ORDIN nr. 3.

844 din 24 mai 2016

pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii i al
documentelor colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar
EMITENT:
MINISTERUL EDUCAIEI NAIONALE I CERCETRII TIINIFICE
PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 411 din 31 mai 2016
Data intrarii in vigoare : 31 mai 2016

n conformitate cu prevederile art. 6 alin. (2) din Legea educaiei

naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile ulterioare,
n baza Hotrrii Guvernului nr. 44/2016 privind organizarea i
funcionarea Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice,
ministrul educaiei naionale i cercetrii tiinifice emite prezentul
ordin.
ART. 1
Se aprob Regulamentul privind regimul actelor de studii i al documentelor
colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar, prevzut n anexa
care face parte integrant din prezentul ordin.
ART. 2
La data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Regulamentul
privind regimul actelor de studii i al documentelor colare gestionate de
unitile de nvmnt preuniversitar, aprobat prin Ordinul ministrului
educaiei, cercetrii, tineretului i sportului nr. 5.565/2011, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 767 din 31 octombrie 2011, cu
modificrile i completrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii
contrare.
ART. 3
Direcia general management i resurse umane, Direcia general nvmnt
preuniversitar, Direcia minoriti i Centrul naional de recunoatere i
echivalare a diplomelor din cadrul Ministerului Educaiei Naionale i
Cercetrii tiinifice, inspectoratele colare i unitile de nvmnt
preuniversitar de stat i particular duc la ndeplinire prevederile prezentului
ordin.
ART. 4
Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.
Ministrul educaiei naionale i cercetrii tiinifice,
Adrian Curaj
Bucureti, 24 mai 2016.
Nr. 3.844.

ANEX
REGULAMENT
privind regimul actelor de studii i al documentelor
colare gestionate de unitile de nvmnt preuniversitar
CAP. I
Dispoziii generale
ART. 1
(1) Actele de studii din sistemul naional de nvmnt preuniversitar
sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care atest finalizarea de
ctre titular a unui nivel de nvmnt, cu sau fr examen de
absolvire/finalizare.
(2) n sistemul naional de nvmnt preuniversitar se emit, ncepnd cu
anul colar 2015-2016, urmtoarele acte de studii:
a) Certificat de echivalare a examenului de capacitate, pentru absolvenii
nvmntului de 8 ani, promoiile de pn n anul 1998 inclusiv, care doresc
continuarea studiilor liceale - nvmnt seral/frecven redus;
b) Diplom de absolvire a nvmntului gimnazial nsoit de foaia
matricol, parte a portofoliului educaional;
c) Certificat de calificare profesional nivel 3 nsoit de suplimentul
descriptiv al certificatului n format Europass;
d) Certificat de calificare nivel 4 nsoit de suplimentul descriptiv al
certificatului n format Europass;
e) Certificat de calificare profesional nivel 5 nsoit de suplimentul
descriptiv al certificatului n format Europass;
f) Certificat de absolvire a ciclului inferior al liceului nsoit de foaia
matricol, parte a portofoliului educaional;
g) Diplom de absolvire a liceului nsoit de foaia matricol parte a
portofoliului;
h) Diplom de bacalaureat, nsoit de foaia matricol parte a
portofoliului educaional;
i) Diplom de bacalaureat - secia bilingv francofon, nsoit de foaia
matricol parte a portofoliului educaional;
j) Diplom de merit, pentru absolvenii care au promovat toate clasele din
intervalul IX-XII/XIII cu medii generale de minimum 9,50, iar la examenul de
bacalaureat au obinut media 10;
k) Certificatul de competen lingvistic de comunicare oral n limba
romn nsoit de suplimentul descriptiv al certificatului;
l) Certificatul de competen lingvistic de comunicare oral n limba
matern nsoit de suplimentul descriptiv al certificatului;
m) Certificatul de competen lingvistic ntr-o limb de circulaie
internaional nsoit de suplimentul descriptiv al certificatului;
n) Certificatul de competene digitale nsoit de suplimentul descriptiv al
certificatului;
o) Atestat de competene profesionale;
p) Atestat de competene lingvistice;
q) Atestat pentru predarea unei limbi strine la nvmntul primar;
r) Certificat de revalorizare a competenelor profesionale;

s) Certificat de absolvire a nvmntului obligatoriu de nivel primar n

Programul "A doua ans".
(3) Actele de studii se elibereaz n original sau duplicat.
ART. 2
(1) Documentele colare sunt:
a) registrul matricol;
b) catalogul clasei;
c) cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor;
d) cataloagele pentru examenele de corigene i diferene;
e) portofoliul educaional al elevului;
f) suplimentul descriptiv;
g) foaia matricol;
h) adeverina de studii/adeverina de absolvire;
i) adeverina care atest promovarea nivelului de nvmnt/examenului;
j) registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii.
(2) Carnetul de elev reprezint document de coresponden ntre unitatea de
nvmnt i familia elevului.
CAP. II
Coninutul i formatul actelor de studii i al documentelor colare
ART. 3
(1) Coninutul i formatul actelor de studii sunt aprobate prin hotrre a
Guvernului, la propunerea Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii
tiinifice, n conformitate cu prevederile art. 6 alin. (3) din Legea
educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile ulterioare.
(2) Actele de studii se tipresc pe hrtie special cu filigran continuu,
sunt nseriate, numerotate i prevzute cu elemente de siguran.
(3) Formularele actelor de studii se broeaz n carnete de cte 25 de
buci.
ART. 4
Documentele colare pot fi tiprite numai pe hrtie de calitate, astfel
nct s asigure pstrarea nscrisurilor o perioad de timp foarte ndelungat,
de regul 100 de ani, cu respectarea, n mod obligatoriu, a modelului i
coninutului aprobate anual de minister.
CAP. III
Gestiunea actelor de studii i a documentelor colare
SECIUNEA 1
ntocmirea, completarea, eliberarea i arhivarea actelor de studii
ART. 5
(1) n sistemul naional de nvmnt, actele de studii prevzute la art.
1 alin. (2) se ntocmesc numai n limba romn, folosindu-se alfabetul latin,
cu aplicarea semnelor diacritice, n conformitate cu prevederile art. 10 alin.
(4) din Legea educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile
ulterioare.
(2) Completarea actelor de studii se poate face prin scriere la calculator,
prin dactilografiere sau de mn, cu tu sau cerneal neagr, fr spaii
libere.
(3) Toate rubricile rmase libere se bareaz.

