgles de ponctuation,
p. 108 et suivantes).
Les techniques complmentaires
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Les rgles strictes applicables tout crit s'associent des techniques complmentaires indispensables pour finaliser le travail du
rdacteur. Le texte doit tre li, habill, structur, lisible . Dans
la masse des crits professionnels, les qualits suivantes font la
diffrence :
Cart de la liaison. La langue prvoit des termes qui permettent

l'articulation entre les mots et la bonne relation avec l'ensemble
des phrases ;
La structure du texte. Les phrases et les paragraphes sont agencs de manire btir une architecture du texte qui soit en
accord avec le dveloppement de la pense et la circulation
aise du sens ;
Chabillage du texte. La structure du texte est rendue visible par

l'habillage (titrage), c'est--dire par les lments de repre qui
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
117
118
permettront de suivre le fil conducteur, la dclinaison du sujet,

les diffrents niveaux de lecture ;
La lisibilit. Un texte est destin tre lu. Une vidence ... mais
une qualit parfois sous-estime dans le travail du rdacteur.
Or, la lisibilit d'un texte n'est pas totalement au bon gr du lecteur. Plusieurs critres permettent d'y veiller, ds la rdaction;
La rcriture ou rewriting. En milieu professionnel, le texte

est souvent le fait de plusieurs auteurs. Le professionnel
dsign comme rdacteur peut aussi tre le rewriteur qui
va reformuler le texte collectif ou d'expert, dans une finalit de
lisibilit et d'adaptation aux lecteurs.
L'art de la liaison
Un texte bien crit comporte des mots de liaison : les articulateurs. D'une phrase l'autre et l'intrieur de chaque phrase, ils
permettent une articulation souple et apportent un supplment de
sens, tout en mettant en valeur l'volution de la pense. Ils contribuent au bon fonctionnement de la phrase.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Dans l'crit professionnel, les articulateurs ont une fonction oprationnelle ne pas ngliger: l'emploi de l'un plutt qu'un autre
renforce l'efficacit du message, l'accessibilit des informations.
"'O
Vl
c
0
.......
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0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Trop souvent, le rdacteur rduit son chantillon d'articulateurs

quelques mots surexploits. Or, s'il largit son staff d'articulateurs,
son crit sera d'un plus haut niveau professionnel et d'une lecture
plus confortable .
. .N.QIE=======-
or anisent la phras~ .. Ils

Les articulateurs
9 expliquer, just1f1er,
sont indispensables pour
convaincre, nuancer.
Les articulateurs
Il existe cinq catgories d'articulateurs, chacune rpondant une
fonction : l'opposition, la consquence, la comparaison, la restriction, l'adjonction.
Opposition
En revanche, ou (bien)/ou (bien) ... , pourtant, mais, contrairement
, au contraire, l'inverse, nanmoins, d'une part/d'autre part. .. ,
toutefois, cependant.
Consquence
Donc, en effet, car, puisque, par consquent, en consquence, si
bien que, c'est pourquoi, ds lors, en ce cas, dans ces conditions,
ainsi, aussi, or, alors, d'o, parce que, afin que, pour que.
Comparaison
Comme, de mme, galement, ainsi que, de mme que.
0
.......
CO
Restriction
Sauf, l'exception, mme si, moins de, du moins, mais, quoique,
de toute faon, si tant est que, si encore, pas mme si, condition
que, pour autant que, bien que, encore que, pourvu que, toutefois.
Vl
c
CO
e1
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Vl
c
0
.......
"'O
Adjonction
Et, encore, non seulement. .. mais encore, de nouveau, de plus, en
outre, bien plus, d'autant que, d'ailleurs, du reste, aussi, de surcrot, galement, puis, enfin, ensuite, en mme temps.
.--t
.--t
0
N
La structure du texte
Dans l'crit professionnel, on doit tre efficace et gagner sur le
temps de comprhension. On vitera absolument les liberts
littraires ou les tentations d'esthtisme, ou encore les complications savantes.
119
120
La structure doit obir la ncessit de relier les phrases entre

elles, puis les paragraphes entre eux, afin de construire un texte
bien architectur, avec ses diffrents niveaux qui permettent une
circulation aise du sens.
Les phrases doivent tre rassembles en paragraphes. Pour lier
une ide une autre, il suffit souvent de quelques mots d'articulation (par consquent, par ailleurs, en revanche .. .) ou d'une
formulation simple (au regard de ce constat, des statistiques permettent de nuancer... ). On prolonge l'ide la phrase suivante, on
la dveloppe dans le paragraphe.
Un jeu de construction
Dans un crit professionnel, il est conseill de regrouper les

phrases par ide , donc une ide par paragraphe.
Pour chaque point de dveloppement diffrent (si l'on passe autre
chose, une autre tape), on cre un autre paragraphe.
l'inverse, trop morceler le texte pour arer donne une impression flottante l'ensemble.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
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0
N
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.......
..c
Ol
Si le document crire est long

Les subdivisions du texte vont naturellement se multiplier si les
contenus ncessitent cette dclinaison.
Il convient de commencer un paragraphe par une phrase d'annonce de l'ide nouvelle aborde et qui fait lien avec le paragraphe prcdent.
Un sommaire, au dbut du document, aide le lecteur se reprer,
ou lui permet de choisir le point qui l'intresse directement ou d'y
revenir si besoin .
;::::
>
a.
0
u
La structuration d'ensemble ne doit pas multiplier inutilement

les parties et les sous-parties car elle doit faciliter le reprage
des contenus et non pas les rendre plus difficiles d'accs.
: - viter les phrases longues, encombres, alambiques.

- Un seul propos par phrase (1 ou 2 subordonnes qui
:
en dpendent).
viter les paragraphes trop longs et, l'inverse, le morcellement.
: - Dvelopper une ide par paragraphe.

- Adapter l'crit au destinataire (cible) .
Penser aux critres de lecture. Si la phrase comporte en

moyenne:
15 mots: elle convient un public de niveau moyen

(grand public);
20 mots: elle convient mieux un public de niveau dit
suprieur.
L'habillage du texte
0
.......
CO
Vl
Bien structur, bien bti, le texte reste ... habiller ! L habillage

du texte consiste signaler ses diffrentes parties en intgrant des
titres, des sous-titres et autres indicateurs de sa structure qui permettent le reprage de l'organisation du document. Le reprage,
indispensable dans tout texte, sera dclin selon la longueur et la
complexit du document.
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Dans les rapports, les comptes rendus, les points de situation, l'insertion de titres et de sous-titres devient indispensable. La logique du
texte doit tre visible, pour que le message soit lisible par le lecteur.
L'introduction
la manire du chap de l'article de presse, l'introduction est
indispensable lorsque :
le texte est long ;
le message essentiel rclame un prambule pour sa comprhension;
l'information principale doit tre visible immdiatement.
121
122
1'.introduction doit tre courte, rassemblant, en deux cinq lignes, le

contexte dans lequel se situent le message et l'information de fond.
Dans le cas de textes destins un blog, une newsletter, une
publication professionnelle (journal interne, bulletin d'information pour les clients, les partenaires), l'introduction doit prsenter
les caractristiques du chap journalistique, lequel est court,
dans une typographie diffrente du corps de texte. Elle peut
rsumer l'information apporte ensuite dans le texte ou prsenter
un chantillon d'informations pour retenir l'attention du lecteur.
Le titrage
Un document crit est toujours nomm, au moins dans la mention de son objet (note, courrier). Il porte un titre (ou intitul) lorsqu'il est long ou complexe pour nommer un rapport,
une tude, une synthse. Un article de presse ou pour le Web porte
toujours un titre. Le titre est une accroche ou un condens de
l'information principale.
0
.......
Pour les textes trs longs (rapports), les intertitres peuvent tre
ncessaires. Lorsque plusieurs paragraphes se succdent, il est
recommand d'insrer des sous-titres. La hirarchie descendante
est la suivante : titre, sous-titres, intertitres.
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
: Le titrage permet :
- la structuration du texte par thme, par ide;
la conduite du raisonnement, de l'argumentation;

le reprage ais et immdiat lors de la lecture .
0
N
@
.......
..c
Ol
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a.
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u
Les types de titre

Comme une annonce, le titre doit constituer un signal pour le
lecteur. Il a deux fonctions :
attirer l'attention du lecteur;
dlivrer un message.
Il doit tre court, concentr, simple. Il existe deux types de titre

(ou accroche selon le terme journalistique) :
le titre informatif : il donne l'essentiel d'une information;
le titre incitatif (ou titre formule) : peu informatif, il est formul pour accrocher, surprendre le lecteur.
Les intertitres constituent des repres secondaires, comme des
jalons poss ou des respirations pour la lecture de textes longs et
denses.
Les rgles de prsentation des titres
Les titres et les sous-titres doivent apparatre dans une typographie diffrente de celle du texte, et selon une hirarchie qui,
visuellement, rend visible la dclinaison du sujet (du plus au
moins important).
Les intertitres doivent tre discrets pour ne pas brouiller le reprage : en italique, gnralement dans le mme corps que le texte.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Les titres, les sous-titres et les intertitres peuvent comporter des

signes de ponctuation - virgule, deux-points - mais jamais de
point final.
On ne doit pas faire de csure (coupe d'un mot) : si le titre est long,
il est recommand de couper entre deux mots de faon pertinente
et d'aller la ligne.
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
EXEMPLE
Titre en capitales (majuscules), gras, grands caractres .
Sous-titres en gras, corps moins important que le titre mais plus
important que le texte.
Intertitres en italique du mme corps que le texte.
123
124
La lisibilit
Le texte professionnel, dont chaque mot est ncessaire, est rarement
lu en entier ! Mme une lettre est parcourue rapidement, reprise
ventuellement si elle contient des informations dans l'intrt direct
du lecteur. Tout autre support, dans les flux d'crits quotidiens de
l'activit, est balay du regard. Si le texte est obscur, compact, il sera
remis - en attente? - et, s'il est peru nanmoins comme important, il sera assimil avec effort. . . et il court le risque d'tre mal
digr. C'est pourquoi le rdacteur va uvrer la lisibilit.
Toute rdaction obit aux rgles de la lisibilit. Si la littrature ouvre
les portes la crativit et des carts possibles, l'crit professionnel,
en revanche, exige une grande rigueur et bannit les extravagances
et les complaisances. Au travail, il n'est pas question de jouer les
Proust ni mme les experts en langage technico-sotrique !
Le b.a.-ba" de la lisibilit
0
.......
En amont, le rdacteur a rflchi au message afin qu'il soit port

efficacement par le texte. Le principe de base est de rdiger un
texte clair, immdiatement accessible. Dans ce but, le rdacteur
bannira le superflu, l'anecdote, la digression, les retours en arrire
inutiles, la tentation de jouer les plumes savantes.
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
Autre principe, un texte pro comporte un seul message essentiel, bien dgag et dclin logiquement. Dans le cas d'un document lourd et complexe (rapport, compte rendu), chaque partie
prsente galement cette caractristique : un message par partie,
une ide par sous-partie ou par paragraphe.
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.--t
0
N
@
.......
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Ol
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>
a.
0
u
Les trucs pour tre lisible
Ds la rdaction, il existe quelques trucs qui vont favoriser la

lisibilit :
faire des phrases simples (sujet, verbe, complment) autant que
possible, en vitant les phrases complexes (avec des subordonnes). En principe : un propos par phrase;
utiliser des mots courts, les mots avec des syllabes rallonges
sont plus difficiles l'il;
organiser le texte en paragraphes relis logiquement les uns aux
autres ;
penser au lecteur : l'effort du rdacteur pour faire tenir une
phrase aux ramifications compliques .. . correspondra un effort
bien plus grand du lecteur pour pouvoir entrer dedans !
Aprs la rdaction, le premier truc est de se relire ! Mais il y
a toutes les chances de comprendre le texte ... puisqu'on l'a crit.
Alors, la tierce personne (ni rdacteur ni rcepteur) peut aider.
Encore faut-il que cette personne soit neutre et, bien mieux, qu'elle
corresponde la cible : grand public ou hyperexpert?
NOJ_.._-::==::=:==--
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
Les critres de lisibilit
Les efforts du lecteur, a se calcule!
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Pour les textes qui font plus de 80 lignes, pour les phrases qui font
plus de 12 mots, pour les mots qui contiennent plus de 3 syllabes,
il doit faire un petit effort.
Pour une phrase de longueur moyenne (20 30 mots), il retient
moins la seconde moiti que la premire. Au-del de 40 mots, il n'a
pas mmoris une bonne partie de la phrase.
125
126
Ces indicateurs reconnus valent pour un article de journal comme

pour un crit professionnel.
La lecture sur cran
Les lecteurs liraient 25 % moins vite sur l'cran de leur ordinateur
que sur papier; 79 % des utilisateurs parcourent toujours une page
(comme en scannant) en arrivant dessus, seulement 16 % la
liraient mot mot.
Lcran exige un effort plus grand de lecture (l'il lit plus lentement), ce qui accentue la ncessaire lisibilit du texte et le bon
reprage des informations (titrage).
La rcriture ou rewriting
Le rdacteur professionnel est naturellement dsign pour retravailler un texte brut, ou produit par un spcialiste, ou collectif,
ayant fait l'objet de plusieurs contributions.
0
.......
CO
Vl
Sans tre rdacteur, tout professionnel peut tre amen rcrire

le texte d'un collaborateur : le manager reprend le message qu'on
lui propose, l'assistant(e) amliore le texte de son hirarchique ou
ceux de son service, le charg de communication reformule une
base fournie par un expert, etc.
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
Le rewriting, couramment pratiqu en dition, est trs largement

rpandu dans de multiples domaines d'activit. Or, rien n'est plus
subtil et parfois difficile que de reprendre le texte d'une autre personne,
mme lorsque cette intervention est requise, admise, accepte.
.--t
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0
N
Rcrire, c'est quoi?
@
.......
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Ol
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a.
0
u
Il s'agit de :
se rcrire soi-mme, rcrire le texte d'un autre rdacteur;
reformuler un texte propos par un collaborateur, un autre
service, pour lui donner une plus-value de lisibilit.
Dans les entreprises prives ou publiques, les intervenants sur un

mme texte peuvent se multiplier, pour des questions de vrification, de validation, de complments. La plume tiers intervient!
Pour que ce soit sans mal et, surtout, que ce soit une amlioration
du texte, voici quelques principes.
L'crit est sensible. Sa valeur symbolique forte provoque
toutes les ractions : on le sacralise, on le juge, on l'inve:stit
d'motions... Celui qui doit remettre son texte un pro>>craint...
la correction !
Le b. a. -ba du tiers plume
Difficile de rcrire ou seulement de corriger le texte d'un autre ! Quel

que soit le lien entre le tiers - celui qui intervient entre l'metteur
et le rcepteur - et l'auteur du texte, l'exercice est dlicat.
EXEMPLE
Le rdacteur initial a une certaine sensibilit concernant son crit :
toute correction va interpeller son savoir ou son savoir crire .
c
0
Si le rdacteur initial est un suprieur hirarchique, mme s'il a

sollicit la rcriture, il aura une certaine ide de ce qu'il faut dire
et comment.
.......
ro
Ul
ro
e'
Si un hirarchique demande un subalterne de revoir le texte d'un

autre collaborateur, ce dernier peut se sentir remis en cause dans
ses comptences (sur le fond ou sur la forme) ...
"O
Ul
c
0
."O
~
rl
rl
Mthodo
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L
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o..
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0
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\.J
(Q)
Avant
Si possible, informer le rdacteur initial de l'intervention et indiquer la raison: demande d'un hirarchique, sollicitation d'un
service, tche intgre dans un processus de ralisation.
127
128
Identifier la demande de rcriture, surtout si le demandeur est

un tiers (autre que le rdacteur initial), afin de saisir la problmatique pose par le texte (si la demande est exceptionnelle)
ou de caler son intervention sur le processus (tape de relecture
avant et aprs quelle autre tape?), ou encore d'apercevoir si le
demandeur (manager, collaborateur) a une intention cache ou
implicite . . .
Pendant
Faire la distinction entre les corrections absolument ncessaires
(rgles, comprhension) et les modifications ventuelles et souhaitables (pour optimiser le message).
Respecter le style si le texte a une valeur intellectuelle attache
son auteur (chercheur, spcialiste ... ).
Aprs
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Dans tous les cas, justifier positivement (ni critique ni jugement)

les amendements apporter au texte : expliquer les corrections
(rgles grammaticales, typographiques .. .), montrer la plus-value
apporte au texte (lisibilit, efficacit . . .).
tre l'coute du rdacteur initial lors d'objections concernant
les modifications suggres, mme si celles-ci sont ncessaires :
l'change peut tre l'opportunit de mieux comprendre le sens,
l'intention du message.
.......
"'O
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Ol
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a.
0
u
.._=====--
fiOJ-E...
cipe de base:
Le mot-cl : ngociation. Le pnn
le respect.
Les points de veille de Io.. rcriture

