Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
N. 18 - 2012
ndice
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
TRIA
18
Anterior
Siguiente
Buscar
Siguiente
Anterior
TRIA
Revista Archivstica de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
18
Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de formacin
profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros y estudiosos de
estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo son todos los problemas
tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos presentados para su publicacin. Las ideas y
opiniones vertidas en los trabajos publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn
caso expresan el estado de la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin e Impresin:
Pinelo Talleres Grficos, S.L. - 41900 CAMAS - SEVILLA
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los originales
antes del 15 de septiembre de 2013.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la seccin
PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
Buscar
Siguiente
Anterior
NDICE
1
Buscar
Siguiente
Anterior
Buscar
ndice
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Fue Antonio un archivero sui gneris. Con un apetito intelectual casi renacentista (escribi tambin sobre Arte e Historia, bajo el seudnimo de Antonio Lera),
no hubo vertiente de la Archivstica con la que no se atreviera: desde los principios
generales a la organizacin y descripcin de fondos; desde las instalaciones y enfermedades del papel a la diplomtica del documento contemporneo, llegando incluso
a emprender una aventura editorial, dirigiendo la Biblioteca Archivstica que siempre
llevar su impronta.
Un detalle que pocos conocen es que el logotipo de la Asociacin de Archiveros de
Andaluca es obra de Antonio, que por el ya lejano 1992, cuando se estaba creando
la Asociacin, apareci un da con un boceto ocurrencia, la llam l- del logotipo.
Como a todos nos gust, lo adoptamos de inmediato. Y ah sigue, como testimonio
permanente de su archivera.
Carmonense ejerciente, de alma republicana, tmido empedernido pero entraable, Antonio fue pionero en los archivos administrativos andaluces y catalizador de
muchos proyectos que an hoy perduran. Aunque tozudo en sus propsitos, siempre
prioriz a las personas y es, precisamente, esa vertiente humana la que recordaremos
con cario quienes convivimos con l.
Su muerte prematura deja desconsolados a Cristina, su alter ego y fiel compaera, y a sus cuatro hijos, de los que se senta tan justificadamente orgulloso. Sus amigos
ya le echamos de menos.
Aunque apenas le conocamos un resfriado, ese mal cruel con nombre de trpico se
lo llev en pocas semanas. Valga este modesto homenaje para honrar su memoria.
Descanse en paz
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
No queremos dejar de hacer una referencia a todos los asistentes a las Jornadas
que han acudido, de diferentes puntos de nuestra Geografa, tanto a nivel regional
como nacional con un perfil profesional muy diverso:
Archiveros
Especialistas en Derecho.
Especialistas en Nuevas Tecnologas.
Gestores.
Consultores
Empresas privadas del sector.
Estudiantes.
Este ao se han incorporado, adems, importantes novedades. Conectando con
las tendencias en la sociedad actual hemos querido publicitar y difundir este evento
dentro de las redes sociales ms conocidas:
Las Jornadas han contado con su propia pgina de Facebook, bajo la denominacin
de Jornadas de Archivos (Mlaga), y tambin hemos estado presentes en Twitter.
En esta edicin, igualmente, hemos ofrecido a los asistentes una oferta cultural
paralela gracias a la colaboracin de la Fundacin Pablo Ruiz Picasso y el Museo del
Patrimonio Municipal, a los que queremos dar las gracias por valiosa aportacin a
este encuentro.
Para finalizar tan slo reiterar nuestro agradecimiento, nuestro especial reconocimiento, a todos los que han hecho posible la celebracin de este encuentro y
quedamos emplazados en Mlaga, para las VI Jornadas Tcnicas de Archivos en la
Administracin Local.
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
0. Introduccin
En Noviembre de 2011, ISO public las nuevas Normas Internacionales: ISO
30300:2011, Informacin y documentacin Sistema de gestin para los documentos Fundamentos y vocabulario, e ISO 30301:2011, Informacin y Documentacin Sistemas de gestin para los documentos registros Requisitos.
Estas normas fueron adoptadas un mes despus como normas nacionales UNE ISO.
La norma ISO 30300:2011 explica la razn de la creacin de un Sistema de
Gestin para los Documentos (SGD de ahora en adelante), los principios rectores
para su exitosa implantacin. Tambin proporciona la terminologa que se utilizar
en toda la serie de normas, y que es compatible con otras normas de sistemas de gestin. Asimismo, establece los objetivos para el uso de un SGD y describe un enfoque
basado en procesos y especificando las funciones de la alta direccin.
La norma ISO 30301:2011 especifica los requisitos necesarios para desarrollar
una poltica de gestin documental. Tambin establece los objetivos y metas de una
organizacin para implementar mejoras sistmicas. Esto se logra a travs del diseo
de procesos y sistemas de gestin documental, la estimacin de la asignacin adecuada de recursos, y el establecimiento de puntos de referencia para supervisar, medir
y evaluar los resultados. Estos pasos aseguran que se tomen acciones correctivas que
se integran en el sistema para ayudar a una organizacin al logro de su mandato,
misin, estrategia y objetivos, fomentando la mejora continua.
Las normas ISO 30300:2011 e ISO 30301:2011 han sido desarrolladas por el
comit tcnico ISO/TC 46, Information and Documentation, subcomit SC 11,
Records/archive Management. En los planes futuros del Subcomit estn el desarrollo de nuevas normas que complementen la familia ISO 30300, especialmente guas
para su implementacin.
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
22
La traduccin al espaol para su adopcin como normas UNE ISO se ha realizado por el CTN 50 de AENOR, Informacin y Documentacin, Subcomit 1- Gestin de documentos y aplicaciones.
1. La trasparencia y la gobernanza en las organizaciones
Cuando planificamos el contenido de esta conferencia hace unos meses, todava
no exista el Anteproyecto de Ley de Trasparencia, Acceso a la Informacin Pblica y
Buen Gobierno, que est siendo discutido en estos das. Sin embargo, ya desde hace
tiempo en el mundo se hablaba de la necesaria trasparencia de todo tipo de organizaciones, reclamada por distintas partes interesadas en las mismas (accionistas, clientes,
usuarios, asociaciones de ciudadanos, etc.), y especialmente la trasparencia de las
administraciones pblicas, reclamada por una ciudadana cada vez ms consciente
de la necesidad de conocer las decisiones y las acciones de sus gobernantes, y exigir
las responsabilidades correspondientes. No es por lo tanto extrao el ttulo de esta
conferencia, que utiliza la frase inicial de la nota de prensa con que ISO anunci la
publicacin de los primeros productos de la norma ISO 303001.
Parece que todos estamos de acuerdo en el concepto de trasparencia, y nadie se
atrevera a contradecirlo pblicamente. Sin embargo, tambin parece que cada uno interpreta de distinta forma como se ejerce la trasparencia. Entre las muchas cosas que he
ledo ltimamente sobre este tema, me llam especialmente la atencin por su lucidez
un post de Alberto Ortiz de Zrate en el Blog Administraciones en Red2, que explicaba los
tres tipos de trasparencia que poda ejercerse desde las Administraciones Pblicas:
La trasparencia activa, que es una obligacin de las Administraciones pblicas que deben hacer pblica su informacin. Debera integrarse como un
paso ms en la rutina administrativa, y en la actualidad slo es concebible
ejercerla a travs de Internet. Es decir, podemos decir que una Administracin ejerce la trasparencia activa cuando a travs de Internet podemos encontrar la suficiente informacin (respetados los derechos protegidos) sobre sus
actuaciones, sus decisiones y los trmites que lleva a cabo.
La trasparencia pasiva, que es en la que muchas veces se hace mayor hincapi, que se expresa como un derecho de los ciudadanos, que tienen derecho
a pedir y recibir datos e informaciones a sus gobiernos. El ejercicio de este
tipo de trasparencia supone que las administraciones deben establecer los
mecanismos y estructuras necesarias para que estas solicitudes puedan ser
realizadas y las informaciones demandadas lleguen a los peticionarios.
1. New ISO management system standards for records facilitate transparency in corporate governance http://www.iso.org/iso/pressrelease.htm?refid=Ref1487
2. Blog Administraciones en Red http://eadminblog.net
Siguiente
Buscar
ndice
23
Siguiente
Buscar
ndice
24
trasparencia activa, que bien ejercida evitara gran parte de las consultas de la trasparencia pasiva.
En segundo lugar, la serie de normas 30300 es una herramienta que nos permite
abordar el tema de la gestin de los documentos mediante una metodologa de gestin reconocida, la de los sistemas de gestin, que permite establecer un marco para
establecer polticas y objetivos, y poder evaluar el cumplimiento.
La metodologa de sistemas de gestin, se estableci con la primera edicin de la
normas ISO 9001 de calidad al final de los aos 80 del siglo pasado. Actualmente es
una metodologa muy consistente y establecida que se aborda desde distintos aspectos de la gestin de las organizaciones. Las ms conocidas son:
Calidad. ISO 9001
Medio Ambiente ISO 14001
Seguridad en la informacin ISO 27001
Energa ISO 50001
Todas estas normas de sistemas de gestin comparten la filosofa de la mejora
continua, y sus requisitos se agrupan en unos mismos epgrafes que habitualmente se
representan en esquemas similares al que se muestra en la figura 1.
Figura 1
Siguiente
Buscar
ndice
25
Los requisitos de estas normas son muy similares en todas ellas, excepto en el apartado Operacin, en la que cada una tiene sus requisitos propios del dominio del que
tratan, la gestin de documentos en el caso de la ISO 30301. Es en la parte de Operacin donde estn los requisitos que afectan a los procesos documentales y que podemos
agrupar en creacin, registro, clasificacin, metadatos, acceso y disposicin.
Las normas de sistemas de gestin tienen adems las caractersticas de ser certificables por un tercero independiente. Sin embargo, esta caracterstica no debe confundirse con la finalidad de las mismas. Todas ellas, y la ISO 30301 no es una excepcin, pueden utilizarse en distintos estadios segn la madurez de la organizacin:
el primer estadio sera el servir de inspiracin para abordar la gestin en las
organizaciones. Por ejemplo, podemos decir que el mensaje de la calidad
liderado por la ISO 9001 ha calado en la gestin de las organizaciones independientemente de que en todas las organizaciones se haya formalizado o no
un sistema de gestin de calidad ISO 9001.
el segundo es la implantacin de un Sistema de gestin para los documentos
formalizado, en el que se incluye el cumplimiento con todos los requisitos de
la norma 30301, incluyendo los de tipo estratgico o comn con otras normas de gestin y los de tipo operativo, propios de la gestin documental.
el tercero es no slo tener el sistema formalizado, sino adems certificado por
un tercero independiente que da fe del cumplimiento de todos los requisitos.
