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Mejoramiento de
administrativos
los
procesos
Marzo de 2006
http://www.4shared.com/get/Zu-uO4Lh/mmpi-2.html
Abreviaturas utilizadas
MPE. Mejoramiento procesos de la empresa.
EMP. Equipo de mejoramiento del proceso.
EEM. Equipo ejecutivo de mejoramiento.
ER. Equipo de revisin.
H.
Harrington
DF. Diagrama de flujo.
EVA Evaluacin valor agregado
VAE Valor agregado para la empresa.
SVA Sin valor agregado.
PB
Proceso de benchmarking.
Mejoramiento de los procesos de la empresa.
Antes de resear los temas tratados por J.Harrington haremos referencia a
algunos conceptos para acercarnos al tema central de su libro.
Empresa.
Cuando hablamos de empresa, a qu nos estamos refiriendo? Una posible
definicin sera la siguiente:
La empresa es una unidad econmica en la que el capital, el trabajo y la
direccin se coordinan para elaborar productos o prestar servicios que se
suministran a terceros, con fines lucrativos y con la consiguiente
responsabilidad.
Una vez ubicados en el concepto de empresa, seguimos avanzando en la
introduccin al tema y definimos la estructura que requiere la empresa para
poder funcionar.
Estructura.
Es la forma de organizacin que adoptan los componentes de un conjunto o
bien de un sistema.
Desde el punto de vista de la empresa, estructura es la forma en que estn
interrelacionados los diversos componentes de la organizacin.
La estructura responde a un diseo organizativo destinado a definir los
sectores, misiones, funciones, dotacin, nivel jerrquico de cada unidad
componente del sistema organizacional.
La estructura formal se identifica con los elementos visibles, susceptibles de
ser representados mediante organigramas, diagramas de flujo, manuales de
procedimiento, etc.
En los ltimos tiempos se han producido modificaciones en la forma de disear
la estructura de las empresas. Se deriv en un nuevo modelo orientado a los
procesos con una visin ms horizontal y menos vertical.
La organizacin por procesos se estructura alrededor de los procesos crticos
de la empresa y tiende a privilegiarlos por encima de las estructuras
funcionales o divisionales.
Para poder llegar al esquema actual de empresa orientada a los procesos
Harrington plantea que los grandes paradigmas que regan la vida del ser
El proceso es el problema
Personas
Ayudar a que se hagan las cosas
Saber que lugar ocupa mi trabajo
Evaluar el proceso
Cambiar a la persona
Siempre se puede encontrar un mejor
empleado.
Controlar a los empleados
Quin cometi el error
cometiera
Corregir errores
Cambiar el proceso
Siempre se puede mejorar el proceso
Desarrollo de las personas
Qu permiti que el error
se
Reducir la variacin
Proceso
Proceso
Producto
Cliente
Externo
Agrega valor
Cliente Interno: incluye a la totalidad de los integrantes de la empresa. Son
aquellas reas que reciben productos o servicios de otras reas dentro de la
misma empresa. Por ejemplo:
los presupuestos elaborados por el departamento contable
los informes financieros preparados por el departamento financiero.
Los cursos de capacitacin dictados por el departamento de personal.
Procesos de la empresa
Administrac.
Logstica
Finanzas
Ventas
Distribucin
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Alto
en el
Medio
Bajo
cliente
Baja
Media
Alta
Oportunidad de mejoramientoo
1.5.
Conformacin de los equipos de mejoramiento del proceso EMP
En estos equipos debe haber representantes de los departamentos
involucrados en el proceso a mejorar.
Los miembros del EMP deben realizar diversas funciones para las cuales es
necesario que conozcan y utilicen las tcnicas y herramientas adecuadas para
trabajar como equipo, comprender el proceso, reunir y analizar datos, detectar
las causas de los problemas y buscar su solucin . Las herramientas bsicas
para el anlisis de datos a los fines de identificar y analizar los problemas son:
Hojas de verificacin.
Grficas.
Histogramas
Diagramas de Pareto
Diagramas de dispersin
Diagramas de causa efecto
Diagramas de flujo
Controles estadsticos del proceso.
1.6. Lmites del proceso.
Una vez seleccionados los procesos a modernizar y conformados todos los
equipos se est en condiciones de comenzar a trabajar en los mismos,
especficamente con cada equipo Con relacin a cada proceso incluido en el
proyecto se debern realizar las siguientes actividades.
a) definir los lmites preliminares. Es decir, qu se incluye en el proceso y qu
queda fuera del mismo.
b) Confeccionar un diagrama de bloque del proceso
c) Determinar cules son las entradas del proceso. Implica definir los
proveedores del proceso.
d) Determinar cules son las salidas del proceso. Implica definir a los clientes
del proceso.
