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CRDITOS
C.H.
90hs
A Organizao do Conhecimento:
como as organizaes usam a informao para criar significado,
construir conhecimento e tomar decises
Chun Wei Choo
Sntese do texto para nortear a discusso Parte I
A informao um componente intrnseco de quase tudo que uma organizao faz. Sem uma clara
compreenso dos processos organizacionais e humanos pelos quais a informao se transforma em
percepo, conhecimento e ao, as empresas no so capazes de perceber a importncia de suas
fontes e tecnologias de informao p.27
A concepo atual de administrao e teoria organizacional estaca trs arenas distintas onde a criao
e o uso da informao desempenham um papel estratgico no crescimento e na capacidade de
adaptao da empresa. Primeiro, a organizao usa a informao para dar sentido s mudanas do
ambiente externo. A empresa vive num mundo dinmico e incerto. Precisa garantir um suprimento
confivel de materiais, recursos e energia. As foras e a dinmica do mercado moldam seu
desempenho [...] A dependncia crtica entre uma empresa e seu ambiente requer constante ateno s
mudanas nos relacionamentos externos. A organizao que desenvolve desde cedo a percepo da
influncia do ambiente tem uma vantagem competitiva p.27-28
A segunda arena do uso estratgico da informao aquela em que a organizao cria, organiza e
processa a informao de modo a gerar novos conhecimentos por meio do aprendizado. Novos
conhecimentos permitem organizao desenvolver novas capacidades e melhorar os processos
organizacionais. Peter Drucker acredita que o conhecimento, mais do que o capital ou o trabalho, o
nico recursos econmico significativo da sociedade ps-capitalista, ou sociedade do conhecimento [..]
A construo e a utilizao do conhecimento um desafio para as empresas. Conhecimentos e
experincias se encontram dispersos pela organizao e se concentram em geral em determinados
indivduos ou unidades de trabalho p.28
A terceira arena do uso estratgico da informao aquela em que as organizaes buscam e avaliam
informaes de modo a tomar decises importantes. Na teoria, toda deciso deve ser tomada
racionalmente, com base em informaes completas sobre os objetivos da empresa, alternativas
plausveis, provveis resultados dessas alternativas e importncia desses resultados para a
organizao. Na prtica, a racionalidade da deciso atrapalhada pelo choque de interesses entre
scios da empresa, pelas barganhas e negociaes entre grupos e indivduos, pelas limitaes e
idiossincrasias que envolvem as decises, pela falta de informaes e assim por diante [...] toda ao
da empresa provocada por uma deciso, e toda deciso um compromisso para uma ao p.29
Embora sejam quase sempre tratadas como processos independentes de informao organizacional,
as trs arenas de uso da informao criar significado, construir conhecimento e tomar decises so
de fato processos interligados, de modo que, analisando como essas trs atividades se alimentam
mutuamente, teremos uma viso holstica do uso da informao. Num nvel geral, podemos visualizar a
criao de significado, a construo do conhecimento e a tomada de decises como trs camadas
concntricas, em que cada camada interna produz os fluxos de informao para a camada externa
adjacente. A informao flui do ambiente exterior (fora dos crculos) e progressivamente assimilada
para permitir a ao da empresa. Primeiro, percebida a informao sobre o ambiente da organizao;
ento, seu significado construdo socialmente. Isso fornece o contexto para toda a atividade da
empresa e, em particular, orienta os processos de construo do conhecimento. O conhecimento reside
na mente dos indivduos, e esse conhecimento pessoal precisa ser convertido em conhecimento que
possa ser suficiente, a organizao est preparada para a ao e escolhe seu curso racionalmente, de
acordo com seus objetivos. A ao organizacional muda o ambiente e produz novas correntes de
experincia, s quais a organizao ter de se adaptar, gerando assim um novo ciclo p.29-30
Uma organizao d sentido a seu ambiente por meio de quatro processos interligados: mudana
ecolgica, interpretao, seleo e reteno p.33
O que est sendo interpretado o ambiente externo organizao. Se a organizao por em prtica
essa interpretao depender da maneira como ela percebe o ambiente, se ela o percebe como algo
analisvel, e tambm do emprenho com que ela vai penetrar no ambiente para compreend-lo. A
ambigidade reduzida por executivos e outros membros da organizao que discutem exaustivamente
as informaes ambguas e conseguem chegar a uma interpretao comum do ambiente externo
p.36
Socializao o processo pelo qual se adquire conhecimento tcito partilhando experincias [...]
