BOGOTA D.

C 15 SEPTIEMBRE 2016

SEOR
NOMBRE DE LA PERSONA
CARGO QUE OCUPA
LOCOTN LTDA

Me dirijo a usted para comunicarle que el da 17 de septiembre del 2016 a las

7:30 am se realizara la reunin de apertura acerca de temas relacionados
con las auditorias de sistemas de gestin de la calidad que se realizaran en la
organizacin y de los cuales en necesario que usted tenga conocimiento.

ATENTAMENTE
Jennifer Garca Daza
Auditora en sistemas de gestin

2. Revisin documental durante la realizacin de la auditoria

Documento revisado

Poltica de logstica y servicio al cliente

Poltica de gestin financiera

manual de procedimientos compras y

ventas

poltica de gestin de la calidad

Observaciones del
documento
ultima actualizacin 18 de julio
del 2015
ultima actualizacin 5 de enero
del 2002
ultima actualizacin 10 de marzo
del 2016
ultima actualizacin noviembre
del 2015

3. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de

comunicacin que usara durante la auditoria
La tcnica que ser una es el discurso y la participacin activa de cada uno de
los participantes

4. Recoleccin y verificacin de informacin: defina que tcnicas o estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usara
durante la auditoria.
LISTA DE VERIFICACIN REUNION DE APERTURA
NO
CUMPLE

CRITERIO

CUMPLE

La documentacin es
apropiada y clara?

La documentacin proporcionada por la organizacin

es clara, verdadera y actualizada

La documentacin y registros tomados en la reunin

de apertura son tomados como informacin
documentada y sern guardados junto con los otros
documentos, hasta una nueva actualizacin

Existe la evidencia
documentada de la reunin?

Asistieron las personas que

eran necesarias en la
reunin?

OBSERVACIONES

A la reunin de apertura asisti la mayora de partes

interesadas, sin embargo falto la presencia de 5
empleados ya que estaban de permiso

La informacin
proporcionada fue clara y
concisa?

La informacin proporcionada a los invitados de la

reunin procur ser lo ms clara y concisa posible,
comunicndola de manera acertada.

La reunin de apertura hizo seguimiento a todo el

protocolo establecido anteriormente para que esta
fuese ms organizada y no quedase ningn tem por
fuera.

Se dio a conocer los

procedimientos a evaluar?

Los procedimientos a evaluar y verificar se dieron a

conocer ya que divulgar eta informacin hacia parte
del protocolo para la realizacin de la reunin de
apertura

Se verifico la veracidad de
la informacin en los
formatos de registros?

La informacin proporcionada en los formatos de

registro fue verificada.

Estn definidos los

objetivos, metas y alcance de
la auditoria?

Los objetivos, metas y alcance estn definidos antes

de la realizacin de la reunin de apertura.

Se le dio seguimiento al
protocolo establecido para
dicha reunin?

5. Generacin de hallazgos de auditoria

GENERACIN DE HALLAZGOS
FECHA DE
REALIZACI
N
AUDITORES
AUDITADO

02-oct-16

PROCESO AUDITADO

rea de ventas

Auditor jefe y equipo auditar

Empresa de productos lcteos LOCOTON LTDA

EVIDENCIA DE AUDITORIA

CRITERIOS DE
AUDITORIA

HALLAZGOS DE AUDITORIA

Formato nico de despachos,

manual de procedimientos

Logstica de
ventas

No se cuenta con un formato nico

de despachos, ni documentos que
proporciones esta informacin

Ventas realizadas en el ltimo

ao vs compras realizadas en
ultimo ao

compras y
ventas / logstica

Falta informacin relevante (clientes

retirados/inversin etc.)

Cambios organizacionales

poltica de
logstica/ servicio
al cliente

La informacin documentada
solicitada no ha sido actualizada en
los ltimos 3 aos

NCM

CONVENSIONES : C= Conformidad / NCM= No conformidad mayor / NCm= No conformidad menor

NCm

6. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe actualizar la informacin documentada en el rea de recursos

humanos

Es necesario agregar el formato nico de despachos y manual de

procedimientos.

Incluir ms informacin que permita rectificar y corroborar los datos.

Actualizar las polticas de gestin y procedimientos

7. Realizacin de reunin de cierre: entregue los registros escaneado para

verificar la ejecucin real de la auditoria
8. para terminar escriba las conclusiones de aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Como conocimiento final de este trabajo, reconoc cuales son los pasos
para la realizacin de una auditoria, as como lo que se debe tener en
cuenta a la hora de realizar la auditoria y los documentos importantes
para la eficacia de mi auditoria.