Proceso
Salidas
Planificacin
Ejecucin
_________________________________________
Planificacin
Ejecucin
Inicio
Tiempo
2. COMPRENDER EL PROCESO
10
11
12
INICIO
Formalizar la venta
Verificar condiciones y
darle curso
Vendedor
Administracin de
Ventas
Crditos y Cobranzas
Verificar el stock
disponible
Expedicin
Facturar si la
operacin se
concretar
Facturacin
Registrar la venta en la
cta. cte. e inventario
Cuentas Corrientes y
responsable stock
Despachar el pedido
Expedicin
Distribucin
Recepcin
documentacin y
control
Contadura (controles
cruzados)
FIN
13
14
INICIO
LLENAR
SOLICITUD DEL
PUESTO
APROBAR
SOLICITUD Y
PRESUPUESTO
0,6
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REALIZAR
INVESTIGACIN
CANDIDATOS
72
ENTREVISTAR
CANDIDATOS
CANDIDATOS
48
EVALUAR
CANDIDATOS
CANDIDATOS
12
OFERTAR EMPLEO
CANDIDATO
ELEGIDO
0,2
24
ESPERAR DECISIN
DEL
CANDIDATO
0,2
48
DISPONER
INCORPORACIN AL
TRABAJO
FIN
14 hs.
237 hs.
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El valor agregado representa un incremento del valor por encima del costo
inicial a lo largo de cada etapa del proceso. En consecuencia, el valor agregado
es el valor despus del procesamiento, menos el valor antes del
procesamiento. Cada paso de un proceso involucra un costo para la empresa,
en mano de obra, materiales, gastos indirectos, almacenamiento, transporte,
etc. que es necesario examinar para controlarlo.
La evaluacin del valor agregado EVA es un anlisis de cada una de las
actividades del proceso con el objetivo de detectar:
a) las actividades de valor agregado real VAR - que son aquellas que son
necesarias para satisfacer los requerimientos del cliente.
b) Las actividades sin valor agregado para el cliente pero que la empresa
requiere para satisfacer sus propios requerimientos VAE (Valor
agregado para la empresa)
Ej.: almacenamiento, informes estadsticos.
c) Las actividades sin valor agregado - SVA que son aquellas que no
contribuyen a satisfacer las necesidades del cliente o los requerimientos de
la empresa y que se pueden eliminar sin alterar en lo ms mnimo la
funcionalidad del producto o del servicio.
El objetivo del EVA es optimizar las actividades con valor agregado para el
cliente y para la empresa y minimizar o eliminar las actividades sin valor
agregado.
Por consiguiente, los equipos de trabajo deben analizar cada una de las
actividades que se realizan dentro del proceso y hacer la correspondiente
evaluacin y clasificacin.
Como resultado de la evaluacin se deben proponer soluciones, teniendo en
cuenta que:
a) El movimiento de los documentos y la informacin pueden minimizarse
combinando operaciones, colocando a las personas ms cerca unas de
otras o por medio de la automatizacin.
b) El tiempo de espera puede minimizarse combinando operaciones,
equilibrando cargas de trabajo o por medio de la automatizacin.
c) Los problemas slo pueden reducirse identificando y eliminando las causas
que los originan.
d) Las revisiones y aprobaciones pueden modificarse o suprimirse mediante
cambios en las polticas y los procedimientos.
3.5. Reduccin del tiempo del ciclo del proceso.
El objetivo de esta actividad es reducir el tiempo del ciclo. Se tiene que prestar
especial atencin a aquellos procesos que tienen ciclos de tiempo real
prolongados y a aquellas actividades que hacen lento el proceso. Es muy til,
en esta etapa, utilizar como herramienta el diagrama de flujo de lnea de
tiempo. Ejemplo de reduccin:
a) Actividades en serie versus actividades paralelas. Con frecuencia las
actividades que se realizan en serie pueden efectuarse en forma paralela.
Un proyecto que debe pasar por diferentes instancias para su aprobacin,
en vez de llevarse a un sector para su verificacin y una vez aprobado
pasa al sector siguiente y as sucesivamente, puede ser revisado en
forma simultnea cargndolo en una PC en red.
b) Reduccin de interrupciones. Las actividades crticas deben tener prioridad.
