Sistemas de

Informacin
Gerencial
Conceptos Bsicos

Preparado por
Javier Arana
MBA
@xaranar

En ocasiones los trminos DATOS E INFORMACION se utilizan

como sinnimos, lo cual es un error

Datos

Informacin

Sistemas

Los datos son smbolos que describen hechos, condiciones, valores o

situaciones. Un dato puede ser una letra, un nmero, un signo
ortogrfico o cualquier smbolo y que representa una cantidad, una
medida, una palabra o una descripcin. Los datos se caracterizan por no
contener ninguna informacin.

Para ser tiles, los datos deben convertirse en informacin y ofrecer as

un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Por s mismos los
datos no tienen capacidad de comunicar un significado.

En general, la informacin es un conjunto organizado de datos, que

constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenmeno.

El sistema es el mecanismo por el cual se genera la informacin

Diferencia entre Datos-Informacin -Sistemas

Un sistema de informacin es un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o

recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones y
el control en una organizacin.
Actividades de un Sistema de Informacin
Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organizacin como de su
entorno externo.
Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma ms significativa.
Salida: transfiere la informacin procesada a la gente que la usar o a las actividades para las
que se utilizar.
Los sistemas de informacin tambin requieren retroalimentacin, que es la salida que se
devuelve al personal adecuado de la organizacin para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de
entrada.

Definicin de un sistema de informacin

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas:

Entrada
Almacenamiento
Procesamiento y
Salida de la informacin

Hace referencia a todas aquellas

tecnologas que permiten y dan soporte
a la construccin y operacin de los
sistemas de informacin (SI)

Los sistemas de informacin cumplirn tres objetivos

bsicos dentro de las organizaciones
1. Automatizar los procesos operativos
2. Proporcionar la informacin que sirva de apoyo al
proceso de toma de decisiones
3. Lograr las ventajas competitivas a travs de su
implantacin

Diseo Conceptual de un Sistema de Informacin

Tipos de sistemas de
informacin

Ejemplos de sistemas transaccionales

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en
costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores

. Los sistemas estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido

a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.

Son Sistemas que integran mltiples funciones/procesos en las Compaas

Surgen por la necesidad de integracin de procesos y como un resultado de la

maduracin de la industria del software

Son altamente costosos y de gran alcance

Tpicamente su forma de desarrollo es a base de su evolucin dentro de la

organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van
agregando nuevas funciones o procesos.

Funciones de los sistemas estratgicos de informacin

EJEMPLOS DE SISTEMAS DE INFORMACION ESTRATEGICOS

ERP (Enterprise Resource Planning)
Sistema implementado para manejar los recursos de una organizacin
combina funciones de varios departamentos en una sola aplicacin, con
una sola base de datos para compartir informacin ms fcilmente y
comunicarse entre ellos
Planificacin de Recursos
Empresariales (ERP)

ERP
Se enfoca en mejorar el proceso de manejo de rdenes (back-office)
Cuando un representante de ventas entra una orden, encuentra toda la informacin
necesaria para completarla
No se encarga de procesos de venta frente al cliente
Departamentos ms afectados: finanzas, operaciones (manufactura, inventario y
distribucin) y recursos humanos.
La informacin es visible y actualizable por otros departamentos
El sistema se encarga de enrutar las tareas dentro y entre departamentos (workflow)

ERP permite ver en que estado est la orden en cada momento

OTRAS CARACTERISTICAS DE UN ERP

Integrar informacin financiera

Integrar informacin de rdenes de clientes: ventas, inventario,
produccin, distribucin, facturacin, cartera
Estandarizar y acelerar los procesos de manufactura

Reducir inventario
Estandarizar informacin de recursos humanos

Mejorar la plataforma tecnolgica

Beneficios de implantar un ERP

Supply Chain Management o Administracin de

la Cadena de Suministros

scm

Sirve para manejar la cadena de

aprovisionamiento en una compaa,
permitiendo automatizar los diferentes pasos de
produccin de esta.

Clientes y proveedores trabajando juntos para

optimizar el diseo, la planeacin y la utilizacin
de recursos usados para entregar o crear un
producto o servicio final

CRM/SCRM

Este se utiliza para manejar las

relaciones que tiene una
organizacin con los clientes,
teniendo en cuenta la cultura, el
pas, las tendencias, los cambios de
la tecnologa o de los negocios.