(4) Este interzis s se fac tersturi, rzuiri, acoperire cu past

corectoare, plastifieri, prescurtri i/sau adugri n actele de studii.
ART. 6
(1) Datele necesare pentru completarea actelor de studii se transcriu din
registrele matricole i din cataloagele examenelor de absolvire/finalizare a
studiilor.
(2) n actele de studii, numele titularului, precum i toate prenumele se
nscriu fr prescurtri, cu litere mari, de tipar, utiliznd diacriticele. n
toate actele de studii se nscriu cu majuscule toate iniialele prenumelui
tatlui, doar prima liter din prenume. Iniialele prenumelui mamei se nscriu
n cazul n care tatl este necunoscut.
(3) Datele privind locul naterii, precum i celelalte meniuni se nscriu
cu litere mari, de tipar. nscrierea n actele de studii a locului naterii se
face conform nomenclatorului oficial aprobat i aflat n uz la data eliberrii
actului de natere.
(4) Mediile obinute la examenul de finalizare a studiilor se nscriu cu
cifre arabe, iar explicitarea acestora se nscrie dup modelul: 7,89 (apte
89%).
(5) Meniunile despre an i zi se nscriu cu cifre arabe, iar luna se
completeaz cu litere mari de tipar.
(6) n actele de studii nu se admit modificri privind datele personale ale
titularilor i nici nu se elibereaz alte acte de studii, duplicate, cu nume
sau prenume schimbate dup eliberarea actelor de studii originale, cu excepia
situaiilor impuse de hotrri judectoreti definitive.
(7) Actele de studii, cu excepia celor pe ale cror formulare nu se indic
aceasta, poart n mod obligatoriu, n spaiul rezervat, fotografia
titularului, color, format 3 x 4 cm, fotografie care se aplic prin
lipire/capsare. Pe fotografie se aplic timbrul sec.
(8) La finalizarea studiilor/examenului de absolvire/finalizare, actele de
studii se ntocmesc de ctre unitile de nvmnt preuniversitar la care
absolvenii au promovat nivelul de nvmnt/examenul de absolvire/finalizare
i se semneaz i se tampileaz de ctre persoanele indicate pe tipizat.
(9) n situaii excepionale, bine motivate, n care se constat
imposibilitatea semnrii de ctre preedintele comisiei de examen a actelor de
studii care se elibereaz absolvenilor care au promovat examenul de
absolvire/finalizare, acestea vor fi semnate de ctre preedintele comisiei
judeene de examen.
(10) Actele de studii se semneaz de ctre persoanele ale cror funcii
sunt precizate n formular, cu past, tu sau cerneal neagr. Sub semntur se
trece, n clar, numele acestora. Nu se admite aplicarea parafei n locul
semnturii originale.
(11) n toate cazurile, tampila trebuie s se aplice clar n spaiul
precizat pe formular, fr a se acoperi semnturile autorizate, iar textul
trebuie s fie cite.
(12) Instruciunile de completare se tipresc, parial sau total, i pe
cotorul/matca carnetelor de formulare ale actelor de studii.
(13) Actele de studii care se elibereaz din carnet cu matc/cotor se
ntocmesc astfel nct matca/cotorul carnetului care rmne n arhiva
instituiei de nvmnt cu termen 100 de ani s aib nscrise toate datele de
pe exemplarul original care se elibereaz titularului.
(14) Unitile de nvmnt acreditate, crora le-au fost arondate de
ctre inspectoratul colar uniti de nvmnt autorizate s funcioneze

provizoriu, ntocmesc i elibereaz acte de studii absolvenilor unitilor de

nvmnt arondate care au susinut i promovat examenul de
absolvire/finalizare a studiilor.
(15) Unitile de nvmnt preuniversitar acreditate, n baza situaiilor
colare transmise de ctre unitile de nvmnt preuniversitar autorizate s
funcioneze provizoriu, au obligaia s ntocmeasc i s elibereze toate
actele de studii la care absolvenii acestora au dreptul, conform prevederilor
legale n vigoare.
ART. 7
(1) Absolvenii nvmntului de stat i/sau particular
autorizat/acreditat, n situaia schimbrii domiciliului n alt localitate,
menionat ca atare n buletinul/cartea de identitate pot susine, n baza unei
aprobri speciale, examenul de absolvire/finalizare a studiilor la o unitate
similar de nvmnt acreditat cu sediul n alt jude, stabilit de
inspectoratul colar al judeului respectiv. Aprobarea special se acord, n
cazuri bine justificate, de ctre cele dou inspectorate colare, cu avizul
celor dou uniti de nvmnt implicate, n baza situaiei colare transmise
de ctre unitatea de nvmnt absolvit.
(2) n afara acestei situaii, nscrierea n alt jude este permis numai
cu aprobarea Comisiei Naionale de Bacalaureat, n urma unei cereri motivate i
nsoite de documente doveditoare, transmise la direcia de specialitate din
cadrul Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice.
(3) Unitile de nvmnt la care absolvenii prevzui la alin. (1) i
(2) au susinut i promovat examenul de absolvire/finalizare ntocmesc i
elibereaz actele de studii corespunztoare la care acetia au dreptul.
(4) n aceste cazuri, inspectoratele colare vor elabora o procedur
privind susinerea i promovarea examenului de absolvire/finalizare a
studiilor.
(5) Prevederile alin. (1)-(3) nu se aplic absolvenilor nvmntului de
stat i/sau particular autorizat/acreditat, participani la loturile naionale
de pregtire pentru olimpiadele i concursurile internaionale sau la loturile
lrgite ce se pregtesc pentru competiiile internaionale, precum i pentru
absolvenii care susin examenul de admitere n universitile din strintate.
n aceste cazuri actele de studii vor fi eliberate de ctre unitile de
nvmnt la care absolvenii au promovat ultimul an de studii, n baza
extrasului din forma tiprit a catalogului electronic primit de la centrul de
examen la care candidatul a susinut examenul de absolvire/finalizare.
ART. 8
(1) nainte de a fi eliberate absolvenilor, actele de studii prevzute cu
spaiu rezervat pentru aplicarea timbrului sec vor fi prezentate la
inspectoratul colar, n vederea aplicrii timbrului sec, nsoite de un
borderou, n dou exemplare, pentru fiecare categorie de acte de studii.
(2) Un exemplar din borderou rmne la inspectoratul colar, iar al doilea
exemplar, vizat de inspectoratul colar, se pstreaz n arhiva unitii de
nvmnt.
(3) Borderoul cuprinde urmtoarele rubrici: numrul curent, numele
absolventului, iniialele prenumelui tatlui/mamei, prenumele absolventului,
seria i numrul formularului, anul absolvirii, meniuni.
(4) Pe borderouri se face meniunea: "S-a aplicat timbrul sec pe un numr
de .... (urmeaz denumirea actului de studii)", dup care urmeaz data, numele,
prenumele i semntura persoanei mputernicite pentru aplicarea timbrului sec.
ART. 9