Chasser les redondances .
viter les encombrements.
Examiner la connotation des mots et des formulations ngatives : opter pour un langage positif.
Varier le vocabulaire pour une plus grande prcision du
sens.
Et, bien sr, corriger l'orthographe, vrifier la syntaxe, examiner le reprage de la structure ...
Les plus de l'crit professionnel

Avec les techniques de base de la rdaction, les rgles normatives (grammaire, code typographique) et la bonne matrise de
la langue (vocabulaire, orthographe), le rdacteur professionnel
possde les atouts qui vont distinguer son texte de la masse des
milliers d'autres.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Avec les plus lis aux qualits de l'crit actif, le rdacteur vise
directement la zone d'efficacit o son texte aura les meilleures
chances d'atteindre l'objectif du message.
"'O
Vl
0
.......
"'O
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0
N
Les atouts
Les plus
Syntaxe
Orthographe
Structure et prsentation
Code typographique
Critres de lisibilit
Phrases courtes
Formulations positives
Formes grammaticales directes
Vocabulaire usuel
lments chiffrs
clairement comments
La double mise du rdacteur
129
130
L'a rg u me ntat ion

Largumentation est une dmarche pour amener un public (auditoire ou lecteurs) adhrer un point de vue auquel, auparavant,
il n'tait pas acquis ou tait oppos. Il s'agit d'un procd rationnel
bas sur des assertions (arguments) dans le but de convaincre de
leur lgitimit, de leur validit.
Largumentation est considre comme un art de la persuasion et,
sur son versant contestable, comme une technique d'influence. Il
est vrai qu'une argumentation efficace comporte un risque : celui
de conduire l'interlocuteur une option qui soit prjudiciable
pour lui-mme. C'est oublier que les effets de n'importe quelle
technique dpendent de l'intention.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"O
La communication vise convaincre. Avec l'argumentation, elle se

donne une chance d'tre bien reue et d'enclencher un mouvement
positif pour l'activit professionnelle. La dmarche argumentative correspond des besoins de l'entreprise de diagnostic, de rsolution d'une
problmatique afin d'orienter une action, un processus, d'amener une
quipe la cohsion et au partage de sens pour fonctionner, d'amener
une cible externe ragir favorablement une offre.
Que l'crit fabriquer soit court (une lettre) ou long (un rapport),
le rdacteur peut faire appel, un degr variable, la technique
de l'argumentation.
Vl
c
0
.......
"O
L'argumentation du rdacteur
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0
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Ol
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a.
0
u
Largumentation est un instrument modulable : superflue pour un

courrier entretenant une relation entre un client et un fournisseur,
elle sera requise pour un courrier relevant d'une ngociation, pour une
note de problmatique et, bien sr, pour un argumentaire de vente.
Certains crits ont un objectif fort d'adhsion du destinataire :
appuyer des recommandations, obtenir un retour maximal,
rpondre un enjeu stratgique pour l'entreprise.
NOJ.E~._=::==~
n'est
L'argumentation .
,
d a un objectif.
repon
pas ob1 ective,
elle
L'argumentation ne doit pas servir manipuler mais co1nvaincre

pour un enjeu partager, pour une finalit profitable l'ilction.
Mthodo
Trouver les ides qui produiront une raction
Constituer une inatire premire utilisable pour la dmonstration.

cette fin :
balayer les champs concerns par le sujet afin de nourrir les
arguments (rfrences, documentation d'appui. .. ) ;
identifier les points de vue diffrents qui peuvent s'opposer ou
se croiser sur le sujet abord ;
trouver les points forts qui accrocheront le lecteur.
c
0
ro
Slectionner les arguments
Ul
ro
Effectuer le tri selon deux paramtres :
e'
-0
en fonction de l'objectif du message dfini pralablement, en

slectionnant les arguments utiles et en rejetant les secondaires
ou les anecdotiques ;
Ul
c
0
-0
rl
rl
en connaissance de la cible et de sa position par rapport au sujet.
......
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>- ==0
a.
L
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w
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<.)
;::l
0
....
\.J
(Q)
NOJE __
=====--. .
lus facile d'laborer

.
1
, . de l'argumentation.
la strateg1e
s l'objectif est clair, il sera P
131
132
Construire un discours logique

Le texte est pens comme un discours qui s'adresse une
personne prsente (dont la raction va varier au fil de l'argumentation). Il est cohrent dans l'ajustement de ses arguments. Sa
logique dpendra de la position initiale du destinataire :
si le destinataire est suppos favorable : prsenter les arguments
forts au dbut pour affirmer le socle commun;
s'il est suppos rserv mais concern : commencer par les
arguments communs pour tablir un minimum d'accord avant
d'aborder les points critiques ;
s'il est suppos hostile, adopter une stratgie progressive : reprise
puis rfutation de l'nonc adverse, du moins au plus litigieux.
Pour construire la stratgie argumentaire, il faut tablir un plan
en fonction de la progression ncessaire pour aboutir l'adhsion
du destinataire.
ructure du texte,
.
asse par 1a st
La persuasion P ,
. des arguments.
, d de presentat1on
par\ or re
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
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Les mots pour le dire ...
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
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.......
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Ol
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>
a.
0
u
Les mots ont un poids de sens, une valeur vocatrice, une fonction
essentielle pour convaincre, sduire ou, tout simplement, retenir
son lecteur. Lesquels choisir? Le rdacteur professionnel doit
savoir exploiter le vocabulaire qui rpondra exactement au sens
qu'il souhaite donner son message. Il vitera de faire inutilement
du style en employant des mots que le lecteur ne connat pas ou
auxquels il peut donner un sens diffrent.
En revanche, il utilisera des mots parlants, c'est--dire qui non
seulement ont un sens clair et immdiat mais aussi qui suggrent
une vitalit en lien direct avec l'action, avec la raction attendue.
L._========--
0-lf.
.
essage aussitt lu, le
Si le lecteur oublie le :venu!
message est nul et non
Un vocabulaire qui parle au lecteur
Le message peut tre vite oubli s'il est:

mal compris (pas clair, confus, pas pertinent ou apparaissant
comme dj dit);
mal interprt (compris ngativement, voire pjorativement,
paraissant dcal, hors de propos, mal intentionn ... ) ;
mal vis (le lecteur ne se sent pas concern) ;
mal ou pas retenu (ne paraissant pas en lien direct avec l'action,
le travail que doit raliser le collaborateur), voire insignifiant
(c'est du vent!) .. .
Le vocabulaire du rdacteur
c
0
.......
CO
Pour s'exprimer avec efficacit, il faut la fois choisir un mot

prcis et en respecter l'usage :
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
chercher le synonyme pour prciser sa pense : dire/informer

(c'est plus ou moins prcis). Attention, chaque mot traduit une
nuance, le vrai synonyme est rare !
vrifier le sens du mot choisi pour qu'il soit en adquation avec
le contexte : constater/valuer (c'est diffrent) ;
utiliser le dictionnaire pour mieux connatre le sens et les caractristiques du mot;
penser la connotation d'un mot : quel jugement implicite, ngatif ou positif? Quel registre de langue? Quel effet? Quel renvoi
un contexte ?
133
134
Les sens des mots

Le dictionnaire indique le sens des mots mais, dans l'usage, des
variations peuvent intervenir dans la communication. Non que le
sens soit diffrent, mais le contexte (la situation globale), le cadre
de rfrence (personnel et professionnel du destinataire) ainsi que
le texte lui-mme (effet d'cho d'une formulation l'autre) peuvent
influer sur la comprhension.
On n'en a pas toujours conscience mais tout le monde ne donne
pas le mme sens un mme mot ou une expression, mme s'il
s'agit d'un usage courant !
Vous avez dit bizarre ?

Comme c'est bizarre...
Arletty, Htel du Nord
0
.......
La smantique tudie le sens des mots ainsi que les diffrents sens
d'un mot. Les tests de smantique prouvent qu'une vidence pour
l'metteur correspond souvent une autre vidence pour le rcepteur.
CO
Vl
c
CO
e1
EXEMPLE
"'O
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
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Ol
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a.
0
u
L'entreprise est proche des transports. Selon les habitudes, les

repres, le domicile, l'origine des interlocuteurs, cette formulation
peut signifier: dix minutes pied, trois stations de mtro,
vingt minutes en voiture d'une gare ...
Dans un bref dlai. On risque d'interprter: dans cinq minutes,
demain, la fin de la semaine . .. alors que l'on veut dire le mois
prochain. Il est prfrable d'crire : Ds que nous aurons le dossier... Si la prcision n'est pa s possible, il faut trouver une formule qui exprime l'attention que l'on porte au destinataire : Nous
veillons au suivi de votre dossier... Pour toute question, vous
pouvez contacter. . .
(O__NS_fll
--========--
t pluviter \es formules ,alatoires et les mo s

sieurs sens connotes.
Les mots cc prcis"

Pour toute information pratique et factuelle, la prcision est de
mise. Et plus l'expression sera prcise, plus elle favorisera la possibilit d'une raction prcise : cible et au plus proche de l'objectif.
Si le vocabulaire est peu usit, trop savant, trop technique, le lecteur ne se sentira pas concern ou sera agac. S'il se sent infrioris
par le message, il y rpondra peut-tre sans pour autant produire
le retour attendu.
Si le rdacteur entretient volontairement un flou stratgique, le
lecteur ne sera pas dupe. Il sera tent de lire entre les lignes
et donc d'interprter avec tous les risques d'erreur que cela peut
occasionner ou, l'inverse, il ngligera le document en attendant
de voir , ce qui n'est certes pas le retour attendu.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
NO.IER~=:::::==-.
erflu ne doit
, .
c'est choisir. Rien de sup
Ecrire,
tre conserv.
, . ) net pour s'assurer
Mieux vaut parler (~cnre vec des mots simples,
de la bonne rception. A
usuels, concrets.
.--t
.--t
0
N
L'abus de langage pro altre la comprhension ! Plus une

notion est difficile faire comprendre, plus une orientation
ou une dcision .. est difficile faire passer, plus il est
important d'utiliser un style clair, sans dramatisation ni
hauteur de ton. La proximit indispensable avec la cible
contribue l'atteinte des objectifs attendus.
135
136
Le bon choix des mots

Prconisations
viter
Prfrer
Mots usuels
Excessivement
Acquisition
Acception
Investigation
Trop
Achat
Sens
Enqute
Mots prcis
Bientt
Le soir
mettre le vu/le souhait
tre en mesure de ...
Demain, fin de semaine

... h(20h30)
Souhaiter
Pouvoir
Mots concrets
Correspondance
Approche
Lettre
Mthode, moyen ...
CONS EL
--=========--
1 our viter tout

Il faut tre prcis et factue p
malentendu.
0
.......
Les mots cc photos"
CO
Vl
c
CO
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-0
Vl
0
.......
-0
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0
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Lire exige un effort de n'importe quel lecteur, mme le plus rudit.

Il n'y a rien de naturel dans la lecture! Il a fallu un apprentissage, un entranement, un enrichissement. Mme si le phnomne
est intgr au point de n'y plus penser, notre cerveau assimile et
associe des milliers de signes.
Avec nos rythmes de vie et de travail, on a peu de temps pour lire,
sauf celui que l'on consacre la lecture d'une uvre littraire .
Pour le reste, on procde par lecture rapide et selon deux modes
simultans influencs par les mdias Qournaux, newsletters .. .) :
par sauts et rebonds (et non pas en diagonale comme on le croit!)
d'une ligne un paragraphe ;
par photographie : les mots ne sont pas dcrypts dans un

premier lan (sauf en lecture volontaire et attentive) mais ils
sont photographis, reconnus globalement par le cerveau en
fonction des centres d'intrt.
En consquence, le rdacteur choisit des mots courts, pour
capter l'il puis l'intrt du lecteur, surtout si ce lecteur n'est pas
acquis.
Il est toujours possible de privilgier les mots courts dans un texte,
notamment en vitant l'usage excessif d'adverbes ( anticonstitutionnellement!), sauf ceux imposs par le sens ou le propos.
De plus, il optera pour des mots-cls qui sont connects au cadre
de rfrence du destinataire : ses centres d'intrt, ses besoins, son
ressenti face un type d'offre ou de demande.
EXEMPLE
Un fan de la mode sera attir par les mots : tendance, coulE~ur,
collection, modle, tiquette ... mme si le texte traite d'un tout
autre produit.
Un texte devant expliquer un processus abstrait sera davantage
mmoris par des oprationnels grce des mots tels que : terrain , chemin, itinraire .. .
c
0
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c
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_NOJER-=======--
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L
>::::::0
Q.
u0
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w
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o..
;:l
0
....
\.J
(Q)
t la comprhension, .' s
Les mots courts ~ac1\l~e,n S'ils sont en lien avec
sont aussitt men:onse_s. ils accrochent son
. , At du destinataire,
\'intere
attention.
Y'A PAS PHOTO .
rl
rl
..
137
138
Les mots cc positifs
Le langage positif vise susciter l'adhsion, encourager l'action,

ouvrir la voie d'une solution. Il favorise la raction attendue.
l'inverse, une formulation ngative (par le sens et la forme)
entrane fatalement une raction ngative ou neutre. Invitablement, ce qu'on indique en ngatif est exactement ce quoi on va
penser. .. et ce qu'on va retenir !
La technique du langage positif, qui relve de l'oral comme de
l'crit, est recommande pour les managers et pour tout professionnel ayant convaincre un interlocuteur : courrier commercial,
note de problmatique, argumentaire, demande interservices . . .
Le principe est simple : plutt que d'employer une formulation
ngative, prfrez une formulation positive! Celle-ci passe par sa
tournure (phrase active plutt que passive) et par son vocabulaire
(mots connots positivement).
EXEMPLE
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"O
Vl
c
0
.......
"O
On vitera d'crire : Vous n'utiliserez pas la rf re nce Y (qui fixe

l'attention sur Y), on crira plutt : Vous utiliserez la rfrence X
(formulation positive) ou, mieux encore : Vous trouverez les ressources utiles avec la rfrence X (formulation positive ainsi
que mots positifs).
Plutt que : Nous n'avons atte int que la moiti d es objectifs, il y a
encore un trs grand effort faire, on prfrera crire : Ensemble,
nous avons russi atteindre la moiti de nos objectifs, nous irons
jusqu'au bout.
.--t
.--t
0
N
@
.......
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Ol
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0
u
C'est l'exemple du verre moiti plein ou moiti vide : montrer

le vide est dprimant ou dprciateur, valoriser le plein stimule
pour remplir le vide.
: CRIRE POSITIF!
viter les formules ngatives (ne ..., ne pas) .

Remplacer les mots connotation ngative ou pjora: tive par d'autres, connotation positive.
Reformuler avec des mots qui inspirent une nergie
: plutt que le pessimisme.
: Valoriser l'action, les acteurs, l'interlocuteur... mme
s'il s'agit d'un contexte difficile, d'un problme.
Les mots d'action

Pour qu'un texte soit tonique, on sait qu'il faut privilgier les
verbes d'action. Cette prconisation, souvent voque, appelle une
explication.
Le verbe est le cur battant du corps de la phrase. Sauf dans le cas
d'un message express de type << sms ou de l'accroche publicitaire
(dont le message est dvelopp par un contexte texte/image), il
faut absolument viter la phrase sans verbe (dite nominale) qui
perd sa vitalit et parfois son sens.
c
0
.......
Verbe ... action!
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Pour optimiser la dynamique d'une phrase, on choisira des verbes

dits d'action, auxquels on donnera plus de force en vitant de
multiplier les noms communs pour exprimer la mme chose.
c
0
.......
"'O
EXEMPLE
.--t
.--t
0
N
Acheter plutt que : faire l'acquisition.
Corriger ou modifier plutt que : apporter des modifications.