Involucra la coordinacin de flujos de material,

financieros y de informacin
Es un imperativo para hacer negocios en el
mundo moderno: no basta la eficiencia
individual

OTROS EJEMPLOS DE SISTEMAS ESTRATGICOS

El MRP es un sistema para planear y programar los

requerimientos de los materiales en el tiempo para las
operaciones de produccin finales que aparecen en el programa
maestro de produccin. Tambin proporciona resultados, tales
como las fechas lmite para los componentes, las que
posteriormente se utilizan para el control de taller. Una vez que
estos productos del MRP estn disponibles, permiten calcular los
requerimientos de capacidad detallada para los centros de
trabajo en el rea de produccin.

MRP (Material Requirement Planning)

 Un sistema de informacin estratgico (SIS

Strategic Information System) se puede

definir formalmente como un SI que apoya
directamente a la organizacin en sus
estrategias, planes y acciones para lograr
ventajas competitivas sustentables en un
mercado globalizado.

Ventajas competitivas

Una ventaja competitiva se puede definir como un

posicionamiento preferente en el mercado
que resulta de una innovacin en la
organizacin

Le confiere la capacidad para alcanzar unos rendimientos

superiores a los de su competencia, de manera sostenible
en el tiempo

Que es Ventaja Competitiva?

 Ventajas de costos
Diferenciacin de servicios y productos
Nichos de mercado
Alianzas estratgicas
Crecimiento significativo
Innovacin de los procesos de negocio
Mejoramiento continuado de la calidad

Estrategias para lograr ventajas competitivas

 Creacin de aplicaciones que provean ventajas

estratgicas directas: por ej., sistema de tracking
(monitoreo) de paquetes de (Federal Express)
Apoyo a la reingeniera / innovacin de procesos:
descentralizacin, reduccin de tiempos de diseo de
nuevos productos, ...
Proveer inteligencia del negocio:
coleccin y anlisis de informacin sobre
innovaciones, cambios del mercado, competencia,
medio ambiente y procesos internos (datos ...
informacin ... conocimiento)

Estrategias.

 Sistemas de Cdigo de barra, y puntos de venta

Transferencias electrnicas de fondos (EFT)
Sistema de intercambio electrnico de datos(EDI)
Comercio Electrnico como estrategia de venta.

Comunicacin Electrnica con el proveedor

Sistemas de reservacin de vuelos.

Ejemplos.

De la cuenta
bancaria del
cliente a un
negocio

Fortalece las
relaciones
cliente
proveedor

 REDUCIR COSTOS
INCREMENTAR BARRERAS DE ENTRADA AL MERCADO
CREAR ALTOS COSTOS DE CAMBIO
CREAR y DIFERENCIAR PRODUCTOS O SERVICIOS
MEJORAR PRODUCTOS O SERVICIOS
CREAR ALIANZAS
ENGANCHAR A PROVEEDORES O COMPRADORES.

Estrategias

Una compaa puede generar una ventaja competitiva

si es capaz de vender mas unidades a menor precio,
manteniendo la calidad y logrando incrementar su
margen.

REDUCIR COSTOS

Si un mercado hay pocos competidores ,existir mayor

facilidad de hacer negocio.
La tecnologa puede ser una causa de barreras de entrada a un
mercado.
La red de cajeros automticos que tiene el sistema bancario es
un ejemplo de barreras de entrada creadas por SI

Incrementar barreras de entrada al mercado.

Son aquellos gastos que el consumidor incurre en el momento

que trata de cambiar de proveedor de un producto o servicio.
Ejemplo: si un compaa tiene a su personal entrenado en cierto
tipo de software, tiene una ventaja en el aprendizaje

Costos de cambio

La generacin de nuevos y nicos productos o servicios, sin lugar a

dudas genera una ventaja competitiva, la cual perdurar hasta el
momento en que otro competidor logre introducir al mercado un
producto similar.
Es frecuente que las compaas que venden informacin procuren
innovar sus servicios en forma continua, creando nuevas y diferentes
bases de datos de inters al pblico.
Un ejemplo es Reuters empresa mundial en la recopilacin y
distribucin de informacin en todo el mundo.

Crear nuevos productos o servicios

Otra manera de generar una ventaja competitiva es persuadiendo a los

consumidores de que los productos o servicios ofrecidos son mejores
que los que ofrece la competencia, lo cual normalmente se logra
mediante campaas publicitarias pues es necesario que el comprador
perciba que esta adquiriendo algo diferente.
Por ejemplo comprar una computadora HP con una marca genrica
aun cuando en ocasiones los componentes internos pueden ser los
mismos.