(1) Unitile de nvmnt preuniversitar acreditate gestioneaz actele de

studii menionate la art. 1 alin. (2), conform nivelului de
nvmnt/profilului/specializrii/domeniului/calificrii profesionale pentru
care sunt acreditate.
(2) Unitile de nvmnt preuniversitar care au autorizaie de
funcionare provizorie nu gestioneaz acte de studii.
(3) Unitile de nvmnt preuniversitar care au autorizaie de
funcionare provizorie gestioneaz documentele colare menionate la art. 2
alin. (1) pe formulare tipizate eliberate de inspectoratele colare.
(4) Responsabilitatea completrii, eliberrii i anulrii actelor de studii
i a duplicatelor revine directorului i secretarului-ef/secretarului unitii
de nvmnt acreditate.
(5) Responsabilitatea ntocmirii, modificrii, eliberrii i anulrii
documentelor colare revine directorului i secretarului-ef/secretarului
unitii de nvmnt acreditate sau cu autorizaie de funcionare provizorie,
dirigintelui sau titularului de disciplin, n condiiile prevzute de
prezentul regulament.
(6) Dup ncheierea anului colar, toate documentele colare se pstreaz
i se arhiveaz la nivelul unitii de nvmnt acreditat sau cu autorizaie
de funcionare provizorie, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor
Naionale nr. 16/1996, republicat.
ART. 10
(1) Actele de studii se elibereaz de ctre unitile de nvmnt
acreditate la care titularii au promovat ultimul an de studiu.
(2) Actele de studii se elibereaz, de regul, titularilor, care semneaz
pe actul original i pe matc (cotor).
(3) Un act de studii dintr-un carnet cu matc (cotor) i matca n cauz
sunt completate identic, matca rmnnd n arhiva instituiei, cu termen 100
ani.
(4) n situaii excepionale - persoane grav bolnave, netransportabile,
absente din ar - actele de studii se elibereaz persoanelor mputernicite, pe
baz de procur autentificat de notariat/consulat.
(5) n cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate
prinilor/reprezentanilor legali, fr a fi necesar procura prevzut la
alin. (4).
(6) mputernicitul semneaz pentru primire, n clar, n Registrul unic de
eviden a formularelor actelor de studii i pe cotorul/matca actului de studii
eliberat, dar nu i pe formularul original al actul de studii eliberat. n
Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii, la rubrica
"meniuni", se trec: numele, prenumele i calitatea mputernicitului, precum i
datele de identitate ale acestuia.
(7) Actele de studii completate i neridicate din cauza decesului
titularului pot fi eliberate soului/soiei, precum i unui membru al familiei
- ascendent sau descendent de gradul I i II - titularului decedat, n baza
unei cereri aprobate de inspectoratul colar, nsoit de copia legalizat a
certificatului de deces i de o declaraie notarial, pe propria rspundere,
privind motivele invocate pentru ridicarea actului de studii.
ART. 11
(1) Actele de studii se ntocmesc i se elibereaz
titularului/mputernicitului pe baza prezentrii documentului de
identitate/procurii, n termen de maximum 30 de zile de la promovarea
examenului de absolvire/finalizare.

(2) Prin document de identitate se nelege buletinul/cartea de identitate

sau paaportul.
(3) n cazul n care nu exist concordan deplin ntre actele de studii
i actul de identitate prezentat de titular, este necesar ca acest fapt s fie
clarificat mpreun cu organele de stat competente.
(4) Actele de studii se elibereaz titularilor ceteni strini pe baza
paaportului. n cazul n care titularul nu se poate prezenta, actul de studii
poate fi eliberat mputernicitului acestuia, pe baza unei procuri autentificate
de notariat sau eliberate de ambasada rii respective n Romnia ori de
oficiul diplomatic/consular romn din ara de reedin, cu respectarea
prevederilor art. 10 alin. (6).
ART. 12
(1) Titularul/mputernicitul este obligat s verifice corectitudinea
datelor din tipizat i s semnaleze pe loc eventualele greeli constatate.
(2) Conducerea unitilor de nvmnt are obligaia de a lua msuri
pentru evitarea stocrii nejustificate a actelor de studii, ntiinndu-i la
timp pe toi absolvenii, n vederea ridicrii actelor de studii respective.
(3) Actele de studii ntocmite, dar neridicate se pstreaz n arhiva
unitii de nvmnt emitente pn la eliberare.
ART. 13
Elevilor absolveni, ceteni romni sau strini, li se elibereaz actele
de studii cu condiia s se achite de toate obligaiile financiare sau de alt
natur ctre unitatea de nvmnt respectiv.
ART. 14
(1) Eliberarea actelor se consemneaz n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii.
(2) Procura folosit de persoanele mandatate se pstreaz n arhiva
unitii respective cu termen permanent.
(3) Pentru toate categoriile de acte de studii i documente colare
eliberate se ine o eviden corespunztoare n registrele tipizate aflate n
uz, consemnndu-se: numrul de ordine dat de unitatea de nvmnt, numrul de
nregistrare al inspectoratului colar, seria i numrul formularului, numele
i prenumele titularului, prenumele tatlui/mamei, locul i data naterii
titularului, felul actului eliberat, anul colar n care titularul a terminat
studiile, data eliberrii, numele i prenumele celui care a completat i
eliberat actul, semntura de primire i alte meniuni.
ART. 15
(1) Necesarul de formulare pentru actele de studii se determin, sub
directa coordonare a directorului unitii beneficiare, n raport cu numrul
absolvenilor i se nainteaz inspectoratului colar.
(2) n baza necesarului furnizat de unitile de nvmnt, inspectoratele
colare centralizeaz comenzile i solicit cantitile necesare din fiecare
tip de formular al actelor de studii pentru absolvenii din anul de nvmnt
urmtor. Se pot comanda, n limitele a 10-15% n plus, formularele pentru
actele de studii necesare ntocmirii duplicatelor i pentru acoperirea
numrului de formulare anulate, datorit greelilor de completare a acestora.
(3) Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice, prin
compartimentul de specialitate, acord anual serie i numr pentru toate
tipurile de formulare ale actelor de studii i controleaz sistematic
respectarea riguroas a gestionrii acestora.
ART. 16

(1) Predarea/Preluarea formularelor actelor de studii se face prin

completarea unui proces-verbal care conine, n mod obligatoriu, seriile i
numerele actelor de studii, n baza unei mputerniciri speciale emise de
inspectorul colar general.
(2) Inspectorul colar general desemneaz, n afara delegatului
mputernicit, o a doua persoan ca nsoitor.
ART. 17
(1) Inspectorii colari generali sau inspectorii colari generali adjunci,
care rspund de actele de studii, mpreun cu comisia de recepie a
inspectoratului colar, verific, la sosirea n instituie, toate formularele
pentru actele de studii procurate i le predau, pe baz de proces-verbal,
persoanelor desemnate prin decizie a inspectorului colar general pentru a
rspunde de gestiunea actelor de studii.
(2) Dup verificarea efectuat de comisia de recepie a inspectoratului
colar, gestionarul nregistreaz formularele n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii. n acelai registru se evideniaz i
eliberarea formularelor ctre unitile de nvmnt.
(3) n cazul constatrii unor nereguli, inspectoratul colar l informeaz,
n termen de 24 de ore, pe furnizorul formularelor i ia msurile
corespunztoare pentru soluionarea diferendelor.
ART. 18
(1) Inspectoratul colar, prin gestionar, pred delegailor mputernicii
ai unitilor de nvmnt formularele actelor de studii, n concordan cu
necesarul de formulare pentru promoia anului respectiv, ntocmindu-se un
proces-verbal de predare-primire.
(2) Pe baza procesului-verbal de predare-primire se descarc gestiunea
inspectoratului colar, prin nregistrarea n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii, la rubrica "predare", cu menionarea datei
eliberrii, a seriei i numrului formularului, denumirii unitii de
nvmnt creia i s-au predat formularele, numelui, prenumelui, datelor din
buletinul/cartea de identitate i semnturii directorului unitii de
nvmnt.
(3) n situaii excepionale, pe baza unei aprobri speciale, se pot
transfera formulare de acte de studii de la un inspectorat colar la alt
inspectorat colar. Aprobarea special se acord, n urma unei cereri motivate
nsoit de documente doveditoare, de ctre Biroul Acte de studii din cadrul
Ministerului Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice.
(4) Transferul actelor de studii ntre unitile de nvmnt de pe raza
unui inspectorat colar este posibil numai cu aprobarea inspectoratului colar
respectiv.
ART. 19
La nivelul unitii de nvmnt, pe baza aceluiai proces-verbal de
predare-primire, secretarul/secretarul-ef nregistreaz toate formularele
actelor de studii primite n Registrul unic de eviden a formularelor actelor
de studii.
ART. 20
(1) Pstrarea formularelor actelor de studii necompletate, a actelor de
studii completate i neridicate de titulari, a celor anulate, a registrelor de
eviden, precum i a documentelor - mputerniciri speciale, delegaii,
procese-verbale etc. - pe baza crora au fost primite/predate sau eliberate
imprimatele se face n dulapuri metalice, n condiii de securitate deplin, cu
termen de pstrare permanent.