Dpasser plutt que : aller au-del.
Dvelopper plutt que : apporter un dveloppement.
Influencer plutt que : faire subir une influence.
Promouvoir plutt que : assurer la promotion.
139
140
Les mots acteurs

Il existe aussi, dans le vocabulaire, des mots qui expriment davantage l'action que d'autres. Ils remplacent parfois avec efficacit les
formules lourdes. privilgier, ils sont, en outre, l'instrument du
langage positif.
EXEMPLE
Atteindre un objectif plutt que : poursuivre un objectif.
Russir plutt que : obtenir des rsultats.
Comprendre plutt que : avoir la comprhension de ...
Certains mots ou verbes d'action, par un usage trop intensif,

finissent par perdre de leur force et parfois de leur sens.
Il en est ainsi de : acteur, mobiliser, conceptualiser, initier,
impacter, motiver, dialoguer
Avant de les utiliser, il faut examiner leur pertinence pour
qu'ils gardent leur valeur.
crire <<direct>->
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Il ne s'agit pas de raccourcir son propos mais d'avoir une

conomie de langage pour tre en lien direct avec l'objet, la
cible, l'objectif, sans perte de temps ni perte de sens. Il faut
donc : supprimer les mots en trop, les locutions inutiles, les
tournures compliques ou maladroites.
"O
Vl
c
0
.......
"O
Les effets de style
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Avoir du style, c'est donner une plus-value une information

strictement technique ou simplement correcte. Le style est l'alliance de deux qualits : la rigueur et l'lgance .
Ol
;::::
>
a.
0
u
Formuler son message en conformit absolue avec les rgles et

les usages : orthographe, grammaire, code typographique ...
Ajouter une lgance d'expression par le choix du vocabulaire,
la clart de l'argumentation ou du dveloppement, la convivia-
lit manifeste par la prise en compte de l'interlocuteur, le soin

apport la relation travers l'crit.
Quelques autres atouts, relevant d'une connaissance fine de la
langue, viendront encrer la plume d'une touche supplmentaire
de pertinence, d'-propos, toujours dans la vise de l'efficacit.
Les niveaux de langage
Une ide, un sentiment peuvent trouver des expressions lexicales

trs varies, selon les niveaux de langage qui refltent chacun un
milieu culturel.
Pour le rdacteur professionnel, la connaissance de la cible est
primordiale. S'il est un expert devant diffuser une information
technique au grand public ou s'il doit communiquer avec une cible
qui a ses spcificits sociales et conomiques, il devra veiller au
corpus de mots appropri.
Niveau moyen ou standard
Il englobe la langue courante : les mots familiers compris par tous
sans difficult et une syntaxe simple.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
Niveau lev
Il correspond un registre soutenu, classique, distingu, incluant
les mots rares ou imags, des carts de style. Il utilise une syntaxe
complexe, des phrases plutt longues comportant de nombreuses
subordonnes.
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Niveau peu lev

Il constitue le registre familier et plutt oral avec, de haut en bas :
le langage populaire, puis l'argot, enfin le vulgaire ou le grossier.
(ONS~IL
-========--. . ,
. a dans la plupart des crits

Le rdacteur pnv1leg1er , oyen ou standard .
.
le niveau m
profess1onne 1s,
141
142
Une pointe de rhtorique, pourquoi pas?
Lcrit, mme professionnel, utilise parfois des figures de rhtorique pour donner du relief ou, au contraire, pour attnuer l'expression. employer bon escient, afin de personnaliser un
message et retenir l'attention du lecteur.
Pour mettre en relief une opposition, pour mettre une ide en
valeur, on peut utiliser l'antithse.
EXEMPLE
L'effort et le rve conduisent la russite d'un projet.
Pour souligner une similitude entre deux choses ou deux personnes,

on utilise la comparaison, introduite par comme, pareil ou
tel que ... ... ou le verbe sembler ou ressembler .
EXEMPLE
Les deux secteurs de notre activit sont comme les deux bras d'un
fleuve, ils doivent se rejoindre avant l'embouchure.
c
0
~
~
e1
Pour faire une comparaison sans terme comparatif, on recourt la

mtaphore : une image forte et vocatrice qui condense le sens.
-0
(/)
0
.......
-0
.--t
.--t
EXEMPLE
L'orage couve dans les couloirs ... Notre entreprise a affront bien
des temptes, nous redresserons la barre .
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Pour viter une rptition, varier l'expression, dtourner une formulation afin de l'attnuer (proche de l'euphmisme), on utilise la
priphrase en remplaant un terme par sa dfinition. Mais il ne
faut pas en abuser, sinon on alourdit le texte!
EXEMPLE
La capitale de !'Hexagone (Paris). Les priodes de moindre activit
(baisse de production, priode de vacances).
La priphrase peut garer le sens. Pour une clart garantie,

mieux vaut parfois rpter un mot plutt que de chercher une
formule, l'crit pro n'tant pas de la littrature.
S'il faut attnuer dlibrment le propos afin de rduire un effet

dplaisant ou qui risque de paratre pjoratif ou agressif, on usera
d'un euphmisme: on remplacera le mot appropri par un autre,
proche mais moins fort de sens.
EXEMPLE
Demandeur d'e mploi (pour chm eur), disparition (pour mort), nonvalidation d'une demande (pour refus) ...
Si l'on veut dire le moins pour exprimer le plus, on utilise la litote.

C'est une formule, souvent sous forme ngative, qui teinte d'humour ou de pudeur l'expression d'un sentiment (tel Le Cid de Corneille : Va, je ne te hais point! ).
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
EXEMPLE
Les appuis ne seront pas de trop dans ce projet.
Souvent, on supprime un terme qui parat vident et qui, pourtant, serait grammaticalement ncessaire. Il s'agit d'ellipse, parfois
intressante pour le raccourci, si l'on n'en abuse pas et si le sens
est clair.
143
144
EXEMPLE
Chacun son tour (au lieu de : chacun doit agir son tour- grammaticalement correct).
Les moins de l'crit professionnel

Le rdacteur le plus performant peut faillir et, souvent, son insu,
tomber dans l'un des piges des expressions professionnelles courantes. Pourquoi? Parce qu'il est lui-mme lecteur de multiples
supports professionnels, lesquels dtiennent de nombreux travers.
Il est imprgn, comme ses collgues, de la culture d'entreprise.
Il est familier d'un domaine d'activit avec ses spcificits techniques. Autant d'habitudes de langage, de dfauts de tournure qui
peuvent se glisser subrepticement sous sa plume.
Il peut aussi, par saturation, n e plus voir les dfauts de son texte
et, s'il est press par un dlai, zapper la relecture indispensable.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
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Ol
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a.
0
u
Enfin, il peut, par une tendance comprhensible car partage par

tous les tres pensants, cder aux pressions de son propre cadre
de rfrence : jugements, ressentis, reprsentations .. .
Voici donc des points de veille observer sur les dfauts parmi
les plus rcurrents des crits professionnels. Si le rdacteur les
intgre, il aura rapidement le rflexe de corriger le mot, rectifier
le tir, revoir sa copie .
crD
crp
'll!ER. -.-----:===--
le argon.
La langue de b ois, 1
brements.
,
Les enco m , ,
, alambiquee.
L'criture stereotypee, . s compliques.
expression
Les tournures et
Les redondances. f
ules toutes faites.
Les empilements de ormb. ctif de bonne lec. d re ... son o 1e
Pour attein
ture \
Les travers sont nombreux: toute entreprise fabrique, autant que

ses produits, les mots qui vont avec ! Or, si ce langage est usit sans
problme en interne, il bloque la comprhension pour l'externe : le
public, la clientle, et mme les partenaires ou prestataires.
De plus, le pouvoir (conomique, social) s'approprie le langage
pour en faire un instrument de persuasion, de pression, d'autorit.
Un peu comme le latin pouvait impressionner le peuple !
Pas de jargon, merci!

c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
Le jargon recouvre la fois le vocabulaire et les expressions d'une

spcialit technique. En un mot, le jargon est le langage trop
pro ou d'initi que tout le monde ne peut comprendre. Il est surtout une affaire de vocabulaire et de formulations spcialises.
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Lejo..rgon
Sens commun : langage incomprhensible.
Sens professionnel : langage particulier un groupe et
caractris par sa complication .
145
146
Plus c'est simple, mieux c'est compris. Une information, mme

pointue, peut se formuler avec un brin de simplification. Si certaines formules techniques sont incontournables ( condition
qu'elles soient adresses des spcialistes), on peut trs souvent
traduire en langage clair sans perdre son srieux.
EXEMPLE
Dans le catalogue du petit jargonneux, il faut reprer et viter (ou
limiter) :
les expressions relevant de la culture interne ou d'un domaine
d'expertise;
la multiplication des sigles (un peu, c'est bien, beaucoup, c'est
illisible);
les abrviations maison;
les informations implicites et les raccourcis seulement compris
des initis;
les explications compliques ou trop techniques ...
c
0
......
Il faut dcliner les sigles en toutes lettres si l'on n'est pas

sr que le destinataire les connaisse.
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
c
0
......
-0
.--t
.--t
0
N
@
......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Langue de bois, dure comprendre!

Alors que le jargon est surtout une affaire de vocabulaire ou de formulations relevant d'un domaine d'expertise technique, la langue
de bois utilise des mots du vocabulaire courant mais en associant
des formulations toutes faites, des articulations convenues qui
rendent hermtique, voire incomprhensible, le contenu du message .. .
En un mot, la langue de bois est un ensemble btonn de mots
et de blocs de mots qui, isolment, sont connus de tous mais qui,
assembls, perdent leur sens. C'est le propre du langage dit politique ou du consulting .
Lo.. /o..ngue de bois

Proche du jargon, la langue de bois est peu comprhensible mais elle utilise des mots usuels.
Procds: empilement de formules lourdes ou tendance, expressions figes, nologismes, phrases
effets.
Finalit : adhsion de l'interlocuteur par la sduction.
Pourquoi la langue de bois?
Si la langue de bois est si souvent employe, en communication

institutionnelle, en management, en politique, c'est qu'elle a des
avantages. En effet, elle apparat lorsqu'une communication s'avre
indispensable mais qu'il est plus prudent ou stratgique de produire une zone de flou ou d'incertitude sur le contenu, paradoxalement avec une apparence de force et de conviction.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
0.IER.-:==:::====---
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
LA NOVlANGUE,
ON INVENTEt.. r. de 1 argon et de
st un ava a
. s
Cette langue e ,
d cuvelles expression
creant ents que l'on cons1dere
'
langue de bois,
pour dsigner des concepur lesquels il semble
comme nouvea_ux et po suffisent pas. Elle es_t
que les mots ex1s~ants ned termes notechniolog1smes, e
tisse d e n
sophistiques.
ques, de formu 1es
---
147
148
Peu d'anglicismes, please !

Sans tre puriste, le rdacteur vitera de cder aux effets de mode
et prfrera puiser dans le stock extrmement riche de la langue
franaise. Bien sr, la langue incorpore naturellement et depuis
toujours les mots trangers dans la mesure o ces mots accompagnent l'introduction de nouveaux concepts ou de nouvelles ralits.
Toutefois, il est abusif, voire ridicule, de faire usage d'anglicismes
ou de franglais si ces vocables ont leur quivalent dans la
langue franaise .
Cet usage, tolr l'oral, est fortement dconseill l'crit qui
constitue la forme la plus proche de notre patrimoine culturel.
EXEMPLE
Quelques prconisations :
benchmarking , prfrer reprage, banc d'essai ou valuation comparative ... ;
e-mail, utiliser le mot courriel, dj familier et correct;
c
best of, prfrer le meilleur de;
CO
flash-back, prfrer retour arrire;
0
.......
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
consulting, dire conseil ou conseil expert;

free-lance, remplacer par indpendant;
training, remplacer par entranement ...
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Selon les contraintes de sa culture d'entreprise, le rdacteur peut

tre amen utiliser des termes anglais ou franglais dans un
texte destin l'interne .
-=====-
(QNSEl
.
, cteur professionnel ~oncerL'.ob1 ect1on du reda
t"nataire va-t-11 corn. it ' (le des 1
nera la lis1b1 1. ~
de \'entreprise trav~rs
rendre?) et 1 image
.
de \'entreprise
p
1
prsentation
\'crit (quel e ,~e , nglais induit-il?) .
auprs du pub IC 1a
Moins d'encombrements, on respire!

Lcriture lourde, alambique, strotype est comme une autoroute
au dpart des grandes vacances : on ralentit, on finit par s'arrter.
Linformation ne circule plus ! Qu'est-ce qui provoque les coups de
klaxon ? Un empilemen t de formules toutes faites. En vrac :
la mu ltitude de mots et locution s inutiles ou redondants;
les tournures qui se veulen t raffines mais qui sonn en t faux .. .
EXEMPLE
c
Les adjectifs to ujo urs associs aux m m es mots d e fao n excessive :

un v rita bl e partenaire, un interlocuteur p rivilgi .. .
ro
Ul
c
ro
Les locutio ns verbales la pl ace d es ve rbes : prendre une dcisio n/

dcider...
e1
"O
Les nologismes en abondance : p ri o ri sati o n.
Les expressio ns effet d e mod e qu i se dmo d ent aussi vite.
Les t o urnures t rop ab straites et les locutio ns creuses, les expressio ns

usees.
Ul
"O
ri
ri
Les p lonasm es : il a t o ut p rvu/d 'avance - une p anace/unive rselle

- un m o nopole/exclusif - co llaborer/e nsemble - zle/excessif ...
......
..c
en "'OJ
L
>a. ::::::
0
u0
t;:.,
w
o..
<.)
;::l
0
....
\.J
(Q)
Les r pt itio ns inutiles (sauf si la r p titio n est indispensa bl e sous

p eine d'ambi g ut ).. .
149
150
Pas de longueurs, si possible!

C'est prouv : plus une phrase est longue, moins elle est comprhensible; plus un texte est long, moins on le retient.
Les indicateurs de lisibilit sont variables selon le mode de lecture
car on ne lit pas de la mme manire un journal, un roman, un
compte rendu de runion.
Les lois physiques (il, cerveau), la motivation, la concentration,
ainsi que les lments parasites entrent en action dans toute lecture et altrent la mmorisation. Sans compter la masse de documents lire impose chacun dans la vie professionnelle !
(O_NS_Ell
=======--
d ans le message
la
perte
t
uc
Pour limiter. d s phrases courtes ' bien s r , diger. faire e
re ,
. s mots superflus.
turees, san
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Alambiquages, trop alcooliss!

