PROCESO BSICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES.

PROCESO BSICO DE ESTUDIOS ORGANIZACIONALES.

Visin del estudio.
Constituye la etapa inicial de un proceso organizacional, a partir de la
cual se puede lograr una aproximacin a atributos, competencias y
aplicaciones esenciales para dimensionar su naturaleza y propsito.
Planificacin del estudio.
Consiste en precisar la naturaleza y requerimientos tcnicos, es decir,
establecer los trminos de referencia para orientar su ejecucin.
Recopilacin de datos.
Debe dirigirse hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que
realmente suceden en la organizacin.
Visin del estudio.
Aproximacin a conceptos.
Evolucin de una idea.
El desarrollo conceptual y visual del pensamiento permite captar,
depurar y fortalecer las ideas para hacerlas madurar.
Depuracin de la idea
Consolidacin de la idea.
Percepcin de la idea
Concepcin
Imagen mental que se presenta en forma espontnea como resultado de
la experiencia y los conocimientos.
Formulacin de preguntas
Cuestionamiento interior que se hace sobre los componentes y las
opciones de accin e interaccin que agrupa la concepcin original de
una idea.
Examen preliminar
Revisin e identificacin de los puntos claves que servirn como marco
referencial para desagregar una idea en trminos de factibilidad, orden y
direccin.
Organizacin
Reunin ordenada de todas las ideas y los conceptos que se integran en
torno a un pensamiento.
Retroalimentacin
Intercambio de imgenes y conceptos con agentes del medio ambiente.
Extrapolacin
Determinacin de la viabilidad de aplicar en forma prctica las ideas en
un contexto y un propsito especfico.

Estructuracin
Proceso de seleccin de pensamientos, en el cual la mente se concentra
en forma total con el fin de lograr una sntesis de los hechos y las ideas.
Registro
Preparacin lgica y clara de un borrador con las ideas central y
complementarias.
Exposicin
Planteamiento del diseo conceptual estructurado en forma abierta y
fluida.
Determinacin del factor de estudio.
Identificacin de los elementos que deben estudiarse para que la
organizacin pueda cumplir su cometido.
Fuentes de estudio
Investigacin preliminar.
Implica revisar tanto la gnesis de la organizacin como la literatura
tcnica y legal, adems de establecer el primer contacto con la realidad
que se va estudiar.
Preparacin del proyecto de estudio.
Integracin del equipo de estudio.
Para este tipo de trabajo la organizacin debe asignar la responsabilidad
a una persona que tenga los conocimientos y experiencias necesarias.
Capacitacin del equipo.
Una vez integrado el equipo de trabajo, debe capacitarse; no slo en lo
que respecta al manejo de los medios de investigacin, sino en todo el
proceso que se seguir en el para preparar el estudio.
Fuentes internas
Fuentes externas.
rganos de gobierno.
Nivel directivo.
Nivel medio.
rea afectada.
Otras unidades administrativas.
Unidades de mejoramiento administrativo.
Comisiones, comits o grupos de trabajo.
Recursos de informacin.
Normativas.
Competidores.
Proveedores.
Clientes o usuarios.

Organizaciones lderes en campo de trabajo.

Organizaciones de otros campos de trabajo.
Es necesario determinar con claridad el objetivo de estudio, el cual
debera ser muy especfico en canto a los resultados que la organizacin
espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y la
interaccin con el ambiente.
Definicin del objetivo de estudio.
Lineamientos para orientar la planificacin.
Determinacin de las necesidades especficas.
Jerarquizacin de prioridades.
Descripcin detallada del estudio.
Interrelacin de las unidades administrativas.
Especificacin del tipo de conocimientos.
Estimacin del tiempo y los recursos.
Contenido de la investigacin.
Informacin referente a las leyes.
Informacin sobre el campo de trabajo.
Informacin de otras organizaciones.
Propuesta tcnica:
Programa de trabajo
Identificacin.
Responsables.
reas.
Clave.
Actividades.
Fases.
Calendario.
Representacin grfica.
Formato.
Reporte de avances.
Periodicidad.
Hay que preparar el documento de partida a fin de ponerlo en prctica.
Naturaleza.
Alcance.
Justificacin.
Antecedentes.
Objetivos.
Estrategia.
Acciones.

Recursos.
Costo.
Resultados.
Informacin complementaria.
Se debe presentar el proyecto al titular de la organizacin o de la unidad
administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.
Autorizacin para realizar el estudio.
Requisitos bsicos que deben reunir los datos.
Tcnicas de recopilacin de datos.
Especficos.
Completos.
Correctos.
Pertinentes.
Congruentes.
Susceptibles de validarse.
El personal destinado al estudio debe llevar a cabo la labor de
investigacin sin prejuicios ni opiniones preconcebidas.
Actitud del equipo responsable de la recopilacin.
Investigacin documental.
Se deben seleccionar y analizar los escritos que contienen datos de
inters relacionados con el estudio.
Observacin directa.
Permite conocer, no slo la manera en que operan las unidades
administrativas, sino la cultura organizacional predominante.
Consulta a sistemas de informacin.
Es el acceso a sistemas informticos que permiten recabar informacin
interna o externa a la organizacin.
Entrevista
Esta herramienta consiste bsicamente en reunirse con una o varias
personas con el fin de interrogarse en forma adecuada y obtener
informacin.
Cuestionario
Se utiliza para obtener la informacin adecuada en forma homognea.
Cdulas
Representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, ya que
estn conformados por formularios cuyo diseo incorpora la facilitacin
de la agrupacin y divisin del contenido para su anlisis.
Pasos para realizar un cuestionario:

Realizar un recuentro de la documentacin.