(2) Diplomele, certificatele, atestatele, foile matricole sau alte

documente referitoare la situaia colar a titularilor decedai se pstreaz
n arhiva colii.
(3) Directorii unitilor de nvmnt asigur baza material necesar i
rspund de organizarea i desfurarea corespunztoare a activitii de
ntocmire i pstrare a documentelor colare, precum i de eliberare a actelor
de studii.
ART. 21
Formularele actelor de studii necompletate existente n unitile de
nvmnt de stat sau particular, care nu au fost procurate prin
inspectoratele colare, achiziionate dup 1995, se anuleaz i se caseaz.
ART. 22
(1) La schimbarea directorului sau a persoanei mputernicite cu gestionarea
actelor de studii dintr-o unitate de nvmnt n cadrul creia sunt
gestionate formulare ale actelor de studii, toate aceste tipizate, inclusiv
documentele de eviden, se predau cu proces-verbal noului director i
persoanei numite pentru a ndeplini sarcinile prevzute de prezentul
regulament, menionndu-se, n mod obligatoriu, denumirea actelor aflate n
gestiune, seria i numrul lor, mpreun cu procesele-verbale de predareprimire anterioare.
(2) Predarea-primirea se face prin redactarea unui proces-verbal, n dou
exemplare, n prezena unui reprezentant al inspectoratului colar, desemnat de
ctre inspectorul colar general. Un exemplar al procesului-verbal se
nainteaz inspectoratului colar.
ART. 23
La sfritul fiecrui an colar, dar nu mai trziu de 1 octombrie,
directorul unitii de nvmnt verific modul de eliberare i gestionare a
actelor de studii i stabilete stocul acestora. Toate aceste elemente sunt
menionate ntr-un proces-verbal, a crui copie este naintat inspectoratului
colar.
ART. 24
(1) La intervale de timp de 10 ani, la nivelul inspectoratelor colare se
constituie, prin decizie a inspectorului colar general, comisii care pot
hotr, pe baz de proces-verbal, casarea formularelor pentru actele de studii
necompletate aflate n stoc. Din comisie fac parte:
a) preedinte: inspectorul colar general adjunct;
b) membru: inspectorul colar sau alt persoan care rspunde de gestiunea
formularelor pentru acte de studii la nivelul inspectoratului colar;
c) membru: doi directori de liceu (teoretic i tehnologic);
d) membru: consilierul juridic al inspectoratului colar;
e) secretar: secretarul/secretarul ef al unei uniti de nvmnt
liceal.
(2) Unitile de nvmnt prezint la inspectoratele colare actele de
studii necompletate propuse pentru casare, pe baz de proces-verbal, n baza
cruia se descarc de gestiune.
(3) Procesele-verbale de casare se ntocmesc n 3 exemplare i cuprind, n
mod obligatoriu, urmtoarele date: felul formularului actului de studii, seria
i numrul fiecrui formular sau act propus pentru casare, modul n care a fost
casat, data ntocmirii, semnturile descifrabile ale membrilor comisiei.
(4) Procesul-verbal de casare se va publica n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea a III-a.

SECIUNEA a 2-a
ntocmirea, completarea, eliberarea i arhivarea documentele colare
ART. 25
(1) Unitile de nvmnt preuniversitar particulare autorizate comand
documentele colare numai prin intermediul inspectoratului colar n a crui
raz de activitate funcioneaz.
(2) Necesarul de documente colare se determin, sub directa coordonare a
directorului unitii beneficiare, n raport cu cifra de colarizare i se
nainteaz inspectoratului colar.
ART. 26
(1) Registrul matricol se tiprete n format A3, pe filiere
(teoretic/vocaional/tehnic).
(2) Registrul matricol, dup completare, devine document colar cu regim
special.
(3) nscrierea elevilor n registrul matricol se face n conformitate cu
datele din actul de identitate, certificatul de natere, cartea de identitate,
certificatul de cstorie, alte acte emise de organele competente, menionnduse i CNP-ul.
(4) Atribuirea numrului matricol se face ncepnd cu numrul 1, la
nceputul colarizrii, pe niveluri i forme de nvmnt, pe baza
documentelor de stare civil, cu modificrile ulterioare, la nivel de unitate
de nvmnt.
(5) Pentru elevii transferai n timpul anului colar, numrul matricol se
atribuie n continuarea seriei anului respectiv.
(6) nscrierea mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale
ncheiate n catalogul clasei, la care se adaug meniuni cu privire la
eventualele examene de diferen.
(7) Anual, situaia colar este certificat de secretarul unitii de
nvmnt i este confirmat, dup verificare, de directorul acesteia.
(8) n mod obligatoriu, numrul matricol al fiecrui elev din catalog
trebuie s corespund cu cel din registrul matricol, numr care se pstreaz pe
toat durata colarizrii.
(9) Pentru situaiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de
la un nivel de pregtire la altul, de la o form de organizare la alta i de la
o specializare la alta, n cadrul aceleiai filiere sau de la filiere diferite,
se menioneaz denumirea disciplinelor la care s-au susinut examene de
diferen i notele obinute, fr modificarea mediilor generale ale anilor
echivalai.
(10) Pentru elevii transferai n cadrul aceluiai nivel de nvmnt, de
la o filier/profil/specializare la alta/altul, se specific examenele de
diferen i rezultatele obinute, menionndu-se media anual calculat la
unitatea de nvmnt de la care provin - fr recalcularea mediei generale.
(11) Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor de arte i
meserii i/sau ai anului de completare, care i continu studiile n
nvmntul liceal, n rubricile corespunztoare anilor colari absolvii se
trece baza legal de continuare a studiilor, respectiv "se continu studiile
conform Hotrrii Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ...."; n
aceast situaie, media final a anilor de studii se calculeaz pentru anii
colari frecventai la nvmntul liceal, ciclul superior, i nu se iau n
calcul mediile anilor de studii din nvmntul profesional i de la
eventualele examene de diferene.