Diferenciar productos o servicios.

Si el producto es mejor, genera una ventaja competitiva.

Ejemplo Hertz ha incluido en algunos de sus modelos de
renta un copiloto computarizado que incluye tecnologa
satelital y un sistema de posicionamiento geogrfico (GPS).
Su slogan es: con Hertz nunca te pierdes
Claro ejemplo de una ventaja de tecnologa de informacin

Mejorar productos o servicios.

Las alianzas es otra forma de crear ventajas competitivas. En

este caso vemos ejemplos en las lneas reas con compaas
telefnicas o el sistema bancario.
Un ejemplo es el de Continental Airlines que bonifica con
puntos en su programa de viajero frecuente cuando un cliente
hace llamadas telefnicas con la tarjeta MCI-Continental

Crear alianzas

Se trata de que los proveedores o compradores queden ligados a la

compaa de tal manera que el cambio sea casi imposible de realizar.
Este es el caso de compaa que operan bajo el sistema de EDI
(Electronic Data Interchange) como son los supermercados Walmart,
donde se usa las comunicaciones electrnicas en lugar de papel para
realizar las transacciones entre negocios, lo cual abarata los costos de
operacin a ambas compaas permitiendo que se puedan ofrecer
mejores precios entre proveedor-cliente y asi generar una ventaja
competitiva para el comprador.

Enganchar a proveedores o compradores.

Evolucin de los Sistemas de Informacin

Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas
Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo
a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos que
dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor

de la Escuela de Negocios de Harvard, desarroll una teora que impact
el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de la
informtica.
Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones
evoluciona a travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se
explican a continuacin:

Dependen del departamento de

CONTABILIDAD

1-Se adquiere la primera computadora que se justifica por el ahorro

de mano de obra y de papeles, se implantan Sistemas
Transaccionales como nminas o contabilidad
2-Administracin escasa, manejada por un administrador que no posee una
preparacin formal en el rea de computacin. Solo se consta de
un operador y/o un programador bajo el rgimen de honorarios, o bien,
puede recibirse el soporte de algn fabricante y compaia local.
3- Se desarrolla ciberfobia por el ahorro de mano de obra pero
Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de
Informacin

Etapa de Inicio

Se crea un departamento
que depende de la Gerencia
Administrativa o Contraloria

1-Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto
de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales
como facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores,
cheques, etc.
2-Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales
como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas,
jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico, etc.
3-Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer, este problema y el
inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de contagio o expansin

Departamento se ubica en
posicin GERENCIAL
dependiendo de la Direccin de
Administracin o Finanzas

1-Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las

operaciones del negocio para hacerlas ms eficaces, tales como
sistemas para control de flujo de fondos, control de rdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.
2-El rea de Informtica se orienta al control administrativo y a la
justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar, se inician el
desarrollo y la implantacin de estndares tales como: estndares de
documentacin, control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas,
auditora de sistemas y programacin.

Etapa de control o formalizacin

CENTRALIZACIN
1-Centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola estructura
administrativa.
2-Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin,
hicieron posible la integracin.
3-El departamento de sistemas evolucion hacia una estructura
descentralizada. Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el
desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en
beneficio de la organizacin.

Etapa de integracin

LA INFORMACIN ES UN RECURSO
VALIOSO

1-El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la

informacin es un recurso muy valioso que debe estar accesible para
todos los usuarios.
2-Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los
datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en
forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este
recurso.

Etapa de administracin de datos

INFORMTICA A NIVEL
DE DIRECCIN

1- La Informtica dentro de la organizacin se encuentra definida

como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del
organigrama (direccin).
2-Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura
Integrados , Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones,
Sistemas Estratgicos y, en general, aplicaciones que proporcionan
informacin para las decisiones de alta administracin y aplicaciones
de carcter estratgico.

3-Se planifica a 5 aos

Etapa de madurez

La tecnologa de informacin se usar como

parte de la estrategia corporativa. Las
empresas de
ms xito sern manejadas por personas
que sean
capaces de desarrollar aplicaciones
estratgicas de Tecnologa de Informacin
de manera creativa.