A aquellas personas afectadas a los procesos importantes, se les debe
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Otro control que hay que realizar es verificar si se pide lo que verdaderamente
se necesita. Como nada es gratuito, todo requerimiento implica tiempo y
esfuerzo para alguien, por lo tanto, si no es necesario implica un desperdicio.
3.11. Automatizacin.
El uso de equipos de computacin en actividades rutinarias y/o repetitivas es
sumamente conveniente para reducir tiempos y costos y liberar a los
empleados para que puedan dedicarse a la realizacin de tareas ms
creativas.
Todo proyecto de automatizacin requiere identificar los procesos, elaborar un
plan, buscar al personal adecuado para ejecutarlo y comenzar su ejecucin en
forma paralela con las tareas manuales durante el tiempo necesario para su
puesta a punto.
Cuando uno se plantea la posibilidad de automatizar actividades conviene tener
en cuenta algunos principios:
a) Las computadoras prestan el mejor servicio en la pronta ejecucin de las
tareas rutinarias.
b) Las computadoras facilitan y aceleran el acceso a la informacin a personas
que se encuentran fsicamente aisladas.
c) Es conveniente automatizar aquellas operaciones en las cuales se pueden
utilizar sistemas computarizados estandarizados que han demostrado su
utilidad.
d) Es conveniente automatizar aquellas actividades que se encuentran
claramente definidas y funcionando eficientemente. De la automatizacin de
un desorden slo se obtiene otro ms acelerado.
e) El hardware utilizado est sujeto a constantes cambios. Los fabricantes de
computadoras planean ciclos de vida de 3 aos. A los tres aos de su
lanzamiento el hardware se hace obsoleto. Conclusin, no solo hay que
cambiar el hardware, sino tambin hay que actualizar el software.
La automatizacin consiste en una serie de etapas, para ir desde donde se
encuentra ahora hasta donde se deseara estar, aceptando que los cambios
ocurrirn inexorablemente a medida que uno avanza.
Es de considerar que, en el caso de las pequeas y medianas empresas la
tecnologa actual ha originado un incremento sustancial en el ofrecimiento de
sistemas contables y de sistemas de gestin para PC, particularmente
adaptados a las mismas. Al mismo tiempo, se ha extendido el uso de internet,
intranet, correo electrnico y la instalacin de redes.
3.12. Mejoramiento del marco general.
En muchas oportunidades, los cambios que se realizan para mejorar el proceso
actual no generan los resultados esperados. Normalmente esto ocurre cuando
el proceso ya ha sido mejorado y hay poco que ganar de correcciones
posteriores, o cuando los cambios no prosperan por restricciones de la
organizacin
En estos casos, es aconsejable emplear la tcnica del marco general, que
requiere que el EMP se salga del proceso que se sigue hoy y defina como sera
el proceso si no existieran las restricciones de la organizacin actual y/o del
proceso, desarrollando nuevos conceptos y nuevas opciones.
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CONCLUSIN
La modernizacin origina efectos beneficiosos para la organizacin por
aplicacin de las herramientas mencionadas precedentemente. Podemos
mencionar
a) La eliminacin o disminucin de la burocracia excesiva reduce los costos
b) La reduccin de las actividades sin valor agregado disminuye el nmero de
tareas ineficaces y los costos.
c) La simplificacin de los procesos y de los subprocesos facilita el trabajo y la
comprensin, se acortan los tiempos de procesamiento y se reducen los
costos.
d) La estandarizacin, la simplificacin, la automatizacin y, en general, casi
todos los pasos relacionadas con la modernizacin traen aparejada una
reestructuracin en la cantidad y calidad de los puestos de trabajo
Se tiende a disminuir los niveles organizacionales y, por ende, la estructura
jerrquica, ya sea a nivel gerencial como de jefaturas.
Se tiende a disminuir el nmero de profesionales experimentados y a
incrementar la cantidad de profesionales principiantes.
El personal requiere un proceso de adaptacin mediante el entrenamiento
adecuado.
Como valor muy importante a tener en cuenta hay que apreciar que la mayor
ventaja competitiva de una empresa es la fuerza de trabajo correctamente
capacitada e identificada con los objetivos de la organizacin. En
consecuencia, el entrenamiento y la capacitacin del personal constituyen una
inversin.
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Fijar los objetivos significa establecer los estndares dentro del proceso.
Establecer un estndar significa fijar el desempeo mnimo aceptable
para la persona que realiza determinada actividad, entendindose que
dicha persona ha recibido el entrenamiento adecuado para llevar a cabo
el trabajo , que tiene las herramientas necesarias y que cuenta con la
capacidad para ejecutarlo. Para determinar un estndar se deben tener
en cuenta las medidas de eficacia y eficiencia.