Au top de sa forme , la phrase complexe devient alambique.
Regardons le mot : << alambic s'y trouve. De fait, l'alambiquage
est le produit d'une distillation complexe o le rdacteur cherche
la formule subtile pour faire le maximum d'effet sur son lecteur !
Nul besoin de se compliquer l'esprit et la plume (parfois son insu)
pour faire apprhender un concept rare et complexe. Il suffit d'une
bonne prparation: peler le fruit (l'ide), le dcouper en petits
morceaux d'arguments faciles avaler. La belle phrase alambique
n'a jamais convaincu un lecteur.
Le plonasme, fuir!
Le plonasme est un terme ou une expression qui ajoute inutilement une rptition ce qui vient d'tre nonc. Bref, on utilise
conjointement deux mots diffrents qui ont le mme sens.
Cadjectif de mme sens renforce le clich pour produire un effet
(soulign, emphatique, grandiloquent, impressionnant) dont
l'excs n'engendre gure l'effet escompt ...
EXEMPLE
Le second terme entre parenthses est de trop. Utiliser le premier,
ventuellement le second, mais pas les deux ensemble :
prvoir ( l'avance);
monter (en haut);
comparer (ensemble);
opposer son veto - dire : mettre son veto;
trois kilomtres (de distance) du centre;
collaborer (ensemble);
sortir (dehors);
s'entraide r (mutue llement);
c
car (en effet);
CO
le premier (en tte);
0
.......
Vl
c
CO
prfrer (plutt) ...
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
La formule automatique plonastique
C'est l'apposition de deux formules qui se rptent. La formule automatique plonastique est l'utilisation automatique de mot et adjectif
qui nous paraissent - tort - insparables. Elle nuit tous les crits.
EXEMPLE
Recroqueville sur elle-mme - jeune bb - tri slectif - petit
dtail - trafic illicite - vraie vrit - seul et unique - mandres
sinueux - zle excessif - souvenirs rtrospectifs - monde entier...
151
152
Remde : trouver l'adjectif qui enrichit la signification, liminer

l'adjectif qui vient automatiquement.
OJEB---======--
.
pour mieux
d
l'crit pro .. .
Le plonasme a ore
le dnicher dans \es
\' d
ns 1 Pour
grignoter son se .lies il faut remplacer a_ formules trop usue . ' . on voit tout de suite
iectif par son contraire .
sa pertinence~
L'impersonnel, le passif: limiter!

Certaines formulations, caractristiques du langage administratif,
sont utilises par automatisme et donc avec excs. Si l'on veut avoir
du style et de la clart, limitons-les, sauf dans les cas ncessaires.
Sont concernes :
les phrases commenant par une formule impersonnelle : il
faut. .. , il s'agit de ... , il convient de . .. , il apparat que .. . ;
c
0
.......
CO
Vl
les phrases la voix passive : des dcisions ont t prises par X,

au lieu de: X a pris des dcisions, ou mieux: X a dcid que ...
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Ces formes rpondent parfois un souci de prcaution ou une

tentation de dpersonnalisation plutt qu' une ncessit.
(ON5EI
---====:===-
. . ne reformulation la voix
ut voir s1 u
On pe
d amiser le message.
active peut yn
Le clich, trop vu!

Radio, tlvision, journaux, publicit et. .. politiques usent de
formules passe-partout: les clichs. Les clichs se glissent, s'imposent dans les crits. Ils se rptent machinalement. Chacun
devient propagateur du prt--dire et du prt--crire ...
comme pour se modeler sur le modle.
Le clich, facile d'usage, tend appauvrir l'expression par sa rcurrence.
EXEMPLE
deux vitesses - a fait l'effet d'un coup de tonnerre/d'une bombe
- grand renfort de publicit - la croise des chemins - marquer d'une pierre blanche ...
Le calembour, parfois lourd!
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
Il joue sur le son - l'homophonie - et sur le sens qu'il dtourne. Le

calembour est parfois utilis par certains journaux mais dans un
parti pris ditorial.
Il emploie des formules courantes, proches du clich, pour
dtourner leur sens fig. Il peut s'utiliser de faon exceptionnelle,
dans un crit interne ( diffusion rduite), mais il est double
tranchant : plaire et dplaire, ou ne pas tre compris de tous .
.--t
.--t
0
N
EXEMPLE
Un clavier azerty en vaut deux - un pastiche sinon rien - chaque

four suffit sa haine ...
153
154
Le strotype, danger!
Le strotype, proche du clich, est une opinion toute faite, une
image attendue mais fige, une manire de reproduire des modles
de pense ou des images. Il dsigne plus particulirement la reprsentation que l'on se fait d'une personne, d'un genre (sexe), d'une
culture, d'une catgorie sociale .. .
Rien n'est plus sournois qu'un strotype : il se glisse dans le discours comme tant naturel, tant les modles tendent se reproduire!
Les termes et les expressions qui pourraient sembler bienvenus
peuvent provenir d'une image critique ou critiquable. Et, si l'oral
permet la rectification immdiate, l'crit inscrit durablement et
malheureusement l'intrus.
(O.HSEI
--====~-
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
, , ents du discours qui r~\ven~

Reprer \es e\em
. 1 sexuel raoa\. .. A
ugement moral, soc1a, . doit tre neutre
du 1
n texte qui
,
radiquer pour u
1 coup d'un retour preet ne pas tomber sous e
judiciab\e .
Chapitre V
LES DIFFRENTS SUPPORTS
DE L'CRIT PROFESSIONNEL
c
0
ru
c
ru
(/)
E1
"'Cl
(/)
c
0
"'Cl
r-l
r-l
0
N
@
.
..c
Ol
::::
>Q.
0
Inventaire des crits professionnels

Le texte varie selon la forme qu'il doit prendre : lettre, note,
compte rendu, synthse ... ou courriel ! Un mme message peut
s'inscrire travers plusieurs supports : la rdaction se modulera
en fonction des spcificits de chaque support.
Dans chaque cas, il s'agit d'une information transmettre selon un
circuit particulier et avec des finalits diffrentes.
La principale recommandation est de ne pas se prcipiter sur le
support crire mais de rflchir aux enjeux du message. partir
de cette base, le support pourra tre choisi ou le choix de dpart
pourra tre vrifi.
======--
CONSEIL
oser la question : ComAvant mme de se p

e note ou une synment crire une lettre . unpourquoi crire?,
thse?, sint erroger pourquoi, pou r
, . . uo1 pour qui,
c'est-a-dire . q
quoi faire?
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Cet inventaire des supports professionnels, des traditionnels aux

dmatrialiss, prsente pour chacun :
une description : dfinition, rle, contexte d'utilisation ;
ses spcificits : prsentation, rgles d'usage ... ;
un mode d'emploi.
158
La lettre
Jusqu' une poque rcente, la lettre tait le support privilgi de tout
change entre l'entreprise et son environnement. prsent, elle est
moins utilise au profit du courriel (e-mail) et davantage rserve aux
circonstances formelles qui demandent l'inscription d'un fait, d'une
action, par crit. Elle conserve donc une extrme importance malgr
la concurrence du tlphone et de la messagerie lectronique.
La lettre est un genre la fois fixe (dans sa prsentation) et diversifi dans son contenu selon l'intention du rdacteur et selon la
finalit : administrative, commerciale, personnelle.
En tant que support d'un change-information, argumentation-,
elle est l'amorce ou la continuit d'un dialogue diffr.
Genre trs codifi, la lettre obit des rgles trs rigoureuses de
prsentation et de rdaction. Elle doit prsenter des identifiants et
une normativit qui permettent l'change des informations.
La disposition
Toujours au format 21 x 29,7, la lettre comporte obligatoirement :

c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
les coordonnes de l'expditeur;

celles du destinataire;
la date et le lieu de l'mission;
certaines mentions imposes : objet, rfrence, nom du responsable du dossier. ..
Les titres de civilit
La lettre s'adresse une personne (mme lorsqu'elle s'adresse une

socit). Si l'on ne connat pas le nom de la personne, on s'adresse
sa fonction.
On utilise les titres de civilit Madame, Monsieur, les titres de
leur fonction Monsieur le Directeur , avec une majuscule, ce qui
diffre de la rgle pour les textes courants.
Les diffrents supports de l'crit professionnel
Mode d'emploi
La construction
Cintroduction prsente brivement le motif (l'objet) de la lettre et
rsume l'essentiel des points qui seront abords.
Le dveloppement expose progressivement les diffrents points
concernant le problme, la question, la demande. Chaque paragraphe concerne l'un des points traits.
La conclusion est l'aboutissement du dveloppement et opre une
boucle vers l'objet : dcision, retour attendu ...
La rdaction
Le style de rdaction dpend de l'objet et de la nature de la
lettre (administrative, commerciale, personnelle).
La lettre officielle : pas d'effusion, dire l'essentiel simplement et
clairement.
La lettre pour convaincre : personnaliser, choisir un vocabulaire
de connivence.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
La lettre amicale : exprimer son opinion, ses sentiments, finir en

formule manuscrite .
La lettre de flicitations : voquer l'vnement, exprimer clairement ses vux.
La lettre ouverte : ton libre et dmarche argumentative pour
ragir une situation grave, une polmique. Elle est ouverte
tout public, travers un mdia ou un communiqu de presse .
Les formules de politesse
Elles doivent reprendre le titre de civilit du dbut de la lettre.

Elles varient selon la relation existant entre l'metteur et le destinataire (formelle, amicale), et s'adaptent au destinataire (titre,
fonction) .
159
160
Les formules neutres

Je vous prie/Nous vous prions d'agrer, M ... , mes/nos salutations distingues. Considration distingue.
Recevez, M . .., mes meilleures salutations/mes salutations distingues.
Les formules aimables
Veuillez agrer, M .. ., l'expression/l'assurance de mes sentiments
distingus.
Je vous prie/Nous vous prions de croire, M .. ., l'expression de
ma/notre considration distingue.
Les formules amicales
Veuillez agrer mes meilleurs sentiments.
Bien/trs cordialement.
Les formules respectueuses ...
Je vous prie/Nous vous prions de croire, M . .. , l'expression de
mes/nos sentiments respectueux .
0
.......
. . . et trs respectueuses
Je vous prie/Nous vous prions de croire, M ..., en l'assurance de ma/
notre haute considration/de mon/notre respectueux dvouement.
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
@
.......
(O_NSEIL
-=======---
, ,
cordiales salutations au~
, ,
ment, on preferera
bsoltes et, de plus, 1
Gener_ale ts distingus)) (u~ peu .oll' dans une correspon senti men fmen t s)) est deconse1 e )
terme sen '
me et une femme. .
.
un chef de
dance ent~fuunu~oXrecteur ~u ,un~ d1~~~r~~~e )) et, pour
Pour un e ,
. 1 cons1derat1on
cabinet, on emP'?'~t!ra trs distingue)).
un ministre, on a10
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
je vous adresse/Veuillez agrer mes salutations

distingues est une formule sche, voire irrite 1
La note
La note est un document, le plus souvent interne, employ pour
transmettre une information:
d'un hirarchique son quipe ou l'un de ses collaborateurs;
d'un collaborateur son hirarchique;
d'un responsable de service d'autres services ...
Elle concerne directement la production, l'organisation et, donc,
vise l'oprationnalit de son message. Elle est en lien direct avec
l'action, d'un point de vue des processus.
En entreprise, il existe plusieurs sortes de notes : la note d'information, la note de service, la note explicative, imprative.
Deux autres types de notes, prsents part, consistent en un
traitement spcifique de l'information:
la note de problmatique;
la note de synthse.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Dans tous les cas, la note doit tre comprise immdiatement et

l'information qu'elle transmet doit tre applicable ou intgrable
sans dlai.
La note requiert du rdacteur un esprit de synthse : elle doit
mettre en valeur les points forts et utiles pour l'action concerne.
"'O
Vl
La note d'information
Elle est destine faire circuler une information. Elle est adresse
l'externe (information pour la clientle) ou l'interne (dispositions applicables par le personnel). Elle ne vise pas une raction
particulire de la part des destinataires, sauf prendre en compte
l'information fournie.
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
161
162
La note de service
Toujours destine l'interne, jamais l'externe, la note de service
est mise par un responsable de service ou une direction pour
formuler des consignes, une demande. Elle porte une information
descendante (de la hirarchie aux subalternes) qui va impacter
directement le travail, susciter une raction des destinataires.
La note de transmission
Elle accompagne un dossier et comporte les indications minimales
pour guider son cheminement et son utilisation : service metteur,
date d'envoi, destinataire(s) pour circulation, cases cocher aprs
consultation ou la tche effectue, but de la transmission (pour
information ou pour servir tel dossier), retour.
La note imprative
Variante de la note de service ou personnalise, elle est employe
exceptionnellement pour marquer des erreurs, des manquements,
ou encore pour signaler une situation de crise. Elle constitue une
alerte, axe sur l'activit.
c
0
.......
CO
Vl
Mode d'emploi
CO
e1
Les caractristiques
-0
La note est date.
Lmetteur est identifi mais sans signature ni formule de politesse : Note de ...
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Le destinataire ou le service sont identifis : l'attention de .. .
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Lobjet de la note est formul simplement et sans quivoque :

Objet - ...
Si la note rclame un retour, elle indique une chance.
Le ton est impersonnel, neutre.
Elle doit tre concrte, efficace, facile mmoriser.

Elle doit tre courte et, si ncessaire, renvoyer des annexes ou
des encadrs.
Le contenu
La note doit resituer clairement son objet dans son contexte.
Elle rappelle explicitement les informations utiles pour amener la
raction souhaite.
Elle s'adapte la comprhension des destinataires (expert s'exprimant des non-spcialistes, par exemple).
Elle formule prcisment l'action attendue.
La note de problmatique
La note de problmatique est le support d'une problmatique
rsoudre mais, surtout, d'une solution y apporter.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
0
.......
"'O
Destine l'interne, l'intention d'un hirarchique, de collaborateurs ou d'autres services, elle se fonde sur une analyse de la situation, elle prsente les points essentiels et les pistes de solution.
Elle est soumise dcision (hirarchique) ou rflexion partage
(interservices) valide par la hirarchie.
Elle requiert une mthode spcifique, argumentative, au regard de
sa finalit : proposer une solution et, si possible, faire adopter la
prconisation. Son objectif est la prise de dcision.
.--t
.--t
0
N
Mode d'emploi
Objet
Identification de la problmatique.
163
164
Contexte
Situation, motif de la dmarche.
Objectif initial
Rappel de l'objectif atteindre.
Diagnostic
Description : constats.
Explication, analyse de la situation : Parce que ...
valuation des impacts et des risques.

Constat de la situation: Sachant que. .. Comment faire . . .
pour...
Rorientation de l'objectif
Situation modifier, processus amliorer. ..
Options
Actions proposes pour rsoudre la problmatique : Afin de ...
c
Scnarios de rsolution : prsentation des options possibles.
CO
Recommandation : argumentation.
0
.......
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Modalits opratoires
Moyens et ressources, processus.
chances
Dlai pour rsoudre le problme et atteindre l'objectif.
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Optons pour un langage positif: la note de pro: blmatique devrait changer son nom ... car elle
doit tre une note de rsolution de problme!
La note de synthse
La synthse est la fois une dmarche de rflexion et un support crit qui visent directement l'action. Elle exploite une ou plusieurs sources d'information : discours, dossier, communication
tlphonique, expos, rapport, colloque, sminaire, article ... afin
d'en extraire les points forts qui seront utiles un travail.
Ce travail d'extraction et d'laboration est destin :
traiter une problmatique;
fournir l'information utile une action en cours . ..
... ou dans la perspective d'un projet.
Elle n'est pas la simple juxtaposition de rsums de textes mais
un outil de travail. Elle rpond un objectif : faire, rflchir pour
faire ou ragir.
0
.......
CO
Vl
c
CO
LE RSUM
.
ntracte le texte. Il peut
Il rsume~ Donc il co
ts dans des revues
tre utilis dans \es rapp~~ode visant la synspcia\ises, dans une me
thse ...
e1
"'O
Vl
c
0
.......
"'O
Ni rsum ni compte rendu
.--t
.--t
0
N
Comme le rsum, la synthse est la contraction d'informations mais sa grande diffrence est son approche analytique; elle fait ressortir les principaux faits ou arguments,
dans la finalit d'une action.
Contrairement au compte rendu, la synthse ne prtend
pas rendre compte mais propose une slection utile au
regard de l'action vise.
165
166
La synthse : une rponse"

La synthse rpond une demande personnelle ou contextuelle,
explicite ou implicite, appelant une recherche documentaire. Il
s'agit d'une dmarche intellectuelle, crative et pertinente, en
rponse une demande, donc une situation.
En tant que rponse, elle slectionne les lments de l'information
qui seront utiles l'action : production, projet, dcision, base de
travail, positionnement d'un dirigeant. ..
Cette rponse doit tre limpide, fidle et oprationnelle, transmettre un ou des destinataire(s) au regard d'une situation professionnelle.
Mode d'emploi
Plusieurs modalits sont possibles, adopter en fonction de la
situation et des informations traiter.
Les caractristiques
Elle doit tre objective (pas d'ajout au contenu, ni d'argumentation
ni d'opinion).
c
0
.......
CO
Le document doit tre structur, clair, ar.
Vl
c
CO
Sa prsentation graphique lui donne un sens.
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Le contenu
En consquence, la synthse va :
rendre compte des principaux aspects abords dans un corpus
d'informations mais de manire succincte et simplifie;
@
.......
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
ou dterminer un aspect spcifique qui sera isol et mis en

lumire, sans perdre sa valeur contextuelle.
Les tapes
Lecture ou coute attentive de la demande si elle est formule

explicitement. Sinon, examen du contexte qui appelle la synthse du document.
Analyse : tri de l'information en rassemblant les ides, les

notions par thmes (par paquets) et en slectionnant selon la
demande, le contexte.
Mise en vidence de trois points majeurs, trois thmatiques,

trois orientations .. .
Structuration : mise en relation des informations en rtablissant les liens entre les lments slectionns.
0
0
Centrage: dgagement d'une ligne, d'une ide-force.