Tendencias de los Sistemas de Informacin

La tecnologa ser parte del trabajo en

equipo de las empresas. Ser utilizada para
reducir el trabajo, mejorar la calidad y dar
mejores servicios a los clientes

Tendencias de los Sistemas de Informacin

Se utilizar la tecnologa de Internet para

crear Intranets en las corporaciones como
plataforma de divulgacin de informacin,
facilitar la creacin de oficinas virtuales para
las personas que requieren estar en diferentes
localidades, lo cual permitir el uso del correo
electrnico, de videoconferencias y facilitar
la comunicacin global

Tendencias de los Sistemas de Informacin

La Tecnologa de la Informacin ayudara a la

internacionalizacin pues permitir procesar datos en
cualquier lugar del mundo sin importar la plataforma que
se use para el procesamiento-

Tendencias de los Sistemas de Informacin

Se incrementar el uso de la tecnologa multimedia

principalmente en el educacin. Esta tecnologa incluye
una combinacin de texto, grficas, sonidos, videos,
animaciones. La multimedia ofrece la oportunidad de un
aprendizaje interactivo capaz de compartir una gran
variedad de informacin.

Tendencias de los Sistemas de Informacin

El outsourcing se utilizar en mayor grado para apoyar estos

servicios de telecomunicaciones, redes y automatizacin de
oficinas.
El outsourcing se refiere a la contratacin de servicios
externos de informtica.

Tendencias de los Sistemas de Informacin

La Telemtica es la consideracin de
las Telecomunicaciones y la
Informtica en el mbito de la
organizacin.
Ha cambiado la forma de trabajar de
las organizaciones, pasando a
organizaciones ms descentralizadas y
con mayor comunicacin con el
exterior

Telemtica

Una Red es un conjunto de equipos de

computacin y/o sistemas de cmputos que
interactan. Las computadoras se estn
conectando en Red o interconectando a travs de
Internet, Intranets y otras redes de
telecomunicaciones.
Eso permite compartir tanto informacin como
equipamiento, permitiendo la actualizacin y
consulta simultnea por diferentes usuarios

Las Redes

La familia de protocolos de Internet es un conjunto de protocolos de

red en los que se basa Internet y que permiten la transmisin de
datos entre computadoras. En ocasiones se le denomina conjunto
de protocolos TCP/IP, en referencia a los dos protocolos ms
importantes que la componen: Protocolo de Control de Transmisin
(TCP) y Protocolo de Internet (IP).
Otros son:
HTTP (HyperText Transfer Protocol), que es el que se utiliza para
acceder a las pginas web.
ARP (Address Resolution Protocol) para la resolucin de
direcciones
FTP (File Transfer Protocol), etc.

TCP/IP

Red privada entre computadoras montada para el uso exclusivo

dentro de una empresa u hogar.
Utiliza los recursos desarrollados para Internet para distribuir
informacin y aplicaciones a las que slo puede obtener acceso un
grupo controlado de usuarios
Es un sitio web que resulta accesible solamente para los miembros
de la organizacin, empleados u otras personas con autorizacin.
El Firewall (Cortafuegos) la protege contra usuarios/redes no
autorizados, mediante bloqueo, trficos, intermediacin,
monitoreo y seguimiento, entre otras funciones

Intranet

Un cortafuegos (firewall en ingls) es

una parte de un sistema o una red
diseada para bloquear el acceso no
autorizado, permitiendo al mismo
tiempo comunicaciones autorizadas.
Se trata de un dispositivo o conjunto de
dispositivos configurados para permitir,
limitar, cifrar, descifrar, el trfico entre
los diferentes mbitos sobre la base de
un conjunto de normas y otros criterios.
Los cortafuegos pueden ser
implementados en hardware o
software, o una combinacin de ambos.

Firewall

Generalmente se refiere al Web Site de la

organizacin.
La organizacin utiliza un gateway o dispositivo de
entrada y salida a la internet, y un Firewall, o
dispositivo de filtro que impide el acceso a usuarios
no reconocidos o la entrada de programas nocivos
al sistema.

Intranet es entonces

"Una extranet es una red privada que utiliza el protocolo

de Internet y el sistema de comunicaciones pblico para
compartir en forma segura informacin de negocios u
operaciones con proveedores, vendedores, clientes u otros
negocios.

Una extranet puede ser vista como parte de la intranet de

una compaa que se extiende a usuarios de fuera de la
compaa.