El nivel gerencial usualmente fija los estndares.
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confiabilidad
responsabilidad
debemos buscar informacin adecuada para verificar en qu medida se
cumple con los requerimientos precedentes.
b) Medidas de eficiencia: reflejan los recursos que las actividades consumen
para generar una salida que satisfaga los requerimientos de un cliente
interno y/o externo. El proceso eficiente, tal cual se mencion
precedentemente, es aqul en el cual los recursos se han minimizado y el
desperdicio se ha eliminado. Las medidas de eficiencia es conveniente
ubicarlas en aquellos puntos del proceso que insumen gran cantidad de
recursos (mano de obra, materiales, horas de trabajo) y en los subprocesos
o actividades que generan un tiempo prolongado del ciclo total.
c) Medidas de adaptabilidad: reflejan cun bien responden las personas y
los procesos frente a pedidos especficos de los clientes o a los cambios en
el medio ambiente.
La flexibilidad y la adaptabilidad por parte del personal de una empresa para
solucionar problemas a los clientes frente situaciones no previstas o ante
peticiones especficas son criterios apreciados.
Con demasiada frecuencia se recurre a las normas como excusa para no
hacer un esfuerzo extra y dar una respuesta satisfactoria al cliente. En otros
casos, el apego a la rigidez en los procedimientos es resultado de
directivas impartidas por los niveles superiores que se reservan para s el
derecho a desviarse de las normas.
Siempre que el personal cuente con la confianza de sus superiores, es
conveniente otorgarle el poder para tomar las decisiones acertadas
que se requieran, a fin de satisfacer las solicitudes especficas de los
clientes.
4.4. Retroalimentacin.
El sistema de retroalimentacin debe tener como objetivo lograr, mediante el
sistema de mediciones, que los empleados tomen conocimiento de los desvos
o errores cometidos a efectos de corregirlos y mejorar la actividad.
La medicin es la cerradura y la retroalimentacin es la llave. Sin tal
interaccin, no se puede abrir la puerta hacia el mejoramiento.
En un ambiente de mejoramiento, la bsqueda de errores debe ser efectuada
para evitar su repeticin y no para individualizar al culpable y castigarlo.
Un buen sistema de retroalimentacin debe basarse tanto en los datos
positivos como en los negativos. Los positivos alimentan la autoestima, el
deseo de seguir haciendo las cosas bien. Los negativos sirven para mejorar las
actividades en las cuales se cometen errores.
En el caso especfico de los clientes externos hay que tener en cuenta que a la
mayora de las personas no les gusta suministrar informacin negativa, por
consiguiente, en numerosas oportunidad no le harn conocer a la empresa que
se encuentran insatisfechos. Por consiguiente, es conveniente alentar los
reclamos por parte de los clientes para detectar los problemas y corregirlos.
4.5. Informe de las mediciones.
La mejor retroalimentacin es la directa, en la cual los empleados ven los
errores que se han cometido y pueden corregirlos por s mismos. No obstante,
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uso eficiente de los recursos, tanto para el proceso total como para los
subprocesos y actividades en general.
El EMP debe garantizar que el proceso proporcione un output que satisfaga las
expectativas del cliente continuamente. Una vez que esto se logre, el equipo
debe centrar sus esfuerzos en el objetivo de la empresa relacionado con la
eficiencia para la totalidad del proceso. Se debe controlar que el proceso no
consuma demasiados recursos en comparacin con el contenido del valor
agregado del proceso. Logrado este objetivo las tareas de mejoramiento deben
enfocarse en los subprocesos, en cada departamento y en cada actividad.
Nivel 2: alcanzar la excelencia en el trabajo. Una vez alcanzado el objetivo del
nivel l , la empresa se debe preparar para optimizar al mximo sus actividades.
El objetivo es lograr que el proceso en el da de hoy sea mejor que ayer, y
maana mejor que hoy. Para lograr esta meta Harrington propone utilizar un
esquema que denomina anillo de la calidad
El procedimiento consiste en lo siguiente:
a) Elaborar un plan de mejoramiento de determinados procesos, en base a
una revaluacin de los indicadores del diagrama de mejoramiento del
proceso. Se fijan objetivos de desafo.
b) Establecer el plazo para alcanzar la meta definida.
c) Involucrar a los empleados que realizan las actividades incluidas en el
objetivo.
d) Poner en ejecucin el plan llevando a la prctica las acciones determinadas.
e) Modificar el plan siempre que sea necesario, cuando una actividad no sea
tan efectiva como se estim inicialmente, para asegurar el objetivo
propuesto.
f) Recompensar el xito, segn el sistema de premios instituido por la
organizacin, una vez cumplido los objetivos de desafo. El nivel de
reconocimiento debe ser proporcional al xito obtenido.
g) Despus de manifestar el reconocimiento por el cumplimiento de los
objetivos alcanzados hay que fijar nuevos y ms estrictos objetivos.
