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C
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INSTRUCTIVO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS GFCPM
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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NDICE
REVISIONES ........................................................................................................................3
2.
OBJETIVO ............................................................................................................................3
3.
4.
DEFINICIONES .....................................................................................................................3
5.
RESPONSABILIDADES .......................................................................................................5
6.
REFERENCIAS .....................................................................................................................6
7.
8.
DESCRIPCIN ................................................................................................................... 10
9.
10.
ANEXOS ............................................................................................................................. 20
PI
O
N
TR
O
LA
1.
____________________________________________________________________________
La impresin de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versin vigente est disponible en el Escritorio de
la VP. Se prohbe su reproduccin y exhibicin, sin el consentimiento de CODELCO Chile.
INSTRUCTIVO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS GFCPM
1.
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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REVISIONES
TIPO DE CAMBIO
FECHA
15-09-2011
04-11-2011
D
LA
14-11-2011
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2.
REVISIN
OBJETIVO
O
N
ALCANCE Y APLICACIN
3.
PI
Este procedimiento tiene como alcance todas las reas de la Gerencia Funcional de
Construccin y Puesta en Marcha de la VP y aplica a los documentos controlados generados
por la GFCPM, la correspondencia enviada y recibida y su documentacin adjunta.
4.
DEFINICIONES
VP
CONCEPTOS
DEFINICIN
Vicepresidencia de Proyectos
GFCPM
Documento
____________________________________________________________________________
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: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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Vigencia : 14-11-2011
INSTRUCTIVO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS GFCPM
CONCEPTOS
N Doc.
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DEFINICIN
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas. Estos se pueden encontrar en formato
duro (papel) o digital. (ISO9000-2005, 3.7.6)
Para fines de este instructivo, corresponde a toda la documentacin
(documentos y registros) generada al interior de cada una de las
reas/disciplinas de la GFCPM de la VP y cuyo alcance de aplicacin es
estrictamente interno a la GFCPM.
Para fines de este instructivo, corresponde a toda la documentacin
(documentos y registros) recepcionada en cada una de las
reas/disciplinas de la GFCPM de la VP y cuyo origen es externo a la
GFCPM.
Actividad que se realiza una vez transcurrido el plazo de mantencin de
los registros, estos pueden ser almacenados en bodega, eliminados (de
qu forma) u otra actividad.
Se considera como documento controlado por la GFCPM, todo
documento sujeto a revisin, cuya versin vigente corresponde a la que
es visualizada en el Sistema Documental Codelco (SDC).
Cualquier copia impresa de algn documento perteneciente a la
GFCPM, realizada desde el Sistema Documental Codelco (SDC), es
considerada como Copia No Controlada. El documento impreso podr
ser distribuido como Copia Controlada, slo si la distribucin es
realizada por un Control de Documentos con la estampa de un timbre
COPIA CONTROLADA.
Documento utilizado para realizar consultas o dar respuesta a
requerimientos de informacin propios de los procesos que se realizan
al interior de las Gerencias Funcionales y Gerencias de Proyectos de la
VP.
Notificacin de envo y/o recepcin, asociada a la distribucin de
informacin entre Gerencias Funcionales o Gerencias de Proyecto de la
VP.
Registro
LA
Documento interno
TR
O
Documento Externo
Disposicin Final
O
N
Documento Controlado
Copia No Controlada
Nota de envo
PI
COE
COR
Nota interna
SGP
Carpeta CONTROL
DOCUMENTOS GFCPM
Log
Usuarios de documentos y
registros
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5.
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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RESPONSABILIDADES
UNIDAD / CARGO
RESPONSABILIDAD
Gerente Funcional de
Construccin y Puesta en
Marcha.
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Jefe de Aseguramiento y
Control para la Calidad
O
N
Encargado Control de
Documentos (ECD)
PI
Encargado Control de
Documentos SGP
Asistente de Gerencia
Usuarios de documentos y
registros
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6.