Extranet

 Permite hacer transacciones seguras entre los

sistemas internos de la empresa.
Mediante aplicaciones de la extranet los
trabajadores de la empresa pueden obtener fcil y
rpidamente la informacin sobre los clientes,
proveedores y socios.
Reduccin de costes y ahorro temporal como
econmico para la empresa.

Beneficios empresariales del extranet

 Aspecto en comn: utilizan la misma tecnologa. Pero..

La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como
externos; la informacin que se encuentra en la extranet es
restringida, solo tienen acceso a esta red aquellos que tengan
permiso.
En la intranet solo acceden los empleados y las reas internas
de la empresa y permite el intercambio de informacin entre
los trabajadores.
En internet puede dirigirse cualquier usuario y tiene distintos
usos, como recabar informacin de los productos, contactar
con cualquier persona de la empresa, etc.:
Resumen

Outsourcing es el proceso en el cual una firma

identifica que una porcin de
su proceso de negocio podra ser desempeada ms
eficientemente y/o ms efectivamente por otra
corporacin, la cual es contratada
para desarrollar esa porcin de negocio.

Outsourcing

El Leasing es bsicamente un contrato de alquiler con opcin de

compra, permite a las empresas financiar sus activos fsicos
mediante cuotas o cnones mensuales de arrendamiento.

Dichas cuotas amortizan una parte, o todo, el costo del bien. Pero
adems, el leasing prev la alternativa de adquirir definitivamente el
bien cuando finaliza el contrato, haciendo uso de una opcin de
compra y a cambio de un "valor residual".

Leasing

Es la unidad ms operativa dentro de un proceso de

planificacin y constituye el eslabn final de dicho
proceso.
Es un conjunto de antecedentes que permite estimar las
ventajas y desventajas de asignar recursos escasos de
una comunidad.
Est orientado a la produccin de determinados bienes
y/o servicios.

Proyecto

FORMULACIN DE PROYECTOS

Somos un equipo, en qu fase estamos?

En 1965 el psiclogo norte americano Bruce Tuckman formul una
teora sobre la generacin y evolucin de los equipos de trabajo y los
divida en cuatro fases no lineales:

Formacin: Cuando todo empieza, los miembros del equipo

se esfuerzan y dan lo mejor de si mismos para conseguir los objetivos
personales planteados. Es una fase de energa desbocada.
Agitacin: Esta fase aparece cuando empiezan las discrepancias entorno a
las ideas, funciones y responsabilidades, se conforman lo roles de cada
miembro del grupo. Es una etapa muy crtica y hay equipos que no la superan.
Normalizacin: Despus de la tempestad llega la calma, los miembros del
grupo asumen su rol y se sienten confortables. En este momento los equipos
suelen dedicarse a la eficacia en la gestin.
Rendimiento: Algunos equipos consiguen llegar a esta etapa, es la que se
percibe como el equipo acta como uno solo, se sienten alineados con la
estrategia y la ejecucin.

Efectividad de los equipos en proyectos tecnolgicos

CONCLUSIONES
El mayor de los activos de una compaa hoy
en da es su informacin, representada en su
personal, experiencia, conocimiento, innovaciones
(patentes, derechos de autor, secreto comercial).

Para poder competir, las organizaciones deben

poseer una fuerte infraestructura de informacin,
en cuyo corazn se sita la infraestructura de la
tecnologa de informacin

CONCLUSIONES

Las tecnologas de la informacin, las

comunicaciones y los sistemas de informacin son
herramientas muy poderosas que pueden ser
utilizadas por las empresas para competir de mejor
manera en el entorno tan turbulento en el que se
desenvuelven las organizaciones hoy en dia.

WEBgrafa Consultada
http://www.alegsa.com.ar/Diccionario/C/1188.php
http://marcelahernandez1981.blogspot.com/2009/06/sistemas
-de-informacion-estrategicos.html
http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#esi
http://hpmslab.ing.puc.cl/LinkClick.aspx?fileticket=FyyKFUkxv
-Q%3D&tabid=102&mid=495

http://www.elergonomista.com/3ab12.html
http://www.monografias.com/trabajos89/sistemainformacion-gerencial-y-estrategico/sistema-informaciongerencial-y-estrategico.shtml
https://sites.google.com/site/admonudec2011/ventajascompetitivas-y-los-sistemas-de-informacion
http://albertribera.wordpress.com/2010/02/02/somos-unequipo-en-qu-fase-estamos/