Objetivos de desafo que estn por encima de los objetivos estndar.
h) Reiniciar el ciclo. Los equipos de trabajo giran continuamente alrededor del
anillo de la calidad hasta alcanzar la meta final de un desempeo libre de
errores.
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ANILLO DE LA CALIDAD
Recompensar el xito
Elaborar un plan de
mejoramiento
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5.3. BENCHMARKING
El propsito del proceso del benchmarking -PB- es comprender lo que otros
hacen y utilizar esta experiencia y este conocimiento combinados para
desarrollar an ms nuestro proceso. Consiste en la labor de definir
sistemticamente los mejores sistemas, los mejores procesos, los mejores
procedimientos y las mejores prcticas para integrarlas a la organizacin.
El PB proporciona varias percepciones sobre la manera como otras empresas
se han convertido en las mejores. El propsito es descubrir como las
organizaciones de categora mundial han desarrollado sus procesos y sistemas
para asegurar un desempeo superior. Se trata de buscar y analizar el
conocimiento, las formas, los procesos y los mtodos responsables de convertir
una organizacin, un proceso o una actividad en la mejor de su clase.
Por qu pretender ser el mejor?
Porque la excelencia genera:
Satisfaccin.
Reconocimiento
Mayores recompensas
Clientes
Respeto
Poder
Dinero
Para convertirse en el mejor hay que:
a) conocerse a uno mismo
b) reconocer y comprender las organizaciones lderes del rea en las que se
espera alcanzar la excelencia.
c) Utilizar los mejores procesos existentes.
d) Construir sobre estos procesos para crear otros an mejores.
Cumplido el objetivo de ser el mejor habr que estar preparado para afrontar la
envidia, la crtica frecuente y los intentos de destruccin .
Tipos de benchmarking.
Bsicamente existen 4 tipos genricos de benchmarking
1. Interno. Involucra la tarea de mirar hacia adentro de la organizacin para
determinar si en otra reas se estn desarrollando tareas similares y para
definir las mejores prcticas observadas.
La aplicacin de este modelo es el menos costoso, permite obtener
informacin detallada y no hay que superar obstculos de seguridad y
confidencialidad
2. Competitivo. Conocido tambin como ingeniera de reversa es la
investigacin de productos, servicios y procesos de un competidor. La
manera ms comn de llevarlo a cabo es comprar productos de la
competencia para desarmarlos y analizar su diseo, materiales empleados,
sistemas de ensamble, resistencia de los elementos empleados, etc.
Tambin se analiza la informacin relacionada con el empaque, manuales
de funcionamiento, instrucciones de servicio y mtodos de despacho.
3. Benchmarking en operaciones de categora mundial.
Est referido al PB que ampla su radio de observacin y va ms all de la
organizacin y de su competencia directa, para involucrar distintas
organizaciones. El benchmarking de industrias dismiles permite descubrir
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Conceptos relevados
1. .......................................................
2. ........................................................
3. ........................................................
Organizacin
_______________________________
A
B
C
Nuestra empresa
_______________________________
Datos obtenidos
........ ........ ........
........
........ ........ ........
........
........ ........ ........
........
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4. MEDICIONES Y CONTROLES.
- Por qu hacer mediciones.
- Dnde y cuando hay que medir.
- Qu se debe medir.
- Quin debe medir y a quin.
- Quin debe proporcionar retroalimentacin.
- Disear un sistema de retroalimentacin.
- Auditoras.
- Sistema de mediciones.
- Controles estadsticos.
- Anillo de la calidad.
5. MEJORAMIENTO CONTINUO.
- Concepto de mejora continua.
- Rueda de la fortuna.
- Benchmarking.
Bibliografa.
- H.James Harrington. Mejoramiento de los procesos de la empresa.
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ANEXO I
CALIDAD Y SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
1. Concepto de calidad.
En la Repblica Argentina, en la dcada del 90, se hace comn el concepto de
globalizacin. La globalizacin origina la eliminacin de las fronteras y facilita el
intercambio y traslado de bienes y servicios logrando que las distancias no
fueran un problema insoluble. El desarrollo de las comunicaciones incrementa
esos efectos.