3. Un repaso a los requisitos de la norma 30301 desde la trasparencia y la gobernanza
En este apartado repasaremos las secciones en las que se agrupan los requisitos de
la norma, y que estn representados en la figura 1.
Liderazgo
La norma exige un compromiso demostrable de la alta direccin con el sistema
de gestin, que tiene que integrarlo en la direccin estratgica y destinar los recursos
necesarios para su implementacin. Este compromiso se materializa en la aprobacin
de una poltica de gestin documental, y del nombramiento de un representante de
la alta direccin que ser el responsable a todos los efectos de llevarla a cabo y del
funcionamiento del sistema de gestin.
La ISO 30301 exige que uno de los cargos de la alta direccin sea el responsable
del SGD. No se pretende una responsabilidad en exclusiva, pero si una asuncin de
responsabilidades al ms alto nivel. Lo habitual es que la persona en que recaiga esta
responsabilidad no tenga conocimiento tcnicos de gestin documental, por lo que
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
26
Siguiente
Buscar
ndice
27
Siguiente
Buscar
ndice
28
implementar los controles bien para la documentacin en papel, bien para los documentos electrnicos.
Antes de la implementacin de los procesos de gestin documental, la metodologa de sistemas de gestin requiere del diseo de los mismos, como una profundizacin ms del proceso de planificacin.
Para el diseo de los procesos de gestin documental la norma ISO 30301 plantea
en su texto principal cuales son los propsitos generales de los procesos a implantar,
remitiendo al ANEXO A para definir el requisito de cada uno de los procesos.
Estos procesos y controles de gestin documental se agrupan en los relativos a la
creacin de documentos y los relativos a su control, y abarcan el registro, la clasificacin, los metadatos, el acceso, la valoracin y la disposicin de los documentos.
En la figura 2 podemos ver todos los procesos documentales que se tratan en el
Anexo A de la norma 30301.
Figura 2
Para la implementacin de los procesos y controles documentales se puede encontrar ms informacin y directrices en todas las dems normas ISO publicadas
sobre gestin documental, y que se agrupan bajo la norma fundacional ISO 15489,
publicada por primera vez en 2001 (en espaol como norma UNE en 2006). Esta relacin puede verse en el propio cuadro incluido en las normas 30300 (figura 3), que
representa el posible desarrollo de la serie, y las normas publicadas en ese momento.
Siguiente
Buscar
ndice
29
Sobre este aspecto puede encontrase ms informacin en el documento preparado por el SC113, que se encuentra en varios idiomas en la seccin de informacin
sobre las 30300 que se encuentra en la parte pblica de Website del TC46/SC11,
junto con otra informacin relevante.
Figura 3
Evaluacin
La evaluacin de los sistemas de gestin es lo que permite comprobar que se estn
obteniendo los objetivos establecidos. Es un punto muy importante da la gobernanza
de las organizaciones, que en la metodologa de sistemas de gestin tiene cinco fases
definidas:
Supervisin y medicin continua de los indicadores establecidos. En primer
lugar, la organizacin debe definir lo que va supervisar y medir, estableciendo
los procedimientos para hacerlo (cmo y cundo). Por ejemplo, se va a medir
trimestralmente el nmero de expedientes abiertos y documentos electrnicos producidos por cada rea, haciendo una consulta a la aplicacin corporativa de gestin documental.
3. ISO TC46/SC11. RELATIONSHIP BETWEEN THE ISO 30300 SERIES OF STANDARDS
AND OTHER PRODUCTS OF ISO/TC 46/SC 11: Records processes and controls. (marzo 2012).
http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=11600905&objAction=browse&viewType=1
Siguiente
Buscar
ndice
30
Siguiente
Buscar
ndice
31
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Y LA
INNOVACIN EN EL ARCHIVO MUNICIPAL
DE BARCELONA
Joaquim Borrs Gmez
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
El Archivo Municipal de Barcelona, desde hace unos aos, est trabajando con
un modelo de gestin basado en la planificacin estratgica y la innovacin tecnolgica. Esta ponencia viene a resumir nuestra experiencia en el diseo, implantacin
y revisin de planes estratgicos que dan sentido y cohesin al sistema municipal de
archivos del Ayuntamiento de Barcelona.
El objetivo de esta ponencia es la presentacin del proceso de planificacin estratgica en el Archivo Municipal de Barcelona como modelo de gestin (con sus
conceptos fundamentales, objetivos y algunos principales planes) y nos centraremos
en dos proyectos de innovacin tecnolgica (uno de Administracin electrnica y
otro de digitalizacin de fondos histricos)
Partimos de la experiencia del plan director de archivos del mandato poltico anterior y presentamos el actual como consecuencia de un sistema de mejora continua.
1. Contexto municipal
Las actuaciones del Sistema Municipal de Archivos se desarrollan en el nuevo
contexto municipal para los prximos aos en cuatro esferas.
a) En lo que se refiere a la poltica el nuevo mandato (2011-2015) indica un
nuevo marco estratgico u hoja de ruta con los distintos planes sectoriales
aprobados (Plan Director de Archivos, Plan de e-Administracin);
b) En la esfera organizativa una nueva estructura gerencial y modelo de gestin,
con la coordinacin de la Direccin del Sistema Municipal de Archivos y el
Instituto Municipal de Informtica en todo lo relativo a las TIC;
c) En lo que se refiere a la normativa destacamos la Ordenanza Reguladora de la
Administracin Electrnica (ORAE 2006, revisada en 2009) que fue pionera
en su contexto, con las dems normativas generales, y un nuevo reglamento
del Sistema Municipal de Archivos (2010), acompaado ya de su consiguiente
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
36
Siguiente
Buscar
ndice
37
sistema con un nuevo modelo organizativo que tena como centro los dos grandes
archivos municipales, el Archivo Histrico de la Ciudad de Barcelona y el Archivo
Municipal Administrativo, separados desde el ao 1917 en virtud de un acuerdo de
la Comisin de Cultura, que segregaba los fondos documentales en funcin de su
naturaleza administrativa o histrica. Esta divisin se efectu tomando como fecha
simblica el Decreto de Nueva Planta del ao 1714. La divisin de los fondos documentales entre el Archivo Histrico y el Archivo Contemporneo (antes Administrativo) hoy toma la fecha de 1820, como cronologa de referencia con la instauracin
del Ayuntamiento liberal, contrapuesto a las etapas anteriores relativas al rgimen
municipal del Consell de Cent y el Ayuntamiento Borbnico.
Junto a los dos grandes centros archivsticos, naca en 1988 la red de los archivos
municipales de distrito como expresin genuina de la descentralizacin administrativa y la eclosin de la recuperacin de la memoria histrica de los antiguos territorios
del llano de Barcelona, anexionados a finales del siglo XIX y principios del siglo XX.
Esta red de archivos municipales de distrito representa un modelo territorial unitario que aglutina la documentacin de los consejos municipales de distrito y aquella
trasladada de las reas centrales debido a las funciones transferidas, la de las antiguas
juntas de distrito, la documentacin de los antiguos ayuntamientos anexionados en
Barcelona a finales del siglo XIX y primer cuarto del XX y la que las asociaciones,
instituciones y vecinos han querido depositar.
En el ao 2009, se inici un nuevo modelo de intervencin archivstica en las
reas de la administracin municipal con la intencin de crear paulatinamente los
archivos centrales de estos sectores con la documentacin de los ltimos quince aos,
segn se reconoce al mismo reglamento del Sistema Municipal de Archivos. Anteriormente, cabe mencionar que algunos archivos centrales de organismos autnomos
y empresas municipales ya existan con trayectorias desiguales y centradas, exclusivamente, en sus ncleos.
En el marco del cambio de gobierno municipal que tiende a la simplificacin de
las estructuras administrativas, parece consecuente plantear la necesidad de un nuevo
modelo ms cohesionado y eficiente del Sistema Municipal de Archivos.
La aprobacin del nuevo reglamento del Sistema Municipal de Archivos (2010)
marca un hito que actualiza y recopila toda la normativa sobre archivos y documentos, segn el marco legal autonmico y estatal ms reciente en esta materia. Adems,
sta norma fija las funciones del Sistema Municipal de Archivos y de sus rganos y
centros; haciendo especial mencin en la regulacin del sistema de Administracin
Integral de Documentos y Archivos (AIDA) del Ayuntamiento de Barcelona y sus
Siguiente
Buscar
ndice
38
Siguiente
Buscar
ndice
39
5. Antes de esta reestructuracin haba un archivero/a para cada uno de los diez distritos de la ciudad
de Barcelona, que se ocupaban exclusivamente de dirigir y coordinar estos centros territoriales y sus
programas de acuerdo a las funciones descritas desde la fundacin de esta red de centros (1988).
6. Joaquim Borrs David Lobato. Planificaci estratgica dun servei darxiu. En Manual
darxivstica i gesti documental. Barcelona: Associaci dArxivers de Catalunya, 2009. (Captulo 3, pg. 111-131).
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
40
Siguiente
Buscar
ndice
41
Si comparamos este proceso de planificacin con respecto al Plan Director anterior, desarrollado tambin por el Archivo Municipal de Barcelona, observamos que
se han compactado ms las propuestas y que se han priorizado los resultados basados
en la evaluacin continua.
Siguiente
Buscar
ndice
42
Siguiente
Buscar
ndice
43
En lo que se refiere a los valores corporativos identifican los elementos caractersticos de nuestra manera de trabajar y los principios ticos y morales subyacentes a la
actividad de nuestra organizacin. Refuerzan los elementos de nuestra cultura organizacional, elementos clave para el xito del sistema. Representan nuestras brjulas
particulares que nos guan para alcanzar la visin.
Externamente, constituyen una declaracin de principios que indica a los dems
de qu manera pensamos alcanzar las metas planteadas. Internamente, proporcionan
un criterio frente a las mltiples decisiones que se deben tomar en el da a da y ayudan a dar coherencia a largo plazo a las decisiones.
A continuacin, con esta base se desarrollaron los objetivos estratgicos del Archivo
Municipal que describen los retos a los que queremos que nuestro sistema haga frente
a corto y medio plazo. Para formular los objetivos estratgicos correctamente, fue esencial efectuar el anlisis DAFO que el equipo del Archivo Municipal estudi en sus dos
vertientes interna (debilidades y fortalezas) y externa (oportunidades y amenazas).
Siguiente
Buscar
ndice
44
Con los objetivos estratgicos se pretenda incidir especialmente en temas fundamentales para su prosperidad y efectividad.
Son pertinentes aqu las demandas y necesidades ciudadanas respecto a los servicios que ofrece el Archivo Municipal, las prioridades polticas y la capacidad de la
propia organizacin para ofrecer los servicios con unos estndares de calidad determinados y sostenidos en el tiempo.
