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PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
Fecha:
Revisin tcnica
Firma:
Firma:
Nombre:
LIZARAZO
JUAN
PABLO
CONTRERAS
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
1. OBJETIVO
Evaluar el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestin, de acuerdo con los requisitos
normativos e institucionales, mediante el establecimiento de actividades para planificar,
programar, ejecutar e informar los resultados de la Auditora Interna, para contribuir de modo
sistemtico a la mejora continua.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con la consulta del Programa Anual de Evaluaciones Independientes
PAEI, para determinar el cronograma de las Auditoras Internas al Sistema Integrado de
Gestin y finaliza con la realizacin del seguimiento a la elaboracin, entrega y ejecucin del
Plan de Mejoramiento por parte del auditado.
3. BASE LEGAL
Ver Normograma.
4. DEFINICIONES
Accin correctiva (AC): conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de
una no conformidad detectada u otra situacin no deseable.
Nota 1. Puede haber ms de una causa para una no conformidad.
Nota 2. La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la
accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
Nota 3. Existe diferencia entre correccin y accin correctiva.
Accin Preventiva (AP): conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de
una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.
Nota 1. Puede haber ms de una causa para una no conformidad potencial.
Nota 2. La accin preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la accin
correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
Adecuado: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos
Administrador de la Auditora Interna: Servidor pblico de la Oficina de Control Interno
formado en auditora a sistemas integrados de gestin, quien apoyar al Jefe de la oficina
de control interno en la programacin, planeacin y ejecucin de la auditora interna al
sistema integrado de gestin.
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
Ciclo de Auditora: Comprende los periodos a evaluar durante una vigencia para la
realizacin de las auditoras internas al sistema integrado de gestin.
Cliente de Auditora: organizacin o persona que solicita una auditora.
Nota 1. En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser el
auditado o la persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa
puede venir de diferentes fuentes tales como: entes reguladores, partes contratantes o
clientes potenciales.
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
Nota 2. Los procesos de una entidad son, generalmente planificados y puestos en prctica bajo condiciones
controladas, para generar valor.
Reunin de apertura: Reunin del equipo auditor con los auditados, que tiene como
propsito presentar al Equipo Auditor, exponer el objetivo de la auditora, la metodologa a
aplicar y confirmar los canales de comunicacin con el auditado.
Reunin de Precierre. Reunin presidida por el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o
Administrador de la Auditora con el equipo auditor con el objeto de validar los resultados
de la auditoria antes de su presentacin al auditado.
Reunin de Cierre. Reunin presidida por el equipo auditor con el objeto de presentar los
hallazgos y conclusiones de la auditoria de tal manera que sean comprendidos y discutidos
con el Jefe de la Dependencia auditada y el Responsable del Proceso.
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
5. ANEXOS
Anexo No. 1. Listado de Auditores Internos del Sistema Integrado de Gestin.
Anexo No. 2. Programa de Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin -PAISIG.
Anexo No. 3. Identificacin y Anlisis de Riesgos.
Anexo No. 4. Lista de Verificacin, Auditora Interna al Sistema Integrado de Gestin o
Formato de Evaluacin de los Subsistemas del SIG.
Anexo No. 5. Reporte de No Conformidades y/o No Conformidades Potenciales.
Anexo No. 6. (2/2). Informe Consolidado de Auditora Interna al Sistema Integrado de
Gestin.
Anexo No. 7 Perfiles de los participantes en la Auditora Interna al SIG.
Anexo No. 8 Formato de Evaluacin de los Auditores por Parte de los Auditados.
PROCEDIMIENTO PARA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
6.
RESPONSABLE
JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA
ACTIVIDAD
REGISTRO
el Jefe de la Oficina de
Control Interno solicita a la
Direccin
de
Talento
Humano, la Comisin de
un servidor de la OCI
como Administrador de
Auditoria.
El
Administrador de la
Auditora al Sistema Integrado
de Gestin, debe cumplir
como mnimo los siguientes
requisitos:
Formacin como auditor,
mnimo en una de las
normas tcnicas de los
Subsistemas
que
conforman el Sistema
Integrado de Gestin.
Experiencia en Sistemas
Integrados de Gestin.
La OCI solicitar el listado
actualizado de los auditores
internos al SIG a la Direccin
de Talento Humano.
Selecciona
los
Auditores del listado
de Auditores Internos
al SIG de la Entidad.
JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA
Solicita a la Direccin
Tcnica de Talento
Humano la comisin
de
los
Auditores
Internos al SIG (Ver
Anexo 1. Listado de
Auditores Internos
Sistema Integrado
Gestin).
JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA
al
de
Elabora el Programa
de
Auditora
del
Sistema Integrado de
Gestin -PAISIG (Ver
Anexo 2. Programa de
Auditora Interna del
OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
Observacin:
Memorando
solicitud comisin
Los
requisitos
de
los
Auditores
Internos
son:
Servidor pblico formado
como auditor al sistema
integrado de gestin y en
ejecucin de auditoras. Los
certificados correspondientes
deben reposar en las hojas de
vida.
Observacin:
Las auditoras internas del
Sistema Integrado de Gestin
se podrn realizar en forma
integral o independiente para
los Subsistemas de Gestin
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
Sistema Integrado de
Gestin - PAISIG)
identifica y evala los
riesgos del Programa
de
Auditora
de
acuerdo
con
el
procedimiento interno.
JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA
Programa de
Aprueba el Programa
Auditora del
de
Auditora
del Sistema Integrado
Sistema Integrado de
de Gestin Gestin -PAISIG.
PAISIG- Anexo
No. 2
Observacin:
En cada grupo auditor se
designar un auditor lder
para
que
direccione
la
auditora en cada proceso.
Observacin:
Comunica el Programa
JEFE OFICINA DE de
Auditora
del
CONTROL
Sistema Integrado de
INTERNO Y/O
Gestin -PAISIG a los
ADMINISTRADOR Responsables
de
DE LA AUDITORA Procesos, Jefes de
INTERNA
Dependencias y a los
Auditores Internos.
JEFE OFICINA DE
CONTROL
INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR
DE LA AUDITORA
INTERNA
Convoca a reunin a
los auditores internos
de calidad designados,
con el fin de coordinar
el desarrollo de la
auditora.
Acta de Reunin
En circunstancias especiales,
de fuerza mayor o caso
fortuito, el Jefe de la Oficina
de
Control
Interno
y/o
administrador de la auditora
interna
puede
realizar
modificaciones al programa.
Observacin:
En
esta
reunin
de
coordinacin se presentar: el
objetivo, el alcance, horarios
de la auditora, los procesos a
auditar, los lineamientos para
el desarrollo de la auditora y
los riesgos establecidos para
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No.
RESPONSABLE
EQUIPO AUDITOR
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).
ACTIVIDAD
Consulta
la
documentacin
del
SIG en la intranet y
pgina web y dems
informacin aplicable a
la entidad y procesos a
auditar.
Elabora la lista de
verificacin
del
proceso
correspondiente,
la
cual debe reflejar los
requisitos contenidos
en las normas: NTC
ISO
actualizadas y
que correspondan a
cada uno de los
subsistemas
integrantes
del
Sistema Integrado de
Gestin.
(Ver Anexo 4. Lista de
Verificacin).
REGISTRO
Observacin:
Se
debe
estudiar
la
informacin
frente
al
cumplimiento de los requisitos,
para establecer la suficiencia
de la documentacin de la
norma de calidad vigente y
dems criterios de auditora.
Asegurando la coherencia de
las
preguntas
con
los
requisitos de la norma y el
objetivo de la auditora.
Observacin:
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
10 UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).
Realiza reunin de
apertura
con
el
Responsable
del
Proceso y/o Jefe de
dependencia a auditar.
Ejecuta
Auditora
Interna
a
los
subsistemas
del
Sistema Integrado de
Gestin
en
los
procesos establecidos
en el PAISIG.
El objeto de la reunin de
apertura es presentar al equipo
auditor y confirmar que el
Acta de reunin de auditado conozca el objetivo,
apertura
alcance, horario y metodologa
a aplicar.
En caso de inasistencia del
responsable del proceso, se
registrar tal hecho en el acta.
Observacin:
Cuando se incluyan Auditoras
Internas a los subsistemas
diferentes al de Gestin de la
Calidad, se podr solicitar el
apoyo de expertos sobre los
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
Y/O
11 UNIVERSITARIO.
(EQUIPO
AUDITOR).
Entrega al auditado el
formato de evaluacin
de auditores para su
diligenciamiento.
Anexo N 8
Encuesta para
evaluacin de
auditores
diligenciado
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RESPONSABLE
ACTIVIDAD
Elabora y presenta la
versin preliminar del
Reporte
de
No
Conformidades
y/o
PROFESIONAL
No
conformidades
ESPECIALIZADO Y/O potenciales al Jefe
UNIVERSITARIO.
de Oficina de Control
(EQUIPO AUDITOR). Interno (Ver Anexo 5.
Reporte
de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales).
REGISTRO
OBSERVACIONES/PUNTOS
DE CONTROL
Anexo 5.
Reporte de no
conformidades
Observacin:
Las No Conformidades y/o No
Conformidades
Potenciales
deben estar soportadas en
evidencias ciertas y redactadas
en forma clara, precisa y
concisa,
adems
debe
contener
la condicin o
evidencia y el criterio de
auditora con el requisito que
se incumple.