(12) Pentru absolvenii care au promovat examenul de finalizare a

studiilor, odat cu eliberarea actelor de studii se completeaz n caseta
corespunztoare din registrul matricol datele de identificare ale acestora,
precum i rezultatele examenului.
(13) Att n registrul matricol, ct i n catalogul clasei se nscriu
cite i n ntregime toate disciplinele nscrise n planul-cadru aferent
filierei/profilului/specializrii/calificrii corespunztoare/corespunztor
fiecrei clase/fiecrui an de studii.
(14) Registrul matricol, dup completarea procesului-verbal, tiprit pe
ultima sa pagin, se arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar
emitent, cu termen de pstrare permanent.
ART. 27
(1) Catalogul clasei devine document colar cu regim special, dup
completarea cu datele de identificare ale elevilor.
(2) nscrierea elevilor n catalogul clasei se face n conformitate cu
datele din actul de identitate i din registrul matricol, menionndu-se n mod
explicit numrul matricol, volumul i pagina. Aceste elemente de identificare
sunt trecute la nceputul anului colar de ctre nvtor sau de ctre
profesorul diriginte, pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele
completri se fac de ctre nvtorul sau dirigintele clasei, n baza
documentelor existente la secretariatul unitii de nvmnt.
(3) nscrierea disciplinelor n catalogul clasei se face de ctre nvtor
sau de ctre profesorul diriginte, cite i n ntregime, n conformitate cu
planul-cadru aferent filierei/profilului/specializrii/calificrii
corespunztoare/corespunztor clasei respective i n funcie de disciplinele
opionale stabilite.
(4) Pentru evaluarea semestrial, pentru nscrierea absenelor, precum i
pentru ncheierea mediilor semestriale i anuale rspunde n mod direct
titularul de disciplin. Este interzis nscrierea datelor fr note.
Dirigintele rspunde de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale
anuale.
(5) La sfritul anului colar se ntocmete, pe ultima pagin a
catalogului clasei, un proces-verbal privind verificarea mediilor i a mediilor
generale, semnat de nvtor/diriginte i titularii de discipline i vizat de
directorul unitii de nvmnt.
(6) Notele/Mediile nscrise greit n catalog se corecteaz prin tiere cu
o linie orizontal i se nlocuiesc cu notele corespunztoare, cu cerneal
roie, se semneaz de ctre titularul de disciplin i de director, care aplic
tampila.
(7) Scoaterea catalogului din unitile de nvmnt este interzis.
(8) Catalogul clasei, dup completarea procesului-verbal, tiprit pe ultima
sa pagin, se arhiveaz la unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu
termen de pstrare permanent.
ART. 28
(1) Catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor devine document
colar cu regim special, dup completare. Completarea sa se face cu respectarea
rubricaiei din formular, conform metodologiei specifice fiecrui tip de
examen.
(2) Eventualele corecturi se fac cu cerneal roie, se confirm prin
semntura preedintelui i prin aplicarea tampilei de examen, astfel nct s
nu se acopere nscrisul din catalog.

(3) Dup ntocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor

este verificat de toi membrii comisiei care, dup nsuirea coninutului,
semneaz pe coperta formularului i n locurile prevzute expres n formular.
(4) Dup completare, catalogul menionat la alin. (1) se arhiveaz la
unitatea de nvmnt preuniversitar organizatoare/emitent, cu termen de
pstrare permanent.
ART. 29
Prevederile art. 28 se aplic n mod corespunztor n cazul cataloagelor
pentru examenele de corigen i de diferene, care au o rubricaie specific.
Termenul de pstrare n arhiva unitii de nvmnt cuprinde toat durata
studiilor elevului.
ART. 30
Portofoliul educaional al elevului reprezint cartea de identitate
educaional a acestuia. Utilizarea lui debuteaz ncepnd cu clasa
pregtitoare i se elibereaz tuturor elevilor care au absolvit anii colari
ncepnd cu clasa a II-a.
ART. 31
Suplimentul descriptiv se completeaz i se elibereaz n baza unei
metodologii elaborate de ctre direcia de specialitate din cadrul Ministerului
Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice.
ART. 32
(1) Foaia matricol se elibereaz, obligatoriu, elevilor care au
absolvit/finalizat un nivel de nvmnt, conform sistemului naional de
nvmnt aprobat prin lege.
(2) Foaia matricol se ntocmete, pe baza nregistrrilor din registrul
matricol, prin copierea exact a datelor, fr rotunjiri.
(3) Unitile de nvmnt preuniversitar particular acreditate sau cu
autorizaie de funcionare provizorie elibereaz foi matricole ntocmite i
semnate de conducerea acestora, pe care se aplic tampila proprie.
(4) Eliberarea foilor matricole se consemneaz n Registrul unic de
eviden a formularelor actelor de studii.
(5) Pentru absolvenii nvmntului profesional, ai colilor de arte i
meserii i/sau ai anului de completare, care i continu studiile n
nvmntul liceal, n rubricile corespunztoare anilor colari absolvii se
trece baza legal de continuare a studiilor, respectiv "se continu studiile
conform Hotrrii Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ..."; n
aceast situaie, media final a anilor de studii se calculeaz pentru anii
colari frecventai la nvmntul liceal, ciclul superior, i nu se iau n
calcul mediile anilor de studii din nvmntul profesional i de la
eventualele examene de diferene.
(6) Foile matricole eliberate absolvenilor nvmntului liceal prevzui
la alin. (5) vor conine, n mod obligatoriu, durata studiilor colii absolvite
anterior nvmntului liceal i nivelul de calificare obinut.
ART. 33
(1) Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire sunt documente
colare care se deosebesc de celelalte documente prin faptul c se elibereaz
solicitanilor pe baz de cerere, cu specificarea destinaiei i a termenului
de valabilitate de 90 de zile, i nu au caracter de regim special.
(2) Adeverinele de studii i adeverinele de absolvire se completeaz pe
baza datelor din registrul matricol, se semneaz de ctre
directorul/directorul-adjunct i de secretarul-ef/secretarul unitii de
nvmnt, se tampileaz, primesc numr i se nregistreaz n registrul de

intrare-ieire al corespondenei din unitatea de nvmnt. n registru

trebuie s apar n clar numele i prenumele/denumirea solicitantului, data
solicitrii, numrul, data i persoana pe numele creia se elibereaz
adeverina, numele n clar i semntura persoanei care a completat i a
eliberat documentul.
(3) Prin adeverina de studii se precizeaz faptul c titularul a finalizat
unul sau mai multe/muli semestre/ani de studiu, c a parcurs anumite materii
i se indic mediile obinute.
(4) Adeverina de studii se elibereaz elevilor,
prinilor/reprezentanilor legali, mputerniciilor acestora sau la
solicitarea scris a unor uniti de nvmnt ori a altor persoane juridice,
aprobat de directorul unitii de nvmnt.
(5) Pentru orice alte solicitri, conducerea unitii de nvmnt va
elibera o adeverin simpl.
ART. 34
(1) Pn la eliberarea fiecrui act de studiu prevzut la art. 1 alin. (2),
la cerere, se elibereaz absolvenilor din nvmntul preuniversitar care au
promovat un nivel de nvmnt/examen adeverina prevzut la art. 2 alin. (1)
lit. i).
(2) Adeverinele care atest promovarea nivelului de nvmnt/examenului
se nregistreaz ntr-un registru de eviden special constituit cu aceast
destinaie la nivelul unitii de nvmnt.
(3) Adeverinele primesc numr de nregistrare corespunztor celui din
registrul de eviden special.
(4) Adeverinele se completeaz de ctre secretarul unitii de nvmnt
i se semneaz de acesta i de directorul unitii de nvmnt la care
candidaii au absolvit ultima clas i se tampileaz.
(5) Fiecrui absolvent i se elibereaz o singur adeverin n original.
(6) Termenul de valabilitate a adeverinei este pn la eliberarea actului
de studiu respectiv, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberrii acesteia.
(7) Adeverinele se completeaz astfel:
a) datele din registrele matricole i din cataloagele examenelor de
finalizare a studiilor;
b) codul CIF i adresa unitii de nvmnt absolvite;
c) numele i toate prenumele titularului, precum i toate iniialele
prenumelui tatlui se nscriu fr prescurtri, cu litere mari, de tipar,
utiliznd diacriticele, precum i CNP-ul absolventului. Iniialele prenumelui
mamei se nscriu n cazul n care tatl este necunoscut;
d) mediile obinute la examenul de finalizare a studiilor se nscriu cu
cifre arabe, iar explicitarea acestora se nscrie dup modelul: 7,89 (apte
89%).
(8) Pentru absolvenii ciclului superior al liceului care au promovat
examenul naional de bacalaureat n anul curent se elibereaz adeverine care
atest promovarea examenului naional de bacalaureat, conform precizrilor
transmise de Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice.
(9) Adeverinele se completeaz cu datele din catalogul electronic de ctre
secretarul unitii de nvmnt la care candidaii au absolvit ultima clas
de liceu i se semneaz de ctre secretarii i directorii unitilor de
nvmnt respective, se aplic tampila unitii de nvmnt la care
candidatul a absolvit ultima clas de liceu i se avizeaz de inspectoratul
colar judeean/al municipiului Bucureti. Candidailor care au susinut
examenul naional de bacalaureat n sesiunea special organizat pentru