Lo primero que hay que hacer, pues, es identificar las lneas bsicas sobre las que
se trabajarn en los prximos aos para potenciar nuestros puntos fuertes, mejorar
los puntos dbiles, aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas.
Habr tambin que hacer una valoracin y una priorizacin de aquellas palancas que son ms efectivas de acuerdo con el anlisis efectuado.
Desde una perspectiva realista, nos planteamos un nmero limitado de objetivos
estratgicos para los prximos cuatro aos:
Siguiente
Buscar
ndice
45
Siguiente
Buscar
ndice
46
Siguiente
Buscar
ndice
47
Los planes de actuacin son iniciativas concretas con el mximo grado de definicin
y con indicadores de gestin que facilitan el seguimiento y control de su evolucin.
Este sistema permite identificar con un nmero secuencial cada plan, su descripcin
o contenido, la indicacin si se trata de un plan de mejora o un nuevo proyecto, los
indicadores de evaluacin, el tiempo de ejecucin o calendario, los recursos adicionales
y, en la medida que se vayan trabajando, tambin los factores de xito. Estas tablas son
cuadros de seguimiento de las diferentes iniciativas que se ampliarn en otros campos
gestin, a medida que el plan director se vaya implantando.
Ejemplo de tabla de planes de actuacin:
Planes
de
accin
Descripcin
Tipos de
planes
2.3.1
Elaborar el protocolo de
digitalizacin certificada y
segura del Ayuntamiento
de Barcelona.
Mejora
Nuevo
Proyecto
2.3.2
Mejora
Nuevo
Proyecto
Adaptaciones
realizadas
Expedientes 2013-2015
transferidos a
RM
IMI /
Empresa
Recursos
econmicos
2.3.3
Mejora
Nuevo
Proyecto
Procedimiento elaborado
Catlogo de
series elaborado
2012
Consultora externa
2.3.4
Mejora
Nuevo
Proyecto
Protocolos
elaborados y
aprobados
2012
Indicadores
Recursos
Calendario
de avaluacin
adicionales
Nmero
versiones
protocolo
Aprobacin
protocolo
2012
IMI
Este mtodo de gestin por proyectos del PDA no se acaba con la aprobacin y
promulgacin, sino que empieza su andadura realmente a partir de su aplicacin.
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
48
Para ello se han creado los equipos de proyectos, integrados por los tcnicos y
especialistas ms adecuados a cada plan de actuacin y con la representacin de los
distintos centros del Sistema Municipal de Archivos.
El final de la elaboracin del Plan Director representa el comienzo del camino.
Si el Plan Director se convierte en un mero ejercicio terico que posteriormente
no se lleva a la prctica, se convierte en papel mojado sin ningn valor.
Asimismo, se pondrn todos los mecanismos necesarios para implantarlo como
un instrumento dinmico que nos oriente, pero siempre adaptable a las circunstancias de cada momento.
La manera de hacer todo esto es llevar a cabo una sistemtica de revisin de los planes
de actuacin, que compare la realidad en cada momento con el que se haya previsto, as
como hacer un anlisis y una interpretacin de las diferencias que nos permitan actuar para
enderezar la situacin. Esta evaluacin de los planes se sustenta en el mtodo de la mejora
continua que tiene su base en la revisin mencionada y los mecanismos de correccin y,
en su caso, de reactivacin de la actividad. A pesar de todo tenemos que estar atentos a la
realidad y adaptar los planes siempre a las circunstancias cambiantes, proporcionando en la
mayora de los casos una evolucin con dosis de pragmatismo y de reinterpretacin.
De cara a facilitar esta sistemtica de revisin del cumplimiento de objetivos, es necesario
desarrollar un sistema de indicadores que nos proporcionen la informacin de manera gil y
cmoda. Sin duda, este es uno de los retos ms interesantes y a su vez complejos de esta planificacin estratgica. Que duda cabe que nos hemos obligado permanentemente a trabajar
con indicadores que nos proporcionan estos inputs de la evolucin y del cumplimientos de
los objetivos. Esta es una tarea ardua, pero muy necesaria para justificar la evolucin de los
distintos proyectos, algunos ciertamente difciles de mesurar. A pesar de todo, siempre hemos partido de la premisa que para evaluar hay que asociar unos indicadores mnimos a los
objetivos y planes. Que duda cabe que ste es nuestro reto para el nuevo PDA 2012-2015.
En resumen, la implantacin se basa en los siguientes pasos:
Siguiente
Buscar
ndice
49
Cada plan de actuacin ser llevado a cabo por un grupo de trabajo que seguir
las pautas organizativas del esquema.
En conclusin el modelo de direccin del Sistema Municipal de Archivos se basa
en unos instrumentos y mtodos de gestin comunes que se concretan en estos tres
elementos:
1. El Plan Director de Archivos para todos el Sistema Municipal de Archivos y
con la involucracin de todos los centros y profesionales.
2. Los planes de actuacin son los instrumentos de gestin de los centros y
servicios: recogen los objetivos y actuaciones concretas en el espacio temporalizado de los prximos cuatro aos.
3. Cada ao todos los centros y departamentos del sistema deben formular sus
propuestas anuales de objetivos (mtodo de trabajo por objetivos) con los
indicadores de gestin correspondientes y los recursos asociados.
Siguiente
Buscar
ndice
50
Siguiente
Buscar
ndice
51
Siguiente
Buscar
ndice
52
Siguiente
Buscar
ndice
53
Siguiente
Buscar
ndice
54
Falta de unos estndares comunes de digitalizacin y calidad: Necesitbamos disear unas polticas y pautas comunes de digitalizacin para todo el
Sistema Municipal de Archivos que tengan en cuenta todos los aspectos del
proceso de digitalizacin, y que se alineara con el sistema AIDA.
Para dar respuesta a esta necesidad, en julio de 2010 el Ayuntamiento de Barcelona impulsa el proyecto Ulises para la gestin de los activos digitales con toda sus
garantas de integridad, seguridad y accesibilidad. El proyecto tuvo que encontrar
soluciones tcnicas e informticas en cada uno de estos mbitos y necesidades:
Difusin: se quera que el ciudadano y el conjunto de trabajadores municipales puedan consultar los fondos pblicos a travs de internet / intranet.
Ingesta: se necesitaba que el proceso de introduccin de la informacin digitalizada en el repositorio seguro, as como la relacin con la descripcin del
documento, sea lo ms automtico posible
Dada la complejidad del proyecto, se cont con la participacin de diversos actores de la estructura municipal y de empresas especializadas en las TIC, organizados
en tres grupos: consultora; tecnologa y transformacin y carga.9
El alcance del proyecto se centr en el estudio de la documentacin digitalizada
por los centros, pues era el punto de partida necesario para conocer el volumen exacto y las caractersticas de los soportes. Paralelamente, el punto clave fue definir las
operaciones para implementar el sistema:
Instalacin del nuevo HW HCP y puesta en funcionamiento (nuevo servidor
de imgenes)
Movimiento de datos existentes en Albal al nuevo sistema HCP
9. Este proyecto estaba integrado por: la Direccin del Sistema Municipal de Archivos, el Instituto
municipal de Informtica, y las empresas contratadas (HITACHI, Baratz y Doc6).
Siguiente
Buscar
ndice
55
10. El conocimiento del caso del Amsterdam City Archives fue decisivo en dicha eleccin. Con el
lema Yes we scan, el Archivo de la Ciudad de Amsterdam ha desarrollado un proyecto de digitalizacin, almacenamiento y consulta que permite servir imgenes a los usuarios de los documentos requeridos (you ask, we scan). Para ello confi en una solucin de Hitachi.
Siguiente
Buscar
ndice
56
Sistema Municipal de Archivos, que se remiti a cada uno de los centros antes de la
visita, con el el objetivo de facilitar la recogida de datos.
En concreto, se visitaron los Archivos Municipales de Distrito de Les Corts, de
Sants-Montjuc, de Gracia y el Archivo Histrico de la Ciudad, el Archivo Fotogrfico y el Archivo Contemporneo de Barcelona.
Paralelamente, el Archivo Municipal convoc una formacin sobre digitalizacin
para el personal del Sistema Municipal de Archivos, que fue clave para conocer el
proyecto y las pautas comunes.
Del anlisis se desprende el siguiente diagnstico: principales factores para la digitalizacin:
Volumen de consulta
Preservacin
Los encargos provenientes de los propios usuarios que solicitan copias de la
documentacin para ediciones, exposiciones o bien para uso personal.
Principales problemas detectados:
Digitalizaciones parciales (sobre todo las que provienen de las peticiones de
usuarios)
Documentacin parcialmente descrita.
Falta de homogeneidad en la: calidad de la digitalizacin, nomenclatura de
los ficheros, captura de metadatos.
A partir de estos datos se procedi con las propuestas siguientes:
Se elabor un Protocolo de digitalizacin con el objetivo de establecer unas
pautas homogneas para todos los archivos del Sistema.
Se redact una Propuesta de inclusin de especificaciones tcnicas para el
Pliego de contratacin para proyectos de digitalizacin, para garantizar que
los criterios establecidos se tendrn en cuenta en los futuros proyectos de
digitalizacin masiva que se encarguen a empresas externas.
Se realizaron fichas de migracin para analizar la viabilidad tcnica de una
seleccin de documentos. El resultado final es un informe propuesta de migracin basado en unos criterios (anlisis de datos, viabilidad de la migracin,
orden de prioridad, peso y volumen imgenes, etc.).
Siguiente
Buscar
ndice
57
Tambin, con los datos obtenidos de la fase de diagnstico se dise una herramienta especfica para la migracin de los archivos digitales a la aplicacin de gestin
de archivo del Ayuntamiento de Barcelona de los fondos seleccionados.11
En cuanto a la planificacin del proceso de carga masiva una vez seleccionados
los fondos, se realizan los anlisis correspondientes sobre las imgenes digitales para
elaborar los documentos de migracin. Estos documentos, en formato MDB, se
obtienen de manera automtica a partir de un programa de migracin realizado especficamente para cada uno de los casos detectados.
Se elabor un procedimiento de carga para dirigir, controlar y minimizar los riesgos de esta tarea sobre todo, teniendo en cuenta las dificultades y el esfuerzo que
supone la correccin de errores que se puedan cometer en este tipo de procedimiento
masivo de ingesta de datos.
Una vez acabada la fase de prueba de la herramienta de ingesta, se inici la fase
de carga masiva que se realiz in situ en cada una de las sedes de los archivos con
fondos seleccionados. En concreto, el Archivo Fotogrfico de Barcelona y el Archivo
Municipal Contemporneo de Barcelona.
