Documentos contables

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo
con los usos y hbitos generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en
una compaa o empresas. Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la
relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin. Tambin
ayudan a demostrar la realizacin de alguna accin comercial y por ende son el elemento
fundamental para la contabilizacin de tales acciones.
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un
medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio; permiten el control
de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los
asientos de contabilidad.
Clasificacin de la documentacin Contable

Desde el punto de vista de quin recibe o emite la documentacin: Los comprobantes

externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en
la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales.
Desde el punto de vista de documentacin que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registracin:

Factura
Factura de contado
Factura a crdito
Factura de compra y venta
Nota de Dbito
Nota de Crdito
Recibo
Recibo de caja
Pagar
Letra de cambio
Cheque
Comprobante de consignacin bancaria
Nota de crdito y debito bancaria

Factura
Es la relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancas que
le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta,
con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su
contabilizacin queda registrado su compromiso de pago; como mnimo la factura debe
extenderse por duplicado, el original queda en poder del comprador y el duplicado queda
para el vendedor y con l se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operacin de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operacin y es un documento de contabilidad y medio de prueba
legal.

Factura de contado
Cuando el pago es de contado generalmente el vendedor hace un descuento especial el cual
debe especificarse en la factura y restrselo al valor total. Esta factura
Las compras a cerdito o de contado se le recargan los impuestos a las ventas que algunas
empresas incorporan al valor total de la mercanca y otras lo estipulan por separado en la
factura.

Factura a crdito
Es a crdito cuando hay cargo o prstamo que se suma al valor de la mercanca en este
caso; los artculos se entregan mediante el pago de una cuota inicial y el saldo se cancela en
cuotas y en fechas fijas a partir de la compra.

Factura de compra y venta

Es una relacin detallada de cada una de las mercancas de objeto de la compra y venta con
su valor total; a si como el responsable de la venta se elabora el original para el cliente, una
copia para el archivo consecutivo y una copia para contabilidad.

Nota de dbito
Se le llama as a la comunicacin que enva un comerciante a su cliente, en la que le
notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en
la facturacin, inters por pago fuera de trmino, etc.
Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin o sellado que se aplic a un
cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. En los comercios: cuando se pag
el flete por envo de una mercadera; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones
sobre documentos, etc.
Cuando el vendedor quiere poner en conocimiento al comprador de que ha cargado en su
cuenta un importe determinado, emite una Nota de Dbito.
Las causas que generan su emisin pueden ser:

Error en menos en la facturacin.

Intereses.

Gastos por fletes.

Gastos bancarios, etc.

La Nota de Dbito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto
es un documento registrable.

Nota de crdito
Es el documento en el cual el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma;
algunos casos en que se emplea son: roturas de mercaderas vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturacin. Es el
documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en
conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los
siguientes motivos:

Error en ms en la facturacin.

Otorgamiento de bonificaciones o descuentos.

Devolucin de mercaderas.

La Nota de Crdito siempre origina una disminucin en la cuenta del comprador o deudor,
por lo tanto es un documento registrable.

Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que
recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extincin parcial o total de la deuda. Este
documento tiene importancia:

Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago.

Contable: para quien lo confeccion es una constancia de los ingresos de fondos, y
para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.

Recibo de caja
Es un soporte de cantidad en el cual, se le da constancia a los ingresos en efectivo
recaudados por las empresas, el original se les entrega al cliente, uno para el archivo
consecutivo y otro para anexar al comprobante diario de contabilidad; con el recibo de caja
se contabiliza con debito a la cuenta caja y el crdito de acuerdo a su contenido o concepto
del pago recibido.

Pagar
Documento Literal, Titulo de valor o Instrumento Financiero, documento escrito mediante
el cual una persona (Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El Beneficiario) Una
determinada cantidad de dinero en una fecha acordada. Los pagares pueden ser al portador
o endosables es decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden emitirlos
los individuos particulares de empresas o estados.
Personas que Intervienen el Pagar
1.- Librador es quien se compromete a pagar la suma de dinero, a la vista o en una fecha
futura fija o determina dable.
2.- El beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden debe hacerse el pago de la suma de
dinero estipulada en el pagare
3.-El Fiador o Avalista. La persona que garantiza el pago del pagare.

Letra de cambio
Es un documento literal que contiene una orden incondicional de pago dada por una
persona llamada girador, para que pague a la orden de un tercero llamado beneficiario,
cierta cantidad de dinero en la fecha y lugar sealados en el documento

Cheque
Se le llama cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el
librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorizacin
para girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso
del pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentacin del
documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a) al portador
b) a favor de una persona determinada, con la clusula "a la orden o sin ella".
c) a favor de una persona determinada, con la clusula "no a la orden u otra equivalente".