Rdaction : mise en forme.
Les trois points de s9nthse
0
.......
CO
Vl
Il s'agit ici, non pas de rdiger une synthse, mais de formuler brivement les trois points essentiels de la rflexion
au regard de la situation : pourquoi et en raison de quels
lments d'information faut-il produire une nouvelle information?
c
CO
e1
-0
Au final, la synthse apporte une plus-value :
une ide-force par le tri, relevant du travail analytique ;
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
un apport neuf par rapport au document trait ou l'ensemble

des informations exploites, relevant de la part crative.
167
168
Le compte rendu
Le compte rendu a pour objet de rendre compte d'un vnement, d'une runion, d'une tape de travail, d'un point de situation, d'une mission, d'un entretien, d'une exprimentation ... Il
rend compte de faon objective et prcise.
Il rsume fidlement les faits pour permettre aux acteurs concerns
(prsents et absents) d'tre informs de l'avancement ou de la mission.
Il est gnralement valid par le responsable de l'action concerne
et diffus tous les participants.
Le compte rendu sert prsenter l'tat d'une action et d'un processus, et servira ensuite de rfrence en cas de doute . . . ou de
contestation.
Il capitalise l'tape d'une action ou d'un processus .
. .N.QIE=======-
rendre compte n'est pa~

Prendre le temps de
te rendu est un outil
'
Le
comp
du
du temps per .
de travail irremplaable.
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Des faits et des observations
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
... Et rien de plus ! Le rdacteur du compte rendu n'interprte pas, ne

propose pas, n'ajoute rien de sa pense ou de sa plume. En un mot, il
n'est pas un auteur mais un rapporteur de faits et d'observations
qu'il s'efforcera de restituer au plus prs de la ralit objective .
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Ni un rapport ni un procs-verbal
Le compte rendu se distingue du rapport (qui engage son
rdacteur) et du procs-verbal (plus exhaustif, fidle reflet
de la ralit et des prises de parole, ayant valeur administrative, voire juridique).
du)) ou Compte-rendu.
On crit compte r.en sont acceptes, adopter
Si les deux graphies.
dans tous les textes.
une seule et harmoniser ndus )) ou comptesAu pluriel : comptes re
rendus)).
Qui fera le compte rendu? La prise de notes sera diffrente

si elle est pour soi (subjective) ou pour rendre compte
(objective et complte).
Le rdacteur doit tre dsign avant la runion.
viter l'improvisation (trop frquente) en dbut de runion.
Mode d'emploi
Au pralable : prise de notes obligatoire
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Pas de compte rendu sans prise de notes ... avant! Il faut avoir not,
pendant la runion (ou la mission ou l'exprimentation, etc.), les informations qui serviront le rdiger. Le rdacteur devra, en sance :
identifier avec prcision les diffrents intervenants;
choisir les propos essentiels exprims et, pour cela, les reformuler rapidement, ce qui constituera la base de la rdaction;
Vl
0
.......
"'O
bien saisir la conclusion : formuler et faire reformuler si besoin,

ensuite la rdiger ds la sortie de runion si possible.
.--t
.--t
0
N
Les caractristiques
Le compte rendu n'est pas personnifi. Il n'attend pas une action ou

une rponse (sauf l'approbation collective des acteurs concerns)
mais il doit pouvoir tre utilis comme document de rfrence et
repre temporel d'une activit.
Il doit tre valid puis diffus tous les participants.
169
170
Le contenu
Il rend compte de tout ce qui concerne son objet, de manire organise et concentre. Il doit :
rpondre aux qualits de neutralit, de clart, d'exactitude;
tre rdig avec logique, ventuellement de faon chronologique ;
viter les remarques implicites et les connotations qui seront
vite obsoltes.
Le plan
Il peut tre :
chronologique: pour rendre compte des vnements ou des prises de parole dans l'ordre o ils se sont drouls ;
thmatique : pour rendre plus accessible sa lecture et mieux
informer les autres collaborateurs absents lors de la runion.
Les critres de rdaction et de prsentation
Date et rappel de l'objet : runion ...
Formulation non personnifie, neutre (pas d'opinion) et objective.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Rappel des participants (prsents, absents, animateur, responsable ... ).

Structuration logique, thmatique ou chronologique.
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
La conclusion est gnralement formule ainsi: Cordre du jour

tant puis, la sance est leve (heure). Si la runion est moins
formelle : La prochaine runion aura lieu le . . .
(ONS_ELL
-========----
mportant et s'il est difd'un volume 1

d'in. le compte rendu est
\es niveaux ou centr~s
.
Sf1 , diffrents lecteurs dont. (avec une pagination). 51
use
, bl" un sommaire
.
trt varient, eta , ir
agne chaque partie.
. un rsume accomp
besoin,
: MODLE TYPE:
Titre: motif de l'vnement (runion) .....:;:. comit de pilotage
.d
.
u projet...
: Date: compte rendu de la runion du (date) (lieu).

Liste des participants : taient prsents - taient excuss .
Ordre du jour: rappel des points prvus.
: Plan : chronologique (suivi d'activit, runion) ou synth tique (condens de l'activit d'un groupe, d'une quipe) .
Conclusion.
Les relevs de dcisions ou de conclusions

Certains comptes rendus administratifs intituls relev des
conclusions ou relev des dcisions ne prennent en compte
que les informations essentielles destines tre diffuses (conseils
d'administration).
S'il y a vote des participants sur les dcisions, la nature de ce

vote doit tre indique (main leve, bulletins ferms) ainsi que ses
rsultats (voix pour, voix contre).
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Le procs-verbal
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Le procs-verbal fait preuve : sa valeur est administrative et

juridique. Il retranscrit, dans leur intgralit, des dlibrations
d'instances au sein de certaines structures qui, par nature, sont
composes de reprsentants de diffrentes tendances : conseils
d'administration, commissions paritaires... En raison de ces
constitutions reprsentatives, les points de vue exprims par les
diffrents locuteurs doivent tre restitus avec la plus haute fidlit, pour viter toute contestation.
171
172
Ni compte rendu ni rapport

Le procs-verbal rend compte d'une sance (comme le
compte rendu) mais son contenu est obligatoirement
exhaustif car le document aura une fonction limite mais
rpondant une ncessit de lgitimation des dcisions.
Il n'est pas un rapport car il ne comporte aucune analyse,
aucune argumentation.
Le procs-verbal peut tre :

de runion ou de dlibration, afin de lgitimer les prises de
dcision ;
de contestation, en dcrivant un fait ou un vnement pouvant
tre ultrieurement contest (si des actions en justice peuvent
tre intentes).
Il doit tre valid par le prsident de sance ou par les participants
lors de la sance suivante.
=:=:==---
NOJE____
t assure par un(e)

. de notes est souven
La prise
stnotypiste.
. d \'enregistrement, va
,
partir
e
t
Le rdacteur, a s de paro le en \es nettoyan
.
transcrire \es pns~
(hsitations, redites,
des alas du discours
aparts ... ).
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
Mode d'emploi
Les caractristiques
Exhaustif, il rapporte in extenso les faits ou les prises de parole. Il

indique :
la date
'
le contexte ;
l'objet;
les locuteurs, les participants, les responsabilit(s) ;
le rdacteur.
Le contenu
Son contenu est chronologique : on ne change pas l'ordre des prsentations. Il ne fait pas l'objet d'une reconstruction ni d'une interprtation ni d'une opinion.
La rdaction veille deux contraintes :
suivre exactement les prises de parole ;
reformuler en tant au plus prs de l'expression exacte du locuteur.
Le rapport
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Le rapport, comme son nom l'indique, rapporte ! Il est le rsultat

crit de l'tude d'un problme, d'une situation, d'une exprience
ou d'une exprimentation.
Il est soumis une autorit responsable pour prsenter un tat des
lieux, une analyse de son objet. Il doit dmontrer la validit
d'une option ou d'un travail effectu.
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Il s'agit d'un document d'un volume important (un minimum de

10 15 pages, gnralement beaucoup plus) .
Il n'a pas la neutralit d'autres documents de rapport (compte
rendu, procs-verbal) car il est sign de son auteur. En effet, le rapporteur livre une rflexion taye et argumente, ventuellement
avec des complments (chiffrages, statistiques, schmas ... ). Il peut
apporter son point de vue mme si, pour la rigueur intellectuelle,
il devra faire preuve d'objectivit en prenant en compte diffrentes
options et contrepoints documentaires.
173
174
La notion de signature du rapport peut recouvrir :

un individu (ayant tudi un problme, ralis une mission);
un groupe de personnes (une quipe ayant expriment un projet, test un produit, mont un dispositif particulier) ;
une entreprise (faisant tat d'une activit sur une priode donne).
Dans tous ces cas, le rapport porte une identit et indique le nom
du ou des rdacteur(s).
En amont de l'action, il est l'lment cl de la dcision mrie. Il
permettra:
la rsolution de problme de manire concrte;
ventuellement des modalits d'application, de mise en uvre . ..
En aval de l'action, il prsente une action accomplie avec les lments de comprhension. Il permet :
une valuation de l'action ;
une capitalisation de savoirs/de savoir-faire.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
@
.......
..c:
Ol
;::::
>
a.
0
u
NOIER.-=======-ETlT RAPPORTEUR
LE REPORTING >> ou P
1 est de rapporter
t dont le ro e
t Micro-rappor
.
ide concernant un ra
un point de situation rap rt1ng crit marque
r le repo
1 s
Va il un doss1e , le process us de trava1 , in , une tape dans
dante (vers la h1ecrit une information alsce(:ers les collgues). Il
. )
transversa e
. 1
rarch1e ou
ent par courne
est transmis le plus souv
A
Ni compte rendu ni note

Proche du compte rendu, par sa fonction de rendre
compte, il en diffre par la signature et le commentaire :
l'auteur donne son point de vue.
Il diffre de la note par l'ampleur de son contenu. li est
proche, par l'esprit, de la note de problmatique mais sa
dmarche est davantage dveloppe, prenant en compte
un contexte plus large.
Le rapport d'activit
Le rapport annuel d'activit d'une entreprise est d'usage pour prsenter aux administrateurs, aux actionnaires, aux partenaires un
tat de ses activits sur l'anne passe et les orientations pour l'anne
venir (en cours, puisque la parution s'effectue aprs l'anne titre).
Ce document vise valoriser les rsultats, faire preuve de la
bonne gestion, de la tenue des missions. Il est rdig selon un
mode positif, en prenant appui sur les donnes remarquables et
les marges de progrs.
c
0
.......
CO
Le rapport de projet
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Il s'agit d'un rapport d'anticipation, visant une action entreprendre. Linnovation motive la rflexion prospective, en prenant
appui sur des tudes antrieures, en laborant des hypothses. Il
pose des scnarios au regard d'une tude de march (marketing),
de la cible (clients pour une nouvelle production, usagers d'un
nouveau service), des moyens humains et matriels mobiliser. Il
prvoit des modalits d'valuation selon des critres vrifiables. Il
identifie la marge de risque et les solutions ventuelles.
Par son caractre cratif et prospectif, la rdaction repose sur des
donnes concrtes, quantifies, identifies par des sources documentaires.
175
176
Le rapport d'expertise, d'tude, d'enqute
Ce rapport est rdig par un spcialiste reconnu, afin d'apporter

un clairage sur une problmatique, sur une situation difficile ou
complexe. Son diagnostic et ses recommandations feront autorit
ou rfrence pour les instances de dcision.
Le document est rfrenc de sources documentaires et complt
d'annexes.
Le rapport d'expertise est gnralement une commande effectue
par une entreprise, un service, envers un spcialiste reconnu.
Le rapport d'tude fait tat d'une recherche thmatique sur un crneau nouveau ou un angle de vision particulier. Il peut tre command par une structure ou propos par un chercheur.
Le rapport d'enqute est le rsultat analytique d'une investigation
dont l'objectif et les modalits font l'objet d'une concertation avec
la structure commanditaire.
Le rapport de stage
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
On entend par stage la priode de travail effectue dans l'entreprise par une personne en formation ou la priode d'observation
effectue dans un service pour acqurir un savoir-faire pour un
type de production.
Le stagiaire rdige et signe son rapport. Il veillera tmoigner d'un
intrt rel pour le service, le produit, l'entreprise. Il prsentera
son rapport au responsable qui a supervis son stage ainsi qu'
l'organisme de formation ou l'entreprise laquelle il appartient .
0
N
@
.......
Mode d'emploi
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
Les caractristiques
Le rapport prsente des qualits de synthse (points forts) , de
dveloppement document (explications, donnes prcises), de
clart (lisibilit).
Sa structure doit tre quilibre pour mettre en synergie ces diffrentes qualits, avec un sommaire et un dcoupage entre les informations principales et celles complmentaires.
Le contenu
Il prsente une organisation logique, par parties et sous-parties.
Les parties peuvent tre des regroupements thmatiques ou argumentatifs.
Le plan
Titre: nonc clair qui dfinit le sujet. ventuellement un soustitre explicatif.

Signature : auteur du rapport, sa qualit ou sa fonction, son institution d'appartenance (entreprise ou structure de formation) ...
Sommaire : prsentation dtaille du plan et indication des
pages.
Introduction : rappel du contexte, des faits et des rfrences l'origine du rapport.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Dveloppement: dclinaison du sujet en parties et sous-parties

selon un ordre qui suit le motif du rapport. S'il s'agit d'une problmatique, l'ordre peut tre : les faits constats, les consquences,
les scnarios de solution. Pour se reprer dans les informations, le
titrage et le sous-titrage sont indispensables.
Donnes chiffres (tableaux, schmas, statistiques) : placer au
regard de l'information concerne. Le commentaire doit tre clair
et accessible.
Conclusion : rappel des points forts qui ont prcd et prsentation des propositions de dcision.
Documents annexes: informations complmentaires mentionnes au sommaire et places la fin du document.
177
178
La convocation
La convocation est un appel une runion, donner sa voix
( -vocare ).Elle prsente un caractre impratif mme si la runion
n'est pas obligatoire. Elle sous-entend que, sauf indisponibilit, les
personnes sollicites doivent tre prsentes par leur inscription
un groupe de travail ou par leur appartenance l'entreprise.
Le meilleur moyen d'organiser une runion est la concertation autant que possible, sachant que runir un grand nombre de
personnes aux agendas surchargs est un tour de force. Souvent,
elle est impose mais, dans ce cas, le principe est pos collectivement au dpart.
Elle appelle une rponse en retour pour confirmer la participation.
La liste des convoqus sera reprise dans le compte rendu,
rpartie entre taient prsents et <<taient excuss .
Elle est accompagne d'un ordre du jour et de documents en rfrence.
L'ordre du jour
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
Il prsente l'objectif de la runion. Il liste les sujets traiter pendant la runion, dans l'ordre selon lequel ils seront prsents (
numroter). Les sujets sont mentionns simplement sous forme
d'intituls, accompagns ventuellement de l'indication des documents en rfrence.
.--t
.--t
0
N
@
.......
Mode d'emploi
Les caractristiques
..c
Ol
;::::
>
a.
0
u
La convocation doit tre claire, sobre, informationnelle.