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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REFERENCIAS
La Clusula 4.2.3 Control de los documentos de la Norma NCh-ISO 9001:2008.
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de Gestin de Proyectos.
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: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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INSTRUCTIVO
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REGISTROS GFCPM
7.
N Doc.
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DIAGRAMA DE FLUJO
7.1 Diagrama de flujo proceso "Aprobacin , emisin y distribucin de documentos controlados
Quien ingresa documentos al
SGP
Encargado Control de
Documentos SGP
Quien revisa
Jefe rea Funcional de la
GFCPM
Jefe A&CC GFCPM
Quien aprueba
Gerente Funcional de
Construccin y Puesta en
Marcha
Registro
A quien se le distribuye
Usuario segn Matriz de
Distribucin de
Documentos GFCPM
Quien controla
Encargado Control de
Documentos de la GFCPM
Quien elabora
rea de la GFCPM
LA
TR
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SI
Tiene comentarios
SI
Tiene comentarios
NO
O
N
NO
SGPSGP-GFCPMGFCPM-SGCSGC- INSINS017E
017E
Matriz de distribucin de
documentos GFCPM
Recepciona y devuelve
nota de envo firmada
Nota 6
Nora de envo
Realiza descarga de
documentos controlados
desde SDC
PI
Proceso
Envo de correspondencia
( Ver diagrama de flujo 7.3)
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Destinatario
rea de la GFCPM
Registro
Quien controla
Asistente de Gerencia GFCPM
Enva correspondencia
Nota 1
Nota de envo
Nota de interna
LA
Corresponde a alguna
respuesta solcitada
Nota 2
SI
O
N
NO
TR
O
Carta COR
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017B
017B
Log de
correspondencia
recibida
Registra en Log de
correspondencia
Recibida / Log de documentos
externos
Nota 2
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017C
017C
Log de
documentos externos
N
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PI
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C
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017A
017A
Log de
correspondencia
enviada
Distribuye correspondencia
Nota 3
NO
Requiere respuesta
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017B
017B
Log de
correspondencia recibida
SI
Inicia ciclo de seguimiento en Log
de correspondencia recibida
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017B
017B
Log de
correspondencia recibida
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Quien aprueba
Gerente Funcional de
Construccin y Puesta en
Marcha
Quien revisa
Jefe rea Funcional de la
GFCPM
Registro
Quien controla
Asistente de Gerencia GFCPM
TR
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SI
LA
Tiene comentarios
SI
O
N
Tiene comentarios
NO
NO
Aprueba / emite
comentarios
Nota 3
Nota de envo
Nota interna
PI
Verifica si requiere
respuesta
Nota 5
Carta COE
SI
SGP -GFCPMGFCPM-SGCSGC-INSINS017A
017A
Log de correspondencia
enviada
NO
Registra en Log de
correspondencia enviada / cierra
ciclo de seguimiento en Log de
correspondencia recibida, si
corresponde
Nota 5
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: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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DESCRIPCIN
8.1
8.
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Para la codificacin de los documentos controlados se debe asignar cdigo segn lo definido en
el instructivo SGP-GSSSO-CDR-INS-001 Codificacin de documentos del Sistema de Gestin
de Proyectos. Para la asignacin del nmero correlativo, se deben consultar SGP-GFCPMSGC-INS-017D.
PI
Quien revisa, revisa y/o emite comentarios, si corresponde. Si el documento tiene comentarios,
es enviado a Quien elabora para corregir observaciones; Si el documento no presenta
comentarios, es enviado para aprobacin.
Se debe considerar que existen dos instancias de revisin:
El Jefe del rea Funcional que emite el documento, realiza una revisin del contenido
del documento, antes de enviar para revisin del Jefe de A&CC Funcional.
El Jefe de A&CC Funcional o quien designe, revisa la forma y completitud del
documento, antes de enviar para aprobacin.