Al mismo tiempo se abordaron otros aspectos del proyecto como:
La definicin de requerimientos del OPAC web
La definicin del programa de carga masiva
El entorno de pruebas disponible
Las pruebas de aceptacin de funcionales y del OPAC
La migracin de datos a la versin 5.1 Albal
La formacin de personal
La versin 5.1 Instalada y operativa
Las pruebas funcionales del programa de carga masiva
Estos son los resultados cuantitativos de la ingesta masiva de junio a octubre de
2011 (primera fase), posteriormente se han ido realizando la carga de otros ficheros e
imgenes en el sistema a travs del programa de carga masiva mencionado.
Debido a que se trat de un proyecto con la intervencin de diferentes empresas,
ste ha supuesto todo un reto, que ha permitido compartir informacin, generar
11. Primeras propuestas de fondos: Expedientes de obras mayores, libros del Registro Civil
(defunciones), la parcelacin histrica de Martorell, y los fondos de la Editorial Lpez y fondos FMC del Archivo Fotogrfico.
Siguiente
Buscar
ndice
58
Siguiente
Buscar
ndice
59
6. Retos i desafos:
A modo de conclusin, queremos apuntar algunas propuestas que se han ido
esbozando y que consideramos claves en los prximos aos:
Implantar el nuevo Plan Director de Archivos: modelo de gestin y direccin
del Sistema Municipal de Archivos, que tiene en cuenta el contexto (con la
lgica de las limitaciones de recursos actuales), pero en cierta medida con
objetivos claros y ambiciosos para alcanzar los desafos y retos corporativos.
Desarrollar un nuevo modelo del Sistema Municipal de Archivos ms cohesionado y equilibrado: para ello nos planteamos un estudio de los recursos en los
prximos aos y mayor concentracin de servicios y centros, a ser posible.
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
LA INTEGRACIN DE LA GESTIN DE
DOCUMENTOS Y LA ADMINISTRACIN DE
ARCHIVOS ENTRE LOS PROCESOS
TRANSVERSALES DE LAS ORGANIZACIONES.
EL CASO DE LA UNIVERSIDAD PBLICA
DE NAVARRA
Joaquim Llans Sanjuan
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
64
Siguiente
Buscar
ndice
65
Siguiente
Buscar
ndice
66
Siguiente
Buscar
ndice
67
Siguiente
Buscar
ndice
68
Siguiente
Buscar
ndice
69
Siguiente
Buscar
ndice
70
Siguiente
Buscar
ndice
71
Participando en proyectos de incidencia transversal en nuestras organizaciones: administracin electrnica y definicin de procedimientos
Considerar esencial la relacin existente entre la produccin de documentos y
el desarrollo de procesos de gestin, aportando:
Visin transversal basada en evidencias
La organizacin de los documentos en el marco de los procesos de gestin
habla de la eficacia de una organizacin en el desempeo de sus funciones
Tcnica, que se concreta en una serie de habilidades y competencias:
1. Dominio del procedimiento
2. Solvencia en cuanto a organizacin y sistemtica
3. Capacidad de coordinacin
4. Conocimiento de la organizacin
Establecer contactos y alianzas con profesionales de otras organizaciones que
piensan como nosotros en lo bsico
Priorizar la obtencin de una serie de productos:
Cuadro de clasificacin
Normas de conservacin
Esquemas de metadatos
Tablas de seguridad y acceso
Ser conscientes de una realidad: los archiveros somos tiles, pero no nucleares
por nosotros mismos, por lo que urge establecer alianzas
11. Conclusin: la adaptacin al cambio como clave
Como cualquier otra profesin, en el momento actual los archiveros tenemos
necesidad de adaptarnos al cambio. De hecho, nuestros problemas son los mismos
que los que tienen el resto profesionales de nuestra organizacin:
Extensin de las redes sociales, que acelera los procesos de cambio en la sociedad a travs de la informacin
Orientacin legal al Gobierno abierto, que persigue una mayor transparencia
tanto del poder poltico como de la Administracin
Consolidacin de Open Data, que convierte la informacin pblica en un
valor susceptible de ser objeto de negocio
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
72
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
Introduccin
Podramos decir que el mundo de los archivos es un mundo privilegiado en cuanto al acceso a la gran cantidad de informacin que manejan los profesionales que
all trabajan (archiveros/as). Tienen acceso tanto a informacin y documentacin de
manera fsica en sus instalaciones como de manera virtual a travs de sus pginas web
y repositorios. Pero se le sabe dar difusin a toda esa informacin?... y otra pregunta no menos importante: se le puede dar difusin?. Esas son las preguntas clave
y que puede que haga que ms de uno se eche para atrs a la hora de adentrarse (con
el archivo) en el mundo de los medios y redes sociales (sumado a la carga de trabajo
con la que cuentan ya algunos archivos).
Personalmente creo que s se sabe (sabra) dar difusin a toda esa informacin que
manejan. Hay una serie de caractersticas que me hacen llegar a dicha conclusin:
Hay ilusin por difundir la informacin del archivo, del sector1 y a la
profesin2.
Existe una clara innovacin a la hora de compartir colecciones3 y documentos del archivo4.
Facilitan las formas de interaccin con los usuarios de manera directa a travs de la web o de formularios web5.
Anterior
1.
2.
3.
4.
5.
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
76
6.
ARXIFORUM http://www.rediris.es/list/info/arxiforum.html
7.
8.
11.
12. Informe del Grupo de trabajo de difusin de los archivos a travs de la web 2.0 http://bit.ly/
K5iXpI
Siguiente
Buscar
ndice
77
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
78
La e-Administracin se configura como una fuente de generacin de riqueza. Entre 550 y 650 millones.
Digamos que con la llegada de la web 2.0 hay una serie de cambios en la manera
de crear los contenidos, de la informacin que se comparte, de los propios sitios que
soportan esa informacin, as como de los conocimientos informticos necesarios
para emprender una aventura online con nuestro archivo. Tambin es importante
destacar que la funcin principal cambia totalmente: paso de la difusin de la informacin a la generacin y difusin (compartir) de la infamacin. En el siguiente
cuadro vamos a ver claramente las diferencias principales entre web 1.0 y web 2.0:
13.
Siguiente
Buscar
ndice
79
Evolucin de la web
Web 1.0
Web 2.0
Contenidos: Webmaster
Contenidos: usuarios
Informacin dinmica
Sitios estticos
Sitios flexibles
Conocimientos informticos
15.
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
80
Plataformas:
WordPress http://es.wordpress.com/
Blogger http://www.blogger.com
tumblr. http://www.tumblr.com
Posterous http://posterous.com
16.
Siguiente
Buscar
ndice
81
Buenas prcticas:
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
82
Siguiente
Buscar
ndice
83
Posibilidades:
Apuntes:
Escribir con frecuencia y no abandonar.
Compartir a travs de las redes sociales e incluir botones para que nuestros usuarios puedan compartirlo tambin.
Post ligeros (5 - 10 prrafos) y lenguaje claro y cercano.
Incluir elementos multimedia: videos, fotografas...
Contestar comentarios.
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
84
Buenas prcticas:
Siguiente
Buscar
ndice
85
Ilustracin 8. Compartir noticias de inters del sector en nuestro blog y darle difusin a travs de
Twitter http://bit.ly/JqlG2L
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
86
Posibilidades:
Difundir informacin de forma rpida, precisa y sencilla.
Canal de atencin al usuario y bsqueda de nuevos.
Compartir vdeos, enlaces y fotografas.
Estar conectado con los usuarios 2.0 (interactuar, participar)
Dinamizacin (y anuncio) de actividades, fondos...
Recibir sugerencias (escuchar)
Apuntes:
Importancia de rellenar todos los datos de Twitter y conocer su jerga.
Evitar el autobombo y ser participativo.
Aportar contenido de valor para tus followers.
Frecuencia de actualizaciones (ni mucho ni poco).
Aportar enlaces para que los seguidores puedas obtener ms informacin o la fuente de la noticia.
No es necesario que sigas a todos tus seguidores.
Haz RTs de contenido de inters.
Usa las listas y el seguimiento de hashtags.
Se cercano e interacta con las personas.
Redes sociales
Definicin: Estructura de personas (o entidades) conectadas por uno o varios intereses comunes que interactan entre s.
Plataformas:
Facebook http://www.facebook.com
LinkedIn http://www.linkedin.com
Siguiente
Buscar
ndice
87
Buenas prcticas:
http://on.fb.me/I4eju5
Ilustracin 11. Difusin de noticias de inters para el sector y los usuarios http://on.fb.me/I4eq98
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
88
Posibilidades:
Difundir noticias y enlaces sobre nuestro sector.
Preguntar y realizar encuestas.
Compartir contenido exclusivo, vdeos y fotografas.
Difundir eventos y actividades que realicemos.
Informar sobre los fondos.
Acercarse a las personas (interactuar con ellas).
Realizar concursos.
Apuntes:
Ser directos y con titulares breves.
No agobiar a los usuarios.
Publicar en horas donde sepas que vas a tener mayor audiencia.
Los tiempos de respuesta deben ser lo ms cortos posibles.
Motivar a la participacin (crear debate).
Comunicar y conversar...
Multimedia social
Definicin: Distintos medios digitales (y sociales) que permiten almacenar y
compartir informacin.
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
89
Plataformas:
Youtube http://www.youtube.com/
flickr http://www.flickr.com/
slideshare http://www.slideshare.net/
Pinterest http://pinterest.com/
Buenas prcticas:
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
90
Posibilidades:
Compartir vdeos, imgenes y presentaciones sobre nuestros servicios,
actividades y fondos.
Formar a los usuarios en la utilizacin de los recursos.
Crear un archivo multimedia (Vdeo / Fotografas)
Realizar concursos de fotografa.
Compartir nuestra actividad cientfica o divulgativa.
Siguiente
Buscar
ndice
91
Apuntes:
Mostrar nuestra organizacin a travs de videos, fotografas, presentaciones.
Enlazar este tipo de contenido con las redes de mayor tirn: Twitter y
Facebook.
Aprovecha el blog para incrustar este tipo de contenido y comentarlo
con los usuarios.
Se divertido (sin exagerarlo) y correcto (sin exagerarlo tampoco).
Se cercano y usa un lenguaje natural. No aburras a tus usuarios.
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
92
Concurso con los ciudadanos para que cuenten cmo han encontrado la informacin que buscaban http://bit.ly/HZZDdj
Siguiente
Buscar
ndice
93
Ilustracin 21. Social Media and Web 2.0 at the National Archives
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
94
Siguiente
Buscar
ndice
95
17.