Elle lance l'appel avec fermet et courtoisie.
Elle s'adresse collectivement un groupe de personnes identifies
de faon transparente pour l'ensemble du groupe.
Elle est transmise pour information aux responsables de service

concerns.
Le contenu
Date d'mission de la convocation (prvoir un dlai suffisant avant
la runion).
Service metteur, personne pilote du groupe.
Date de la runion, avec un horaire prcis (heure de dbut et de
fin) .
Lieu de la runion avec toutes les informations pratiques.
Cordre du jour.
En pices jointes ou en rfrence: les documents utiles, consulter
avant.
Cchance de la rponse attendue pour confirmer la participation.
Le courriel
c
0
.....
CO
Vl
c
CO
e1
Le courriel, immdiat et spontan, de plus en plus utilis, envahit

dsormais les messageries professionnelles. Il a une valeur
d'change d'informations et, dans certains cas, de transaction.
"'O
Vl
c
0
.....
"'O
.--t
.--t
0
N
Il supple, voire remplace, le courrier interne. Il reprsente les

flux les plus importants d'change d'informations dans les relations professionnelles. Cusage du courriel comme mode opratoire entre collaborateurs est devenu si courant, si facile, que trop
souvent le soin qu'il requiert, comme tout crit, est oubli. Or, le
courriel laisse une trace, durable , archivable. Il a aussi, par son
immdiatet, un impact qui peut tre positif ou ... regrettable.
179
180
Les avantages du courriel

Motiv par l'urgence, la facilit , le courriel apporte un nouveau
mode de contact et une valeur ajoute d'efficacit dans le circuit
d'information.
Il raccourcit avantageusement le dlai de rception pour toute
information utile.
Il permet un suivi quotidien et rapide des activits.
Il facilite la transmission immdiate de documents.
Les travers du courriel

Souvent nglig dans sa rdaction, au prtexte d'tre un message
instantan, il est un support crit comme un autre. Il n'chappe
pas aux rgles de lisibilit !
Sa diffusion dmatrialise incite la multiplication, ce qui induit
une perte de messages par le mnage qui s'impose dans la messagene.
Paradoxalement, il prend parfois des volumes extravagants : historiques interminables, foule de destinataires.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Facile d'utilisation, de transmission immdiate, le courriel manque

trop souvent de rigueur. Pourtant, il doit permettre une lisibilit
immdiate pour une relle efficacit. Et il est le support d'une
relation crite qui, toujours, est une relation humaine.
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du courne 1
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La proliferat10~ . , t sa forme dmatenadonc son eff1cae1te~\~tion humaine toujours
\ise n'exclut pas la r
prsente!
--====--
(QNSEll
longs et rsumer \es

Jeter \es hi~t~nques s~l~~tionner ceux qui demeuchanges precedents'ivo\ution du dossier.
rent pertinents pour d tinataires concerns par le
Crer des groupes d~ ~ans le carnet d'adresses de
me su1 et ou dossier
)
me
e x groupe Y
la messagerie (servie ,
A
Mode d'emploi
Les caractristiques
Identification immdiate de son objet et de son objectif.
Information immdiate et immdiatement transmise un ou des
destinataire(s).
Le contenu
Objet clairement et brivement identifi dans la case objet.
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Phrases courtes et simples.
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Structuration basique : introduction, information concise ou

demande explicite, ventuellement une chance de rponse.
Pices jointes clairement nommes.
Civilits indispensables comme pour tout courrier, mme si le
message est bref. Recommandations :
salutations en ouverture (bonjour, bonsoir. .. );
brve formule de politesse : bien cordialement, bientt, avec

tous mes remerciements, bonne lecture ...
181
182
La diffusion
Il y a plusieurs possibilits d'envois simultans :
le(s) destinataire(s) du message;
le(s) destinataire(s) en copie pour information.
Sauf exception ou message collectif, le courriel ne s'adresse

qu' un seul destinataire, ce qui est une faon claire de
dsigner les responsabilits. Il faut viter d'arroser au
risque de faire que plus personne ne se sente.. destinataire!
Le discours
Le discours, exercice oral par excellence, se prpare ... par crit.
Art de la prise de parole, il ne s'improvise pas.
Pour que le discours soit vivant et non une lecture fige, l'orateur
utilisera quelques feuillets, porte de regard, qui lui permettront
de suivre son fil conducteur et de recentrer le sujet si ncessaire.
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N
Lorateur s'attache au plan de son intervention. Le support crit

peut servir en situation, il peut aussi servir la rdaction complte
de l'intervention pour diffusion et pour prolonger la temporalit
de la prise de parole.
Il existe deux sortes de supports crits de discours :
le plan d'intervention qui permettra l'orateur de suivre son
propos;
le discours entirement rdig et finalis pour diffusion aprs
intervention.
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Le discours peut tre rdig :
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par l'orateur lui-mme;

par un rdacteur dsign, son assistant(e) ou un collaborateur
direct.
Si le discours est rdig par l'orateur ... Mode d'emploi

Les caractristiques
Le support crit du discours est le plan d'intervention puis ventuellement la retranscription crite ultrieure de la prise de parole.
Le contenu
Le support d'intervention comporte le plan du discours : l'introduction, les diffrentes parties avec des intituls et des repres,
le droulement de l'animation (temps par sujet ou partie, pauses,
temps de questions-rponses).
Le support rdig post-intervention est un texte complet qui restitue l'ensemble du discours dans la vise d'une diffusion (publication, mdias).
Le plan du discours
S'informer sur l'auditoire : qualit, niveau de connaissance des
participants, points de vue divergents ou contestataires ...
tablir un plan dtaill avec les parties et les sous-parties.
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Rdiger l'introduction, ventuellement dans sa totalit, afin de ne pas

oublier les lments formels et indispensables (prsentation, autoprsentation, remerciements . . .) facilement zapps en dbut de prise
de parole ( cause du stress, d'un dysfonctionnement du micro . ..).
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noncer des titres clairs (sans formulation complexe) pour chacune des grandes parties du discours.
Prvoir des mots-cls, des accroches pour chaque partie.
valuer la dure pour chaque partie (avec une marge souple) : la
matrise du temps n'est pas aise en situation, il est dommage de
prcipiter la fin.
Prvoir les temps intermdiaires : pauses, questions-rponses (les
annoncer au dbut de l'intervention).
183
184
Btir solidement la conclusion afin que la prestation ne finisse pas

dans la prcipitation ou le flou .
Utiliser ventuellement un diaporama pour soutenir son fil
conducteur et la structure de sa prsentation.
Le discours rdig post-intervention
Reprendre le plan d'animation ci-dessus.
Rdiger selon les normes du bien crire (techniques rdactionnelles, lisibilit) afin de rendre le discours publiable.
Intgrer les interventions des participants : slectionner et reformuler, certaines prises de parole pouvant tre hors sujet, confuses .. .
Par souci d'honntet, l'orateur prendra en compte les
prises de parole des participants contradictoires ou un
peu digressives, condition qu'elles s'intgrent dans son
propos. Il pourra les reformuler et oublier les apostrophes
inopportunes. L'quilibre se trouve dans la juste cohsion
entre l'esprit et la ralit de son intervention afin que les
participants lecteurs s'y retrouvent et que le texte soit peru
comme un cho fidle du discours.
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Si le discours est rdig par un rdacteur ... Mode d'emploi

Les caractristiques, le contenu et le plan sont identiques au mode
d'emploi pour l'orateur. Ce qui distingue le travail d'un rdacteur
autre que l'orateur rside dans la manire de procder.
Qu'il intervienne en amont ou en aval du discours, le rdacteur doit
anticiper le travail qu'il aura faire. En plus du mode d'emploi indiqu
pour l'orateur (voir ci-dessus), il devra suivre les conseils suivants .
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En amont de l'intervention de l'orateur

Construire un plan dtaill identique celui conseill pour l'orateur.
Pour l'introduction : bien s'informer sur le contexte, l'objectif de

l'intervention, les caractristiques de l'auditoire.
Personnaliser certains passages, en fonction du statut, des enjeux
professionnels mais aussi personnels de l'orateur.
Adapter les dtails et les complments utiles de prsentation selon
l'assurance de l'orateur.
Prvoir quelques questions types qui peuvent tre poses par les
participants et mentionner des lments de rponse.
En aval du discours
Anticiper sur ce travail en proposant, si possible, un enregistrement du discours.
Respecter le style de l'orateur mais en veillant la pertinence des
propos rapporter (l'oral est plus permissif que l'crit).
Supprimer les alas de l'oral (hsitations, mots << tics , reprises .. .).
Rapporter fidlement les contenus de l'intervention, avec les modifications qui ont pu survenir par rapport au plan initial.
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Insrer les commentaires et les questions des participants avec,

cependant, l'accord de l'orateur.
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Faire valider le texte final par l'orateur avant diffusion.
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Si le rdacteur est pressenti aprs le discours, il ne pourra pas

anticiper sur la plupart des lments utiles pour sa rdaction .
Pour autant, il devra, mme rebours, s'informer sur les
conditions de l'intervention et sur la personnalit de l'orateur
: Dans tous les cas, le rdacteur doit s'effacer

devant l'orateur, il crit pour quelqu'un!
185
186
Le diaporama
Le diaporama, ou prsentation d'informations avec un logiciel
PowerPoint, lors d'une runion, d'un sminaire, est une pratique
si courante qu'elle n'est pas toujours bien utilise. Qui n'a jamais
dormi pendant le dfil interminable de slides (transparents)
lus par une voix monocorde? Qui n'a jamais soupir devant la
tartine de texte d'une diapositive ?
Il y a, pour le diaporama, quelques rgles du bien crire indispensables suivre. Le diaporama est le support d'une communication orale. Il doit tre conu et rdig comme tel, c'est--dire:
il ne remplace pas la prestation orale de l'intervenant ou de l'animateur;
il sert de point d'appui au commentaire;
il rappelle le fil conducteur de la prsentation;
il est un outil de prise de notes et de mmorisation pour les
participants.
Un support de documentation post-runion
.......
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S'il doit servir la fois pendant le droul de l'animation et, plus

tard, comme documentation de rfrence pour les participants, ce
n'est pas une raison pour le gonfler de texte.
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Les atouts du diaporama
Le diaporama sert d'appui l'animateur pour garder le fil de sa

prsentation et, s'il y a dbat ou questions, pour recentrer les participants sur le sujet.
Les diapositives permettent une prsentation peu coteuse,
colore, bien articule au discours de l'animateur de runion. Elles
peuvent inclure des schmas, des illustrations, des animations
(voir les options de PowerPoint) qui donnent vie et dynamisme
aux informations.
Les inconvnients du diaporama
On lui reproche son usage abusif induisant une uniformisation

de la pense. Or, le diaporama est un outil et tout dpend de son
utilisateur. Il serait illusoire de prtendre que les auditeurs d'un
colloque ou les participants d'une runion soient sans recours
critique face aux informations ainsi dispenses et leur mode de
prsentation. Les inconvnients peuvent tre les mmes que pour
n'importe quel autre support de communication.
Recommandations pour un bon usage du diaporama
Il doit rendre l'information accessible et non pas craser l'auditoire d'une masse indigeste et soporifique d'informations.
Il doit rpondre aux attentes (toujours existantes) des participants et ne pas servir de masque un manque de contenu
ou d'-propos.
Il doit servir de fil conducteur dans le droulement d'une prestation orale sans se substituer au prsentateur.
Il doit servir de repre aux participants en laissant la place d'une
prise de parole : question, avis contradictoire ...
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Si le prsentateur peut oublier un instant son

diaporama pendant son intervention , tant mieux!
Il pourra y revenir pour retrouver le fil conducteur.
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Mode d'emploi
Les caractristiques
Srie de diapositives afin de prsenter collectivement des informations selon un droulement thmatique et logique.
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Le contenu
Le diaporama ne prsente pas la totalit du discours du prsentateur ou animateur. Il dcoupe le thme selon une dclinaison
organise.
Il comprend du texte, des graphes, des animations (menu du logiciel).
Chaque diapositive prsente les points forts d'une partie ou d'une
tape de la prsentation.
La prparation
Construire le droul du diaporama selon un plan logique et chronologique.
Structurer le plan en parties et sous-parties aisment identifiables.
Prvoir une diapositive par sous-partie, avec les repres de dclinaison du plan.
Choisir une prsentation graphique sobre, des animations ponctuelles pour rompre la monotonie.
Rdiger chaque diapositive, sans excs de texte ni de graphes.
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Rserver les surplus et les commentaires pour l'oral.
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Prparer en parallle le document d'accompagnement du prsentateur.

Anticiper des temps de pause, de rcapitulation, de questionsrponses .
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b de diapositives, si elles
Peu importe le nom re
sont...
h ~ e' es
claires, b .ie n enc ain
d d'un seul coup d' i
1 , compren re
fac1 es a ,
r la prise de notes.
un vrai repere pou
Le communiqu de presse
Le communiqu de presse, trs en usage dans les relations presse
des grandes entreprises, est parfois utilis par les plus petites
entreprises pour transmettre aux mdias des informations sur
leurs activits ou ragir un article de presse, pour faire face
une situation de crise.
partir du moment o l'entreprise communique avec un mdia,
pour lancer un nouveau produit, faire connatre une initiative

locale, un vnement auquel elle participe, elle se construit une
image, une identit qui va s'inscrire dans le paysage conomique.
Dans une structure qui ne dispose pas d'un attach de presse,
le dirigeant, un responsable de service ou un collaborateur peut
avoir rdiger un communiqu de presse. Il aura besoin de ces
quelques notions de base.
Les principes
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......
Le communiqu de presse n'est pas une forme de publicit. Il

constitue un moyen d'informer les journalistes sur ce qui peut tre
important pour leur lectorat, au regard d'un contexte d'actualit
ou d'intrt gnral.
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Il doit concider, un moment donn, entre l'offre de l'entreprise

et les attentes manifestes ou probables du public. Il anticipe un
vnement (lancement, innovation) ou il ragit un vnement
(situation socio-conomique, cho de la presse).
Il doit tre adress des mdias cibls selon l'objectif et le public
viss.
Le journaliste utilisera le communiqu de presse selon son apprciation, en comparaison avec la concurrence, en complment d'investigation, en cohrence avec la ligne ditoriale de son journal.
189
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Mode d'emploi
Les caractristiques
Nom de l'entreprise et date.
Date de diffusion souhaite de l'information: immdiate ou
le . . . .
Rdig en se mettant la place du journaliste : il s'intressera ce
qui intresse ses lecteurs.
Le contenu
Accroche comme le chap d'un article (2 3 lignes maximum) :
l'information essentielle retenir.
Texte rdig la forme impersonnelle pouvant, si le journaliste le
souhaite, tre repris tel quel dans le journal.
Informations qui rpondent aux questions que se posera le journaliste: qui, quoi, quand, o, comment. . . ?
Informations pratiques: description du produit, prix, date de
sortie, date de l'vnement, etc.
Si ncessaire, un bref descriptif de l'entreprise.
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Contact de l'entreprise : nom, tlphone, adresse de messagerie.
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La diffusion
Liste des mdias pouvant tre intresss par le produit, l'vnement, l'information.
Envoi l'avance en connaissant les dlais de publication, souvent
longs, et le bouclage du numro, souvent tt.
JJOJE.~-========-l 's ou des