Se instalan en nuestro pas grandes grupos econmicos que compran,
absorben, se fusionan y compiten con las empresas existentes.
La consecuencia directa de la competencia, en mercados no monoplicos u
oligoplicos, es la tendencia a la baja de precios y de rentabilidad empresaria.
Esta competencia obliga a la empresa a hacer todo mejor con costos cada
vez menores.
Decisin que muchas empresas de nuestro pas adoptaron, dedicando grandes
esfuerzos a mejorar su gestin empresarial.
La situacin actual, que obliga a las empresas a adaptarse permanentemente
a nuevas o cambiantes reglas de juego no invalida, sino que por el contrario
potencia la necesidad de llevar a la prctica una gestin eficaz y eficiente.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que el cliente es la razn de cualquier
empresa, ya que sin clientes no tiene sentido su existencia. Por tal motivo,
lograr la plena satisfaccin de sus clientes debe ser el mximo objetivo de toda
empresa que pretenda mantener y mejorar su posicin dentro del mercado.
En la actualidad, para lograr la plena satisfaccin del cliente ya no alcanza con
ofrecer productos que cumplan con meras especificaciones tcnicas, sino que
es necesario disponer de sistemas idneos para la identificacin de sus
necesidades y expectativas, tanto en el diseo del producto o servicio como en
las actividades de post-venta.
Un sistema que sirve para alcanzar los objetivos expuestos precedentemente
se encuentra en el concepto que tuvo su origen alrededor de la dcada del 50
y que se denomina Calidad.
La Calidad es, ante todo, una cultura organizacional de gran importancia que
se centra en el desarrollo del recurso humano y se orienta al logro de la
satisfaccin de los clientes internos y externos y al mejoramiento continuo.
A veces se hace difcil comprender el concepto de calidad porque no existe una
definicin tcnica aceptable que resulte universal
La palabra calidad deriva del latn qualitas y segn la acepcin ms conocida
significa conjunto de cualidades de una persona o cosa.
La tendencia hacia la satisfaccin del cliente ha aportado conceptos que hacen
a la definicin de calidad desde un enfoque centrado en el cliente
Desde este punto de vista, se formulan a continuacin las diferentes
acepciones del vocablo, segn los diferentes autores:
Grado de adecuacin de las caractersticas de un producto o servicio a las
necesidades del consumidor.
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de conformidad.
del desperdicio,
segn diferentes
especificaciones,
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41
La calidad es una
herramienta
Orientacin al producto
Segunda generacin
Aseguramiento de la
Calidad
La calidad
es una
herramienta
Orientacin al proceso
Tercera generacin
Proceso de Calidad
Total
La Calidad es la
estrategia de la
empresa
Orientacin al cliente
Cuarta generacin
La Calidad se gestiona
Mejora continua
de los productos
y servicios
Orientacin a mejorar
todas las actividades
de la empresa.
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2. Mediante las tareas o acciones que realizan las personas o equipos para
lograr la transformacin expresada en el punto anterior.
Segn el punto l. seguir el fluir de las materias primas o el objeto del servicio
para analizar las tareas que se realizan sobre ellos, es observar el trabajo con
un enfoque a procesos. Dicho de otra forma, el enfoque a procesos
comprende el flujo de los objetos que van pasando por los diferentes puestos
de trabajo donde se encuentran los sujetos que realizan sus tareas sobre
dichos objetos.
c) Liderazgo. Es responsabilidad de la direccin definir la poltica de la
calidad y definir los objetivos asociados a esa poltica. Debe haber un
compromiso gerencial total con la calidad, reconociendo el papel y el valor
de un programa eficaz de calidad
Los lderes establecen unidad de propsito y direccin a la organizacin..
Es funcin del lder fomentar el trabajo en equipo y generar un ambiente
Interno favorable a la participacin del personal en la consecucin de los
objetivos de la organizacin .
d) Administracin participativa. El personal, con independencia del nivel en
que se encuentre dentro de la organizacin, es la esencia de su
funcionamiento. Si consideramos que el personal hace que los procesos
funcionen es muy importante que tenga funciones ms abarcativas,
delegndole actividades y responsabilidades.
e) Desarrollo de los recursos humanos promoviendo la capacitacin,
motivacin y participacin en grupos de trabajo.
f) Todas las unidades de la organizacin son responsables por la
calidad. La idea no es que cada unidad lleve a cabo sus tareas en forma
independiente de las otras, sino, por el contrario, que se trabaje en forma
conjunta en pos de los objetivos de la empresa. Se debe incentivar la
cooperacin entre las diferentes reas.