Punto de Control:
13
14
Realizan reunin de
precierre
para
analizar y discutir los
Reportes
de
No
JEFE OFICINA DE
Conformidades
y/o
CONTROL INTERNO, No
Conformidades
ADMINISTRADOR
Potenciales
DE LA AUDITORA presentados por los
INTERNA
Equipos
Auditores
Y PROFESIONAL
con el objeto de
ESPECIALIZADO Y/O realizar su validacin
UNIVERSITARIO.
o no, previo a la
(EQUIPO AUDITOR). realizacin
de
la
reunin de cierre con
los responsables de
los
procesos
auditados.
Realiza reunin de
cierre de la auditora
con el Responsable
de proceso y/o Jefe
PROFESIONAL
(s)
de
la
(s)
Acta de reunin
ESPECIALIZADO Y/O dependencia
(s)
de cierre por
UNIVERSITARIO.
auditada (s), con el
proceso
(EQUIPO AUDITOR). propsito
de
comunicar
los
resultados
de
la
auditora.
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
REGISTRO
Entrega el Reporte de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales
al
Responsable
del
Proceso, y/o Jefe (s)
de la (s) dependencia
(s) auditada (s) con
copia al (la) Jefe de la
Oficina de Control
Interno.
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PROFESIONAL
ESPECIALIZADO Y/O
UNIVERSITARIO.
Entrega las Listas de
(EQUIPO AUDITOR).
Verificacin
y
/o
Formatos
de
Evaluacin
del
cumplimiento
normativo de los
subsistemas que se
hayan
auditado,
debidamente
diligenciadas al (la)
Jefe de Oficina de
Control Interno.
Reporte de No
Conformidades
y/o No
Conformidades
Potenciales
(Anexo 5).
El
Reporte
de
No
Conformidades
y/o
No
Conformidades
Potenciales
debe presentarse en forma
impresa al Responsable del
Proceso y en medio magntico
e impreso al (la) Jefe de
Oficina de Control Interno.
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
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JEFE OFICINA DE
CONTROL INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR
DE
AUDITORIA
INTERNA
Elabora el informe
consolidado
de
auditora interna al
sistema integrado de
gestin y lo presenta
al Jefe de la Oficina
de Control Interno
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18
19
Aprueba el informe
consolidado
de
auditora interna al
sistema integrado de
gestin, el cual se
remite
a
los
responsables
de
procesos y a la alta
direccin,
sealndole
la
obligacin
de
JEFE OFICINA DE
inclusin de las no
CONTROL INTERNO
conformidades o no
Y/O
conformidades
ADMINISTRADOR
potenciales en el
DE LA AUDITORA
anexo 1 Plan de
INTERNA
Mejoramiento Acciones Correctivas,
Preventivas y de
Mejora y remitirlos a
la Oficina de Control
Interno dentro de los
tres (3) das hbiles
siguientes
a
la
comunicacin
del
informe por parte de
la Oficina de Control
Interno.
Adelanta reunin con
los
gestores
del
Proceso Evaluacin y
JEFE OFICINA DE
Control para analizar
CONTROL INTERNO
el
desarrollo
del
y EQUIPO DE
programa
de
GESTORES
auditora
y
determinar
oportunidades
de
mejora.
TECNICO
Archiva
todos los
ADMINISTRATIVO registros
y
REGISTRO
Observacin:
Los funcionarios de la Oficina
Informe
de Control Interno evalan el
Consolidado de Plan de Mejoramiento remitido
Auditora Interna por el correspondiente proceso,
al Sistema
manifestando la conformidad o
Integrado de
no, dentro de los tres (3) das
Gestin.
Hbiles siguientes a la fecha de
radicacin por parte de la
Oficina de Control Interno.
Acta reunin de
equipo gestores
Observacin:
Se realiza el archivo de los
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
documentos de la
Auditora Interna al
Sistema Integrado de
Gestin.
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OFICINA
DE
CONTROL INTERNO
Y/O
ADMINISTRADOR DE
AUDITORIA INTERNA
Realiza
el
seguimiento a la
entrega del Plan de
Mejoramiento
por
parte del auditado.
REGISTRO
7. ANEXOS
ANEXO No. 1
LISTADO DE AUDITORES INTERNOS
DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN
VIGENCIA. ___________________
EXPERIENCIA AUDITOR
CDULA
NOMBRE
CARGO
PROFESIN
Elabor: _______________________________
Jefe Oficina de Control Interno
ESPECIALIZACIN/
MAESTRA
DEPENDENCIA
ANEXO No. 2
PROGRAMA DE AUDITORA
INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN PAISIG
Objetivo General:
Alcance:
Vigencia: _______
Fecha:
Proceso
Dependencias a Norma y
Auditar
Requisito
Elaboracin
Informe Proceso
Reunin de
Precierre
Equipo Auditor
Fecha y hora
de inicio
auditora
Fecha y hora
terminacin
auditora
Duracin de la
auditora
Observaciones
IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE
RIESGOS
RIESGO :
Recursos y Criterios:
Recursos:
Criterios:
ANEXO No. 4
1 Riesgo: Breve descripcin del riesgo a evaluar (Norma NTC-ISO 19011, Numeral 5.3.1.)
2 Evaluacin: Calificacin que se le da al riesgo.
3 Medidas de Control: Acciones de control que se va a tomar para evitar la materializacin del riesgo.
VIGENCIA. _________________
PROCESO ______________________RESPONSABLE PROCESO: ________________________
DEPENDENCIA: _______________________________________ FECHA: _________________
FUNCIONARIOS QUE ATIENDEN LA AUDITORA:
Nombre
_____________________________
_____________________________
_____________________________
CRITRIO DE
AUDITORA
O NORMA Y
REQUISITO
Cargo
__________________________________________________
__________________________________________________
__________________________________________________
CUMPLE
ACTIVIDAD / PREGUNTA
OBSERVACIONES
SI
NO
NTC
ISO/GP/
AUDITOR (ES):
________________________________________________________________
________________________________________________________________
De Gestin de la Calidad (SGC), de Gestin Ambiental (SGA), de Gestin y Seguridad y Salud en el Trabajo (G-SST), de
Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI), de Responsabilidad Social (SRS), Subsistema Interno de Gestin Documental
y Archivo (SIGA) y el Subsistema de Control Interno (SCI).
ANEXO No. 5
REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y/O
NO CONFORMIDADES POTENCIALES
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN
VIGENCIA.____________________
Proceso: _________________________
Responsable de Proceso: ___________
Dependncia: _____________________
No.
NO
CONFORMIDAD
Y/O NO
CONFORMIDAD
POTENCIAL
DEPENDEN
CIA
AUDITADA
DES
CRIP
CIN
NC
NCP
CRITERIO DE
AUDITORA
No. Requisito
- NTC
SUBSISTEMA
AUDITADO
FECHA
AUDITOR
A
dd/mm/aa
NOMBRE
AUDITOR
INTERNO
al SIG.
VIGENCIA
PREPARADO POR
Auditores Internos al Sistema Integrado de Gestin
INFORME CONSOLIDADO DE
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
VIGENCIA
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. CRITERIOS.
4. RESULTADOS.
5. FORTALEZAS.
6. CONCLUSIONES. (En trminos de eficacia, adecuado y conforme)
Anexos (Consolidado del Anexo No. 5).
ANEXO No. 7
PERFILES DE LOS PARTICIPANTES EN LA
AUDITORA INTERNA AL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN-SIG
JEFE OFICINA
CONTROL
INTERNO
Desempeo
cargo
a
del
nivel
ADMINISTRADOR
DE LA
AUDITOR LDER
AUDITORA
INTERNA
Formacin
como
auditor, mnimo en
una de las normas
tcnicas
de
los
Subsistemas
que
conforman el Sistema
Integrado de GestinSIG.
directivo.
Experiencia
en
Sistemas Integrados
de Gestin-SIG.
AUDITOR
ACOMPAANTE
Desempeo de un
cargo
del
nivel
profesional
y/o
directivo.
Desempeo de un cargo
del nivel profesional.
Formacin
como
auditor de algunos
de los subsistemas
del SIG.
Experiencia
en
ejecucin
de
auditora al Sistema
Integrado
de
Gestin, Mnimo tres
(3) ejecuciones.
ANEXO No. 8
VIGENCIA
Con el objeto de mejorar continuamente el procedimiento de ejecucin de autoras
internas al Sistema Integrado de Gestin y de conocer la percepcin de las personas
entrevistadas. Por favor diligenciar el siguiente formato:
PROCESO: _____________
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
CALIFICACIN
E
Fecha:
N/A
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
1.0
2.0
3.0
VERSIN
4.0
VERSIN
5.0
6.0
VERSIN
R. R. 027 de octubre 23 Base Legal: se actualizan las normas NTC ISO 9001: 2008 y
de 2009
GP 1000:2009 y se adiciona el Decreto 4485 de 2009.
Definiciones: se suprime el Plan Anual de Auditoras Internas
de Calidad (PAAIC).
Descripcin del Procedimiento:
Se modifica la actividad 1 y se suprime la observacin.
En la actividad 2 se suprime ciclo de auditora y observacin.
El procedimiento cambia de Versin 8.0 a 9.0.
Cambio
Se modifica
el orden
la redaccin de
las actividades
14 y
de nombre
del yprocedimiento:
AUDITORA
INTERNA
15.
AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN.
Se modific el alcance del procedimiento.
8.0
VERSIN
VERSIN
VERSIN
VERSIN
VERSIN
VERSIN
10.0
VERSIN
VERSIN
11.0
R.R