T r des mots-ce
Dans le texte, ~t1 ise 1 te pourra reprendre,
ue le 1ourna is
formules q
provocation.
sans jeux de mots n1
(ORSEI
'--=======---
, d
resse par une per. 1
mmunique e P
.
duit ou
Faire relire e co ~
\'entreprise ni le pro
'
ne qui ne connait pas
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, , , ment.
.
de \'entreignore 1evene
(
duit quipe, site
.
A outer des phot~s 'pro . ~r messagerie.
J. ) sans alourdir 1envoi p
ent inauguration),
prise
, , ement (\ancem
'
S'il s'agit d'un even_
joindre une invitation.
Le dossier de presse
---
Prpar l'avance et non dans l'urgence d'une actualit, le dossier

de presse rassemble des informations autour d'une thmatique
importante ou rcurrente, d'un vnement, d'un lancement promouvoir auprs des mdias. Le dossier de presse contient :
un communiqu de presse pour prsenter l'objet de l'information, les points majeurs, avec le contact de l'entreprise;
0
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une fiche de prsentation du sujet, de l'vnement ou du lancement : pourquoi, o, comment (l'organisation) ; ou une fiche
de prsentation du produit (description, atouts, innovation) ou
encore du thme mettre en valeur (activit dominante, engagements socio-conomiques . .. ) ;
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une fiche de prsentation de l'entreprise ou de l'organisme : activits, missions, ralisations ;
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des photos si ncessaire (lieu de l'vnement, produit. .. ) ;

des informations complmentaires qui viennent renforcer l'image
de l'entreprise : donnes chiffres, statistiques, volutions . .. (de
source interne ou externe, prciser) ;
une invitation dans le cas d'un vnement.
Les mdias sont le relais auprs d'un public plus large que celui
habituel de l'entreprise (clients) ou de l'organisme (usagers). Il faut
soigner l'image dans un dossier pro qui retiendra l'attention.
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Le blog
Le blog, contraction de Web et log, est, l'origine, le journal
personnel d'un utilisateur non spcialiste conu grce des logiciels accessibles via Internet.
Il est constitu de billets (petits articles) rdigs au fil des jours
- prsents par ordre chronologique inverse (d'abord les plus
rcents)-, d'hyperliens, de photos, de vidos. Son adresse est
transmise un rseau personnel et le lecteur peut ajouter un commentaire chaque billet publi.
Le blog s'est diversifi, prenant une telle ampleur qu'il est dsormais utilis comme support de communication professionnelle.
Le blog du professionnel indpendant
Vite adopt par les professionnels, notamment par les indpendants, pour faire connatre leurs activits, le blog a remplac, dans
nombre de cas, la plaquette de prsentation. Son fort avantage de
mise jour et l'conomie de cot qu'il engendre permettent de
maintenir une relation active, rapide, actualise avec les clients
ou les prospects.
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De plus, travers un blog, une communaut d'indpendants peut

se crer autour d'un point commun : la rgion ou le type d'activit.
Des tltravailleurs peuvent uvrer en collaboration ou partager
des expriences, maintenir ainsi une relation la fois humaine,
personnalise et professionnelle.
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Le blog d'entreprise
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Aujourd'hui, il existe des blogs d'entreprise usage interne ou

externe. Mme si l'entreprise dispose d'un site Web, elle cre parfois un blog pour une information rserve des rseaux cibls ou
pour une collaboration d'quipe.
Le blog ddi l'externe

Il permet de communiquer avec une clientle pour lui faire
connatre les nouveauts, donner des conseils et des rponses
des questions pratiques (modes d'utilisation des produits ou des
services, promotions) et, ainsi, viter la surcharge des standards
tlphoniques. Les services publics peuvent aussi, localement par
exemple, diffuser une information aux usagers, cibler une catgorie particulire pour mieux grer les flux l'accueil du public.
Le blog usage interne
Le blog peut tre le support du journal interne de l'entreprise,
sachant qu'il permet une interactivit puisque le lecteur peut
ajouter son commentaire aux billets publis. Cette option permet
de mesurer le climat social de l'entreprise et peut tre intressante,
associe au management, dans certaines phases d'accompagnement du changement.
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Mieux que le courriel, le blog favorise le partage d'informations

sur un projet en temps rel. Dans un travail en quipe ou avec
un prestataire, il renforce la relation de collaboration de par son
espace d'informations immdiatement disponible. Lorsque les
changes s'intensifient autour d'un dossier, d'un projet, le blog
interne remplace avantageusement une messagerie encombre.
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Le blog tant accessible une liste de visiteurs ayant l'adresse

(Url), il peut tre un outil de communication en off, pour une
dure dtermine.
Mode d'emploi
Les caractristiques
Le blog doit tre tenu jour. . . chaque jour.
Un responsable du blog doit tre dsign pour assurer sa mise
JOUf.
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I...:interactivit en temps rel demande une veille des collaborateurs

concerns.
Le contenu
Les billets publis doivent suivre les rgles de l'criture Web.
Chaque billet est automatiquement dat du jour et vient s'afficher
en premier.
Les diffrentes rubriques en option doivent tre nommes (titres clairs
et simples) pour un classement thmatique facilement reprable.
Le blog peut tre enrichi de documents de texte ou multimdias.
Les liens hypertextes renvoient des sites qui doivent tre en cohrence avec les sujets traits et les objectifs de communication.
Pour un bon usage du blog, un groupe de travail peut prparer et
formaliser les changes. Si besoin, il faut faire appel un expert
(spcialiste des rseaux sociaux) pour mettre en place ce dispositif de communication.
Pour rdiger un billet sur le blog
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Choisir la bonne rubrique.

Trouver un titre clair et direct (accroche informative) .
Introduire l'objet du message ds les premires lignes.
Faire des phrases courtes, comme pour un article de journal.
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Choisir un vocabulaire simple, accessible tous les interlocuteurs.

Signaler les documents ventuels en rfrence (texte, photos, vidos) .
Rpondre rapidement aux commentaires.
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Pour ajouter un commentaire un billet

Poser clairement la question ou le problme sans polmique inutile.
Ajouter brivement le complment d'information.
L.I.ntranet d'entreprise
C'est un espace Internet ddi au personnel d'une entreprise ou un rseau professionnel interne. Il est conu sur
mesure et offre les avantages d'Internet mais sans accs
pour les personnes externes l'entreprise.
La news/etter
La newsletter, ou lettre lectronique, est une lettre d'actualit
apportant des informations ponctuelles des destinataires cibls
et grs travers un fichier d'adresses mis jour.
De nombreuses entreprises ont adopt ce support pour entretenir, dvelopper la relation une clientle ou des interlocuteurs
importants de leur rseau conomique et social.
La newsletter est envoye par messagerie. Le fichier d'adresses peut
tre tabli partir de listes d'interlocuteurs ou de clients connus
de l'entreprise, ou partir de sources externes. Elle constitue ainsi
une lettre rgulirement adresse un fichier d'abonns.
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Il est obligatoire que la mention se dsinscrire soit affiche

dans la lettre afin que le destinataire garde la libert d'tre abonn
ou non.
La newsletter permet de personnaliser une communication, avec une
conomie de cot et un gain de temps. Le rdacteur professionnel,
sans tre webmatre, peut avoir pour fonction partielle ou permanente de rdiger des textes pour la newsletter de son entreprise .
De nombreux ouvrages existent sur la cration de la lettre lectronique, ici sont rsums les points qui intressent la rdaction
professionnelle.
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Mode d'emploi
Les caractristiques
Message d'alerte d'actualit pour fidliser une cible et pour crer
des liens directs vers un site Internet.
Pas de frquence idale, mais une rgularit de parution.
Le contenu
Linformation que l'entreprise souhaite faire connatre en temps
rel.
Linformation est toujours nouvelle, non rptitive.
Linformation va du synthtique l'exhaustif, par liens vers des
pages.
Chaque page prsente une information dans sa totalit.
Le titrage est informatif.
La structure du texte est en pyramide inverse, comme pour un
journal.
Le sommaire doit servir de repre pour la consultation du lecteur.
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Les rgles de rdaction sont celles de l'criture Web .
ANNEXES
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Annexe 1
TABLEAUX SYNOPTIQUES
ACTIONS ET CRITS
Dans cet ouvrage, le rdacteur trouve le savoir utile et le savoir-faire

pour assurer la ralisation d'un crit vraiment professionnel.
Toute la dmarche prsente ici vise une qualit de l'crit professionnel dans sa relation avec l'action: objectif, production, processus.
Les tableaux suivants donnent des exemples de corrlation
entre:
les actions (les actes et les intentions spcifiques de l'univers
professionnel)
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et les crits (les divers supports de communication de l'entreprise).
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Avant de se demander: Comment crire une

: lettre, une note, une synthse? il faut s'inter roger:
Quel est le message?
: q Pour qui?
: q Dans quel contexte?
q Pour obtenir quoi?
Quel est le bon support?
: Ensuite, on applique le bien crire.
200
Les exemples de correspondance entre crits et actions, dans

les tableaux prsents ci-aprs, sont donns titre indicatif.
Au travail, selon les usages et l'environnement de
l'entreprise - les circonstances du message-, des variations
sont prendre en compte.
======--
(01J5EIL
. nnel a pour rle non

e
rdacteur
profess1~
ss1 de formuler une
L
,
,
e
mais
au
1
seulement d ecnr . choix du support ne u1
recommandatio~ s1 I~ Son expertise s'te~d
arat pas pertinen .
En cas de modele
P
message.
1
d
l'ensemb1e u
.
Ar la souplesse, a
, la rgle est bien su
.
1mpose,
concertation.
Les trois grands types d'crits

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On rpertorie trois types d'crits : descriptif, explicatif, argumentatif. Quel que soit le support choisi, l'crit rpondra l'une de ces
intentions qui conduira le message.
Copyright 2011 Editions d'Organisation.

Groupe Eyrolles
Types d'crits
Descriptif
Explicatif
A rgumentatif
Objectif
Fa ire tat
Faire
comprendre
Faire adhrer
Type de
Support
Public vis
Note d'i nfo rmat ion

Compte rendu
Fiche technique
Journal interne
Rapport
To Do List
Reporting
Hirarchie
Oprateurs
Fiche action
Lettre
Dossier th matique
quipe
Pa rtenaires
Intentions
Informer d'une dcision,
sur un nouveau produit ou service
Informer d'un tat d 'avancement
Faire le point
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m
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CD CD
Organ ise r le t ravail

Donner du sens une stratgie
(marketing, managriale)
(A
c. "'C
CD~
m
UJ
Lettre
Mailing
Publicit
Cli ent s
Abonns
Dfendre ses intrts

Faire acheter, faire accepter
"""' c.
::+
Commun iq u, dossier
de presse
Mdias
Affirmer, inf luer, propose r

Rfuter, contred ire
Ragir, diffre r une raction
:::::s
Synthse
Note d'information
Note de service
Note de prob lmatique
Lettre
Plaquette
qu ipe
Pa rtenaires
Faire fa ire
Fra nchir une tape
Acclrer un processus
Faire travail ler ensemble
Rsoud re un conflit ou une difficu lt
Relancer une production
Rorienter une action
Souten ir, valider une action
Ouvrir le dialogue
Lancer un projet
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1 UJ
UJ
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0
.......
202
Exemples d'articulation :
supports/demande interne/objectif
Supports
Commanditaires
Messages
Cibles
Externe
Lettre
Prospectus
Dpliant
Plaquette
Journal destin la
clientle
Newsletter
Direction
Positionnement d'entreprise
Communication identit/image
Valorisation des rsu ltats
Affirmation des
va leurs ou missions de
l'entrepri se
Rseaux externes
Rapport d'activit
Prsidence
Adm inistrateurs
Blog
Carte de vux
Invitation
Responsable de
service
Mode d'emploi
Conseil
Offre de service
Clients
Abonns
Grand public
Communiqu de
presse
Service de presse
Information relais
A lertes
Mdias
Partena ires
Interm diaires
conomiques
Cad res
quipes
Groupes de
travail
Orientations gnrales
Agents de direction
Instances de dcision (CA)
Organisation gnrale
Encadrement
Cohsion
Consignes de travail
Procdures et modes
opratoires
Personnel de l'entreprise
Accompagnement du
changement
Rseaux internes
Administrations
Interne
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Note de service
Note de problmatique
Compte rendu
Procs-verbal
Journal interne
Vl
0
.......
-0
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0
N
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0
u
Blog
Intranet
Annexe 2
PETIT VOCABULAIRE DU BIEN CRIRE
Cunivers de l'crit professionnel fait appel un vocabulaire relevant de la linguistique, de la communication (dont l'origine est
parfois militaire : stratgie, cible ... ), des nouvelles technologies
(anglicismes), parfois des expressions plus populaires (publicit).
Il contient galement des expressions la mode, plus ou moins
durables. Il faut en connatre le sens mais les utiliser sans excs. Il
emploie quelques figures de rhtorique, utiliser bon escient.
Ce Petit vocabulaire du "bien crire" est utile la culture du
rdacteur. Il invite, surtout, consulter les dictionnaires et les
ouvrages de rfrence pour approfondir les notions thoriques et
largir le lexique.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Anacoluthe
Cassure de logique dans la syntaxe, en gnral au dbut de la
phrase.
-0
Vl
Antithse
Figure de l'opposition, mettant en parallle deux ralits opposes

(deux concepts ou deux mots), pour mettre vigoureusement une
ide en valeur.
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Anglicisme
Terme anglais introduit dans la langue franaise, parfois modifi
dans sa forme et son emploi pour son adaptation aux normes de
la langue d'accueil (marque de pluriel ou de genre).
204
Bas de casse
Lettres minuscules.
Calibrage
Comptage qui permet d'valuer l'encombrement d'un texte :
nombre de signes (lettres, ponctuation, espaces).
Csure
Coupure syllabique ou grammaticale d'un mot en fin de ligne.
Cible
Destinataire (lecteur, auditeur, tlspectateur, catgorie socioprofessionnelle) dont on attend une action ou une raction.
Connotation
0
.......
Ce qui vient s'ajouter au sens objectif, sous l'influence du contexte

ou de l'usage. Un mot peut tre connot, c'est--dire qu'il prsente une variable de sens du fait d'opinions subjectives, associatives (personnelles ou propres un certain contexte, parfois
gnralisables un groupe).
CO
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
Comparaison
Procd pour souligner une similitude entre deux choses ou deux
tres, introduit par comme ou un quivalent (pareil , tel
un(e) ), ou le verbe sembler ou ressembler .
.--t
.--t
0
N
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a.
0
u
Communication
Ensemble des processus permettant aux personnes de partager du
sens, de coproduire une action par une rponse ou une raction.
Petit vocabulaire du bien crire
Concept
En langage de communication, c'est une ide qui va dterminer
une ligne directrice pour un ensemble de messages et d'actions,
rsume en un mot ou en une phrase.
Contexte
Littralement,
texte).
ce qui va avec le texte (con - prfixe
avec
Coquille
Erreur de frappe, lorsqu'une lettre manque, est ajoute ou mise
la place d'une autre.
Dnotation
Sens le plus courant d'un mot. Sens stable et commun l'ensemble
des locuteurs, et descriptible indpendamment de ses emplois
usuels, connots (contextuels).
Ellipse
c
0
.......
Suppression d'un terme qui serait grammaticalement ncessaire.
CO
Vl
c
CO
e1
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Vl
c
0
.......
"'O
Euphmisme
Attnuation du propos pour rduire un effet dplaisant ou agressif.
On remplace le mot appropri par un autre, proche mais moins
fort de sens .
.--t
.--t
0
N
Extranet
Rseau Internet priv d'une entreprise, ddi aux clients, aux
fournisseurs ou aux partenaires.
Flyer
Anglicisme. Prospectus, tract publicitaire.
205
206
HTML
Langage de description standard de documents utilis sur le Web
(balisage hypertexte).
Infrence
Interprtation d'une formulation que l'on tient pour vraie, que
l'on induit d'un contexte.
Information
Transmission unilatrale de donnes entre un metteur et son
destinataire.
Intranet
Rseau Internet interne l'entreprise.
Langue
Patrimoine d'expression d'un pays, bien collectif, partag par une
communaut de personnes. Normative, avec des rgles de graphie
et de fonctionnement.
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
Langage
Appropriation individuelle de la langue. Production active, personnelle, expression d'un domaine d'activit ou d'un groupe socital.
-0
Vl
Litote
Dire le moins pour exprimer le plus, souvent sous une forme ngative.
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
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.......
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Ol
Linguistique
;::::
>
a.
0
u
tude scientifique qui dcrit le langage articul, observe les signes

et les caractres gnraux des diffrentes langues, dans toutes
leurs formes d'expression (langue normative, langages).
Petit vocabulaire du bien crire
Marque
Ensemble de signes qui identifient une entreprise, une institution, un produit ou un service. La marque constitue un capital
qui donne de la valeur l'metteur, par la garantie de qualit d'un
produit, d'un service.
Message
Information transmettre la cible: le contenu prendra une
forme variable (discours ou produit crit). Le message peut
aussi dsigner, au-del de la question du support, l'intention globale de communication.
Mtaphore
Comparaison sans terme comparatif. Forme condense d'image
par laquelle on remplace un terme par un autre pour produire une
image plus forte, plus parlante.
Objectif
0
.......
CO
Effet attendu de l'action de communication : retour ou raction

positive. Rsultat souhait afin de russir une action ncessaire
l'conomie d'une entreprise .
Vl
c
CO
e1
-0
Vl
0
.......
-0
.--t
.--t
0
N
Page
Une feuille comprend deux pages (le recto et le verso).
Priphrase
Remplacement d'un terme par sa dfinition (pour viter une rptition ou varier l'expression) ou par une formulation dtourne
(proche de l'euphmisme).
207
208
Plonasme
Mot ou expression qui constitue une rptition de ce qui vient
d'tre dit ou crit.
Phontique
Description des sons, dans leur diffrence entre eux. Il s'agit d'un
point de vue articulatoire et physiologique de la langue.
Smantique
tude du sens du langage. Science de la signification qui,
notamment, observe les variations de sens dans les faits de langage.
Smiologie
Science qui tudie la vie de l'ensemble des signes dans la vie
sociale : langue, codes, signalisations.
Typographie
c
0
.......
CO
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Vl
0
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0
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a.
0
u
Art de composer un texte en vue de l'impression. Plus largement,

ensemble des lments qui composent la prsentation d'un texte.
Annexe 3
BIBLIOGRAPHIE
Maurice Grvisse, Le Bon Usage, ditions Duculot, 1975, 14e d.