Barcelona, Ayer y Hoy Descubre la ciudad de Barcelona hace 100 aos http://bit.ly/K5IdMt
Siguiente
Buscar
ndice
Julin Marquina
96
Un buen espejo al que mirarse en cuanto a todos estos pasos haca el futuro
(un futuro bastante cercano) es el trabajo que realiza Julio Cerd con el Archivo de
Arganda18.
Conclusiones
Para finalizar me gustara lanzar las siguientes conclusiones o recomendaciones
sobre la presencia 2.0 de los archivos (como organizacin) y de los archiveros (como
profesionales). Vamos con ellas:
Parte de nuestro pblico est en la 2.0... Vamos a interactuar con ellos de
t a t!
Estar en la 2.0 nos llevar tiempo y dinero, pero ante esto: ilusin, imaginacin y creatividad.
Antes de lanzarnos a la aventura 2.0 deberemos realizar un plan de actuacin
de nuestra presencia en las redes.
Atencin a los derechos de reproduccin, seguridad y difusin de los documentos!... puede que no todo pueda ser compartido en pblico.
Fijarnos en qu hacen otros sectores, aprender de ellos, escuchar lo que dicen... y sobre todo lanzarnos.
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
100
Siguiente
Buscar
ndice
101
Siguiente
Buscar
ndice
102
Siguiente
Buscar
ndice
103
Siguiente
Buscar
ndice
104
3. http://www20.gencat.cat/docs/Patrimoni/06_arxius/07_Difusio_cultural/Publicacions/static_files/Voc_metadates_02.pdf , Departament de Cultura. Subdirecci General dArxius i Gesti Documental. Barcelona. Primera edicin junio de 2010
Siguiente
Buscar
ndice
105
Siguiente
Buscar
ndice
106
Fase de transicin
En esta fase es cuando implantaremos definitivamente el sistema de gestin documental a todos los servicios y entraremos ya a las oficinas y los usuarios finales. Por
lo que se requiere un trabajo muy intenso de informacin y formacin a los trabajadores municipales cargado de paciencia y dilogo. La implantacin del Sistema de
gestin documental supone asumir cambios importantes en los sistemas de trabajo,
desde cambios en los canales tradicionales de comunicacin y transmisin de la informacin a modificaciones en las funciones y roles de los trabajadores, y un cambio
cultural en la organizacin, que se debe gestionar adecuadamente.
La mayor eficacia y eficiencia en la tramitacin administrativa, la implantacin de
la firma electrnica o la agilidad en la recuperacin de la informacin y en la transmisin del conocimiento contribuyen a superar algunos antiguos obstculos dentro
la organizacin, pero implican un replanteamiento de las responsabilidades. Por este
motivo es imprescindible el apoyo y soporte de la alta direccin, ya que puede suponer cambios orgnicos y organizativos en el Ayuntamiento, que trascienden las
funciones del archivo Municipal.
La fase de transicin se puede prolongar considerablemente en el tiempo, desgastar el proyecto y atrasar la implantacin definitiva del sistema de gestin documental,
por lo que es bsico, el ya mencionado, apoyo y soporte por parte de la direccin.
Fase de produccin
La fase de produccin la entendemos cuando el Sistema de gestin de documentos est completamente implantado y el software funcionando a pleno rendimiento
en toda la organizacin, en un entorno definitivo dentro de la arquitectura tecnolgica e integrado en los diferentes sistemas de informacin.
El proyecto del Ayuntamiento de Terrassa no ha llegado an a esta ltima etapa, y
por lo tanto no podemos contar nuestra experiencia directa, pero la hemos planteado
en dos direcciones:
Revisin y evaluacin constante de las soluciones y de las herramientas de gestin documental. Ya hemos comentado que las herramientas de gestin documental
estn vivas y en constante modificacin, deben revisarse y adaptarse a los requerimientos y nuevas utilidades que la organizacin demandar.
Formacin de usuarios, debemos planificar sesiones de formacin permanentemente en el Ayuntamiento, pues siempre tendremos usuarios de nueva incorporacin o bien cambios en el sistema de gestin documental.
Siguiente
Buscar
ndice
107
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Julio Cerd
1. Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos<http://
www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf>[Consulta: 1 de marzo de 2012]
2. No est de ms recordar que han transcurrido casi dos dcadas de las X Jornadas de Archivos municipales, donde se abord monogrficamente la problemtica derivada de lo que entonces comenzaban
a denominarse nuevos soportes documentales: Archivos, informtica y nuevos soportes documentales. X
Jornadas de Archivos Municipales. (El Escorial, 2-3 de junio de 1994). El Escorial: Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid, 1994. Tambin nos puede llamar la atencin que la primera edicin de TECNIMAP se celebra en Madrid en 1989 y en la segunda convocatoria de Valencia en 1991 ya se abord el
tema de lavalidez jurdicadel documento informtico y las necesarias garantas de privacidad en el manejo
de datos personales <http://www.tecnimap.es/es/portal.do?IDM=28&NM=1>>[Consulta: 1 de marzo
de 2012]. Desde entonces hay que contar por centenares las monografas, artculos, congresos, jornadas
o seminarios que han tratado, y seguirn tratando, una cuestin que indiscutiblemente ha alterado por
completo el escenario de trabajo en las administraciones locales.
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Julio Cerd
112
Derecho a elegir, entre aquellos que en cada momento se encuentren disponibles, el canal para relacionarse por medios electrnicos con las administraciones
Derecho a no aportar los datos y documentos que obren en poder de las
administraciones pblicas, y que lleva implcito la imprescindible interoperabilidad entre las administraciones pblicas3.
Derecho a la igualdad en el acceso electrnico a los servicios de las administraciones pblicas
Derecho a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los
procedimientos. Directamente relacionado con el desarrollo de plataformas
de tramitacin de expedientes, sedes electrnicas y portales del ciudadano.
Derecho a obtener copias electrnicas de los documentos electrnicos.
Derecho a la conservacin en formato electrnico de los documentos electrnicos que formen parte de un expediente. Es el derecho que ms directamente nos afecta. Nos exige la difcil tarea de buscar los medios para garantizar
la accesibilidad y conservacin permanente de los datos y metadatos de los
documentos que forman parte de cada procedimiento.
Derecho a utilizar los medios y sistemas de identificacin electrnica.
Derecho a la seguridad y confidencialidad de los datos. La anhelada interoperabilidad e intraoperabilidad, el compartir datos y registros entre las administraciones pblicas o las diversas reas municipales, tiene que ir siempre unido
a un aumento de los controles para proteger la prdida, alteracin o acceso
no autorizado de los datos de carcter personal.
Un conjunto de derechos que, consecuentemente, deberan dar lugar a un conjunto de acciones. Se fijaba una fecha para hacer efectivo su cumplimiento, segn
refleja su disposicin final tercera: el 31 de diciembre de 2009. El ao 2010 era
el momento indicado para iniciar una nueva era en la administracin pblica espaola, aunque se dejaba una puerta abierta para su no aplicacin:siempre que lo
3. En concreto se indica que para un eficaz ejercicio de este derecho cada Administracin deber facilitar el acceso de las restantes Administraciones Pblicas a los datos relativos a los interesados que obren en su
poder y se encuentren en soporte electrnico, especificando las condiciones, protocolos y criterios funcionales o
tcnicos necesarios para acceder a dichos datos con las mximas garantas de seguridad, integridad y disponibilidad, de conformidad con lo dispuesto en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de
Datos de Carcter Personal y su normativa de desarrollo.
Siguiente
Buscar
ndice
113
Siguiente
Buscar
ndice
114
Julio Cerd
Siguiente
Buscar
ndice
115
Siguiente
Buscar
ndice
116
Julio Cerd
acercar ms la administracin a los ciudadanos y lograr, en ltima instancia, la interoperabilidad entre las administraciones pblicas, es sin duda un nuevo e ilusionante
reto, donde no nos debe importar tanto lo que hemos conseguido, los resultados
obtenidos, como lo mucho que se puede llegar a conseguir. Nos debe interesar ms
identificar correctamente el horizonte que caer en el desnimo por los problemas del
presente, aprender a solucionarlos es parte del trayecto.
2. Situndonos. El servicio de archivo ante las plataformas de tramitacin electrnica
Antes de intentar identificar nuestro territorio de actuacin no est de ms reflexionar sobre las funciones del archivo. Es un tema que hasta hace unos aos apenas
generaba debate, pero ahora, en los albores de la era digital, en la edad de oro de la
gestin de la informacin, aparecen nuevas tareas tcnicas, nuevos espacios de trabajo
y por tanto nuevos matices en los trazos que definen la profesin. Todos tenemos
los mismos objetivos?. Cul es la prioridad? Qu es lo ms importante? Cul es la
funcin del archivo?.
Nadie duda del lugar protagonista que siempre ha ocupado el archivo en la gestin
administrativa. En el Corpus Iuris Civilis del Emperador Justiniano redactado en la
primera mitad del siglo VI, es la base del derecho europeo, se recoge una interpretacin
del valor de los archivos que se puede calificar de intemporal: quatenus incorrupta
maneant et velociter inveniantur a requirentibus, donde los documentos permanezcan
incorruptos y con rapidez sean encontrados cuando se precisen13. Una definicin que
recoge los valores esenciales de un archivo: garantizar la conservacin permanente y el
acceso rpido, gil y pertinente a los documentos de su organizacin. Que en el siglo VI
se introduzca el trmino velociter lo dice todo, el jurista, la administracin, ya exiga
lo que ahora es un eje estratgico de los planes de modernizacin, aumentar la eficacia,
prestar ms y mejor servicio, del modo ms eficiente. Hace 1500 aos, o 15 aos, en
quince siglos no cambiaron mucho las cosas, era suficiente con conocer las tcnicas de
archivo o los principios de conservacin del pergamino o del papel, y asunto concluido,
los documentos llegaban puntualmente a sus usuarios cuando nos los solicitaban.
Ahora tenemos la enorme suerte de estar viviendo un cambio de poca, no es slo
una poca de cambios, pasarn varias generaciones antes que se vuelva a producir una
revolucin similar. Cuando en una disciplina se produce una fase de transicin como
la que estamos viviendo, y que al menos durar un par de dcadas ms, es propio de
la naturaleza humana que aparezcan dos tipos de actitudes a la hora de afrontar los
nuevos retos:
13. Referencia citada por M. ROMERO TALLAFIGO en las I Jornadas sobre gestin del patrimonio documental. Crdoba, 29-31 de octubre de 1998. Crdoba: Diputacin, 2000.
Siguiente
Buscar
ndice
117
Son dos opciones igual de respetables. Las dos posturas tienen que coexistir,
son necesarias por una pura cuestin de equilibrio. Si bien habr que valorar que
el rea de centralidad de la gestin documental est en las plataformas de gestin
electrnica y que lo servicios de archivo convencionales sern desplazados a zonas ms perifricas del organigrama. Lo ms inteligente es atemperar las actitudes
defensivas o poco flexibles ante las corrientes de cambio porque pueden producir
aislamiento, y a medio plazo, una paulatina prdida de visibilidad y capacidad de
influencia en la organizacin.