absolvenii de liceu participani la loturile lrgite ce se pregtesc pentru

olimpiade i concursuri internaionale, precum i candidailor care au susinut
examenul naional de bacalaureat n alt centru de examen dect candidaii din
unitatea de nvmnt absolvit, inclusiv celor care au susinut bacalaureatul
n alt jude, li se elibereaz adeverine n aceleai condiii.
(10) Unitile de nvmnt transmit adeverinele inspectoratelor colare
spre avizare.
(11) Inspectoratele colare au obligaia de a avea o eviden strict a
adeverinelor avizate i pot stabili proceduri privind gestionarea acestora.
(12) Pn la eliberarea actelor de studii corespunztoare nivelului de
nvmnt/examenului promovat nscrierea la un alt nivel de nvmnt a
absolvenilor se face pe baza acestor adeverine.
ART. 35
(1) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii devine
document colar cu regim special, dup completarea cu datele de identificare
ale elevului, la nivelul unitilor de nvmnt care gestioneaz acte de
studii.
(2) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii cuprinde
toate categoriile de acte de studii, dar se completeaz numai rubricile
corespunztoare actelor de studii care se elibereaz absolvenilor nivelului de
educaie corespunztor unitii de nvmnt.
(3) nscrierea datelor se face n ordine cronologic, fr s se lase
rnduri libere ntre o activitate i alta, chiar dac este vorba de primire,
predare sau transfer de acte.
(4) n prima parte a registrului unic de eviden a formularelor actelor de
studii sunt nscrise formularele actelor de studii primite att la nivel de
inspectorat, ct i la nivel de unitate de nvmnt.
(5) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii cuprinde i
o a doua parte, care se refer la evidena eliberrii actelor de studii
unitilor de nvmnt sau absolvenilor.
(6) Eventualele corecturi se fac numai cu cerneal roie, n rubrica
imediat urmtoare sau n rubric separat, dac este posibil, dac nu, pe
acelai rnd.
(7) Numerotarea actelor de studii eliberate se face ncepnd cu numrul 1
i se continu pn la epuizarea lotului seriei respective; n procesul-verbal
de la sfritul registrului unic de eviden a formularelor actelor de studii
se face meniunea poziiilor anulate, a stocului existent, certificnd n clar
numele persoanelor care au efectuat operaiunile de ntocmire i eliberare.
Meniunea se semneaz de secretarul-ef/secretar i se avizeaz de director.
(8) Numerotarea seriei noi se face ncepnd cu numrul 1 i nu n
continuare.
(9) Registrul unic de eviden a formularelor actelor de studii, dup
completarea procesului-verbal tiprit pe ultima sa pagin, se arhiveaz la
unitatea de nvmnt preuniversitar emitent, cu termen de pstrare
permanent.
(10) Pentru actele de studii eliberate pe baz de procur
notarial/consular, la rubrica "Meniuni" din registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii se trec numele, prenumele, calitatea
mputernicitului, datele de identitate i se semneaz de ctre acesta.
ART. 36
(1) n sistemul naional de nvmnt documentele colare prevzute la
art. 2 alin. (1) se ntocmesc numai n limba romn, folosindu-se alfabetul

latin, cu diacritice, n conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din

Legea educaiei naionale nr. 1/2011, cu modificrile i completrile
ulterioare.
(2) Documentele colare se ntocmesc numai pe formulare ale cror machet
i coninut sunt stabilite anual i prezentate pe site-ul Ministerului
Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice n timp util, pentru a fi
cunoscute i preluate de toate unitile de nvmnt preuniversitar.
(3) Schimbrile de nume intervenite pe parcursul frecventrii nivelului de
nvmnt se opereaz la solicitarea scris a titularului, aprobat de
directorul unitii de nvmnt, pe baza actelor doveditoare, n toate
documentele colare. Actele doveditoare ale schimbrii de nume, n copie
legalizat notarial, se arhiveaz, cu termen de pstrare permanent.
(4) Completarea documentelor colare se poate face prin scriere la
calculator, prin dactilografiere sau de mn, cu cerneal neagr sau albastr,
fr spaii libere.
(5) Eventualele modificri se fac cu tu sau cu cerneal roie, menionnd
actul n temeiul cruia au fost efectuate.
(6) Instruciunile de completare se tipresc, parial sau total, pe
copert.
(7) Toate rubricile rmase libere se bareaz.
(8) Este interzis s se fac tersturi, rzuiri, acoperire cu past
corectoare, prescurtri i/sau adugri n documentele colare
(9) Documentele colare se ntocmesc cu respectarea prevederilor art. 26-35
i se arhiveaz conform prezentului Regulament. Dup completare, toate
documentele colare devin acte cu regim special.
CAP. IV
ntocmirea i eliberarea duplicatelor actelor de studii
ART. 37
(1) n cazul completrii greite din vina unitii de nvmnt emitente a
actului de studii original sau n cazul prezentrii actului de studii original
deteriorat astfel nct nu mai poate produce efectele pentru care a fost emis,
n baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de nvmnt care a
eliberat actul respectiv elibereaz un duplicat al acestuia, ntocmit pe baza
documentelor aflate n arhiva unitii de nvmnt din care rezult situaia
colar a solicitantului.
(2) n cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii
original, cererea de eliberare a duplicatului este nsoit de urmtoarele
acte, care se arhiveaz cu termen de pstrare de 100 ani la inspectoratul
colar, iar copiile certificate "conform cu originalul" la unitatea de
nvmnt:
a) declaraia notarial/consular, dat de titularul actului, n care sunt
cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, mprejurrile n care
actul original a fost pierdut, precum i alte precizri care s confirme
dispariia actului de studii respectiv. Se va face n mod obligatoriu
urmtoarea meniune: "actul de studii original nu a fost lsat gaj/garanie la
o instituie de stat sau particular, din ar sau din strintate, i nu a
fost nstrinat cu bun-tiin altei persoane fizice sau juridice";
b) dovada publicrii pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii
n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a;
c) copie legalizat la notariat dup certificatul de natere/cstorie;

d) dou fotografii color, format 3 x 4 cm;