2007.
Roman Jakobson, lments de linguistique gnrale, ditions de
Minuit, 1981.
Andr jouette, Dictionnaire d'orthographe et d'expression crite, Les
Usuels, ditions Le Robert, 2006.
Yves Perrousseaux, Manuel de typographie franaise lmentaire,
diteur Atelier Perrousseaux, 1997.
Michel Saucet, La Smantique gnrale aujourd'hui, Le Courrier du
Livre, 1983.
c
0
.......
CO
Vl
Marina Yaguello, Catalogue des ides reues sur la langue, ditions

du Seuil, 1978 .
c
CO
e1
"'O
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Ouvrages collectifs
Le Petit Dcodeur, lexique du langage administratif : recommandations de langage simplifi, ditions Le Robert, 2005 .
Dictionnaire des rgles typographiques, ditions du CFPJ, 1997.
Pour la collection Bescherelle, Orthographe, Conjugaison, Grammaire, voir les dernires ditions sur le site www.bescherelle.com.
c
0
ru
c
ru
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E1
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r-l
r-l
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0
Annexe 4
INDEX
A
abrviation, 113-114
anglicisme, 148
argumentation, 130
B
blog, 192-194
0
.......
CO
Vl
c
CO
Ol
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0
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Vl
c
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0
....
Cl
(Q)
calembour, 153
cible, 55, 70
clich, 153
clients, 24
codage, 48
communication
- de crise, 54
- de positionnement, 54
- institutionnelle 53
'
- interne, 26
- de presse, 189
compte rendu, 165, 168, 172
conjugaison, 95
contexte, 56
contrle qualit, 80
convocation , 178
copywriting, 33
courriel, 179-180
D
dcodage,48
diaporama, 186-187
dictionnaire, 73
discours, 182-185
dispositif, 46
E
crit, 49
- administratif, 33
- commercial, 30
-journalistique, 35
- managrial, 40
- publicitaire, 31
- Web, 37
metteur, 46
emploi des temps, 96
numrations, 114
F
formules de politesse, 159
G
grammaire, 88
H
hypertexte, 38
information
212
- flux d'- , 13
- transmission d'- , 45
J
jargon, 145
L
langage
- administratif, 34
- fonctions du - , 50
- niveaux de - , 141
lettre, 158
lexicologie, 88
liaison, 118
lisibilit, 124-125
c
0
:.::;
ro
U)
c
ro
c::n
.....
0
"'O
U)
c
0
:.::;
"'O
,..-!
,..-!
0
N
@
......,
..c
c::n
c
>o.
0
matrise des flux, 25

majuscules, 112
message, 55, 68
motif
- du message, 43
- orientation du, 43
- signification du, 43
mots composs, 104
N
newsletter, 195
nombres, 115
- ordinau x, 114
note, 161, 163, 165
0
objectif, 56, 69
oral, 49
orthographe, 101
p
phontique, 88
phrase, 90-92, 94
plan , 74, 76
plonasme, 151
pluriel, 103-104
ponctuation, 106-108
procs-verbal, 171
R
rapport, 172
rcepteur, 46
rcriture, 126
rgles typographiques, 110
relation crite professionnelle, 24
reporting, 174
rsum, 165
rhtorique, 142
s
sigles, 112
signe linguistique, 42
strotype, 154
structure, 76, 90, 119
style, 140
support, 57, 71
syntaxe, 88-89
synthse, 166
T
titres, 114, 122-123
- de civilit, 113-114, 158
u
usagers, 24
V
verbe, 95
vocabulaire, 133
lfJ
i
.....
>-.
UJ
.,p.
;::s
.....
Cl
0
Web, 12
<Ql
Annexe 5
TABLE DES MATIRES
Avant-propos ..................................................................... .
Sommaire ..... ..... ...... ..... ................... ... .................... ..... ....... .
Chapitre 1
. d e 1' ecn
, "t pro f ess1onne
.
1au1our
.
d' h u1. .... ...... ..... .. .
L' en1eu
T'
t.ion ecn
, te .. ... ..... ...... ....... ......... ..... ...
Lessor d e 1a commun1ca
Lre du tout communiquer .............................................. .
Lcrit professionnel actuel ................................................... .
La nouvelle valeur conomique de l'crit .............................. .
La dmarche qualit pour l'crit professionnel ...................... .
9
11
11
13
13
15
Chapitre Il
c
0
.......
CO
Vl
c
CO
e1
"'O
Vl
0
.......
"'O
.--t
.--t
0
N
Le savoir rdactionnel... pour rflchir .. ..... ..... ..... ..... ... .
17
[crit et l'action .. .. ... .. ... .. ... .. ... .. .... ..... ...... .. .... ..... ..... ..... ..... ... .
Travailler, c'est communiquer ....... ..... ..... .............................. .
La relation crite: enjeux, risques, atouts ............................ .
Les grands axes de la relation crite professionnelle ... ..... ..... .
Les diffrents types d'crits professionnels ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .
T' ,
t commerc1a
. l ................................................................ .
Lecr1
/_',crit publicitaire ................................................................ .
/_',crit administratif .............. ..... ..... ..... ..... ............. .............. .
T' '
t.JOUm al1stq
Lecr1
1 ue ............................................................ .
Lcrit Web ...... ..... ..... ............... ..... ..... ....... ..... ..... ..... ..... .. .
Lcrit managrial .. ..... ..... ..... ........ ..... ..... ............... .. ... .. ... .. .. .
Le sens de l'crit professionnel. .... .... .. ... .. ... .... ... .. ... .. ... .. ... .. .. .
Les trois sens d'un message .............. .. ... .. .......... .. ... .. ... .. ... .. .. .
19
19
20
24
28
30
31
33
35
37
40
42
42
214
Les 3D du message ..... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... . .
Les basiques de la communication ... ..... .. ............................. .
Informer, communiquer ... quelle diffrence? ........................ .

Le commun-crire ........................................................... .
Le dispositif de toute communication .. ......................... .. ... .. . .
Les fonctions de la communication .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ............ .
Les terrains d'action de la communication ................... .. ... .. .
La communication produit ... ... ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .... ... .. ... .
La communication dite institutionnelle ........................... .
Limage de l'entreprise .......................................................... .
La communication de positionnement .. ... .. ... .. ... .. ... .. ....... .. ... .
La communication de crise .. .. .. ... .. ... .. ........................... .. ... .. .
Les cls de la communication ... ... .. ... .. .... ..... ..... ..... ...... .. ... .. . .
Les trois mots-cls de la corn ............. ..... ...... ..... ...... ........ .
Les deux paramtres intgrer .............. .............................. .
44
45
45
45
46
50
53
53
53
53
54
54
55
55
56
Chapitre 111
Guide mthodologique de l'crit professionnel .. ... .. ... .
crire pro , tape par tape ... .. ... .. ...... ..... ..... ...... ...... ........ .
, h.
, . t
1
ReJ; {1iec
ir en ecnvan ... erreur . .. .......................................... .
c
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>
a.
0
u
Une mthode pour un bon rapport temps/efficacit ............... .

.
1
D es e' t apes a' suivre
sans en sau t er une .................................
.
Avant .... ... ... ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... ... ... .. ... .. .... ... .. ... .
1. Stop ! On rflchit ............................................................ .
2. On prpare la rdaction ......................................... ..... ..... .
Pendant ... ... ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... ... ... .. ... .. .... ... .. ... .
On crit! ..... ..... ...... ..... ... .. ... .. ... .. ... .. ...... ..... ..... ...... ...... ........ .
Structurer le texte ............ ..... ..... ..... ..... ......................... ....... .

Rdiger.... .. ... .. ... .. ... .. .... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .... .... .. .. .
Aprs .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .... .... .. .. .
Le contrle qualit ............................................................... .

Spcial crit collectif ....................................................... .
En conclusion ......................................... ..... ..... .................... .
La bonne recette de l'crit pro .......................................... .
59
61
61
62
63
63
63
66
74
74
76
77
79
80
81
82
82
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0
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Cl
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Table des matires
Chapitre IV
0
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CO
Vl
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CO
e1
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Vl
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0
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"'O
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0
N
Le savoir-faire rdactionnel... pour agir. .... ..... ..... ..........
85
Les rgles fondamentales. ... ... .. ... ... .. ... .. ... .. .... .... ...... ..... ...... .. .
La grammaire du rdacteur professionnel..............................
La syntaxe ou l'art de la phrase............................................
Les lois de la conjugaison .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. .. ... .. ... .. ... .. ..... .. ..
Les piges de l'orthographe...................................................
Le sens de la ponctuation......................................................
Les rgles typographiques.....................................................
Les techniques complmentaires . .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ..... .. ..
rart de la liaison ... .. ..... ..... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ..... ..... ..... ..... .. ..
La structure du texte.............................................................
rhabillage du texte...............................................................
La lisibilit ... .. ... ... .. .... ... .. ..... ..... ... .. ... .. ... .. ..... ..... .. ... .. ... ... .. ...
La rcriture ou rewriting ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ..... .. ... .. .
Les plus de l'crit professionnel .... ... .. ... .. ... .. ... .. ... .... .. ... .. .
rargumentation ... ... ... ... .. ... ... ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... .... .. ... .. .
Les mots pour le dire ... ... ... ... ... .. ... .. ... ... .. ... .. .... .. ... .. ... ... .. ... .. .
Les effets de style .. .. ... ... .. ... ... ... .. ... .. ... ... .. ... .. .... .. ... .. ... ... .. ... .. .
Les moins de l'crit professionnel ... .. ... .. .... ..... ..... ..... ..... . .
.
.,
Pas de 1argon, merci . ... ... .. ..... .. ... .. ... .. .......................... ..... ... .
Langue de bois, dure comprendre ! ... ... ..... ..... ..... ..... ..... ..... . .
Peu d'anglicismes, please ! ..... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ................... .
. d'encom brements, on respire
. .1 . ................................... .
M 01ns
Pas de longueurs, si possible! .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .
Alambiquages, trop alcooliss ! ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .
{" .1 .. .......... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ................... .
,
L e p1eonasme,
a' Juir
T'"
1, 1e passiJi { : a' 1"imiter
. .1 ...................................... .
Limpersonne
Le clich, trop vu! .. ... .. .......... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ... .. ................... .
Le calembour, parfois lourd! .. .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. .... .. .. .
Le strotype, danger ! ......................................................... .
87
88
89
95
101
106
110
117
118
119
121
124
126
129
130
132
140
144
145
146
148
149
150
150
151
152
153
153
154
Chapitre V
Les diffrents supports de l'crit professionnel. .. ..... ...
155
Inventaire des crits professionnels .. ... ... .. .... .. ... .. ... .. .... ... .. .. .
157
215
216
La lettre...............................................................................
La note.................................................................................
La note de problmatique......................................................
La note de synthse...............................................................
Le compte rendu...................................................................
Le procs-verbal...................................................................
Le rapport .. .. . .. ... ... .. .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. . .. .. .. . .. . .. .. .
La convocation.....................................................................
Le courriel............................................................................
Le discours . ... .. ... .. ... .. ... ... .. ... .. ... .. ... .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. . .. .. .
Le diaporama.......................................................................
Le communiqu de presse......................................................
Le blog.................................................................................
La newsletter........................................................................
158
161
163
165
168
171
173
178
179
182
186
189
192
195
Annexes
Tableaux synoptiques actions et crits....................

Petit vocabulaire du bien crire.................................
Bibliographie......................................................................
Index....................................................................................
conceptionpc
ralisation
::: :: ~0
199
203
209
211

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...,_ Un gui.de prcieux pour

BIEN CRIRE AU TRAVAIL

Mireille Brahic, Mieux rdiger ses crits professionnels

Michelle Fayet, Russir ses comptes rendus

Le code de la proprit intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet

Groupe Eyrolles, 2011

En situation de travail, le rdacteur doit tre ractif, efficace. Il

Manuel de rfrence, cet ouvrage apporte un socle intellectuel

Bien crire au travail

d'expertise. Il invite une hauteur de vue sur la communication

Le savoir rdactionnel... pour rflchir ...... ..... ..... ..... .....

Guide mthodologique de l 'crit professionnel.. ... .. ... .

Les diffrents supports de l 'crit professionnel. ...... ....

Tableaux synoptiques ac tions et crits .. ...... ..... ..... ..

Table des matires .. .. .. . .. ... .. ... .. ... .. ... .. ..... .. .. . .. .. . .. .. . .. .. . .. ... .

L'essor de la communication crite

Ce qui change, ce sont : les langages, les supports, les modalits

L're du tout communiquer

On clame l're du tout communiquer, c'est--dire : on communique

Bien crire au travail

L're du tout communiquer

Qu'est-ce que communiquer?

Avec qui? Pourquoi? Comment?

Plus la galaxie communication s'tend, plus les supports se

Sur le Web, tout dpend des mots!

Un message sur le Web va surfer vers des milliers de destinataires :

Oui sont-ils? Une cible, mais aussi des individus.

Oui lira? Celui qui sera attrap dans sa navigation!

L'enjeu de l'crit professionnel aujourd'hui

L'crit professionnel actuel

La nouvelle valeur conomique de l'crit

Face la surcharge de travail qui caractrise les organisations

Bien crire au travail

Un crit professionnel reprsente un cot en ressources humaines

Or, s'il y a des flux positifs pour la vitalit de l'entreprise (affluence

L'enjeu de l'crit professionnel aujourd'hui

La dmarche qualit pour l'crit professionnel

Avant de se poser Io.. question =

La plus-value, dans une dmarche qualit de l'crit professionnel,

Bien crire pour un retour sur investissement

Pour viser la qualit, il faut prendre le temps d'investir en amont.

Bien crire au travail

Avant l'action: un savoir

: Concernant l'crit, on constate :

une identification plus floue des destina.

Au travail, on passe beaucoup de temps crire : courriers, courriels,

crire pro pour atteindre ses objectifs

Que l'crit s'adresse un client, un partenaire, un prestataire,

Bien crire au travail

Il utilisera les mots comme matire de l'action afin d'atteindre ses

: CRIRE POU~ TRE COMPRIS...

La relation crite : enjeux, risques, atouts

Les spcificits de l'crit

Lcrit prsente des caractristiques absolument permanentes qui,

L'crit est visuel

Le savoir rdactionnel ... pour rflchir

fortement (en positif ou en ngatif) la sensibilit et la mmoire du

Au regard de ses spcificits, l'crit demeure une inscription qui

Un message mal reu est un message non reu. Le risque, pour