Pensando en archivos de la administracin local, los ms prximos y relacionados
con la gestin administrativa, y salvo aquellos que custodien un muy notable patrimonio documental, son servicios que estn llamados a transformarse completamente. Tendrn que evolucionar ms en los prximos aos de lo que lo han hecho en el
ltimo milenio, se puede discrepar sobre el plazo de ese proceso, pero nadie puede
dudar que la cuenta atrs ya ha comenzado14.
14. Sobre el tema del cambio de modelo de archivo son muy interesantes las reflexiones de las directoras del archivos municipal de Valladolid y Zaragoza: FEIJOO CASADO, A. La e-administracin el paso de la gestin tradicional a la gestin electrnica .Revista General de Informacin y Documentacin. 2009, 19, 1, pg.161-171 <http://revistas.ucm.es/index.php/RGID/article/view/
RGID0909110161A/9147>[Consulta: 1 de marzo de 2012]
Siguiente
Buscar
ndice
Julio Cerd
118
Desarrollar una estrategia de gobierno abierto en nuestras administraciones pblicas que potencie la creacin de valor pblico mediante:
RIVAS PAL, E. Nuevos retos para los archivos y los archiveros de la Administracin Local. En:
EDOPCA 2006: Administracin de documentos y servicios a la ciudadana en la administracin electrnica
(I-Europa 2006). Oviedo, 22-24 de noviembre de 2006.
<http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/72/1/ElenaRivas_es.pdf>[Consulta: 1 de marzo de
2012]
15. Propuesta de Agenda digital para Espaa. 25 de julio de 2012. http://www.agendadigital.gob.es/.
<http://www.agendadigital.gob.es/images/doc/PropuestadeAgendaDigitalparaEspana.pdf>[Consulta:
29 de julio de 2012]. Espaa comparte los objetivos clave de la Agenda Digital para Europa de conseguir que en 2015 ms del 50% de la poblacin utilice la administracin electrnica y msdel 25% cumplimenten formularios en lnea.Se han tomado como punto de partida los resultados de diversos diagnsticos como el recientemente publicado: OECD e-GovernmentStudies. Reaping the Benefits of ICTs
in Spain Strategic Study on Communication Infrastructures and paperless administration.2012>[Consulta:
29de julio de 2012]
16. La entrada en vigor de la La Ley de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica y Buen Gobierno
supondr un impulso aadido a los programas de gestin de documentos electrnicos. Se aplicar el principio de publicidad activa a la informacin institucional, de relevancia jurdica y de naturaleza econmica,
presupuestaria y estadstica. como gastos, adjudicaciones, contratos, o los bienes e ingresos de los cargos
pblicos. <http://www.leydetransparencia.gob.es/index.htm>>[Consulta: 25de julio de 2012].
Siguiente
Buscar
ndice
119
Elaborar una estrategia y un plan de accin de reutilizacin de la informacin del sector pblico para permitir el desarrollo de servicios de alto
valor que contribuyan al impulso de la actividad econmica y/o la generacin
de servicios de valor para ciudadanos y empresas17.
Unas medidas que deben ser el eje rector de los programas de modernizacin y
que se pueden resumir en dos conceptos clave: eficacia y transparencia. En todos los
casos el ncleo central son las polticas de gestin de documentos electrnicos, y afectan por tanto de lleno a los servicios de archivo. A modo de aproximacin, teniendo
en cuenta que las plataformas de tramitacin integran muy diversas capas, vamos a
intentar concretar las medidas o mbitos de actuacin donde nuestro trabajo puede
ser ms relevante.
Es relativamente sencillo responder a la pregunta qu hacer?, pero entramos en
un territorio bien distinto, el de la incertidumbre, cuando pretendemos responder
a la pregunta que realmente nos interesa cmo hacerlo?.En el mbito de la gestin documental las frmulas magistrales no existen, son tantas las singularidades de
cada proyecto, los distintos elementos que puedan entrar en juego, que no podemos
pretender buscar soluciones antes de que se produzcan. Los contenidos y procesos
recogidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos18 nos van a servir de gua.
Las normas tcnicas publicadas recogen un conjunto de directrices sobre digitalizacin, expediente electrnico, copiado autntico y conversin, poltica de firma,
estndares, intermediacin de datos, modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, o el modelo de datos para el intercambio de asientos registrales. Esos son
los elementos prcticos y operativos que pretenden asegurar la interoperabilidad con
el ciudadano y entre las administraciones pblicas. Por si hubiera alguna duda, en su
punto cuarto, actores involucrados en la aplicacin de la norma, no se hace mencin
17. Cumpliendo con lo establecido en elReal Decreto 1495/2011, de 24 de octubre, por el que se
desarrolla la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilizacin de la informacin del sector pblico.
(BOE, nm. 269, de 8 de noviembre de 2011). <http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A2011-17560>[Consulta: 25de julio de 2012].
18. Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones Pblicas, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos (BOE,nm.178, de 26 de julio de 2012). <http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A2012-10048>. [Consulta: 25de julio de 2012]
Siguiente
Buscar
ndice
120
Julio Cerd
expresa al trmino archivero pero s a la funciones que secularmente hemos desempeado: gestin y conservacin documental: El personal responsable de la planificacin,
implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestin y conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin de los sistemas de gestin y conservacin
documental. En el punto quinto se concreta adems que el programa se aplicar de
manera continua sobre todas las etapas o periodos del ciclo de vida de los documentos y expedientes electrnicos para los que garantizar su autenticidad, integridad, confidencialidad,
disponibilidad y trazabilidad; permitiendo la proteccin, recuperacin y conservacin fsica
y lgica de los documentos y su contexto.
Una vez ms se vuelven a recordar los requisitos tcnicos que deben cumplir los
documentos electrnicos, tal como se establecen en el art. 1 de La Ley 11/2007,
asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservacin de los datos. No est de ms, toda solucin de gestin electrnica debera pasar una auditora antes de ser implementada, que nos garantizara
que se cumplen esos requerimientos, y que en caso de ser necesario pudiera demostrarse o certificarse ante los tribunales y organismos superiores. Sin olvidar que su
incumplimiento puede suponer un perjuicio muy grave para la administracin, por
la imposibilidad de atender alguna de sus obligaciones fundamentales, perjudicando
los derechos de los ciudadanos o afectando gravemente a la gestin y a la memoria
corporativa de la administracin.
Una posible solucin sera que las administraciones recurrieran a una entidad
certificadora y auditasen su sistema de gestin de documentos electrnicos en las diversas normas relacionadas con la gestin de documentos y seguridad de la informacin, y en particular en la serie de normas ISO 30300 donde las buenas prcticas de
la ISO anteriores se convierten en requerimientos19. Sin olvidar un punto crucial, esa
19. BUSTELO RUESTA, C.Serie ISO 30300: Sistema de gestin para los documentos. SEDIC,
Documento de Trabajo n 2, 2011 <http://www.sedic.es/DT-n2-SEDIC-ISO30300.pdf>[Consulta: 25
de julio de 2012]. La normalizacin en la gestin de documentos ha cobrado gran importancia en los
ltimos aos. Las ISO 30300 conciben la gestin de los documentos en las organizaciones como un
rea estratgica, y se complementan con las ISO 15489 (gestin de documentos) ISO 23081 (metadatos para la gestin de documentos), ISO 26122 (anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de
documentos), ISO 13028 (directrices para la implementacin de la Digitalizacin de documentos,ISO
13008 (proceso de migracin y conversin de documentos), las ISO 16175 (principios y requisitos
funcionales para documentos en entornos electrnicos de oficinas), las ISO 14721 (open archivalinformation system-OAIS), o las ISO 27001 (gestin de Seguridad de la Informacin). El subcomit
internacionalISO TC46/SC11Archives/Records management, encargado de la elaboracin de la serie
de normas ISO 30300, ha publicado elwhitepaperRelationshipbetweenthe ISO 30300 series of standards and otherproducts of ISO/TC 46/SC 11: Records processes and controls, que incluye una aclaratoria tabla que relaciona las normas e informes tcnicos sobre gestin de documentos con los procesos
Siguiente
Buscar
ndice
121
exigencia de cumplir con los requisitos de las normas se debera trasladar igualmente
a las herramientas de gestin de los numerosos proveedores que ofertan soluciones
de gestin electrnica20. No son pocos los ayuntamientos que han confiado todas
sus herramientas de gestin en alguna de las empresas del sector, en ocasiones sin las
suficientes garantas, y sin que finalmente hayan obtenido los resultados esperados.
3.1. Soluciones de archivo electrnico. El mdulo de conservacin.
Con el nico objetivo de ofrecer unas orientaciones generales vamos a recordar
los requisitos tcnicos que deben tener los documentos y repositorios electrnicos, y
los problemas ms habituales que nos solemos encontrar a la hora de su gestin:
Requisitos tcnicos
Lo que dice la Ley
11/2007
1
Disponibilidad
Teniendo en cuenta la
obsolescencia tanto de
los sistemas informticos como los soportes
electrnicos una de las
caractersticas esenciales de un repositorio
es su disponibilidad al
margen del sistema de
gestin documental o
de las tecnologas de
creacin
Problemas ms frecuentes
Archivos y repositorios electrnicos
La localizacin y acceso a los documentos slo se puede realizar
a travs del gestor documental. No es posible realizar procesos de
bsqueda o migracin de datos y metadatos al margen del sistema
propietario. El objetivo debe ser la total independencia respecto a tecnologas y proveedores concretos.
La estructura o file system del repositorio es aleatoria. No es posible
comprender la lgica de creacin de los directorios
Los formatos de los documentos electrnicos no garantizan su
conservacin a largo plazo. No estn previstos procesos de cambios
de formato para evitar la obsolescencia y la no dependencia de las
tecnologas de creacin.
No existe un protocolo o plan para la conservacin de documentos.Todos los documentos se tratan por igual, no existe una poltica
de conservacin, migracin, conversin o de identificacin de los
documentos esenciales.
La nomenclatura de los documentos electrnicos es modificada de
modo aleatorio en el momento de llegar al repositorio.