Exteriorizao o processo pelo qual o conhecimento tcito traduzido em conceitos explcitos por
meio da utilizao de metforas, analogias e modelos. A exteriorizao a atividade fundamental para a
construo de conhecimento [...] Combinao o processo pelo qual se constri conhecimento explcito
reunindo conhecimentos explcitos provenientes de vrias fontes. Assim, os indivduos trocam e
combinam seus conhecimentos em conversas telefnicas, reunies, memorandos, etc. [...] Finalmente,
internalizao o processo pelo qual o conhecimento explcito incorporado ao conhecimento tcito.
As experincias adquiridas em outros modos de construo de conhecimento so internalizadas pelos
indivduos na forma de modelos mentais ou rotinas de trabalho comuns [...] as quatro maneiras de
converso do conhecimento se retroalimentam, numa espiral contnua de construo do conhecimento
organizacional. A construo do conhecimento comea sempre com os indivduos que tm algum insight
ou intuio para realizar melhor suas tarefas p.39-40
Herbert Simon sugeriu que a tomada de decises numa organizao limitada pelo princpio da
racionalidade limitada: A capacidade da mente humana de formular e solucionar problemas complexos
muito pequena, comparada com o tamanho dos problemas cuja soluo requer um comportamento
objetivamente racional no mundo real ou mesmo uma aproximao razovel a essa racionalidade
objetiva [...] Simon identifica trs categorias de limites: o indivduo limitado por sua capacidade
mental, seus hbitos e reflexos; pela extenso do conhecimento e das informaes que possui; e por
valores e conceitos que podem divergir dos objetivos da organizao p.41
A busca de uma alternativa satisfatria, motivada pela ocorrncia de um problema, se orienta para os
sintomas ou para uma antiga soluo e reflete o treinamento, a experincia e os objetivos dos
participantes [...] Em segundo lugar, as organizaes e os atores organizacionais simplificam o processo
decisrio: rotinas, regras e princpios heursticos so aplicados de modo a reduzir a incerteza e a
complexidade p.42
As pessoas coletam informaes ostensivamente para tomar decises, mas no as utilizam. Pedem
relatrios, mas no os lem. Lutam para participar dos processos decisrios, mas depois no exercem
esse direito. As polticas so vigorosamente debatidas, mas sua implementao realizada com
indiferena. Os executivos parecem gastar pouco tempo para tomar decises, mas na verdade vivem
envolvidos em reunies e conversas [...] Em outras palavras, a vida numa organizao no envolve
apenas escolha, mas tambm interpretao, e o processo decisrio deve abranger o processo de
criao de significado mesmo enquanto analisa os comportamentos decisrios [...] A principal
preocupao da criao de significado entender como as pessoas da organizao criam significado e
realidade, e depois explorar como essa realidade interpretada fornece um contexto para a ao
organizacional, inclusive para a tomada de decises e para a construo do conhecimento p46-47-48
[...] que a informao e o insight nascem no corao e na mente dos indivduos, e que a busca e o uso
da informao so um processo dinmico e socialmente desordenado que se desdobra em camadas de
contingncias cognitivas, emocionais e situacionais [...] A busca e o processamento da informao so
fundamentais em muitos sistemas sociais e atividades humanas, e a anlise das necessidades e dos
uso da informao vem se tornando um componente cada vez mais importante da pesquisa em reas
como a psicologia cognitiva, estudo da comunicao, difuso de inovaes, recuperao da informao,
sistemas de informao, tomada de decises e aprendizagem organizacional p.66-67
O valor da informao, reside no relacionamento que o usurio constri entre si mesmo e determinada
informao. Assim, a informao s til quando o usurio infunde-lhe significado, e a mesma
informao objetiva pode receber diferentes significados subjetivos de diferentes indivduos p.70
Ao contrrio da pesquisa orientada para tarefas, que focaliza determinadas atividades de informao, a
pesquisa integrativa abrange todo o processo de busca e utilizao da informao. Seus objetivos
incluem entender a situao ou o contexto que levou ao reconhecimento da necessidade de informao,
examinar as atividades de busca e armazenamento da informao e analisar como a informao
utilizada para resolver problemas, tomar decises e criar significado p.70
Caplan et al. investigaram o uso da informao proveniente de pesquisas no campo das cincias
sociais na formulao de polticas governamentais [...] A natureza e a extenso do uso da informao
tambm eram influenciadas pelo estilo cognitivo dos participantes. Trs estilos foram identificados.