g) Toma de decisiones con un enfoque objetivo. Las decisiones que se
adopten deben estar fundamentadas en la informacin y anlisis de datos
obtenidos mediante la aplicacin de tcnicas estadsticas.
h) Enfoque preventivo. Un sistema de gestin de calidad busca prevenir los
problemas; entendiendo que prevenir no es evitar que se repitan los
problemas, sino disminuir al mximo la posibilidad de que lleguen a ocurrir
alguna vez..
i) Mantener buenas relaciones con los proveedores. La organizacin y sus
proveedores son interdependientes. El intercambio de informacin clara y
adecuada sobre lo que se requiere y sobre lo que se entrega y la aplicacin
por ambas partes de sistemas de control de la calidad con recproca
comprensin y cooperacin intensifican la capacidad de ambos para crear
valor. Aplicar tcnicas del sistema justo a tiempo (just in time) para reducir
los costos y tiempos de entrega.
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Gestionar
los recursos
recursos
Responsabilid
ad
de la
Direccin
Realizacion
del producto
Medir, analizar
mejorar
Salida
CLIENTE
Satisfacin
Beneficios del sistema
La implementacin adecuada de un sistema de calidad proporciona excelencia
en la gestin y una gestin de excelencia brinda los potenciales beneficios:
a) mejora en la participacin del mercado.
b) Incremento en la rentabilidad de la empresa.
c) Lealtad del cliente.
d) Diferenciacin de los competidores.
e) Menores costos.
(1) Williams Edward Deming. Naci en el ao 1900 en Estados Unidos, siendo
un estudioso de las estadsticas. Se recibi de bachiller en el ao 1921 y en
el ao 1928 se doctor en fsica-matemticas.
Enseo fsica en varias universidades. Fue consejero para estadstica al
servicio de la Oficina de Censos en Estados Unidos (1939-1945) y en el ao
1946 fue profesor de estadsticas en la Universidad de Nueva York en su
escuela para graduados de Administracin de Negocios. Fue consultor para
investigacin en empresas privadas.
(2) Joseph M.Juran. Presidente emrito del Instituto Jurn trabaj en
actividades diversas de administracin, como ingeniero, ejecutivo industrial,
profesor universitario y consultor en administracin.
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CONTROL DE CALIDAD
El control incluye la siguiente secuencia universal de pasos
1. Seleccionar el sujeto de control, esto es, determinar lo que se quiere regular
2. Elegir una unidad de medida.
3. Establecer una meta para el sujeto de control, es decir, especificar un valor
que se ha de alcanzar como resultado de las operaciones.
4. Crear un sensor que pueda medir el sujeto de control en trminos de la
unidad de medida. Es un medio de evaluacin del resultado real.
5. Medir el desempeo real
6. Interpretar la diferencia entre el desempeo real y la meta u objetivo
7. Tomar medidas (si es necesario) sobre la diferencia.
Proceso
Accin
Sensor
Meta
Comparacin
46
47
entrada de datos directamente, sin necesidad de usar el papel. Por otra parte,
la rapidez del proceso permite la presentacin de los datos procesados a
tiempo real .
En sntesis, es necesario definir el trabajo que debe hacerse en cada punto de
control, qu sujetos de control se van a medir, las metas y estndares que
deben cumplirse, los procedimientos y los instrumentos que van a utilizarse
para hacer las mediciones, los datos que deben registrarse y las decisiones
que se tomarn.
Interpretacin de la diferencia entre el desempeo real y la meta.
En esta etapa se compara el resultado de las mediciones con las metas fijadas
y se decide si las diferencias con lo suficientemente significativas para justificar
alguna accin.
En este anlisis, muchas veces el problema que se presenta es poder
diferenciar las variaciones que son debidas al azar de las que no lo son.
Mediante el uso de herramientas estadsticas se perfeccion el anlisis de las
variaciones, incorporndose el concepto de control estadstico de los procesos.
Las variaciones que no son estadsticamente significativas, raramente pueden
tener importancia, ya que la causa es muy a menudo debida al azar, por tanto,
no localizable. Las que son estadsticamente significativas son proclives a la
realizacin de alguna accin.
Una muy buena herramienta para evaluar las diferencias es la grfica de
control.
Una grfica de control es una grfica de comparacin de los datos de
desempeo del proceso con los lmites del control establecido.
B
Lmite de control
92 km/h -------------------------------------------------------------------------------------Meta........................................................................................................................