Siguiente
Buscar
ndice
Julio Cerd
122
Autenticidad
Con la autenticacin
de los documentos se
acredita la identidad de Caducidad de los certificados electrnicos. No existen garantas
las personas o entidades de la validez de las firmas y certificados digitales en el transcurso
que han participado en del tiempo.
las operaciones, transacciones y actos administrativos, garantizando
su autora e integridad
Integridad
Capacidad de mantener
los datos y los documentos libres de modificaciones no autorizadas Una
de las vas para garantizar
la integridad del procedimiento electrnico es la
inclusin de una relacin
de documentos, en forma de ndice electrnico,
donde se relacionarn los
documentos que forman
parte de ese proceso, indicando el estado de tramitacin, documentos y
actos administrativos que
lo componen
Confidencialidad
La confidencialidad es
No se definen los controles de acceso a los diferentes tipos de inla propiedad de un sisformacin en funcin de su nivel de sensibilidad segn la normativa
tema para prevenir el
de proteccin de datos.
acceso de informacin
a personas o sistemas
no autorizados
Siguiente
Buscar
ndice
123
Trazabilidad
Capacidad de conocer y
reproducir a travs de medios electrnicos, la informacin relativa al estado
de tramitacin y actos administrativos, tanto de los
documentos como de sus
metadatos, que forman
parte de un determinado
procedimiento
Siguiente
Buscar
ndice
124
Julio Cerd
de control, seleccin y evaluacin, deber existir un repositorio de gestin, asimilable a los antiguos archivos de gestin o de oficina donde se almacenan los datos y
metadatos de los documentos en trmite o resueltos, y por otro lado, un repositorio
de archivo definitivo. Ambos repositorios deberan ser accesibles desde el sistema de
recuperacin del gestor documental. La transferencia de los datos y metadatos de
un repositorio a otro implicara tambin el traspaso de responsabilidades sobre su
conservacin y preservacin, aunque las polticas de conservacin se aplicaran desde
el mismo instante en que se genera el documento, no slo en el momento de su traspaso al archivo electrnico definitivo22.
Una confusin habitual es no diferenciar entre un Sistema de Gestin de Documentos, la labor que hacen los gestores documentales que se han desarrollado
en los ltimos aos, de los Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos de
Archivo que, dada su relevancia y las funcionalidades tcnicas que incorporan, tiene que ser un mdulo independiente. Se suelen dar por suficientes los sistemas de
almacenamiento de los gestores documentales, cuando tienen como nico objetivo
servir de repositorio de trabajo para las mltiples tareas que requieren las plataformas
de tramitacin electrnica. Cumplen con una funcin que es imprescindible en los
procesos de tramitacin electrnica, la de almacenar los numerosos datos y metadatos que se van generando en el transcurso de los procedimientos, y por ello incluyen
borradores, distintas versiones de los documentos, duplicados sin valor jurdico, o
documentos tramitados electrnicamente pero que en ningn caso deben ser conservados una vez resuelto el procedimiento.
22. Son muy tiles los trabajos realizados por el CENATIC (Centro Nacional de Referencia de aplicacin de las TIC basadas en fuentes abiertas):<http://www.cenatic.es/laecsp/page19/page20/page20.
html>, y el estudio sobre las funcionalidades del archivo electrnico.<http://www.cenatic.es/publicaciones/onsfa?download=30%3Asoftware-de-fuentes-abiertas-en-la-administracion-electronica-archivoelectronico-de-las-administraciones-publicas>[Consulta: 25de julio de 2012].Hay que mencionar el
proyecto iArxiu impulsado por la Generalitat de Catalunya, a travs de la Agncia Catalana de Certificaci (CATCERT), como iniciativa pionera de archivo electrnico orientado a la conservacin a largo
plazo, aunque por el momento son contados los ayuntamientos catalanes que lo estn utilizando y
tiene pendiente que su arquitectura de gestin sea en fuentes abiertas.En esta misma lnea de proyectos
de preservacin tambin hay que mencionar por su proximidad geogrfica el modelo desarrollado por
la Direcao-Geral de Arquivos de Portugal con la colaboracin tcnica de la Universidad do Minho
de Repositrio de Objectos Digitais Autnticos (RODA), aunque no deja de ser todava un modelo
conceptual: <http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/roda_relatorio1.pdf>[Consulta: 25de julio de 2012].
Sobre la conservacin de documentos electrnicos: DELGADO, A.. La conservacin a largo plazo de
documentos electrnicos:
normativa ISO y esfuerzos nacionales e internacionales, Arch-e. Revista Andaluza de Archivos, 2009,
<http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos_html/sites/default/contenidos/general/revista
/numeros/Numero_1/galeria/01-02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf>>[Consulta: 25de julio de
2012].
Siguiente
Buscar
ndice
125
Siguiente
Buscar
ndice
126
Julio Cerd
Siguiente
Buscar
ndice
127
Cmo hacerlo?
Orientaciones y reflexiones
Siguiente
Buscar
ndice
Julio Cerd
128
Clasificacin de documentos, que incluir los criterios de formacin de expedientes y agrupaciones de documentos electrnicos
segn la Norma Tcnica de Interoperabilidad
de Expediente Electrnico, as como la clasificacin funcional de acuerdo con el cuadro de
clasificacin de la organizacin
Los esquemas de metadatos son sin duda el elemento clave en los sistemas de gestin de documentos electrnico26. Todos los documentos tiene
que estar identificados y tener asociada la informacin adicional que permita su contextualizacin,
tanto en el transcurso del trmite, como una vez
concluido y durante todo el tiempo que deba ser
conservado. Esainformacin sobre la informacin, independiente del documento y que permite categorizarlo y contextualizarlo, se conoce como
metadato.
Dependiendo de su funcin informativa pueden
ser descriptivos (tipologa, datos identificativos, interesados, fecha, localizacin, procesos del trmite,
marco legal, seguridad, proteccin de datos, etc),
tcnicos (informacin sobre soportes y ficheros) o
de preservacin (con la finalidad de garantizar la integridad y disponibilidad de los contenidos, como
por ejemplo la validez y vigencia de las firmas)
Siguiente
Buscar
ndice
129
Conservacin de los documentosen funcin de su valor y tipo de dictamen de la autoridad calificadora, a travs de la definicin
de calendarios de conservacin
Transferencia de documentos, que incluir las consideraciones para la transferencia entre repositorios as como las responsabilidades en cuanto a su custodia
Destruccin o eliminacinde los documentos, que atender a la normativa aplicable en materia de eliminacin de Patrimonio
Documental y contemplar la aplicacin de
las medidas de seguridad definidas en el Esquema Nacional de Seguridad en el mbito
de la Administracin Electrnica
Siguiente
Buscar
ndice
Julio Cerd
130
Una ltima reflexin para los que estn en la fase de iniciar el camino hacia la
e-administracin, no hay un mapa del territorio y recorrerlo requiere tiempo,. hay
que ir paso a paso, marcndose pequeas metas. El nico equipaje necesario es de
la actitud, cada profesional debe elegir el lugar a ocupar a partir de tres elementos
que son el soporte de toda proyecto de futuro: querer, saber y poder. La motivacin
se presupone, el de la capacidad se soluciona aprendiendo, y el poder llevarlo a cabo
va a depender de nuestra inteligencia ejecutiva, saber encontrar la estrategia a seguir
en funcin de cada situacin. Esa es la habilidad del gestor, los nuevos tiempos nos
obligan a ser gestores antes que archiveros. En realidad todo se reduce a estar preparado para aprovechar las oportunidades, sabiendo que no se producen por generacin
espontnea. Si no cambiamos, nada cambia, si hacemos lo que siempre hemos hecho
llegaremos siempre al mismo sitio, las oportunidades hay que salir a buscarlas. Es el
nico modo de ganar el espacio que creemos nos pertenece, somos lo que hacemos,
no lo que decimos. Si tu meta es construir el futuro desde el presente, haz el ejercicio
de imaginar tu archivo en diez o quince aos, traza un plan y acta.
26
26. Tal como indica la propia norma, los expedientes electrnicos se componen de documentos electrnicos + ndice + firma + metadatos. Con el objeto de favorecer la interoperabilidad y el intercambio
de informacin sera esencial la aprobacin de esquemas de metadatos estandarizados tomando como
base los metadatos obligatorios que mencionan las Normas. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la
Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico<http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13170.
pdf>>[Consulta: 25de julio de 2012].
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
La profesin del archivero ha estado siempre ligada a las ciencias y tcnicas historiogrficas, tanto en la literatura cientfica como en los planes de estudio de las diferentes universidades espaolas. Su papel como auxiliar de otra ciencia, la Historia, la
ha dejado siempre en un lugar secundario y no es hasta bien avanzado el siglo XIX
cuando se comienza a vislumbrar su nacimiento como ciencia principal. Muchos
ros de tinta han corrido en libros y revistas cientficas teorizando sobre su definicin
como ciencia o no, sobre su origen como auxiliar y transformacin en ciencia principal. Baste aludir a una obra fundamental de la archivstica espaola como la Archivstica General: teora y prctica de Antonia Heredia Herrera, que en su captulo primero
nos hace un esplndido recorrido por el nacimiento y desarrollo de esta ciencia.
La evolucin de la Archivstica, como toda ciencia, es lenta pero continua; sin
embargo, en la actualidad todo avanza muy rpido, a veces demasiado, y para nuestra
profesin, la adaptacin a las nuevas realidades siempre llega con retraso, tal vez por
nuestra falta de capacidad de asimilacin o quizs por el sumo cuidado que ponemos siempre en analizarlo todo, hasta el ms mnimo detalle, antes de dar pasos que
puedan hacernos equivocar. Este carcter conservador del archivero es, por supuesto,
inherente a su labor. Cuantas veces pensamos si estamos haciendo bien o nos estamos equivocando a la hora de establecer los plazos de acceso a la documentacin que
conservamos; y no digamos si los plazos que estamos estableciendo son para eliminar
esa documentacin.
Durante el transcurso de estas jornadas hemos estado escuchando conceptos
tales como archivo electrnico, transparencia, gobernanza, innovacin, redes sociales, Web 2.0, e-administracin, conceptos que hasta hace bien poco no aparecan
en la bibliografa archivstica. Ante estos nuevos retos que se han planteado y en
los que ya estamos inmersos, pienso que hemos tardado mucho en asimilarlos y
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
134
Siguiente
Buscar
ndice
135
Para conseguir sus objetivos y fines la forma de trabajar que tienen las asociaciones profesionales es a travs de la constitucin de grupos de trabajo especializados,
integrados en nuestro caso por asociados con alto nivel de implicacin con la profesin y por supuesto con la Asociacin. Este es uno de los principales problemas con
los que las asociaciones profesionales se encuentran hoy da. La falta de implicacin
del colectivo est siendo un lastre para avanzar en la superacin de las dificultades
que se nos plantean o para mejorar en la forma de trabajar, aportando nuevas y diferentes visiones.