Aqueles que tinham um estilo clnico conseguiam analisar a lgica interna objetiva ou cientfica de uma
questo, assim como suas implicaes ideolgicas. Aqueles que possuam um estilo acadmico
concentravam-se na lgica interna das questes. Aqueles que tinham um estilo advocatcio tendiam a
ignorar a lgica interna e a privilegiar as consideraes polticas p.78
O estudo das necessidades e "'dos usos da informao necessariamente transdisciplinar, ligando reas
como a psicologia cognitiva, estudos de comunicao, difuso de inovaes, economia,
armazenamento de informaes, teoria organizacional e antropologia social. Ao mesmo tempo, essa
diversidade pressiona por uma perspectiva unificadora que d coerncia ao grande volume de
pesquisas sobre a busca e o uso da informao. Depois de anos em que se condenou a falta de uma
estrutura terica, surge um consenso sobre o que constitui os elementos defini dores em uma anlise
dos usos e necessidades da informao [...] Um modelo de uso da informao deve englobar a
Por exemplo: um grupo de categorias, rotuladas de paradas de situao, foram desenvolvidas para
descrever a maneira pela qual as pessoas vem o caminho sua frente sendo bloqueado. Nessa
categoria incluem-se as seguintes situaes (adaptadas de Dervin):
o Parada de deciso: na qual a pessoa v dois ou mais caminhos sua frente.
o Parada de barreira: na qual a pessoa v uma estrada sua frente, mas algo ou algum
bloqueia sua passagem.
o Parada rotatria: na qual a pessoa no v nenhum caminho sua frente.
o Parada de inundao: na qual a pessoa sente que a estrada desapareceu de repente.
o Parada problemtica: na qual a pessoa sente-se arrastada por uma estrada que no escolheu.