e) aprobarea scris a consiliului de administraie al inspectoratului
colar pentru eliberarea duplicatului, n urma actelor depuse de ctre unitatea
de nvmnt.
(3) Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii,
titularul se adreseaz Monitorului Oficial al Romniei, Partea a III-a,
depunnd un anun care va cuprinde urmtoarele date: denumirea actului de
studii original, numele titularului, iniialele prenumelui tatlui/mamei i
toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria i numrul actului, numrul
i data la care a fost nregistrat n evidenele unitii de nvmnt
emitente.
ART. 38
(1) Duplicatul actului de studii se ntocmete pe un formular identic cu
cel original emis la data absolvirii i se elibereaz dup procedura prevzut
la actele de studii originale.
(2) n situaia n care nu se mai gsesc formulare de acelai tip, se
elibereaz un duplicat redactat/tehnoredactat/scanat dup modelul actului
original, n care se nscriu datele existente n arhiv privind situaia
colar a solicitantului. n aceast situaie se aplic timbru fiscal, a crui
valoare este stabilit conform prevederilor Legii nr. 117/1999 privind taxele
extrajudiciare de timbru, cu modificrile i completrile ulterioare.
(3) Duplicatele actelor de studii se completeaz cu: numele i prenumele
preedintelui comisiei pentru examenul respectiv, ale directorului,
secretarului etc., existeni n funciile respective la data absolvirii
studiilor de ctre solicitani; n cazul n care nu sunt nscrise n clar
numele persoanelor menionate mai nainte, se completeaz (ss) "indescifrabil".
(4) Pe duplicatele actelor de studii, ntr-un spaiu corespunztor, se face
meniunea: "duplicat tipizat", sau, dup caz, "redactat", "eliberat conform
aprobrii ......(denumirea instituiei/organului care a aprobat eliberarea
duplicatului)....., nr. ... din ......... . Confirmm autenticitatea datelor
cuprinse n prezentul act de studii." Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale
directorului i secretarului unitii de nvmnt emitente.
(5) Se aplic tampila unitii emitente pe timbrul fiscal n condiiile
alin. (2) i lng semntura directorului.
(6) Duplicatele actelor de studii poart, n partea de sus, seria i
numrul actului original eliberat, data i numrul acordat de unitatea de
nvmnt respectiv n Registrul unic de eviden a formularelor actelor de
studii.
(7) Pe duplicat se nregistreaz numrul i data eliberrii, numr care se
completeaz cu cerneal roie n Registrul unic de eviden a formularelor
duplicat ale actelor de studii sau ntr-un registru similar pentru generaiile
de absolveni anterioare anului 2005, completat separat, semnat de
titular/mputernicit. Numerotarea n registru ncepe de la 1 i se continu
pn la epuizarea registrului.
(8) n registrul de eliberare a actului original, la titular, se
menioneaz, cu cerneal roie, seria i numrul duplicatului, numrul din
registrul de eliberare i data eliberrii.
(9) Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde
urmtoarele rubrici: nr. crt., numele, iniialele prenumelui tatlui/mamei,
prenumele complet al absolventului, seria i numrul formularului, numrul dat
de unitatea de nvmnt, anul absolvirii, meniuni - seria i numrul actului

original - urmndu-se aceeai procedur ca i pentru actele de studii

originale.
(10) n registrul matricol i pe matca/cotorul actului original, cnd actul
s-a eliberat din carnet cu matc/cotor, se consemneaz seria i numrul
duplicatului eliberat.
(11) La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele
unitilor de nvmnt particulare, confesionale sau ale unitilor de
nvmnt echivalente cu acestea, care au funcionat nainte de reforma
nvmntului din anul 1948, pe formular se menioneaz, n mod obligatoriu,
dac n perioada respectiv unitile de nvmnt n cauz aveau sau nu
dreptul de publicitate, precum i dac din arhiv rezult sau nu c titularul
actului a absolvit sau nu examenele cerute de lege, n faa comisiilor
instituite de drept.
ART. 39
(1) Absolvenii unei uniti de nvmnt a crei arhiv se gsete la
Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, care
solicit un duplicat dup un act de studiu sau document colar, depun la
inspectoratul colar o cerere de eliberare a duplicatului, nsoit de actele
doveditoare, eliberate de Arhivele Naionale/direciile judeene.
(2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul colar nominalizeaz
o unitate de nvmnt cu acelai nivel de pregtire, cu domeniu
identic/asemntor, n vederea eliberrii duplicatului solicitat. Duplicatele
actelor eliberate n aceste condiii poart meniunea: "A fost eliberat conform
aprobrii inspectoratului colar nr. ........ din data ......, pe baza
documentelor confirmate de Direcia judeean a Arhivelor Naionale care deine
arhiva fostei .........(denumirea fostei uniti)........... .
Confirmm autenticitatea datelor cuprinse n prezentul act de studii."
Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale directorului i secretarului unitii
de nvmnt emitente.
ART. 40
(1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de pn la 30 de zile de
la aprobarea cererii.
(2) Duplicatul se elibereaz titularului/mputernicitului conform
prevederilor art. 10.
(3) n cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completrii greite
din vina unitii de nvmnt emitente a duplicatului, se elibereaz un alt
exemplar, cu respectarea prevederilor referitoare la ntocmirea i eliberarea
duplicatelor.
CAP. V
Reconstituirea situaiei colare
ART. 41
Situaiile colare corespunztoare actelor de studii pot fi reconstituite,
la cererea titularilor, numai dac se face dovada, prin acte emise de organele
de stat competente, c arhiva unitii de nvmnt care a eliberat actul
original a fost distrus sau pierdut.
ART. 42
Cererile de reconstituire se depun de ctre titulari la inspectoratele
colare n raza crora funcioneaz sau a funcionat unitatea de nvmnt
respectiv.
ART. 43

La cererea de reconstituire a studiilor se anexeaz urmtoarele documente:

a) declaraia dat de titularul actului ce urmeaz a fi reconstituit,
autentificat notarial; declaraia trebuie s cuprind urmtoarele elemente
necesare pentru identificare:
(i) denumirea actului solicitat;
(ii) denumirea unitii de nvmnt care a eliberat actul de studii
original;
(iii) ziua, luna, anul, sesiunea absolvirii;
(iv) numele i prenumele sub care a fost eliberat;
(v) mprejurrile n care actul a fost pierdut sau distrus;
b) dovada pentru plata taxelor prevzute de legislaia n vigoare;
c) dou fotografii color, format 3 x 4 cm;
d) dovada eliberat de direciile judeene/a municipiului Bucureti ale/a
Arhivelor Naionale sau de primria comunei/oraului/municipiului, din care s
rezulte c arhiva colii n care s-au aflat documentele privind situaia
colar cerut de solicitant a fost distrus sau pierdut;
e) declaraiile notariale a 3 martori - foti colegi i cel puin un
profesor - care cunosc situaia colar a solicitantului i pot preciza anii
colari promovai de acesta. Martorii sunt, de regul, cadre didactice din
unitatea de nvmnt, pe care solicitantul le-a avut ca profesori la
clasa/clasele sau n anul/anii de studii pentru care se cere reconstituirea
situaiei colare sau la examenul de absolvire;
f) copie de pe cartea de munc sau de pe alt act echivalent, dac este
cazul;
g) certificatul de natere n copie legalizat;
h) orice alte dovezi.
ART. 44
Dosarul ntocmit pentru reconstituirea studiilor se nainteaz spre
aprobare inspectoratelor colare.
ART. 45
(1) n situaia n care solicitantul nu poate face dovada deinerii unui
act de studii sau dac se apreciaz c dovezile din dosarul ntocmit pentru
reconstituirea studiilor nu sunt pe deplin concludente, Ministerul Educaiei
Naionale i Cercetrii tiinifice decide emiterea actului de studii solicitat
duplicat.
(2) n cazul n care pentru eliberarea actului de studii solicitat prin
reconstituire este necesar susinerea unor examene, se menioneaz i notele
obinute la aceste examene de verificare a cunotinelor ntr-o foaie
matricol, anex la actul de studii.
ART. 46
Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul colar nominalizeaz o
unitate de nvmnt cu acelai nivel de pregtire, cu domeniu
identic/asemntor, n vederea eliberrii duplicatului solicitat. Duplicatele
actelor eliberate n aceste condiii poart meniunea: "A fost eliberat conform
aprobrii inspectoratului colar al judeului/municipiului Bucureti
nr. ........ din data ..........., pe baza reconstituirii situaiei colare de
la .......(denumirea fostei uniti)........ .
Confirmm valabilitatea datelor cuprinse n prezentul act de studii."
Urmeaz numele i prenumele, n clar, ale directorului i secretarului unitii
de nvmnt emitente.
CAP. VI

