Cmo escribir una carta o e-mail formal en ingls

2/02/16 14:31

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Cmo escribir una carta o e-mail formal en ingls

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Cuando el correo electrnico no exista y los negocios se trataban mediante cartas escritas en papel, la formalidad era un
poco ms estricta. Supongo que las nuevas tecnologas, de alguna manera, nos han hecho un poco ms flexibles a la hora de
relacionarnos con los dems, aunque se trate de escribir una carta o email formal.
Ante todo, nosotros mismos debemos valorar el grado de formalidad que necesitamos para comunicarnos, qu relacin
real tenemos con la persona a la que le estamos enviando un email, hemos tenido contacto anteriormente? Si es as, ha
sido telefnico? por carta o email? en persona?. Con estos datos y, siempre usando nuestro sentido comn (common
sense), seremos capaces de escribir una carta o email con la formalidad requerida para cada ocasin.
En este post te mostrar las pautas bsicas para escribir un email o carta formal que se podra utilizar para temas de
negocios. Encontrars frases tpicas y reglas comunes que debes seguir, pero tampoco seas demasiado estricto con las
normas, como te he apuntado arriba, formal puede significar muchas cosas distintas en contextos diferentes.
Pues al tema!

http://aprendeinglessila.com/2013/10/como-escribir-una-carta-o-email-formal-ingles/

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Asunto
Si escribes un email, lo bsico es que, en el apartado Asunto, no les cuentes tu vida. El asunto (subject) debe ser directo
y conciso y debe expresar claramente el motivo del mensaje. No escribas Hellono ests escribiendo a tu prima de
Benidorm Un ejemplo podra ser: Meeting Magazine Survey 18/10/2014

Saludos
En primer lugar vamos a ver las formas de saludar ms tpicas, tanto informales como formales, t sabrs el grado de
formalidad necesario para cada caso.
Informal:
Hi Peter,
Hello Sandra,
James,
Formal:
Dear Mrs. Rogers,
Dear Julian Scott,
Cuando no conoces a quien te diriges puedes escribir:
Dear Sir or Madam,
To Whom It May Concern (esta est un poco anticuada) A quin corresponda
*Fjate que en ingls Dear implica una manera formal de dirgirse a la gente por escrito (como nuestro Estimado
Seor); no es tan formal en ingls oralen este post te explico mi experiencia personal con el dear: Fallos, falletes
y meteduras de pata
Para dirigirte a una mujer que no sabes si est casada o soltera, se recomienda el uso de Ms, en lugar de Mrs o Miss.
Aqu te dejo una tabla con los ttulos personales:

Por cierto, se pone un punto despus de estos ttulos? El tema parece confuso, pero es muy sencillo: en ingls
americano s se pone punto, mientras que en ingls britnico se omite:
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Ms. (AmE), Mr. (AmE), Mrs. (AmE)

Ms Mr Mrs (BrE)
Miss (no lleva punto ni en britnico ni en americano)

Estructura
La estructura de una carta o email tiene tres componentes bsicos que generalmente coinciden con muchos otros tipos
de writings que iremos viendo en futuros posts.
1. Introduction
2. Body
3. Conclusion
Vemoslos uno a uno:

Introduccin
En primer lugar debes presentarte y luego tienes que explicar brevemente el motivo del email.
Por tanto, empezars diciendo:
My name is
y seguirs con alguna de estas expresiones habituales:
I am writing with regard toLe escribo con respecto a
I am emailing in reference toLe envo este email en referencia a
I am contacting you toMe pongo en contacto con usted
In reply to your email, IEn respuesta a su email, yo
I am writing in connection withLe escribo en relacin a
I would like Me gustara
Ojo!:
1. En los escritos formales no se suelen usar contracciones aunque cada vez (dependiendo del grado de formalidad) son
ms habituales. En principio, la norma general es: No escribas: Ive gone, debes escribir la forma completa: I have gone.
2. Para empezar un email no uses el Presente Simple para decir Le escribo este email, se utiliza el Presente Continuo:
I am writing this email no I write this email.