o Outras categorias dependem de a pessoa julgar o entorno do ponto de vista perceptivo (quanta
neblina h na estrada), situacional (quantas interseces tem a estrada) e social (quantas
pessoas viajam na mesma estrada) p.87-88
Durante a seleo, o usurio identifica um campo ou tema geral a ser investigado. Os sentimentos
de insegurana so substitudos por otimismo e uma prontido para buscar [...] Durante a
explorao, o usurio expande sua compreenso do tema geral. A confuso e a dvida podem
aumentar. O usurio concentra seus pensamentos em tornar-se bem informado e orientado, de
modo a poder formular um foco ou um ponto de vista pessoal. O quarto estgio, o da formulao,
o ponto de mutao do processo, porque nele que o usurio estabelece um foco ou uma
perspectiva sobre o problema que pode orientar a busca. A insegurana decresce, enquanto a
confiana surge. Os pensamentos tornam-se mais claros e mais direcionados. Durante a coleta, o
usurio interage com sistemas e servios de informao para reunir informaes. A confiana
cresce e o interesse no projeto aprofunda-se. Com um claro senso de direo, o usurio capaz
de especificar e procurar determinada informao relevante. No estgio final, de apresentao, o
usurio completa a busca e resolve o problema. H uma sensao de alvio, acompanhada de um
sentimento de satisfao ou desapontamento, dependendo dos bons ou maus resultados da busca
[...] Fundamental no modelo do processo de busca da informao de Kuhlthau a noo de que a
incerteza vivenciada tanto como estado cognitivo quanto como reao emocional aumenta e
diminui medida que o processo caminha [...] As implicaes do princpio de incerteza so
elucidadas por meio de seis corolrios. Em primeiro lugar, a busca de informao um processo de
construo de conhecimento e significado. O usurio constri o significado a partir das informaes
encontradas e, ao fazer isso, passa da incerteza e da indefinio para a confiana e a clareza
medida que prossegue. Em segundo lugar, a formulao de um foco ou de um ponto de vista o
ponto de mutao do processo de busca. A formulao um ato de reflexo, que resulta de
relacionar e interpretar as informaes encontradas com o objetivo de selecionar uma rea na qual
concentrar a busca. Infelizmente, muitos usurios pulam esse estgio e comeam a reunir
informaes antes de ter um foco suficientemente claro. Em terceiro lugar, a informao encontrada
pode ser redundante ou original. A informao redundante encaixa-se naquilo que o usurio j
conhece, e ele prontamente a classifica como relevante ou irrelevante. A informao original nova
e amplia o conhecimento, mas pode no corresponder a construo do usurio, exigindo
reconstruo. Um excesso de informaes redundantes gera aborrecimento, ao passo que um
excesso de informaes originais causa ansiedade. Em quarto lugar, o nmero de possibilidades
de uma pesquisa influenciado pelo estado de esprito do usurio e sua atitude em relao tarefa
de busca. O usurio que esteja num estado de esprito mais investigativo tende a empreender
aes mais expansivas, exploratrias, enquanto uma pessoa num estado de esprito mais
indicativo prefere aes conclusivas [...] Em quinto lugar, o processo de busca implica uma srie de
escolhas pessoais, baseadas nas expectativas do usurio sobre que fontes, informaes e
estratgicas sero eficientes. Assim, os usurios fazem previses ou desenvolvem expectativas
sobre que fontes sero usadas ou no, sobre a seqncia em que elas sero usadas, e se as
informaes obtidas sero relevantes ou irrelevantes. A relevncia no absoluta nem constante;
pelo contrrio, varia consideravelmente de um indivduo para outro. Finalmente, o interesse e a
motivao do usurio crescem medida que a busca prossegue. O interesse maior nos ltimos
estgios do processo, quando o usurio j definiu o foco da pesquisa e j tem compreenso
suficiente do tpico para se engajar na busca [...] Em resumo, o vazio cogntivo, ou incerteza, que
impulsiona o processo de busca, acompanhado de diferentes estados emocionais. Nos primeiros
estgios da busca de informao, a incerteza e a falta de conhecimento provocam ansiedade,
confuso, frustrao e dvida. medida que o processo se desenvolve, a confiana cresce e surge
um sentimento de satisfao, se a busca foi um sucesso. Esses estados emocionais motivam e
determinam a maneira como o indivduo processa e usa a informao. As reaes emocionais
influenciam e so influenciadas pela capacidade do usurio de construir significado, focalizar a