Tipos de Cheques
Cheque cruzado
El cheque cruzado en su adverso por dos lneas paralelas las cuales indican que ese cheque
slo puede ser cobrado por otra institucin de crdito.
Cruzamiento General. Entre lneas no se anota la denominacin de ninguna institucin de
crdito y puede depositarse en cualquier banco. Cruzamiento Especial. Entre lneas va el
nombre de una institucin de crdito y solo puede cobrarse por sta. El efecto principal de
este tipo de cheque es la imposibilidad de transmitirlo por endoso, y slo puede ser pagado
a la persona a cuyo favor se libra.

Cheque para abono en Cuenta

Cheque en el que se anota dicha clusula, que prohbe al banco el cheque en efectivo y
solo puede recibirlo para abono en cuenta.
El cheque no es negociable a partir de la insercin de la clusula.

Cheque certificado
El librador de un cheque le solicita al banco librado, al momento de expedir el cheque que
lo certifique, declarando que existen fondos suficientes para cubrir el importe.
Es una anotacin del banco en el cheque, firma o por los autorizados para ello. No es
negociable, solo puede endosarse a una institucin de crdito para su cobr.
La certificacin no puede ser parcial ni extenderse en cheques al portador. La insercin en
el cheque de las palabras "visto", "bueno" u otras anlogas suscriptas por el girado
significan certificacin.
La certificacin tiene por efecto establecer la existencia de una disponibilidad e impedir su
utilizacin por el librador durante el trmino por el cual se certific.

Cheque de Viajero
Igual que un cheque nominativo. Emitido por la oficina matriz de un banco a su propio
cargo y luego es vendido por sucursales. Agencias del banco

Cheque Posfechados
Se inserta una fecha posterior a la que se libra, pretendiendo acentuar al tomador que no
habr fondos si no hasta ese da que aparece en el texto.

Cheque personal:
El que libra un cliente contra se propia cuenta en el banco.

Consignacin bancaria
Es un documento que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que diligencien
al consignar el dinero en las cuenta, el original queda en el banco y una copia con el sello
del cajero recibidor o el timbre de la mquina registradora.
El depsito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante cheque para que quede de
constancia de los depsitos existen unos formatos de consignacin que queden diligenciarse
y anexarse con cada deposito estos formatos son impresos por el banco.

Clases de consignacin
Ordinarias: en estas se hacen referencias al efectivo y a los cheques locales o sea que
pertenecen a la misma ciudad.
Remesas: cuando los cheque que se van a consignar son de otras ciudades se utiliza un
formulario con un diseo diferente, viene el original y dos copias su llenado a mquina
exige que sea satisfechos todos los datos que

Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias

Son formuladas por el banco y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el
banco efecta en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:

Por no haber recibido la nota de dbito o crdito.

La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz.

Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el cargo en
la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es el caso de
algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de cheques,
comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que graben estos servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y el banco se
deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas s son diferencias
reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse al banco si el error es suyo.
Los errores ms frecuentes que cometen los cuentacorrentistas son:

Registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un importe
distinto al correcto.

Omitir de registrar algunos de los comprobantes detallados en el punto anterior.

Errores al calcular los saldos del libro banco.

Cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un

movimiento en una cuenta corriente que no corresponde.

El banco puede cometer los mismos errores.

Documentos no contables
Los documentos no contables son aquellos que, solo son archivados y no registrados en los
libros de contabilidad.
Estos son:

Cotizacin
Orden de compra
Ticket
Remito
Conciliacin bancaria
Estado de cuenta

Cotizacin
Es la informacin suministrada por el vendedor a un posible comprador sobre determinados
artculos estipulando para en l un precio dentro de un plazo determinado.
Toda cotizacin nace de una solicitud de informacin por parte de la persona interesada en
adquirir servicios o mercancas.

Orden de compra o pedido

La finalidad de esta es indicar al proveedor elegido, los bienes que desea comprar, precios y
condiciones en que est dispuesto a adquirir.

Ticket:
Se emite por operaciones de contado, mientras que la factura puede ser emitida por
operaciones de contado o en cuenta corriente. Los ticket slo pueden ser emitidos por
mquinas registradoras (o controladores fiscales) autorizadas a funcionar.

Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En
l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve
de base para la preparacin de la factura. El remito se extiende por triplicado: El original
firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del
comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a
la seccin facturacin para que proceda a la emisin de la factura. Por ltimo el triplicado
permanece en la seccin depsito par constancia de las mercaderas salidas. Se extiende,
como mnimo, por duplicado; aunque es prctica generalizada hacerlo por triplicado para
que al transportista tambin le quede una constancia de la operacin realizada.
No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten
sin valores

Conciliacin Bancaria
Es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco
a los efectos de determinar el origen de las diferencias.
La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones contables y las
constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el cotejo mediante un
bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses entre la empresa y el banco.
La conciliacin bancaria NO es un registro contable, es una herramienta de control.
Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar algunas operaciones
por falta de informacin.

Estado de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de cada mes un resumen o estado de su cuenta, con la
finalidad de: Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de pago que figura en el
resumen de: Cuenta con el que surge de sus propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el saldo pendiente.