Validar el orden y secuencia a seguir.
Someter las propuestas del cuestionario.
Pasos para construir un cuestionario:
El espacio correspondiente a los datos de la entrevista.
Las instrucciones explicadas de manera sencilla.
Las preguntas o items.
El espacio para respuestas.
El espacio para observaciones.
Integracin de la informacin.
Es recomendable que la informacin obtenida se incorpore a equipos de
cmputo para salvaguardarla y facilitar su manejo.
Clasificacin
Resguardo
Antecedentes.
Situacin actual.
Objetivos.
Estructura orgnica.
Recursos presupuestarios.
Normas y polticas.
Funciones.
Procedimientos.
Procesos.
Instrumentos jurdico-administrativo.
Infraestructura tecnolgica.
Equipo.
Condiciones de trabajo.
Ambiente laboral.
Relaciones con el entorno.
Anlisis de datos.
Permite precisar las causas de estudio y ponderar las opciones de accin
para su efectiva atencin.
Naturaleza y propsito.
Establecer los fundamentos para desarrollar opciones de solucin al
factor que se estudia, a fin de introducir las medidas de mejoramiento
administrativo en las mejores condiciones posibles.
Procedimiento de anlisis.
Formulacin del diagnstico.

Mediante el diagnstico la organizacin se abre al cambio y es

permeable a las recomendaciones para alcanzar cualquier tipo de
adaptacin.
Tcnicas e instrumentos.
Integrados por los recursos tcnicos que se emplean para estudiar la
informacin obtenida, con el fin de conocer todos sus aspectos y
detalles.
Qu trabajo se hace?
Naturaleza o tipos de labores que realizan las unidades administrativas.
Para qu se hace?
Propsitos que pretende alcanzar.
Quin lo hace?
Unidades que intervienen.
Cmo se hace?
Mtodos y tcnicas aplicados para realizar el trabajo?
Con qu se hace?
Equipos e instrumentos que se usan en el trabajo.
Cundo se hace?
Informacin sobre la estacionalidad y secuencia del trabajo.
Administracin por objetivos.
Proceso a travs del cual los niveles de decisin de una organizacin
identifican objetivos comnes.
Anlisis FORD
Tcnica de anlisis que toma su nombre de las palabras Fuerza,
Oportunidades, Riesgo y Debilidades.
Anlisis marginal.
Tcnica de planeacin que permite cuantificar el incremento econmico
como producto de una decisin.
Auditora administrativa.
Examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de
precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
Reingeniera organizacional.
Proceso que replantea y direcciona los procesos, con el objetivo de
implantar cambios drsticos y profundos para la organizacin.
Consideraciones previas.
No hay que perder nunca el objetivo de estudio.
Tomar en cuenta las limitaciones.
La experiencia de trabajos anteriores puede ser valiosa.
Explorar diferentes caminos.

Considerar todos los elementos.

Ponderar soluciones.
Dar referencia a las recomendaciones.
Aprovechar toda la ayuda disponible.
Preparacin de recomendaciones.
Elaboracin de informe.
Para entregar los resultados del estudio, es necesario redactar un
informe que facilite la toma de decisiones de las autoridades y reas que
participan su puesta en prctica.
Presentacin de resultados.
Una vez que el informe queda debidamente estructurado, el responsable
debe convocar al grupo de trabajo para revisar su contenido.
Formulacin de recomendaciones.
Tipos:
De mantenimiento.
De eliminacin.
De adicin.
De combinacin.
De fusin.
De modificacin.
De simplificacin.
De intercambio.
Implantacin
Es el paso clave para incidir efectivamente dentro de la organizacin.
Fases:
1. Preparacin del programa.
2. Integracin de recursos.
3. Ejecucin del programa.
Programa de implantacin.
Consiste en determinar las actividades que deben desarrollarse y la
secuencia en su realizacin.
Integracin de recursos.
Una vez estructurado el programa de implantacin, deben reunirse el
material humano y tecnolgico previamente establecido para ponerlo en
marcha.
Ejecucin del programa de implantacin.
Debe implantarse el estudio mediante el mtodo seleccionado y
realizando las actividades previamente establecidas, sin apartarse de los
lineamientos fijados anteriormente.

Mtodos de implantacin.
Mtodo instantneo.
Es uno de los mtodos ms aceptados en la prctica, por su facilidad y
accesibilidad.
Mtodo del proyecto piloto.
consiste en realizar un ensayo de los resultados del estudio, slo en una
parte de la organizacin, con el fin de medir sus efectos.
Mtodo de implantacin en paralelo.
Representa la operacin simultnea, por un periodo determinado, tanto
de las condiciones tradicionales como de las que se van a implantar.
Mtodo de implantacin parcial o por aproximaciones sucesivas.
Es el ms adecuado para implantar estudios que implican cambios de
gran magnitud.
Combinacin de mtodos.
Consiste en la aplicacin de ms de un mtodo para realizar un estudio.
Acciones de apoyo a la implantacin.
Evaluacin
Es indispensable comprobar el efecto de los o innovaciones.
Mecanismos de informacin.
Seguimiento de las acciones.
Llevar a cabo y sin contratiempos de conformidad con las proyecciones
esperadas.
Realizarse en forma desfasada.
Medicin de resultados.
En esta fase se realiza un anlisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo
global de estudio para precisar los avances logrados, luego de la
implantacin.
Se ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados
para que la informacin llegue con agilidad y claridad a todas las reas.