Anularea i/sau modificarea actelor de studii i documentelor colare

ART. 47
(1) Formularele actelor de studii completate greit, cu tersturi,
adugri, cu tampil aplicat necorespunztor sau fr fotografie, parial
distruse sau pronunat deteriorate se anuleaz cu aprobarea conducerii unitii
de nvmnt, prin scrierea cu litere mari, format de tipar, pe toat
diagonala imprimatului, a cuvntului "ANULAT", att pe actul care urma s fie
anulat, ct i pe matc/cotor.
(2) Meniunea respectiv se face i n Registrul unic de eviden a
formularelor actelor de studii.
(3) n astfel de cazuri, conducerile unitilor de nvmnt dispun
completarea altor formulare corespunztoare, astfel:
a) act original, n cazul n care actul anulat nu a fost eliberat, se afl
n carnet i se pstreaz aceleai elemente de identificare a unitii de
nvmnt: denumirea, tampila, semntura directorului, a secretarului,
preedintelui comisiei etc.;
b) duplicat, n cazul n care se constat imposibilitatea de a se completa
n ntregime un formular de act original. n acest caz, cererea de eliberare a
duplicatului este nsoit de copia de pe actul de identitate i dou
fotografii color, format 3x4 cm;
c) duplicat, n cazul n care titularilor nu li s-au completat actele de
studii la timp sau nu exist formulare tipizate n unitatea de nvmnt.
ART. 48
(1) n cazul dispariiei unui formular pentru acte de studii, directorul
unitii de nvmnt respective ntreprinde cercetri, ncheie proces-verbal
despre cele constatate, sesizeaz imediat organul ierarhic superior i apoi, cu
avizul acestuia, organele de urmrire penal.
(2) Formularele pentru acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt
declarate "nule" prin publicarea unui anun de ctre unitatea de nvmnt n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a.
(3) Actele de studii pot fi anulate i n temeiul unei hotrri
judectoreti definitive i irevocabile. n acest caz se face meniunea n
Registrul de eviden a formularelor actelor de studii, precizndu-se numrul
i data hotrrii, precum i instana care a pronunat hotrrea.
ART. 49
(1) Modificarea unor rubrici din documentele colare se face pentru
ndreptarea unor erori sau omisiuni comise cu ocazia nregistrrilor, prin
bararea textului greit printr-o linie orizontal tras cu cerneal roie,
nscriindu-se deasupra noul text tot cu cerneal roie.
(2) Modificarea este semnat de ctre directorul unitii de nvmnt i
se tampileaz.
CAP. VII
Dispoziii finale
ART. 50
(1) Necesarul de formulare solicitat de unitile de nvmnt
preuniversitar de stat, acreditate, este centralizat i transmis la Ministerul
Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice de ctre inspectoratele colare,
responsabilitatea ntocmirii necesarului formularelor actelor de studii
revenind inspectorului colar general.

(2) Costurile aferente tipririi formularelor tipizate ale actelor de

studii se suport dup cum urmeaz:
a) pentru unitile de nvmnt preuniversitar de stat, sumele se suport
de la bugetul de stat, prin bugetul Ministerului Educaiei Naionale i
Cercetrii tiinifice;
b) pentru unitile de nvmnt preuniversitar particulare acreditate,
sumele se suport de acestea.
ART. 51
(1) n cazul n care unele uniti de nvmnt au fost reorganizate sau
desfiinate, actele de studii originale, neeliberate la absolvire, duplicatele
sau foile matricole se completeaz i se elibereaz dup prevederile
prezentului regulament, de ctre unitatea de nvmnt desemnat de
inspectoratul colar s pstreze arhiva unitii de nvmnt reorganizate sau
desfiinate.
(2) Duplicatele actelor eliberate n aceste condiii poart i meniunea:
"A fost eliberat de .............., care deine arhiva fostei ........
(denumirea fostei uniti)...........".
ART. 52
Pentru ntocmirea, completarea, anularea i/sau modificarea, eliberarea i
arhivarea actelor de studii, a duplicatelor dup actele de studii, precum i a
documentelor colare, persoanele prevzute la art. 9 alin. (4) i (5) i la
art. 17 alin. (1), dup caz, rspund disciplinar, material sau penal, n
condiiile legii.
ART. 53
Emiterea actelor de studii n alte condiii i de ctre alte uniti de
nvmnt dect cele prevzute la art. 9 alin. (1) se pedepsete conform legii
penale, actele eliberate fiind nule de drept.
ART. 54
(1) Cererile pentru eliberri de acte de studii sau extrase din documentele
colare ori pentru confirmarea lor, primite direct din strintate de ctre
instituiile/unitile de nvmnt, se soluioneaz de ctre acestea conform
prevederilor prezentului regulament.
(2) Extrasele din programele i planurile de nvmnt, adeverinele de
orice fel, care se elibereaz cetenilor strini sau romni, fac obiectul
deciziei unitii de nvmnt pe care solicitanii au absolvit-o.
ART. 55
(1) Diplomele de orice fel emise de unitile de nvmnt preuniversitar
din strintate nu fac obiectul vizrii de ctre inspectoratele colare.
(2) Diplomele, certificatele i celelalte acte de studii obinute n
strintate sunt valabile n Romnia numai dup echivalarea acestora, conform
legii.
ART. 56
(1) Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice stabilete
criteriile pentru echivalarea studiilor efectuate n unitile de nvmnt
preuniversitar din strintate.
(2) Studiile absolvite n unitile de nvmnt din strintate se
echivaleaz, conform normelor n vigoare, cu studiile absolvite n uniti de
nvmnt din Romnia, cu sau fr examene de diferen.
(3) Cetenii romni, titularii actelor respective, se pot adresa
Ministerului Educaiei, Naionale i Cercetrii tiinifice, prin Centrul
Naional de Recunoatere i Echivalare a Diplomelor, solicitnd atestate sau
adeverine de echivalare.

ART. 57
(1) Inspectorii colari generali sunt obligai s asigure controlul
sistematic al activitii de gestionare, ntocmire, eliberare a actelor de
studii i a celorlalte documente colare, pstrare i arhivare a acestora.
(2) Termenul de pstrare a documentelor colare menionat n prezentul
regulament poate fi modificat prin nomenclatorul documentelor create i
deinute de unitile de nvmnt din cadrul inspectoratului colar aprobat
de Direcia judeean a Arhivelor Naionale.
ART. 58
Ministerul Educaiei Naionale i Cercetrii tiinifice organizeaz anual
instruiri, precum i aciuni de control privind modul n care sunt procurate,
nregistrate, pstrate, completate i eliberate actele de studii i documentele
colare.
-------