Nota 3: Aprueba / emite comentarios
Quien aprueba, aprueba y/o emite comentarios, si corresponde. Si el documento tiene
comentarios, es enviado a Quien rrevisa
evisa para aadir comentarios y posteriormente enviar a
Quien elabora; Si el documento no presenta comentarios, es enviado como documento
aprobado (firmado) a Quien controla.
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Quien ingresa documentos al SGP, carga o ingresa documento aprobado y sus anexos al SGP.
Si existen comentarios de forma, comunica a Quien controla para realizar las correcciones y
enviar nuevamente.
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PI
Los procedimientos e instructivos generados por la GFCPM, en cada una de sus reas
funcionales, sern distribuidos por el Encargado de Control de Documentos (ECD) de la
GFCPM a los proyectos, segn SGP-GFCPM-SGC-INS-017F Matriz de distribucin de
documentos GFCPM. La distribucin se controlar mediante una nota de envo que
individualiza a cada proyecto, en donde se le notifica al proyecto que los documentos indicados
en la nota se encuentran disponibles en el SDC para su uso y aplicacin en el proyecto. Cada
proyecto debe descargar los documentos desde el SDC para su distribucin interna, de acuerdo
a lo definido en su matriz de distribucin de documentos del proyecto.
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8.2
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8.3
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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Vigencia : 14-11-2011
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Quien controla, asigna cdigo y correlativo a correspondencia segn lo indicado en el punto 8.6
de este documento.
La correspondencia a enviar puede corresponder a los siguientes registros, segn lo indicado
en el punto 8.2 de este documento:
Nota de envo.
Nota interna.
Carta contractual enviada (COE).
Nota 2: Revisa / emite comentarios
Quien revisa, revisa y/o emite comentarios, si corresponde. Si la notificacin tiene comentarios,
es enviado a Quien controla para corregir observaciones; Si la notificacin no presenta
comentarios, es enviada para aprobacin.
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8.4
LA
correspondencia
dencia requiere respuesta, realizando las
Quien controla, verifica si la notificacin de correspon
siguientes actividades:
Si requiere respuesta, registra e inicia ciclo de seguimiento en SGP-GFCPMSGC-INS-017A Log de correspondencia enviada.
Si no requiere respuesta, registra en Log de correspondencia enviada y cierra
ciclo de seguimiento en SGP-GFCPM-SGC-INS-017B Log de correspondencia
recibida, si corresponde (aplica cuando, a travs de la correspondencia enviada,
se da respuesta a algn requerimiento solicitado a la GFCPM).
CARTAS
COR
CONTRATOS DE
SERVICIOS
NOTAS
DE ENVO
NOTAS
INTERNAS
VP
GERENCIA
FUNCIONAL
NOTAS
DE ENVO
NOTAS
INTERNAS
VP
GERENCIA
PROYECTOS
PI
CONTROL
DOCUMENTOS
GFCPM
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N
CARTAS
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8.5
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N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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8.6
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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:0
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Todos los registros internos emitidos por las reas/disciplinas de la GFCPM, son codificados, de
acuerdo con la siguiente estructura de cdigos (No son parte de esta codificacin los registros
emitidos en proyectos, para ello se utiliza el procedimiento SGP
SGP--GFIP-GD-PRO-001
Codificacin de documentos para proyectos):
LA
VPAAAAABBBCCCDDDD
Donde:
TR
O
AAAAA:
Corresponde al acrnimo que identifica el rea funcional que emite el documento o registro.
Para la Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha Corresponde a GFCPM.
BBB:
O
N
Corresponde al acrnimo que identifica a la disciplina o rea de la gerencia funcional que emite
el documento o registro. Para el caso de los tipos de registros: Cartas, Notas internas y Notas
de envo, se utiliza como acrnimo de rea los dgitos 000.
PI
Gerencia Funcional
rea / Disciplina
Acrnimo
SGC
Construccin
CNC
Constructibilidad
CBL
GCT
Innovacin
INV
Puesta en Marcha
PEM
000
CCC:
Corresponde al acrnimo que identifica al tipo de documento o registro emitido.