La constitucin de los grupos de trabajo conlleva un esfuerzo muy grande por
parte de su coordinador, que generalmente debe ser un miembro de la Junta Directiva, sirviendo de enlace con el resto de la cabeza de la Asociacin. El coordinador
debe conseguir un nmero mnimo de integrantes del grupo para tener el mximo
nmero de opiniones que enriquezcan las aportaciones y conclusiones; debe ser el
aglutinador del grupo, poner los medios necesarios para que todos los integrantes
estn comunicados y, por supuesto, lo ms importante, dinamizar el grupo constantemente evitando el enfriamiento del personal a la hora de trabajar.
Las herramientas con las que cuenta el coordinador para su trabajo, como todos
podemos deducir, son, hoy da, innumerables. En la Asociacin de Archiveros de
Andaluca contamos con una pgina Web que nos aporta una herramienta muy potente a la hora de trabajar con grupos de trabajo, a travs de la cual la comunicacin
es constante e inmediata. Su facilidad y sencillez de manejo ayuda a que no tengamos miedo a la hora de utilizarlo y el nico problema que nos pueda surgir sea que
nuestras aportaciones sean buenas o no, dejando de lado el frecuente problema que
surge cuando te acercas a una aplicacin nueva y tu trabajo se basa ms a conocer
cmo funciona la herramienta que a utilizarla para expresar tus ideas o colgar tus
documentos de trabajo.
El fallo que tiene esta herramienta es la alta competencia que suponen otras posibilidades mucho ms cercanas a nuestros usos cotidianos, como son el correo electrnico y las redes sociales, ya muy instauradas en nuestra vida social y tambin laboral.
Sin duda, ms rpido y fiable que el correo electrnico hay pocos instrumentos a
nuestra disposicin, por ello, al final dejamos de lado aquellas aplicaciones ad hoc
como es la descrita anteriormente y terminamos utilizando este medio tan a la mano
de todos. Es tan fcil como crear una lista de correo con todos lo integrantes y todas
las opiniones y documentos lanzarlos a esa lista, tenindola al instante disponible en
nuestro ordenador o telfono mvil.
Las redes sociales, hasta hace bien poco, eran tambin algo desconocido, no su
existencia y uso personal, sino su utilidad para nuestro trabajo, y en concreto aplicadas al trabajo en grupo. Facebook nos proporciona la posibilidad de crear grupos
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
136
Siguiente
Buscar
ndice
137
socios y coordinado por varios miembros de la Junta Directiva que realizaron una
magnfica labor con resultados concretos que a continuacin detallar.
La labor de este grupo se desarroll durante varios meses partiendo desde un
documento que contena los artculos de la antigua ley, trabajando en una doble vertiente: en primer lugar, tras dividir el articulado por secciones temticas, se reparti
el trabajo en varios subgrupos, los cuales deban aportar las mejoras que entendan
que se les poda aadir al texto de la ley del 84; en segundo lugar se procedi a estudiar los diferentes textos legislativos aprobados y vigentes en las dems comunidades
autnomas sobre este tema y sacar todo aquello que pudiera enriquecer la futura ley
andaluza. De estas dos ramas se fue completando el documento primitivo con las
aportaciones y modificaciones que se creyeron convenientes.
Los resultados fueron muy productivos y se utilizaron para trasmitir a los redactores de la ley aquellos aspectos esenciales que la Asociacin pensaba que tena
que contener el nuevo texto y los cambios y necesidades que se deban de dar con
respecto al antiguo. No hubo ocasin de intervenir en las primeras fases de la redaccin del primer borrador que se hizo pblico, ya que desde la administracin no se
consider oportuna la participacin de la Asociacin entre los redactores del texto,
pero aprovechamos la primera oportunidad que se nos brind y al ser convocados en
el trmite de audiencia, mandamos un texto con las alegaciones que considerbamos
necesarias. Adems, la Jefa de Servicio de Archivos de la Consejera de Cultura nos
recibi para escuchar personalmente lo que los representantes de la profesin en Andaluca tenamos que decir sobre el borrador.
Desde luego, las fases de aprobacin de las leyes no son giles y el tiempo pasa
muy rpido. Varios meses estuvimos implicados en un ir y venir de borradores, anteproyectos de ley, proyectos, etc., hasta que por ltimo, poco antes de su aprobacin
se nos invit a comparecer en sede parlamentaria para expresar nuestra opinin sobre
el proyecto de ley que estaba sobre la mesa. Esta comparecencia de la Asociacin en
el Parlamento de Andaluca, publicada y distribuida en nuestra Web es el resultado
final de este prolongado trabajo que los socios hemos llevado a efecto para cumplir
esos fines que al principio nombr. Pero no es este el nico resultado, ya que, como
fruto de este esplndido trabajo, hemos publicado en el anterior nmero de nuestra
revista TRIA un monogrfico sobre esta nueva ley de archivos con grandes aportaciones de especialistas del derecho y algunos de los propios redactores de la Ley, culminado con el artculo del Secretario de la Asociacin, coordinador del citado grupo
de trabajo, Rafael Martnez Ramos.
Como dije, esta ha sido la actividad central del pasado ao en nuestra asociacin,
pero esa salida al exterior de la que hablaba no solo consiste en estas aportaciones sino
que va mucho ms all. En los ltimos aos se ha incrementado nuestra participacin
TRIA N 18. 2012
I.S.S.N. 1134-1602
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
138
activa, no solo de organizacin propia, sino externa, en jornadas y congresos de referencia en Andaluca.
Aunque son las terceras, las Jornadas Andaluzas Archivsticas organizadas por el
Archivo General de Andaluca, tienen un hondo calado en la comunidad profesional,
contando con la participacin de grandes profesionales y la asistencia de gran afluencia de pblico. Este ao, la Asociacin de Archiveros de Andaluca, en su intento
de acercamiento a nuestros socios y no socios, los profesionales en general, ha coorganizado estas jornadas que, en esta tercera edicin, trataban el tema de la custodia
de los documentos pblicos en la administracin actual. All tuvimos la posibilidad
de acercarnos a la comunidad archivstica y sentarnos en las mesas de debate para
aportar nuestra visin sobre este tema.
Por otro lado, nuestra estructura interna, establecida en los estatutos, nos constituye en Asamblea General de socios y Junta Directiva, dndonos adems la posibilidad de crear Coordinaciones Provinciales de la Asociacin con el fin de estar ms
cercas de todas las provincias andaluzas y de los socios que no estn cerca de la Junta
Directiva. La constitucin hasta ahora de las coordinaciones provinciales de Mlaga,
Cdiz y Huelva nos ha posibilitado realizar esta labor de salida al exterior en todo el
territorio de la comunidad andaluza con un mayor peso, apoyado por los socios de
cada provincia, mejores conocedores de las realidades de nuestra profesin en cada
una de ella.
Tanto en Huelva como sobre todo en Mlaga, los dos coordinadores, Jorge de
Vega Martn y Mara Isabel Vila Gonzlez, respectivamente, han aportado grandes
cosas al papel que juega la Asociacin en estas provincias. En Huelva se ha organizado este pasado ao una jornada en el Saln de Actos de la Facultad de Experimentales de la Universidad de Huelva que trataba sobre la evolucin del urbanismo y sus
fuentes documentales en la Huelva Contempornea, de gran xito por sus ponentes
y la afluencia de pblico.
Tengo que subrayar la labor que viene realizando Maribel Vila como coordinadora de la Asociacin en Mlaga, dinamizando a nuestros socios malagueos y organizando numerosas actividades en las que la Asociacin ha tenido una participacin
activa. Entre otras quiero destacar las V Jornadas Tcnicas de Archivos en la Administracin Local, cuyas actas se recogen en esta revista, donde la Asociacin pudo
expresar su papel ante los retos actuales; la organizacin de una mesa redonda en las
XII Jornadas Espaolas de Documentacin de FESABID; la colaboracin en las recientemente celebradas VII Jornadas de Modernizacin y Calidad y otras actividades
de gran inters para nuestra profesin.
Siguiente
Buscar
ndice
139
Tras destacar el importante papel de salida al exterior que suponen la organizacin y participacin en jornadas y congresos, es sin duda necesario hablar de cmo
la imagen de las asociaciones profesionales se representa en sus sitios Web, lugares de
mxima accesibilidad y a los que podemos acercarnos para conocer toda la informacin sobre ellas, tanto de funcionamiento interno como de actividades y proyectos
que llevan a cabo. La pgina Web de la Asociacin de Archiveros de Andaluca se ha
convertido en su sede social, ya que no tenemos sede fsica, y en ella podemos conocer un poco mejor a qu nos dedicamos y cuales son nuestras intenciones y vas de
trabajo a la hora de afrontar los nuevos retos. Muy vinculadas a ella, hemos creado el
perfil de Facebook y de Twitter, sitios ms cercanos a los profesionales y donde todos
podemos participar y aportar nuestras ideas e inquietudes.
Dejando a parte esta lnea principal de actuacin, la Asociacin de Archiveros
de Andaluca, desde su fundacin, ha depositado toda su actividad sobre dos pilares fundamentales como son la formacin y la divulgacin cientfica. Hoy por hoy,
nuestra filosofa sigue siendo la misma por mucho que estemos ante nuevos retos,
ya que entendemos que sin formacin no es posible el desarrollo de la profesin; la
actualizacin y el reciclaje de nuestros profesionales es uno de los garantes para el
avance de la profesin.
Son 15 aos ya los que cumple el convenio que la Asociacin de Archiveros de
Andaluca tiene firmado con el Instituto de Patrimonio Histrico de Andaluca para
realizar cursos de formacin especializada. La multitud de temas tratados en ellos, la
calidad de sus profesores y las largas listas de espera que se crean para su asistencia son
la prueba del buen funcionamiento de este modelo de formacin.
Sin embargo, los malos momentos por los que pasa la economa espaola estn
afectando a todos los mbitos y, desgraciadamente, este modelo tiende a extinguirse
por falta de fondos aportados por la administracin, teniendo que tomar otros caminos para seguir formando a nuestros profesionales, vas que se estn explorando
en estos momentos y que esperemos que den los mismos frutos que hasta ahora ha
dado el modelo citado.
Un posible camino se abri el ao pasado tras la firma de un convenio entre
la Universidad de Sevilla y la Asociacin de Archiveros de Andaluca para realizar
actividades de formacin a travs del Centro de Formacin Permanente de dicha
institucin. Ya hemos tenido una primera experiencia satisfactoria con la realizacin
del curso Paleografa y Diplomtica de los siglos XIII al XVIII y esperamos que esta
colaboracin se prolongue en el tiempo y podamos seguir ofreciendo una formacin
de calidad respaldada por una Universidad pblica.
Siguiente
Buscar
ndice
140
Siguiente
Buscar
ndice
141
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior
Siguiente
Buscar
ndice
Anterior