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Les archives dfinitives sont les documents qui ont cess davoir lutilit courante
et lutilit intermdiaire, et ncessitent par contre une conservation permanente
dans les dpts darchives.
II. COMMENT TRAITER LES ARCHIVES ?
II.1. Prarchivage
Le prarchivage consiste traiter les documents produits par ladministration
entre le stade o ils ne sont plus frquemment consults et celui o ils sont
dfinitivement classs dans les dpts darchives. De ce fait les documents ayant
atteint la date limite de conservation dans les locaux, fixe dans le calendrier de
conservation, doivent tre pr archivs. Cette tape facilitera le versement des
documents, vers le dpt darchives dfinitives.
II.3. Enregistrement
La procdure de classement conduit ltablissement dun rpertoire ou registre
des fiches des documents archiver, correspondant la mthode de
classification retenue par lentit concerne.
Ces pices administratives doivent dans la mesure du possible tre archives en
version papier et en version numrique, pour minimiser les risques de perte des
documents.
Archivage physique des documents
Tous document portant les informations concernant la date dexercice ,
nomination .
Pour rendre facile la consultation il faut veiller la lisibilit de ces informations.
Le classeur sera rang dans un casier dune armoire dont le numro sera inform
dans le fichier de classement.
III. quelles sont les conditions de conservation des archives ?
La conservation dsigne lensemble des procdures visant prserver lintgrit
des documents. Elle couvre tous les aspects de stockage, les techniques et les
mthodes de prservation des fonds darchives. En dautres termes, elle vise
retarder le phnomne de vieillissement des documents et empcher leur
dtrioration.
Ainsi les mesures quil faut prendre en considration concernent :
Temprature et humidit relative
Ouvrir les portes des lieux d'entreposage le moins souvent possible afin dviter
les fluctuations de la temprature et du degr d'humidit relative.
clairage
Il y ajoute les documents dorganisation. Cest dire que lon retrouve avec un
autre critre de classement .Ces documents ne seront pas prsents dans
nimporte quel ordre : il est essentiel que laudit interne ait dfini une norme de
classement.
Il retient parmi les documents de synthse :
Les Rapport provisoire
les notes relatives au suivi et la mise en uvre des recommandations,
PV des Runions et toutes les informations gnrales relatives au thme
concern (notes de service, descriptions de poste).
Fiche de suivi des recommandations.
Tableau des riques.
Ces documments de synthse est lobjet dune mise jour permanente avant et
aprs la mission afin de toujours comporter des informations utiles et exactes. Ce
qui signifie que la mise jour ne doit pas consister uniquement ajouter de
nouveaux documents mais galement enlever les papiers obsoltes et
superflus. Cette tche permanente de nettoyage doit tre confie au
secrtariat, faute de quoi on risque lencombrement et donc linefficacit.
Le deuxime dossier dexcercice : reproupe les documents
Budget gnral de l'exercice.
Planning daudit de la priode en cours
Rapports daudit repartis par anne dexercice.
Rapports des Commissaires Aux Comptes, Rating ou tout autre partenaire.
Autres documents affrents lexercice.
Quel que soit le modle adopt et en rsum, ces dossier doivent tre
apprcis selon six critres qualitatifs :
ils doivent tre standardiss ;
Les archives naissent dans les bureaux en vue d'une action plus prcise, puis
conservent un intrt plus ou moins long terme. Des bureaux aux Archives, les
documents connaissent
trois tapes d'utilisation :
Les archives courantes sont ce que l'on appelle les dossiers vivants, qui servent
la
gestion quotidienne des affaires. Ils sont utiliss frquemment, et sont
gnralement
conservs proximit des utilisateurs, dans les bureaux.
Les archives intermdiaires sont les dossiers clos, qui ne sont plus dusage
courant
mais qui sont nanmoins conservs pour des impratifs de gestion et/ou des
impratifs juridiques. Ils sont conservs proximit des bureaux, souvent dans
un local ddi dit
de pr archivage.
Les archives dfinitives sont les dossiers dont lutilit administrative ou de
gestion est
teinte, mais qui prsentent un intrt historique et qui seront verss dans le
service
darchives comptent pour tre conservs indfiniment.
Les modalits darchivages :
Archivage physique : consiste archiver tout document finalis concernant les
rapport daudit , PV des runion , ..
RECOMMANDATIONS
Ce guide doit tre un document vivant appel subir des mises jour et des
actualisations selon les changements venir.