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N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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En anexo 10.2 se muestra tabla con los acrnimos definidos para los tipos de registros de la
GFCPM.
DDDD:
LA
Corresponde al correlativo del registro, que obedece al tipo de documento o registro asociado a
la disciplina del rea funcional que emite el documento o registro. El correlativo podr ir de 0001
a 9999. Para el caso de las cartas el correlativo debe identificarse como N CONTRATO -DDDD.
Ejemplos de codificacin para registros de correspondencia emitida por la GFCPM:
O
N
TR
O
Para la asignacin del nmero correlativo, se deben consultar los siguientes Log, segn
corresponda:
8.7
PI
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: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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:0
Vigencia : 14-11-2011
INSTRUCTIVO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS GFCPM
9.
N Doc.
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Acceso
Tiempo de Disposicin
Final
Mantencin
ARCHIVO DE REGISTROS
Responsable
de Archivo
Almacenamiento
Medio
Por ao
Control de
documentos GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
Por ao
Control de
documentos
GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Por ao
Control de
documentos
GFCPM
Lugar
Histrico
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
Control de
documentos
GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
Control de
documentos
GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
TR
O
O
N
Indefinido
LA
GFCPM
C
O
Por ao
PI
SGP-GFCPMSGC-INS-017A
Log de
correspondencia
enviada. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017B
Log de
correspondencia
recibida. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017C
Log de
documentos
externos. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017D
Log de
documentos
controlados. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017E
Matriz de
distribucin de
documentos
GFCPM.
Indexacin
Identificacin
Por ao
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REGISTROS GFCPM
10.
ANEXOS
10.1
Registros
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: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
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:0
Vigencia : 14-11-2011
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PI
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10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
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LA
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
10.2 Tabla acrnimos definidos para los tipos de documentos utilizados por la
GFCPM
CODIGO
TIPO DOCUMENTO
ACT
ACTA
AVF
AUD
AUDITORIA
BASES TECNICAS
CALIBRACION DE EQUIPOS DE MEDICION Y PRUEBA
CLF
CALIFICACION
CAR
CARTA
CTL
CATALOGO
CER
CERTIFICADO
CRV
COBROS REVERTIDOS
CTT
CP
D
LA
TR
O
CAE
BAT
CEP
COE
CORRESPONDENCIA ENVIADA
COR
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
COT
COTIZACION
CRT
CRITERIO
CUB
CUBICACION
ESP
ESPECIFICACION
STD
ESTANDAR
EVT
EVALUACION TECNICA
FRM
MAP
HDD
HOJA DE DATOS
INF
INFORME
INSTRUCTIVO
PI
INS
O
N
CRR
LECCION DE PROYECTO
LST
LISTADO
LDP
MNL
MANUALES
MPP
MATRIZ DE PRUEBAS
MC
MEJORAMIENTO
MDC
MEMORIA DE CALCULO
MIN
MINUTA
MRI
MRP
NCR
NO CONFORMIDADES
NI
NCD
NOTA INTERNA
NOTIFICACIN DE CAMBIO DE DISEO
CODIGO
NE
TIPO DOCUMENTO
NOTA DE ENVIO
NOTIFICACION DE CAMBIO POR TERRENO
ORG
ORGANIGRAMA
PTC
PTP
PLN
PLAN
PRL
PST
PRESENTACION
PRO
PROCEDIMIENTO
PRG
PROGRAMA
PROTOCOLO DE CONSTRUCCION
PRU
PPC
PPO
POV
PDR
PRUEBAS DE RENDIMIENTO
DETALLE DE TERMINACION
RESULTADO DE AUDITORIA
RCL
RECLAMOS
RGS
REGISTRO
RCP
REPORTES
RBD
SKT
SKETCH
SOL
SOLICITUD
SCT
O
N
DET
RDA
SOLICITUD DE INFORMACION
TENDENCIAS
PI
SDI
TND
PRC
LA
TR
O
PMP
PMC
O
C
NCT