88 km/h ---------------------------------------------------------------------------------------Lmite de control
A
C
En la grfica precedente los puntos A, B, y C representa diferencias reales con
la meta y son diferencias significativas porque estn fuera de los lmites de
control.
Ejemplo:
Se realiza una medicin de la velocidad a la que circulan los vehculos en un
carril de una autopista, sealizado para circular a 90 km. p/hora.
El sujeto de control es la velocidad de los rodados
El sensor es el aparato electrnico que mide la velocidad
La meta es de 90 km p/hora.
El lmite de control superior se fija en 92 km p/hora.
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ANEXO II
COSTOS DE LA CALIDAD Y DE LA MALA CALIDAD
Costos de la calidad
Representa el sistema de informacin con el que se preparan los datos
referidos a los costos de la calidad. Dicho sistema forma parte del sistema de
costos en general.
Se debe considerar el concepto de costo en el sentido de sumatoria de
erogaciones realizadas, comprometidas y necesarias para el logro del servicio
o solucin de la cuestin de la calidad.
Un sistema de costos de la calidad es una herramienta gerencial y debe ser
proyectada para proveer informacin que ayudar a la gerencia en el
planeamiento y control de la calidad. Tal informacin permite priorizar la
implementacin de programas en las reas crticas en funcin de los costos.
Un sistema de costos de la calidad debera proveer informacin sobre los
costos de los procesos y actividades y su relacin con la calidad percibida por
el cliente, o sea, actividades realizadas en la empresa que agregan valor para
el cliente interno o externo. Esta informacin servir como base para la
eleccin de los procesos crticos, anlisis de eficiencia y eficacia del proceso e
identificacin de oportunidades de mejoramiento.
Generalmente, un programa de gestin de la calidad comienza evaluando los
costos de la no calidad para demostrar los perjuicios econmicos que provocan
las deficiencias y los errores.
Segn estadsticas realizadas en Estados Unidos, los costos de la mala
calidad en las reas administrativas pueden representar entre el 20 al 30% de
los gastos totales de estos departamentos.
Existe un antiguo axioma que dice que la inversin en calidad se recupera
siempre y que, no solo es recuperable, sino que proporciona una mayor
rentabilidad.
Estudios realizados a travs del tiempo sobre este tema, permitiran afirmar
que por cada peso gastado en la prevencin de la calidad, se puede ganar 4
pesos en la disminucin de fallas internas y externas.
Los costos de la falta de control crecen en el tiempo si errores y defectos no
son detectados. Cuanto ms tarde las deficiencias son detectadas, mayores
sern los costos de reparacin de dichos defectos.
En la dcada del 90, en promedio, la distribucin de los costos de la calidad se
presentaba de la siguiente forma.
Prevencin
2%
Evaluacin
33%
Deficiencias
65%
56
57
59
60
Tipo de unidad.
La informacin para evaluar los costos de la calidad se puede brindar en dos
tipos de unidades.
a) Unidades monetarias: se utiliza para expresar los datos en sumas de
dinero. Pueden emplearse tanto la moneda de curso legal del pas como
una moneda extranjera.
b) Unidades no monetarias: son, por exclusin, todas aquellas que no se
expresan en dinero.
En cada caso en particular, cada tarea o funcin dar lugar a un parmetro
que se convierte en unidad de medida para la informacin. Dentro de este
grupo de unidades podemos destacar.
unidades de productos
horas-hombre
asistencias o inasistencias del personal
puntualidades de cumplimientos
otras.
Tema u objeto de la informacin.
La informacin a brindar tiende fundamentalmente a medir la eficiencia y
evaluar el desempeo.
Conforme lo expresado se puede exponer informacin relacionada con
determinadas reas, como por ejemplo la de produccin y la de
comercializacin.:
1. Para el rea de produccin
cantidad de veces que se cumpli en tiempo con las pautas fijadas.
cantidad de veces que no se cumpli
cantidad de veces que se alcanz el nivel de unidades pautadas
variacin entre los costos presupuestados y los reales.
cantidad de productos fabricados
entregas en trmino
unidades con deficiencias
montos y niveles de los sobrantes o rezagos
costo promedio de cada uno de los insumos
cantidad de veces que fue necesario el uso de horas extras
1.1. Para el rea de comercializacin
controles a los vendedores
cantidad de visitas a cada cliente
errores en la preparacin de los pedidos
encuesta al cliente respecto de cmo recibe su pedido
cantidad de devoluciones.
cantidad de ventas totales en moneda o por artculo
ventas por clientes
niveles excesivos de inventarios.
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Bibliografa
Helouani, Rubn. Manual de los costos de la calidad.
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