Body
1. Aqu hay que explicar brevemente qu necesitas, no te vayas demasiado por las ramas, no tienes que explicarles tu vida,
ve al grano (to the point), es decir, escribe frases cortas y concisas.
2. Utiliza prrafos para mantener el mensaje ordenado: un email no debera tener ms de cinco prrafos y cada prrafo
debera tener cinco lneas como mximo. Para conectar prrafos de una manera fluida y coherente, te recomiendo este
post sobre conectores en ingls.
3. No hace falta decirlo, pero por si acaso a alguien se le ocurreque hay de todo en la via del Seor, NO ESCRIBAS EL
EMAIL EN MAYSCULA PORQUE PARECE QUE ESTAMOS GRITANDO AL SEOR/A QUE RECIBA EL EMAIL.
GRACIAS.
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4. Usa siempre la misma fuente de letra, si es Times New Roman, sigue con esa y no cambies a Arial en medio del email.
Evita usar Comic Sans o alguna fuente similar: usaremos una fuente lo ms formal posible, la Times es perfecta.
5. Evita al mximo el lenguaje abreviado que usas en mensajes de texto y whatsapps: no escribas cosas tipo: BTW, TTYL
(By the way, talk to you later).
6. No uses emoticonos
En este link de WikiHow te presentan una lista de palabras y trminos informales y su equivalentes en lenguaje formal,
very useful indeed.
Ahora vamos a ver unas expresiones tpicas que te pueden servir para el body de la carta o email:
We are able to confirm thatLe podemos confirmar
We regret to inform you thatSentimos informarle que
Just a note to say Solo un apunte para decirle
Please, could you? Por favor, podra?
Can I have? Me podra dar?
Could you? Podra useted?
I would really appreciate if you couldEstara muy agradecido si usted pudiera
This is an urgent matter- Es un tema urgente
Ojo!
Voz activa vs voz pasiva:
Ten en cuenta que debers usar gramtica sencilla sin florituras y estructuras demasiado complejas. Evita tiempos en
pasiva, inversions, etc. En Business English es preferible usar la voz activa. Mira los ejemplos:
No uses esta estructura en pasiva:
It was discussed the unconditional surrender of the country
Usa mejor este tipo de frases:
We discussed the unconditional surrender of the country

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Conclusin
Frases comunes para acabar un email:
Thank you for your help
I look forward to hearing from you--Espero sus noticias (Fjate que despus de to va un verbo en gerundio, no
escribas: I look forward to hear from you)
Thanks in advance (no advanced)
Please, feel free to contact me if you have any questions Si tiene alguna pregunta, se puede poner en contacto
conmigo
If you have any questions, do not hesitate to contact me-No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna
pregunta.
Let me know if you need anything else (un poquitn menos formal, pero igual de vlida) Infrmeme si necesita
algo ms.
Un apunte: Cuando mi ingls era intermedio-bajo y tena que escribir emails, muchas veces los acababa con la frase: I am
at your disposal- Estoy a su disposicin.
No es que esta frase no sea correcta, pero la verdad es que suena bastante mal porque disposal tambin significa
eliminacin de basuras, residuos. Ya te digo, la frase es perfectamente correcta, pero yo, como opcin personal, no la
usara si puedes sustituirla por otras como las que te sugiero arriba que no lleve a confusiones pestilentes :-p

Despedida
Frases para despedirse en una carta o email:
Informal:
Regards,
Thanks,
Best regards,
Best wishes,
Kind regards,
Best,
Formal:
Yours sincerely,
Yours faithfully,
Yours cordially,
Respectfully,

Tu firma
En la firma en ingls, generalmente, se incluye:
Nombre
Puesto
Nombre de la compaa
Informacin de contacto (telfono, website, direccin de email)

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ltimos consejos y links

Utiliza una direccin de email lo ms neutra posible. No escribas desde la direccin
chiquititaymolona@guapetona.com. Si no tienes otra direccin de email, te la abres, es gratis y necesariosi
quieres que te tomen en serio.
Aprende a deletrear tu direccin de email perfectamente con este post.
En este cuadro te dejo una tabla de smbolos que te puede resultar muy til:

Y ya para acabar, aqu te dejo unos enlaces que te pueden ayudar mucho a escribir el email o carta formal perfecto:
The Top 12 E-mail Mistakes
Formal Letters
Sample Business Letter
Sample Semi-Formal Letter
A Business Email of Response
Foto proporcionada por Microsoft

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