busca, distinguir informaes relevantes e irrelevantes, lidar com o emocional e as expectativas e
aprofundar seu interesse na pesquisa p.90-91-92-93
A busca da informao o processo humano e social por meio do qual a informao se torna til
para um indivduo ou grupo. O uso da informao um conceito de difcil definio. Grande parte
deste livro foi dedicada a discutir as trs arenas onde a organizao usa estrategicamente a
informao (criao de significado, construo do conhecimento e tomada de decises) p.99
Taylor afirma que a necessidade humana de informao passa por quatro nveis: visceral,
consciente, formalizado e adaptado. No nvel visceral, a pessoa tem uma vaga sensao de
insatisfao, um vazio de conhecimento que quase sempre inexprimvel em termos lingsticos. A
necessidade visceral pode tornar-se mais concreta medida que o indivduo obtm novas
informaes e sua importncia cresce. Essa descrio mental provavelmente ser feita na forma de
afirmaes vagas ou de uma narrativa que reflete a ambigidade que a pessoa ainda sente. Para
estabelecer um foco, a pessoa pode se consultar com colegas e amigos, e quando a ambigidade
Quanto mais a informao obtida for capaz de conectar-se com as necessidades viscerais e
conscientes, mais o indivduo sentir que a informao pertinente, significativa ou til. Assim, a
informao ser considerada valiosa se satisfizer o estado visceral de intranqilidade que originou
a necessidade de informao- p .102
Taylor afirma que, para que a informao seja relevante e conseqente, deve no apenas atacar o
problema, mas tambm as circunstncias particulares que influenciam a soluo do problema. Ele
identifica seis categorias de critrios pelos quais os indivduos selecionam e diferenciam fontes:
facilidade de uso, reduo de rudos, qualidade, adaptabilidade, economia de tempo e economia de
custo p.105
Taylor prope oito classes de usos da informao [...] As categorias no so excludentes de modo
que a informao utilizada numa classe pode atender s necessidades de outras classes:
o Esclarecimento
o Compreenso do problema
o Instrumental
o Factual
o Confirmativa
o Projetiva
o Motivacional
o Pessoal ou poltica
A verdade que as pessoas oscilam continuamente entre extrair e explorar, e que o uso da
informao um processo confuso, desordenado, sujeito aos caprichos da natureza humana, como
qualquer outra atividade [...] p.110
Primeiro, o uso da informao construdo, porque o indivduo que insufla significado e energia
informao fria. A maneira como a informao ganha forma e propsito depende das estruturas
cognitivas e emocionais do indivduo. Cogitivamente, o indivduo constitui uma situao
problemtica, especificando limites, objetivos, meios, fatos, objetos, relacionamentos, etc., de modo
a delinear um espao onde buscara informao. Emocionalmente, os sentimentos alertam o
indivduo aprestar ateno certos sinais especialmente importantes e a preferir e selecionar certas
fontes, mensagens e tticas de busca de informao com base nos sentimentos resultantes de
experincias passadas com fontes e mtodos semelhantes. Em segundo lugar, o uso da
informao situacional. O meio social ou profissional ao qual o indivduo pertence, a estrutura dos
problemas enfrentados pelo grupo, o ambiente onde os grupos vivem ou trabalham e o modo de
resolver os problemas tudo isso se combina para estabelecer um contexto para o uso da
informao. O contexto define normas, convenes e prticas que moldam os comportamentos por
meio dos quais a informao torna-se til [...] Em terceiro lugar, o uso da informao dinmico em
dois sentidos complementares. A necessidade, a busca e o uso da informao ocorrem em ciclos
recorrentes, que interagem sem ordem predeterminada, de modo que, de fora, o processo muitas
vezes parece catico e aleatrio. O processo de busca e uso da informao tambm dinmico na
maneira como interage com os elementos cognitivos, emocionais e situacionais do ambiente
p.111
Assim sendo, problemas bem estruturados requerem dados formais, quantitativos, enquanto
problemas mal estruturados exigem informaes sobre como interpretar ou prosseguir. Problemas
com objetivos especficos requerem informaes capazes de pr em prtica ou medir esses
objetivos, enquanto problemas com objetivos amorfos precisam de informaes que tornem claras
as preferncias e direes. Em termos das reaes emocionais, o reconhecimento, esclarecimento
e elaborao das necessidades de informao ocorrem num estgio em que o indivduo
experimenta muita incerteza, alm de sentimentos de dvida, ansiedade e confuso p.113